Praxishandbuch SAP-Finanzwesen
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Heinz Forsthuber, Jörg Siebert Praxishandbuch SAP®-Finanzwesen Bonn Boston Inhalt Einleitung .................................................................................. 15 1 Überblick ................................................................. 19 1.1 1.2 1.3 1.4 2 Berichte und Transaktionscodes .............................. Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip .................... Integration .............................................................. 1.3.1 Neuerungen in SAP ERP Financials (Release SAP ERP 6.0) ............................... 1.3.2 Releasewechsel ......................................... 1.3.3 Erweiterungspakete (EHPs) ........................ 1.3.4 Wartungsstrategie ..................................... Fazit ....................................................................... 20 21 23 24 27 28 31 31 Hauptbuchhaltung .................................................. 33 2.1 2.2 2.3 2.4 Grundlagen ............................................................. 2.1.1 Kosten- und Leistungsrechnung ................. 2.1.2 Ziele der Hauptbuchhaltung ...................... 2.1.3 Konfiguration des Systems ......................... 2.1.4 Mandant ................................................... 2.1.5 Kontenplan ............................................... 2.1.6 Buchungskreis ........................................... 2.1.7 Geschäftsbereich ....................................... 2.1.8 Profit-Center ............................................. 2.1.9 Kostenrechnungskreis ................................ SAP-Komponente FI-GL .......................................... Stammdaten ........................................................... 2.3.1 Aufbau der Sachkontenstammdaten .......... 2.3.2 Sachkontenpflege des Kontenplansegments ................................. 2.3.3 Sachkontenpflege des Buchungskreissegments ............................. 2.3.4 Sachkontenstammdaten ändern ................. 2.3.5 Sachkonten sperren ................................... Belege im SAP-System ............................................ 2.4.1 Belegaufbau .............................................. 2.4.2 Belegkopf .................................................. 33 34 35 35 36 36 37 37 37 38 39 41 42 43 47 53 61 62 63 64 7 Inhalt 2.5 2.6 2.7 2.8 3 65 68 69 71 72 72 77 82 83 89 96 96 99 102 112 Kreditorenbuchhaltung ........................................... 113 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 8 2.4.3 Belegart ..................................................... 2.4.4 Belegposition ............................................. 2.4.5 Buchungsschlüssel ...................................... 2.4.6 Sonderhauptbuchkennzeichen .................... Belegerfassung ........................................................ 2.5.1 Sachkontenbuchung erfassen ..................... 2.5.2 Erfassungshilfen ......................................... Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials ............. 2.6.1 Überblick ................................................... 2.6.2 Profit-Center-Reorganisation ...................... Auswertungen in der Hauptbuchhaltung ................. 2.7.1 Journal ....................................................... 2.7.2 Bilanz ......................................................... 2.7.3 E-Bilanz ...................................................... Fazit ........................................................................ Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... SAP-Softwarekomponente FI-AP ............................. Stammdaten ............................................................ 3.3.1 Aufbau der Kreditorenstammdaten ............ 3.3.2 Kreditorenkonto anlegen ........................... 3.3.3 Lieferantenkonto sperren ........................... Conto pro Diverse (CpD) ......................................... Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick ........... Eingangsrechnungen erfassen .................................. 3.6.1 Allgemeine Buchung .................................. 3.6.2 Einbildtransaktion in FI .............................. 3.6.3 Schnellerfassung ......................................... 3.6.4 Rechnungsprüfung in MM .......................... Maschineller Zahlungsverkehr ................................. 3.7.1 Zahlwege im SAP-System ........................... 3.7.2 Zahlungssperrgründe .................................. 3.7.3 Einstieg in das Zahlprogramm ..................... 3.7.4 Zahlungsvorschlag ...................................... 3.7.5 Zahllauf ausführen ...................................... Manueller Zahlungsausgang .................................... 3.8.1 Vollständiger Ausgleich .............................. 3.8.2 Restposten ................................................. 3.8.3 Teilzahlung ................................................. 113 114 114 115 116 124 125 127 130 130 133 134 136 138 139 141 142 146 152 153 153 157 160 Inhalt 3.9 Auswertungen in der Kreditorenbuchhaltung .......... 3.9.1 Bestätigung von kritischen Änderungen ..... 3.9.2 OP-Fälligkeitsanalyse ................................. 3.9.3 Kreditoren-Infosystem ............................... 3.10 Fazit ....................................................................... 4 162 162 165 167 170 Debitorenbuchhaltung ............................................ 171 4.1 4.2 4.3 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ......................... SAP-Softwarekomponente FI-AR ............................ Stammdaten ........................................................... 4.3.1 Debitorenkonto anlegen ............................ 4.3.2 Debitorenkonto sperren ............................ 4.3.3 Debitorenstammsätze archivieren .............. 4.4 SEPA-Mandatsverwaltung ....................................... 4.4.1 Kreditorenkennung .................................... 4.4.2 Mandatsverwaltung im SAP-System ........... 4.4.3 Formular SEPA_MANDATE ........................ 4.4.4 Konfiguration der SEPA-Mandate .............. 4.4.5 Nummernvergabe ...................................... 4.4.6 Integration mit dem Zahlprogramm ........... 4.4.7 Mandate für Kreditoren ............................. 4.5 Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick .......... 4.6 Kreditlinien überwachen mit SAP Credit Management .......................................................... 4.7 Kundeninteraktion mit SAP Biller Direct ................. 4.8 Zahlungsabzüge mit SAP Dispute Management klären ................................................ 4.9 Schriftliches Mahnverfahren .................................... 4.9.1 Einführung in das Mahnprogramm ............. 4.9.2 Parameter pflegen ..................................... 4.9.3 Mahnvorschlag erstellen ............................ 4.9.4 Mahnvorschlag bearbeiten ........................ 4.9.5 Mahnbriefe drucken .................................. 4.10 Auswertungen in der Debitorenbuchhaltung ........... 4.10.1 Debitorenverzeichnis ................................. 4.10.2 Debitorensalden ........................................ 4.10.3 Debitoren-Zahlungsverhalten .................... 4.10.4 Debitoren-Infosystem ................................ 4.10.5 SAP Credit Management ........................... 171 173 174 175 186 188 190 192 193 196 198 200 200 200 202 205 213 220 229 229 231 235 237 242 246 246 249 251 253 263 9 Inhalt 4.10.6 SAP Dispute Management ......................... 4.10.7 SAP Collections Management ..................... 4.11 Einzelpostenanzeige für Debitorenkonten ................ 4.11.1 Selektionsbild ............................................ 4.11.2 Funktionen innerhalb der Einzelpostenanzeige ................................... 4.11.3 Felder der Kopfzeilen nach eigenen Bedürfnissen erweitern ............................... 4.11.4 Freie Selektionen erweitern und beeinflussen ............................................... 4.12 Fazit ........................................................................ 5 276 292 294 297 Anlagenbuchhaltung ............................................... 299 5.1 5.2 5.3 5.4 10 264 265 266 267 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... SAP-Softwarekomponente FI-AA ............................. 5.2.1 Kontenplan und Bewertungsplan ............... 5.2.2 Bewertungsbereich ..................................... 5.2.3 Bewertungsparameter ................................ 5.2.4 Überleitung von Werten in das Hauptbuch ................................................. 5.2.5 Abgeleitete Bewertungsbereiche ................ 5.2.6 Integration ins Controlling .......................... 5.2.7 Aspekte der Integration ............................. Stammdaten ............................................................ 5.3.1 Klassifizierende Ebene: Anlagenklasse ........ 5.3.2 Anlagenbezogene Ebene: Anlagenkomplex und Unternummer ........... 5.3.3 Anlagenstammsatz anlegen ........................ 5.3.4 Anlagenstammsatz ändern .......................... 5.3.5 Anlagenunternummer ................................ 5.3.6 Anlagenstammsatz sperren ......................... Anlagenbewegungen ............................................... 5.4.1 Bewegungsarten bei Anlagenbewegungen .................................. 5.4.2 Belegarten beim Anlagenzugang ................ 5.4.3 Anlagenzugang buchen .............................. 5.4.4 Abschreibung ............................................. 5.4.5 Anlagenabgang .......................................... 5.4.6 Anlage umbuchen ...................................... 299 300 301 302 304 305 306 306 307 309 311 312 313 322 324 326 327 327 328 328 341 344 350 Inhalt 5.5 5.6 5.7 6 Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung .............. 5.5.1 Anlagenbestand ......................................... 5.5.2 Verzeichnis unbebuchter Anlagen .............. Auswirkungen des neuen Hauptbuchs auf FI-AA ..... 5.6.1 Parallele Rechnungslegung mittels Delta-Bewertungsbereich .......................... 5.6.2 Verbesserte Unterstützung des Bruttoverfahrens ........................................ Fazit ....................................................................... 353 353 355 356 357 359 360 Bankbuchhaltung .................................................... 361 6.1 6.2 6.3 6.4 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ......................... SAP-Softwarekomponente FI-BL ............................. Stammdaten ........................................................... Auswirkungen von SEPA ......................................... 6.4.1 Gesetzliche Rahmenbedingungen .............. 6.4.2 Teilnehmerländer ...................................... 6.4.3 Neue Zahlungsverkehrsprodukte ............... 6.4.4 Anpassungen im SAP-System ..................... 6.5 Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation .......... 6.5.1 Zahlungseingang ........................................ 6.5.2 Zahlungsausgang ....................................... 6.5.3 Bankenkommunikation .............................. 6.6 Verarbeitung von Kontoauszügen ........................... 6.6.1 Kontoauszug einlesen ................................ 6.6.2 Kontoauszug nachbearbeiten ..................... 6.6.3 Nachkontierung im Kontoauszug ............... 6.7 Erweiterung der Kontoauszugsverarbeitung mit EHP 6 ............................................................... 6.8 Kassenbuch ............................................................ 6.9 Scheckeinreicher ..................................................... 6.10 Wechselverwaltung ................................................ 6.10.1 Besitzwechsel ............................................ 6.10.2 Schuldwechsel ........................................... 6.11 Auswertungen in der Bankbuchhaltung ................... 6.11.1 Liquiditätsvorschau .................................... 6.11.2 Schecknachweis ......................................... 6.12 Fazit ....................................................................... 361 362 362 366 367 368 368 370 373 374 378 382 385 386 388 391 393 397 407 413 414 430 437 438 442 444 11 Inhalt 7 Abschlussarbeiten ................................................... 445 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... Verwaltung der vorerfassten Belege ......................... Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos .................... Überleitung von Löhnen und Gehältern ................... Rückstellungen ........................................................ Periodische Abgrenzungen ...................................... 7.6.1 Dauerbuchungsbeleg .................................. 7.6.2 Accrual Engine ........................................... Anlagenbuchhaltung ............................................... 7.7.1 Anlagen im Bau .......................................... 7.7.2 Anlageninventur ......................................... 7.7.3 Abschreibungslauf ...................................... 