1.12 Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge
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medbo KIS-Ausschreibung Firma medbo z. Hd. Herr Baierl, SG Beschaffung Universitätsstrasse 84 93053 Regensburg Bestätigung Eingang (auszufüllen von medbo) Datum : ____________ Uhrzeit : ____________ Unterschrift : __________ Antrag auf Teilnahme Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach §3 EG Ziffer 3 Buchstabe b) VOL/A 2009 KIS Neurologie/NeuroReha-Vergabe der medbo (Abteilung Informations- und Kommunikationstechnologie, Universitätsstraße 84, 93053 Regensburg) Wir beantragen mit diesem Schreiben die Teilnahme an der Vergabe Klinikinformationssystem Neurologie/NeuroReha der medbo und sichern im Falle der Auswahl die Teilnahme am Auftrags-/Verhandlungsverfahren (Stufe 2) zu. Wir versichern, dass die eingereichten Unterlagen, Erklärungen und Referenzen aktuell sind, unser Unternehmen betreffen, für die Betriebsstätten gelten, aus denen die Versorgung erfolgen soll Wir haben zur Kenntnis genommen, dass die Unterlagen / Erklärungen vollständig einzureichen sind der komplette Teilnahmeantrag beim Auftraggeber spätestens am 01.10.2014 schriftlich eingegangen sein muss für den Antrag selbst, die Referenzen und die kapazitiven Voraussetzungen nur die Vordrucke des Auftraggebers zu verwenden sind ___________________________________________________________________ Bewerber, Ort, Datum, Unterschrift (bitte in Klarschrift zusätzlich angeben) Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 1 von 16 medbo KIS-Ausschreibung Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmeantrag zum Verhandlungsverfahren KIS Neurologie/NeuroReha Stand: 15.05.2016, 05:34:00 Herausgeberin medbo Universitätsstr. 84 93053 Regensburg Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 2 von 16 medbo KIS-Ausschreibung INHALTSVERZEICHNIS 1 Allgemeine Hinweise 1.1 Grundsätzliches ........................................................................................ 5 1.2 Kontakt ....................................................................................................... 5 1.3 Teilnahmeanträge ...................................................................................... 5 1.4 Aufbau, Form und Inhalt des Teilnahmeantrages .................................. 6 1.5 Ergänzungen von Teilnahmeanträgen..................................................... 7 1.6 Entschädigung, Eigentumsübergang ...................................................... 7 1.7 Hinweis zum Änderungsverbot ................................................................ 7 1.8 Bewerberfragen ......................................................................................... 7 1.9 Termine und Fristen .................................................................................. 7 1.10 Der Bewerber ............................................................................................. 8 1.10.1 Nachunternehmer 1.11 Darlegung der Bewerbereignung ............................................................. 8 1.12 Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge ......................................... 9 1.13 Benachrichtigung Teilnahmeanträge .................................................... 10 1.14 Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ........................... 10 1.15 Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren ..................................... 10 1.16 Rügefristen .............................................................................................. 10 2 Gegenstand der Ausschreibung 2.1 Projektziel ................................................................................................ 12 2.1.1 Kontaktaufnahme mit dem Krankenhaus 12 2.1.2 Der ambulante Fall 12 Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 3 von 16 5 8 11 medbo KIS-Ausschreibung 2.1.3 Der stationäre Fall 13 2.1.4 Systemarchitektur & Verfügbarkeit 14 2.1.4.1 Ausfallkonzept für Medikation und Kurve 14 2.1.5 Systemadministration 14 2.1.6 Integration 15 2.1.7 Performance 15 3 Eignungskriterien 15 4 Checkliste 15 5 Bieterfragen 16 Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 4 von 16 medbo KIS-Ausschreibung 1 Allgemeine Hinweise Zur Einführung eines Klinikinformationssystems in den Kliniken Neurologie und Neurologische Rehabilitation führt die medbo (Medizinische Einrichtungen des Bezirks Oberpfalz – KU (Anstalt des öffentlichen Rechts)) ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durch. Im vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb (Stufe 1) werden aus den Bewerbern geeignete Bieter zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren (Stufe 2) ermittelt. Das Verhandlungsverfahren selbst wird nach Abgabe von Leistungsangeboten in Verhandlungsrunden zur Ermittlung eines geeigneten Dienstleisters geführt. 