Deckblatt zum Prüfungsprogramm zur Beurteilung der Qualität der Organisation des Prüfungsbetriebes (Auftragsunabhängige Regelungen) Name des Prüfungsbetriebes: QP_________________ Rechtsform: Standort(e): Datum der letzten Bescheinigung: Datum der Aufnahme des Prüfungsbetriebes: Abgewickelte Prüfungsaufträge im Zeitraum von bis………………………….. Vollständigkeitserklärung vom gezeichnet: ……………………….. Angaben zum Prüfungsbetrieb: Rechtsform: QKB Registernummer: (ev Beilage bei gemeinsamen Prüfungsbetrieb) Büros/Standorte (ev Beilage) Anzahl der Mitarbeiter: Anzahl der im Prüfungsbetrieb tätigen Wirtschaftsprüfer Anzahl der Wirtschaftsprüfer mit Auftragsverantwortung Anzahl der Mitarbeiter, die der Fortbildungsverpflichtung gem § 1b-A-QSG unterliegen, aufgegliedert nach Jahren seit der letzten A-QSG Prüfung Anzahl der Aufträge für Abschlussprüfungen Anzahl der Gesamtstunden für Abschlussprüfungen des Prüfungsbetriebes Struktur der aufgewendeten Stunden für Abschlussprüfungen (ev Beilage) Werden vom Prüfungsbetrieb Unternehmen von öffentlichem Interesse geprüft? Wie viele? Wurden seit dem Datum der letzten Bescheinigung solche durchgeführt? 1) Werden oder wurden Prüfungsaufträge mit Personalgestellung von betriebsfremden Dritten durchgeführt? 1) Werden oder wurden Prüfungsaufträge als Joint Audits durchgeführt? 1) Welche Mitglieder des gemeinsamen Prüfungsbetriebes haben Abschlussprüfungen im eigenen Namen durchgeführt? Bei Vorliegen eines gemeinsamen Prüfungsbetriebes, Begründung, warum auch nach Meinung des Qualitätsprüfers ein einheitlicher Prüfungsbetrieb vorliegt Gehört der Prüfungsbetrieb einem Netzwerk iSd § 271b UGB an? Beurteilung aus der Sicht des Prüfungsbetriebes und des Qualitätsprüfers. 1) Darstellung der Beziehungen und Regelungen zur Vermeidung von Unvereinbarkeiten im Netzwerk Sofern sich zu obigen Fragen Abweichungen im Verhältnis zur den Angaben im Dreiervorschlag ergeben, sind diese aufzuzeigen und zu begründen AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 1 / 42 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einhaltung der allgemeinen Berufsgrundsätze und Standesregeln ............................................ 4 1.1 Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit ...................... 5 1.2 Gewissenhaftigkeit, Versc hwiegenheit, Eigenverantwortlichkeit und standesgemäßes Verhalten 8 1.2.1 Allgemeines ......................................................................................................................... 8 1.2.2 Gewissenhaftigkeit ............................................................................................................... 8 1.2.3 Verschwiegenheit ................................................................................................................ 8 1.2.4 Eigenverantwortlichkeit ...................................................................................................... 10 1.2.5 Standesgemäßes Verhalten............................................................................................... 11 1.3 Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gem §§ 98a ff WTBG iVm §§ 32-40 WT-ARL .............................................................................................................................................. 12 2 Annahme, Fortführung und vorzeitige Beendigung von Aufträgen .......................................... 13 3 Mitarbeiterentwicklung ................................................................................................................. 18 3.1 Allgemeines................................................................................................................................. 19 3.2 Einstellung und Einsatz von Mitarbeitern ..................................................................................... 19 3.3 Aus- und Fortbildung ................................................................................................................... 20 3.4 Mitarbeiterbeurteilungen .............................................................................................................. 21 3.5 Bereitstellung von Fachinformationen.......................................................................................... 