Integriertes Rechnungswesen erleichtert Abläufe bei

Integriertes Rechnungswesen erleichtert Abläufe
bei kommunalen Unternehmen
syska Software erfolgreich in der Abfallwirtschaft im Einsatz
50 Leitz Ordner, so schätzt Friedhelm
Holzapfel, Geschäftsführer der Abfallwirtschaft Lahn-Fulda (ALF), kann er
jährlich in seinem kommunalen Unternehmen einsparen. Dabei handelt es
sich nur um die reinen Buchungsbelege. Andere Belege wie Lieferscheine
sind hier noch gar nicht berücksichtigt.
Mit der nun vollzogenen Integration
des DMS werden die Geschäftsabläufe im Unternehmen abgerundet.
Die ALF importiert Daten aus allen
Vorsystemen wie Wiegesystem, Personalwirtschaft, Abrechnungssystem
und Eingangsrechnungen in das syska
SQL Rechnungswesen. Anschließend
erfolgt die automatische Übergabe an
die Finanzbuchhaltung.
Aber hinter dieser Zahl steckt natürlich
viel mehr. Die Abfallwirtschaft LahnFulda hat ihre Prozesse komplett digitalisiert. „Das spart uns nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern lässt uns
auf Knopfdruck zahlreiche individuelle
Auswertungen abrufen, die vorher
nicht möglich waren“, erklärt Holzapfel.
Mit der jetzigen Integration des Rechnungswesens an das neu implementierte Dokumentenmanagementsystem
(DMS) sind vielfältige Auswertungen
und Kennzahlenvergleiche möglich.
„Wir haben unser DMS mit der Buchhaltung seit Anfang des Jahres optimal verknüpft“, so Holzapfel. Die
Folge: Die Prozesse des kommunalen
Unternehmens sind schnell, der Work
Flow funktioniert bestens. Dabei vertraut das Unternehmen auf die syska
Finanzbuchhaltungs-Software, die
durch ihre Offenheit viele Vorteile im
Einsatz bietet.
Kommunale Besonderheiten
Die Abfallwirtschaft Lahn-Fulda ist
verantwortlich für die Entsorgungswege der Abfälle von 49 Städten und
Gemeinden der beiden Landkreise
Schwalm-Eder und Marburg-Biedenkopf in Nordhessen. Die kaufmännischen Abschlüsse des Unternehmens
werden nach dem Handelsgesetzbuch
erstellt. Zusätzlich muss das kommunale Unternehmen jedoch haushaltsrechtliche Dinge wie beispielsweise
eine sogenannte Anordnung beachten. Dabei gilt das Vier-Augen-Prinzip,
so dass immer Unterschriften von zwei
Verantwortlichen erforderlich sind,
bevor eine Rechnung gezahlt werden
darf.
In der Praxis sieht das folgendermaßen
aus. Die eingegangenen Rechnungen
werden per PDF über das DMS System erfasst und verschlagwortet. Anschließend ist ein Sachbearbeiter für
die Rechnungsprüfung verantwortlich;
dieser fügt bei Bedarf Ausschreibungen oder Lieferscheine hinzu. Dabei
gelangen die Daten automatisch in
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Dabei hat die syska auch individuelle
Programmierungen gemeinsam mit
dem Partner ACEA umgesetzt. Der
langjährige syska-Partner hat sich dabei der besonderen Herausforderung
gestellt, ein DMS System neu zu implementieren, das mit der syska Software hervorragend zusammenarbeitet.
Zudem hat die ACEA bis ins Detail den
Work Flow gemeinsam mit der ALF
definiert und Feinabstimmungen vorgenommen.
die Buchhaltung zur Kontierung. Es
folgt schließlich die obligatorische Anordnung, wobei zwei Mitarbeiter die
Rechnung freigeben müssen. Der Clou:
Über eine Schnittstelle ist das DMS in
die syska Software integriert, so dass
alle notwendigen Infos im Rechnungswesen vorhanden sind. Anschließend
kann die Auszahlung vorgenommen
werden.
Im digitalen Prozess ist jede Anordnung im DMS mit der Buchung nachvollziehbar, d.h. zwei Vorgänge werden
auf einen Schlag erledigt. Ein weiterer
Vorteil: direkt über einen sogenannten
DMS Button kann die ALF einen Beleg
und prüfungsrelevante Unterlagen mit
einem Klick aufrufen. Somit ist für jeden Sachbearbeiter nachvollziehbar,
wer was angeordnet hat. „Wir müssen
nicht mehr im Schrank nach Belegen
und Buchungsnummern suchen, Rechnungen kopieren und dann den Kollegen weitergeben. Sämtliche Vorgänge
sind automatisiert, erklärt ALF-Chef
Holzapfel. Das Spektrum reicht von
der Archivierung von Eingangs-/Ausgangsrechnungen und Lieferscheinen
bis hin zum Wiegesystem, d.h. alle unternehmensrelevanten Vorgänge werden digital bearbeitet.
Flexibles Schnittstellenkonzept
„Eine Finanzbuchhaltungs-Software
sollte einfach in vorhandene Branchensoftware-Lösungen zu integrieren
sein. Grundbedingung ist deshalb ein
flexibles Schnittstellenkonzept“, erklärt
Angelika Benes, Geschäftsführerin
der syska GmbH. Schließlich ist die
Finanzbuchhaltungs-Software keine
Insellösung, sondern bezieht ihre Daten und Zahlen aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen. Ein
Rechnungswesen kann nur dann seine
Stärke optimal ausspielen, wenn es in
Interaktion zu seiner Umgebung tritt.
Das Ergebnis kann sich sehen lassen:
Monika Haslbeck, Geschäftsführerin
der ACEA sagt: „Jeden kommunalen
Betrieb, der solche Vorgänge in seinem
System integrieren möchte, können
wir sehr komfortabel bedienen.“
Kontakt
syska GmbH
Am Sandfeld 15a
76149 Karlsruhe
Tel.: +49 (0)721 98593-0
E-Mail: [email protected]
Web: www.syska.de
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