1.1 Grundsätzliches Die nachfolgenden allgemeinen Hinweise zum Teilnahmewettbewerb ergeben sich aus dem geltenden Vergaberecht und sollen den Teilnehmern innerhalb des Verfahrens helfen, einen wertbaren Teilnahmeantrag abzugeben. Die Bewerber werden stets über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informiert. Evtl. Fristverlängerungen, Bewerberfragen mit den entsprechenden Antworten, Konkretisierungen oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen zu diesem Vergabeverfahren werden allen Bewerbern mitgeteilt. Es gilt deutsches Recht. Auf die Vorschriften des Vierten Teils des GWB, der VgV sowie der VOL/A wird ausdrücklich verwiesen. Die Angaben im Teilnahmeantrag haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bewerbers führen. 1.2 Kontakt Als Ansprechpartner für Fragen zur Ausschreibung steht Ihnen zur Verfügung: Ansprechpartner Stellvertretung Herr Baierl, SG Beschaffung [email protected] 0941 / 941 1802 medbo, Universitätsstr. 84, 93053 Regensburg 1.3 Teilnahmeanträge Die Unterlagen bestehen aus einer oder mehreren Dateien und werden elektronisch versandt. Die Dateien dürfen in keiner Weise geändert oder manipuliert werden. Änderungen an Text, Formeln oder Layout führen zum Ausschluss aus dem Wettbewerb. Das Copyright liegt bei der medbo. Wenn Sie am Wettbewerb nicht oder nicht mehr teilnehmen, sollte eine kurze schriftliche Mitteilung per Mail oder Fax erfolgen. Die Weitergabe dieser Dateien an Dritte ist grundsätzlich nicht gestattet. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 5 von 16 medbo KIS-Ausschreibung Der Bieter erhält keine Vergütung für die Bearbeitung des Teilnahmeantrages. Der schriftliche Teilnahmeantrag ist in einem verschlossenen Umschlag einzureichen, der nur die Bezeichnung des Absenders sowie den als Anlage 3 beigefügten Adressaufkleber tragen darf (Dateinahme: 4_Anschreiben-KIS-medbo). Fensterumschläge dürfen nicht verwendet werden. Dieser Umschlag ist zu senden an die medbo Hr. Baierl, SG Beschaffung Universitätsstr. 84 93053 Regensburg Der Teilnahmeantrag muss rechtzeitig bis zum Ablauf der Teilnahmefrist (siehe Abschnitt 1.9) eingegangen sein. Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der Eingangsstempel maßgebend. Nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete oder nicht ordnungsgemäß verschlossene oder nicht rechtzeitig oder nicht unter der oben genannten Anschrift eingegangene Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen. 1.4 Aufbau, Form und Inhalt des Teilnahmeantrages Für die Erstellung des Teilnahmeantrages gelten ausschließlich die Bestimmungen aus dieser Unterlage. Die Verwendung dieses Formulars ist zwingend (Ausschlusskriterium). Der Teilnahmeantrag ist in schriftlicher Ausfertigung (ein Original) in kopierfähiger Form (ohne Prospekthüllen, Spiral- oder Klebebindungen etc.) in einem Ordner oder Schnellhefter einzureichen. Gleichzeitig ist der Teilnahmeantrag nebst allen Anlagen in digital lesbarer Form (PDF-Forma bzw. Eignungskriterien in Excel) auf CD-/DVDROM dem schriftlichen Teilnahmeantrag beizufügen. Der Teilnahmeantrag sowie sämtliche mit diesem eingereichte Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. Die zu leistende Unterschrift auf Seite 1 dieses Formulars ist eigenhändig zu erbringen (z. B. keine eingescannten Unterschriften). (Ausschlusskriterium) Fehlt der digital lesbare Teilnahmeantrag ist der Antrag unvollständig und wird von der Bewertung ausgeschlossen (Ausschlusskriterium). Sollte der elektronische Teilnahmeantrag inhaltlich vom schriftlichen Dokument abweichen, so gilt ausschließlich der schriftliche Teilnahmeantrag (Original). Der Teilnahmeantrag muss alle Dokumente der Checkliste beinhalten ! Etwaige Fabrikations-, Betriebs- und / oder Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Abschnitts 1.14 sind im Teilnahmeantrag selbst kenntlich zu machen. Ein wie auch immer gearteter pauschaler Hinweis genügt nicht und wird seitens der Auftraggeberin nicht berücksichtigt. Hinweis: Eigene Grafikteile bzw. Textdokumente können benutzt werden. In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass die vorgegebenen Teilnahmeunterlagen keinesfalls geändert werden. Die Auftraggeberin behält sich jedoch im Falle von fehlenden, unvollständigen oder mangelhaften Unterlagen vor, von den Bewerbern / Bewerbergemeinschaften die Nachreichung, Vervollständigung oder Erläuterung der Unterlagen unter Wahrung des Gleichbehandlungsgrundsatzes innerhalb einer angemessenen Frist schriftlich Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 6 von 16 medbo KIS-Ausschreibung oder elektronisch einzufordern. Die entsprechenden Unterlagen sind ggf. bei der in Abschnitt 1.3 genannten Stelle abzugeben. Durch diese Regelung wird die Auftraggeberin weder verpflichtet, noch ein Anspruch der Bewerber / Bewerbergemeinschaften auf eine Nachreichung, Vervollständigung oder Erläuterung der Unterlagen begründet. 1.5 Ergänzungen von Teilnahmeanträgen Ergänzungen der bereits abgegebenen Teilnahmeanträge sind bis zum Ablauf der Teilnahmefrist zulässig. Sie sind bei der unter Abschnitt 1.3 genannten Anschrift in einem entsprechend gekennzeichneten und verschlossenen Briefumschlag einzureichen. Teilnahmeanträge können bis zum Ablauf der Teilnahmefrist schriftlich zurückgezogen werden. 1.6 Entschädigung, Eigentumsübergang Für die Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen und die Erstellung der Teilnahmeanträge wird keine Entschädigung gewährt. Eingereichte Teilnahmeanträge samt Anlagen etc. gehen mit Eingang bei der Auftraggeberin in deren alleiniges Eigentum über. Eine Rückgabe an die Bewerber ist ausgeschlossen. 1.7 Hinweis zum Änderungsverbot Änderungen an den Teilnahmeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. Es dürfen daher seitens des Bewerbers keine Änderungen an den Teilnahmeunterlagen vorgenommen werden. Hierunter fällt auch das etwaige Beifügen oder Aufnehmen von – auch standardisierten – Formulierungen zur Wahrung von Schutzrechten und Ähnlichem an dem Teilnahmeantrag (samt Anlagen) in demselben, wie etwa sog. „Rechtliche Hinweise“, „Copyright“-Erklärungen, „Vertraulichkeitserklärungen“ und Ähnliches. Erforderliche Eintragungen sind handschriftlich oder elektronisch (an den dafür gekennzeichneten Stellen) vorzunehmen. Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft sichert mit der Abgabe des Teilnahmeantrages zu, dass die Teilnahmeunterlagen nicht geändert oder ergänzt wurden. 1.8 Bewerberfragen Fragen zum Teilnahmeantrag müssen umgehend, jedoch spätestens bis zu dem in Abschnitt 1.9 genannten Termin an die unter 1.2 angegeben E-Mail Adresse gestellt werden. Sämtliche Fragen sind in schriftlicher Form (E-Mail) an die Projektansprechpartner zu stellen. Hierzu ist die Anlage 4 (Dateiname: 5_Bieterfagen-KIS-medbo) zu verwenden. Diese Informationen bzw. Fragen und Antworten werden an alle Bewerber weitergeleitet. Die Namen der Personen/Firmen, die eine Anfrage gestellt haben, werden nicht veröffentlicht. Die Bewerberfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Teilnahmeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb und konkretisieren diese gegebenenfalls. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. 1.9 Termine und Fristen Es gelten folgende verbindliche Termine und Fristen: Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 7 von 16 medbo KIS-Ausschreibung Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist): 01.10.2014, 17:00 Uhr. Anträge, die später eingehen, werden nicht mehr berücksichtigt. Letzter Termin zum Stellen von Bewerberfragen: 5 Tage vor Teilnahmefrist Bewerberfragen, die später eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Letzte Bekanntgabe der Antworten zu den Bewerberfragen: 2 Tage vor Teilnahmefrist Bindefrist des Angebots 30.06.2015 1.10 Der Bewerber Der Bewerber muss aufgrund seiner technischen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen grundsätzlich in der Lage sein, die geforderten Leistungen zu erbringen. Die Abgabe eines Teilnahmeantrages ist ausschließlich durch Einzelbewerber (Generalunternehmer / Generalübernehmer) zulässig. 