CKS.DMS - CK Solution

Handbuch
für das
C.K. Solution Document Management System
(CKS.DMS)
für SAP Business One
(B1)
Version
Datum
2.4
06.02.2013
Handbuch CKS.DMS für B1
Seite 1 von 29
Inhaltsverzeichnis
1.
2.
Systemanforderungen ............................................................................................ 4
1.1.
Softwareanforderungen ................................................................................. 4
1.2.
Microsoft .NET Framework 4.0 Client Profile ................................................. 4
1.3.
Domänen/Lokale Administratorrechte........................................................... 4
1.4.
SQL Server SysAdmin Rechte .......................................................................... 4
Installation des CKS.DMS Add-ons.......................................................................... 4
2.1.
3.
Installationsablauf ........................................................................................... 5
Start des CKS.DMS Add-ons .................................................................................... 7
3.1.
Add-on nicht in Standardgruppe obligatorisch .............................................. 7
3.2.
Änderung der Datenbankstruktur .................................................................. 8
3.3.
Coresuite-Formulare geändert ....................................................................... 8
4.
Konfiguration des CKS.DMS .................................................................................... 8
5.
CKS.DMS Funktionen ............................................................................................ 11
6.
5.1.
Scannen und archivieren von Dokumenten ................................................. 12
5.2.
Datei auswählen und archivieren ................................................................. 14
5.3.
CKS.DMS-Archiv aufrufen ............................................................................. 14
5.4.
Revisionen aufrufen ...................................................................................... 15
5.5.
Massenscan und automatische Belegzuordnung ......................................... 16
5.6.
Archivieren von B1-Anhängen ...................................................................... 16
5.7.
Archivierungsverzeichnisse ........................................................................... 17
5.8.
CKS.DMS-Archiv durchsuchen ...................................................................... 18
Allgemeine und technische Programminformationen ......................................... 19
6.1.
Scannervoreinstellungen .............................................................................. 19
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7.
8.
6.2.
Archivierbare Belege ..................................................................................... 19
6.3.
Dateipfade und Registrierungsschlüssel ....................................................... 19
Häufige Fragen ...................................................................................................... 21
7.1.
Erstellen einer Kopie der B1-Datenbank ...................................................... 21
7.2.
Schnelle Suchfunktion ist nicht verfügbar .................................................... 21
7.3.
Manuelle Erzeugung von QR-Codes ............................................................. 22
7.4.
Ausgehende Belege werden nicht automatisch archiviert .......................... 22
7.5.
CKS.DMS-Archiv wird beim Rechtsklick nicht angezeigt .............................. 23
7.6.
Anzeige des Partnerlogos in dem CKS.DMS-Archiv oder im Massenscan .... 24
Problembehandlung ............................................................................................. 24
8.1.
Datenbankstruktur wird verändert. ............................................................. 24
8.2.
Gesperrte Dateien......................................................................................... 25
8.3.
Scanner nicht verfügbar ................................................................................ 26
8.4.
Fehler Tesseract wurde installiert ................................................................ 26
8.5.
Windowsmeldung beim Scannen ................................................................. 26
8.6.
CKSArchiv DB Detached neue DB kann nicht erstellt werden ...................... 27
8.7. Es wird nicht automatisch archiviert, da die Pfadangaben von Coresuite
nicht stimmen. .......................................................................................................... 28
9.
Roadmap 2013/2014 ............................................................................................ 28
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1. Systemanforderungen
Bevor das CKS.DMS Add-on installiert wird, werden vom Installationstool Routinen
durchgeführt, um zu kontrollieren, ob entsprechende Vorbedingungen erfüllt sind.
Falls eine Vorbedingung nicht erfüllt ist, wird dies vor der Installation angezeigt.
1.1.
Softwareanforderungen
-
.NET Framework 4.0 Client Profile
-
Microsoft SQL Server 2008 / 2008 R2 (SQL Server)
-
Windows XP Professional / Windows Vista Professional / Windows 7
Professional
1.2.
Microsoft .NET Framework 4.0 Client Profile
Für die Verwendung des CKS.DMS Add-ons für B1 ist das Microsoft .NET Framework
4.0 Client Profile notwendig. Bitte installieren Sie dieses vor der Installation des
CKS.DMS. Sie können das .NET Framework 4.0 von folgender Website downloaden:
http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=24872
1.3.
