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Überblick: ECM Vision Book - Open Text
Tom Jenkins: Enterprise Content Management: What you need to know.
Teil 1: The Business Case
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Kapitel 1: Business Needs
Der Begriff Enterprise Content Management steht für Lösungen zum Erfassen,
Speichern, Auffinden und Verteilen von Informationen. Bei Enterprise Content
Management geht es weniger um Zahlen, sondern vielmehr um unstrukturierte
Daten wie Fließtexte oder Grafiken. Im ersten Kapitel seines Buches zeigt Tom
Jenkins auf, warum und wie ECM-Lösungen in Unternehmen eingesetzt
werden.
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Kapitel 2: ECM-Technologien
ECM-Suites bestehen aus verschiedenen Technologien, die harmonisch
zusammen arbeiten und den gesamten Lebenszyklus elektronischer
Dokumente abdecken. Sie lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen:
Content (Erfassung und Bearbeitung von Inhalten) sowie Collaboration
(Optimierung der Teamarbeit).
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Kapitel 3: Compliance and Corporate Governance
ECM-Lösungen helfen führenden Unternehmen, rechtliche Bestimmungen
einfacher einzuhalten („Legal Compliance“). Am Beispiel des Office of the
Superintendent of Financial Institutions (OSF) zeigt Tom Jenkins auf, wie
wichtig ECM für ein effektives Case Management entsprechend gesetzlicher
Vorgaben ist.
Teil 2: Content Technologies
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Kapitel 4: Suchen / Retrieval
Analysten zufolge verbringen rund die Hälfte aller Angestellten zwei Stunden
täglich mit der Recherche von Informationen. Suchtechnologien sind daher
wichtig, um auf Anhieb relevante Dokumente und Daten zu finden. Jenkins
erläutert in diesem Kapitel die Entwicklung der ersten Suchmaschine für das
Internet. Am Beispiel des National Economic Research Institutes (NERA)
erklärt er, wie Suchtechnologien und Library Management Unternehmen
helfen, kritische Forschungsdokumente als Teil ihrer Knowledge Management
Strategie einzusetzen.
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Kapitel 5: Knowledge Management
Mit Knowledge Management-Technologien verwandeln Unternehmen
Informationen in Wissen und Innovation. Firmen setzen Knowledge
Management-Technologien ein, um Wissen mit Mitarbeitern, Kunden und
Partnern auszutauschen. So treiben sie einen effektiven Austausch von „Best
Practices“ und innovative Entwicklungen voran.
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Kapitel 6: Dokumenten Management
Ursprünglich wollten Unternehmen mit Dokumenten Management (DM) der
immer stärker ansteigende Informationsflut Herr werden. Heute verwenden sie
diese Technologien auch für die Verwaltung von strukturierten und
unstrukturierten Daten. Das Pharmaunternehmen Roche beispielsweise setzt
DMS ein, um Dokumente zu verwalten, rechtliche Vorschriften einzuhalten und
Produktlebenszyklen besser zu überwachen – von der Konzeption bis hin zum
Marketing.
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Kapitel 7: Archivierung und Dokumenten Lifecycle Management
Tom Jenkins geht auf den Lebenszyklus von Dokumenten ein: Von der
Erstellung bis hin zur Archivierung und einem eventuellen bewussten Löschen
der Daten. Die US Army Reserve beispielsweise setzt Records Management
ein, um den Lebenszyklus von Informationen in verschiedenen Repositories zu
organisieren und zu verfolgen.
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Kapitel 8: Web Content Management
Fast jedes Unternehmen hat heute eigene Web-Seiten. Web Content
Management (WCM) ist daher eine wichtige Anforderung und eine
Schlüsseltechnologie von Enterprise Content Management. Unternehmen wie
BMW verwenden WCM, um dieselben Inhalte auf verschiedenen Web-Seiten zu
verwalten und firmeninterne Marken- und Designrichtlinien einzuhalten.
