Was sind Events

Was sind Events?
"Brot und Spiele" hieß es damals schon im alten Rom, wenn es um die Begeisterung von
Menschen ging. Heute nennt man das "Event".
Events sind Maßnahmen, die von einem Unternehmen selbst geplant, finanziert und
durchgeführt werden und Werbebotschaften in Ereignisse umsetzen.
Arten von Events
Sportevents, Kulturelle Events, Soziale Events, Wirtschaftliche Events,
Gesellschaftspolitische Events, Natürliche Events, Virtuelle Events
Was ist Eventmarketing?
Eventmarketing ist ein wesentlicher Bestandteil einer ganzen Marketingstrategie, spricht den
Kunden direkt und persönlich an und muss genau geplant werden.
Es ist auf eine speziell auserwählte Zielgruppe abgestimmt. Weiters treten kaum Streuverluste
auf. In einer entspannten Atmosphäre erhält der Kunde die Möglichkeit, das Unternehmen,
ihre Ansprechpartner und Produkte näher kennen zu lernen. Events sind ein wichtiges Mittel
für die Kundenbindung und haben Vorteile gegenüber anderen Formen der Werbung wie zum
Beispiel E-Mails oder Anzeigen.
Der Gast bzw. Kunde sollte sich während des gesamten Events erwünscht und persönlich
angesprochen fühlen. Das Unternehmen oder der Verein erhält durch den Event die Chance
ein positives Image für sich aufzubauen oder zu festigen. Marketingevents bieten
Kommunikationsmittel, Chancen und Möglichkeiten, die die klassischen
Kommunikationsmedien nicht bieten.
Was bietet unser Event der Wirtschaft und der Industrie?
Es vermittelt persönliche Erlebnisse statt unpersönlichen Informationen für den Kunden. Wie
oben erwähnt fühlt sich der Kunde in das Geschehen eingebunden.
Da jeder Konsument durch Werbung im täglichen Leben mit Reizen überflutet wird, bietet
der Event für die Wirtschaft eine Chance, sich aus der Fülle der Reize hervorzuheben.
Eventmarketing gibt dem Unternehmen beziehungsweise dem Sponsor die Möglichkeit dem
Kunden über die Veranstaltung näher zu kommen und mehr über seine Ansichten, Wünsche
und Erwartungen zu erfahren. Der Event vermittelt für den Gast keine offensichtliche
Werbung und übt keinen Kaufzwang aus.
Der Unternehmer bzw. Verein erwartet sich, dass die Medien über den Event berichten und
dabei auch den Sponsor erwähnen oder ins Bild setzen. Bei minimalen Kosten erwartet er
einen hohen Auftrittswert.
Vor- und Nachteile
1. Vorteile
 Eventmarketing kann sämtliche Kommunikationsinstrumente wie PR, Werbung,
Verkaufsförderung und Verkauf zusammenfügen
 Durch die Erlebnisse beim Event wird der Erinnerungseffekt erhöht
2. Nachteile
 Es entstehen große Aufwände (Zeit, Personal, Kosten) für eine professionelle
Umsetzung
 Es ist schwer, gute Events zu wiederholen oder sogar zu überbieten
 Unsicherheitsfaktoren bei der Durchführung: es muss zum Teil improvisiert werden
Abgrenzung zu verwandten Themen
2.1. Incentives
Incentives sind Anreize und Belohnungen in Form von Geschenken oder Veranstaltungen für
Mitarbeiter, Kunden, Kapitalgeber oder andere Zielgruppen.
2.2. Sponsoring
Sponsoring ist ein Kommunikationsinstrument, in welchem ein Sponsor einem Gesponserten
Geld, Sachmittel oder Dienstleistungen zur Verfügung stellt. Im Gegenzug erhält er
kommunikative Ziele wie Bekanntheit, Wissen, Image und Verhalten zu erreichen.
