Merkblatt Spesen (gültig ab 1. Januar 2016)
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W 526 Führungsprozesse Personal Personalausfall Version 5 Merkblatt Spesen (gültig ab 1. Januar 2016) In Abstimmung mit der Personalverordnung der Stadt Chur gelten folgende Regelungen: Allgemein • Spesen können mit dem gültigen Formular FO 115 „Spesen-Abrechnung“ geltend gemacht werden. • Jede Ausgabe muss mit einer Quittung belegt werden. Die städtische Finanzkontrolle akzeptiert keine Spesen-Abrechnungen ohne entsprechenden Kostennachweis. • Kosten werden zurück erstattet, sofern diese im Zusammenhang mit einer dienstlichen Tätigkeit entstehen. Kosten für schulfremde Tätigkeiten, zum Beispiel im Zusammenhang mit Verbandsaktivitäten oder Qualifikationsverfahren, werden von der Stadt respektive von der GBC nicht zurück erstattet. Reisespesen • Die GBC-Mitarbeitenden nutzen für Dienstreisen grundsätzlich die öffentlichen Verkehrsmittel. Vergütet werden die Billett-Kosten 2. Klasse. • Die Nutzung eines Privatfahrzeuges muss vor der Reise durch die Schulleitung genehmigt werden. Die Kilometerentschädigung beträgt CHF -.65 (Stand Januar 2016). Ohne Genehmigung wird keine Kilometerentschädigung ausbezahlt. Als Nachweis für die Genehmigung durch die Schulleitung gilt das vor Reiseantritt visierte Formular FO 115 „Spesen-Abrechnung“. • Das Billett für eine Dienstreise wird durch die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter selbständig beschafft. Als Nachweis für den Kauf gelten in der Regel das Ticket mit aufgedrucktem Preis, eine aussagekräftige Kaufquittung oder eine Kopie der Kreditkartenbelastung (Auszug) bei Ticketkäufen via Smartphone. • Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter ist verpflichtet, jährlich vor Antritt der ersten Dienstreise eine Prognose über ihre/seine Reisetätigkeit zu machen. Wenn sich die Anschaffung eines HalbtaxAbos lohnt, soll die mitarbeitende Person ein Halbtax-Abo anschaffen. • Sofern sich die Anschaffung eines Halbtax-Abos wirtschaftlich gelohnt hat, werden den Mitarbeitenden am Ende einer Nutzungsperiode (in der Regel Ablaufdatum des Halbtax-Abos, bei Mehrjahreskarten jährlich) die Kosten für das Halbtax-Abo zurück erstattet. • Die Rückforderung ist eine Holschuld der Mitarbeitenden und muss belegt werden (Tickets mit Einsparungen durch Nutzung Halbtax-Abo, Kopie Halbtax-Abo). • Die Rückerstattung erfolgt aufgrund der tatsächlichen Kosten für ein Halbtax-Abo. Bei Mehrjahres-Abos werden die tatsächlichen Beschaffungskosten jeweils auf ein Jahr aufgeteilt. Der Maximalbetrag bei Mehrjahres-Abos richtet sich nach den effektiv entstandenen Kosten. erstellt: Bertogg, Felix / 23.12.2012 geprüft: Schlegel, Patrick / 10.12.2015 freigegeben: Caamano, Graziella / 10.12.2015 Seite 1 von 2 W 526 Führungsprozesse Personal Personalausfall Version 5 • Wenn eine mitarbeitende Person eine hohe Reisetätigkeit ohne Halbtax-Abo ausübt, wird die mitarbeitende Person auf den sinnvollen Halbtax-Abo-Kauf aufmerksam gemacht. • Als weitere Alternative (mit oder ohne Halbtax-Abo) soll vor einer Dienstreise der Kauf weiterer Angebote (zum Beispiel Tageskarte, Tageskarte Gemeinde, usw.) geprüft werden. Grundsätzlich soll die günstigste Variante gewählt werden. • Bei dienstlicher Benützung eines privaten General-Abos werden die Kosten vergütet, die bei der Benützung von Fahrscheinen 2. Klasse in Kombination mit einem Halbtax-Abo höchstens anfallen. Als Beleg gilt das jährliche Einreichen einer Kopie des General-Abos. • Üben Sie eine regelmässige dienstliche Reisetätigkeit aus? Melden Sie sich bitte rechtzeitig bei den Zentralen Diensten, damit weitere Billett-Alternativen geprüft werden können (Mehrfahrtenkarte, Multi-Tageskarten, Strecken-Abos, usw.). Unterkunft • Bei Dienstreisen kann die Mitarbeitende/der Mitarbeitende die Unterkunft frei wählen. für die berufliche Aus- und Weiterbildung: - die effektiven Kosten gem. Quittung (Übernachtung/Frühstück), jedoch max. Fr. 130.-- pro Nacht für Exkursionen / auswärtige Projekte / Schulreisen etc.: - die effektiven Kosten gem. Quittung (Übernachtung/Frühstück), jedoch max. Fr. 70.-- pro Nacht • Die Kosten für die Übernachtung müssen belegt werden (Quittung). Ohne Beleg können die Kosten nicht zurück erstattet werden. Verpflegung • • Für Verpflegungskosten werden Pauschalvergütungen ausgerichtet. Die Vergütungspauschalen richten sich nach der Personalverordnung der Stadt Chur - für Aus- und Weiterbildung: Fr. 25.-- pro Hauptmahlzeit - für Exkursionen / auswärtige Projekte / Schulreisen: ohne Übernachtung Fr. 25.-- pro Tag mit Übernachtung Fr. 42.-- pro Tag Sonstige Auslagen • Als „Sonstige Auslagen“ gelten Kosten mit direktem geschäftlichem Bezug (zum Beispiel Eintritte u.ä.). Die Kosten werden zurück erstattet, wenn sie belegt werden (Quittung). • Kosten für Präsente an Referentinnen/Referenten (anstelle Honorar) können nicht mit dem Formular FO 115 „Spesen-Abrechnung“ geltend gemacht werden. Diese Kosten werden mit Rechnung oder Quittung direkt am Schalter der Zentralen Dienste abgerechnet. Chur, 9. Dezember 2015 erstellt: Bertogg, Felix / 23.12.2012 geprüft: Schlegel, Patrick / 10.12.2015 freigegeben: Caamano, Graziella / 10.12.2015 Seite 2 von 2
