Projektmanagement

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Projektmanagement
1.0 Projekt – Definitionen und Erläuterungen
1.1 Definition Projekt (nach R.L.Martino, nPA2)
−
eine Aufgabe, welche ein definiertes Ende und einen definierten Anfang hat
und in jeder autonomen aber mit den anderen Teilaufgaben in Beziehung
stehenden Tätigkeit einen Ressourcenaufwand erfordert und die Gesamtheit
der Teilaufgaben muss erfüllt werden um die Zielsetzungen zu erreichen
1.2 Definition Projekt (DIN 69901)
= Vorhaben, das in vorgegebener Zeit und mit beschränktem Aufwand ein
eindeutig definiertes Ziel erreichen soll
− ein Projekt ist ein Vorhaben, welches gekennzeichnet ist durch die
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit, wie bspw:
−
−
−
−
Zielvorgabe (klar definiert)
zeitliche Begrenzung (Start – und Zieltermin sind
festgelegt)
finanzielle Bedingungen (klare Kostenvorgabe)
personelle Bedingungen (projektspezifische
Organisation der Bearbeiter)
1.3 Die Einmaligkeit der Voraussetzungen
−
nur wenn die Einmaligkeit aller Bedingungen gegeben ist, handelt es sich
bei einem Vorhaben um eine Projekt, d.h. ein Projekt ist i.d.R nicht
routinemäßig abwickelbar:
− Zielvorgabe
− Zielrahmen
− Kostenvorgabe
− Projektorgansiation
1.4 Grundlage eines Projektes
−
−
Grundlage eines Projektes ist die Projektidee (käuflich erwerbbar)
Standardisierung – ist ein Projekt erfolgreich, werden Prozesse des
Projektes evtl. standardisiert, und für ähnliche Projekte verwendet
2.0 Kosten und Nutzen der Projektarbeit (nPA2)
−
−
ob ein Projekt rentabel ist und die Vorteile die Nachteile aufwiegen sollte
man in jedem Fall vor Projektbeginn herausfinden, ansonsten besteht das
Risiko eines vorzeitigen und kostspieleigen Projektabbruchs
im folgenden eine Übersicht über Vor – und Nachteile von Projekten ...
2.1 Vorteile
−
−
−
−
−
−
−
−
konzentrierte interdisziplinäre Bearbeitung aktueller Fragen
sorgfältige, methodische Problemanalyse
neuer Blick auf alte Probleme
Grundsatzlösungen, Chanzen zum großen Fortschritt
Nutzung des Wissens und des kreativen Mitarbeiterpotenzials
relativ schnelle Lösungsfindung
Flexibilität
hohes Engagement und gute Akzeptanz der Ergebnisse
2.2 Nachteile
−
−
−
−
−
−
−
−
Planungs – und Steuerungsaufwand
Belastung des Tagesgeschäfts
Schnittstellen/Reibungen mit der Linie
Trennung von Entwicklung und Umsetzung
Gefahr unausgegorener Lösung
Überforderung des Projektteams über Fragestellungen die spezielle fachliche
Kenntnisse erfordern
Widerstände bei mangelnder Einbeziehung der Betroffenen;Gefahr des
Scheiterns der Umsetzung
Projekt-Lawinen, weil ein Projekt das nächste nach sich zieht
3.0 Projektmanagement
3.1 Definition nach DIN 69901 (nPA2)
−
−
−
Projektmanagement umfasst Führungsaufgaben, Organisation, Techniken
und Mittel für die Abwicklung eines Projektes
umfasst:
− alle Planungs -, Steuerungs -, Kontrolle – und
Informationstätigkeiten
− Entscheidungen über Personal, Zeit und Ablauf
− Betreuung der Teams (Arbeitsgruppen)
Ziel des Projektmanagement:
− Projektaufgaben mit speziellen Leistungsmerkmalen innerhalb der
zur Verfügung stehenden Zeit durchzuführen
3.2 Definition PA2
−
−
−
−
Managementprinzip, welches zur Durchführung von Projekten entwickelt
wurde
Methodik – um ein Projekt führen und durchführen zu können benötigt
man eine Methodik mittels derer man den Prozess steuern, überwachen und
kontrollieren kann
beschränkt auf eine Projektorganisation mit klar begrenzter Dauer (im Vgl.
