Dokumente einfach verwalten und archivieren

Archie
Dokumentenverwaltungssystem
Technische Informationen
Architektur
Archie ist eine Client/Server-Anwendung und basiert auf einer SQL Datenbank (unterstützt
werden MS SQL Server, Oracle, Microsoft Data Engine). Die Datenbank übernimmt die Verwaltung der Dokumente - ein sehr schneller Zugriff auf die Dateien ist gewährleistet. Die Daten
werden auf einem oder über mehrere Computer im Netzwerk verteilt gespeichert. Ladezeiten
für einzelne Dokumente sind nur vom verwendeten Netzwerk abhängig. Archie kann mit allen
externen Programmen und Formaten zusammenarbeiten. Der Anwender allein bestimmt, wer
auf welchem Computer und mit welchen Programmen arbeitet.
Netzwerkfähigkeit
Die Daten werden netzweit verfügbar und nur zur Bearbeitung auf den lokalen Rechner kopiert.
Die Netzwerkauslastung wird dadurch optimiert und die Performance verbessert. Gleichzeitig
können einzelne Computer "Spezialaufgaben" erfüllen, wie z. B. als Scan-Station oder zur
Übernahme der Videos, Bilder usw.
Skalierbarkeit
Archie funktioniert in Netzwerken beliebiger Größe. Die Datenmenge ist nur durch die zur
Verfügung stehende Hardware begrenzt. Durch die Verteilung der Dateien über das gesamte
Netzwerk können Millionen von Dokumenten mit einer Gesamtgröße von mehreren TBytes
verwaltet werden. Für kleine Anwendungsgebiete empfiehlt sich die MSDE, für umfangreichere
wird der Einsatz von SQL Server oder Oracle empfohlen.
Abbildung einer Firma
Jede Firmenstruktur kann in Archie abgebildet werden. Die für mehrere Bereiche gemeinsamen
Abteilungen oder Benutzer werden nur einmal angelegt. Die Zugriffsberechtigung wird automatisch für alle zugeordneten Bereiche erteilt.
Offenheit
Archie arbeitet mit jedem Programm zusammen. Die mit den Anwendungsprogrammen durchgeführten Änderungen werden in Archie übernommen. Alle Datenformate werden unterstützt.
Dokumente einfach verwalten und archivieren
Archivierungs-, Dokumenten- und
Content Management-System in einem.
Einfach, flexibel und automatisiert.
Schluss mit
Dokumenten-Chaos!
Schluss mit
Versionen-Chaos!
Datensicherheit
Archie protokolliert jede Änderung der Daten und speichert ältere Versionen. Sie können alle
Versionen einer Datei verfolgen – mit dem Hinweis auf die Person, die Änderungen durchgeführt hat. Die Dokumente werden nie aus der Datenbank entfernt.
ist einfach zu bedienen
ist leicht und schnell zu erlernen
PROMUC GmbH
bietet schnellen Zugriff auf alle Dokumente
Die Firma PROMUC GmbH (früher PROsoft software development) ist seit 1990 am Markt
präsent und ist spezialisiert auf die Entwicklung „massgeschneiderter, qualitativ hochwertiger“
Software besonders für mittlere und große Unternehmen. Auf solider wissenschaftlicher und
praktischer Basis konnte PROMUC umfangreiches Know-how im Qualitätsmanagement entwickeln. Das Spezialgebiet ist der Einsatz von CMM® und die Entwicklung von Datenbankanwendungen. Die entwickelten Systeme werden weltweit eingesetzt.
Als Produkt langjähriger Erfahrung mit hochverfügbaren Systemen entstand im Jahr 2001 das
Dokumentenverwaltungssystem “Archie”.
PROMUC GmbH
D-81827 München, Heldackerweg 25
Tel.: +49 (0) 89 - 4 39 18 69
Fax: +49 (0) 89 - 43 08 89 28
e-mail: [email protected]
www.promuc.de
garantiert ständige Verfügbarkeit der Dokumente
ist eine kostengünstige Alternative
unterstützt alle Dateiformate (Fotos, Scans, Text, Filme, ...)
bietet die Möglichkeit, Ihre Firmenstruktur individuell abzubilden
ist geeignet für jede Firmengröße (1-Mann-Büro bis Großunternehmen)
enthält eine einfache Verwaltung von Zugriffsrechten
protokolliert und verwaltet Daten zentral / dezentral
speichert Dokumente im Originalformat
übernimmt Änderungen automatisch
Gesellschaft für Informationstechnologie mbH
Gesellschaft für Informationstechnologie mbH
Datensalat?
Formate, View-Modi und Suchfunktionen
•
Ständig wachsende Anzahl an Dokumenten, die über längere Zeit archiviert werden müssen.
•
Das Know-how Ihres Unternehmens baut auf den gespeicherten Daten auf.