7.7.4 Anlagengitter ............................................. Wertberichtigungen ................................................ 7.8.1 Einzelwertberichtigungen ........................... 7.8.2 Pauschalwertberichtigung .......................... Verzinsung .............................................................. Abstimmungsmaßnahmen ....................................... 7.10.1 Manuelle Überprüfung der Buchungen ................................................. 7.10.2 Technische Abstimmung der Verkehrszahlen ........................................... Intercompany-Abstimmung ..................................... Umgliederung ......................................................... Saldenbestätigungen ............................................... Periodensteuerung .................................................. Umsatzsteuer .......................................................... Saldovortrag ............................................................ Fazit ........................................................................ 445 448 451 459 463 470 471 477 487 488 495 497 510 513 513 517 525 530 530 535 537 545 553 558 562 568 575 Anhang ............................................................................ 577 A 12 Grundlagen des SAP-Systems ............................................. A.1 Bedienung von SAP ERP .......................................... A.2 Einführung .............................................................. A.3 Anmelden ............................................................... A.4 Vorgehensweise beim Anmelden ............................. A.5 Benutzeroberfläche .................................................. 579 579 580 580 582 583 Inhalt A.6 A.7 A.8 A.9 A.10 A.11 A.12 A.13 A.14 A.15 Navigation .............................................................. Dateneingabe ......................................................... Benutzereinstellungen ............................................ Meldungstypen ....................................................... Modi ...................................................................... Daten speichern ..................................................... SAP-Bibliothek ....................................................... SAP-Glossar ............................................................ Abmelden ............................................................... Bearbeitungsoptionen Buchhaltung ........................ 584 590 591 598 599 600 601 601 602 602 B Beispiel für einen Abschlussplan ........................................ 613 C Menüpfade ....................................................................... C.1 Kapitel 2 – Hauptbuchhaltung ................................ C.2 Kapitel 3 – Kreditorenbuchhaltung ......................... C.3 Kapitel 4 – Debitorenbuchhaltung .......................... C.4 Kapitel 5 – Anlagenbuchhaltung ............................. C.5 Kapitel 6 – Bankbuchhaltung .................................. C.6 Kapitel 7 – Abschlussarbeiten ................................. D Glossar .............................................................................. 627 E Weiterführende Informationsquellen ................................. 637 F Die Autoren ...................................................................... 639 617 617 617 618 620 620 622 Index ....................................................................................... 641 13 Einleitung Das Praxishandbuch SAP-Finanzwesen widmet sich ausführlich der Anwendungskomponente für die Finanzbuchhaltung (FI) innerhalb von SAP ERP Financials. Das Buch soll Sie bei der täglichen Arbeit mit FI unterstützen und Ihnen dafür praktische Tipps und Erfahrungen an die Hand geben. Seit 2006 bietet SAP für den letzten Releasestand SAP ERP 6.0 sogenannte Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs) an, um zusammen mit den Wartungsintervallen innovative Systembausteine, die Business Functions, zur Verfügung zu stellen. SAP-Kunden können je nach genutzten Modulen eine Auswahl treffen, welche dieser Business Functions sie aktivieren wollen und welche nicht. Die erste Auflage dieses Praxishandbuchs erschien bereits 2002. Die fünfte Auflage basiert auf dem aktuellen Release SAP ERP 6.0 (ehemals SAP ERP 2005) EHP 6 und ist sowohl für Neueinsteiger als auch für erfahrene SAP-Anwender, die sich in das neue Release einarbeiten möchten, geeignet. Viele SAP-Kunden haben mittlerweile auf SAP ERP 6.0 umgestellt und die SAP R/3-Releases 4.6C und 4.7 abgelöst. Da mit den neuen Releases und EHPs über die Jahre viele neue Funktionen hinzugekommen sind, musste das Buch bereits mehrmals überarbeitet und erheblich erweitert werden. Seit der dritten Auflage wirkt neben Heinz Forsthuber auch Jörg Siebert als Autor mit, der wie Herr Forsthuber bereits mehrere Bücher für SAP PRESS geschrieben hat. An wen richtet sich dieses Buch? Dieses Buch richtet sich an Leser, die Grundkenntnisse im Rechnungswesen haben und sich nun mit der SAP-Applikation FI vertraut machen möchten. Darüber hinaus bietet das Werk auch für bereits erfahrene SAP-Anwender eine Einführung in die Funktionen von 15 Einleitung SAP ERP 6.0. Alle Leser werden von den zahlreichen Praxistipps und Beispielen profitieren. Aufbau und Inhalt Das Buch umfasst sieben Hauptkapitel. Kapitel 1 stellt die Neuerungen in SAP ERP Financials im Überblick dar. Kapitel 2 befasst sich mit der Hauptbuchhaltung (SAP-Komponente FI-GL). Die Hauptbuchhaltung ist der Kern jedes Rechnungswesens. Neben den Grundlagen mit Begriffen wie Mandant, Kontenplan, Buchungskreis, Geschäftsbereich und Profit-Center erhalten Sie eine Anleitung dazu, wie Sie die Stamm- und Bewegungsdaten im SAPSystem optimal verwenden können. In einem weiteren Abschnitt erfahren Sie, was es mit dem neuen Hauptbuch auf sich hat. Neu hinzugekommen ist in dieser Auflage das Thema der Profit-Center-Reorganisation sowie die Erstellung und Versendung der E-Bilanz an die Finanzbehörden. Verbindlichkeiten werden in der Kreditorenbuchhaltung, also in der SAP-Komponente FI-AP, verwaltet. Dieses Thema behandeln wir ausführlich in Kapitel 3. Die Erfassung von Eingangsrechnungen wird in vier verschiedenen Varianten ausführlich dargestellt. Mit Ausführungen zum Zahlprogramm wird die Organisation des maschinellen Zahlungsverkehrs erläutert. Auswertungen zu kritischen Stammsatzänderungen und eine Analyse der Fälligkeit von Verbindlichkeiten runden das Kapitel ab. Kapitel 4 beschäftigt sich mit der Debitorenbuchhaltung (SAP-Komponente FI-AR). Besonders in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten ist ein effizientes Forderungsmanagement gefragt. Neben FI-AR gibt es in Release SAP ERP 6.0 drei wesentliche Neuerungen im Bereich Forderungsmanagement/Financial Supply Chain Management. Risiken werden mit dem SAP Credit Management anhand von Kreditlimits bewertet. Werden Rechnungen nicht vollständig bezahlt, kann schließlich mit SAP Dispute Management eine elektronische Akte zur Klärung des Sachverhalts erstellt werden. In Zusammenhang mit der SEPA-Einführung wurde das Thema der Mandatsverwaltung neu in Kapitel 4 integriert. 16 Einleitung Thema von Kapitel 5 ist die Anlagenbuchhaltung. Im SAP-Nebenbuch Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden Wirtschaftsgüter physisch und wertmäßig verwaltet. In Kapitel 5 werden daher die SAP-Begriffe Bewertungsplan, Bewertungsbereich und Bewertungsparameter näher erläutert. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie innerhalb eines Arbeitsschritts mehrere Stammsätze gleichzeitig angelegt werden können bzw. wie Zugangsbuchungen für diese Wirtschaftsgüter aussehen können. Mit der Umbuchung, der Abschreibung und der Abgangsbuchung schließt sich dann der Lebenszyklus der Anlage. Kapitel 6 widmet sich der Bankbuchhaltung. Bei der Bankbuchhaltung (FI-BL) handelt es sich um ein klassisches Thema, das mit der Einführung der Single Euro Payments Area (SEPA) erneut in den Fokus rückt. Zunächst werden in diesem Kapitel die Stammdaten ausführlich dargestellt. Im neuen Release ist außerdem eine Funktion hinzugekommen, die es ermöglicht, Datenträger und Kontoauszüge mit den jeweiligen Hausbanken einfacher auszutauschen. Im Zusammenhang mit EHP 6 wird von SAP eine erweiterte Kontoauszugsverarbeitung angeboten, die neu in Kapitel 6 aufgenommen wurde. Kassenbuch, Scheckeinreicher und Wechselverwaltung ergänzen den Themenkomplex Bankbuchhaltung, der mit wichtigen Auswertungen zur Liquiditätsvorschau abgeschlossen wird. Kapitel 7 zeigt Ihnen auf fast 200 Seiten, wie Sie besonders schnelle Abschlüsse durchführen können (Fast Close). Wiederkehrende periodische Aufgaben, wie etwa die Umgliederung von Forderungen und Verbindlichkeiten oder auch Verzinsung, können mithilfe dieser Software unterstützt werden. Zusätzlich stehen ab SAP R/3Release 4.7 eine Abgrenzungsmaschine (Accrual Engine) und ab den SAP ERP-Releases ein Tool für die Intercompany-Abstimmung zur Verfügung. Der Anhang soll die Hauptkapitel dieses Buches mit praktischen Dokumentationen ergänzen. Neben einer Zusammenfassung der in diesem Buch verwendeten Menüpfade ist, passend zu Kapitel 7, ein Beispiel eines strukturierten Abschlussplans für Sie hinterlegt. Außerdem finden Sie im Anhang ein Glossar und eine Einführung in die Bedienung des SAP-Systems. 17 Einleitung Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten? Die einzelnen Kapitel des Buches können unabhängig voneinander gelesen werden, sodass Sie die Freiheit haben, einzelne Kapitel zu überspringen und sich auf die für Sie interessanten Themen zu konzentrieren. Um Ihnen die Arbeit mit diesem Buch zu erleichtern, verwenden wir spezielle Symbole: Mit diesem Symbol möchten wir Sie vor einem möglichen Problem warnen. Seien Sie besonders achtsam, wenn Sie diese Aufgabe in Angriff nehmen oder diese Funktion nutzen möchten. Dieses Symbol leitet ein längeres Beispiel ein oder stellt ein kürzeres Beispiel in einem Kasten dar. Oftmals werden wir die im Text besprochenen Themen und Funktionen durch ein Beispiel illustrieren. Dieses Symbol markiert einen Tipp. Hier weisen wir auf eine wichtige Information noch einmal besonders hin, die Ihnen die Arbeit erleichtern kann. Danksagungen Bücher zu schreiben ist nicht einfach, und gerade ein Fachbuch zu einer komplexen Anwendungssoftware wie FI fordert nicht nur von den Autoren großen Einsatz. Viele Freunde und Kollegen haben uns bei diesem Buchprojekt durch Ratschläge, zusätzliche Informationen und ihre Korrekturen unterstützt. Bei ihnen allen bedanken wir uns herzlich! Heinz Forsthuber bedankt sich besonders bei der OctaVIA AG und hier speziell bei Herrn Dirk Benderoth, die ihn durch Bereitstellung eines SAP-Systems auf dem Releasestand SAP ERP 6.0 EHP 6 sowie durch tatkräftige und kompetente Hilfe unterstützt haben. Besonders wichtig war jedoch fraglos die Unterstützung durch unsere Familien. Ein besonderes Dankeschön gilt Erika und Wolfgang Siebert sowie Karin Bädekerl und Helma und Walter Forsthuber – ihnen ist dieses Buch gewidmet. Heinz Forsthuber und Jörg Siebert 18 »Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart verstehen.« Gemäß diesem Leitspruch erhalten Sie in diesem Kapitel einen Überblick über die Entwicklung der SAPLösung für das Rechnungswesen. Außerdem finden Sie eine Zusammenfassung der Neuerungen in SAP ERP Financials. 1 Überblick Im Jahr 1972 gründeten fünf ehemalige Mitarbeiter von IBM – Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp und Hasso Plattner – das kleine Unternehmen SAP in Weinheim. 1977 siedelte SAP dann nach Walldorf um. Bereits von Anfang an war die Buchhaltungssoftware eine der Kernlösungen von SAP. Die Architektur und das Konzept der SAP-Finanzbuchhaltung wurden vor allem von Claus Wellenreuther geprägt. Die ersten Softwarepakete R/1 und R/2 beinhalteten bereits die Komponente RF, wobei der Buchstabe »R« für Realtime (Echtzeit) und der Buchstabe »F« für Finanzbuchhaltung steht. In diesen Versionen war eine Hauptbuchhaltung mit Nebenbüchern für Lieferanten, Kunden und Anlagen verfügbar. In R/2-Zeiten wurde die grafische Benutzeroberfläche maßgeblich durch den Großrechner mit dessen Zeichenorientierung geprägt. Abbildung 1.1 zeigt eine alte Transaktion zur Stammdatenerfassung. Abbildung 1.1 R/2-Benutzeroberfläche 19 Die Komponente RF 1 Überblick Einige Konzepte aus dieser Zeit haben bis zum aktuellen SAP-Release überlebt. Im Folgenden geben wir Ihnen dazu einige Beispiele. 