Fahrplan zum GmbH-Jahresabschluss - it

Fahrplan zum GmbH-Jahresabschluss
1. Ausgangsfrage: Wie "groß" ist Ihre GmbH (§ 267 HGB)
Größe
Kriterien
Umfang der Jahresabschlussunterlagen
kleine
Kapitalgesellschaft
Bilanzsumme bis 4.840.000 EUR
Offenlegung der Bilanz und des Anhangs
innerhalb von 12 Monaten.
Umsatzerlöse bis 9.680.000 EUR
bis 50 Mitarbeiter
Der Anhang muss keine Angaben zur
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
enthalten.
keine Prüfungspflicht
mittelgroße
Kapitalgesellschaft
Bilanzsumme bis 19.250.000 EUR
Umsatzerlöse bis 38.500.000 EUR
51-250 Mitarbeiter
Offenlegung des Jahresabschlusses, des
Anhangs (jeweils in verkürzter Form), des
Lageberichts, des Berichts des Aufsichtsrats,
die nach § 161 des Aktiengesetzes (AktG)
vorgeschriebene Erklärung und ggf. des
Gewinnverwendungsvorschlags und beschlusses innerhalb von 12 Monaten.
Prüfungspflicht für Jahresabschluss und
Lagebericht durch vereidigten Buchprüfer
oder Wirtschaftsprüfer.
große
Kapitalgesellschaft
Bilanzsumme über 19.250.000 EUR
Umsatzerlöse über 38.500.000 EUR
mehr als 250 Mitarbeiter
Offenlegung des Jahresabschlusses, des
Anhangs, des Lageberichts, des Berichts des
Aufsichtsrats, die nach § 161 des
Aktiengesetzes (AktG) vorgeschriebene
Erklärung und ggf. des
Gewinnverwendungvorschlags und beschlusses innerhalb von 12 Monaten.
Prüfungspflicht für Jahresabschluss und
Lagebericht durch Wirtschaftsprüfer.
Die Zuordnung, ob eine GmbH klein, mittelgroß oder groß ist, richtet sich danach, das jeweils 2 der 3
genannten Kriterien an 2 Abschlussstichtagen hintereinander über- oder unterschritten werden. Bei der
Zahl der Mitarbeiter wird auf den Jahresdurchschnitt abgestellt; als durchschnittliche Zahl gilt der vierte Teil
der Summe aus den Zahlen der jeweils am 31.3., 30.6., 30.9. und 31.12. beschäftigten Arbeitnehmern
(einschließlich der im Ausland beschäftigten Arbeitnehmer, ohne Auszubildende).
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2. Checkliste: Aufgaben und Termine für den Jahresabschluss der GmbH
Aufgabe
Das ist zu tun
Terminvorgabe /
Frist
Vorbereitung
•
Februar
•
Vorbereitung und Übergabe der
Unterlagen an den Steuerberater:
-
Buchführungs- und
Steuerunterlagen an den
Steuerberater (Lohnbuchhaltung,
Kontierung, Belege, Kassenbücher,
Kontoauszüge, Fahrtenbücher
usw., soweit noch nicht für
Quartalsberichte eingereicht),
-
Unterlagen über noch nicht
abgeschlossene Vorgänge aus
dem Geschäftsjahr (Bestellungen,
Kaufverträge mit Liefertermin)
-
Unterlagen für das 1. Quartal des
neu angefangenen
Geschäftsjahres soweit vorhanden.
Bemerkung /
ok?
Terminvereinbarung mit dem
Steuerberater: Vorbesprechung des
Jahresabschlusses. Empfehlung:
spätestens Februar
Sprechen Sie den weiteren Terminplan
ab und reservieren Sie schon einen
Termin für die Besprechung des
aufgestellten Jahresabschlusses (ca.
Mai/Juni).
Auftragserteilung an
den Steuerberater
•
Umfang des Auftrags: Erstellung der
GuV, der Bilanz mit Erläuterungen zur
Bilanz (mittlere und große GmbH:
zusätzlich Lagebericht und
Prüfungsbericht)
•
Vorgabe der Frist: 30.6. für kleine GmbH,
31.3 für mittlere und große GmbH
•
Ggf. Benennung eines verantwortlichen
Ansprechpartners in der GmbH
(Rechnungswesen)
•
Anweisung: Anfragen des Steuerberaters
sind zügig zu beantworten und müssen
dokumentiert werden. In Zweifelsfällen
muss die Geschäftsführung sofort
informiert werden.
Ende
Februar/spätestens
Anfang März
Tipp: Reservieren Sie jetzt schon den Termin
für die Gesellschafterversammlung für die
"Feststellung" des Jahresabschlusses durch
die Gesellschafter (ca. 45-46 Kalenderwoche).
Aufstellung des
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•
Praxis ist, dass die termingerechte
Frist: 30.6. für kleine
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Aufgabe
Das ist zu tun
Jahresabschlusses
Terminvorgabe /
Frist
"Aufstellung" von keiner Behörde
kontrolliert wird. Aber: Jeder
Gesellschafter kann die Einhaltung der
Frist für die rechtzeitige Aufstellung
verlangen.