Domänen/Lokale Administratorrechte
Für die Installation des CKS.DMS sind Administratorrechte erforderlich. Durch diese
Administratorrechte ist sichergestellt, dass Sie Schreibzugriff auf den
Installationsordner der B1 Add-ons haben, des Weiteren sind Administratorrechte
erforderlich, um einen PDF Drucker zu installieren. Nach der erstmaligen Installation
sind nur noch Schreibrechte in den genannten Ordnern unter Allgemeine und
technische Programminformationen -> Dateipfade und Registrierungsschlüssel
notwendig.
1.4.
SQL Server SysAdmin Rechte
Beim erstmaligen Start des CKS.DMS Add-ons wird eine Datenbank CKSArchiv
angelegt. Der angemeldete Benutzer muss über SysAdmin-Rechte auf dem SQL Server
verfügen. Dies wird beim Start des Add-ons überprüft. Falls der Benutzer keine
SysAdmin-Rechte hat, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.
Domainadministratoren haben standardmäßig SysAdmin-Rechte für den SQL Server.
2. Installation des CKS.DMS Add-ons
Zur Installation des Add-ons sind folgende Dateien notwendig:
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-
AddOnInstaller.exe
CKS.DMS.ard
Eine Anleitung, wie Add-ons im B1 registriert werden, finden Sie in der
entsprechenden Dokumentation für B1 oder im Hilfe-Menü, dass Sie wie folgt im B1
erreichen: Administration -> Add-ons -> Add-on-Administration -> Taste F1
2.1.
Installationsablauf
Nachdem Sie das Add-on in B1 registriert haben, startet die Installationsroutine.
Diese überprüft beim Start, ob alle Vorbedingungen erfüllt sind. Ist dies nicht der Fall,
erhalten Sie ein entsprechendes Informationsfenster. Es ist danach nicht mehr
möglich, die Installation fortzusetzen.
Wenn alle Vorbedingungen erfüllt sind, startet der Installer wie folgt:
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Nachdem Sie auf Installieren geklickt haben, werden folgende Module installiert:
-
CKS.DMS PDF Printer
GhostScript Lite
CKS.DMS Add-on im B1 Add-on Ordner
Bei erfolgreicher Beendigung der Installation erhalten Sie folgendes Fenster:
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3. Start des CKS.DMS Add-ons
Beim Start des CKS.DMS Add-ons werden, wie schon bei der Installation, einige
Vortests durchgeführt, um zu überprüfen, ob sich das System zwischenzeitlich
geändert hat.
3.1.
Add-on nicht in Standardgruppe obligatorisch
Wenn das CKS.DMS Add-on nicht in der Standardgruppe auf Obligatorisch oder
Automatisch steht, gibt es beim Start folgende Warnmeldung: „Das CKS.DMS Add-on
ist in der Add-on-Administration unter Administration -> Add-ons nicht in der
Standardgruppe Obligatorisch oder Automatisch. Bitte kontaktieren Sie Ihren
Systemadministrator.“ Es wird empfohlen, das Add-on immer auf Obligatorisch zu
stellen.
Tipp: Sollten nicht genügend Lizenzen für alle B1-Benutzer für das CKS.DMS verfügbar
sein, können Sie das Add-on auf Automatisch stellen und explizit für den einzelnen
Benutzer unter Administration -> Add-ons -> Add-on-Administration ->
Benutzereinstellungen deaktivieren.
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3.2.
Änderung der Datenbankstruktur
Bei jedem CKS.DMS Add-on-Start wird kontrolliert, ob die aktuelle Datenbankstruktur
noch aktuell ist. Wenn nicht, wird diese aktualisiert und es erscheint das StandardSAP-B1-Fenster.
Tipp: Nach der Änderung der Datenbankstruktur ist manchmal ein Add-on-Neustart
erforderlich. Dazu werden Sie im Ereignisprotokoll aufgefordert.
3.3.
Coresuite-Formulare geändert
Beim Start des CKS.DMS Add-ons wird kontrolliert, ob sich die Coresuite Designer
Formulare seit dem letzten Start des CKS.DMS geändert haben. Dies ist z.B. der Fall,
wenn bei den ausgehenden/eingehenden Belegen kein Barcode mehr vorhanden ist,
weil dieser manuell gelöscht wurde. Die folgende Meldung erscheint, wenn dieser
Fehler vom System erkannt wurde:
Tipp: Um ausgehende, eingehende/ausgehende Belege aus dem
Archivierungsprozess zu entfernen, müssen Sie über den Konfigurationsassistent des
CKS.DMS gehen. Dazu müssen die entsprechenden Haken aus dem jeweiligen Schritt
entfernt werden. Weitere Informationen zu diesem Punkt finden Sie im Kapitel
Konfiguration des CKS.DMS.