1.1 Berichte und Transaktionscodes Berichte RFBILA00/ RAGITT00 Heutige Auswertungen, die mit den Anfangsbuchstaben »RF« beginnen, haben ihren Ursprung in der Zeit der Komponente RF. Zum Beispiel findet man im aktuellen SAP-Release noch eine Bilanzauswertung mit dem Berichtsnamen RFBILA00. Berichte mit den Anfangsbuchstaben RA stammen aus der gleichen Epoche. »RA« steht für die Applikation Anlagenbuchhaltung. Ein Beispiel dafür ist das Anlagengitter RAGITT00. Wenn Sie Berichte im Finanzwesen allgemein oder in der Anlagenbuchhaltung im Besonderen suchen, ist es also hilfreich, in der Berichtssuche mit RF* oder RA* zu arbeiten. Das Prinzip der Transaktionscodes In der Anfangszeit von SAP wurde die Software ausschließlich mit Berichtsnamen und Transaktionscodes bedient. Für den SAP-Anwender gab es als Hilfsmittel kleine gedruckte Faltmappen, die alle Funktionen und damit einhergehenden Transaktionscodes enthielten. Neben den Berichtsnamen hat auch das Prinzip der Transaktionscodes die Zeit überlebt. Folgende Transaktionscodes finden Sie z.B. im aktuellen SAP-Release: 왘 FB01 – Finanzbuchhaltung, Beleg anlegen 왘 FB02 – Finanzbuchhaltung, Beleg ändern 왘 FB03 – Finanzbuchhaltung, Beleg anzeigen 왘 FD01 – Finanzbuchhaltung, Debitoren anlegen 왘 FD02 – Finanzbuchhaltung, Debitoren ändern 왘 FD03 – Finanzbuchhaltung, Debitoren anzeigen 왘 FK01 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren anlegen 왘 FK02 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren ändern 왘 FK03 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren anzeigen 왘 KS01 – Kostenrechnung, Kostenstelle anlegen 왘 KS02 – Kostenrechnung, Kostenstelle ändern 왘 KS03 – Kostenrechnung, Kostenstelle anzeigen Auch heute können Sie mit diesen Kürzeln schnell auf SAP-Funktionen zugreifen. Die Bedeutung der Transaktionen ist jedoch aufgrund 20 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip 1.2 der Übersichtlichkeit von Menüpfaden und der damit verbundenen Navigationsstrukturen zurückgegangen. In diesem Buch wird deshalb auch der Fokus auf die Menüpfade und weniger auf die einzelnen Transaktionen gelegt. Im Anhang finden Sie ein Verzeichnis der verwendeten Menüpfade dieses Buches, und im Index sind alle Transaktionen, die in diesem Buch vorkommen, aufgeführt. Zusätzlich zu diesen funktionalen Relikten wurden einige konzeptionelle Grundprinzipien bis heute beibehalten. Dazu gehört neben der Echtzeitverarbeitung auch das Belegprinzip. 1.2 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip Die Echtzeitverarbeitung von Informationen sorgte in Bezug auf das Rechnungswesen schon in den ersten SAP-Releases für eine gleichzeitige Verarbeitung der Informationen im Hauptbuch und in den Nebenbüchern. Nach dem Realtime-Prinzip werden vor dem Buchungsvorgang alle angeschlossenen Module auf eine fehlerfreie Verarbeitung geprüft. Dies umfasst Einkauf, Vertrieb, Reisekostenabrechnung, Kostenrechnung und vieles mehr. In der Anfangszeit von SAP war in den meisten Unternehmen eine Tagesendverarbeitung üblich. Die Tagesendverarbeitung hatte jedoch zur Folge, dass Buchungsprüfungen erst spät nach der Datenerfassung erfolgten und anschließend eine Fehlermappe für Korrekturen erstellt wurde. Die abgehefteten physischen Belege mussten für diesen Zweck ein weiteres Mal bemüht werden – ein zusätzlicher manueller Arbeitsschritt. Nur mit einer Echtzeitverarbeitung war aber ein Belegprinzip sinnvoll anwendbar. Das Belegprinzip besteht darin, einen Buchungsbeleg möglichst immer nur einmal betrachten zu müssen. Sind zu diesem Zeitpunkt alle Informationen korrekt, kann dieser elektronisch gebucht und der physische Beleg abgeheftet werden. Selbst heute gibt es am Markt noch Softwarelösungen, die eine Echtzeitverarbeitung und das Belegprinzip nicht vollständig beherrschen. Dort werden Buchungsbelege mit einem periodischen Job alle fünf bis zehn Minuten zur Überprüfung und Verarbeitung herangezogen. Wenn Sie heute im SAP-System bei der Erfassung einer Eingangsrechnung direkt auf einen Fehler in der Zusatzkontierung »Kosten- 21 Tagesendverarbeitung und Fehlermappen 1 Überblick stelle« hingewiesen werden, liegt das an dem immer noch gültigen Prinzip der Echtzeitverarbeitung. Verschiedene Module In der Hauptbuchhaltung (FI-GL) laufen die gesammelten Zahlen aus allen Nebenbüchern zusammen. Auf dieser Grundlage werden Bilanzen erstellt. Die Debitorenbuchhaltung (FI-AR, Accounts Receivable) ist in Echtzeit an das Hauptbuch angeschlossen und ermöglicht ein Forderungsmanagement auf Kunden- und Einzelpostenebene. Neue Geschäfte werden in Form von Rechnungen vom Vertriebsmodul SD (Sales and Distribution) direkt übergeben. FI-AP (Accounts Payable), die Kreditorenbuchhaltung, verwaltet die Lieferanten und damit Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Ist das Einkaufsmodul MM (Materialmanagement) im Einsatz, können neue Eingangsrechnungen direkt gegen Bestellungen und Wareneingänge geprüft werden. Bei der Bankbuchhaltung FI-BL (Bank Ledger) handelt es sich um ein »unechtes Nebenbuch«. Bankkonten werden über das Hauptbuch abgebildet, lediglich das Kassenbuch hat hier den Charakter einer kleinen Nebenbuchhaltung. Das Modul CO (Controlling) ist um einiges vielschichtiger, als die Module der Finanzbuchhaltung hier skizziert wurden. Es wird in diesem Bereich nochmals zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung unterschieden. Die wichtigsten CO-Komponenten sind: 왘 CO-OM – Gemeinkostenrechnung (Overhead Cost Management) 왘 CO-PC – Produktkostenrechnung (Product Costing) 왘 CO-PA – Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (Profitability Analysis) Der Themenkomplex Controlling wird in diesem Buch nicht weiter behandelt. Für eine Vertiefung empfehlen wir Ihnen das Buch »Praxishandbuch SAP-Controlling« von Uwe Brück (SAP PRESS). Gemeinsame Stammdaten Den verschiedenen Modulen liegt jeweils eine gemeinsame Datenbank zugrunde. Der wesentliche Vorteil dieser gemeinsamen Datenbasis besteht darin, dass z.B. Kundenstammdaten für die Module FI und SD nur einmal vorgehalten werden müssen. Das Gleiche gilt für den Einkaufsprozess und die Lieferantendaten für die Module FI und MM. Insbesondere für Prozessschritte, die an den Grenzen der jeweiligen Abteilungen erfolgen, wie etwa eine Kreditlimitprüfung oder die Prüfung von Eingangsrechnungen, ist diese gemeinsame Architektur von Vorteil. 22 Integration 1.3 Das Belegprinzip sorgt dafür, dass die Informationen von allen relevanten Modulen in Echtzeit geprüft und anschließend zur Verfügung gestellt werden. Damit verfügt das Controlling unmittelbar über Informationen zu Erlös- und Aufwandspositionen. Das Gleiche gilt für die Bankbuchhaltung, in der zukünftige Geldmittelabflüsse aus Bestellanforderungen, Bestellungen und Kreditoren sowie zukünftige Geldmittelzuflüsse aus Aufträgen und Fakturen in Echtzeit vorliegen. Dieser Integrationsaspekt wird in diesem Buch in den jeweiligen Kapiteln zur Debitoren-, Kreditoren- und Bankbuchhaltung ausführlich beschrieben. 1.3 Integration Als SAP-Anwender können Sie innerhalb einer einheitlichen Benutzeroberfläche Funktionen in Finanzwesen, Einkauf, Verkauf oder Controlling aufrufen – vorausgesetzt, die notwendigen Benutzerberechtigungen liegen vor. Dieser Umstand ist einer der wichtigsten Vorteile eines integrierten Systems. Im konkreten Anwendungsfall ist er hilfreich, um den Belegfluss zu verfolgen, indem z.B. ein Absprung aus der Fälligkeitsanalyse in die Debitorenbuchhaltung und anschließend in das Vertriebsmodul SD möglich ist. Ein ähnlicher Drilldown im Berichtswesen ist z.B. von der Liquiditätsübersicht in die Kreditorenbuchhaltung und anschließend in den Einkauf denkbar. Diese beiden Beispiele für Anwendungsfälle demonstrieren den Integrationsvorteil einer einheitlichen Benutzeroberfläche in Kombination mit dem internen Belegfluss. Andere Softwarelösungen, die mit »Datensilos« und Schnittstellen arbeiten, werden diese Möglichkeiten kaum bieten können. Einheitliche Benutzeroberfläche Das SAP-Produkt für das Rechnungswesen heißt nun SAP ERP Financials. Außer den Anwendungen für Finanzbuchhaltung und Controlling wird unter diesem Dach noch einiges mehr zusammengefasst. SAP ERP Financials umfasst die folgenden Bereiche: SAP ERP Financials 왘 Finanzwesen (FI) Mit FI können Sie alle buchhalterischen Daten verwalten und darstellen, Geschäftsvorfälle nach dem Belegprinzip aufzeichnen, einen integrierten Datenfluss ermöglichen, Buchhaltungsdaten in Echtzeit zur Verfügung stellen und automatische Buchungen im Hauptbuch vornehmen. All diese Bereiche sind Thema dieses Buches. 23 1 Überblick 왘 Controlling (CO) CO bietet Funktionen für die Koordination, Überwachung und Optimierung der unternehmerischen Aktivitäten. CO ist nicht nur mit FI, sondern auch eng mit den Produktions- und Logistikmodulen integriert, sodass alle Daten, die für die Kostenrechnung relevant sind, automatisch dort einfließen können. 왘 Forderungs- und Kreditmanagement Mithilfe von Funktionen für das Forderungs- und Kreditmanagement und der elektronischen Rechnungsabwicklung kann das Working Capital optimiert werden, indem Geldflüsse von der Bestellung bis zur Bezahlung sowie umgekehrt vom Auftragseingang bis zum Geldeingang überwacht und verbessert werden. Dafür stehen verschiedene Produkte zur Verfügung, von denen einige (Dispute, Collections und Credit Management sowie Biller Direct) auch Thema dieses Buches sind. (Die entsprechenden Funktionen wurden über einen langen Zeitraum unter dem Oberbegriff Financial Supply Chain Management (FSCM) eingeordnet, der auch teilweise aktuell noch im Anwendungsmenü enthalten ist. Inzwischen ist dieser Oberbegriff offiziell weggefallen, die darunter versammelten Funktionen bestehen aber fort.) 왘 Treasury Mit SAP Treasury and Risk Management werden Geschäfte an Kapitalmärkten sowie der interne und externe Zahlungsverkehr optimiert. Wertpapiere, Geld-, Devisen- und Derivatgeschäfte werden mit dem entsprechenden Nebenbuch abgedeckt. Das Praxishandbuch SAP-Finanzwesen beleuchtet einen kleinen Aspekt des Zahlungsverkehrs, nämlich das Thema SEPA und die SAPLösung Bank Communication Management. 1.3.1 Neuerungen in SAP ERP Financials (Release SAP ERP 6.0) Das Release SAP ERP 6.0 ist für neue SAP-Kunden das Startrelease und für Bestandskunden die Plattform für ein Zielrelease. Die vorliegende fünfte Auflage des Praxishandbuchs SAP-Finanzwesen basiert auf diesem Release und soll sowohl Grundkenntnisse im SAP-Finanzwesen vermitteln als auch Neuerungen von ERP 6.0 gegenüber dem Vorgängerrelease R/3 herausstellen. Was die Neuerungen anbelangt, sind im Wesentlichen die folgenden Funktionen zu nennen: 24 Integration 왘 Das neue Hauptbuch Die Erneuerung der Kernkomponente des Rechnungswesens ist sicherlich die größte Neuerung im ERP-Release. Kapitel 2, »Hauptbuchhaltung«, geht auf die grundsätzliche Rolle des klassischen Hauptbuchs FI-GL ein und stellt die Neuerung im Kontext dar. 왘 Accrual Engine Abgrenzungsbuchungen werden in Kapitel 7, »Abschlussarbeiten«, näher behandelt. Bisher konnten diese ausschließlich mit Dauerbuchungen erstellt werden. Die Accrual Engine bietet dazu eine neue Alternative. 왘 Intercompany-Abstimmung Geschäftsbeziehungen innerhalb einer Unternehmensgruppe erzeugen Intercompany-Buchungsbelege. Sie müssen im Rahmen der Abschlussarbeiten abgestimmt werden. Kapitel 7 stellt Ihnen die Neuerungen in diesem Bereich vor. 왘 Elektronische Umsatzsteuermeldung Eine kleine Neuerung bietet die elektronische Umsatzsteuermeldung. Bisher konnten ausschließlich Papierdokumente an die Behörden gesendet werden. Kapitel 7 beschreibt die Vorgehensweise des durchgängigen elektronischen Prozesses. 왘 Forderungsmanagement Das Forderungsmanagement – ehemals Teil von FSCM (Financial Supply Chain Management) – ist im SAP ERP-Release umfassend erneuert worden. Mit neuen Lösungen zum Credit, Collections und Dispute Management sowie mit der Komponente Biller Direct kann der Geschäftsprozess besser unterstützt werden. Kapitel 4, »Debitorenbuchhaltung«, zeigt hier die Potenziale. 왘 Bankenkommunikation Diese neue Lösung ermöglicht einen direkten Austausch der Zahlungsträgerdateien bzw. Kontoauszüge mit den jeweiligen Hausbanken. Details dazu liefert Kapitel 6, »Bankbuchhaltung«. 왘 Möglichkeit eines Self-Services für die Anlageninventur Dieses Szenario wurde für SAP Deutschland entworfen und dient als Beispiel dafür, was mit der neuen Basisinfrastruktur SAP NetWeaver alles möglich ist. Kapitel 7, »Abschlussarbeiten«, bietet Ihnen davon einen Eindruck. 왘 Verbesserungen im Abschreibungslauf und im periodischen Bestandsbucher Diese Neuerung ist für den Anwender nicht auf den ersten Blick 25 1.3 1 Überblick ersichtlich, weil hier die Laufzeit der Programme mit einer neuen Architektur optimiert worden ist. Kapitel 7 schildert den Prozessschritt Abschreibungslauf. 왘 Arbeitsvorrat für die Wechselkurspflege Um die Wechselkurspflege zu erleichtern, wurde die Möglichkeit geschaffen, mit Arbeitsvorräten zu arbeiten. In Kapitel 7 wird das anhand eines Beispiels bei der Fremdwährungsbewertung geschildert. In den einzelnen Kapiteln dieses Praxishandbuchs wird jeweils ausführlich Bezug auf diese hier kurz angerissenen Neuerungen genommen. Sie stehen jedoch exemplarisch für das, was sich in SAP ERP Financials insgesamt geändert hat. Einen wesentlich detaillierteren Überblick über SAP ERP Financials erhalten Sie mit dem ERP Solution Browser. Das technische Tool ist im Internet unter www.sapsolutionbrowser.com frei erhältlich und nicht nur auf den Applikationsbereich Financials beschränkt. Abbildung 1.2 illustriert die Möglichkeiten des Tools. Auf der linken Seite geben Sie das Startrelease und anschließend das Zielrelease ein. Mit der Einschränkung auf die gewünschte Applikation werden Delta-Funktionen aufgelistet. Abbildung 1.2 ERP Solution Browser 26 Integration Ein zusätzlicher Detaillierungsgrad zeigt die funktionale Beschreibung, gepaart mit dem betriebswirtschaftlichen Nutzen (siehe Abbildung 1.3). Solution Browser Abbildung 1.3 Die Lösung im Detail Darüber hinausgehende Informationen bieten die Release Notes, die einige hundert Seiten umfassen. Im nächsten Abschnitt beschreiben wir kurz, was Sie bei einem Releasewechsel beachten sollten. 