können Abteilungen o. andere Organisationseinheiten zeitlich unbegrenzt
bestehen)
Ressourcen – Projekte benötigen Ressourcen oft nur auf Teilzeitbasis (im
Vgl. versuchen permanente Organisationen ihre Ressourcen voll
auszuschöpfen)
Weiteres zum Projektmanagement
−
−
−
−
Fokus - Projektmanagement konzentriert sich auf ein Projekt
Ursprung – Projektmanagement wurde in den frühen 60er Jahren
entwickelt um das amerikanische Raumfahrtsprogramm durchzuführen
Anwendungsgebiete – das Prinzip des Projektmanagements findet auch
unter dem Namen Programm -, Produkt – und Baumanagement Anwendung
Aufgaben des Projektmanagement:
− Ressourcen organisieren und führen
− Ressourcen umfassen u.a.:
− Fähigkeiten und Talente des Teams
− Einrichtungen, Werkzeuge und Geräte
− Informationen (aus internen oder externen Quellen)
− Systeme und Verfahren
− Prozesse
− Geld
4.0 Das Projektteam
−
−
−
Funktion – wird zur Durchführung eines Projekts benötigt
Projektgröße – abhängig von der Projektgröße werden die Stellen des
Projektmanagers – und mentors mit 1 bis n Stellen besetzt
Rollenverteilung – man unterscheidet zwischen:
− Projektmanager bzw. Projektleiter
− Projektmentor
− Mitarbeiter im Projektteam
−
−
−
−
−
in internen Projekten (mittelgroß)
übernimmt der Projektleiter oft auch die
Rolle des Projektmentors
bei sehr kleinen Projekten fallen
Teamleiter u.U. Weg
der Projektmentor (bspw. Wirtschaftsinformatiker) dient als Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Projektleiter
(bspw. Kaufmann) und dem Team (bspw.
Informatiker)
externe Mitarbeiter werden ins Team
eingegliedert
der Teamleiter teilt Teams entsprechend ihren Fähigkeiten ein und
koordiniert die Aufgabenverteilungen
4.1 Der Projektmanager
Anforderungen/Fähigkeiten
−
−
−
−
Fachkomptenez
− fundiertes Allgemeinwissen über den Fachbereich des Projekts
(Wirtschaftswissen, Teamleitungswissen u.a.)
− Führungsqualitäten
Methodenkompetenz
− Problemlösungen unterstützen (analystisches Denken)
− Informationen beschaffen, analysieren und nutzen
− Ressourcennutzung vorhandene Ressourcen (Wissen, Geld und
Mitarbeiter) effektiv nutzen
Organisationskompetenz
− Projekt von der Idee bis zum Abschluss organisieren
− klar messbare Projektziele erstellen (Arbeitspakete)
− Fortschritt und Leistung eines Projektes messen
− Mitarbeiter effektiv einsetzen und unterstützen
− Zeit – und Geldverschwendung eliminieren
Sozialkompetenz
− Führungstalente, Mitarbeiter motivieren
− Überzeugungskraft, das Projektteam und -umfeld von der
Projektidee und dem Projektplan überzeugen
4.3 Der Projektmentor
−
Ziel beim Einsatz eines Projektmentors ist es, ein fehlendes (sehr
spezielles) Wissen aus einem Fachgebiet zu vermiteln, bzw. bei
Problemlösungen mitzuwirken
Anforderungen/Fähigkeiten
−
−
Durchsetzungsvermögen um ein Projekt von der Idee bis zur Umsetzung
zu unterstützen
unterstützt das Projekt mit Fachwissen und/oder Praxiserfahrung
4.2 Das Projektteam
−
−
−
−
= temporäres Team, welches über begrenzten Zeitraum zur Erfüllung
eines definierten Ziels gebildet wird
die Zusammensetzung erfolgt je nach den für das Projekt benötigten
Fähigkeiten
Teammitglieder werden i.d.R. in Teilzeit aus dem Unternehmen rekrutiert
die Team-Rollen werden je nach Fähigkeit und Verfügbarkeit verteilt
um eine produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten, bedarf es
besonderer fachlicher und sozialer Kompetenzen
Anforderungen/Fähigkeiten
−
−
soziale Kompetenzen
− Verantwortungsbewusstsein
− Pünktlichkeit
− Fairness, Souveränität, Konstruktivität
− Kooperationsbereitschaft, Rücksichtsnahme
− Kritikfähigkeit
fachliche Kompetenzen
− Zuverlässigkeit
− Weiterbildungsbereitschaft
− Know-How
− Flexibilität (evtl. übernehmen gebietsferner Aufgaben)
5.0 Projekttypen
5.1 Unterscheidungsmerkmale
−
Projekte unterscheiden sich gemäß folgenden Kriterien:
− Zeit, Qualität und Kosten
− fachliche Einmaligkeit (Branchen, Spezialgebiete, bspw. Hausbau)
− Anforderungskomplexität bezüglich der Zeitdimension (Dauer)
− small Projects (bis ca. 20 Mitarbeitertage)
− medium Projects (bis ca. 300 Mitarbeitertage)
− large Projects (mehr als 300 Mitarbeitertage)
− Anforderungskomplexität bezüglich der eingesetzten Ressourcen
− bezogen auf die Firmengröße (was für einen Großkonzern ein small
Project ist, kann für einen Kleinbetrieb bereits ein medium oder gar
large Project sein)
5.2 Small Projects
−
−
−
−
Aufgabenstellung (Ausarbeitung der Anforderungen, Besprechung und
Vorbereitung) kann während der Teammeetings besprochen werden, bzw.