4. Konfiguration des CKS.DMS
Als B1-Benutzer mit Managerrechten haben Sie im CKS.DMS Menü einen Menüpunkt
Einstellungen. Über diesen Menüpunkt können Sie über einen Assistenten das
CKS.DMS einstellen.
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Die Konfiguration ist in 5 wesentliche Schritte unterteilt:
1) Ausgehende Dokumente
Auswahl aller Belege, die ausgedruckt werden und im Archiv zur
Nachverfolgung abgelegt werden müssen.
Tipp: Wenn Sie Ausgehende Dokumente ausgewählt haben, müssen Sie noch explizit
in der Crystal-Reports-Drucksteuerung oder in der Coresuite Drucksteuerung den
Drucker CKS.DMS Pdf Printer auswählen. Weitere Details finden Sie unter Häufige
Fragen -> Ausgehende Belege werden nicht automatisch archiviert.
2) Eingehende und Ausgehende Dokumente
Auswahl aller Belege, die ausgedruckt werden und mit einer Änderung durch
eine Unterschrift o. ä. wieder im Archiv abgelegt werden müssen.
3) Eingehende Dokumente
Auswahl aller Belege, die vom Kunden oder Lieferanten kommen und später
im Archiv zur Kontrolle abgelegt werden müssen. Es wird automatisch ein
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Barcode gedruckt, sobald einer dieser Belege erzeugt wird. Dazu muss ein
Drucker ausgewählt werden.
Tipp: Wenn Sie den Barcode direkt auf einen Aufkleber drucken, können Sie diesen
auf einen eingehenden Beleg kleben, der später über das Massenscanfenster
eingelesen werden kann.
4) Scannereinstellungen
Die globalen Einstellungen stehen jedem B1-Benutzer zur Verfügung, an
dessen Arbeitsplatz ein Scanner erkannt wurde.
Info: Dies sind keine scannerspezifischen Einstellungen.
5) Sonstige Einstellungen
In diesem Menü kann ein globaler Scanpfad oder die Übertragung von Fehlern
an die Firma C.K. Solution ausgestellt bzw. eingestellt werden.
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Um über das globale Archivierungsverzeichnis Dateien an das CKS.DMS zu übergeben,
muss mindestens einmal das CKS.DMS an einem Arbeitsplatz, der Zugriff auf das
globale Archivierungsverzeichnis hat, gestartet sein.
Tipp: Wir empfehlen, nicht den globalen Archivierungspfad zu verwenden.
Stattdessen sollten die Firmenprozesse angepasst werden, so dass die
benutzerspezifischen Archivierungspfade unter CKS.DMS -> Auto. Archivierungspfad
verwendet werden.
5. CKS.DMS Funktionen
Das Programm ist in 8 Hauptfunktionen für den Benutzer unterteilt (Scannen und
archivieren von Dokumenten, Datei auswählen und archivieren, CKS.DMS-Archiv
aufrufen, Revisionen aufrufen, Massenscan und automatische Belegzuordnung,
Archivieren von B1-Anhängen, Archivierungsverzeichnisse und CKS.DMS-Archiv
durchsuchen). Diese Hauptfunktionen sind zum Teil per Rechtsklick in Belegen, direkt
über die Stammdaten, die archiviert werden können oder im Hauptmenü unter
CKS.DMS erreichbar. Im folgenden Screenshot sehen Sie den Aufruf der
entsprechenden Programmfunktionen per Rechtsklick im Geschäftspartner:
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5.1.
Scannen und archivieren von Dokumenten
Das Archivieren von gescannten Dokumenten ist über drei Wege möglich:
Archivieren aus einem Beleg oder Stammdatenblatt
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Öffnen Sie ein Angebot über Verkauf -> Angebot
Wählen Sie ein vorhandenes Angebot aus.
Legen Sie das Papierdokument auf den Scanner.
Machen Sie einen Rechtsklick an einer beliebigen Stelle im Beleg.
Wählen Sie Scannen und archivieren.
Eventuell müssen Sie den entsprechenden Scanner auswählen.
Falls mehrere Scanner am System angeschlossen sind, wird vor dem Scannen eines
Beleges eine Auswahl aller verfügbaren Scanner angezeigt. Des Weiteren ist es
möglich, vom Blatteinzug zu scannen und diese Belege entweder alle als ein PDF (Ein
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Dokument pro Scanvorgang) oder jedes Blatt als ein einzelnes PDF (Mehrere
Dokumente pro Scanvorgang) zu behandeln.