1.3.2 Releasewechsel Dank der Architektur der SAP-Lösung gibt es innerhalb eines Releases keine Versionsprobleme zwischen den einzelnen Modulen wie SD, MM, FI und CO, da sie in einer einheitlichen Version ausgeliefert werden. In der Vergangenheit waren Releasewechsel für Kunden immer große Projekte, für die viel Zeit und Geld investiert werden musste. Insbesondere eigene Programmierungen und Neuerungen erforderten Arbeitsaufwand. Häufig waren umfangreiche Tests, Anpassungen und Schulungen der Anwender notwendig. SAP-Releases Die bisherige Releasereihenfolge bei SAP in der jüngeren Vergangenheit lässt sich wie folgt darstellen: 왘 R/3 4.0 왘 R/3 4.5 27 1.3 Keine Versionsproblematik 1 Überblick 왘 R/3 4.6 왘 R/3 4.7 (auch R/3 Enterprise genannt) 왘 ERP 5.0 (ehemals mySAP ERP 2004 bzw. ECC 5.0 (Enterprise Core Component)) 왘 ERP 6.0 (ehemals mySAP ERP 2005 bzw. ECC 6.0) Stabiler Kern und Neuerungen Nicht selten wurden Releasewechsel wegen des hohen Investitionsvolumens aufgeschoben, selbst wenn einige neue Funktionen Prozessverbesserungen mit sich gebracht hätten. Es war aus Gesamtkostensicht um einiges günstiger, das eine oder andere Release einfach zu überspringen. Ein CIO brachte es mit dem folgenden Satz auf den Punkt: »Ihr [SAP] dürft mein ERP-Kernsystem alle fünf Jahre anfassen – und bitte sehr an einem Samstag.« Auf der anderen Seite möchten viele Firmenchefs häufig (jedes Quartal) verbesserte Prozesse haben – ein klassisches Spannungsfeld zwischen Stabilität auf der einen und dynamischer Veränderung/Verbesserung auf der anderen Seite, mit dem sich SAP konfrontiert sah. Ein weiteres Anliegen, das von SAP-Kunden in der Vergangenheit immer wieder vorgebracht wurde, betrifft funktionale Veränderungen innerhalb des ERP-Systems: Häufig sollte eine neue Funktion im Finanz- und Rechnungswesen genutzt werden, andere Neuerungen in den Bereichen Personalabrechnung, Einkauf oder Verkauf waren dagegen zuerst einmal nicht interessant. In der Vergangenheit wurden bei einem Releasewechsel neue Funktionen jedoch immer für alle Bereiche sichtbar und teilweise direkt aktiv. Diesen »Big-BangAnsatz« wollten die SAP-Kunden vermeiden. Stattdessen waren kleine Projekte mit jeweils berechenbaren Gegenüberstellungen der Projektkosten und des Prozessnutzens erwünscht. Eine Antwort auf diese zwei Dimensionen der Herausforderung sind die Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs). Der Kern bleibt stabil, und gleichzeitig wird es möglich, Prozessverbesserungen ohne Releasewechsel durchzuführen – kleine funktionale Verbesserungen in einem Themenbereich anstelle eines »Big Bangs« sind möglich. 1.3.3 Zweiter Anlauf Erweiterungspakete (EHPs) Die Idee eines stabilen Kerns und funktionaler Verbesserungen in Form von kleinen Paketen ist in der SAP-Welt nicht neu. Bereits in 28 Integration Release 4.7 gab es mit den Extension Sets einen ähnlichen Ansatz. Dieser Versuch war allerdings nicht erfolgreich, unter anderem weil die verschiedenen SAP-Branchenlösungen (etwa 27) zu Veränderungen des ERP-Kerns drängten. Darüber hinaus entstand zu diesem Zeitpunkt mit der neuen SAP-Basiskomponente SAP NetWeaver eine Infrastruktur, die ebenfalls berücksichtigt werden musste. Die Erfahrung aus dieser Zeit zeigt, dass es durchaus schwierig ist, einen Kern stabil zu halten und trotzdem Neuerungen zu entwickeln. Was die Erweiterungspakete angeht, sind die Rahmenbedingungen jedoch gut. Mit den Erweiterungspaketen werden bereits seit 2005 funktionale Erweiterungen zum ERP 6.0-Kern angeboten. Die EHPs 1 bis 6 stehen bereits allgemein zur Verfügung. Welches Release und welches Erweiterungspaket bei Ihnen zum Einsatz kommt, können Sie in der Menüleiste über System Status abfragen. Es erscheint dann ein zusätzliches kleines Fenster, in dem wie in Abbildung 1.4 die Releasenummer dargestellt wird. Im Beispiel sind das Release SAP ERP 6.0 und das Erweiterungspaket 6 (EHP 6) technisch vorhanden. Abbildung 1.4 Übersicht des Releases 29 Systemstatus 1.3 1 Überblick Weil funktionale Neuerungen thematisch gekapselt und zunächst inaktiv sind, müssen sie im Customizing aktiviert werden. Der Menüpfad Werkzeuge Customizing IMG Projektbearbeitung F5 SAP Customizing Einführungsleitfaden Business Functions aktivieren führt zu den Business Function Sets, die die funktionalen Erweiterungen der im SAP-System technisch vorhandenen Erweiterungspakete repräsentieren. Die Aktivierung einzelner Business Functions generiert im SAP-System neue Customizing-Menüpfade, und die Neuerungen werden in der Anwendung sichtbar. Abbildung 1.5 Aktivierung der Erweiterungspakete Abhängigkeiten Aus Abbildung 1.5 geht ebenfalls hervor, dass es Abhängigkeiten zwischen den neuen Funktionen gibt. Neuerungen zum Hauptbuch sind etwa in den Erweiterungspaketen 2, 4 und 6 zu finden. EHP 6 baut jedoch auf 4 auf, weshalb nur eine gemeinsame Aktivierung sinnvoll ist. Mit dieser Technik ist es möglich, kleine überschaubare Projekte für die Einführung funktionaler Neuerungen durchzuführen. Der sonst übliche »Big-Bang-Ansatz« gehört damit der Vergangenheit an. Trotz dieser technischen Neuerung bedarf es der im Projekt üblichen Vorgehensweise aus Konzeption, Konfiguration, Test und Produktivsetzung. Die Erweiterungspakete legen den Grundstein für eine auch zukünftig lange bestehende Softwaregeneration. Im nächsten Abschnitt gehen wir kurz auf die Wartungsstrategien von SAP ein. 30 Fazit 1.3.4 Wartungsstrategie Damit die Kunden für das SAP ERP-Release Planungssicherheit haben, gibt es bereits lange im Voraus eine Zusage von SAP, wie lange für die Lösung eine Wartung garantiert wird (siehe auch unter http://service.sap.com/releasestrategy). Insbesondere für die Veränderung der Software im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben ist diese Aussage wichtig. Aktuell stellt sich die Situation so wie in Abbildung 1.6 dar. Abbildung 1.6 Wartungsstrategie (Quelle: SAP) Die Wartung wurde von Dezember 2015 auf das Jahr 2020 verlängert. Das bedeutet, SAP entwickelt die Software im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen weiter. In Hinweis 1648480 wird dieser Zusammenhang ausführlich beschrieben. 1.4 Fazit Als aktuelle Standortbestimmung kann es nicht schaden, die Vergangenheit in einem Kurzdurchlauf Revue passieren zu lassen. Der Leitspruch »Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart verstehen« ist sicherlich für viele Lebenslagen gültig. Im Kontext von SAP ERP bzw. der SAP-Lösung für das Finanz- und Rechnungswesen fällt es mit Kenntnissen über die Vergangenheit leichter, die eigene aktuelle Situation zu verstehen und – fast noch wichtiger – diese auch zu bewerten. Software ist ein langlebiges Investitionsgut. Das Release 31 1.4 1 Überblick SAP ERP 6.0 ist das empfohlene Zielrelease für Upgrades und dient als Ausgangspunkt für funktionale Erweiterungspakete. Alle diese Neuerungen sind in die fünfte Auflage des Praxishandbuchs Finanzwesen eingearbeitet worden. Der Themenschwerpunkt der nächsten Kapitel liegt auf den Funktionen der Haupt-, Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung sowie auf den periodischen Abschlussarbeiten. 32 Die Hauptbuchhaltung bildet das Herzstück des Finanz- und Rechnungswesens. Es gibt eine zentrale Möglichkeit, dieses Element auszuprägen – das neue Hauptbuch. 2 Hauptbuchhaltung Dieses Kapitel behandelt die betriebswirtschaftlichen Grundlagen der Hauptbuchhaltung und beschreibt die SAP-Komponente FI-GL (General Ledger). Viele Organisationsbegriffe wie Mandant, Buchungsund Kostenrechnungskreis, Geschäftsbereich oder Kontenplan werden grundsätzlich erklärt und in einen Gesamtzusammenhang gebracht. Da der Aufbau einer funktionierenden Buchhaltung stark von den Ausprägungen der Stamm- und Belegdaten abhängt, werden auch diesem Thema einige Abschnitte gewidmet. Die wesentliche Neuerung in Release SAP ERP 6.0 besteht im neuen Hauptbuch. Was sich genau hinter diesem Themenkomplex verbirgt und für welche Firmen der Einsatz des neuen Hauptbuchs lohnenswert ist, wird in einem separaten Abschnitt näher beleuchtet. 2.1 Grundlagen Im zentralen Bereich Rechnungswesen werden im SAP-System die buchhalterisch relevanten Daten eines Unternehmens erfasst, gesteuert, verteilt und dokumentiert. Innerhalb des Rechnungswesens wird zwischen einem externen Rechnungskreis (SAP-Modul Financials, FI) und einem internen Rechnungskreis (SAP-Modul Controlling, CO) unterschieden. Der externe Rechnungskreis umfasst die Haupt- und Geschäftsbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern, und der interne Rechnungskreis beinhaltet die Kosten- und Leistungsrechnung. Die beiden Bereiche Finanzbuchhaltung (Buchführung) und Kosten- und Leistungsrechnung werden oft durch die Bereiche Statistik und Planung ergänzt. 33 Externes/internes Rechnungswesen 2 Hauptbuchhaltung 2.1.1 Kosten- und Leistungsrechnung Die Buchführung versorgt die Kosten- und Leistungsrechnung mit den relevanten Aufwands- und Erlösbuchungen. Die Kosten- und Leistungsrechnung ergänzt dieses Datenmaterial um kalkulatorische Wertansätze und Verrechnungen, die ebenfalls auf den Sachkonten eines gemeinsam genutzten Kontenplans zu buchen sind. Damit lassen sich im SAP-System das Controlling mit allen Einzelvorgängen und die Hauptbuchhaltung aufeinander abstimmen. Die Statistik liefert betriebliche Auswertungen durch Vergleichsrechnungen gegenüber früheren Perioden oder Unternehmen der gleichen Branche. Sie dient als Basis für die Planung des Unternehmensgeschehens, um eine Entscheidungsgrundlage für die Zukunft zu erhalten. Integration von Buchhaltung und Kostenrechnung Die Integration von Buchhaltung und Kostenrechnung wird durch folgende Instrumente gewährleistet: 왘 gemeinsamer Kontenplan 왘 durchgängiges Belegprinzip mit Einzelbelegbuchung nach dem Realtime-Prinzip 왘 parallele Kontierungsmerkmale für die Haupt- und Nebenbücher sowie die Kosten- und Leistungsrechnung 왘 Abstimmungen hinsichtlich periodischer und vorgangsbezogener Belege und Summen 왘 wechselseitiger Verrechnungsfluss von Haupt- und Nebenbuchhaltung in die Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung Dabei bestehen besonders enge Beziehungen zwischen: 왘 der Hauptbuchhaltung (Sachkontenbuchhaltung, Aufwendungen) und dem Gemeinkostencontrolling 왘 der Anlagenbuchhaltung und dem Projektcontrolling (Investitionsmanagement) 왘 der Materialbuchhaltung und dem Produktcontrolling 왘 der Ergebnisrechnung mit allen Buchhaltungssystemen Dieses Buch legt seinen Schwerpunkt auf die Finanzbuchhaltung (das externe Rechnungswesen), deren Aufgaben und Entwicklung im nächsten Abschnitt erläutert werden. 34 Grundlagen 2.1.2 2.1 Ziele der Hauptbuchhaltung Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstellung des externen Rechnungswesens und damit der Konten. Die Aufnahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (etwa Primärbuchungen oder Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in ein betriebswirtschaftlich integriertes Softwaresystem garantiert zu jedem Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abgestimmt ist. Das Hauptbuch gilt als ganzheitlicher Nachweis aller Geschäftsvorfälle. Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente der Rechnungslegung dar. Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist in Echtzeit aktuell zu jedem Zeitpunkt über Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf unterschiedlichen Ebenen verfügbar, z.B.: Vorgänge in Echtzeit 왘 Kontenführung 왘 Journalschreibung 왘 Summen/Saldenverkehrszahlen 왘 Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Zentrale Größe des Rechnungswesens ist die Bilanz, eine kurz gefasste Übersicht über Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Die Bilanz gibt Auskunft über die in Geld gemessene Größe, Art und Zusammensetzung des Vermögens eines Unternehmens zu einem genau bestimmten Zeitpunkt und stellt fest, mit wie viel eigenem und fremdem Kapital das Vermögen finanziert worden ist. Zu Beginn eines Geschäftsjahres wird die Bilanz in die einzelnen Bestandskonten aufgelöst. Diese dienen zur fortlaufenden und übersichtlichen Einzelabrechnung jeder Bilanzposition. 