Business Intelligence

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Business Intelligence
Schneller und besser als
die Wettbewerber
Leitfaden für die Praxis
… wie Sie mit Business
Intelligence aus der
Vergangenheit lernen und
die Gegenwart steuern
… wie Business Intelligence
durch adäquate IT-Systeme
optimal unterstützt wird
… wie Sie Fallstricke in unternehmensweiten BIProjekten überwinden
Inhalt
Teil 1 Wissen
Seite 2
· Warum und wie Wissen
erfolgreich macht
· Anwendungsfelder:
Von Daten zum Wissen
Business Intelligence
Teil 2 BI einführen
Seite 4
· Ziele und Prioritäten
· Schritt für Schritt
Schneller und besser als
die Wettbewerber
Leitfaden für die Praxis
Teil 3 Praxis-Check
Seite 6
· Aktuelle Trends
· Fallstricke und Tipps
für die Praxis
Teil 1 Wissen
Daten und Informationen für das Management stehen in
Große wie mittelständische Unternehmen setzen unter
Unternehmen in der Regel im Überfluss zur Verfügung.
dem Druck sich schnell verändernder Wettbewerbsbe-
Aus diesem Überfluss die „richtigen“ Informationen zu
dingungen verstärkt auf Business-Intelligence-Lösungen.
filtern, sie verständlich darzustellen, zielgerichtet zu ver-
Verschärfte regulatorische Rahmenbedingungen (z.B.
teilen und schließlich in exzellente Entscheidungen um-
Basel II, KonTraG, Sarbanes-Oxley Act) und internationa-
zusetzen ist eine Höchstleistung – konzeptionell, tech-
le Standards der Rechnungslegung (insbesondere IFRS
nisch und organisatorisch. Business Intelligence (BI) ist
und US-GAAP) stellen erhebliche Anforderungen an die
ein Gesamtansatz, der Konzepte, Methoden und Werk-
Qualität von Informationen. BI treibt einen Wandel vom
zeuge hierfür zur Verfügung stellt.
klassischen Reporting hin zu mehrdimensionalen Analyse- und Prognosemodellen,
Abb. 1 BI steigert Unternehmenswert
mit deren Hilfe Unterneh-
Unternehmenswert
mens- und Wettbewerbsdaten in entscheidungsread hoc, flexible
Selbstbedienung“
”
levantes Wissen umgewandelt werden. BI wird so zu
einem integralen Bestandteil von Managementme-
regelmäflig
vordefinierte Berichte
Zeit
Anlaufphase
erste Erfolge
mittelfristiger Pfad
ohne BI
Business Intelligence
2
mit BI
Leitfaden für die Praxis
thoden wie Balanced Scorecard (BC) oder Customer
Relationship Management
(CRM).
Info
Info
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1 23456
Starten Sie schnell mit den für
Verschärfte regulatorische Rah-
die Anwender wertvollsten Aus-
menbedingungen und Standards
wertungen, anstatt das perfekte
stellen neue Anforderungen an
System zu planen.
die Qualität von Informationen.
Warum und wie Wissen erfolgreich macht
>
Produktionsplanung und -steuerung
BI-Systeme liefern die Informationen, mit deren Hilfe
>
Identifikation von Kostentreibern
Unternehmer und Manager aus der Vergangenheit ler-
>
Wettbewerbersmonitoring
nen, die Zukunft prognostizieren und die Gegenwart
steuern. Sie führen dazu zunächst Daten und Infor-
Die Beispiele zeigen: BI-Lösungen fokussieren in der
mationen aus einer Vielzahl interner und externer Quel-
Regel auf unterschiedliche Geschäftsobjekte, über die
len und unterschiedlicher IT-Systeme (ERP-Systeme,
dann Informationen aus unterschiedlichem Blickwinkel
Data Warehouses, Internet u.a.) zusammen. Auf dieser
generiert werden. Solche Geschäftsobjekte können z.B.
Basis setzen dann Auswertungs- und Entscheidungsunter-
sein:
stützungssysteme (Stichworte: Data Mining, Online Ana-
>
Kunden
lytical Processing (OLAP), Case-Based Reasoning) auf.