22 4 Gesamtplanung aller Aufträge ..................................................................................................... 23 5 Ausreichender Versicherungsschutz .......................................................................................... 25 6 Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen ................................................................................. 26 7 Auftragsabwicklung ...................................................................................................................... 27 7.1 Organisation der Auftragsabwicklung .......................................................................................... 27 7.2 Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der fachlichen Regelungen für die Auftragsabwicklung ............................................................................................................................. 29 7.3 Anleitung des Prüfungsteams ...................................................................................................... 30 7.4 Einholung von fachlichem Rat (Konsultation) .............................................................................. 31 7.5 Laufende Überwachung der Auftragsabwicklung ......................................................................... 32 7.6 Abschließende Durchsicht der Prüfungsergebnisse .................................................................... 33 7.7 Auftragsbegleitende Qualitätssicherung ...................................................................................... 34 7.7.1 Auftragsbegleitende Qualitätssicherung/Berichtskritik ........................................................ 34 7.7.2 Kriterien für die Eignung als prozessunabhängiger Qualitätssicherer................................. 35 7.7.3 Dokumentation der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung ............................................ 36 7.8 Lösungs von Meinungsverschiedenheiten ................................................................................... 37 7.9 Ausgestaltung, Abschluss und Archivierung der Arbeitspapiere .................................................. 38 7.9.1 Ausgestaltung und Abschluss der Arbeitspapiere .............................................................. 38 7.9.2 Gewissenhafter Umgang mit Arbeitspapieren .................................................................... 38 7.9.3 Archivierung der Arbeitspapiere ......................................................................................... 39 7.9.4 Eigentum an den Arbeitspapieren ...................................................................................... 40 8 Nachschau ..................................................................................................................................... 41 9 Transparenzbericht gem § 24 A-QSG .......................................................................................... 42 10 Öffentliches Register gem § 23 A-QSG........................................................................................ 42 AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 2 / 42 Präambel Mit Inkrafttreten des A-QSG müssen sich in Hinkunft alle Prüfungsbetriebe, sofern sie gesetzliche Abschlussprüfungen durchführen, in regelmäßigen Abständen einer externen Qualitätsprüfung unterziehen. Das vorliegende Handbuch, das in Form einer Checkliste abgefasst ist, beschreibt Anforderungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit der Einrichtung eines ordnungsgemäßen Qualitätssicherungssystems iSd des A-QSG. Dieses Handbuch soll externen Qualitätsprüfern als Leitfaden dienen, wenngleich jeder externe Qualitätsprüfer die vorliegende Checkliste bei Durchführung einer externen Qualitätsprüfung auf ihre Verhältnismäßigkeit hin zu überprüfen und gegebenenfalls an die besonderen Erfordernisse des jeweiligen Prüfungsbetriebs anzupassen hat. Grundsätzlich handelt es sich bei einer externen Qualitätsprüfung primär um eine Prüfung des internen Kontrollsystems des Prüfungsbetriebes im Hinblick auf dessen Organisation, Zweckmäßigkeit und Anwendung unter der Zielsetzung, dass dieses System der Größe des Prüfungsbetriebs sowie der Komplexität und dem Risiko der Prüfungsaufträge angemessen ist und einen angemessen hohen Grad an Qualität gewährleisten kann. Da das