1.10.1 Nachunternehmer Die Einschaltung von Nachunternehmern ist für den Fall der (späteren) Auftragserteilung zulässig. Sofern ein Bewerber Nachunternehmer einschalten will, bietet er/sie die Leistung als Generalüber / -unternehmer an. Bei der Einschaltung von Nachunternehmern haftet der Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags. Werden die im Rahmen dieses Teilnahmewettbewerbs gestellten Eignungsanforderungen nicht vom Generalüber/-unternehmer, sondern nur unter Berücksichtigung der in der Eigenerklärung 4.3 benannten Nachunternehmer erfüllt, ist eine (spätere) Angebotsabgabe nur unter Beteiligung dieser Nachunternehmer möglich. Eine Nichtbeteiligung und Nichtbenennung im Rahmen der (späteren) Angebotsabgabe würde zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Wertung führen. 1.11 Darlegung der Bewerbereignung Die geforderten Angaben und Erklärungen sind zur Beurteilung der Zuverlässigkeit/Gesetzestreue, Leistungsfähigkeit und Fachkunde (= Eignungsprüfung) des Bewerbers erforderlich und bis zum Ablauf der Teilnahmefrist vorzulegen. Beim späteren Verhandlungsverfahren (Stufe 2) findet eine Berücksichtigung der bereits festgestellten Eignung nicht mehr statt. Die fehlende Eignung des Bewerbers führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages des Bewerbers. Gleiches gilt für fehlende Eignungsnachweise. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten anderer rechtlich selbständiger Unternehmen, z. B. Konzernverbundunternehmen, sog. Nachunternehmer (hierzu zählen auch freie Mitarbeiter und ggf. Konzernverbundunternehmen), bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen. Er muss in diesem Fall bis zum Ablauf der Teilnahmefrist unaufgefordert nachweisen, dass ihm die erforderlichen Ressourcen bei der Erfüllung des Auftrags zur Verfügung stehen. Hierfür ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens (siehe Eigenerklärung 4.4) erforderlich, die durch dieses Unternehmen auszufüllen und zu unterzeichnen ist. In diesem Fall ist eine Eigenerklärung des Bewerbers nicht ausreichend. Dies gilt auch für Konzernunternehmen. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 8 von 16 medbo KIS-Ausschreibung Zum Nachweis der Gesetzestreue und der Zuverlässigkeit kann sich der Bewerber nicht anderer Unternehmen bedienen! Zur Darlegung der Eignung sind die im Abschnitt 3 aufgeführten speziellen Anforderungen und die Eigenerklärungen aus Abschnitt 4 zu beachten. 1.12 Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge Es gelangen nur diejenigen Teilnahmeanträge in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesen Unterlagen erfüllen. Grundlage für die Wertung der Teilnahmeanträge sind die in den Eignungsanforderungen genannten Kriterien (vgl. Anlage 1) sowie die geforderten Erklärungen und Angaben (siehe Anlage 2). Die Forderungen und Fragen sind jeweils kenntlich gemacht durch in Klammer gesetzte Buchstaben: (A)– Ausschlusskriterium (B)– Bewertungskriterium oder Leistungsangabe (wird nach Punkten bewertet) Werden die mit (A), d.h. Ausschlusskriterium, gekennzeichneten Anforderungen nicht eindeutig mit „Ja“ beantwortet, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt, auch wenn er beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen enthält. Hinweis: Es ist ausreichend, das jeweilige A-Kriterium ausschließlich mit „Ja“ zu beantworten. Eine Wiedergabe des gesamten Textes des Kriteriums ist nicht erforderlich. Sollten Sie dennoch den Text wiedergeben, muss es sich um den exakten Wortlaut des jeweiligen Kriteriums handeln. Umformulierungen oder Weglassungen (z.B. von Klammerzusätzen o.Ä.) stellen eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und haben den Ausschluss Ihres Antrages im Teilnahmewettbewerb zur Folge (ggf. nach Nachforderung gemäß § 7 EG Abs. 13 VOL/A). Die Bewertung der (B)-Kriterien wird je nach Erfüllungsgrad der angebotenen Antwort vorgenommen. Die Nichterfüllung eines (B)-Kriteriums wird mit 0 Punkten bewertet, die maximale Bewertung erfolgt mit 10 Punkten. Im Einzelnen ergibt sich folgende Bewertungsstruktur: 0 bis 3 Punkte Insgesamt niedriger Zielerfüllungsgrad. Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt nicht nachvollziehbare Darstellung. 4 bis 7 Punkte Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad. Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Erwartungen der Auftraggeberin heranreicht. 8 bis 10 Punkte Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen der Auftraggeberin voll oder in einem besonderen Maße entspricht. Ob es sich um ein A oder B-Kriterium handelt ist in Spalte D Anlage 1 definiert. Gewichtung : In Spalte G ist ein Gewicht von 1-3 definiert, 1=weniger wichtig, 2=wichtig, 3=sehr wichtig. Punkte pro Frage : D.h. pro Frage kann es maximal 30 Punkte geben. Dazu wird von der medbo in „Spalte L/ Bewertung ungewichtet“ der tatsächlich ermittelte Wert aufgrund der Angaben des Anbieters eingegeben und der ausmultiplizierte Wert findet sich in „Spalte N / Gewichtete Bewertung“. