Whitepaper Kwaliteitsbewaking

Whitepaper Kwaliteitsbeheer
Inleiding
Vernieuwende en ambitieuze organisaties willen tegenwoordig graag zoveel mogelijk
digitaal werken. Op zich prima, zij het dat de afhankelijkheid van onder ander digitale
documenten hierdoor sterk toeneemt: er is immers geen papieren origineel meer.
Deze afhankelijkheid betekent dan ook dan er forse eisen en normen aan de kwaliteit van
digitale documenten gesteld dienen te worden. In dit artikel leest u meer over hoe u dit in
de praktijk kunt realiseren en borgen.
Doel
In de praktijk zijn de volgende factoren belangrijk als het gaat om kwaliteit met betrekking
tot documenten:
 toepassen van constante, objectief meetbare normen
 regelmatige controle op de toepassing ervan
 rapportage over de resultaten
 tijdige signalering van trends in afwijkingen
 gebruik van een wetenschappelijk verantwoorde auditmethode
 auditing met een zo kleine mogelijke inspanning in tijd en geld
 auditing in overdraagbare vorm door een kleine groep gebruikers

Marktsituatie
Op dit moment bestaan er diverse methoden voor Kwaliteitscontrole en beheer. Echter, er
zijn vrijwel geen applicaties met een directe koppeling naar een Document Management
Systeem waarin de documenten zich bevinden. De tendens naar centrale opslag van
documenten, afkomstig uit meerdere procesapplicaties, maakt deze uitdaging alleen maar
groter. Dit artikel beschrijft de toepassing van de internationaal aanvaarde AQL methode.
Algemene oplossing
Om een adequate vorm van kwaliteitsbeheer op documenten te realiseren dient een
systeem te beschikken over de volgende eigenschappen:
 vrije definitie van afwijkingen (scheefstand, te kleine letters, te lage resolutie enz.)
 vrije definitie van eigenschappen waarop gecontroleerd dient te worden (kleur, vorm,
positie, grootte, lettertypen enz.)
 vrije definitie van steekproeftabellen volgens de AQL methode
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
1









registratie van geconstateerde afwijkingen per document
registratie van verplichte en optionele uitgevoerde controles
registratie van datum, tijd en gebruiker die de audit verricht
mogelijkheid tot overdracht van steekproeven aan andere gebruiker
mogelijkheid tot onderbreken of uitstellen van auditacties
classificatie van fouten in categorieen
rapportage per dag in cijfers en grafieken
directe uitwisseling van originele en archiefdocumenten uit DMS/ECM system
geen onderbreking van processen door uitvoering van de audit
Specifieke oplossing voor de Nederlandse markt
Gebaseerd op wensen en ervaringen van diverse organisaties is er een uitstekende
oplossing tot stand gekomen in de vorm van de Digital Document Studio.
De module Kwaliteitsbeheer stelt de organisatie in staat om zeer snel en met een minimum
aan inspanning een systeem te implementeren dat aan alle genoemde wensen en
eigenschappen voldoet.
Om de gebruiker zo weinig mogelijk te belasten selecteert de applicatie een aantal
documenten op basis van een vooraf vastgelegd kwaliteitsprofiel. Deze documenten worden
aan de gebruiker getoond waarbij een nauwkeurige beoordeling van afwijkingen en
eigenschappen plaats kan vinden. Deze worden vervolgens vastgelegd en eventueel
voorzien van aanvullend commentaar. Aan het einde van de steekproef wordt het resultaat
direct getoond en kunnen er tijdig maatregelen genomen worden.
Standaard worden de resultaten 365 dagen bewaard en zijn dus ook steeds raadpleegbaar.
De documenten blijven aanwezig in het Document Management Systeem .
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
2
Technische eigenschappen:
Besturingssysteem: Windows XP, 7 en 8
Databases:
 gratis meegeleverde SQL Server Express 2008
 SQL Server 2008
 Oracle 11
Max. aantal controleitems: 250
Max. aantal afwijkingen: 250
Max. aantal kwaliteitsprofielen: onbeperkt
Max. aantal documenten per steekproef: gebaseerd op AQL tabellen (aanpasbaar)
ECM/DMS koppelingen:
 Corsa 7.x
 Verseon 2.x
 Atos e-Suite 1.0
 Sharepoint 2010, 2013
 Alfresco 4.0
Meer informatie?
Via e-mail:
Telefonisch:
Schriftelijk:
via info@ecmprosolutions kunt u al uw vragen aan ons voorleggen
bel ons op 046-8509263
ECM Pro Solutions
Document NameLotharingen 17
6162 (C)
KK Sittard-Geleen
Your Company Name
Copyright (Print Date) All Rights Reserved
3