Tipp: Um das Auswahlfenster für die Scannerauswahl zu unterdrücken, können Sie
alle Geräte bis auf den gewünschten Scanner ausschalten bzw. deinstallieren,
abhängig von den TWAIN Funktionalitäten des Scanners.
Archivieren aus dem CKS.DMS-Archiv/Revisionen
Das Archivieren aus dem Archiv oder den Revisionen heraus erfolgt über den Button
rechts unten Scannen und archivieren.
Wenn eine Zeile markiert wurde, erkennt das CKS.DMS bei gleichen Dokumenttypen,
dass schon ein Archiv existiert. Folgendes Meldungsfenster erscheint:
Ja = Es wird hinter dem vorhandenen Scan eine neue Revision erstellt.
Nein = Es wird ein neuer Pfad/Beleg im CKS.DMS-Archiv angelegt.
Abbrechen = Der Scanvorgang wird abgebrochen.
Archivieren aus dem Massenscanfenster
Eine weitere Möglichkeit, Belege in das Archiv zu übergeben, ist das
Massenscanfenster. Dieses wird geöffnet über den Menüpunkt CKS.DMS ->
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Massenscan. Danach kann der Scanprozess über den Button Scannen und archivieren
gestartet werden.
Der gescannte Beleg wurde in allen drei Fällen dem Archiv hinzugefügt. Im
Hintergrund wurde eine Texterkennung durchgeführt, um diesen Beleg schnell
wieder zu finden. Die genauen Texterkennungsergebnisse finden Sie im
Revisionsfenster oder im Massenscanfenster unter Schlagworte. Die automatische
Zuordnung erfolgt jedoch nicht über das Massenscanfenster. Hier muss, wie oben zu
sehen ist, ein Beleg manuell ausgewählt werden.
5.2.
Datei auswählen und archivieren
Das Archivieren von Dateien erfolgt auf die gleiche Weise wie das Scannen und
Archivieren von Dokumenten. Es wird die Funktion Datei auswählen und archivieren
gewählt und, wie im Abschnitt zuvor beschrieben, bei Schritt 5 eine Datei selektiert.
Tipp: Bei den Funktionen Archivieren aus dem CKS.DMS-Archiv/Revisionen und
Archivieren aus dem Massenscanfenster kann der Combobox Button aufgeklappt
werden. In diesem ist die Funktion Datei auswählen und archivieren verfügbar.
5.3.
CKS.DMS-Archiv aufrufen
Das CKS.DMS-Archiv ist über die archivierten Belege oder die Stammdaten per
Rechtsklick verfügbar. In diesem Archivfenster wird entweder zum Beleg der
archivierte Inhalt angezeigt oder über den Geschäftspartner eine Übersicht aller
archivierten Inhalte.
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Tipp: Sie können das CKS.DMS-Archiv nur per Rechtsklick aufrufen, wenn Inhalte
hinter dem Beleg oder den Stammdaten liegen.
5.4.
Revisionen aufrufen
Über die Revisionen, die über das CKS.DMS-Archiv per Rechtsklick auf den orangenen
Pfeil bei Archivdatum aufgerufen werden können, sehen Sie, welche Version des
aktuellen Beleges vorliegt und wer den Beleg archiviert hat. Des Weiteren haben Sie
einen Überblick, welche Begriffe die Texterkennung gefunden hat.
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5.5.
Massenscan und automatische Belegzuordnung
Der Massenscan ermöglicht es Ihnen, folgende spezielle Anforderungen umzusetzen:
-
Zusammenhängende Belege über den Blatteinzug (falls vorhanden) zusammen
ablegen.
Belege, die mit Barcode versehen sind, automatisch dem passenden Beleg
oder den passenden Stammdaten im B1 zuordnen.
Zuordnung archivierter Dateien/Belege zu B1-Stammdaten oder Belegen. In
diesem Fall muss ein Nicht zugeordnetes Dokument ausgewählt werden.
Danach erfolgt die Zuordnung zum B1-Beleg oder zu den B1-Stammdaten in
den unteren Feldern.
Tipp: Hat eine PDF Datei mehreren Seiten und auf der ersten und der dritten Seite
befindet sich ein QR-Code, trennt Ihnen das CKS.DMS die PDF Datei automatisch nach
der zweiten Seite. Ein Beispiel sind zwei verbuchte Eingangsrechnungen, die jeweils
einen QR-Code auf der ersten Seite haben und zusammen eingescannt wurden.