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 9 von 16 medbo KIS-Ausschreibung Teilsummen/Gesamtsumme : In Spalte O ist der maximale Wert pro Frage oder Gruppe vermerkt. Die Gesamtsumme der erreichbaren Punkte ist in der letzten Zeile der Spalte O zu finden. Die Teilsummen zu den Gruppen (siehe Spalte B) ist in der Spalte N zu finden. Die Gesamtsumme des Anbieters wird in der Spalte N in der letzten Zeile ermittelt. Rangfolge : Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs drei geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Es wird eine Reihenfolge nach der erreichten Punktzahl gebildet (Platz 1 = höchste Punktzahl). 1.13 Benachrichtigung Teilnahmeanträge Die Vergabestelle teilt jedem erfolglosen Bewerber die Ablehnung seines Teilnahmeantrages entsprechend den rechtlichen Vorgaben schriftlich mit. 1.14 Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vom 26.08.98 – BGBI. I S. 2546 – 2575, zuletzt geändert durch Art. 13 Abs. 21 G vom 25.05.2009 (BGBl. I S. 1102), haben die Verfahrensbeteiligten u. U. Anspruch auf Akteneinsicht und können sich ggf. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen (§ 111 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist (§ 111 Abs. 2 GWB). Nach § 111 Abs. 3 GWB hat jeder Beteiligte mit der Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die Wahrung der Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend deutlich kenntlich zu machen. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung des Bewerbers zur Einsichtnahme im Sinne des § 111 Abs. 3 GWB auszugehen. 1.15 Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren Ein eventueller Antrag auf Nachprüfung nach den §§ 102 ff. GWB ist schriftlich an die Regierung von Mittelfranken Vergabekammer Nordbayern Postfach 606, 91511 Ansbach Tel. 0981/53-1277, Telefax 0981/53-1837 E-Mail: [email protected] zu richten. 1.16 Rügefristen Es gilt die am 24.04.2009 in Kraft getretene Neufassung des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Auf folgende Punkte wird hingewiesen: § 101 a Informations- und Wartepflicht: Demnach darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 10 von 16 medbo KIS-Ausschreibung Die Frist beginnt mit dem Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. § 107 Einleitung, Antrag: (3) der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. . 2 Gegenstand der Ausschreibung Lieferung, Einrichtung und Integration eines Krankenhausinformationssystems (KIS) für die Kliniken Neurologie und Neurologische Rehabilitation am Bezirksklinikum für die Medizinischen Einrichtungen des Bezirks Oberpfalz in Regensburg (medbo). Die Medizinischen Einrichtungen des Bezirks Oberpfalz sind auf sechs Standorte verteilt. In Wöllershof, ca. 100 km nördlich von Regensburg, befindet sich die Fachklinik für Psychiatrie mit einer psychosomatischen Abteilung und einer RehaEinrichtung für Suchterkrankungen, außerdem ein Pflegeheim für psychisch Kranke. In Parsberg, etwa 40 km westlich von Regensburg, sind ein Pflegeheim und Spezialkliniken für junge Drogenabhängige sowie für Lungen und Bronchialheilkunde angesiedelt. Dort werden die Patienten im Maßregelvollzug bzw. nach dem Infektionsschutzgesetz behandelt. Am Bezirksklinikum Regensburg befinden sich die Kliniken und Polikliniken für Neurologie sowie für Psychiatrie, außerdem die Fachkliniken für Kinder- und Jugendpsychiatrie, für Neurologische Reha und für Forensik, sowie das Institut für NeuroRadiologie, ein Labor und eine Apotheke. Ein Pflegeheim, eine Berufsfachschule für Krankenpflege und das Institut für Bildung und Personalentwicklung (IBP) sind ebenfalls in Regensburg angesiedelt. Tageskliniken und Institutsambulanzen in Weiden, Cham und Amberg versorgen die Bevölkerung gemeindenah. Bei der medbo ist das Krankenhausinformationssystem Nexus in den Bereichen Psychiatrie und Forensik bereits im Einsatz und wird hauptsächlich zur Dokumentation der Patientenakte genutzt. Es besteht eine Schnittstelle zu SAP wegen der Abrechnung. Als betriebswirtschaftliches System kommt SAP zum Einsatz. Dieses wird für den Einkauf (SAP MM), zur Bilanzierung (SAP FI), zur Rechnungsstellung (SAP SD), zum Controlling (SAP CO), zur Abrechnung der Patientenfälle (SAP ISH) und für die Berichte (Personal, GuV) an die Führungskräfte genutzt. Außerdem wird in SAP BI eine Kostenträgerrechnung durchgeführt mit Daten aus SAP und Nexus. Als weiteres System kommt die Küchenlösung der SAP zum Einsatz mit der Anforderung, Herstellung und Auslieferung von Patientenessen. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 11 von 16 medbo KIS-Ausschreibung Es besteht die Anforderung ein KIS für die beiden Kliniken Neurologie und Neuroreha einzuführen. 2.1 Projektziel Beschreibung von Abläufen die das KIS-System in der Neurologie und Neuroreha unterstützen soll : 2.1.1 Kontaktaufnahme mit dem Krankenhaus Der Hausarzt bzw. der einweisende Arzt des Patienten nimmt telefonisch Kontakt mit der Neurologischen Klinik des Krankenhauses auf, um einen Termin für eine stationäre Aufnahme und eine geplante Therapie zu vereinbaren. Der Klinikarzt bzw. der zentrale Terminmanager, der diese Anforderung entgegen nimmt, loggt sich in das System ein. Dazu steht ihm ein Rechner, auf dem das KIS installiert ist zur Verfügung. Der Arzt ruft sein Arbeitsumfeld auf, in dem die für ihn relevanten Funktionen hinterlegt sind. Er legt einen neue Befundklärung an und wählt zunächst einmal die Positionen „Stationäre Aufnahme auf Station“ und „Epilepsie“ aus. Er erfasst die bereits vom Hausarzt durchgegebenen Patientendaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Versicherung), die Diagnose und ggf. eine Fragestellung. Im Freitextfeld in der Maske des Klinischen Auftrags stehen ihm bereits Textbausteine zur Verfügung, die ihm zum Thema Epilepsie die Datenerfassung (Befunde, Voruntersuchungen, etc.) erleichtern. Des Weiteren erfasst er die Adresse des Hausarztes. Dazu steht ihm ein Katalog im KIS zur Verfügung. Aus der Befundklärungsmaske verzweigt er anschließend in die Kontingentplanung oder das Belegungsmanagement für die Station und den behandelnden Fachbereich, in der er den nächsten freien Termin sowohl für die Aufnahme auf Station als auch für die Planung der Diagnostik reserviert. Diese Termindaten gibt er dem Hausarzt durch. Wenn der Arzt nun seine Erfassung der Daten beendet hat, speichert er die Daten. Dabei wird automatisch die Patientensuche im KIS durchlaufen. Wenn der Patient bereits im Haus bekannt ist, so wird er dem Arzt zur Übernahme angeboten. Damit eine ambulante Vorabstimmung erfolgen kann, ruft der Arzt die Plantafel der Ambulanz aus seinem Arbeitsplatz heraus auf. In der Plantafel kann er nach einem freien Termin für die Voruntersuchung suchen. Dabei kann er die Suche auf alle Terminfenster einschränken, die z.B. vom Typ „Voruntersuchung“ sind. Sobald er den Termin gefunden hat, plant er diesen auf in der Plantafel. Er kann weitere Daten mit Textbausteinunterstützung erfassen (Freitexteingabe). Auch hier wird beim Speichern die Patientensuche im KIS durchlaufen, so dass der Patient bereits mit Patientennummer in den Termin eingetragen wird. 2.1.2 Der ambulante Fall Am Tag des ambulanten Termins erscheint der Patient in der entsprechenden Ambulanz. Es erfolgt die ambulante Aufnahme im KIS. Dabei werden die bereits im KIS erfassten Termindaten bei der administrativen Aufnahme vorbelegt. Für den Patienten stehen nun die im KIS enthaltenen Organisationsmittel (z.B. Etiketten) zur Verfügung. Für den Patienten werden die ersten relevanten Daten erfasst (Diagnosen mittels Kodiersystem, Risikofaktoren wie z.B. Herzschrittmacher, etc.). Um einen Gesamtüberblick über die zum Patienten bereits erfassten Daten zu bekommen, wechselt der Arzt in ein Übersichtsblatt zur elektronischen Patientenakte. Er erhält einen Überblick über den aktuellen Fall, aber auch über Voraufenthalte des Patienten, sofern dieser bereits im Klinikum behandelt worden ist, und kann die Daten, in AbhänTeilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 12 von 16 medbo KIS-Ausschreibung gigkeit seiner ihm zugeordneten Berechtigungen, einsehen. Dabei klärt er mit dem Patienten die Terminschiene für die stationäre Aufnahme und die folgende Operation. Zunächst ruft er den bereits existierenden Befundklärungsfall auf, der dem Patienten im vorigen Kapitel zugeordnet worden ist, auf. Nach Prüfung und ggf. Ergänzung der Daten (z.B. Zuweisung für einen bestimmten Arzt) ruft er die Kontingentplanung aus dem Auftrag für Station und die Planung für Diagnostik erneut auf. Nach Prüfung