Bedürfnisorientiertes System beschleunigt GzD-Prozess

Bedürfnisorientiertes System
beschleunigt GzD-Prozess
WORKFLOW Chocolats Halba produziert als Division der Coop jährlich mehr als 12 000 Tonnen
Schweizer Qualitätsschokolade. In Zusammenarbeit mit der Straumann AG wurde ein elektronischer
Gut-zum-Druck-Workflow eingeführt.
VON RUEDI ULMANN
Im Prinzip sieht ein Gutzum-Druck-Workflow in der
Verpackungsproduktion relativ
einfach aus. Ein Grafiker oder
Kunde schickt Druckdaten an
einen Schokoladenhersteller.
Dort gibt die Koordinationsstelle das Dossier intern in Umlauf.
Produktmanagement, Technik-,
Qualitätssicherungs- und Nachhaltigkeitsabteilung prüfen und
kommentieren die Druckdaten.
Die Rückmeldungen werden von
der Koordinationsstelle gesammelt und auf Vollständigkeit
überprüft. Sobald alles stimmt,
werden die Daten in die Druckerei gesandt und anschliessend archiviert.
1500 Änderungen pro Jahr
In Wirklichkeit ist alles oft etwas komplexer. Otto Mischler,
GL-Mitglied und Leiter Webentwicklung bei der Straumann AG,
präsentierte am 20. März in Zürich an einer Veranstaltung der
Censhare (Schweiz) AG die Entwicklung des elektronischen
GzD-Workflows der Chocolats
Halba AG. Halba hatte ein System
gesucht, um die Prüfung der Verpackung zu dokumentieren. Ein
wichtiges Anliegen war auch die
zentrale Speicherung aller Unterlagen für die verschiedenen
Druckverfahren.
Für die Verpackung der Qualitätsschokolade-Produkte wer-
Chocolats Halba produziert pro Jahr mehr als
12 000 Tonnen Schokolade. Dafür werden
durchschnittlich rund
1800 verschiedene Verpackungsmaterialien
gebraucht - die meisten
davon aus Papier.
den rund 1800
verschiedene
Verpackungsmaterialien verwendet, die meisten davon aus
Papier, Aluminium,
Wellkartonage und
Kunststofffolien. Zwischen 1200 und 1500
dieser Materialien sind bedruckt. Pro Jahr gibt es bei
den bedruckten Verpackungen
rund 1500 Änderungen oder
Anpassungen. Diese reichen von
ganz neuen Produkten bis zur
Anpassung einer Deklaration.
Bei den saisonalen Produkten
für Ostern oder für Weihnachten
kommt es praktisch jedes Jahr zu
kleineren oder grösseren Änderungen. Manchmal sind für ein
Produkt auch zwei Änderungen
pro Jahr notwendig.
Wer was prüft
Bei jeder neuen Verpackung oder
Änderung müssen bis zu fünf
verschiedene Abteilungen ein
Gut-zum-Druck geben. Für die
Koordination ist die Einkaufsabteilung zuständig. Das Product
Management ist dafür verantwortlich, dass das GzD auch zum
Kunden geht, also sehr oft zu den
entsprechenden Stellen bei Coop,
aber auch zu anderen Kunden. In
der Qualitätssicherungsabteilung
wird die Deklaration der Inhalts-
stoffe überprüft. Die Abteilung
für Verpackungstechnik überprüft
die Abmessungen, ob der EANCode am richtigen Ort steht, dass
alles gelesen werden kann und ob
die drucktechnische Umsetzung
möglich ist. Die Nachhaltigkeitsabteilung prüft u.a., ob die Klimabelastung richtig berechnet ist.
Seit 2011 bietet Chocolats Halba
auch CO2 neutrale Produkte an.
Die in der gesamten Lieferkette
verursachten Emissionen werden analysiert und durch zertifizierte Projekte in der Lieferkette
selber kompensiert: durch Aufforstungen mit Kleinbauern, die
auch den Kakao anbauen.
Früher wurden GzD-Abzüge
mit einem Laufzettel von Abtei-
Nachhaltigere Verpackungen
Im Jahr 2011 liess Chocolats Halba ihre Verpackungsmaterialien auf die
jeweilige Umweltbelastung untersuchen. Bei Chocolats Halba sorgen im
Verpackungsbereich insbesondere Alufolie, Polypropylenfolie, Papier und
Wellkarton für Umweltbelastungen. Alufolie liegt direkt auf der Schokolade
auf, bevor diese mit bedrucktem Papier umwickelt wird. Und damit die
Schokohasen aus dem Halba-Ostersortiment in ihrer ganzen Pracht im
Verkaufsgeschäft ankommen, werden sie in Beutel aus Polypropylenfolie
verpackt und in Wellkartons in den Supermarkt transportiert.
Kartons und Papier werden aus Holz hergestellt. Seit 2012 bezieht Chocolats Halba 100% der papierbasierten Verpackungen aus Recyclingmaterial
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oder FSC-zertifiziert. Ökologischere Alternativen für Alufolie, Polypropylen, Papier und Wellkarton bieten zusätzliches Potenzial, um die Umweltbelastung zu reduzieren. Derzeit sind allerdings laut Halba keine lebensmittelsicheren Verpackungsalternativen auf dem Markt, mit denen die Umweltbelastung gravierend gesenkt werden kann. Daher will Halba in einem
ersten Schritt das Verpackungsvolumen - wo immer möglich - reduzieren.