5.6.
Archivieren von B1-Anhängen
In allen Belegen und Stammdaten, die Anhänge haben und die im CKS.DMS abgelegt
werden können, gibt es in der Premium-Version die Möglichkeit, Anhänge zu
archivieren. Dazu klicken Sie im Beleg oder in den Stammdaten auf den Reiter
Anhänge. Wählen Sie einen Anhang aus und klicken Sie auf Archivieren.
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5.7.
Archivierungsverzeichnisse
Die Archivierungsverzeichnisse dienen der automatischen Übernahme von
Dokumenten in das CKS.DMS. Wurde eine Datei in diesem Verzeichnis abgelegt, wird
abhängig vom Typ eine Texterkennung und Barcodeerkennung durchgeführt. Wird
der Barcode erkannt, erfolgt eine automatische Ablage hinter dem passenden Beleg
oder Stammdatenblatt.
Es gibt zwei Archivierungspfade, die nach Dateieingängen kontrolliert werden. Im
Standard ist es das benutzerspezifische Archivierungsverzeichnis, das unter dem
Menüpunkt CKS.DMS -> Auto. Archivierungsverzeichnis kontrolliert werden kann.
Unter diesem Menüpunkt ist es möglich, eine Desktopverknüpfung zu erstellen oder
den Pfad im Zwischenspeicher abzulegen. Das globale Archivierungsverzeichnis wird
im Konfigurationsassistent im Schritt Sonstige Einstellungen eingegeben. Weitere
Information über den globalen Archivierungspfad finden Sie unter CKS.DMS ->
Sonstige Einstellungen in diesem Handbuch.
Tipp: Wenn Sie einen externen Scanner benutzen, der automatische PDF Dateien
erzeugt und in einem der genannten Archivierungsverzeichnisse ablegt, sollten diese
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Dateien das Format PDF/A haben. Dieses ist ein Format zur Langzeitarchivierung
digitaler Dokumente.
5.8.
CKS.DMS-Archiv durchsuchen
Es gibt im Add-on zwei Suchfunktionen, die Standard- und die Schnellsuche.
1) Die Schnellsuche ist in die B1-Suche integriert. Sie wird automatisch
verwendet, wenn auf dem SQL Server eine Volltextsuche installiert ist. Bitte
fragen Sie Ihren Administrator zur Installation der Volltextsuche. Weitere
Informationen finden Sie im Bereich Häufige Fragen -> Die Schnelle
Suchfunktion ist nicht verfügbar dieses Handbuches.
2) Die Standardsuche ist unter dem Menüpunkt CKS.DMS -> Durchsuchen
verfügbar.
Info: Der wesentliche Unterschied zwischen der Schnellsuche und der Standardsuche
ist der Unterschied in den angezeigten Ergebnissen.
Die Schnellsuche findet keine Textinhalte. Das heißt, die Texterkennung hat beim
Scannen und archivieren oder Datei auswählen und archivieren beispielsweise das
Wort „Softwareingenieurbüro“ gefunden. Wenn nach „Ingenieurbüro“ gesucht wird,
werden keine Ergebnisse angezeigt.
Die Standardsuche dagegen findet entsprechende Ergebnisse.
Die Schnellsuche durchsucht in der gleichen Zeit ca. 10mal mehr Belege.
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6. Allgemeine und technische
Programminformationen
6.1.
-
200 dpi
Grautöne
6.2.
-
Scannervoreinstellungen
Archivierbare Belege
Journalbuchungen
Geschäftspartner
Einkaufs- und Verkaufsbelege
Chargennummern
Seriennummern
Mitarbeiterstammdaten
Artikelstammdaten
6.3.
Dateipfade und Registrierungsschlüssel
Das CKS.DMS verwendet folgende Dateipfade und Registrierungsschlüssel:
Dateipfade
-
B1 Installationspfad\AddOns\CKS\CKS.DMS
-
%USERPROFILE%\AppData\Local\C.K. Solution\CKS.DMS (Windows 7)
%USERPROFILE%\Local Settings\C.K. Solution\CKS.DMS (Windows XP)
Der Pfad speichert temporäre Dateien für den Benutzer (z.B. Thumbnails).
-
%ProgramData%\C.K. Solution\CKS.DMS (Windows 7)
%ALLUSERSPROFILE%\Application Data\C.K. Solution\CKS.DMS (Windows XP)
In diesem Order werden die zu archivierenden Dateien und das Partnerlogo
abgelegt.