Bei der Sponsorwerbung sind folgende Punkte zu beachten:
 Erkundigungen einhohlen, welche Firma an Sponsoring für dieses Event interessiert
sein könnte
 Bei der Firma anrufen und die zuständige Person erfragen
 Schriftliches Angebot an die zuständige Person schicken
Im Schreiben sollte man immer davon ausgehen, was für die Firma als Gegenleistung von
Interesse sein könnte, was sie von einem eventuellen Sponsoring hat und warum gerade dieses
Unternehmen in Betracht gezogen wird. Außerdem sollten folgende Punkte enthalten sein:
2.3. Productplacement
Productplacement ist das gezielte Platzieren von Produkten in Filmen, TV-Sendungen,
Theateraufführungen und Sportveranstaltungen.
2.6 Sales Promotion
Sales Promotion oder auch Verkaufsförderung genannt, bietet den Anreiz, ein bestimmtes
Produkt oder eine bestimmte Leistung zu kaufen. Sie richtet sich entweder an Konsumenten,
Handelspartner oder Verkäufer.
Weitere Abgrenzungen sind Messebeteiligungen bzw. Promotionen und Erlebnismarketing.
Eventorganisation - Grundsätzliche Überlegungen
Warum veranstalten wir?
Um neue Produkte zu präsentieren, um auf ein Unternehmen aufmerksam zu machen oder
wegen der Werbung
Für wen veranstalten wir?
Die Bevölkerung in meinem Heimatort, Vorrangig 15-20jährige, Kinder, Erwachsene,
Pensionisten oder Spezialisten auf bestimmten Gebieten
Besonders wichtig ist es, die Zielgruppe zu kennen und das Event auf ihre Bedürfnisse
auszulegen.
Wo veranstalten wir?
Auch die Wahl des Veranstaltungsortes sollte an den Zielgruppen orientiert sein.
Weiters sind die Infrastruktur, die Kooperation mit dem Vermieter, die Erreichbarkeit des
Events, die Akustik und die Atmosphäre bei der Entscheidung mit einfließen.
Finanzierungsmöglichkeiten
Sponsoring, Inserate, Eintrittsgelder (müssen auf das Zielpublikum abgestimmt werden),
Mitgliedsbeiträge (gilt nur bei Vereinen)
Wege und Methoden zum Projekterfolg
Der Problemlösungszyklus fasst die Problemlösungs- und die Problemführungsmethoden zu
einer Einheit zusammen und unterteilt sie in fünf Schritte:
1. Was ist los?
Es ist wichtig die Sache sauber zu umschreiben.
2. Was wollen wir?
Ziele müssen gemeinsam formuliert werden und lösungsneutral sein.
3. Welche Lösungen sind möglich?
Es sollen mehrere Varianten erarbeitet werden. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit eine
gute Lösung zu finden.
4. Welche Lösungen findet man sinnvoll?
Da im Allgemeinen nicht alle vorgeschlagenen Lösungen verwirklicht werden können,
muss man sich auf eine Lösung einigen.
5. Wie setzt man die gewählte Lösung durch?
In der Planungs- wie in der Realisationsphase ist klar einzuteilen, wer, was, bis wann, mit
welchen Mitteln zu erledigen hat. Zur Durchsetzung gehört die Kontrolle.
Situationsanalyse
Zweck der Situationsanalyse ist es, den betrachteten Bereich derartig zu strukturieren, dass
die Problemsituation erkennbar und eine Problemdefinition möglich ist. Dazu müssen Fakten
gesammelt, gegliedert und in Beziehung gesetzt werden.
Zielformulierung
Dieser wichtige Schritt folgt auf die Situationsanalyse und beschließt den Zielsuchprozess.
Zielvorstellungen, die sich teilweise bereits in der Situationsanalyse ergeben haben sollen nun
bereinigt, systematisch strukturiert, auf Vollständigkeit überprüft, ergänzt und schlussendlich
in einer für alle verbindlichen Form festgehalten werden.