Gemeinsam mit den Lieferanten sucht der Schokoladenhersteller in einem
zweiten Schritt nach nachhaltigeren Verpackungsalternativen.
Quelle: http://chocolatshalba.ch
Marketing & Kommunikation 4/13
lung zu Abteilung weitergegeben.
Eine Checkliste wurde Punkt für
Punkt auf Papier abgehakt. Mit
dem neuen Workflow kann seit
Mitte Februar via das webbasierte
System jedes Dossier allen Abteilungen gleichzeitig elektronisch
zugänglich gemacht werden. Dies
verkürzt den ganzen Freigabeprozess. Nur schon der Wegfall der
Botengänge von Abteilung zu Abteilung spart pro Dossier etwa eine halbe Stunde. Zudem ist das
Zusammenfassen der GzD-Kommentare einfacher geworden.
Eine genaue Analyse des Effizienzgewinns steht zwar noch
aus. Dafür will Halba-Projektleiter Michael Markwalder noch etwas mehr Erfahrung mit dem
neuen System sammeln, um
dann zusammen mit Straumann
zu schauen, welche Punkte noch
optimiert werden können. In
einer Zwischenbilanz bezeichnet der stellvertretende Leiter
Beschaffung bei Halba das Projekt als eine Erfolgsstory. Besonders gefreut hat ihn das positive
Feedback aus der eigenen Abteilung.
170 User-Stories
Für Markwalder war es wichtig, dass alle beteiligten Stellen
bei der Erarbeitung des elektronischen Workflows beteiligt waren. Dies auch, weil der bisherige
Prozess über lange Jahre eingespielt gewesen war. Aus dem
Einbezug der involvierten Abteilungen resultierten 170 UserStories. Zwar musste die aus den
vielen Wünschen resultierende
Komplexität etwas reduziert werden. Aber dank der Integration
aller Beteiligten in den Entwicklungsprozess konnte laut Markwalder ein guter Weg gefunden
werden. Vor der Einführung des
neuen Workflows fanden Schulungen durch Straumann statt,
dann war Learning by Doing angesagt.
Gut-zum-Druck werden bei der Chocolats Halba seit Mitte
Februar mithilfe eines elektronischen Systems überprüft.
Das gute Gelingen ist für ihn auch
eine Anregung, weitere Prozesse
anzuschauen. Die Aufnahme der
User-Stories durch externe Experten habe geholfen, die eigene
Sichtweise zu reflektieren und sie
kritisch zu hinterfragen.
Null Fehlertoleranz
Unabhängige Lösung
Mit der Präsentation des neuen GzD-Workflows bei Halba im
Workshop in Zürich wollte Systemlieferant Censhare zeigen,
dass auch ein «kleineres» Projekt
lohnend sein kann. Otto Mischler
von der Straumann AG, welche
Halba beraten und begleitet hatte,
wies darauf hin, dass Schokoladeverpackungen qualitativ hochstehende Drucksachen sind und
auch eine längere Haltbarkeit als
andere Drucksachen aufweisen
müssen. Die Fehlertoleranz liegt
praktisch bei null.
Die Straumann AG setzt beim
Projekt auf ein bewährtes Vor-
Halba hatte lange nach einem
Partner mit einer guten Lösung
gesucht. Dabei wurden auch
Lösungen von Verpackungsdruckereien angeschaut. Bei der
Evaluation spielte das Kriterium
einer unabhängigen Lösung eine
nicht unerhebliche Rolle. Das
jetzige System überzeugt Michael Markwalder, weil es modular
aufgebaut ist und so den eigenen
Prozess gut abbilden kann. Ein
weiterer Ausbau des Systems ist
für ihn eine valable Perspektive.
In einer Zwischenbilanz bezeichnet der stellvertretende Leiter
Beschaffung bei
Halba das Projekt
als eine Erfolgsstory.
Marketing & Kommunikation 4/13
Vor dem elektronischen
Gut-zumDruck-Workflow
begleitete ein
Laufzettel das
GzD-Dossier,
welches physisch
von Abteilung
zu Abteilung
weitergereicht
werden musste.
gehensmodell: Zuerst ein Visions-/Ziele-Workshop, dann die
Aufnahme der User-Stories, anschliessend Qualitätsmanagement, Planung, Realisierung und
Betrieb nach dem SaaS-Modell
(Software as a Service), d.h. die
Software und Teile der IT-Infrastruktur werden bei einem externen Dienstleister betrieben und
vom Kunden als Service genutzt.
Offene Plattform
Statt eine komplexe Software
über einen Betrieb zu stülpen,
sei die Software auf die Bedürfnisse des Betriebs ausgerichtet
worden, erklärte Otto Mischler.
Ein wichtiger Bestandteil dieser
Vorgehensweise ist die Aufnahme
und Umsetzung von User-Stories.
Dies bedeutet aber laut Mischler,
dass man sich in die Konfiguration eines Systems hineinknien
muss, um zu prüfen, was geht
und was nicht. Im konkreten Fall
hätten die meisten User-Stories so
umgesetzt werden können.
Als eine Besonderheit taxiert
Otto Mischler die Tatsache, dass
sich Halba für eine offene Plattform entschieden hat. Dass keine Rechte gesetzt oder genommen werden, sei ein neuer Ansatz. Alle beteiligten Stellen können so flexibel Informationen
einfliessen lassen. Jedoch ist immer nachvollziehbar, wer was gemacht hat. ■
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