-
%ProgramData%\C.K. Solution\CKS.DMS\AddOn Process Id (Windows 7)
%ALLUSERSPROFILE%\Application Data\C.K. Solution\CKS.DMS\AddOn Process
Id (Windows XP)
In diesem Ordner werden alle Dateien abgeholt und in das CKS.DMS
übergeben. Dieser Pfad wird ebenso vom CKS.DMS PDF Printer für ausgehende
Belege verwendet.
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-
%USERPROFILE%\AppData\Local\PDF Writer\CKS.DMS PDF Printer\runonce.ini
(Windows 7)
%USERPROFILE%\Local Settings\PDF Writer\CKS.DMS PDF Printer\runonce.ini
(Windows 7)
In diesem Ordner werden die Informationen für den CKS.DMS PDF Printer
abgelegt, so dass Belege automatisch im CKS.DMS-Archiv zugeordnet werden
können.
-
Eventuell wird auf einen globalen Archivierungspfad zugegriffen, der über den
Konfigurationsassistent eingestellt wurde. Weitere Details finden Sie unter
Konfiguration des CKS.DMS -> Sonstige Einstellungen in diesem Handbuch.
Registrierungsschlüssel
B1 Registrierungsschlüssel
-
HKEY_CURRENT_USER\Software\SAP\SAP Manage\SAP Business
One\AddOnInstaller\C.K. Solution\CKS.DMS
CKS.DMS Registrierungsschlüssel
-
HKEY_CURRENT_USER\Software\C.K. Solution\CKS.DMS
Druckertreiber CKS.DMS PDF Printer Registrierungsschlüssel
-
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows
NT\CurrentVersion\Devices\ CKS.DMS PDF Printer
-
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows
NT\CurrentVersion\Print\Printers\CKS.DMS PDF Printer
-
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Windows
NT\CurrentVersion\Print\Printers\CKS.DMS PDF Printer
-
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\ControlSet001\Control\Print\Printers\CKS.D
MS PDF Printer
-
HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print\Printers\CK
S.DMS PDF Printer
Handbuch CKS.DMS für B1
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7. Häufige Fragen
7.1.
Erstellen einer Kopie der B1-Datenbank
Um eine Demodatenbank / Datenbankkopie anzulegen, muss nach dem Erstellen der
Kopie folgende SQL Query auf der Datenbankkopie ausgeführt werden:
delete from [@CKS_DMSSETTINGS];
Durch diese SQL Anweisung auf der B1-Datenbankkopie wird das CKS.DMS wieder in
den Anfangszustand versetzt. Es wird automatisch auf der CKSArchiv Datenbank ein
neuer Mandant bei der nächsten Verbindung angelegt.
Vorsicht: Führen Sie diese Query nicht auf der aktuellen Datenbank aus, sonst geht
der Bezug zur CKSArchiv Datenbank verloren.
7.2.
Schnelle Suchfunktion ist nicht verfügbar
Bei der Installation des CKS.DMS Add-ons wurde keine Volltextsuche erkannt. Damit
die Schnellsuche über die Standard-B1-Suchfunktion gewährleistet ist, müssen
folgende Anforderungen erfüllt sein:
-
Die Volltextsuche ist auf dem SQL Server installiert.
-
Die Volltextsuche ist auf der Spalte CKSArchiv -> Archiv -> Dictionary aktiviert.
Um die Volltextsuche auf dem SQL Server zu installieren, muss über den SQL Server
Installationsassistenten die Volltextsuche / Fulltextsearch aktiviert sein.
Um die Volltextsuche in der CKSArchiv Datenbank zu aktivieren, muss folgende Query
ausgeführt werden:
--Full text search
use CKSArchiv;
EXEC sp_fulltext_database 'enable';
CREATE FULLTEXT CATALOG ArchivCatalog;
CREATE FULLTEXT INDEX ON CKSArchiv.dbo.Archiv
(
FileName Language 0X0, Dictionary Language 0X0
)
KEY INDEX primarykey ON ArchivCatalog
WITH CHANGE_TRACKING AUTO
GO
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7.3.
Manuelle Erzeugung von QR-Codes
Um einen QR-Code zu erzeugen, der automatisch über den Massenscan zugeordnet
wird, muss der QR-Code folgendes Format aufweisen:
CKS ObjType/Eindeutige B1 Nummer
Beispiel:
CKS15/30 -> Die Lieferung mit der internen Belegnummer 30 wird somit dem
CKS.DMS-Archiv hinzugefügt.