2.1.3 Bilanz Konfiguration des Systems In der Einführungsphase muss zunächst im Rahmen der Systemkonfiguration (Customizing) das ausgelieferte SAP-Standardsystem an die speziellen Belange des Kunden angepasst werden. Die interne Organisation des SAP-Kunden und die vorgedachten Strukturen im SAP-System müssen in diesem Prozess in Einklang gebracht werden. Dies betrifft zum einen die statische Gliederung des Unternehmens und zum anderen die Funktionen des SAP-Systems, mit denen die im Unternehmen vorhandenen betrieblichen Abläufe automatisiert werden können. Bei der kundenspezifischen Anpassung eines SAPSystems werden hauptsächlich die Inhalte der Tabellen eingestellt, 35 Systemkonfiguration bzw. Customizing 2 Hauptbuchhaltung die im SAP-System steuernde Funktionen haben. Eine Änderung der Standardprogramme mittels Programmierung wird vermieden. SAP-Ordnungsbegriffe Zentrale Ordnungsbegriffe eines SAP-Systems sind aus der Sicht der Finanzbuchhaltung der Mandant (in der Regel die Konzernebene), der Kontenplan und der Buchungskreis (in der Regel die Ebene des Einzelunternehmens). Bei Einsatz des SAP-Moduls CO (Controlling) kommt außerdem die Organisationseinheit Kostenrechnungskreis hinzu, in der die Belange der Kosten- und Leistungsrechnung und damit alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet sind. 2.1.4 Mandant Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. Jeder Mandant ist eine in sich abgeschlossene Einheit mit getrennten Stammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. Alle Eingaben werden getrennt nach Mandanten gespeichert, um die Einhaltung einheitlicher Verarbeitungsregeln zu gewährleisten. Ein Mandant ist demnach eine systemtechnische Nutzungseinheit der SAP-Software. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten sind nur innerhalb eines Mandanten durchführbar. So ist es beispielsweise nicht möglich, Debitoren verschiedener Mandanten in einem Mahnlauf auszuwerten. Festlegungen, die auf Mandantenebene getroffen werden, gelten für alle Organisationsstrukturen dieses Mandanten (Buchungskreise, Geschäftsbereiche etc.). Die Zugangsberechtigung wird getrennt nach Mandanten vergeben. Damit ein Benutzer in einem Mandanten arbeiten kann, muss innerhalb des Mandanten ein Benutzerstammsatz angelegt werden. 2.1.5 Kontonummer und Bezeichnung Kontenplan Der Kontenplan ist ein systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Sachkontenstammsätze, die in einem oder mehreren Buchungskreisen benötigt werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkontenstammsatz die Kontonummer, die Kontenbezeichnung sowie steuernde Informationen. Man kann innerhalb eines Mandanten beliebig viele Kontenpläne verwenden. Dies ist etwa dann notwendig, wenn die Buchungskreise unterschiedlichen Branchen oder Nationalitäten angehören. Die Kontenpläne, die innerhalb eines Mandanten verwendet werden, bilden das Kontenplanverzeichnis. 36 Grundlagen 2.1.6 Buchungskreis Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss (Bilanz und GuV) und das Meldewesen. Ein Buchungskreis ist also eine selbstständig bilanzierende Einheit. Für einen Mandanten können fast beliebig viele Buchungskreise eingerichtet werden. Jedem Buchungskreis muss dabei genau ein operativer Kontenplan zugeordnet werden, der von mehreren Buchungskreisen verwendet werden kann. 2.1.7 Ebene des Einzelabschlusses Geschäftsbereich Ein Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Mandanten, die keinen rechtlichen Bestimmungen unterliegt. Er beschreibt einen abgegrenzten Aufgaben- oder Verantwortungsbereich im Unternehmen. Geschäftsbereiche sind nur für interne Zwecke geeignet, insbesondere zur Auswertung und Analyse interner Daten. Vor allem der Geschäftsbereich als Ebene der Finanzbuchführung bildet eine nicht selbstständige organisatorische Einheit innerhalb eines Mandanten. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen und Ergebnisse (Bilanz und GuV) je Geschäftsbereich zu speichern, zu verwalten und auszuwerten. Aufgrund interner Verrechnungen sind Sie mithilfe der Geschäftsbereiche in der Lage, beliebige Ergebnisebenen (Sparten, Werke, Verkaufsorganisationen etc.) nach betriebswirtschaftlich relevanten Inhalten gegliedert abzubilden. 2.1.8 2.1 Aufgaben- oder Verantwortungsbereich Profit-Center Profit-Center stellen eine managementorientierte Einteilung des Unternehmens dar und dienen somit der internen Steuerung, d.h. dem Verkauf und Bezug von Leistungen anderer Abteilungen. Eine weitere wichtige Aufgabe der Profit-Center-Rechnung ist die Ermittlung bestimmter Kennzahlen (Return on Investment, Cashflow, Working Capital). Auf Profit-Center werden Ergebnisse ausgewiesen, die nach dem Umsatz- und/oder Gesamtkostenverfahren ermittelt werden. Die kosten- und erlösführenden Objekte des Systems (Innenauftrag, Kundenauftrag, Ergebnisobjekt, Anlage, Kostenstelle) werden jeweils genau einem Profit-Center zugeordnet. Mithilfe einer Zusatz- 37 Firma in der Firma 2 Hauptbuchhaltung kontierung bei der Belegerfassung wird jeder ergebnisrelevante Geschäftsvorfall auf das zugehörige Profit-Center abgebildet. Falls ein Kontierungsobjekt nicht zugeordnet ist, werden die entsprechenden Kosten und Erlöse innerhalb der Profit-Center-Rechnung auf das sogenannte Dummy-Profit-Center gebucht, das wie jedes reale ProfitCenter im SAP-System als Stammsatz vorhanden sein muss. 2.1.9 Strukturierung des Controllings Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Der Kostenrechnungskreis strukturiert ein Unternehmen aus der Sicht des Controllings. Das Controlling versteht sich als Führungsfunktion mit der Aufgabe, die Entscheidungsträger des Unternehmens mit Informationen zu versorgen. Dabei geht es im Wesentlichen um die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, meistens gegliedert nach folgenden Verantwortungsbereichen: 왘 Planung und Kontrolle der Kosten 왘 Planung und Kontrolle der Ergebnisentwicklung 왘 Ermittlung der Kostenkalkulation Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, für die restriktive gesetzliche Vorlagen gelten, ist das interne Rechnungswesen frei von äußeren Regeln. Da die Kostenrechnung nach den Vorstellungen der Unternehmensführung aufgebaut werden kann, ist es möglich, den speziellen Gegebenheiten und Anforderungen eines Unternehmens Rechnung zu tragen. Um eine Datenübernahme in Echtzeit aus der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, muss jeder Kostenrechnungskreis mindestens einem Buchungskreis zugeordnet sein. Dabei gilt Folgendes: 왘 Die Buchungskreise und der Kostenrechnungskreis verwenden denselben operativen Kontenplan. 왘 Falls die Buchungskreise mit verschiedenen Währungen arbeiten, verwenden die Objekte eines Buchungskreises die Buchungskreiswährung als Objektwährung. Innerhalb des Kostenrechnungskreises wird das Unternehmen in einzelne Verantwortungsbereiche gegliedert. Innerhalb des SAP-Systems sind dies folgende Verantwortungsbereiche: 38 SAP-Komponente FI-GL 2.2 왘 Kostenstelle 왘 Einhaltung eines Kostenbudgets (Kostenkontrolle) 왘 Profit-Center 왘 betriebswirtschaftlicher Erfolg 왘 Investment-Center 왘 Investitionsrahmen (Profit-Center mit Vermögen) Diese allgemeinen Strukturen und Aufgaben des Rechnungswesens müssen im Kontext der SAP-Komponente FI-GL abgebildet werden. 2.2 SAP-Komponente FI-GL Die Komponente für die Hauptbuchhaltung, FI-GL (General Ledger), kann in den seltensten Fällen isoliert betrachtet werden. Die Werteflüsse mit Beteiligung der Hauptbuchhaltung beginnen z. B. in anderen SAP-Komponenten wie MM (Materials Management, Materialwirtschaft), SD (Sales and Distribution, Vertrieb) oder PP (Produktionsplanung). Darüber hinaus bedient das Hauptbuch das Controlling mit Werten. Beispielhaft sollen einige Sachverhalte im Folgenden kurz dargestellt werden: 왘 Wareneingang/Rechnungseingang (MM) Im Einkaufsprozess erhält man nach einer Bestellung in der Regel zunächst die angeforderte Ware, was zu einer Erhöhung des Materialbestands führt. Entsprechend wird im Hauptbuch auf dem Materialbestandskonto eine Mitbuchung durchgeführt (Kontenfindung im Materialstamm). Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (WE/RE), das bei Eingang der Rechnung durch das Verbuchen der Verbindlichkeit auf dem Lieferantenkonto wieder ausgeglichen wird. 왘 Warenausgang/Rechnungsausgang (SD) Analog verläuft der Verkaufsprozess »Warenausgang und Rechnungsausgang« in der Debitorenbuchhaltung. Auch hier empfängt die Hauptbuchhaltung nach der Erfassung des Kundenauftrags und der Auslieferung der Ware lediglich Werte aus den angeschlossenen Modulen. 왘 Anlagenzugang aus der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) Beim Kauf eines Wirtschaftsgutes bzw. einer Anlage von einem Lieferanten erstellt das SAP-System eine Buchung mit einigen au- 39 Werteflüsse im SAP-System Einkaufsprozess Verkaufsprozess Anlagenbuchhaltung 2 Hauptbuchhaltung tomatisch abgeleiteten Buchungszeilen. Das über den Kontenfindungsschlüssel im Stammsatz des Anlagegutes bestimmte Bestandskonto (Klasse 0) erhöht seinen Wert um den durch den Lieferanten in Rechnung gestellten Betrag. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Kreditorenkonto und parallel dazu auf dem im Kreditorenstammsatz hinterlegten Verbindlichkeitskonto (Abstimmkonto, siehe Abschnitt 2.3.3, »Sachkontenpflege des Buchungskreissegments«). Produktionsplanung 왘 Abrechnung eines Fertigungsauftrags aus der Produktionsplanung (PP) Die Abrechnung eines Fertigungsauftrags gestaltet sich im SAP-System wie bei allen Auftragsarten nach einer bestimmten Logik. Die auf dem Fertigungsauftrag gesammelten Kosten werden nach einer hinterlegten Systematik zusammengefasst und anhand einer festgelegten Regel weiterverrechnet. Dabei wird der Fertigungsauftrag über die primäre Kostenart »Fabrikleistung« entlastet, entsprechend erhöht die Abrechnung den Bestand an »Fertigerzeugnissen«. 왘 Werteflüsse in das Controlling (CO) Werteflüsse, die ausgehend von der Hauptbuchhaltung in andere Module bzw. Komponenten fließen, werden anhand der Beispiele »Materialentnahme mit Kostenstellenbuchung« und »Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung« näher erläutert. 왘 Materialentnahme durch Kostenstelle Bei der Erfassung einer Materialentnahme verrechnet das SAPSystem Mengen und Werte zwischen verschiedenen Objekten. Im Stammsatz des Materials ist ein Preis hinterlegt, der zur Bewertung einer Materialbewegung herangezogen wird (in der Regel der Standardpreis). Bei der Erfassung einer Materialentnahme muss man die Materialnummer sowie die entnommene Menge angeben. Der Wert der Materialbewegung berechnet sich als Produkt aus der Menge mit dem hinterlegten Preis des Materials. Im SAP-System wird nun der Wert des Materialbestands entsprechend reduziert und eine Mitbuchung auf dem Materialbestandskonto ausgeführt. Die Gegenbuchung erfolgt auf einer primären Kostenart (Sachkonto in FI), die zwingend eine Zusatzkontierung auf einem CO-Objekt erfordert. Zusatzkontierung 왘 Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung Auch bei Buchungen von Abschreibungen innerhalb der Anlagenbuchhaltung werden Werte, ausgehend von der Finanzbuch- Wertberichtigungskonto 40 Stammdaten 2.3 haltung, an das Controlling übermittelt. In diesem Beispiel werden zwei Bewertungsbereiche betrachtet: zum einen der handelsrechtliche und zum anderen der kalkulatorische Wertansatz. Bei der indirekten Methode bucht man (im Gegensatz zur direkten Methode) die handelsrechtliche Abschreibung nicht direkt auf dem Bestandskonto, auf dem der Zugang gebucht wurde, sondern man bucht die Abschreibung indirekt auf dem sogenannten Wertberichtigungskonto, das ebenfalls als Bestandskonto geführt wird. Die Gegenbuchung erfolgt auf einem neutralen Aufwandskonto (Erfolgskonto). Dadurch ist gewährleistet, dass der Bestandswert der Anlage reduziert wird und der entsprechende Betrag in die GuV fließt. Die kalkulatorische Abschreibung bucht man auf einer primären Kostenart. Dies führt dazu, dass der jeweilige Betrag über eine Zusatzkontierung (CO-Objekt) in die Kostenrechnung übermittelt wird. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Erfolgskonto »Wertberichtigung«. Da die beiden betroffenen Konten Erfolgskonten sind, bleibt die kalkulatorische Abschreibung kostenneutral. Wie auch immer die Werteströme ins Hauptbuch sein mögen: Die Komponente FI-GL bildet auf der Ebene des Einzelabschlusses den Kern des Rechnungswesens. Mit dem neuen Hauptbuch, das mit SAP ERP eingeführt wurde, bietet sich eine zweite Alternative, wie man die Hauptbuchhaltung organisieren kann. Nähere Ausführungen dazu finden Sie in Abschnitt 2.6, »Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials«. Unabhängig davon, ob das klassische oder das neue Hauptbuch im SAP-System zum Einsatz kommt, sieht die Definition der Stammdaten bzw. die Durchführung manueller Buchungen zu 99% identisch aus. 2.3 Neues Hauptbuch Stammdaten Die Finanzbuchhaltung verwendet Sachkonten zur buchhalterischen Abbildung von Geschäftsvorfällen. Dabei unterscheidet man zwischen Bestands- und Erfolgskonten. Auf Bestandskonten werden die Zu- und Abgänge eines Bestands geführt, sie werden am Geschäftsjahresende über die Bilanz abgeschlossen. Der Saldo eines Bestandskontos wird zum Geschäftsjahreswechsel auf sich selbst vorgetragen. Auf Erfolgskonten werden dagegen die Aufwendungen und Erträge 41 Bestands- und Erfolgskonten In der Anlagenbuchhaltung werden Wirtschaftsgüter verwaltet, die dem Unternehmen für die Wertschöpfung dauerhaft zur Verfügung stehen. Dieses Kapitel beschreibt Programme von SAP ERP Financials für die effiziente und transparente Organisation der Anlagenverwaltung. 