•
Schnelle Verfügbarkeit der Daten muß gewährleistet sein.
Mit Archie können Sie verschiedene Dokumente archivieren und verwalten. Alle Dateiformate
werden unterstützt, denn Archie speichert im Originalformat ab und sorgt dafür, daß die Dateien
korrekt in die Datenbank übernommen werden.
•
Unzählige Dateiformate, die teilweise von den gängigen Archivierungsprogrammen nicht
Fotos
Sie haben die Möglichkeit, Fotos direkt aus dem Videoeingang Ihres Computers zu
übernehmen. Dafür wird immer die Software des Kartenherstellers aufgerufen.
oder nicht mehr unterstützt werden.
•
Dateninkonsistenz durch gleichzeitigen Zugriff anderer Benutzer/Anwender.
•
Undurchsichtige Zugriffsrechte.
•
Unzählige Dateiversionen durch teilweise lokale Kopien.
•
Ständige Suche nach der aktuellen Version.
•
Nicht nachvollziehbare Änderungen bis hin zu Datenverlust.
•
Immer neue Verzeichnisstrukturen, die nur der versteht, der sie angelegt hat (wenn überhaupt).
•
... und, und, und
Scans
Archie arbeitet mit jedem auf dem Markt erhältlichen Scanner. Es wird immer die
Herstellersoftware aufgerufen. Dies gewährleistet eine optimale Steuerung, sogar
wenn mehrere Scanner gleichzeitig angeschlossen sind. Das mehrseitige Scannen
ist selbstverständlich – auch wenn Ihr Scanner ein „normaler“ Flachbettscanner ist.
Wäre es nicht wunderbar, ein Dokument jeglicher Art einfach mit dem Anwendungsprogramm zu
Video
Urlaubsvideos, medizinische Befunde oder Werbefilme: sie können sowohl aus
dem Videoeingang Ihres Rechners, als auch von CD übernommen werden. Sie
wählen, mit welchen Programmen die Videos abgespielt werden – auch verschiedene Player können für gleiche Formate definiert werden.
öffnen und zu bearbeiten. Und wenn Sie fertig sind, übernimmt der Computer die Aufgabe, die
Datei in einem Zentralarchiv zu speichern und zu protokollieren?
Wäre es nicht wunderbar, wenn es Ihnen egal sein könnte, wo die Datei sich physisch befindet?
Hauptsache sie geht nie verloren! Hauptsache Sie können sich ältere Versionen anschauen!
Textverarbeitung
Haben Sie schon mal Ihre Textdateien verloren, weil Sie vergessen haben, sie auf
den Server zu kopieren? Mit Archie kann das nicht passieren. Denn wenn Sie fertig
sind, werden die Daten automatisch auf den Server kopiert. Vorversionen bleiben
selbstverständlich erhalten.
Hauptsache Sie wissen, wer und wann jemand die Änderungen gemacht hat.
Und wenn Sie die Datei jemandem zugänglich machen wollen, brauchen Sie nicht den Systemadministrator.
Sowas gibt es nicht ?
Irrtum !
Was zeichnet
Denn jetzt gibt es
Grafiken
Sie können alle Grafiken mit beliebigen Programmen bearbeiten. Alle Änderungen
werden automatisch in die Datenbank übernommen. Alle Vorversionen sind jederzeit zugänglich.
aus?
ViSiO
Sogar große Businessgrafiken können verwaltet werden. Sie haben Zugriff auf alle
Versionen der Datei.
Archie verbindet die verschiedenen Softwareprodukte zu einem Ganzen. Sie benutzen Ihre
Anwendungsprogramme, um die Dateien zu bearbeiten. Die aktuelle Version (oder je nach
Wunsch auch eine ältere Version) wird automatisch auf den lokalen Rechner kopiert, um
Performanceverluste zu vermeiden und die Netzauslastung zu minimieren.
Archie überwacht, wie lange die Anwender mit der Datei arbeiten. Wenn sie fertig sind,
Verschiedene View-Modi
wird die Datei im Originalformat zurück in das Archiv kopiert. Die alte Version wird selbstverständlich gespeichert. Informationen, durch wen und wann Änderungen vorgenommen
wurden, werden protokolliert.
Sie können in Archie einzelne Dateien wie auch Dateigruppen (z. B. Installations-CDs) abspeichern. Sie können sich die Bilder direkt aus dem bildgebenden Gerät (Videorecorder,
Fotoapparat) holen. Sogar ganze DVD-Filme können ausgelagert werden.
Und schließlich können Sie Ihre Firmenstruktur individuell in Archie abbilden, Dateien
einem oder mehreren Projekten oder Gruppen zuordnen und Zugriffsrechte auf einfachste
Tabelle
Weise erteilen.