Die Objekttypen sind in der DI API Hilfe unter den BoObjectTypes zu finden.
Die internen Belegnummern sind in den B1-Tabellen hinterlegt. Bei Lieferungen ist
dieses z.B. die Tabelle ODLN.
Tipp: Auf http://www.qrcode-generator.de/ können Sie QR-Codes erzeugen.
7.4.
Ausgehende Belege werden nicht automatisch
archiviert
Es kann fünf verschiedene Gründe geben, warum ausgehende Belege nicht archiviert
werden:
1) Das CKS.DMS Add-on ist nicht gestartet.
2) Der CKS.DMS PDF Printer ist nicht installiert. Bitte beachten Sie, dass Sie
diesen zusätzlich beim Kauf des CKS.DMS bestellen und installieren müssen.
3) Der Beleg ist im Konfigurationsassistent (CKS.DMS -> Einstellungen) nicht als
Ausgehender Beleg gekennzeichnet.
4) Das CKS.DMS erkennt den Coresuite Designer als Standarddruckprogramm,
obwohl mit Crystal Reports gedruckt wird. Der Grund ist, dass die Tabelle
[@SWA_LD_LAYOUT] in den SAP-Mandaten vorhanden ist. Sie muss gelöscht
werden, damit über Crystal Reports archiviert werden kann.
5) In der Druckersteuerung von Crystal Reports oder Coresuite Designer ist nicht
der CKS.DMS PDF Printer als Ausgabemedium ausgewählt.
Handbuch CKS.DMS für B1
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Coresuite Designer
In der Coresuite Designer - Layoutdefinition (Administration -> Add-ons -> coresuite
designer -> Layoutdefinition) muss wie im obigen Bild der Drucker eingetragen sein.
Crystal Reports
In der Crystal Reports Druckerreihenfolge muss, wie im obigen Bild zu sehen, der
CKS.DMS PDF Printer eingetragen sein.
Tipp: Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen abhängig vom jeweiligen
Geschäftsprozess beim Kunden angepasst werden müssen.
7.5.
CKS.DMS-Archiv wird beim Rechtsklick nicht
angezeigt
Das CKS.DMS-Archiv wird nur angezeigt, wenn hinter dem Beleg oder
Geschäftspartner schon Daten archiviert wurden. Es muss also hinter jedem B1Geschäftspartner oder Beleg wenigstens ein Archiv zugeordnet sein, damit dieses
angezeigt werden kann.
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7.6.
Anzeige des Partnerlogos in dem CKS.DMS-Archiv
oder im Massenscan
Um ein Partnerlogo in der CKS.DMS-Datenbank zu hinterlegen, steht ein
entsprechendes Zusatzprogramm zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie als B1-Partner
die Firma:
C.K. Solution
- Softwareingenieurbüro Chris Kroos Neuentheilerstr. 5
49477 Ibbenbüren
P
F
E
W
+49 (0)5451 - 95422-90
+49 (0)5451 - 95422-99
[email protected]
www.cksolution.de
8. Problembehandlung
8.1.
Datenbankstruktur wird verändert.
Fehlerbeschreibung:
Sie erhalten folgende Meldung im B1:
„Das CKS.DMS Add-on kann nicht gestartet werden, weil ein anderes Add-on gerade
die Datenbankstruktur verändert. Bitte starten Sie das Add-on neu.“
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Lösung:
Dass Add-on muss über Administration -> Add-ons -> Add-on-Manager neu gestartet
werden, wenn die Datenbankanpassung des anderen Add-ons, welches aktuell die
Datenbank verändert, beendet ist.
Ursache:
Ein anderes Add-on ändert aktuell die Datenbankstruktur. Dies hat zur Folge, dass das
DMS Add-on keine Berechtigung hat, eigene Datenbankstrukturänderungen
vorzunehmen. Aus Sicherheitsgründen wird die Ausführung des CKS.DMS Add-ons
verhindert, um keine unerwarteten Fehlermeldungen zu erhalten. Dieser Fehler kann
nur auftreten, wenn das CKS.DMS Add-on die B1-Datenbank erstmalig anpasst.
8.2.
Gesperrte Dateien
Fehlerbeschreibung:
Während eines Scanvorgangs ist der Scanner ausgefallen oder es gab Probleme, die
zum Abbruch des Scanvorgangs geführt haben.
Lösung:
Neustart des Arbeitsplatzes.