innerhalb eines anderen, überschaubaren Rahmen
eigene Ressourcen reichen aus um die Aufgabenstellung zu erfüllen
eine Projektorganisation ist kaum oder nur in geringen Maße erforderlich
Beispiele:
− Installation eines neuen Arbeitsplatzes
− Bau einer Hundehütte
5.3 Medium Projects
−
−
−
−
Aufgabenstellung (Ausarbeitung der Anforderungen, Besprechung und
Vorbereitung) kann nicht vollständig während der Teammetings besprochen
werden
eigene Ressourcen genügen zur Erfüllung der Aufgabenstellung, allerdings
nur mit größerem Aufwand
eine größere Projektorganisation ist unabdingbar
Beispiele:
− ein Hausbau (Eigenheim)
− Organisieren einer Hausmesse
5.4 Large Projects
−
−
−
−
Aufgabenstellung (Ausarbeitung der Anforderungen, Besprechung und
Vorbereitung) kann nicht während der Teammeetings besprochen werden
eigene Ressourcen reichen nicht aus um die Aufgabenstellung zu erfüllen,
es werden externe Ressourcen benötigt (freie Mitarbeiter, Partnerfirmen)
eine Projektorganisation ist unerlässlich und es dist erforderlich mehrere
Teilprojekte innerhalb des Projektes zu definieren mit jeweils eigenen
Teilprojektleitern
Beispiele:
− Bau der Allianz-Arena in München
− Organisation der Weltmeisterschaft in Deutschland
− Konzeption und Bau eines neuen Autos
− Einführung von SAP in einem Unternehmen
− Einführung des Euro
5.5 Was man bei Projekten beachten sollte
−
−
−
−
je größer ein Projekt, desto spezifischer die Projektorganisation
je spezifischer ein Projekt, desto umfangreicher die Projektdefinition
je risikoreicher ein Projekt, desto mehr Messkriterien sind erforderlich
je kleiner ein Projekt, desto eindeutiger fällt die Visualisierung der
Projektergebnisse aus
5.6 Unterschied: IT-Projekte & organisatorischen Projekten
−
folgende Punkte beschreiben, was IT-Projekte von anderen
organisatorischen Projekten unterscheidet
Projektumfeld
−
−
−
−
in IT-Projekten herrscht das in der Branche gesetzte Niveau
Anpassung an den Marktstandard (durch Unternehmen und dessen
Prozesse) aufgrund vorhandener Produkte
fehlende Funktionen und Leistungsmerkmale (bspw. Software) müssen
durch organisatorischen Prozesse ausgeglichen werden
bei Einführung einer neuen Software (bspw. SAP) müssen folglich auch
Unternehmensprozesse geändert/angepasst werden
Projektteam
−
−
−
−
−
externer Berater und IT-Spezialisten transferieren das vorhandenen KnowHow in IT-Projekten
lückenlose Spezifikation des Projektziels, sonst kann es aufgrund fehlender
Unternehmens – Kompetenzen passieren, dass externe Projektleiter eine
abweichende Zieldefinition ableiten
Vorrangiger Einsatz von IT-Spezialisten
(folgendes ist unverständlich/tendenziell falsch) Bedürfnisse des
Endanwenders stehen erst an zweiter Stelle (was steht an erster Stelle ?),
was die Akzeptanz der eingesetzten Systeme oft gefährdet
Schwierigkeit liegt in ausgewogenen Einsatz fachlicher Ressourcen und ITRessourcen
Zusammenfassung
−
−
−
−
−
IT-Projekte unterscheiden sich u.a. durch ihr spezifisches Umfeld und die
eingesetzten Spezialisten (Java, Web-Entwicklung, Hardware usw.) im
Projektteam
potenzieller Misserfolg bei IT-Projekten ist aufgrund ihrer Spezialität
(Fachwissen, Erfahrung, Technologie-Kundigkeit) höher als bei Nicht-ITProjekten
Fachwissen ist bei IT-Projekten besonders wichtig (zur rechten Zeit das
benötigte Wissen)
der Markt muss während der Planung und Durchführen überwacht werden,
um auf eventuelle (Neu-)Entwicklungen reagieren zu können
Beispiel:
− die Einführung von SAP in einem Unternehmen erfordert
entsprechende Spezialisten die das vorhandene Personal ggf.
schulen, bzw. auf die Umstellung vorbereiten und dabei beratend
zur Seite stehen, bzw. die Durchführung übernehmen
6.0 Kriterien für erfolgreiche Projekte
−
−
−
die nachfolgende besprochenen Punkte sind Schlüsselfaktoren für einen
erfolgreichen Projektabschluss
jeder Erfolgsfaktor birgt das Risiko eines Projektscheiterns in sich
kritische Erfolgsfaktoren sind jedoch verifizierbar
6.1 Projektteam
−
−
−
−
−
Leitfrage – welche Mitarbeiterqualitäten werden dem Projekt zur Verfügung
gestellt ?