interne Kontrollsystem entscheidend von der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Geschäftsfälle und den damit verbundenen Risiken abhängt, wird das Qualitätssicherungssystem der einzelnen Prüfungsbetriebe unterschiedliche Ausprägungen haben. Entscheidend dabei ist, dass es den Anforderungen des jeweiligen Prüfungsbetriebes entspricht, dadurch ein angemessen hohes Qualitätsniveau gewährleistet und den gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen entsprochen wird. Das A-QSG wendet sich an sämtliche Abschlussprüfer und Prüfungsgesellschaften. Der vorliegende Leitfaden orientiert sich an den für Wirtschaftsprüfer geltenden Regeln. Dies zeigt sich insbesondere an den zahlreichen Bezugnahmen und Verweisen auf das WTBG, die WT-ARL, einschlägige Fachgutachten bzw. „Berufsgrundsätze“. Für Revisoren, Revisionsverbände und den Sparkassen-Prüfungsverband bedeutet dies, dass der vorliegende Leitfaden in manchen Bereichen nur sinngemäß herangezogen werden kann. Bei dieser sinngemäßen Anwendung ist jedenfalls das genossenschaftsspezifische Berufsrecht (GenRevG) wegen der Besonderheiten der Genossenschaftsrevision einzuhalten. Dies betrifft insbesondere Fragen der Prüfungshonorare, der Auftragsannahme oder -ablehnung und der Prüferbestellung, die bei Prüfungsverbänden aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen anders zu behandeln sind. Abschlussprüfer iS dieses Handbuches sind natürliche Personen, die Abschlussprüfungen vornehmen (§ 1 Abs 2 A-QSG) sowie verantwortliche Wirtschaftsprüfer iS § 88 Abs 7 WTBG und eingetragene Revisoren und Prüfungsgesellschaften iS § 1 Abs 3 A-QSG. Alle personenbezogenen Bezeichnungen im Handbuch sind geschlechtsneutral zu verstehen AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 3 / 42 BEURTEILUNG DER QUALITÄT DER ORGANISATION DES PRÜFUNGSBETRIEBES (Auftragsunabhängige Regelungen) 1 Einhaltung der allgemeinen Berufsgrundsätze und Standesregeln Leitsatz Der Prüfungsbetrieb hat durch Regelungen sicherzustellen, dass die allgemeinen Berufspflichten und Standesregeln eingehalten werden. Diese Pflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB); dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetzes (WTBG); dem Abschlussprüfungs-Qualitätssicherungsgesetzes (A-QSG); und der Wirtschaftstreuhandberufs-Ausübungsrichtlinie (WT-ARL 2003) idgF der Richtlinie des Instituts österreichischer Wirtschaftsprüfer zur Sicherung der Qualität von Prüfungsbetrieben (IWP/PG7) idgF Zu den allgemeinen Berufspflichten zählen insbesondere: Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit Gewissenhaftigkeit Verschwiegenheit Eigenverantwortlichkeit Standesgemäßes Verhalten Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 4 / 42 1.1 Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 1. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die ausreichend gewährleisten, dass alle mit der Abwicklung von Aufträgen befassten Mitarbeiter sowie ggf weitere Personen wie externe Sachverständige oder Mitarbeiter anderer Prüfungsbetriebe, die für sie relevanten Vorschriften zur Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit (Unabhängigkeitsvorschriften) einhalten. 2. Bestehen bei Prüfungsbetrieben, die einem Netzwerk angehören, Regelungen und Maßnahmen, die sicherstellen, dass auch die netzwerkbezogenen Unabhängigkeitsanforderungen (§ 271b UGB) erfüllt werden? (Rz 28 IWP/PG7)? 3. Gewährleisten diese Regelungen insbesondere ,dass 1. der Beruf als Abschlussprüfer gem § 82 WTBG, § 1 WT-ARL und Rz 28-30. IWP/ PG7 unabhängig ausgeübt wird? 2. Prüfungsberichte gem Abschnitt 2 KFS/PG2 unparteiisch erstattet werden? 3. bei Besorgnis der Befangenheit nach § 21 WT-ARL die Durchführung des Auftrags versagt wird? 4. die Verantwortung für die Untersuchung und Lösung von Fragen im Zusammenhang mit Unabhängigkeitsgefährdungen im Prüfungsbetrieb festgelegt ist? 5. mandanten- und auftragsbezogene Informationen erfasst werden, die als Datengrundlage zur Feststellung von Unabhängigkeitsgefährdungen erforderlich sind (z.B. zur Erkennung möglicher Interessenkonflikte)? Klientenliste? 6. die Mitarbeiter sowie ggf weitere Personen, die die Unabhängigkeitsvorschriften beachten müssen, über die Anforderungen an die berufliche Unabhängigkeit unterrichtet sind? 7. Ist die Unabhängigkeit auch von allen Gesellschaftern der WP-Gesellschaft gegeben? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 5 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ Verbesserungs- JA/ Verbesserungs- Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 8. die an der Auftragsabwicklung beteiligten Mitarbeiter und externen Personen zur unverzüglichen Information über das Vorliegen von möglichen Unabhängigkeitsgefährdungen verpflichtet wurden? 9. die zuständige Stelle und der verantwortliche Abschlussprüfer über Verstöße gegen Unabhängigkeitsregelungen oder mögliche Unabhängigkeitsgefährdungen informiert werden, damit Unabhängigkeitsfragen unter Anwendung einheitlicher und angemessener Maßstäbe gelöst (Eskalation) und wirksame qualitätssichernde Maßnahmen ergriffen werden können? 10. bei finanziellen Entscheidungen des Prüfungsbetriebes, die sich aus den Unabhängigkeitsvorschriften ergebenden Beschränkungen eingehalten werden? 11. bei festgestellten Unabhängigkeitsgefährdungen geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der Gefährdung getroffen werden, was erforderlichenfalls auch die Niederlegung des Mandats beinhalten kann? 12. eine ausreichende Dokumentation zur Einhaltung der Unabhängigkeitsvorschriften, einschließlich der eingeführten Regelungen und der Lösung von Unabhängigkeitsfragen, vorliegt? 4. Werden Gefährdungen der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit sowie die Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit (Unabhängigkeitsgefährdungen) laufend festgestellt und analysiert? 5. Erfolgen regelmäßige oder anlassbezogene Befragungen der bei Abschlussprüfungen eingesetzten Mitarbeiter des Prüfungsbetriebes gem Rz 30. IWP/PG7 zu finanziellen, persönlichen oder kapitalmäßigen Bindungen, um die persönliche Einhaltung der Unabhängigkeitsvorschriften sicherzustellen? 6. Wird hierzu zumindest einmal jährlich eine schriftliche Unabhängigkeitserklärung eingeholt, in der bestätigt wird, dass die Unabhängigkeitsregelungen des Prüfungsbetriebes eingehalten worden sind? JA AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 6 / 42 potential 7. 8. 9. bedarf Sind bei bewussten Verstößen gegen die Unabhängigkeitsvorschriften und die diesbezüglichen Regelungen des Prüfungsbetriebes interne Disziplinarmaßnahmen sowie Fortbildungsmaßnahmen zur Vermeidung künftiger Verstöße vorgesehen? Werden im Falle von Unabhängigkeitsgefährdungen Maßnahmen ergriffen, die diese beseitigen oder soweit abschwächen, dass aus Sicht eines verständigen Dritten die Gefährdung insgesamt als unwesentlich zu beurteilen ist? Kommt es zur Ablehnung oder Kündigung des Auftrags (bei gesetzlichen Abschlussprüfungen unter Beachtung von § 270 Abs. 6 UGB), wenn wesentliche Unabhängigkeitsgefährdungen nicht beseitigt werden können? Interne Rotation 10. Bestehen für Abschlussprüfungsmandanten, die unter die Definition des § 271a Abs. 1 oder Abs. 3 UGB fallen, Regelungen, mit denen die interne Rotation des verantwortlichen Abschlussprüfers und aller in maßgeblich leitender Funktion tätigen gewährleistet werden? 11. Werden die betroffenen Abschlussprüfer über die Rotationspflichten informiert? 12. Besteht eine auftragsbezogene Dokumentation der Zeitpunkte, zu denen eine Rotation ansteht? 13. Ist gewährleistet, dass die mit der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung betraute Person nach den Vorschriften von Rz 121 des IWP/PG7 rotiert? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 7 / 42 1.2 Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Eigenverantwortlichkeit und standesgemäßes Verhalten JA 1.2.1 JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung Allgemeines 14. Hat der Prüfungsbetrieb Regelungen eingeführt, mit denen die Einhaltung der allgemeinen Berufsgrundsätze und der Standesregeln (Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Eigenverantwortlichkeit, standesgemäßes Verhalten) gewährleistet wird (Rz 34 IWP/PG7)? 15. Umfassen diese Regelungen sämtliche relevanten Pflichten, die sich insbesondere aus dem WTBG, der WT-ARL idgF, dem Fachgutachten KFS/PG1 idgF sowie - bei Abschlussprüfungen aus den §§ 270, 271, 271a, b, c und 275 UGB ergeben? 16. Wurden die Mitarbeiter gem § 13 Abs. 1 WTARL nach Maßgabe ihrer Verantwortlichkeit über die allgemeinen Berufsgrundsätze und Standesregeln sowie über das im Prüfungsbetrieb eingerichtete Qualitätssicherungssystem informiert? 