Was das Finanzamt fordert!

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U.J.S. wawi
Was das Finanzamt fordert!
Was die Finanzverwaltung von den Kassen­
nutzern erwartet, hat sie im BMF-Schreiben
vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung
digitaler Unterlagen bei Bargeschäften formuliert.
An den dort niedergelegten Aussagen hat sich
auch durch die Ende 2014 veröffentlichten GoBD1
nichts geändert, sagt der Steuer- und Finanzexperte
Jochen Bohne vom Handelsverband Deutschland
in Teil II unserer Serie zum Fristende der alten
Registrierkassenverordnung.
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ntgegen anderslautender Aussagen einiger Anbieter von Kassensystemen ergeben sich aus den GoBD daher keine neuen
Handlungspflichten in Bezug auf Kassen. Das BMF stellt in seinem Schreiben vom 26. November 2010 klar, dass elektronisch erstellte
Unterlagen »während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar« zu archivieren
sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, wobei sich die Frist insbesondere durch Betriebsprüfungen verlängern kann. Die Daten sind
zwingend elektronisch aufzuzeichnen; die alleinige Aufbewahrung von
Papierausdrucken (etwa von ZBons) genügt nicht den Anforderungen.
Aufzuzeichnen sind sämtliche Einzeldaten. Zu den zu speichernden
Daten gehören nicht nur die Journaldaten. Vielmehr sollen auch »Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten« aufgezeichnet werden, also beispielsweise Programmierungsänderungen an
der Kasse sowie die vollständige Historie aller in den Systemen hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise. Die Finanzverwaltung fordert,
dass Dateiformate verwendet werden, die von der Prüfsoftware der
Finanzverwaltung IDEA gelesen werden kann. Die Kasse sollte daher über
eine Schnittstelle zur IDEA-Software der Finanzverwaltung verfügen. Die
Finanzbehörden legen größten Wert darauf, dass Daten manipulationssicher gespeichert werden und nicht ohne Nachverfolgbarkeit geändert
werden können. Bei einem Storno muss also der stornierte Geschäftsvorfall erkennbar bleiben und darf nicht unwiederbringlich gelöscht
werden. Eine Ausnahme ist lediglich der sogenannte Sofort-Storno, bei
dem die Korrektur einer Eingabe noch vor deren Registrierung erfolgt.
Zudem sind die Bedienungsanleitung aufzubewahren, die Einsatzorte
und -zeiten der Kasse schriftlich zu protokollieren und die Protokolle
abzuheften. Einsatzort ist in aller Regel das Ladengeschäft, kann aber
auch ein Marktstand o. Ä. sein. Bei älteren Modellen besteht oft bauartbedingt keine Möglichkeit, durch Nachrüstung die Anforderungen komplett zu erfüllen. Das betrifft häufig Einsteigerkassen, die zwar über ein
begrenztes elektronisches Journal, aber über keine Datenexportmöglichkeit verfügen. Bei diesen Kassen werden üblicherweise die aufsummierten Kassendaten eines Tages nach Geschäftsschluss in Form des
Z-Bons abgerufen, ausgedruckt und aufbewahrt. Für solche typischer-
Es müssen folgende Unterlagen elektronisch oder in Papierform
aufbewahrt werden:
• Organisationsunterlagen der Kasse, insbesondere
- Bedienungsanleitung der Kasse,
- Programmieranleitung,
- Programmabrufe nach jeder Änderung in den Stammdaten, der PLU-Nummern
und Artikelpreise,
- Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä.,
• alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum
maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von
Daten und Speicherinhalten),
• Protokolle über vom Händler vorgenommene Programmierungsänderungen
im Kassenprogramm,
• alle mit Hilfe von Registrierkassen erstellte Rechnungen. Das heißt, alle RechnungsDoppel sind abzuheften oder elektronisch zu archivieren. Bei auf Thermopapier ausgedruckten Rechnungen besteht das Problem, diese mindestens 10 Jahre lesbar zu
halten. Dies kann bei minderwertigem Thermopapier durch nochmaliges Kopieren
auf Papier sichergestellt werden. Die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte
Rechnung kann vernichtet werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt nicht für mit
der Registrierkasse erstellte Kleinbetragsrechnungen. Erfüllen die Kassenbons die
Kriterien für Kleinbetragsrechnungen gem. § 33 UStDV, führt dies also nicht dazu,
dass die einzelnen Kassenbons aufbewahrt werden müssen.