5 Anlagenbuchhaltung Dieses Kapitel behandelt zum einen die betriebswirtschaftlichen Grundlagen der Anlagenbuchhaltung und beschreibt zum anderen das SAP-Nebenbuch FI-AA (Asset Accounting, Anlagenbuchhaltung). Neben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung handelt es sich bei der Anlagenbuchhaltung um eines der wichtigsten Nebenbücher. Je anlagenintensiver ein Unternehmen ist, desto größer ist die Bedeutung von FI-AA. Sachanlagen werden nicht nur mit ihrem physischen Standort, sondern auch wertmäßig verwaltet. Eine Bewertung der Wirtschaftsgüter erfolgt neben lokalen Rechnungslegungsvorschriften häufig auch nach IFRS oder US-GAAP. Dem Abschreibungslauf und damit der parallelen Bewertung kommt in diesem Kontext eine Hauptfunktion innerhalb der Anlagenbuchhaltung zu. Als besondere Neuerung in Release SAP ERP 6.0 ist das Programm für den Abschreibungslauf zu nennen, das in Kapitel 7, »Abschlussarbeiten«, näher beschrieben ist. 5.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen Das Anlagevermögen lässt sich in Sachanlagen, immaterielle Anlagen und Finanzanlagen unterteilen. Sachanlagen sind langfristig im Unternehmen befindliche Wirtschaftsgüter (Gebäude, Maschinen etc.). Zu den immateriellen Sachanlagen gehören Patente und Konzessionen. Finanzanlagen sind Beteiligungen an anderen Unternehmen, langfristig gehaltene Wertpapiere und langfristige Darlehens- und Hypothekenforderungen. Die klassische Anlagenbuchhaltung umfasst den gesamten Lebenslauf der Anlagen von der Bestellung oder dem ersten 299 Abbildung von Sachanlagen 5 Anlagenbuchhaltung Zugang (der gegebenenfalls noch als »Anlage im Bau« (AiB) geführt wird) bis zum Abgang. Zwischen diesen beiden Zeitpunkten werden die Werte für Abschreibungen, Zinsen, Versicherung und andere Zwecke weitgehend automatisch errechnet und in vielfältiger Form im Informationssystem zur Verfügung gestellt. Eine Auswertung ermöglicht die Abschreibungsvorausschau und Simulation der Wertentwicklung im Anlagevermögen. Landesversionen Die Komponente FI-AA ist für den internationalen Einsatz in vielen Ländern konzipiert und branchenunabhängig ausgelegt. Dies bedeutet z.B., dass keine landesspezifischen Bewertungsvorschriften fest programmiert sind. Insbesondere wenn es um Abschreibungen geht, ist dies ein Vorteil. Parallele Wertansätze nach lokalen und internationalen Vorschriften im Bereich der Abschreibungen sind heute Standard. Die Kriterien zur Aktivierung eines Vermögensgegenstands nach lokalen Vorschriften und die Aktivierungskriterien eines Vermögenswertes nach IAS entsprechen einander im überwiegenden Teil der Fälle, sodass es, bis auf wenige Ausnahmen beim immateriellen Vermögen, keine relevanten (praktischen) Unterschiede zwischen den Aktivierungsvoraussetzungen gibt. Zentrale Aufgabe bei der Einführung eines SAP-Systems ist es, die Organisation und die Strukturen des Unternehmens im System abzubilden. Die Organisationsstrukturen sind im SAP-System nach den Bereichen eines Unternehmens gegliedert und können unabhängig voneinander definiert werden. Die Integration des SAP-Systems bedingt jedoch eine Zuordnung der einzelnen Bereiche und deren Organisationsstrukturen zueinander. Im nächsten Abschnitt werden die Organisationseinheiten der Komponente FI-AA und deren Zuordnungen beschrieben. 5.2 Integrationsaspekte SAP-Softwarekomponente FI-AA Die SAP-Komponente für die Anlagenbuchhaltung FI-AA dient innerhalb des SAP-Systems der Verwaltung und Überwachung des Sachanlagevermögens. Im Rahmen der vielfältigen Integrationsbeziehungen des SAP-Systems werden Daten sowohl von anderen Systemen direkt in die Anlagenbuchhaltung übernommen als auch von der Anlagenbuchhaltung an andere Systeme weitergegeben. So ist es etwa beim Kauf von Anlagen möglich, den Rechnungs- und Wareneingang im SAP-Modul MM (Materials Management, Materialwirtschaft) direkt auf die Anlagen in der Komponente FI-AA zu kontieren. Abschreibun- 300 SAP-Softwarekomponente FI-AA 5.2 gen und Zinsen können direkt an die Finanzbuchhaltung (FI) und an die Kostenrechnung (CO) weitergegeben werden. Die Anlagenbuchhaltung wird ebenso wie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung als Nebenbuch der Finanzbuchhaltung behandelt. Damit die Komponente FI-AA alle gesetzlichen und buchhalterischen Anforderungen erfüllt, ist es notwendig, einige Organisationselemente zu definieren. 5.2.1 Kontenplan und Bewertungsplan Der Bewertungsplan fasst zulässige Bewertungen je Bewertungsbereich (lokales Recht, Steuerrecht, IAS etc.) zusammen. Dabei beschreibt der Bewertungsbereich den Rechenzweck. Der Bewertungsplan ist damit also ein nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten aufgestelltes Verzeichnis von Bewertungsbereichen. Der Verweis eines Buchungskreises auf einen Bewertungsplan ist unabhängig vom Verweis auf einen Kontenplan. Jeder Buchungskreis verwendet genau einen Kontenplan und einen Bewertungsplan, wobei keine feste Beziehung zwischen Kontenplan und Bewertungsplan definiert wird. Dies bedeutet, dass mehrere Buchungskreise denselben Kontenplan nutzen können, obwohl sie auf unterschiedliche Bewertungspläne verweisen (und umgekehrt). Die Anlagenbuchhaltung bezieht sich auf die Buchungskreisdefinition in der Hauptbuchhaltung. Ein Buchungskreis muss dabei zunächst in FI eingerichtet werden. Anschließend wird dem Buchungskreis ein Bewertungsplan zugeordnet (siehe Abbildung 5.1). Im System können Sie mehrere Bewertungspläne für die Anlagenbuchhaltung definieren. In der Regel wird pro Land ein Bewertungsplan eingerichtet, den alle Buchungskreise des Landes verwenden. Diesen Bewertungsplan müssen Sie zunächst von dem Referenzbewertungsplan kopieren, der im System vorhanden ist. Folgende Objekte sind an einen Bewertungsplan gebunden: 왘 Bewertungsbereiche 왘 Investitionsfördermaßnahmen 왘 Abschreibungsschlüssel 왘 Charakteristika der Bewegungsarten SAP liefert als Referenz landestypische Bewertungspläne (Musterbewertungspläne), in denen die unterschiedlichen Bewertungsbereiche in maximaler Ausprägung gepflegt sind. 301 Zuordnung je Land 5 Anlagenbuchhaltung Abbildung 5.1 Definition von Bewertungsplänen 5.2.2 Bewertungsbereich Ein Bewertungsbereich dient der zweckgebundenen Bewertung des Anlagevermögens. In einem Bewertungsbereich sind alle Informationen hinterlegt, die die Bewertung des Wirtschaftsgutes betreffen. Die SAP-Komponente FI-AA bietet dabei folgende Möglichkeiten: 왘 Pro Anlage sind bis zu 99 Bewertungsbereiche nebeneinander verwendbar. 왘 Die Werte eines Bereichs können wahlweise in FI mitgebucht werden. 왘 Die Bewertungsbereiche sind frei verwendbar. Es gibt keine systembedingten Vorgaben. Parallele Bewertungen Für jeden Bewertungsbereich lassen sich alle Arten der Abschreibungs-, Zins- und Aufwertungsrechnung einsetzen. Unterschiedliche Bewertungsbereiche können die gleichen Werte und Abschreibungsparameter führen, diese aber in unterschiedlichen Währungen aus- 302 SAP-Softwarekomponente FI-AA 5.2 weisen. Mithilfe der Bewertungsbereiche können Anlagenbestände und Bewegungen unterschiedlich bewertet werden. So gibt es etwa verschiedene Wertansätze für folgende Fragestellungen bzw. betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte: 왘 die lokale Bilanzierung nach regionalen Erfordernissen 왘 die Steuerbilanz (soweit eine andere Bewertung erlaubt ist) 왘 die Bilanz nach den IAS (soweit die Bewertung erforderlich ist) 왘 das interne Rechnungswesen 왘 die parallele Rechnungslegung (z.B. im Rahmen einer Konzernbilanzierung) Dabei werden, wie in Abbildung 5.2 dargestellt, pro Anlage und Bewertungsbereich (Bestandswerte, Abschreibungen, Restbuchwerte etc.) separate Verkehrszahlen geführt. Der Bewertungsbereich 01 bucht online ins Hauptbuch, und die Belegübernahme erfolgt eins zu eins. Das heißt, jeder originäre Beleg, der auf eine Anlage kontiert ist, wird bei der Onlinebuchung auf genau eine Anlage ohne Verdichtung gebucht. Abbildung 5.2 Bewertungsbereiche einer Anlage Onlineintegration von Bewertungsbereich 01 Eine Onlineintegration in die Haupt-, Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung und das Controlling bietet nur der führende Bewertungsbereich 01. 303 Echtzeitintegration 5 Anlagenbuchhaltung Die Buchung in die anderen Bereiche erfolgt periodisch. Es werden Sammelbelege geschrieben. Im Rahmen der Systemkonfiguration deaktivieren Sie beim eigenen Bewertungsplan die nicht benötigten Bewertungsbereiche und fügen die nicht vorhandenen Bewertungsbereiche hinzu. Es ist jederzeit möglich, deaktivierte Bewertungsbereiche nachträglich wieder zu aktivieren. 5.2.3 Bewertungsparameter Die SAP-Komponente FI-AA bietet sehr flexible Gestaltungsmöglichkeiten der einzelnen Bewertungsbereiche. Dies wird durch die Verwendung zahlreicher Bewertungsparameter erreicht, mit denen Sie die unterschiedlichen Einflussgrößen der Abschreibungsrechnung festlegen können. Dabei handelt es sich um die in Abbildung 5.3 aufgelisteten Größen. Abbildung 5.3 Bewertungsparameter eines Bewertungsbereichs 304 SAP-Softwarekomponente FI-AA 5.2.4 5.2 Überleitung von Werten in das Hauptbuch Im Rahmen der Konfiguration des SAP-Systems geben Sie an, ob und wie die Werte aus den Bewertungsbereichen im Hauptbuch gebucht werden. Bei der Definition der einzelnen Bewertungsbereiche legen Sie jeweils Folgendes fest: 왘 ob keine Werte gebucht werden sollen 왘 ob die Bestände in Echtzeit und die Abschreibungen periodisch gebucht werden sollen 왘 ob die Bestände und Abschreibungen periodisch gebucht werden sollen 왘 ob nur die Abschreibungen periodisch gebucht werden sollen 왘 ob nur die Bestände periodisch gebucht werden sollen 왘 ob nur die Bestände direkt gebucht werden sollen In Abbildung 5.4 sind die Ausprägungen des Bewertungsbereichs 60 (Handelsrecht) zu sehen. Abbildung 5.4 Buchungen im Hauptbuch 305 Bewertungsbereiche definieren 5 Anlagenbuchhaltung Bewertungsbereich 01 Das System gibt für den Bewertungsbereich 01 vor, dass die Bestände in Echtzeit ins Hauptbuch gebucht werden müssen. Mit der periodischen Bestandsbuchung können Sie auch die Werte der anderen Bewertungsbereiche im Hauptbuch buchen. Die jeweiligen Bewertungsbereiche können ihre Bestandswerte auch vom Bewertungsbereich 01 übernehmen und dennoch andere Abschreibungswerte errechnen und im Hauptbuch buchen. Die Abschreibungen werden in der Regel periodisch erfasst und im Hauptbuch gebucht. Sie können auch Bewertungsbereiche definieren, die keine Werte ins Hauptbuch weiterleiten und nur internen Auswertungszwecken dienen (etwa einen Bewertungsbereich für Steuerrecht). 5.2.5 Abbildung von Sonderposten Abgeleitete Bewertungsbereiche Die bisher betrachteten Bereiche werden als echte Bewertungsbereiche bezeichnet. Im Unterschied dazu existieren im System noch die sogenannten abgeleiteten Bewertungsbereiche. Ein abgeleiteter Bereich kann aus zwei oder mehreren echten Bewertungsbereichen zusammengesetzt sein, die durch Addition oder Subtraktion verbunden sind. Eine Anwendungsmöglichkeit ist etwa die Berechnung von Sonderposten als Differenz zwischen steuerlich zulässiger Abschreibung und gebotener Abschreibung nach lokalem Recht. Die Buchwertvorschriften eines abgeleiteten Bewertungsbereichs werden bei jeder Buchung und Abschreibungsänderung in den zugehörigen echten Bereichen geprüft. Haben Sie diese grundsätzlichen Definitionen im Modul FI vorgenommen, müssen Sie für einen erfolgreichen Einsatz von FI-AA auch das Modul CO betrachten. 5.2.6 Integration ins Controlling Eine Anlage wird einem Objekt der Kostenrechnung zugeordnet (siehe Abbildung 5.5). Dabei können Sie folgende Objekte der Kostenrechnung verwenden: 왘 Kostenstelle 왘 (Innen-)Auftrag (echt oder statistisch) 왘 Leistungsart CO-Objekte für Abschreibungsbuchungen Die Abschreibungen können Sie von jedem Bewertungsbereich in die Kostenrechnung buchen. Für die kalkulatorischen Abschreibungen einer Anlage wählen Sie eine der drei folgenden Möglichkeiten: 306 SAP-Softwarekomponente FI-AA 왘 Belastung einer Kostenstelle 왘 Belastung eines (echten) Auftrags 왘 Belastung einer Kostenstelle und eines statistischen Auftrags Abbildung 5.5 Zuordnung einer Anlage zur Kostenrechnung Abschreibung auf mehrere Ausprägungen eines CO-Objekts Soll die Abschreibung z.B. auf mehrere Kostenstellen gebucht werden, ist eine Umlage oder Verteilung im Modul CO notwendig, etwa wenn ein Gebäude von mehreren Abteilungen genutzt wird und die Kosten der Abschreibung den verschiedenen Bereichen belastet werden sollen. Im Anlagenstammsatz lässt sich immer nur eine Ausprägung des CO-Objekts hinterlegen. Hinterlegen Sie im Stammsatz einer Anlage sowohl eine Kostenstelle als auch einen Innenauftrag, wird nur der Innenauftrag mit den Abschreibungskosten belastet. Neben den Modulen FI und CO kommen unter Umständen weitere SAP-Komponenten zum Einsatz. 