3.8.3 Wie wir kommunizieren

Handbuch der Geschäftsführung
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Wie die interne Kommunikation sichergestellt wird.
3.8.1 Grundsätze zur internen Kommunikation
Grundsätzlich kommunizieren wir dort miteinander, wo wir uns täglich treffen: an unseren
Arbeitsplätzen. Hier tauschen wir die für unsere Arbeit wichtigen Informationen
untereinander aus, besprechen aber auch persönliche Dinge, soweit dies mit unseren
Aufgaben vereinbar ist.
Mit der Einführung eines formalen Verfahrens zur Kommunikation wollen wir erreichen, dass
wir gezielt und nach festen Regeln miteinander sprechen. Wir wollen Informationen
austauschen, Erkenntnisse gewinnen, Probleme erörtern, gemeinsam Lösungen entwickeln
und gemeinsam lernen. Wir wollen unser gesamtes Potenzial an Wissen und Erfahrung
ausschöpfen, um es der Entwicklung und Verbesserung unseres Unternehmens zur Verfügung
zu stellen.
Andererseits wollen wir verhindern, dass wichtige Informationen vergessen werden. Wir
wollen vermeiden, dass klärungsbedürftige Aufgaben, weil sie nicht angesprochen werden, zu
zwischenmenschlichen Problemen, Widerständen und als Folge davon zu
Produktivitätsverlusten für das Unternehmen führen.
Mit unserem Verfahren zur Kommunikation stellen wir sicher, dass sich der
Informationsaustausch sowohl "horizontal" zwischen den Führungskräften und ihren
Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen als auch "vertikal" zwischen den Hierarchiestufen
innerhalb der Funktionsbereiche unseres Unternehmens wirksam vollzieht.
3.8.2 Was wir kommunizieren
Unsere Führungskräfte und Beschäftigten erhalten von der Geschäftsführung grundsätzlich
alle Informationen, die sie benötigen, um
 die ihnen übertragenen Arbeiten auftragsgemäß und zielgerichtet auszuführen;
 unser Qualitätsmanagementsystem verstehen und durch eigene Beiträge verbessern zu
können;
 die Situation unseres Unternehmens im Markt zu begreifen und auf Forderungen für die
eigenen Aufgaben und Tätigkeiten übertragen zu können.
Anderseits informieren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Vorgesetzten rechtzeitig
und umfassend über alle wichtigen Ereignisse im Zusammenhang mit ihrer Arbeit, wobei der
Meldung von Abweichungen eine besondere Bedeutung zukommt (siehe Kapitel 4.3.2).
Um das sichere Ausführen unserer täglichen Arbeiten zu gewährleisten, sind schriftlich
dokumentierte Verfahren festgelegt. Diese enthalten neben Vorgaben zur Art und Weise wie
Tätigkeiten ausgeführt sollen, wenn dies erforderlich ist, auch Festlegungen zu Aufgaben an
Schnittstellen und den damit verbundenen Informationsrechten und -pflichten.
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3.8.3 Wie wir kommunizieren
Um die interne Kommunikation in unserem Unternehmen formal sicherzustellen, ist der
Informationsaustausch auf drei Ebenen festgelegt:
 zwischen der Geschäftsführung und den Führungskräften,
 zwischen den Führungskräften
 zwischen Führungskräften und ihren Beschäftigten.
GF-Besprechung
Die Geschäftsführung und die Führungskräfte treffen sich einmal pro Monat zur GFBesprechung. Die Sitzung wird nach einem definierten Verfahren vorbereitet und
durchgeführt. Wesentliche Inhalte sind Fragen, die alle Führungskräfte sowie die
Gesamtsituation
des
Unternehmens
betreffen.
Als
immer
wiederkehrender
Tagesordnungspunkt ist darin der Bericht der Qualitätsmanagement-Beauftragten zur
Situation des Qualitätsmanagementsystems fest verankert. Über die Ergebnisse der
Besprechungen wird ein Ergebnisprotokoll geführt.
Besprechung des Führungsteams
Das Führungsteam führt einmal im Monat eine Besprechung durch, Die Sitzung wird nach
einem definierten Verfahren vorbereitet und durchgeführt. Die Inhalte betreffen Fragen, die
für die Abstimmung der Führungskräfte untereinander von Bedeutung sind. Über die
Ergebnisse der Besprechungen wird ein Ergebnisprotokoll geführt.
Produktionsbesprechung
Der Betriebsleiter Produktion führt mit seinen Mitarbeitern wöchentliche
Produktionsbesprechungen durch. Sie dienen der Organisation des Tagesgeschäfts und der
Information der Beschäftigten über sie betreffende Entscheidungen aus Besprechungen des
Führungsteams. Über die Ergebnisse der Besprechungen wird ein Ergebnisprotokoll geführt.
3.8.4 Kommunikationsverpflichtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Die Verpflichtung zur Kommunikation zwischen den Beschäftigten von Abteilungen ist über
schriftliche Verfahren, die in den Abteilungen angewendet werden, formal festgelegt, indem
in jedem Verfahren, das Schnittstellen aufweist, Regelungen für den Informationsaustausch
an diesen Schnittstellen getroffen worden sind. Darin ist definiert, welche Informationen
ausgetauscht werden, wer für ihre Weitergabe zuständig ist und wer sie erhält.
Um den Informationsfluss auch außerhalb der festgelegten Termine zu ermöglichen, verfügt
das Unternehmen über ein "Schwarzes Brett". Hier werden Nachrichten, die sich an alle
Beschäftigten richten, angebracht. Grundsätzlich haben nicht nur die Führungskräfte, sondern
alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Recht, über das "Schwarze Brett" Mitteilungen zu
verbreiten, die aus ihrer Sicht wichtig sind. Die Zuständigkeit für das "Schwarze Brett" hat
der Qualitätsbeauftragte.
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3.8.5 Bewertung der internen Kommunikation
Alle Führungskräfte sind verpflichtet, den Nutzen und die Wirksamkeit der internen
Kommunikation laufend zu überprüfen und zu bewerten. Die Ergebnisse dieser Bewertung
sind Eingabekriterien für Managementbewertung und damit für den Prozess der
kontinuierlichen
Verbesserung
einzelner
Verfahren
sowie
des
gesamten
Qualitätsmanagementsystems.
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