Ursache:
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Während des Scanvorgangs wurden Dateien erzeugt, die durch den Abbruch nicht zu
Ende geschrieben wurden. Ein Neustart des Arbeitsplatzes behebt dieses Problem.
8.3.
Scanner nicht verfügbar
Fehlerbeschreibung:
Das Scannen ist nicht möglich.
Lösung:
Bitte kontrollieren Sie, ob der Scanner angeschlossen ist. Ist dies der Fall, erfolgt die
Lösung des Problems mit Hilfe des Scannerhandbuches.
Ursache:
Der Scanner hat eine Fehlfunktion, die nicht analysiert werden kann.
8.4.
Fehler Tesseract wurde installiert
Fehlerbeschreibung:
Das CKS.DMS Add-on startet nicht, da eine fehlerhafte Umgebungsvariable im System
eingetragen ist.
Lösung:
Bitte löschen Sie die Umgebungsvariable TESSDATA_PREFIX auf dem Arbeitsplatz.
Eine genaue Anleitung finden Sie in der Fehlermeldung im B1.
Ursache:
Das Programm Tesseract / Tessnet2 wurde installiert. Dieses Programm hat in den
Umgebungsvariablen fehlerhafte Einträge angelegt, so dass keine Texterkennung
mehr möglich ist.
8.5.
Windowsmeldung beim Scannen
Fehlerbeschreibung:
Sobald Sie einen Scanner auswählen und den Beleg archivieren möchten, erscheinen
Windowsmeldungen wie zum Beispiel:
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Lösung:
Bitte folgen Sie den Anweisungen der entsprechenden Meldung und starten Sie den
Scanvorgang erneut.
Ursache:
Jeder Scanner besitzt einige spezifische Eigenarten, die nicht über eine
Standardschnittstelle, wie Sie im CKS.DMS verwendet wird, abgefangen werden
können. Die obige Meldung ist ein Beispiel. Dieser Fehler wird direkt vom
Scannertreiber erzeugt und kann nicht im CKS.DMS abgefangen werden.
8.6.
CKSArchiv DB Detached neue DB kann nicht erstellt
werden
Fehlerbeschreibung:
Das CKS.DMS Add-on startet nicht mit der Meldung, die CKSArchiv Datenbank
existiert.
Lösung:
Legen Sie die MDF / LDF Datei von der CKSArchiv Datenbank, die detached wurde, in
einem anderen Ordner als den Standard-Data-Ordner für den SQL Server ab.
Ursache:
Es wurde eine CKSArchiv Datenbank auf dem SQL Server automatisch angelegt. Diese
wurde detached. Wenn das CKS.DMS Add-on erneut gestartet wird, versucht das
Add-on erneut eine Datenbank anzulegen. Dies ist nicht möglich.
Handbuch CKS.DMS für B1
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8.7.
Es wird nicht automatisch archiviert, da die
Pfadangaben von Coresuite nicht stimmen.
Fehlerbeschreibung:
In den Ausgehenden Belegen ist der Producer der PDF Datei „PDF Writer - bioPDF /
http://www.biopdf.com / CP / Personal Edition (not registered)“ eingetragen.
Lösung:
Der Coresuite Designer muss im Standard-Add-on-Ordner von SAP installiert werden.
Der Ordner für das CKS.DMS ist:
SAP Business One\AddOns\CKS\CKS.DMS
Der Ordner für den Coresuite Designer muss sein:
SAP Business One\AddOns\COR\coresuite
Ursache:
Während des Druckvorgangs aus dem Coresuite Designer wird die Lizenzdatei für den
PDF Printer nicht gefunden. Diese liegt im CKS.DMS Add-on Ordner. Dadurch sind alle
erstellten Belege durch den PDF Printer als nicht registriert gekennzeichnet.
9. Roadmap 2013/2014
1) Anbindung einer E-Mail-Archivierung. Dies erfolgt über Exchange oder
Outlook.
2) Zugriff auf den Massenscan über den Beleg oder die Stammdaten, so dass über
den Beleg das passende Dokument aus dem Massenscan ausgewählt werden
kann.
3) Archivieren hinter Aktivitäten und Serviceabrufen.
4) Durchsuchen von zusätzlichen Dateitypen, um für diese Schlagworte, die
später durchsucht werden können, zu erstellen.
5) Archivieren hinter Projekten und Aufruf der dazugehörigen Belege über das
CKS.DMS-Archivfenster.
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Fragen Sie uns nach weiteren Plänen oder sprechen Sie uns bei speziellen Wünschen
jederzeit gern an.
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