Miniatur
Umfassende Suchfunktionen
Datensalat?
Formate, View-Modi und Suchfunktionen
•
Ständig wachsende Anzahl an Dokumenten, die über längere Zeit archiviert werden müssen.
•
Das Know-how Ihres Unternehmens baut auf den gespeicherten Daten auf.
•
Schnelle Verfügbarkeit der Daten muß gewährleistet sein.
Mit Archie können Sie verschiedene Dokumente archivieren und verwalten. Alle Dateiformate
werden unterstützt, denn Archie speichert im Originalformat ab und sorgt dafür, daß die Dateien
korrekt in die Datenbank übernommen werden.
•
Unzählige Dateiformate, die teilweise von den gängigen Archivierungsprogrammen nicht
Fotos
Sie haben die Möglichkeit, Fotos direkt aus dem Videoeingang Ihres Computers zu
übernehmen. Dafür wird immer die Software des Kartenherstellers aufgerufen.
oder nicht mehr unterstützt werden.
•
Dateninkonsistenz durch gleichzeitigen Zugriff anderer Benutzer/Anwender.
•
Undurchsichtige Zugriffsrechte.
•
Unzählige Dateiversionen durch teilweise lokale Kopien.
•
Ständige Suche nach der aktuellen Version.
•
Nicht nachvollziehbare Änderungen bis hin zu Datenverlust.
•
Immer neue Verzeichnisstrukturen, die nur der versteht, der sie angelegt hat (wenn überhaupt).
•
... und, und, und
Scans
Archie arbeitet mit jedem auf dem Markt erhältlichen Scanner. Es wird immer die
Herstellersoftware aufgerufen. Dies gewährleistet eine optimale Steuerung, sogar
wenn mehrere Scanner gleichzeitig angeschlossen sind. Das mehrseitige Scannen
ist selbstverständlich – auch wenn Ihr Scanner ein „normaler“ Flachbettscanner ist.
Wäre es nicht wunderbar, ein Dokument jeglicher Art einfach mit dem Anwendungsprogramm zu
Video
Urlaubsvideos, medizinische Befunde oder Werbefilme: sie können sowohl aus
dem Videoeingang Ihres Rechners, als auch von CD übernommen werden. Sie
wählen, mit welchen Programmen die Videos abgespielt werden – auch verschiedene Player können für gleiche Formate definiert werden.
öffnen und zu bearbeiten. Und wenn Sie fertig sind, übernimmt der Computer die Aufgabe, die
Datei in einem Zentralarchiv zu speichern und zu protokollieren?
Wäre es nicht wunderbar, wenn es Ihnen egal sein könnte, wo die Datei sich physisch befindet?
Hauptsache sie geht nie verloren! Hauptsache Sie können sich ältere Versionen anschauen!
Textverarbeitung
Haben Sie schon mal Ihre Textdateien verloren, weil Sie vergessen haben, sie auf
den Server zu kopieren? Mit Archie kann das nicht passieren. Denn wenn Sie fertig
sind, werden die Daten automatisch auf den Server kopiert. Vorversionen bleiben
selbstverständlich erhalten.
Hauptsache Sie wissen, wer und wann jemand die Änderungen gemacht hat.
Und wenn Sie die Datei jemandem zugänglich machen wollen, brauchen Sie nicht den Systemadministrator.
Sowas gibt es nicht ?
Irrtum !
Was zeichnet
Denn jetzt gibt es
Grafiken
Sie können alle Grafiken mit beliebigen Programmen bearbeiten. Alle Änderungen
werden automatisch in die Datenbank übernommen. Alle Vorversionen sind jederzeit zugänglich.
aus?
ViSiO
Sogar große Businessgrafiken können verwaltet werden. Sie haben Zugriff auf alle
Versionen der Datei.
Archie verbindet die verschiedenen Softwareprodukte zu einem Ganzen. Sie benutzen Ihre
Anwendungsprogramme, um die Dateien zu bearbeiten. Die aktuelle Version (oder je nach
Wunsch auch eine ältere Version) wird automatisch auf den lokalen Rechner kopiert, um
Performanceverluste zu vermeiden und die Netzauslastung zu minimieren.
Archie überwacht, wie lange die Anwender mit der Datei arbeiten. Wenn sie fertig sind,
Verschiedene View-Modi
wird die Datei im Originalformat zurück in das Archiv kopiert. Die alte Version wird selbstverständlich gespeichert. Informationen, durch wen und wann Änderungen vorgenommen
wurden, werden protokolliert.
Sie können in Archie einzelne Dateien wie auch Dateigruppen (z. B. Installations-CDs) abspeichern. Sie können sich die Bilder direkt aus dem bildgebenden Gerät (Videorecorder,
Fotoapparat) holen. Sogar ganze DVD-Filme können ausgelagert werden.