und Abstimmung mit der diagnostischen Abteilung und Abklärung mit dem Patienten wird der Termin fixiert. Der Patient bekommt einen Ausdruck aller seiner Termine in die Hand. Abschließend legt der Arzt noch die ambulante Anamnesedokumentation an. Dazu wählt er zum Patienten die entsprechende Funktion in seinem Arbeitsplatz. Das Dokument öffnet sich und die Erfassung der Daten kann beginnen. Dabei stehen Eingabe-, Freitext-, Ankreuz-, Auswahlfelder mit und ohne Wertehilfe, sowie Registerkarten zur Strukturierung zur Verfügung. Allgemeine Daten wie z.B. Patienten- und Falldaten können mittels im Standard enthaltener Fremddatenbausteine bereits vorbelegt werden, so dass diese nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Das Dokument unterliegt einem freidefinierbaren Status, so dass z. B. eine Unterschriftenkette ausgelöst werden kann. Nach Freigabe des Dokuments kann dieses nicht mehr verändert werden. Ggf. kann eine Version angelegt werden. Das Original bleibt aber immer erhalten. Das gilt für alle Dokumente im KIS. Zur Vorbereitung legt der Arzt bzw. die Pflegekraft bereits die notwendigen weiteren Befundklärungen an. Dabei können diese unabhängig vom künftigen stationären Fall angelegt werden. Dazu zählen für diesen Patienten z.B. die Beauftragung eines EKG und einer Laboranforderung. Diese sind einem sogenannten Auftragsprofil zugeordnet, dass für die Aufnahmediagnostik als Standard definiert wurde. Nach Anlage des Auftrags durch die Pflegekraft erscheinen definierte Aufträge, die nur vom Arzt bestätigt werden dürfen, bereits in den entsprechenden Arbeitslisten seines Arbeitsumfeldes. Für den Gesamtüberblick der Patientendokumentation öffnet der Arzt den Übersichtsbereich. Dort befinden auch die Anamnese und die angelegten Befundklärungen an die entsprechenden Leistungsstellen (Labor, EKG). 2.1.3 Der stationäre Fall Am Tag der Aufnahme erscheint der Patient in der zentralen Aufnahme. Der Termin wird im Terminfenster angezeigt. Die Aufnahmekraft wählt aus dem Terminfenster mittels Doppelklick den Patienten aus und vervollständigt die komplette administrative Aufnahme aus den bereits vorher im KIS erfassten Termindaten. Beim Speichern der Aufnahme wird ein Fenster eingeblendet, in dem die Aufnahmekraft die im ambulanten Umfeld erstellten Aufträge dem aktuellen stationären Fall des Patienten zuordnet. Auf Station ist der Patient bereits in der Zugangssicht mit den entsprechenden Wahlleistungen sichtbar. Die Pflegekraft weist dem Patienten mittels Drag & Drop ein Zimmer und Bett zu. Im Anschluss daran verzweigt sie in den Dokumentationsarbeitsplatz der Station, um eine Ablaufunterstützung zu bekommen, was an Arbeitsschritten z. B. für einen Patienten in der Situation „Stationäre Aufnahme“ zu bearbeiten sind. Für die Situation „Stationäre Aufnahme“ sind folgende Schritte zu bearbeiten: ￭ Pflegerische Anamnese ￭ Vitalparameter zur Aufnahme erfassen ￭ Essen bestellen ￭ Klärungen zur Diagnostik validieren Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 13 von 16 medbo KIS-Ausschreibung ￭ Pflegenotiz erfassen Die einzelnen Punkte können Schritt für Schritt abgearbeitet werden und erfasst als erledigt markiert werden. Die Pflegekraft beginnt mit der Erfassung des pflegerischen Anamnesedokuments. Aus dem Anamnesedokument werden automatisch Vorschläge für Pflegemaßnahmen generiert, die in den Pflegeplan übernommen werden können. Nach Abschluss der Pflegeplanung wählt sie die zum Patienten erfassten Aufträge aus. Mit der Pflegenotiz kann die Pflegekraft eine wichtige Notiz für den Arzt erfassen. Dieser kann die wichtige Notiz direkt in der Kurve des Patienten während der Bearbeitung einsehen. Anschließend beginnt der Arzt mit der Erfassung der ärztlichen Anamnese. Dabei ist die direkte Einsicht in seiner bereits erfassten ambulanten Anamnese möglich und es können auch direkt Daten manuell mittels Drag & Drop übernommen werden (Funktion Daten holen). Der Arzt öffnet die aus seinem Arbeitsplatz heraus und nimmt Einsicht in die ambulante Behandlung und ggf. Voraufenthalte zum Patienten und erfasst im KIS eine Aufnahme- und Behandlungsdiagnose. Der Arzt überprüft die in der Arzneianamnese erfassten Medikamente, die der Patient von seinem Hausarzt verschrieben bekommen hat. Er verordnet jetzt die Medikamente, die während des stationären Aufenthaltes weitergenommen werden sollen. Dabei werden durch das System automatisch die Handelspräparate