Fachwissen zu einer benötigten Ressourcen ist essenziell für die Qualität
ein kompetenter Projektleiter (fachlich, methodisch, sozial und
führungstechnisch)
soziale Kompetenzen seitens des Teams (und des Projektleiters)
klare Rollen – und Funktionsverteilung:
− Projektleiter – widmet sich primär der ProjektmanagementFunktion (planen, steuern, koordinieren, organisieren, informieren)
− Teammitglieder – führen Großteil der operativen Tätigkeiten aus
6.2 Projektumfeld
−
−
−
Leitfrage – in welchem Projektrahmen kann das Projekt durchgeführt
werden ? Wer sind die Projektträger – und Nutzer ?
das Projektumfeld umfasst folgende Faktoren:
− physische
− ökologische
− gesellschaftliche
− psychologische, kulturelle
− politische
− wirtschaftliche
− finanzielle
− juristische, vertragliche
− organisatorische
− technologische, ästhetische
gutes Arbeitsklima – ausreichend Freizeit (Projektarbeit darf keine reine
Zusatzarbeit sein !!!)
6.4 Projektauftrag
−
−
−
−
Leitfrage – wie wurde der Projektauftrag spezifiziert ?
einem Projektauftrag geht oft einem Projektantrag bzw. Preisvorschlag
voraus, skizziert werden:
− die Ausgangslage, Ziele, Projektergebnisse
− Kosten und Nutzen
− Organisation
Projektwürdige Aufgabenstellung:
− Aufgabenstellung muss die Definition eines Projektes erfüllen
− es erfolgt eine sorgfältige Projektauswahl, Priorisierung und
Entscheidung nach definierten Kriterien
Rahmenbedingungen des Projekts (Ziele, Hauptaufgaben, Kosten und
Ressourcen u.a.) sind klar und eindeutig im Projektauftrag dokumentiert
(kein Projekt ohne Projektauftrag und messbare Ziele !)
Bestandteile eines Projektauftrags (nPA2)
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Projektbezeichnung und Auftraggeber
Projektbeginn – und ende
Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf und Ziele
Projektergebnisse
Projektbudget
Projektleiter – und evtl. Projektteam
Annahmen und Beschränkungen
Ressourcenzuweisung
Terminvorgaben
6.5 Kommunikation
−
−
−
−
Leitfrage – welche Informationssysteme sind vorhanden ?
Ziele
− erkennen der Wechselwirkung zwischen Projekterfolg und –
kommunikation, Übersicht über einsetzbare Kommunikationsmittel
− rechtzeitiges Informieren der Teammitglieder über
Terminverschiebungen, den aktuellen Bearbeitungsstand einzelner
Aufgaben
− Marktentwicklung (u.a. bezüglich eingesetzter Programmversionen
– bspw. Version der aktuell eingesetzten IDE)
Projektkommunikation ist ein zentraler Erfolgsfaktor
Möglichkeiten der Kommunikation sind folgende:
− persönliche Gespräche oder Telefongespräche
− Projektsitzungen, Teammeetings,
− Power-Teams (intensive Team – und Arbeitssitzungen zu zweit
oder dritt in denen gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird)
− Projekt-Blog (Dokumentation des aktuellen Status im Blog)
− eMail, Aktennotizen, Briefverkehr (push-Prinzip)
− Internet-Konferenzen (besonders bei räumlich getrennten
Projektteams, Voraussetzung sind technisch versierte Mitglieder)
7.0 Projektphasen
−
−
−
Projektphase (Projektabschnitt) ist eine Kategorisierung des
Fortschrittszustandes eines Projektes
der Fortschrittszustand ist messbar anhand von Meilensteinen
für unterschiedliche Projektarten gibt es mitunter unterschiedlich stark
gegliederte Projektphasen – Modelle (bspw. Raumfahrt)
7.1 Definition (DIN 69901)
−
−
−
−
−
−
−
−
Projektphase ist eine zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich
gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist
die Trennung erfolgt in der Regel durch einen Meilenstein
Projektphasen müssen nicht sequenziell aufeinander folgen, sondern
können auch parallel ablaufen
diese Phase läutet die eigentliche Projektarbeit ein und bildet die Grundlage
eines Projektes
die Projektdefinition und – analyse hilft bei der Entscheidung, ob ein Projekt
rentabel ist und fortgeführt/begonnen wird oder nicht
die Projektdefinition ermöglicht vor Beginn eines Projektes die Festlegung
dessen:
− Zeitdimensionen
− Qualität
− Kosten
die Projektidee geht der Projektdefinition voraus
Ursachen (Wieso entsteht ein Projekt ?) für Projekte sind oft:
− Problemstellungen oder Fehlerquellen
− Verbesserungs – oder Änderungsmöglichkeiten
− Anfragen, Ideen oder Aufgabenstellungen entwickeln
− Folgeprojekte im Zuge eines übergeordneten Projektes