>
Produkte
>
Unternehmensstandorte
>
Vertriebsregionen
Ent-
>
Kosten
scheidungen des Top-Managements ebenso wie sämtli-
>
Preise
che Fachbereiche von Marketing, Verkauf, Finanzen/
>
Produktionsanlagen
Controlling, Produktion & Logistik bis hin zum Einkauf.
>
u.v.m.
Anwendungsfelder: Von Daten zum Wissen
Analysen
und
Auswertungen
unterstützen
Aber wo ist eine BI-Lösung am wertvollsten? Welche Anwendungen sind nur Selbstzweck? Ein wesentliches
In Zeiten wachsender Bedeutung der Kundenorientierung
Kriterium zur Auswahl sind die konkrete Entscheidung
ist natürlich das Objekt „Kunde“ ein sehr wesentliches in
und die Aktionen, die durch den Einsatz von BI ausgelöst
vielen BI-Lösungen. Systematisch gesammeltes und aus-
werden. Unternehmen setzen BI sowohl operativ im Ta-
gewertetes Wissen über die eigenen Kunden steht mit
gesgeschäft als auch zunehmend zur strategischen Pla-
Hilfe von BI-Lösungen schneller, umfassender und zielge-
nung und Führung (Business Performance Management)
nauer bereit als je zuvor. Sie liefern z.B.
ein. Einige wesentliche Einsatzbereiche von BI-Lösungen:
>
Vorhersagemodelle für Responsequoten,
>
strategische Unternehmensplanung
>
Produkt- und Serviceentwicklung
>
individuelle Kunden-Scorecards
>
spezifische, differenzierte Finanz- und
>
Analysen zur Profitabilität einzelner Kunden, u.a.
>
Kaufwahrscheinlichkeiten und Abwanderungsrisiken
Ertragsanalysen
als Basis für die Planung von Marketingaktionen
besseres Kundenverständnis (Kundenwert,
oder Preismodellen
Segmentierung, Cross-Selling usw.)
>
Lieferanten- und Beschaffungsmanagement
Business Intelligence
3
Leitfaden für die Praxis
Info
Info
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123456
Nur durch eine sachgerechte
Bewerten Sie die Datenerhebung
Auswahl gelangen die richtigen
regelmäßig auf Ihren Beitrag zur
Daten in Ihre Systeme.
Entscheidungsfindung.
Teil 2 Business Intelligence einführen
>
Ziele und Prioritäten
Der Markt für BI-Lösungen ist in den letzten Jahren
Welche Strategie steht hinter dem Daten- und
Informationsmanagement Ihres Unternehmens?
>
rasant gewachsen. Alleine der Marktführer SAS bietet
Welche Systeme, die Daten managen und Informa-
mehr als 30 verschiedene Softwarelösungen für BI an,
tionen liefern, existieren heute (intern/extern) und
noch deutlich umfangreicher sind die Ausprägungen die-
welche Stärken und Schwächen weisen diese auf?
>
ser Lösungen für unterschiedliche Branchen. Technologie
Welche Informationsbedarfe können heute nicht
ist somit kein begrenzender Faktor – die unternehmens-
oder nicht angemessen befriedigt werden und was
spezifische Definition der Ziele und Bedürfnisse tritt in
sind die Gründe?
>
den Vordergrund von BI-Projekten. Immer mehr Mana-
Welchen Wert haben die Informationen, die Sie
ger und „Wissensarbeiter“ in zunehmend dezentraleren
benötigen und was können/wollen Sie dafür „be-
Organisationen verlangen einen zeitlich und räumlich
zahlen“, diese Informationen künftig zu erhalten?
unbegrenzten Zugang zu benötigten Informationen. Die
Antworten auf diese Fragen helfen generelle Leitlinien
Anforderungen an Auswertungen variieren stark, und
und Rahmenbedingungen für ein BI-Projekt zu definieren.
Sicherheit im Umgang mit Information gewinnt an
Bedeutung. Diese Rahmenbedingungen verschaffen dem
Phase 2: Projektvorbereitung
Aufbau portalorientierter Plattformen für BI Priorität.