1.2.2 Gewissenhaftigkeit 17. Sind Vorkehrungen getroffen, dass berufliche Tätigkeiten gem § 88 WTBG, § 7 WT-ARL und Abschnitt 3.1. KFS/PG1 nicht übernommen werden, wenn die berufliche Verantwortung nicht getragen werden kann oder nicht getragen werden soll? 18. Wurden die geltenden gesetzlichen und fachlichen Regeln - unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Prüfungsbetriebes - im Rahmen von Informations- oder Schulungsveranstaltungen kommuniziert? 19. Werden als Hilfsmittel u.a. Prüfungshilfen, Muster-Arbeitsprogramme und Muster-Berichte eingesetzt, die eine praxisgerechte Anwendung der Prüfungsstandards unterstützen? 1.2.3 Verschwiegenheit JA AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 8 / 42 20. Sind Vorkehrungen getroffen, dass Tatsachen und Umstände, die dem Abschlussprüfer im Rahmen seiner Berufstätigkeit anvertraut werden, gem § 91 WTBG, § 1 WT-ARL und Abschnitt 3.1. KFS/PG1 nicht unbefugt offenbart und nicht unbefugt für eigene oder fremde Vermögensdispositionen nutzbar gemacht werden? 21. Gibt es Hinweise, dass die Verschwiegenheitspflicht nicht zeitlich unbegrenzt und gegenüber jedermann eingehalten wurde, soweit sie nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z.B. im Rahmen der Qualitätskontrolle) entfällt oder der Mandant sie wirksam aufhebt? 22. Wird die Verschwiegenheit auch innerhalb des Prüfungsbetriebes gegenüber nicht mit dem betreffenden Mandat befassten Personen beachtet? 23. Gewährleisten die im Prüfungsbetrieb eingeführten Regelungen gem § 13 WT-ARL, u.a. 1. eine schriftliche Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung der Vorschriften zur Verschwiegenheit, zum Datenschutz und zu den Insidervorschriften bei Abschluss des Arbeitsvertrags? 2. die Sicherung der Arbeitspapiere und anderer mandantenbezogener Informationen gegen unbefugten Zugriff? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 9 / 42 1.2.4 Eigenverantwortlichkeit JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 24. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der Abschlussprüfer gem § 5 WT-ARL sein Handeln in eigener Verantwortung und frei von Weisungen bestimmen, sich selbst ein Urteil bilden und seine Entscheidungen selbst treffen kann? 25. Werden bei der Organisation des Prüfungsbetriebes die sich aus dem Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit ergebenden Anforderungen beachtet? 26. Stellt die Leitung des Prüfungsbetriebes sicher, dass ausreichende zeitliche und fachliche Reserven zur Verfügung stehen, um ein angemessenes Verhältnis zwischen verantwortlichen Abschlussprüfern und den übrigen fachlichen Mitarbeitern unter Berücksichtigung von Personalstruktur und Qualifikation der Mitarbeiter zu gewährleisten? 27. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der einzelne Abschlussprüfer nur eine angemessene Zahl an Mandaten betreut, um dem Grundsatz der Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortlichkeit entsprechen zu können? 28. Wird bei der Zusammensetzung der Prüfungsteams darauf geachtet, dass ein sachgerechter Einsatz von erfahrenen und weniger erfahrenen Mitarbeitern sowie von Spezialisten bei der Abwicklung von Aufträgen erfolgt, sodass der dafür verantwortlicher Abschlussprüfer in der Lage ist, die Arbeit der Teammitglieder ausreichend zu überwachen? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 10 / 42 1.2.5 Standesgemäßes Verhalten JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 29. Sind Vorkehrungen getroffen, dass sich die im Prüfungsbetrieb tätigen fachlichen Mitarbeiter und Abschlussprüfer jeder Tätigkeit enthalten, die mit ihrem Beruf oder mit dem Ansehen des Berufes unvereinbar ist? 30. Sind sich die im Prüfungsbetrieb tätigen Abschlussprüfer der besonderen Berufspflichten bewusst, die ihnen aus der Befugnis erwachsen, gesetzlich vorgeschriebene Bestätigungsvermerke zu erteilen? 31. Existieren im Prüfungsbetrieb Regelungen und Maßnahmen, die zB achten auf: 1. die Sicherung eines angemessenen und von der Erbringung zusätzlicher Leistungen für das geprüfte Unternehmen unabhängigen Honorars (§ 88 Abs 11 WTBG und § 270 Abs 1 UGB)? 2. das Verbot der Annahme oder Gewährung von Provisionen (§ 95 WTBG) und der Vereinbarung ausschließlicher Erfolgshonorare (§ 8 WT-ARL)? 