7.2 Projektentstehung
7.3 Bestandteile der Projektdefinition
−
−
−
−
−
−
Gründung des Projektes (Projektentstehung)
Analyse der Projektidee
Dokumentation des IST-Zustandes
Definition des Projektziels
Organisation des Projektes
− Projektteambildung
− Projekt – Roadmap bilden (Fahrplan)
− Entscheidungen des Managements zum Kick-off
Organisation des Prozesses
7.4 Beispiel (Klassenwebsite)
−
für die folgende Aufgabe wird ein Arbeitsteam gebildet, das Ziel ist:
− Analyse der Projektidee
− Dokumentation des IST-Zustandes
− Formulierung des Projektziels
− Notwendigkeiten und Wünsche aufzulisten
− Alternativen zu bewerten
− wählen der Vorgangsweise
− Erstellung einer vorläufigen Projektdefinition
7.5 Elemente eines Projekts
−
Die Projektelemente müssen in Balance gehalten werden, beispielsweise
durch:
− Erstellung eines detaillierten Budgetplans
− Budgetkontrolle während des Projektforschrittes
− sicherstellen, dass die benötigte Qualität erreicht wird – nicht
mehr und nicht weniger
− Erstellung eines Projektplans, der alle wichtigen Termine/Fristen
und Milestones enthält
−
der Projektmanager ist verantwortlich für:
− die Qualität der erbrachten Leistung/des Produkts
− die Einhaltung der Termine und Fristen
− die Überwachung der Kostenentwicklung
7.6 SMART-Ziele
−
bei der Definition von Zielen und dem
bestimmen kritischer Erfolgsfaktoren
sollte man folgende Regeln beachten:
− Ziele definieren als Basis für
eine geordnete Planung
− Ziele als SMART-Ziele
definieren
− SMART-Ziele müssen in ihrer
Gesamtheit erfüllt werden
Ziel
Übersetzung
S
Spezifisch
Bedeutung
−
−
−
−
M
Messbar
−
−
detaillierte, eindeutige Ziel –, Kontext – und
Ergebnisbeschreibung
WAS – tut man um das gesetzte Ziel zu erreichen ?
WARUM – ist das Ziel wichtig ?
WIE – kann man das Ziel erreichen (Methoden, Ansätze) ?
operational, beobachtbar, Messbarkeit des aktuellen
Fortschritts (bspw. anhand bereits erledigter Arbeitspakete)
festlegen einer akzeptablen Untergrenze (was erreicht werden
muss)
A
Anspruchsvoll
−
herausfordernd, erfüllbar, Projektattraktivität steigert die
Bereitschaft des Projektteams sein Bestes zu geben
(Identifikation mit den Projektzielen)
R
Realistisch
−
Realisierbarkeit der Ziele im Rahmen von Kosten und dem
gegebenen Zeitraum
T
Terminiert
−
terminiert durch End – und Zwischentermine (bspw.
Meilensteine)
spezifische, realistische Terminierung liefert eine Orientierung
erst Ziele und benötigte Ressourcen bestimmen und dann die
Zeitplanung vornehmen
−
−
7.7 Kritische Erfolgsfaktoren
−
−
−
die SWOT-Methode hilft Stärken und Schwächen der eigenen
Organisation auszumachen und diese mit denen der Wettbewerber zu
vergleichen, um ungenutzte Potenziale zum Erzielen von
Wettbewerbsvorteilen zu identifizieren
Gegenwart
(wirkt von
innen)
Zukunft
(wirkt von
außen)
Positiv
S
Strengths
Stärken
O
Opportunities
Chancen
Negativ
W
Weaknesses
Schwächen
T
Threads
Gefahren
mit Hilfe der SWOT-Analyse lassen sich kritische Erfolgsfaktoren
herausheben
hierfür bestimmt man die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken
S
wirkt von
innen
Strengths
Stärken
W
wirkt von
innen
Weaknesses
Schwächen
O
wirkt von
außen
Opportunities
Chancen
T
wirkt von
außen
Threads
Gefahren
Wo liegen unsere Stärken ?
Wo stehen wir im Moment ?
Was gibt uns Energie ?
Was lief gut ?
Wo sind unsere Grenzen ?
Woran mangelt es uns ?
Was behindert uns ?
Was fehlt uns ?
Welche Produkte sind umsatzschwach ?
Verbesserungsvorschläge ?
Was sind aktuelle Trends ?
Wo sind noch Reserven ?
Wie stehen unsere Zukunftschancen ?
Womit müssen wir rechnen ?
Was sind mögliche Risiken ?
Was macht die Konkurrenz ?
Wo liegen Gefahren ?
7.8 Strategiefindung mittels SWOT (nPA2)
−
−
−
−
−
Grundlage für die Strategiefindung ist das Durchführen der SWOT-Analyse
SO – Strategie:
− durch die Stärken des Unternehmens sollen die Chancen genutzt
werden (bspw. durch Expansion oder Neuentwicklungen von
Produkten)
ST – Strategie:
− durch die Stärken des Unternehmen sollen Risiken die das
Unternehmen bedrohen entschärft werden
WO – Strategie:
− indem die Schwächen abgebaut werden, sollen Chancen genutzt
werden
WT – Strategie:
− durch den Abbau von Schwächen, sollen Risiken reduziert werden
7.9 Zusammenfassung Projektdefinition
Projektziele definieren
Was soll festgelegt werden ?