• Ausdrucke der Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit folgenden Angaben:
- Name des Geschäfts
- Datum
- Nullstellungszähler (fortlaufende sog. „Z-Nummer“ zur Überprüfung der
Vollständigkeit der Kassenberichte)
- Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach- Stornobuchungen) und
Retouren, ggf. mit einem Wert von 0,00 EUR. Es ist darauf zu achten, dass die bei
manchen Registrierkassen mögliche Unterdrückung des Ausdrucks von Retouren
und/oder Storni im Tagesendsummenbon nicht aktiviert ist.
- Entnahmen
- Zahlungsweg (bar, Scheck, Kredit)
• alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der
EDV-Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der
Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte)
• Protokolle über die Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkasse
weise nicht nachrüstbaren Modelle gewährt
die Finanzverwaltung eine Übergangsfrist. Sie
dürfen weiterhin bis zum 31. Dezember 2016
erworben und eingesetzt werden. Allerdings
müssen auch diese Kassen strenge Kriterien
einhalten, worauf noch einzugehen ist. Außerdem müssen die noch technisch möglichen
Softwareanpassungen und Speichererweiterungen vorgenommen werden, um die im BMFSchreiben vom 26. November 2010 niedergelegten Anforderungen möglichst weitgehend
zu erfüllen.
Bedeutung für die Praxis
Die Einzelhändler müssen prüfen, ob die von
ihnen eingesetzten Kassen bereits den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen,
also insbesondere die Einzeldaten mindestens
10 Jahre unveränderbar speichern können. Ist
das nicht der Fall, weil es sich um ein älteres
Modell handelt, kann der Einzelhändler die
Kasse noch bis Ende 2016 weiterbenutzen. Er
muss sich aber beim Hersteller erkundigen, ob
seine Kasse nachrüstbar ist. Die Nachrüstung
kann beispielsweise durch Speichererweiterungen, Softwareanpassungen oder die Einrichtung von GoBD2-konformen BackofficeSystemen erfolgen. Darf die Registrierkasse
weiter benutzt werden, müssen gleichwohl
sehr hohe Anforderungen beachtet werden.
(siehe Infokasten)
Vor dem Hintergrund, dass in der Betriebsprüfung vorgelegte Kassenunterlagen häufig von
den Betriebsprüfern bemängelt werden, empfiehlt es sich außerdem, Daten des sog. GrandTotal-Speichers und etwaige Journalrollen aufzubewahren. Falls Organisationsunterlagen
oder Kassenberichte als unzureichend angesehen werden, kann der Händler zum Nachweis
der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
hilfsweise auch auf diese Unterlagen zurückgreifen. Keinesfalls darf die Kasse so umprogrammiert werden, dass eine Auslesung des
Grand-Total-Speichers unmöglich wird. Zudem
sollten alle ungewöhnlichen Fälle, wie z. B. ein
Defekt der Registrierkasse, protokolliert werden. Sofern die Kasse die Z-Bons auf minderwertigem Thermopapier druckt, müssen die
Bons noch einmal auf Papier kopiert werden,
um die Lesbarkeit für die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherzustellen. Die ursprünglichen
Bon-Ausdrucke auf Thermopapier können vernichtet werden. Außerdem muss der Prüferin/
dem Prüfer die Einsichtnahme in elektronisch
gespeicherte Daten ermöglicht werden.
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