Und schließlich können Sie Ihre Firmenstruktur individuell in Archie abbilden, Dateien
einem oder mehreren Projekten oder Gruppen zuordnen und Zugriffsrechte auf einfachste
Tabelle
Weise erteilen.
Miniatur
Umfassende Suchfunktionen
Archie
Dokumentenverwaltungssystem
Technische Informationen
Architektur
Archie ist eine Client/Server-Anwendung und basiert auf einer SQL Datenbank (unterstützt
werden MS SQL Server, Oracle, Microsoft Data Engine). Die Datenbank übernimmt die Verwaltung der Dokumente - ein sehr schneller Zugriff auf die Dateien ist gewährleistet. Die Daten
werden auf einem oder über mehrere Computer im Netzwerk verteilt gespeichert. Ladezeiten
für einzelne Dokumente sind nur vom verwendeten Netzwerk abhängig. Archie kann mit allen
externen Programmen und Formaten zusammenarbeiten. Der Anwender allein bestimmt, wer
auf welchem Computer und mit welchen Programmen arbeitet.
Netzwerkfähigkeit
Die Daten werden netzweit verfügbar und nur zur Bearbeitung auf den lokalen Rechner kopiert.
Die Netzwerkauslastung wird dadurch optimiert und die Performance verbessert. Gleichzeitig
können einzelne Computer "Spezialaufgaben" erfüllen, wie z. B. als Scan-Station oder zur
Übernahme der Videos, Bilder usw.
Skalierbarkeit
Archie funktioniert in Netzwerken beliebiger Größe. Die Datenmenge ist nur durch die zur
Verfügung stehende Hardware begrenzt. Durch die Verteilung der Dateien über das gesamte
Netzwerk können Millionen von Dokumenten mit einer Gesamtgröße von mehreren TBytes
verwaltet werden. Für kleine Anwendungsgebiete empfiehlt sich die MSDE, für umfangreichere
wird der Einsatz von SQL Server oder Oracle empfohlen.
Abbildung einer Firma
Jede Firmenstruktur kann in Archie abgebildet werden. Die für mehrere Bereiche gemeinsamen
Abteilungen oder Benutzer werden nur einmal angelegt. Die Zugriffsberechtigung wird automatisch für alle zugeordneten Bereiche erteilt.
Offenheit
Archie arbeitet mit jedem Programm zusammen. Die mit den Anwendungsprogrammen durchgeführten Änderungen werden in Archie übernommen. Alle Datenformate werden unterstützt.
Dokumente einfach verwalten und archivieren
Archivierungs-, Dokumenten- und
Content Management-System in einem.
Einfach, flexibel und automatisiert.
Schluss mit
Dokumenten-Chaos!
Schluss mit
Versionen-Chaos!
Datensicherheit
Archie protokolliert jede Änderung der Daten und speichert ältere Versionen. Sie können alle
Versionen einer Datei verfolgen – mit dem Hinweis auf die Person, die Änderungen durchgeführt hat. Die Dokumente werden nie aus der Datenbank entfernt.
ist einfach zu bedienen
ist leicht und schnell zu erlernen
PROMUC GmbH
bietet schnellen Zugriff auf alle Dokumente
Die Firma PROMUC GmbH (früher PROsoft software development) ist seit 1990 am Markt
präsent und ist spezialisiert auf die Entwicklung „massgeschneiderter, qualitativ hochwertiger“
Software besonders für mittlere und große Unternehmen. Auf solider wissenschaftlicher und
praktischer Basis konnte PROMUC umfangreiches Know-how im Qualitätsmanagement entwickeln. Das Spezialgebiet ist der Einsatz von CMM® und die Entwicklung von Datenbankanwendungen. Die entwickelten Systeme werden weltweit eingesetzt.
Als Produkt langjähriger Erfahrung mit hochverfügbaren Systemen entstand im Jahr 2001 das
Dokumentenverwaltungssystem “Archie”.
PROMUC GmbH
D-81827 München, Heldackerweg 25
Tel.: +49 (0) 89 - 4 39 18 69
Fax: +49 (0) 89 - 43 08 89 28
e-mail: [email protected]
www.promuc.de
garantiert ständige Verfügbarkeit der Dokumente
ist eine kostengünstige Alternative
unterstützt alle Dateiformate (Fotos, Scans, Text, Filme, ...)
bietet die Möglichkeit, Ihre Firmenstruktur individuell abzubilden
ist geeignet für jede Firmengröße (1-Mann-Büro bis Großunternehmen)
enthält eine einfache Verwaltung von Zugriffsrechten
protokolliert und verwaltet Daten zentral / dezentral
speichert Dokumente im Originalformat
übernimmt Änderungen automatisch
Gesellschaft für Informationstechnologie mbH
Gesellschaft für Informationstechnologie mbH