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Kapitel 9: Transactions & EAE
Enterprise Applications Extensions (EAE) beschreibt die Integration von
Informationen aus einer Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendung in ein
ECM-System. Mit Hilfe von EAE können ECM-Systeme auch numerische Daten
aus ERP, Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain
Management (SCM) und Business Intelligence (BI)-Systemen verwalten. Die
United States Airforce beispielsweise setzt EAE-Technologien ein, um Prozesse
zu verwalten und Teams aus verschiedenen Bereichen zu vernetzen.
Teil 3: Collaboration-Technologies
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Kapitel 10: Collaboration
Collaboration-Technologien verbinden Prozesse und einzelne Individuen über
verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg. So entsteht eine
Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter, Partner und Kunden Ideen, Erfahrungen und
Wissen austauschen sowie Projekte fristgemäß abschließen. Lockheed Martin
beispielsweise setzt diese ECM-Technologien ein, um sein Supply Chain
Management sowie Ausschreibungs-Prozesse zu rationalisieren.
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Kapitel 11: Portale
Über einen Web-Browser ermöglichen Portale berechtigten Anwendern einen
Zugriff auf alle Informationen und Anwendungen eines Unternehmens. Portale
werden häufig für die Zusammenfügung verschiedener Technologiekomponenten
einer Enterprise Content Management Suite genutzt. Tom Jenkins beschreibt
Krispy Kremes Portal-Anwendung. Über einen Standard Webbrowser erhalten
Anwender genau die Inhalte und Anwendungen, die sie für ihre täglichen Arbeiten
benötigen.
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Kapitel 12: Rich Media & DAM
Unter Rich Media werden verschiedene Formen digitaler Inhalte verstanden. Mit
Digital Asset Management (DAM) können Unternehmen diesen Content verwalten.
Alaska Airlines beispielsweise setzt entsprechende ECM-Lösungen ein. Mit RichMedia-Technologien führt das Unternehmen effektive Trainings seiner Mitarbeiter
durch und verbessert die Kommunikation.
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Kapitel 13: Messaging und eMail-Management
Messaging umfasst unter anderem eMail, Instant Messaging oder Online-Meetings.
Am Beispiel von Alaska Airlines illustriert Tom Jenkins wie Unified Messaging
Unternehmen ermöglicht, Mitarbeiter effektiver zu schulen und die
Kommunikation zu verbessern.
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Teil 4: Solutions & Implementation
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Kapitel 14: Workflow und Business Process Management
Mit Business Process Management (BPM)-Werkzeugen automatisieren
Unternehmen ihre Prozesse. Sie beschleunigen dadurch Abläufe, verkürzen
Produktlebenszyklen und bringen Produkte sowie Dienstleistungen schneller auf
den Markt. Gleichzeitig können Firmen mit BPM operative Kosten senken, Qualität
in unterschiedlichen Bereichen verbessern und rechtliche Vorschriften einfacher
einhalten. Die United States Air Force beispielsweise nutzt ECM-Technologien, um
Prozesse zu beschleunigen und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen zu
vernetzen.
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Kapitel 15: Enterprise Adoption
Nimmt die Anzahl an Einzellösungen zu, entscheiden sich Unternehmen für eine
unternehmensweite ECM-Strategie. Denn dadurch reduzieren sie die Total Cost of
Ownership für diese Anwendungen. Gleichzeitig können sie einen größeren Nutzen
aus den ECM-Lösungen ziehen, da mehr Menschen im Unternehmen mit den
gleichen Daten arbeiten. Um dies zu illustrieren, erklärt Tom Jenkins eine Reihe
von ECM-Anwendungen bei Siemens, mit denen Versorgungsketten, Forschung
und Entwicklung, Vertrieb sowie Marketing im Unternehmen optimiert werden.
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Kapitel 16: ECM and the Future
Zukünftig wird eine stärkere Interaktion zwischen den einzelnen ECMTechnologien notwendig sein. Der Wert von ECM wird in der Verbindung dieser
Anwendungen liegen und nicht in den einzelnen Technologien selbst. Ausführlich
geht Tom Jenkins in diesem Kapitel auch auf die fünf wichtigsten ECM-Trends ein:
die wachsende Bedeutung gesetzlicher Vorschriften und Regulierungen (Legal
Compliance), Sicherheit, höhere Bandbreite, Online-Mobilität und elektronische
Marktplätze.
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