angezeigt, die in der Klinik verfügbar sind und den gleichen Wirkstoff wie die häusliche Medikation des Patienten haben. Die bereits im ambulanten Fall angelegten Klinischen Aufträge an Labor, EKG und Röntgen werden von den entsprechenden Leistungsstellen mittels Plantafel mit Terminen versehen. Die Rückmeldung erfolgt auf der Station in der Auftragssicht zum Patienten oder wird im entsprechenden Patientenkalender eingetragen. Nach Abschluss seiner Tätigkeit erfasst der Arzt weitere Anordnungen für die Pflegekraft, nämlich eine Physiotherapie und eine Ernährungsberatung für den Patienten. Die Pflegekraft erhält diese Anordnung in ihrer ToDoListe und kann diese ad hoc bearbeiten. Aus der Arzneimittelverordnung des Arztes werden automatisch Stelllisten für die Pflegekräfte generiert. Nach dem Stellen der Arzneimittel sind diese auf einer Liste mit den Arzneimitteln zu sehen, die am aktuellen Tag verabreicht werden sollen. In der Verteilliste dokumentiert die Pflegekraft anschließend, welche Arzneimittel zu welchem Zeitpunkt an die Patienten verabreicht wurden. 2.1.4 Systemarchitektur & Verfügbarkeit Idealerweise sollte das System 7x24h verfügbar sein, d.h. eine Verfügbarkeit von 99,99% erreicht werden. Dies bedingt auch kurze Wartungszeiten bei Systemupdates und –upgrades. 2.1.4.1 Ausfallkonzept für Medikation und Kurve Zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu Zeiten geplanter Ausfälle bei Wartungsarbeiten müssen die Medikamentenliste und eine definierbare Auswahl von Kurvenparametern ausgedruckt werden können. 2.1.5 Systemadministration Das System sollte sich in die IT-Umgebung der medbo leicht integrieren lassen und wenn möglich auf vorhandener Software aufsetzen. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 14 von 16 medbo KIS-Ausschreibung 2.1.6 Integration Das System muss sich in die Systemlandschaft der medbo integrieren lassen. Laborsysteme ix.mid ixserv und Roche PACS Nexus Inovit E&L EEG, EMG RehaTIS ID Diacos QS-Med Außerdem sollen die Geräte der Intensivstationen angebunden werden. Es sind die Werte für Beatmung und Vitalparameter automatisch an das KIS zu übertragen und in der elektr. Kurve anzuzeigen. 2.1.7 Performance Grundsätzlich sollten Bildschirmanzeigen zu Inhalten einer einzelnen Patientenakte unter 7 Sekunden liegen und Stationsübersichten unter 10 Sekunden. Auswertungen sollten nicht länger als 1 Minute dauern. 3 Eignungskriterien Wichtige Hinweise: Die Eignungsanforderungen gemäß Eignungskriterienkatalog sind zu beantworten. Die Beantwortung muss in der als Anlage 1 beigefügten Excel-Datei „2Eignungskriterien-KIS-medbo“ erfolgen. Bitte beachten Sie die hierin enthaltenen Tabellenblätter. Tabellenblatt : „Bieter Template“ a) Bei Ausschlußkriterien (in Spalte D = A) ist in der „Spalte I / Erfüllung seitens des Anbieters“ ja oder nein anzugeben. Nein führt zum Ausschluß. b) Bei Bewertungskriterien (in Spalte D = B) ist in der Spalte „Spalte J / Bemerkungen seitens des Anbieters“ die geforderten Informationen anzugegeben oder die zugehörige Anlage beizulegen (siehe Spalte Q Anlage = ja). Tabellenblätter Referenz1-3 : Es sind 3 umgesetzte Projekte zu beschreiben und von Kunden zu bestätigen. 4 Checkliste Die Checkliste dient dem Anbieter dazu die Dokumente vollständig abzugeben. Bitte legen Sie diese auch nachdem Sie die vollständigkeit der Angaben geprüft haben als Dokument bei. Sie ist als Anlage 2 beigefügt. Dateiname: 3_Checkliste-KIS-medbo 5 Aufkleber Versand Anlage 3 Aufkleber zum Versand der Unterlagen bitte ausdrucken und verwenden. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 15 von 16 medbo KIS-Ausschreibung 6 Bieterfragen Anlage 4 (Dateiname: 5_Bieterfagen-KIS-medbo) bitte bei Fragen verwenden. Die medbo wird diese fortlaufend führen und beantworten. Alle Bieter wird immer die komplette Fragen- und Anwortenliste zugesandt. 7 ISO-Zertifizierung Im Softwarebereich ist ein Qualitätsmanagment wesentlich um Softwarefehler zu vermeiden. Um eine entsprechende Qualität sicherzustellen ist vom Anbieter eine bereits erfolgte Zertifizierung nachzuweisen oder im Anhang 5 (Dateiname: 6_Anforderungen-ISO9001) zu bestätigen dass seine Prozesse beschrieben sind. Außerdem sind bei fehlender Zertifizierung noch entsprechende Dokumentationen zu den einzelnen Punkte in Spalte D (Inhalt) zu erbringen aus den die Erfüllung der Punkte hervorgeht. Teilnahmeantrag KIS-Ausschreibung Seite 16 von 16