− grobe projektspezifische Organisation
− grobe Termin-/Kostenvorgabe
− grobe Rahmenbedingungen
Ergebnisse/ Produkt definieren
Lastenheft / Pflichtenheft
Leistungsbeschreibung
Aufbauorganisation
Wer arbeitet mit wem
Zuständigkeiten
Weisungsbefugnisse
Phasenablauf/Ablauforganisation
in welchen Schritten wird realisiert ?
welche Teilergebnisse sollen erreicht werden ?
Strukturplan
Was muss realisiert werden ?
welche Tätigkeiten müssen ausgeführt werden ?
mit welchen Ressourcen ?
− Dauer je Arbeitspaket (AP)
8.0 Der Projektstrukturplan (PSP)
−
−
−
= Modell eines Projektes, das die zu erfüllende Projektleistung hierarchisch
darstellt
= formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird:
− Gliederung eines Projektes in planbare und kontrollierbare
Teilaufgaben zur Steigerung der Projektüberschaubarkeit
−
der PSP stellt die Projektleistung (Projektaufgabe) grafisch in
einem Baum dar und bildet die gemeinsame Basis für die Ablauf-,
Termin – und Kostenplanung
nach DIN 69901 ist ein PSP die Darstellung der Projektstruktur,
unterschieden nach:
− Aufbau
− Ablauf
im Rahmen des PSP wird die gesamte Projektaufgabe in Arbeitspakete
(Teilaufgaben) zerlegt und die Beziehung zwischen den Arbeitspaketen
beschrieben
Erstellung eines PSP dient:
− als Beginn der Projektplanung
− der Transparenzerhöhung
− zur Erstellung definierter Ziele
− zur klaren Abgrenzung der Teilaufgaben voneinander, wodurch das
Projekt kalkulierbar wird
8.1 Orientierung des PSP
−
−
ein PSP kann gegliedert sein nach:
− Objekten bzw. Teilobjekten
− Tätigkeiten bzw. Funktionen
− Abschnitten bzw. Projektphasen
ein PSP kann auch durch Kombination von zwei oder drei der genannten
Kriterien gemischtorientiert gegliedert sein
8.2 Darstellungsformen des PSP
−
der PSP kann wie folgt dargestellt werden:
− Netzplan
− Balkenplans
− Organigramm
− Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen
− Mindmap
8.3 PSP Objektorientierungsbeispiele
8.4 Abeitspakete
−
= kleinstes, nicht weiter zergliedertes Element in einem PSP, welches auf
einer beliebigen Projektstrukturebene liegen kann
Funktionen/Eigenschaften eines Arbeitspaketes:
− beschreibt in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des
Projektes, die von einer einzelnen Person oder einem Team bis zu
einem festen Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand
vollbracht werden muss
− werden klar und einfach bezeichnet
− eine Art Miniprojekt innerhalb des Projektes
− für jedes Arbeitspaket mus es benannte Verantwortliche geben
(Stakeholder = Projektbeteiligte)
9.0 Projekt – Planung
−
−
−
−
−
dient zur Vorbereitung und Begleitung der Projektdurchführung
beginnt immer mit der Projektstrukturplanung
aufbauend auf dem Anforderungskatalog oder Lastenheft wird das
Entwicklungsvorhaben technisch, aufgabenmäßig und kaufmännisch
strukturiert
die sich bei der Planung ergebenden Strukturen bilden die Grundpfeiler
einer zielorientierten Entwicklung, auf denen die weiteren Planungsschritte
aufbauen
die Planung kann erst beginnen, wenn alle für ein Projekt relevanten
Voraussetzungen, Randbedingungen und Gegebenheiten erfasst und
beschrieben wurden
9.1 Wie organisiere ich ein Projekt ?
−
−
−
Projekt planen
Projektteam bilden und organisieren
Ressourcen bereitstellen
9.2 Definition Risikoanalyse
−
−
−
Einschätzung bestehender Risiken und Ermittlung des Gesamtrisikos mit
dem Ziel die ermittelten Risiken zu reduzieren, damit das verbleibende
Risiko quantifizierbar und akzeptierbar wird
gesonderte Betrachtung erkannter Risiken (Voraussetzung ist eine
Risikoanalyse)
kontrollieren erkannter Risiken im Rahmen der Projektsteuerung und –
überwachung
9.3 Durchführung einer Risikoanalyse
−
−
−
−
Definition und Gewichtung der möglichen Risiken durchführen
Definition der vorzunehmenden Maßnahmen pro Risiko, um dem
Risikoeintritt zu minimieren
festlegen WER bis WANN WELCHE Maßnahme durchführt
Verfolgen der Maßnahmen durch Dokumentation/regelm. Berichterstattung
(Rückmeldung, Statusbericht)
9.4 Vorgehen bei der Planung
Bewertung jeder Haupt – und Teilaufgabe hinsichtlich ihrer Dauer
(unabhängig von einzusetzenden Ressourcen), unter Verwendung des:
summarischen Verfahrens (globale Projektbetrachtung)
analytischen Verfahrens (Betrachtung und Schätzung jeden
Projektteils – Haupt – und Unteraufgaben)
PERT – Verfahren (Programm Evaluation und Review
Technique wird innerhalb der Netzplantechnik angewandt und
aus dem Mittelwert der drei Schätzungen berechnet)
Planung = Grundlage für die Bildung eines PSP, der Aufgaben in ihren
Abhängigkeiten untereinander darstellt und die zeitliche Abfolge dieser
Aufgaben abbildet
9.5 Zusammenfassung Projektplanung
−
folgende Schritte werden in der Planungsphase durchlaufen
Risikoanalyse
Welche Risiken sind erkennbar ?