Grundbedingung für das Gelingen eines BI-Projektes ist
Über Portale bedienen sich Manager und Mitarbeiter an-
die frühzeitige Einbindung von Schlüsselpersonen aus
wenderfreundlich selbst mit dem, was sie benötigen.
allen betroffenen Unternehmensbereichen: Unterneh-
Gleichzeitig sichert die IT die Datenkonsistenz und wird
mensführung, Finanzen/Controlling, Marketing/Vertrieb,
von der Bereitstellung individueller Auswertungen
Produktion/Logistik, IT und andere. Die Rolle des verant-
schrittweise befreit.
wortlichen Entscheiders (nicht des operativ im Projekt
Verantwortlichen) muss je nach Projektschwerpunkt ver-
Schritt für Schritt
geben werden. Geht es um Wettbewerb und Markt-
Phase 1: Ziel- und Strategieplanung
positionierung, fällt sie dem Geschäftsführer zu; ist es der
Business Intelligence muss unternehmensspezifisch auf
Aufbau einer zentralen Infrastruktur, übernimmt der IT-
Basis der Geschäftsstrategie geplant werden. Die Liste
Leiter Verantwortung. Steht der Projektplan (Ziele, grober
der möglichen Aktivitäten ist lang und nicht alle werden
Zeitplan, Budget, Team), fällt der offizielle Startschuss.
für ihr Unternehmen zielführend sein. Daher sollte der
konkrete Handlungsbedarf in einem mehrstufigen
Phase 3: Ist-Analyse
Prozess ermittelt werden. Stellen Sie sich mindestens fol-
Das Fakten- und Prozesswissen schlummert in einer
gende Fragen für eine erste Orientierung:
Vielzahl organisatorisch getrennter Einheiten. Stabs-
Business Intelligence
4
Leitfaden für die Praxis
Abb. 2 Der Weg zu Ihrer Business Intelligence Lösung
Strategie,
Ziele
Projektplanung
IstAnalyse
SollKonzept
Auswahlverfahren
Lösung
realisieren
Einführung Bewertung
Wichtige Maßnahmen, die Erfolg sichern:
1. Jede Auswertung muss Entscheidungen stützen
2. Schnell starten, statt perfekte Systeme planen
3. Priorität und Machbarkeit abwägen
4. Datenkonsistenz und -qualität sichern
5. Meilensteine definieren, vollständige Abnahmen
6. Anbieter/Lösung systematisch prüfen und bewerten
7. Testen, testen, testen
8. Anwender gewinnen und schulen
abteilungen wie Marktforschung, Strategische Planung
Grundlage für eine belastbare Beschreibung Ihrer Wün-
und Finanzen sind ebenso Träger und Autoren der rele-
sche. Wie die Lösung letztlich im Detail aussieht, steht im
vanten Informationen wie Linienfunktionen in Marke-
Pflichtenheft.
ting/Vertrieb. Oft ist die Informationsgewinnung und
-verteilung über alle Abteilungen hinweg entlang der
Halten Sie die Anzahl der verfügbaren Reports zunächst
Geschäftsprozesse nur schwach integriert. Umso wichti-
überschaubar und limitieren sie insbesondere „Spiele-
ger ist ein vollständiges Bild davon, welche Informa-
reien“ mit den zigfach verfügbaren Analyse- und Prog-
tionen wo entstehen, wie sie erfasst werden und wer
nosefunktionen Ihres neuen BI-Werkzeugs. Die Komple-
diese im Prozess wie verwendet. Nur so kann das Zu-
xität steigt schnell und kann ein Fortkommen im Projekt
sammenspiel des Ganzen effizienter organisiert werden.
lähmen. In dieser Phase sollten technische Szenarien ent-
Eine zweite Grundlage zur Planung der für Ihr Unter-
worfen werden, die Grundlage für die konkrete Um-
nehmen optimalen Lösung ist der Blick in die bestehende
setzung sind.
IT-Landschaft. Welche Systeme werden schon mit Informationen gefüttert? Gibt es Redundanzen? Typisches Er-
Phase 5: Auswahlprozess
gebnis einer solchen Analyse sind oft inkompatible
IT-Systeme sind kritisch für den Unternehmenserfolg,
Komponenten, unterschiedliche Methoden des Daten-
und Auswahlentscheidungen wirken oft viele Jahre. Der
managements, verschiedene Datenelemente usw. Die
Markt für BI-Lösungen ist dynamisch und intransparent.
