Präsenz- und Absenzzeiten direkt in Excel bearbeiten Flexible Arbeitszeitmodelle bringen mehr Autonomie und so auch mehr Lebensqualität für die Mitarbeitenden. Mit Lösungen zur Zeit- und Leistungserfassung lassen sich solche flexible Arbeitszeitmodelle und komplexe Organisationsformen auch effizient abbilden. Der Nutzen für das Unternehmen ist eine erhöhte Produktivität. Management Summary Die Ausgangslage Excel ist das am meisten verwendete Kalkulationsprogramm und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Datenauswertung. Zeit- und Leistungsdaten werden meist in anderen Datenbanken erfasst, und somit werden die idealen Voraussetzungen von Excel zu wenig genutzt. Die Lösung Excel hat sich vom reinen Kalkulationsprogramm zur leistungsfähigen Anwendung entwickelt, mit der sich Unternehmensdaten unter verschiedensten Gesichtspunkten betrachten lassen. Mit der Anbindung an die Zeiterfassungslösung presento.pro können Absenzenübersichten direkt in Excel abgerufen und weiterverarbeitet werden. Das Resultat Bearbeitung von Absenzübersichten in vertrauter Excel Umgebung Optimale Nutzung der Investition in Excel Zielgruppe Unternehmen und Organisationen ab 5 Mitarbeitenden Branche Branchenunabhängig Die Ausgangslage Zahlreiche Anwenderinnen und Anwender vertrauen Microsoft® Excel 2003, wenn es darum geht, auf Informationen zuzugreifen sowie Geschäftsdaten zu verarbeiten, zu analysieren und anderen zugänglich zu machen. Doch die Anforderungen an die Funktionalität von Software steigen ständig: Die Daten müssen immer einfacher und schneller verfügbar sein. Die Vorgaben des Arbeitsgesetzes, projektorientierte Strukturen und flexible Arbeitszeitmodelle machen eine Zeitbewirtschaftung unumgänglich. Die Lösung Mit der Zeit- und AbsenzenmanagementLösung presento.pro lassen sich verschiedene Übersichten zu den Präsenz- und Absenzzeiten der Mitarbeitenden erstellen und auswerten: Jahres-, Semester-, Quartals-, Monats-, oder Wochenübersichten, alles in der gewohnten Excel Umgebung. Über den Aufgabenbereich (Taskpane, rechts) kann der Anwender aus Excel direkt auf die Daten der ZEIT AG zugreifen. Mit einem Klick auf den Link der ZEIT AG loggt er sich ein – und schon stehen diverse Reports zur Auswahl. Sobald der Datumsbereich, die Art der Absenz (Krankheit, Unfall, Militär, Kurse etc.) und die gewünschten Personen definiert sind, wird eine Übersicht zum Ausdrucken oder Weiterbearbeiten angezeigt. Selbstverständlich unterstützt die Anbindung an presento.pro die Mehrsprachigkeit von Excel: Sie ist in den Sprachen D, F, I und E erhältlich. Die Einsatzmöglichkeiten Excel Sheets können auf Knopfdruck mit Werten aus presento.pro ergänzt und danach als Ausdruck oder als Excel Datei weiterbearbeitet werden. So lassen sich die Flexibilität und die Funktionalität von Excel besser nutzen. Die Zeiterfassungslösung presento.pro verwaltet komplexe Arbeitszeitmodelle vollautomatisch: Jahresarbeitszeit, Bandbreitenmodell, Schicht, Teilzeit usw. presento.pro berechnet die Ferienansprüche der Mitarbeitenden aufgrund der Vorgaben des Arbeitsgesetzes und des Firmenreglements. Vielfältige Auswertungen können für beliebige Zeiträume erstellt, eingesehen und ausgedruckt werden. presento.pro lässt sich in alle gängigen ERP-Systeme integrieren. Die Implementierung presento.pro Zeit- und Absenzenmanagement ermöglicht die automatische Personal- und Zeitabrechnung der Mitarbeitenden. Die Personal- und Ausbildungskosten bleiben unter Kontrolle. Erweiterungsmöglichkeiten: projekto.pro Projektcontrolling, Leistungs- und Ressourcenerfassung dispo.pro Personaleinsatzplanung mit Kostensteuerung piso.pro Personalinformationssystem intro.pro Zutrittskontrollsystem Optimale Nutzung der Investition in Excel Präsenz- und Absenzenübersichten können direkt in Excel abgerufen und ausgewertet werden. Dies erleichtert die Termin- und Ferienplanung, eliminiert Fehlerquellen und erweist sich als einfaches Controllinginstrument für die Abrechnung von Betriebs- und Nichtbetriebsunfällen sowie von Militärpflichtersatzleistungen. Auch Statistiken zu Krankheitsausfällen, Kursbesuchen oder Gleitzeitbezug können über diverse Zeiträume erstellt werden. Nützlich ist auch der Link zur Feiertagsübersicht und zur Website der ZEIT AG, die immer die neusten Informationen rund ums Thema Zeitwirtschaft bereithält. Die Anbindung über presento.pro erfordert weder eine Schulung noch eine Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur. Microsoft Produkte Microsoft® Office Professional Edition 2003 Windows® SQL Server™ 2000 Desktop Engine Windows® SQL Server™ 2000 Standard Edition Das Resultat Bearbeitung von Absenzenübersichten in vertrauter Excel Umgebung Sowohl was die Funktionalität als auch was die Technik betrifft, lässt Microsoft Excel keine Wünsche offen. Mit dem integrierten Aufgabenbereich werden über den Link zur ZEIT AG rasch und einfach aussagekräftige Reports erstellt, ohne dass ein weiteres Programm geöffnet werden muss. Weitere Informationen zu Microsoft und Office finden Sie unter: www.microsoft.com/switzerland/de/office © 2004 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, das Office Logo, Windows und SQL Server sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein. Änderungen vorbehalten. Firmenportrait Markus Fischer, Geschäftsführer Als Hersteller von Personal- und Zeitmanagement-Systemen sowie Zutrittskontrollanlagen zählt die 1994 gegründete ZEIT AG zu den nationalen Marktführern. 45 Mitarbeitende und qualifizierte Vertriebspartner betreuen rund 1000 Unternehmen aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. ZEIT AG Glockenstr. 1 6210 Sursee Telefon 041 926 99 99 Telefax 041 926 99 90 [email protected] www.zeitag.ch Microsoft Certified Partner