5.2.7 Aspekte der Integration Im Rahmen der vielfältigen Integrationsbeziehungen des SAP-Systems werden Daten sowohl von Modulen direkt in die Anlagenbuchhaltung übernommen als auch von der Anlagenbuchhaltung an andere Module 307 FI-AA, FI, CO und EAM 5.2 5 Anlagenbuchhaltung weitergegeben. So ist es zum Beispiel beim Kauf bzw. bei der Selbsterstellung von Anlagen möglich, den Rechnungs-/Wareneingang bzw. die Entnahme von Material aus dem Lager im Modul MM direkt auf die Anlagen in der Komponente FI-AA zu kontieren. Dagegen können Abschreibungen und Zinsen direkt an die Finanzbuchhaltung (FI) und an das Controlling (CO) weitergegeben werden. Aktivierungspflichtige Instandhaltungsleistungen lassen sich aus der Instandhaltung (Enterprise Asset Management, EAM, ehemals Plant Maintenance, PM)) auf die jeweiligen Anlagen abrechnen. Abbildung 5.6 illustriert das Zusammenspiel der verschiedenen Module. Abbildung 5.6 Integrationsüberblick für FI-AA Anlagen im Bau Eine Anlage wird zunächst von einem Kreditor geliefert oder im eigenen Unternehmen erstellt. In letzterem Fall kommt das Objekt »Anlage im Bau« ins Spiel. Dabei werden von Dritten (Objekt »Kredi- 308 Stammdaten tor«) Teile der Anlage geliefert oder Leistungen erbracht. Falls das Investitionsmanagement (IM) oder Controlling (CO) von SAP produktiv ist, können Sie über einen Investitionsauftrag bzw. einen speziellen Innenauftrag Eigenleistungen erfassen. Materialentnahmen kontieren Sie entweder direkt auf das Objekt »Anlage im Bau« oder zunächst auf den entsprechenden Innenauftrag. Der entsprechende Auftrag wird zunächst in periodischen Abständen auf die zugehörige »Anlage im Bau« abgerechnet, bevor er mithilfe einer speziellen Transaktion auf eine oder mehrere Anlagen aktiviert wird. In der Nutzungsphase wird die Anlage nach festgelegten Regeln periodisch abgeschrieben. Die errechneten Abschreibungen werden entsprechend verbucht, parallel dazu wird das im Stammsatz der Anlage hinterlegte CO-Objekt (Kostenstelle bzw. Auftrag) mit den Abschreibungskosten belastet. So geht es weiter bis zum »Lebensende« der Anlage, die irgendwann entweder verschrottet oder an einen Kunden verkauft wird. Sind Konten- und Bewertungsplan definiert und Integrationsaspekte zum Controlling (CO), zur Materialwirtschaft (MM), zur Instandhaltung (EAM) und zum Investitionsmanagement (IM) berücksichtigt, liegt ein solides Fundament vor. Im nächsten Schritt können Sie mit der Definition der Stammdaten beginnen. 5.3 Stammdaten Betrachtet man die verschiedenen Nebenbücher des SAP-Systems, bilden die Stammdaten in jedem Bereich eine wichtige Ausgangsbasis für spätere Geschäftsvorfälle. Insbesondere in der Anlagenbuchhaltung sind die hinterlegten Stammsatzinformationen von besonderer Bedeutung. Für die Gliederung des Anlagevermögens stehen im SAPSystem drei Strukturbegriffe zur Verfügung (siehe Abbildung 5.7): 왘 Bilanzielle Ebene Auf der bilanziellen Ebene ist im SAP-System eine dreistufige Hierarchie vorhanden. Dabei wird zwischen der Bilanzversion, der Bilanzposition und dem Hauptbuchkonto differenziert. 왘 Klassifizierende Ebene Auf der klassifizierenden Ebene wird das Anlagevermögen mithilfe von Anlagenklassen strukturiert. Dabei lässt sich eine Strukturierung nach rechtlichen bzw. betriebswirtschaftlichen Erfordernissen abbilden. Jede Anlage ist genau einer Anlagenklasse 309 5.3 Index A Abgrenzung antizipative 470 transitorische 471 Abgrenzungsbuchung 627 Abgrenzungsmaschine 씮 siehe Accrual Engine 471 Abgrenzungsobjekt anlegen 478 anzeigen 480, 484 definieren 478 gruppieren 480 Abmeldung 602 Abrechnungsergebnis 459 Abrechnungsregel 492 Abschlussarbeit 445, 622 Abschlussplan 613 Abschreibung 40, 303, 305, 306, 308, 341, 489 außerplanmäßige 341, 497 kalkulatorische 306 Normalabschreibung 341, 497 Abschreibungsänderung 306 Abschreibungskosten 309 Abschreibungslauf 25, 497, 623 Drucker 504 einplanen 504 im Hintergrund 503 Abschreibungsparameter 510 Abschreibungsrechnung 304 Abschreibungsschlüssel 301 Abschreibungswert 306 Absetzung für Abnutzung (AfA) 341, 487 Abstimmkonto 42, 48, 53, 120, 156, 180, 336, 516, 627 Abstimmliste 557 Abstimmungsmaßnahme 530, 624 abweichender Regulierer 178 Accounts Payable 씮 siehe Kreditorenbuchhaltung 113 Accounts Receivable 씮 siehe Debitorenbuchhaltung 171 Accrual Engine 25, 471, 477, 623 Ad-hoc-Scheckdruck 378 Ad-hoc-Zahlung 381 AfA-Schlüssel 332 Akontobuchung 422 Akontozahlung 153, 377, 422, 424 Aktiva 99, 445 Aktivierung 337 Aktivierungsbetrag 328 Änderungsbeleg 47, 323 Anlage 308 Bezugsdatum 332 Rechnungseingang 338 Umbuchung 350 Wertminderung 341 Anlage an Kreditor 329 Anlage im Bau (AiB) 308, 311, 341, 487, 623 Anlagenabgang 344, 345 mit oder ohne Debitor 345 mit oder ohne Erlös 345 Voll- oder Teilabgang 345 Anlagenbestand 353, 354 Anlagenbewegung 327, 498 Anlagenbewegung erfassen 342, 509 Anlagenbuchhaltung 39, 71, 299, 300, 301, 510 Abschluss 487 Auswertung 353, 620 Geschäftsvorfälle 327, 620 Stammdaten 620 Anlagengitter 510 Anlagengittergruppe 327 Anlagenhauptnummer 310 Anlageninventur 25, 495 Anlagenklasse 309, 311, 315, 627 Anlagenkomplex 310, 312 Anlagennummer 330 Anlagenstammdaten ändern 322 gleichartige Anlagen 321 zeitabhängige Daten 316 Anlagenstammsatz 332 anlegen 314 Herkunft 318 Mehrfachanlage 321 sperren 326 Versicherung 319 Anlagentransfer 350 Anlagenunternummer 312, 324, 325 641 Index Anlagenzugang 328, 330, 333 integriert mit FI-AP 330 integriert mit MM 336 Verrechnungskonto 334 Anlagevermögen 99, 299, 302, 445 Anlagevermögen, Gliederung 310 Anmeldebild 580, 582 Anmeldevorgang 582 Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) 506 Anzahlung 185, 327 Anzahlungsanforderung 63, 185 Anzeigefeld 590 Äquivalenzziffer 78 Arbeitsvorrat 26, 627 Asset Accounting 씮 siehe Anlagenbuchhaltung 299 Asset Explorer 333, 494 gebuchter Wert 344 Planwert 344 Audit-Trail 462 Auftrag anlegen 205 Auftragseingang 203 Aufwandsbuchung 73 Aufwertung 499 Ausführungsplan 473 Ausgangssteuer 562, 627 ausgehende Zahlung 202 Ausgleich, vollständiger 153 ausgleichen 627 Ausgleichsnummer 156 Ausgleichstext 153 Auskunftei 208 Ausnahmeliste 140, 141, 150, 183 Außenstandsdauer 씮 siehe Days Sales Outstanding (DSO) 172 Auswertung 246 Auswertung, Bankbuchhaltung 437 Auszahlung 174 Auszahlungsbetrag 154 Auszifferung manuelle 453 maschinelle 453 B Bank anlegen 365 Bank Ledger 씮 siehe Bankbuchhaltung 362 642 Bankbuchhaltung 361, 362, 620 Auswertung 622 Stammdaten 620 Bankdaten maschinell übernehmen 364, 365, 372 Bankenauswahl 388 Bankenkommunikation 씮 siehe SAP Bank Communication Management Bankenstammdaten 627 Bankgebühr 392, 393 Bankinformationen der Geschäftspartner 371 Basisdatum 628 Batch-Input-Mappe 410, 475, 567 Befehlsfeld 584, 586, 599 Behördenkommunikation 568 Beleg 62 Ablage 66 Anzeige 75 anzeigen 389 buchen 75, 132 Landesspezifika 450 vorerfasster 448, 622, 634 Belegänderungsregel 628 Belegart 65, 67, 72, 328, 330, 628 Belegaufbau 63 Belegaufteilung 86 Belegaufteilung, Forderungsbuchung 87 Belegdatum 65 Belegerfassung 72, 73 Belegfluss 450 Belegkopf 64 Belegkopftext 65 Belegnummer 62, 66, 67, 68, 72 Belegposition 68, 69, 130, 132 Belegprinzip 21, 34, 63, 628 Belegübersicht 155, 461 Belegverwaltung 63 Belegwährung 76 Benutzer 580, 581 Benutzeroberfläche 583 Benutzerstammsatz 581, 582, 591, 592 Berechtigung 180 Berechtigungsgruppe 562 Berechtigungskonzept 580 Berechtigungsverwaltung 43 Berichte 591 Berichtsbaum 628 Index Berichtsvariante 628 Besitzwechsel 414, 417, 418, 422, 424, 427 akonto buchen 422 buchen 417 Bestandsbuchung, periodische 306 Bestandskontenbewertung 628 Bestandskonto 35, 41, 45, 98 Bestellung 336, 337, 339 Betrag 68, 69 betriebswirtschaftlicher Erfolg 39 Bewegungsart 301, 327, 332, 342, 466 Bewegungsartengruppe 327 Bewegungsdaten 310 Bewertung 302, 628 Bewertung, parallele 302 Bewertungsbereich 41, 301, 302, 303, 304, 305, 306, 320, 327, 499 abgeleiteter 306 echter 306 Bewertungslauf 520 ausführen 522 freigeben 522 Parameter pflegen 521 Selektion 522 Bewertungsparameter 304 Bewertungsplan 301, 304 Bezugsdatum 332 Bilanz 35, 99, 445, 466 Bilanz/GuV-Struktur 628 Bilanzanlage 547 Bilanzerstellung 514 Bilanzposition 35, 309 Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) 102 Bilanzstichtag 100 Bilanzstruktur Aktivseite 52 Passivseite 52 Bilanzversion 309 Bruttoverfahren 328, 359 Buchführung 33, 34 Buchhaltungsbeleg 134 Buchung buchungskreisübergreifende 629 manuell überprüfen 530 Buchungsdatum 65 Buchungskreis 33, 36, 37, 68, 174, 301, 628 Buchungskreissegment 47 Buchungskreiswährung 629 Buchungsliste 483 Buchungsperiode 65 Buchungsperiode sperren 536 Buchungsperiodenvariante 629 Buchungsschlüssel 66, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 130, 132, 418, 423, 629 Debitor 70 Hauptbuch 71 Kreditor 70 Buchungstechnik 387 Buchungszeile 64 Business to Business (B2B) 173 Business to Consumer (B2C) 173 C CO 씮 siehe SAP-Controlling 33 Conto pro Diverse (CpD) 125, 175 Contract Accounting 173 Controlling 308 Controlling 씮 siehe SAP-Controlling CO-Objekt 307 Copy & Paste 78 CpD-Konto 125, 175, 629 Credit Manager 210 Customizing 35 D Dauerbeleg 471, 475 Dauerbuchung 629 Dauerbuchungsbeleg 471, 622 Dauerbuchungsbeleg erfassen 472 Days Sales Outstanding (DSO) 172, 204, 254 Debitor 113, 171 Debitorenbuchhaltung 39, 70, 171, 174 Auswertung 246, 619 Stammdaten 618 Debitoren-Einzelpostenliste 514 Debitoren-Infosystem 253 Debitorenkonto 175 Debitorenrechnung 375 Debitorenrechnung erfassen 375 Debitorensalden 249 643 Index Debitorenstammdaten Adressdaten 177 Bankverbindung 178 Filiale 180 Sprache 177 Verrechnung mit Kreditor 178 Zahlungsbedingung 181 zentrale 180 zentrale Pflege 175 Debitorenstammsatz archivieren 188 sperren 186 Debitorenverzeichnis 246 Debitoren-Zahlungsverhalten 251 Delta-Bewertungsbereich 357 Diskontierung 414, 416, 425, 426 Diskontkredit 416 Diskontprovision 417 Diskontsatz 416, 420 Diskontspesen 420 Diskonttage 420 Diskontwechsel 415, 416 disponierte Beträge für Zahlprogramm eingeben 374 Dreispaltenjournal 98 DSO-Analyse 254 Durchschreibeverfahren 98 E E-Bilanz 102 Echtzeitverarbeitung 19, 21, 34, 35 Eigenkapital 99, 445 Eigenleistung 491 Einbildtransaktion 72, 75 Eingangsrechnung 130, 131, 132, 133, 489 erfassen 156, 618 simulieren 340 Eingangssteuer 562 eingehende Zahlung 200 Einkauf 115 Einkaufsorganisation 629 Einkaufsprozess 39 Einspaltenjournal 96 Eintrittswahrscheinlichkeit 463 Einzelbelegbuchung 34 Einzelposten 49 Einzelwertberichtigung 513 Einzelwertberichtigung, pauschalierte 517 644 Einzelzahlung 182 Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) 218 Electronic Data Interchange (EDI) 214 elektronische Akte 221 elektronische Mahnung 245 elektronische Umsatzsteuermeldung 25 elektronisches Meldewesen 567 Empfängeranlage 350 Enjoy-Transaktion 72, 75, 76, 133, 134 Enterprise Asset Management (EAM) 308, 318 Equipmentverwaltung 318 Erfassungshilfe 77, 464 Erfolgskonto 41, 45, 98 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 22 Ergebnisbereich 630 Ergebnisobjekt 630 Ergebnisvortragskonto 574 Eröffnungsbilanz 99 Erweiterungspaket (EHP) 28 F Fälligkeitsanalyse 165, 169 Fast Close 445, 446 Favoriten 587 Favoritenliste 588 Fehlbuchung 531 Fehlermappe 21 Fehlermeldung 599 Feldhilfe 597, 598 Feldhistorie 594 Feldinformation, dynamische 474 Feldstatus 630 Feldstatusgruppe 50 Fertigungsauftrag 40 Festwerte 595 FI-AA 씮 siehe Anlagenbuchhaltung 299 FI-AP 씮 siehe Kreditorenbuchhaltung 113 FI-AR 씮 siehe Debitorenbuchhaltung 171 FI-BL 씮 siehe Bankbuchhaltung 362 FI-CA 씮 siehe Contract Accounting 173 FI-GL 씮 siehe Hauptbuch 33 Index Filialkonto 630 Financial Supply Chain Management (FSCM) 24, 205 Finanzbuchhaltung 19, 23, 33, 34, 41, 63 Finanzdisposition 439 Forderungsausfall 172 Forderungsbewertung 446 Forderungsmanagement 25, 172, 203 Forfaitierung 415, 425, 426 Formular SEPA_MANDATE 196 Fremdkapital 99, 445 Fremdwährung 134 Fremdwährungsbeleg 260 Fremdwährungsbewertung 624 Funktionsbereich 630 G Geldeingang 204 Gemeinkostenrechnung 22 General Ledger 씮 siehe Hauptbuch 33, 39 geringwertige Wirtschaftsgüter 311 Geschäftsbereich 33, 37, 630 Geschäftsbereichsbilanz 352 Geschäftsjahresbeginn 42 Geschäftsjahresende 41 Geschäftsjahreswechsel 41 Geschäftspartner 157 Geschäftsvorfall 63 Geschäftsvorfall auswählen 400 gesperrte Aufträge 212 Gewinn 98 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 35, 41, 466 Gläubiger-Identifikationsnummer, Aufbau 192 Gliederung des Anlagevermögens 309 Glossar 601 Grundbuchung 96 Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung (GOS) 63 H Halten Daten 590 Handelsgesetzbuch (HGB) 300 Handelsrecht 301 Hauptbuch 33, 35, 39, 40, 42, 156, 305, 617 Auswertung 89, 96, 617 Stammdaten 617 Hausbank 154, 362 auswählen 363 bearbeiten 363 Hauswährung 629 HRPAY-Beleg 460 I IFRS 씮 siehe International Financial Reporting Standards 83 immaterielles Vermögen 300 Indexreihe 499 Information 599 Infosystem aktualisieren 261 Inkasso 415, 425, 426 Inkassogebühr 415, 420 Inkasso-Indossament 415 Inkassoprovision 415 Inkassowechsel 415 Innenauftrag 630 Insolvenz 514 Instandhaltung 308 Institutsnummer 185 Integration 23, 34, 300, 307, 329 Integration mit dem Zahlprogramm 200 Intercompany-Abstimmung 25, 537, 624 International Accounting Standards (IAS) 300, 301 International Bank Account Number (IBAN) 370 International Bank Account Number (IBAN) eingeben 373 International Financial Reporting Standards (IFRS) 83, 299, 448, 463 interne Revision 442 Inventarnummer 315 Investitionsauftrag 309 Investitionsfördermaßnahme 301, 327 Investitionsmanagement (IM) 309 Investitionsrahmen 39 Investment-Center 39 645 Index J Jahresabschluss 446 Journal 96, 98 Mehrspaltenjournal 98 Zweispaltenjournal 97 Journalblatt 98 Journaldarstellung 415 Journalschreibung 35 K Kann-Feld 590 Kapital 99, 445 Kassenbeleg 73 Kassenbuch 397, 621 auswählen 398 Verbindung zum Hauptbuch 399 Kassenbuchjournal 407 Kauf einer Anlage 39 Kennwörter 581 Kern- und Branchentaxonomie 107 Klärungsfall 218, 220 anzeigen 223 Gründe 222 Gutschrift 