Systeme sprechen nicht oder nur mit hohem Aufwand
Echte Trends (Business Performance Management, Platt-
miteinander.
formen) und Worthülsen der Softwareanbieter sind nicht
leicht zu unterscheiden. Erfahrene Berater können Vor-
Phase 4: Soll-Konzeption
selektion und Auswahlentscheidungen maßgeblich unter-
Die Einsicht, einheitliche Daten- und Informations-
stützen.
strukturen schaffen zu wollen, ist meist schnell erreicht.
Aber gerade beim Start mit kleineren BI-Lösungen ist es
Phase 6: Realisierung der Lösung
wichtig, das Projekt nicht schon bei der Vereinheitlichung
In dieser Phase sind die IT-Experten zumeist unter sich.
der Datensammlung außer Kontrolle geraten zu lassen.
Umso wichtiger ist die Festlegung von Meilensteinen. In
Nur mit intelligenter Planung werden übertriebene Data-
BI-Projekten spielen Datenkonsistenz und die Einbindung
Warehouse-Ambitionen auf ein wirtschaftlich vernünfti-
in bestehende Systeme eine wesentliche Rolle. Daten-
ges Maß reduziert. In dieser Phase werden auch Regeln
übernahmen und Schnittstellen müssen intensiv geplant
festgelegt, wer wann Daten in ein System speist, wel-
und getestet werden. Weitere wesentliche Themen in
chen Prüfmechanismen die Informationen unterliegen
dieser Phase: Architektur und Dokumentation der Sys-
und auf welchen Wegen in welcher Form die Informatio-
teme, Sicherheit, Backup-Verfahren, Notfallkonzept, Re-
nen bereitgestellt werden. Beschriebene Abläufe sind die
leaseverfahren.
Business Intelligence
5
Leitfaden für die Praxis
Info
Info
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Self-Service in Portalen gewinnt
Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter
zunehmend an Bedeutung und
von der BI-Philosophie und dem
entlastet IT-Abteilungen von Ein-
BI-System.
zelanfragen.
Phase 7: Einführung
offiziell beendet. Und dann? Bewerten Sie den Erfolg und
Testen, testen, testen! Die Anwender der Systeme sind
den Einfluss der neuen Intelligenz anhand der vorher
der wichtigste Prüfstein der IT-Lösung. Sie helfen,
festgelegten Ziele.
anfängliche Fehler auszuschalten. Einzelne Anbieter behaupten, Schulungen seien nicht mehr notAbb. 2 Business Intelligence: Bessere Entscheidungen
wendig. Lassen sie sich nicht täuschen. Eine
schrittweise Einführungsstrategie (anstelle
gen im konkreten Anwenderumfeld sind der
Daten
(intern)
richtige Weg.
Reporting
Extract
Transform
Load
Dokument
Phase 8: Bewertung des Erfolges
Nutzer werden Selbstbedienung und sofortige Verfügbarkeit von Auswertungen begeistert aufnehmen. Der Livestart des Systems ist
Analysen
Statistik
Analysen
Daten
(extern)
Multi
Channel
AKTION
des „Big Bang“) und begleitende Schulun-
geschafft, und das Projekt wird wenig später
Teil 3 Praxis-Check
Der Markt für BI-Lösungen ist intransparent und stark in
teurer als erwartet realisieren lassen. Der Mittelstand
Bewegung. Große Software-Anbieter wie SAP, Oracle
stellt sich dem Thema pragmatisch. Das (internationale)
oder Siebel bieten eigene BI-Werkzeuge. Letztere müs-
Berichtswesen, kundenindividuelle Verkaufsstatistiken
sen erst noch nachweisen, wie gut sie Drittsysteme ein-
und Prognosen sowie die Beseitigung von Daten-
binden. Gerade die Nutzung von Daten aus anderen
wildwuchs rangieren vor ausgefeilten Funktionen wie
Systemen ist eine Stärke der etablierten BI-Lösungs-
Dashboards und Kundenscorecards. Eine Lösung ist meist
anbieter wie z.B. Business Objects, Cognos, SAS und
eine Mischung aus Kauf und individueller Entwicklung.
