Checkliste_Veranstaltungskonzept

Checkliste Veranstaltungskonzept
Schritt
Inhalt
Bemerkungen
1. Schlüsselelemente der
Veranstaltung
Werbeargument: Was macht
diese Veranstaltung einzigartig?

Sportliche, kulturelle,
musikalische, örtliche,
historische usw.
Besonderheiten
Veranstaltungsarten



Hauptveranstaltung
Nebenveranstaltungen
Rahmenprogramm
Zielgruppen, Profil

Teilnehmer (Profis, Amateure
usw.)
Altersgruppen
Geschlecht
Behinderte
Ausstrahlung: lokal, regional,
national, international




Strecke oder Platz



2. Leitlinien,
Rahmenbedingungen
Strecke oder Platz der
Veranstaltung
Bestehende Infrastruktur
(Einrichtungen, Säle, Bühnen,
Unterkunft usw.)
Provisorische Einrichtungen
zu stellen
Datum der Veranstaltung

Zeitspanne
Aufgabe

Festlegen der Aufgabe durch
den Auftraggeber oder die
Organisatoren «Was wollen
wir organisieren? Welche
Ziele haben wir?»
Rahmenbedingungen

Gesetzliche Vorgaben (z. B.
Strassenverkehrsgesetz,
Umweltschutzverordnungen,
nötige Bewilligungen usw.)
Vorschriften des
Dachverbands
Steuern (Mehrwertsteuer,
Quellensteuer, Billetsteuer)


Seite 1 / 5
Schritt
Inhalt
Bemerkungen
3. Leitgedanken und
Ziele
Einzigartiges Werbeargument

Siehe Punkt 1
«Schlüsselelemente»
Veranstaltung




Prestige
Preis
Erfahrung, Abenteuer,
Herausforderung
Erfahrung als Team,
Zusammenarbeit
Kameradschaft




Verbände, Vereine
Tourismusanbieter
Behörden
Unternehmen

Partner
Verankerung in der Bevölkerung 


lokal
regional
national
Sicherheit



Teilnehmer
Zuschauer
Freiwillige, Hilfspersonal
Umwelt




Umweltschutz
Naturschutz
Transport
Abfallreduktion und
-entsorgung
Regelmässigkeit


Einmalige Veranstaltung
Regelmässig stattfindende
Veranstaltung
Anderes

Leitgedanken und Ziele der
Veranstaltung
Seite 2 / 5
Schritt
Inhalt
Bemerkung
4. Umsetzung
Strecke / Infrastruktur


Infrastruktur



Vorhandene Infrastruktur
(Säle, Bühnen usw.)
Zu errichtende Einrichtungen
(Tribünen, Zelte usw.)
Unterkunft, Verpflegung usw.
Parkplätze
Veranstaltungsdatum





Vorgegeben
Selbstbestimmt
Jahreszeit, Wetter
Konkurrenzveranstaltungen
Alternativdatum
Logistik


Resultaterfassung
Kommunikation (Radio,
Telefon, Verbindungsleute,
Internet)
Transport (Teilnehmer,
Zuschauer, Freiwillige, Gäste,
Material usw.)
Verpflegung (Teilnehmer,
Zuschauer, Freiwillige usw.)



5. Projektorganisation
Strecken, Distanzen,
Höhenunterschied
Räume, Saal usw.
Preise



Geldpreise
Trophäen
Souvenirs
Rechtsform




Verein
Einfache Gesellschaft
AG, GmbH
Eintrag im Handelsregister
Organe





Patronat
Organisationskomitee
Generaldirektion
Sekretariat
Überwachungsinstanz
Hilfspersonal, Freiwillige






Vereinsmitglieder
Partnervereine
Unabhängige Freiwillige
Armee, Zivilschutz, Feuerwehr
Richter, Schiedsrichter
Sanität, Samariter, ärztliche
Seite 3 / 5

Betreuung
Speaker, Animation
Schritt
Inhalt
Bemerkung
6. Planung
Kurz-, mittel- und langfristige
Planung






7. Kostenschätzung,
Finanzierungsmodell
Kosten (Richtwerte)















Einnahmen (Richtwerte)


Countdown bis zum
Veranstaltungsdatum
Berücksichtigung der Grösse
und Komplexität der
Veranstaltung
Beurteilung der
Planungsdauer (siehe
Veranstaltungsplanung)
Einplanung von
Handlungsspielraum
Schritte festlegen
Kalender grafisch darstellen
(Histogramm usw.)
Projektentwicklung, visuelle
Präsentation
OK, Generaldirektion,
Sekretariat
Strecken, Standorte
Infrastruktur, Einrichtungen
Rahmenveranstaltungen
Freiwillige
Logistik
Einladung
Programm
PR
Werbung
Preise
Versicherungen
Bewilligungen
Steuern, Mehrwertsteuer,
Quellensteuer, Billetsteuer



Anmeldegebühren und -taxen
Beiträge: Öffentlichkeit,
Verband, Lotterie usw.
Sponsoring
Gönner
Merchandising
Mehrkosten,
Einnahmenüberschuss


Defizitdeckungsgarantie
Gewinnbeteiligung
Liquiditätsplanung

Vorfinanzierung
(Vorbereitungskosten)
Seite 4 / 5
Schritt
Inhalt
Bemerkungen
8. Risikoanalyse
Chancen




Bekanntheit und
Imageverbesserung
Erhöhung des
Bekanntheitsgrads
Medienpräsenz
Anerkennung (politisch)
Profit








Absage der Veranstaltung
Zu wenig Teilnehmer
Zu wenig Zuschauer
Zu wenig Hilfspersonal
Schlechtes Wetter
Umweltkatastrophe
Unfälle
Finanzieller Verlust

Risiken
Quelle:
SwissOlympic: sportclic.ch
Seite 5 / 5