Welche Vorläufer sind für die Planung einer Veranstaltung notwendig?
Der alte Leitsatz "Je früher sie mit den Vorbereitungen beginnen, desto besser", gilt auch für
die Organisation von Events. "Wer früh plant, spart bares Geld" ist ein weiterer Leitsatz, der
oft stimmt. Aber was ist der richtige Zeitpunkt um mit der Planung zu beginnen? Hat man
einen Veranstaltungstermin im Visier, ist zu prüfen, ob der angestrebte Termin nicht mit
anderen Großterminen oder anderen zusammentrifft.
Projektplanung
Der Prozess der Planung – die gedankliche Vorwegnahme zukünftiger Aktivitäten und
Ereignisse und die daraus resultierende Entscheidung über zukünftige Handlungen – ist ein
wesentlicher Faktor für das Gelingen des Events. Jeder Planungsprozess muss vier
Grundelemente beinhalten:
WAS
soll erreicht werden
ZIEL
WOMIT
soll es erreicht werden
MITTEL
WANN
soll es erreicht werden
ZEIT
WER
soll es erreichen
ORGANISATION
GRAFIK FÜR ALEX!!!
Die Planung eines Projektes umfasst im Wesentlichen die Ermittlung der durchzuführenden
Tätigkeiten in allen Phasen, die Bestimmung der für eine Tätigkeit verantwortlichen Stellen
bzw. Personen, die Zuordnung von Terminen zu den Tätigkeiten und das Abschätzen der
Projektkosten. Am geeignetsten ist die Strukturierung oder Gliederung des Projektes in einem
übersichtlichen Projekt-Strukturplan.
10 Schritte Jagerhofer:
Wir haben uns dazu entschieden, unsere Vernissage anhand der 10 Schritte von Hannes
Jagerhofer in die Praxis umzusetzen. Da die genaue Beschreibung der einzelnen Punkte den
Rahmen dieser Präsentation sprängen würde, werden wir euch diese nur aufzählen:
1. Die kreative Idee
2. Die Gästeauswahl
3. Die Location-Suche
4. Gesetzliche Voraussetzungen
5. Die Inszenierung
6. Die Einladung
7. Catering
8. Umgang mit Lieferanten
9. Aufführung
10. Nachbearbeitung
Life Ball
Aufgrund der Aktualität haben wir als Beispiel für ein Charity-Event den Life Ball gewählt,
der morgen, am 21. Mai stattfindet.
Der Life Ball ist das größte Charity-Event Europas im Kampf gegen AIDS. Im Zeichen von
Solidarität feiert er das Leben mit einem offenherzigen Fest, das verschiedenste Menschen
und Persönlichkeiten aus Kunst, Mode, Society, Wirtschaft und Medien zusammenführt. Der
Life Ball findet jährlich in Wien statt und hat sich seit der ersten Veranstaltung 1993 zu einem
spektakulären Top-Event entwickelt. Mehr als 50 TV Teams und insgesamt 500
Medienvertreter aus dem In- und Ausland berichten jedes Jahr über dieses einzigartige
Ereignis.
Hinter dem Life Ball steht der Verein Aids Life. Der 1992 gegründete Verein hat das oberste
Ziel möglichst hohe Geldsummen zur Förderung von ausgewählten Non-Profit
Organisationen zu unterstützen.
Seit 2001 arbeitet der Life Ball eng mit der Elton John Aids Foundation zusammen.1
Sponsoren und Wirtschaftspartner tragen nicht nur im Rahmen von Marketing-Kooperationen
oder durch Sachspenden zum Erfolg des Life Balls bei, sondern vor allem auch durch das
persönliche Engagement.
Kooperationen mit Wirtschaftspartnern aus den verschiedensten Branchen gewinnen für den
Life Ball von Jahr zu Jahr an Bedeutung. Der Reinerlös des Life Ball kommt zu etwa 50%
durch erfolgreiche und langfristige Marketing-Kooperationen mit Sponsoren zustande.