Wie ist die Gewichtung ?
Welche Maßnahmen können ergriffen werden ?
Netzplan / Balkenplan
Was soll festgelegt werden ?
Welche Projektorganisation ist für das Projekt notwendig ?
In welcher zeitlichen Abfolge wird realisiert ?
Wann werden welche Ressourcen benötigt ?
Mitarbeiter – Bedarfsplan
zu welchem Zeitpunkt werden welche Mitarbeiter benötigt ?
Kostenplan
Welche Kosten fallen im Projektverlauf an ? (kumuliert über den
Projektverlauf oder phasenbezogen)
10.0 Netzplantechnik
−
−
Ziel der Netzplantechnik ist eine exakte Terminierung der einzelnen Haupt –
und Nebenaufgaben
die Netzplantechnik soll folgende Fragen beantworten:
− wie lange wird das Projekt dauern ? Welche Risiken gibt es ?
− welche kritischen Aktivitäten können das Projekt verzögern ?
− ist das Projekt im Zeitplan ?
− wie kann man das Projekt mit geringem Kostenaufwand
beschleunigen ?
Bausteine und Bestandteile der Netzplantechnik
FAZ =
FEZ =
SEZ =
Frühester Anfangszeitpunkt (aus Vorwärtsplanung)
Frühester Endzeitpunkt (aus Vorwärtsplanung und jeweiliger
Dauer)
Spätester Anfangszeitpunkt (aus
Rückwärtsplanung)
Spätester Endzeitpunkt
FP
GP
Freier Puffer (FAZ – FEZ)
Gesamtpuffer (SAZ – FAZ)
SAZ =
=
=
Beispiele der Netzplantechnik
Mo
Di
Mi
Do
Fr
Sa
So
Mo
Di
Mi
Do
3.12
4.12
5.12
6.12
7.12
8.12
9.12
10.12
11.12
12.12
13.12
10.1 GANTT-Diagramm (Balkenplan)
−
−
−
−
benannt nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861 – 1919)
Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von
Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt
zeigt den sequenziellen und parallelen Fortschritt eines Projektes
Funktionen des GANTT – Diagramms:
− Projektfortschritt anzeigen
− Engpässe ermitteln
− richtige Entscheidungen treffen
− richtige Werkzeuge nutzen
10.2 Vorgehen beim erstellen eines GANTT-Diagramms
−
−
Aufgaben nach ihrem frühesten Starttermin sortieren
durch Farben und senkrechte Linien lassen sich Gliederungen nach
ausführenden Personen oder Teams sowie die Abgrenzung einzelner
Projektphasen ohne Einbußen für die Verständlichkeit hinzufügen
oder ....
10.3 Unterschiede zwischen Netz – und Balkenplan
Netzplan
Balkenplan (GANTT Diagramm)
Dauer der Aktivitäten ist weniger gut
visualisiert (lediglich durch Angabe der
Arbeitstage)
Dauer der Aktivitäten ist deutlich sichtbar
(durch Balkenlänge)
deutliche Darstellung der Abhängigkeiten
zwischen den Aktivitäten (=Arbeitspaketen)
Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten nur
eingeschränkt darstellbar
fügt dem Projektverlauf eine zeitlche
Komponente hinzu
übersichtliche Darstellung der Terminplanung
ermöglichst steuern, überwachen und planen
des Projektes (wichtig für den
Projektmanager) sowie Simulation der
Projektplanung
enthaltene Aps können einfach selektiert und
sortiert werden
für Präsentationen ungeeignet da mitunter
recht komplex
für Präsentationen geeignet, da überschaubar
und recht kompakt
11.0 Projektdurchführung
−
−
umfasst u.a. die Umsetzung des zuvor Geplanten
Meilensteine dienen der Überprüfung des Projektfortschrittes und
ermöglichen die Feststellung, ob sich ein Projekt noch im Zeitrahmen
bewegt
11.1 Wie führe ich ein Projekt ?
−
−
−
Leiten des Projektteams
Eskalations – und Problemmanagement
Kommunikation und Beziehungspflege
11.2 Wie überwache ich ein Projekt ?
−
−
−
−
Berichtswesen (regelmäßige Anfertigung von Berichten)
Transparenz im Projekt (transparente Informationspolitik)
Teammeetings (regelmäßige Teammeetings zur Statuskontrolle)
Überprüfungen der Meilensteine (Fortschrittskontrolle
11.3 Übergang zu Schlüsselaufgaben
−
−
−
sind alle Planungen erfolgreich abgeschlossen und eine weitere
Durchführung genehmigt, kann mit der Umsetzung begonnen werden
die Teammitglieder wissen, wann sie was bearbeiten müssen
im folgenden die Schlüsselaufgaben zur Durchführung eines Projektes
11.4 Schlüsselaufgaben
−
−
−
−
−
Arbeitsabläufe kontrollieren und überwachen (Controlling)
Verhandlungen mit dem Kunden führen und Konflikte lösen
Projektbesprechungen durchführen (Teaming, Feedback und Audit)
für Feedback sorgen (produktives Arbeitsklima im Team)
Transparenz im Projekt gewährleisten (durch Informations – und
Berichtswesen)
11.5 Controlling
−
−
−
gewährleistet zielgerechte Projektdurchführung
ein Projekt ist erfolgreich wenn das Ziel innerhalb der gegebenen
Rahmenbedingungen erreicht wird
um Controlling einzusetzen bedarf es der Definition folgender Prozesse:
− Kontrollpunkte definieren – Maßstäbe setzen
− herausfinden welche Aufgaben bei der Fertigstellung als
Kontrollpunkte geeignet sind (bspw. Meilensteine)
− definieren nach welchen Kriterien Kontrollpunkte
geprüft werden (bspw. Funktionalität eines Programms)
− Leistungen überwachen
− Projektbesprechungen terminieren um den aktuelle
Fertigstellungsstatus sowie Fehler und Probleme
abzufragen und notfalls Korrekturmaßnahmen einleiten zu
können
− Korrekturmaßnahmen einleiten, u.U. müssen korrigiert werden:
− Durchführung der Arbeitspakete (evtl. Umverteilung)
− die Projektverfolgung
− Steuerung bei Abweichungen
− Planung aktualisieren
− Abnahme (Termin/ Stand)
− Auswirkungen auf die Meilensteine überprüfen
11.6 Zusammenfassung Projektdurchführung
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in der Durchführungsphase durchläuft das Projekt folgende Schritte
MTA = Meilenstein – Trend – Analyse
Welchen Stand hat das Projekt ?
Muss steuernd eingegriffen werden ?
KTA = Kosten – Trend – Analyse
Wie ist der tatsächliche Kostenverlauf ?
Wo sind Abweichungen vom Plan erkennbar ?
Muss steuernd eingegriffen werden ?
12.0 Projektabschluss
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das Projekt wurde dank Projektmanagement erfolgreich abgeschlossen
der Projektabschluss umfasst folgende Schritte:
− Produktabnahme
− Projektabschlussanalyse
− Erfahrungssicherung
− Projektauflösung
Wie schließe ich ein Projekt ab ?
− Erfolgsbericht mittels Ergebnispräsentation (vor dem
Entscheidungsgremium bzw. den Nutzern des Projektergebnisses)
− Darstellung des Ergebnisses in einem Projektabschlussbericht
− Wirksamkeitsprüfung durch eine Nutzungskontrolle
Faktoren die den Abschluss eines Projektes kennzeichnen:
− Akzeptanz (seitens des Kunden)
− Kundenzufriedenheit
− Nutzen und Wertsteigerung (Anerkennung durch Kunden)
− Wirksamkeitskontrolle und die offizielle Projektbeendigung
(durch das Entscheidungsgremium) durch Abnahme des
Projektergebnisses
12.1 Produktabnahme (nPA2)
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leitet den Projektabschluss ein
Schritte vor der endgültigen Produktabnahme:
− Entwicklungsergebnis durchläuft (geplanten) Abnahmetest
− Übergabe an den Auftraggeber und der Übernahme durch den
Auftraggeber werden in einem Produktabnahmebericht
festgehalten
− regeln evtl. künftiger Support-Leistungen für das übergebene
Produkt
12.2 Projektabschlussanalyse (nPA2)
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Durchführung der Nachkalkulation
Abweichungsanalyse (Terminabweichungen, Kostenüberschreitung,
Leistungs – und Qualitätsmerkmale) durchführen und möglich
Lösungsansätze finden
12.3 Erfahrungssicherung
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sammeln von Kennzahlen für den Aufbau eines Kennzahlensystems
einrichten von Erfahrungsdatenbanken (Zusammenführung von
Erkenntnissen aus unterschiedlichen Entwicklungsbereichen über einen
längeren Zeitraum)
12.4 Projektauflösung
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letzter Schritt in der Projektabschlussphase, da ein Projekt neben einem
definierten Anfang auch ein definiertes Ende haben muss
vorbereiten des Projektteams auf neue Aufgaben
freimachen der zuvor im Projekt eingebundenen Ressourcen
12.5 Projektabschlussdokumentation
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auch Projektbilanz genannt, dokumentiert die Ereignisse und Ergebnisse
des Projektes
i.d.R. wird in Folge der Dokumentation eine Nachkalkulation über Zeit und
Kosten vorgenommen
wurde das Projekt beendet, obwohl die Projektziele nicht erreicht wurden,
nennt man dies einen Projektabbruch
Zugehörige Unterlagen
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