227 Notizen 225 Protokollfunktion 225 Restposten 227 Übersicht 264 kleine Nebenbuchhaltung 398 Kontenbestand 63 Kontenfindung 311, 315, 336, 499 Kontenfindungsschlüssel 40 Kontenführung 35 Kontengruppe 42, 44, 176, 630 Kontenpflege 43 Kontenplan 33, 34, 36, 37, 301, 630 Kontenplan, operativer 632 Kontenplanbereich 42 Kontenplansegment 43 Kontenplanverzeichnis 36 Kontenrahmen 98 Kontenzuordnung 327 Kontierung, automatische 627 Kontierungsmuster 77, 78, 464, 631 anlegen 79 auswählen 81 Erfassungsmaske 80 Kontierungstyp A 336 646 Konto mahnen 235 selektieren 235 Kontoart 66, 154, 328, 420, 433, 631 Kontoart, erlaubte 66 Kontoauszug Automatisierung 391 einlesen 387 verarbeiten 373, 385 Verarbeitung 621 Kontoführung 179 Kontonummer 36, 68, 69, 73, 74, 130 Kontonummer, alternative 50 Kontosteuerung 178 Kontowährung 48 Kontrolle 38 Konzern 631 Konzernabschluss 83 Konzernkontenplan 631 Konzernkontonummer 45 Kopfdaten, erfassen 380 Korrespondenz 182, 631 Kosten 40 Kosten- und Leistungsrechnung 33, 34, 36 Kostenart 631 primäre 40, 633 sekundäre 633 Kostenbudget 39 Kostenrechnung 38, 301, 306 Kostenrechnungskreis 33, 36, 38 Kostenstelle 39, 306, 631 Kostenstellenverantwortlicher 495 Kreditlimitausschöpfung 263 Kreditlimitüberprüfung 205 Kreditlinien überwachen 205, 263, 619 Kreditmittel 414 Kreditor 156 Kreditorenbuchhaltung 70, 113, 114, 133, 156 Auswertung 162, 618 Stammdaten 617 Kreditoren-Infosystem 167 Kreditorenkennung 192 Kreditorenkennung festlegen 192 Kreditorenkonto 131, 154 Kreditorenkonto anlegen 116 Kreditorenposition 131, 132, 134, 155 Index Kreditorenrechnung erfassen 379 Kreditorenstammdaten 115 Adressdaten 117 Bankverbindung 118 Berechtigungen 120 Sprache 117 Verrechnung mit Debitor 118 Kreditorenstammsatz 40, 631 Mahnsperre 123 Mahnstufe 123 Mahnverfahren 123 sperren 124 Sperrschlüssel 122 Zahlungsbedingung 121 Kreditprofil 208 kritische Änderung 162 Kulanztage 184, 229 Kunde 174 Kunde anlegen 176 Kundenauftrag 99, 206 Kundenauftrag anlegen 206 Kundennummer 175 Kurstyp 631 L Landeskontenplan 631 Landeszentralbank 419 Lastschriftverfahren 174 Leasingverwaltung 320 Leistungsart 631 Lieferant 114 Lieferantenkonto 160 Liquidität 362, 373 Liquiditätsvorschau 438 Local GAAP 357 Lockbox-Bearbeitung 632 Lombardkredit 415 Löschvormerkung 188 Luftbuchung 553 M Mahnablauf 230 Mahnabstand 184, 229 Mahnabstandstage 184 Mahnbestand 238 Mahnbestand ändern 239 Mahnbrief 185, 231, 232, 242 drucken 242 Probedruck 242 Mahndatum 231, 245 Mahndruck 231, 236, 242, 245 Mahngebühr 244 Mahnlauf 232 löschen 241 Protokoll 242 Mahnprogramm 182, 229, 231 Druck 244 Einstieg 231 Fehlerbehebung 241 Grunddaten 232 Sachbearbeiter 237 Selektionsbedingungen 233 Sperrgründe 239 Zusatzprotokoll 240 Mahnrhythmus 184 Mahnselektion 236 Mahnsperre 183, 185 Sperrgründe 240 temporäre 239 Mahnstufe 183, 185, 229, 245 Mahnverfahren 182, 183, 184, 229 Mahnvorschlag 183, 230, 234, 235, 236 ändern 239 bearbeiten 237 erstellen 235 Liste 235, 236 Veränderungen 240 Mahnwesen 174, 632 Mahnzins 244 Mandant 33, 36, 174, 580, 582, 632 Mandate für Kreditoren 200 Mandatsverwaltung im SAPSystem 193 Materialbestandskonto 40 Materialbewegung 40 Materialentnahme 40 Materialmanagement 씮 siehe Materialwirtschaft 39 Materialnummer 40 Materials Management 씮 siehe Materialwirtschaft 156 Materialwirtschaft 39, 71, 115, 156, 300, 329, 452 Meldewesen 563 Meldung 584, 598 647 Index Meldungstyp E 599 Meldungstyp I 599 Meldungstyp W 599 Mengenverwaltung 315 Menübaum 584, 585, 587 Menüpfad 617 Merkposten 632 Minderzahlung 376 Mindestverzugstage 184 Mitbuchung 98, 156 Mittelherkunft 99, 445 Mittelverwendung 99, 445 MM 씮 siehe Materialwirtschaft 300 Modul 579 Modus 583, 586, 590, 599 Muss-Feld 590 Musterbewertungspläne 301 Musterkonto 45 N N:1-Übernahme 90 Nachbearbeitung Bankenauswahl 388 Bankgebühren 391 Scheckbuchung 390 Übersicht 389 Verfahren 386 Nachbelastung Bilanz 632 Nachholverfahren 510 Nebenbuch 42, 301 Nettobuchung 632 neues Hauptbuch 25, 41, 82, 356 Notizen 134 Nummernkreis 68, 72, 328, 632 Nummernvergabe 43, 200 O Objektverantwortlicher 93 Obligo 211, 337, 428 offene Posten (OP) 165 bearbeiten 378 OP-Bewertung 632 OP-Verwaltung 452, 632 Onlineintegration 303 Organisationsstruktur 300 P parallele Rechnungslegung 83, 357, 447 neues Hauptbuch 105 parallele Konten 104 Vorgehen bei Abbildung 103 Parameter 597 Partnerbanktyp 119 Partnergesellschaft 540 Passiva 99, 445 Pauschalwertberichtigung 517 Pauschalwertberichtigung, manuelle 517 PDF anhängen 224 Performance 536 Periodenmethode 332 Periodensteuerung 558, 625 periodische Abgrenzung 470 periodischer Bestandsbucher 25 Personalabrechnungsbeleg 461 Personenkonto 97, 113, 171, 440 persönlicher Wertebereich 330 Planung 33, 38 Position erfassen 409 mahnen 235 PP 씮 siehe Produktionsplanung Probebuchung 523 Production Planning 씮 siehe Produktionsplanung Produktionsplanung 40 Produktkostenrechnung 22 Profit-Center 37, 39, 633 Profit-Center-Hierarchie 90 Profit-Center-Reorganisation 89 Ablauf 90 Benutzerrollen 92 Daten hinterlegen 94 nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle 91 Reorganisationsdatum 94 Reorganisationsplan 93 Übernahmearten 89 Prozesskosten 172 Q Quittungsdruck 403 648 Index R RAP aktiv 99, 446 passiv 99, 446 Rating 208 Rausbuchung 484 Realtime 씮 siehe Echtzeitverarbeitung 19 Recherche 633 Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) 99, 446 Rechnungseingang 337 Rechnungskreis externer 33 interner 33 Rechnungslegung, parallele 83 Rechnungsprüfung 339, 633 Rechnungsstellung 203 Rechnungswesen 33 Referenz 65 Referenzbeleg 633 Referenznummer 65 Refinanzierung 425 Reinbuchung 484 Reklamation 220 Remittent 413 Reorganisationsmanager 93 Report RAGITT00 20 RFBILA00 20 RFBILA10 84 SAPF124 335 SAPF181 328, 359 Report Painter 468, 469, 633 Restposten 157, 159 Restpostenbildung 157, 160 Restverteilungsverfahren 510 Revisionsinformationen 462 Risiko 186 Rückstellung 463 Rückstellungsbuchung 84 Rückstellungsspiegel 466, 470 S Sachanlage 299 Sachbearbeiter 157 Buchhaltung 124, 184 Mahnung 124, 184 Sachkontenbeleg 72 Sachkontenbuchhaltung 34 Sachkontenbuchung 71, 72, 74, 75, 97, 464 Sachkontenbuchung erfassen 73 Sachkontenpflege 43, 47 Sachkontenposition 131 Sachkontenposition erfassen 412 Sachkontenschnellerfassung 633 Sachkontenstammdaten 42 Sachkontenstammdaten ändern 53 Sachkontenstammsatz 36, 633 Sachkonto 41, 133, 154, 363 ändern 53 archivieren 62 Einzelpostenanzeige 49 Kontowährung 48 pflegen 44 sperren 61 Verwaltung offener Posten 49, 53 saisonales Geschäft 210 Saldenanzeige 570 Saldenbestätigung 553 Saldenüberblick 569 Saldenverkehrszahlen 35 Saldenverzinsung 51 Saldovortrag 568, 572, 625, 633 Sales and Distribution 씮 siehe Vertrieb 175 SAP Bank Communication Management 25, 362, 373, 383, 621 SAP Biller Direct 213 SAP Collections Management 265 SAP Credit Management 205, 263 SAP Dispute Management 264 SAP Easy Access-Menü 586, 591 SAP ERP 6.0 Neuerungen 24 Releasewechsel 27 Wartungsstrategie 31 SAP ERP Financials 23 SAP ERP HCM 459 SAP Interactive Forms by Adobe 196 SAP NetWeaver BW 246, 437 SAP R/3 83 SAP RF 19 SAP Smart Forms 196 SAP Treasury and Risk Management 24, 363 649 Index SAP-Berechtigungskonzept 448 SAP-Bibliothek 601 SAP-Controlling 22, 24, 33, 34, 38, 40, 41, 306, 503 SAP-Releases 27 Scheck 407 Scheck, Landesspezifika 408 Scheckansicht 381 Scheckbuchung 390 Scheckeinreicher 407, 621 Scheckeinreicherliste 410 Scheckeinreicherliste bearbeiten 408 Schecknachweis 442 Scheckzahlung 378 Schlüsselbegriff 176 Schnellerfassung 75, 77 schriftliches Mahnverfahren 229 Schriftverkehr 114, 174 Schulden 35 Schuldwechsel 430, 431 Schuldwechselausgang 430 Schuldwechseleinlösung 430 Schwarzliste 213 SD 씮 siehe Vertrieb 39 Segmentbilanz 87 Segmentinformation 86 Selbstbeteiligung 185 Self-Service 25, 215 Senderanlage 350 SEPA-Lastschrift 190 SEPA-Lastschriftverfahren 191 SEPA-Mandat konfigurieren 198 SEPA-Mandat, Funktion 191 SEPA-Mandatsverwaltung 190 Setzen Daten 591 Single Euro Payments Area (SEPA) 361, 366, 373 Skontoabzug 162, 328 Skontobetrag 328 Solution Browser 27 Sonderhauptbuchkennzeichen 71, 413, 418, 423, 431, 435, 634 Sonderhauptbuchkonto 417, 427 Sonderhauptbuchvorgang 71, 185, 413, 515 Sonderperiode 634 Sonderposten 306 Sortierschlüssel 49, 180 Speichern 600 Sperrschlüssel 182, 183 650 Stammdaten 22, 41, 114, 174, 309, 362 archivieren 62 Credit Management 209 Statistik 33, 34 Statusleiste 584, 590, 594 Steuerbürokratieabbaugesetz (SteubaG) 102 Steuerkategorie 53 Steuerkennzeichen 134, 634 Steuerrecht 301 Stichtagsbewertung 456 Stornobuchung 405 Stornogrund auswählen 405 Summendaten 63 SWIFT-Code 365, 634 Symbolleiste 582, 583, 584, 589 Systemkonfiguration 35, 304 Systemmeldung 594 Systemstatus 29 T Tagesendverarbeitung 21 Taxonomie 106 Taxonomieversion 107 Teilbetrag 157, 160 Teilkomponente 579 Teilumbuchung 352 Teilzahlung 157, 160, 161 Titelleiste 583 T-Konten 429 Toleranz 157 Toleranzgrenze 157 Toleranzgruppe 121, 181 Transaktion ABZON 334, 497 AS01 314 AS02 322 AS11 325 BIC 365 BNL_MONI 384 F.46 167 F-02 73, 77, 80 F110 139, 142, 383 F-28 375 F-43 133, 136 F-58 379 F-91 335 Index FB01 20, 130 FB02 20 FB03 20, 459 FB10 134, 136 FB50 75, 84 FB50L 84 FB60 136, 378 FB70 375 FBCJ 407 FD01 20 FD02 20 FD03 20 FEBA_BANK_STATEMENT 388 FF_5 386 FF68 408 FI-APAR_SEPA_CUST 198 FIBHU 363 FIBLFFP 381 FK01 20 FK02 20, 370 FK03 20 FK09 163 FSE1_XBRL 107 GRR2 468 GRR3 468 KS01 20 KS02 20 KS03 20 MIRO 136 OB53 574 OB58_XBRL 108 OBVU 199 RFBILA10 467 SAPF101 546 SAPFGVTR 572 SM30 372 SM35 411 TB01 130 VA01 205 Transaktionscode 20, 585 Transaktionswährung 634 Transfervariante 350 Trassant 413 Tratte 413 Treasury 씮 siehe SAP Treasury and Risk Management 24 U überfällige Posten 256 Überleitung von Löhnen und Gehältern 459 Umbuchung 350 Umgliederung 545, 625 Umlaufvermögen 99, 445 Umrechnungskurs 64 Umsatzsteuer 562, 625 Umsatzsteuerkreis 565 Umsatzsteuervoranmeldung 564 United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP) 299, 343, 357, 448, 463 Unterkonto 363 Unternummer 310 V Valutadatum 412 Verbindlichkeit 113, 133, 153 Verbindlichkeitskonto 131 Verdichtung 502 Verfügbarkeitsprüfung 206 Verkaufsorganisation 634 Verkaufsprozess 39 Verkehrszahl 535 Verlust 98 Vermögen 35, 99, 445 Vermögenssteuer 318 Verrechnungskonto 335, 336 Versicherung 185 Versicherungssumme 185 Vertrieb 175, 205 Verwendungszweck 390 Verzeichnis unbebuchter Anlagen 355 Verzinsung 525, 624 Verzinsungskennzeichen 51 Verzinsungsrhythmus 51 Verzugstag 252 Vierspaltenjournal 98 Vorauszahlungen 153 vorerfassten Beleg buchen 449 Vorschlagslauf 235, 523 Vorschlagsliste 235 Vorschlagswert 597 Vorsichtsprinzip 514 Vorsteuer 634 vorwärtsgerichtete Reorganisation 94 651 Index W Währung 64, 65 Währungsanalyse 258 Kunde 259 Land 259 Währungsschlüssel 53 Warenausgang 39, 203 Warenausgang/Rechnungsausgang 39 Wareneingang 337 bewerteter 338 unbewerteter 338 Wareneingang/Rechnungseingang 39 Warnmeldung 599 WE/RE-Konto 39 WE/RE-Verrechnungskonto 133, 451, 622, 627, 635 Wechsel 413, 428, 432, 635 Belegkopfdaten 418, 423 bundesbankfähiger 413 diskontieren 416 Kopfdaten 431 Schuldwechsel 430 Selektionskriterien 420 Sichtwechsel 414 Tagwechsel 414 Zeit-Sichtwechsel 414 Wechselbetrag 415, 419 Wechselbuchung 418, 431 Wechseldaten 424 Wechseldiskont 425 Wechseleinlösung 430, 435 Wechselforderung 415, 417, 422, 423, 427 Wechselkurseinflüsse 258 Wechselkurspflege 26 Wechselnehmer 413 Wechselobligo 417, 425, 427, 431 Belegkopfdaten 427 zurücknehmen 427 Wechselprotest 427 Wechselschuld 413 Wechselspesenabrechnung 431 Wechselverbindlichkeit 430, 435, 436 Wechselverwaltung 413 Wechselverwendung 417, 425 Wechselverwendung buchen 425 Wechselzahlung 417, 421, 423, 430, 434, 435 652 Wertaufhellungsprinzip 513 Wertberichtigung 513, 624 Wertberichtigungskonto 40 Wertberichtigungsschlüssel 518 Wertefluss 39 Wertminderung 40 Wertstellungsdatum 412 Wiederbeschaffungswert 499 Window Dressing 229 Working Capital 172 Z Zahllastkonto 565 Zahllauf 143, 148, 152, 383 Zahlprogramm 114, 139, 142, 174, 374, 431, 635 Bestimmung der Fälligkeit 142 Beträge 140 Druck 145 Einstieg 142 freie Selektionen 143 Parameter 142 Selektionsbedingung 143 Sperrgründe 141 Vorschlagsliste 147 Zahlungsformular 145 Zahlungsträgerprogramm 145 Zusatzprotokoll 144 Zahlsperre 150 Zahlung 155, 157 Zahlung mit einem Schuldwechsel 431 Zahlung zusammenführen 385 Zahlungsabzug 220 Zahlungsabzug klären 619 Zahlungsanforderung 185 Zahlungsausgang 138, 139, 154, 155, 160, 378, 431 Bankdaten 154 Belegkopf 153 Einstiegsbild 153 erfassen 153 manueller 153 Selektionskriterien 154 Zahlungsbedingung 68, 72, 181, 635 Zahlungsbetrag 161 Zahlungsdifferenz 376 Zahlungseingang 138, 139, 174, 374, 418, 423 Index Zahlungsmittel 414 Zahlungsprozess, ausgehender 138 Zahlungssperre 141, 182 Zahlungsverhalten 181 Zahlungsverkehr 134, 138, 178, 180, 373, 618, 621 Prozesssicht 138 Sicht des Rechnungswesens 138 Zahlungsvorgang, Differenz 157 Zahlungsvorschlag bearbeiten 141 einplanen 146 Sachbearbeiter 148 Zahlungsziel 220 Zahlweg 122, 139, 140, 150, 181 zentrale Sperre 187 Zinsen 308, 499 Zinskennzeichen 51 Zinskondition 528 Zugangsbuchung 329, 332 Zuordnung 65 Zuordnungsfeld 635 Zusatzkontierung 40, 69, 72, 516, 635 653