GmbH,
•
Problematisch ist die verspätete
Aufstellung, wenn die GmbH in
wirtschaftliche Schieflage (z. B. eine
bilanzielle Überschuldung) gerät - und
Sie als Geschäftsführer das aufgrund der
verspätet vorgelegten Zahlen nicht oder
zu spät merken.
* bei abweichendem
Geschäftsjahr 6 bzw.
3 Monate nach
Beendigung des
Geschäftsjahres
•
Terminvereinbarung mit dem
Steuerberater: Besprechung des
aufgestellten Abschlusses mit dem
Steuerberater. Lassen Sie sich die Bilanz
erklären. Fragen Sie bei auffälligen
Zahlen nach, denn Sie müssen die
richtigen Maßnahmen ergreifen, wenn
sich Ihre GmbH in einer kritischen
Situation befindet.
Bemerkung /
ok?
31.3. für mittlere und
große GmbH (§ 267
Abs. 1 Satz 4 HGB*
Mai/Juni
Achtung: Jeder einzelne Geschäftsführer
muss den Jahres-abschluss unterzeichnen!
Prüfung des
Jahresabschlusses
Achtung: Das
betrifft nur mittlere
und große GmbHs
Feststellung des
Jahresabschlusses
durch die
Gesellschafter
•
Die Gesellschafter bestimmen einen
unverzüglich nach
Prüfer ihrer Wahl - der muss unabhängig Aufstellung des
vom Steuerberater sein und darf selbst
Jahresabschlusses*
nicht Gesellschafter der GmbH sein.
•
Terminvereinbarung mit dem
Wirtschaftsprüfer: Prüfung des
Jahresabschlusses
•
Erteilung des Prüfungsauftrages an den
Prüfer, Übergabe der Unterlagen und
Vereinbarung des Termins zur Vorlage
des Prüfungsberichtes.
•
Erteilung des Testats zur
ordnungsgemäßen Aufstellung durch den
Prüfer.
•
Einberufung der
Gesellschafter-versammlung;
Tagesordnungspunkte:
•
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-
Feststellung des
Jahresabschlusses
-
Beschluss über die
Gewinnverwendung
Dazu notwendig ist ein Beschluss der
Gesellschafterversammlung. Gleichzeitig
beschließen die Gesellschafter über die
Verwendung des Gewinns (Rücklagen,
* in der Praxis heißt
das: nicht liegen
lassen! Veranlassen
Sie sofort die
Weitergabe an den
Prüfer. Bei
Beanstandungen
Rückdelegation an
den Steuerberater.
Frist: 30.11. für
kleine GmbH
31.08. für mittlere
und große GmbH (§
42 Abs. 2 GmbHGesetz)*
* bei abweichendem
Geschäftsjahr 11
bzw. 8 Monate nach
Beendi-gung des
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Aufgabe
Das ist zu tun
Ausschüttung).
•
Terminvorgabe /
Frist
Bemerkung /
ok?
Geschäfts-jahres
Empfehlung: Der Geschäftsführer sollte
von der Gesellschafterversammlung für
das abgelaufene Geschäftsjahr seine
"Entlastung" beschließen lassen. Das
bedeutet einen Verzicht der GmbH auf
Schadensersatzansprüche aus
eventuellen Fehlleistungen gegen ihn.
Achtung: Einen Rechtsanspruch auf
"Entlastung" haben Sie als Geschäftsführer
allerdings nicht.
Offenlegung des
Jahresabschlusses
•
Alle GmbHs müssen den
Jahresabschluss im elektronischen
Unternehmensregister
(www.unternehmensregister.de)
veröffentlichen. In der Regel erledigt das
der Steuerberater, Sie sollten das aber
nachprüfen.
•
Kleine GmbHs veröffentlichen lediglich
einen verkürzten Jahresabschluss.
•
Kleine GmbHs können die
Veröffentlichung selbst erledigen. Dazu
gibt es auf der Internetseite des
Unternehmens-registers ein Formular.
•
Kontrollieren Sie den Eintrag selbst in
der 1. Kalenderwoche des Folgejahres
im Internet. Bei Unklarheiten halten Sie
Rücksprache mit dem Steuerberater
bzw. dem Leiter Rechnungswesen.
Frist: 31.12. nach
Ablauf des
Geschäftsjahres*
* Bei Fristüberschreitungen bis
6 Wochen wird eine
Verwaltungsgebühr
von 53,50 EUR
fällig, darüber
drohen Bußgelder
von 2.500 bis
25.000 EUR.
Achtung: Bei Versäumnissen verhängt das
Bundesamt für Justiz Ordnungsgelder gegen
den Geschäftsführer - nicht gegen die GmbH u. U. sogar mehrmals. In der Praxis wird das
Ordnungsgeldverfahren so lange wiederholt,
bis Sie die Unterlagen zur Veröffentlichung
korrekt eingereicht haben.
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