Microstrategy.
Aktuelle Trends
Unter dem herrschenden Wettbewerbsdruck werden
Datenqualität rückt zunehmend in den Fokus, da fehlen-
schnell Dinge versprochen, die sich später gar nicht oder
de oder mangelhafte Daten eindeutig die Produktivität
Business Intelligence
6
Leitfaden für die Praxis
senken, falsche Entscheidungen fördern und die
Systeme sind nur so gut wie ihre Anwender.
Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen erschweren.
Schulungen sind ein wichtiger Baustein zur Gewinnung
Software-Anbieter integrieren immer mehr Informatio-
der Nutzer, aber sie reichen bei weitem nicht aus. Nutzer
nen aus Drittsystemen und verbinden zunehmend
und Anwender müssen intensiver einbezogen werden
Auswertung, Analyse, Planung und Budgetierung.
und im Kontext des jeweils eigenen Umfeldes geschult
Business Intelligence wird zunehmend Bestandteil der
werden.
Unternehmens- und Geschäftssteuerung (Business Performance Management). Der verstärkte Einsatz des
Anwender wollen mehr Autonomie und einfachen
Internets bei Erfassung und Verteilung der Informationen
Zugang, sie wollen Informationen haben, aber nicht
sowie Realtime-Auswertungen steigern den Nutzen von
immer geben. Business Intelligence ist ein evolutionärer
BI-Lösungen zusätzlich.
Prozess, der davon lebt, dass qualitativ hochwertige
Informationen für Auswertungen bereitstehen. Wer
Fallstricke und Tipps für die Praxis
nimmt, muss auch geben. In der Praxis ist Überzeugungsarbeit die erste Hürde. Vielfach wissen Mitarbeiter
Viele Beteiligte, viele Abteilungen, unzählige Daten-
gar nicht, wie wichtig ihr jeweiliger Beitrag ist. Machen
inseln – diese Faktoren führen zwangsläufig zu einem
Sie diesen Beitrag jedem Einzelnen klar.
hohen Maß an Komplexität. Das eigentliche Problem ist
aber nicht die Vielschichtigkeit der Lösung, sondern die
Datenqualität ist entscheidend. In der Praxis ist aber
Überfrachtung zum Start eines Projektes. Über riesige
oft nicht klar geregelt, wer für welche Daten verantwort-
Data Warehouses – und damit verbundene hohe Anlauf-
lich ist, wem sie „gehören“ und wer entscheidet, was ins
investitionen – gerieten manche BI-Initiativen zum
System gelangt und was nicht. Datengewinnung und
Selbstzweck.
Datenerfassung sind wertschaffende Tätigkeiten. Benennen Sie „Dateneigentümer“, die für diese Werte gerade
Starten Sie schnell mit den für den Anwender wert-
stehen.
vollsten Auswertungen, anstatt den perfekten Report zu
planen. So wie Ihr Geschäft entwickelt sich auch Ihre
Ein letzter wichtiger Punkt: Kaufen Sie nicht einfach
Business Intelligence. Das System muss offen und integ-
eine Software! Finden Sie erst heraus, wo Zahlen und
rativ angelegt sein, nur so kann ein zentrales Data
Zusammenhänge für Ihre Entscheidungen verborgen sein
Warehouse zukunftssicher auf weitere BI-Anwendungs-
könnten. Auf dieser Basis können Sie dann auch Lösun-
felder ausgerollt werden.
gen schaffen und Software auswählen.
Business Intelligence
7
Leitfaden für die Praxis
Die richtigen Kontakte für Ihre Projekte und eine auf Ihren Bedarf zugeschnittene Lösung
Strategische und operative
Finanzierung von IT-Projekten
Managementberatung:
Leasing von Systemlösungen:
INTARGIA Managementberatung
Deutsche Leasing AG
Max-Planck-Straße 20
Frölingstraße 15 – 31
D-63303 Dreieich
D-61352 Bad Homburg v. d. Höhe
http://www.intargia.com
http://www.deutsche-leasing.com
Ansprechpartner:
Ansprechpartner:
Dr. Thomas Jurisch
Holger Höhle, Angelika Zöller
[email protected]
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Tel.: +49 6103 50 86-0
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