3. das Verbot, tätig zu werden, wenn eine Interessenskollision („Interessenkonflikt“) gegeben ist (§ 22 WT-ARL)? 4. das standesgeme Verhalten gegenüber Behörden (§ 10 WT-ARL) sowie anderen Prüfern und Personen? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 11 / 42 1.3 Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gem §§ 98a ff WTBG iVm §§ 32-40 WT-ARL JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 32. Wurden angemessene und geeignete Strategien und Verfahren eingeführt für 1. die Einhaltung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden? 2. die Verdachtsmeldungen? 3. die Aufbewahrung von Aufzeichnungen? 4. die Risikobewertung und das Risikomanagement in Bezug auf Geschäftsbeziehungen und Transaktionen? 5. geeignete Kontroll- und Informationssysteme? 33. Wurde ein gesetzlicher Vertreter als Beauftragter für Fragen der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung eingerichtet? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 12 / 42 2 Annahme, Fortführung und vorzeitige Beendigung von Aufträgen Leitsatz Prüfungsaufträge dürfen nur angenommen werden, wenn sie in sachlicher, personeller und zeitlicher Hinsicht ordnungsmäßig abgewickelt werden können und die erforderlichen Ressourcen für den Prüfungsauftrag vorhanden sind. Potenzielle neue Mandanten sind vor Annahme von Prüfungsaufträgen zu beurteilen. Die Zulässigkeit der Fortführung von Auftragsverhältnissen mit bestehenden Mandanten ist in angemessenen Zeitabständen, insbesondere im Hinblick auf mögliche Unabhängigkeits- oder sonstige Interessenkonflikte, zu überprüfen. Bei der Entscheidung über die Annahme von neuen Aufträgen und von Folgeaufträgen zur Durchführung von Prüfungen sind auch die Risiken, die sich aus den Verhältnissen beim zu prüfenden Unternehmen ergeben, zu berücksichtigen; Informationen über die wirtschaftliche Lage und die Geschäftsführung des zu prüfenden Unternehmens sind daher vor Annahme neuer Prüfungsaufträge einzuholen. Auf Basis dieser Informationen ist zu entscheiden, ob das Mandat aufgrund nicht tragbarer Risiken abgelehnt werden sollte bzw. welche Maßnahmen zur Risikobegrenzung erforderlich sind. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 34. Bestehen im Prüfungsbetrieb gem Abschnitt 3.3. KFS/PG1 und Rz 39 - 51 IWP/PG7 Regelungen zur Auftragsannahme und -fortführung sowie zur vorzeitigen Beendigung von Aufträgen unter Berücksichtigung der mit den Aufträgen verbundenen Risiken? 35. Berücksichtigen diese Regelungen, dass Aufträge nur angenommen bzw. fortgeführt werden, wenn 1. die Integrität des Mandanten abgewogen wurde und keine Informationen vorliegen, die zu der Schlussfolgerung führen, dass die Integrität des Mandanten nicht gegeben ist? 2. die Pflichten zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erfüllt wurden (insbesondere Identifizierungspflicht nach § 98b WTBG) eingehalten wurden? 3. keine Interessenskonflikte mit bestehenden Mandanten drohen? 4. ausreichende zeitliche, sachliche und personelle Ressourcen im Prüfungsbetrieb zur Verfügung stehen? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 13 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 36. Wird bei Annahme eines Auftrags trotz bestehender Zweifel am Vorliegen der Voraussetzungen dokumentiert, ob und wie die Zweifel ausgeräumt wurden? 37. Werden im Hinblick auf die Integrität des Mandanten vor allem folgende Aspekte beachtet: 1. Identität und geschäftlicher Ruf der maßgebenden Gesellschafter, der gesetzlichen Vertreter, der Mitglieder des Aufsichtsorgans und gegebenenfalls dem Mandanten nahe stehenden Personen oder Unternehmen ? 2. Art der geschäftlichen Aktivitäten und der Geschäftspraktiken 3. besonderer Honorardruck 4. Hinweise auf unangemessene Beschränkungen des Prüfungsumfangs? 5. Verdacht auf die Verwicklung des Unternehmens in Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung oder andere kriminelle Aktivitäten? 6. Gründe für einen Prüferwechsel 7. Transparenz der Finanzberichterstattung? 8. Angewendete Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden? 9. Ausgestaltung des internen Kontrollsystems ? 38. Wird auch nach Annahme des Auftrags auf Hinweise geachtet, die Zweifel an der Integrität des Mandanten wecken können? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 14 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 39. Wird im Zusammenhang mit der Beurteilung der Auftragsrisiken und der Beantwortung der Frage ausreichender Ressourcen insbesondere festgestellt, ob 1. die für die Durchführung des Auftrags erforderlichen Fach- und Branchenkenntnisse verfügbar sind? 2. Erfahrungen mit den einschlägigen rechtlichen Anforderungen und Berichterstattungspflichten vorliegen oder erlangt werden können? 3. erforderlichenfalls Spezialisten verfügbar sind (z.B. Experten für Immobilienbewertungen oder Sachverständige für versicherungsmathematische Fragestellungen)? 4. erforderlichenfalls nicht mit der Auftragsabwicklung befasste geeignete Personen zur Durchführung einer auftragsbezogenen Qualitätssicherung verfügbar sind? 5. genügend Zeit für die Auftragsabwicklung zur Verfügung steht? 6. die vorgesehenen Berichtstermine nach realistischen Erwartungen eingehalten werden? 40. Werden bei Folgeaufträgen Änderungen der Mandats- und Auftragsrisiken sorgfältig beurteilt? 41. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die eine Identifikation potenzieller Interessenkonflikte sicherstellen? 42. Wird vor der Annahme bzw. Fortführung eines Auftrags festgestellt, ob Interessenkonflikte mit bestehenden Mandaten drohen? 43. Werden Aufträge abgelehnt oder niedergelegt, wenn Interessenkonflikte nicht gelöst werden können? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 15 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 44. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der zuständigen Stelle Sachverhalte zur Entscheidung vorgelegt werden, die dazu führen können, dass ein Mandat nicht fortgeführt werden kann? 45. Werden hierbei insbesondere folgende Aspekte beachtet: 1. rechtliche oder berufsständische Anforderungen, einschließlich gegebenenfalls bestehender Berichterstattungspflichten gegenüber dem Auftraggeber oder gegenüber einer Behörde? 2. Pflicht zur Niederlegung des Mandates nach § 7 WT-ARL bzw. der Geschäftsbeziehungen zu dem Mandanten (bei gesetzlichen Abschlussprüfungen sind hierbei die Voraussetzungen des § 270 Abs. 6 UGB zu beachten)? 46. Wird die Leitung des Prüfungsbetriebs informiert, wenn dem verantwortlichen Abschlussprüfer im Rahmen der Abwicklung eines Auftrags Informationen bekannt werden, die zu einer Ablehnung der Auftragsannahme geführt hätten? 47. Entscheidet der verantwortliche Abschlussprüfer in Abstimmung mit der Leitung des Prüfungsbetriebs über die notwendigen Schritte, einschließlich der Niederlegung des Mandates? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 16 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 48. Werden folgende Schritte in Betracht gezogen, wenn die Niederlegung des Mandates erwogen wird: 1. Erörterung des Sachverhaltes und möglicher Handlungsalternativen mit dem Mandanten bzw. dessen Aufsichtsorgan? 2. Berichterstattung über die Kündigung des Auftrags, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist? 3. Dokumentation der bedeutsamen Aspekte, der vorgenommenen Konsultationen und der Gründe für die Entscheidung über die Kündigung oder Fortführung des Auftrags? 49. Wird ein Auftrag, der nach § 270 Abs. 6 UGB vom Mandatsvorgänger gekündigt wurde, nur dann angenommen, wenn vorher ausreichende Informationen über den Grund der Kündigung und über das Ergebnis der bisherigen Prüfung eingeholt wurden und sich daraus keine Bedenken gegen die Auftragsannahme ergeben? 50. Bestehen Regelungen, dass für alle Prüfungsaufträge schriftliche Annahmeschreiben, in denen Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen eindeutig definiert und denen die allgemeinen Auftragsbedingungen beigefügt sind, ausgefertigt werden? Umfassen die Regelungen auch die Nennung des verantwortliche Abschlussprüfers und die Vereinbarung des Honorars? 51. Bestehen Regelungen für die Durchführung von Joint Audits? (kurze Beschreibung) 52. Bestehen Regelungen für die Durchführung von Aufträgen mit Personalgestellung? (kurze Beschreibung) AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 17 / 42 3 Mitarbeiterentwicklung Leitsatz Der Prüfungsbetrieb muss Regelungen und Maßnahmen festlegen, die darauf ausgerichtet sind, dem Prüfungsbetrieb hinreichende Sicherheit darüber zu verschaffen, dass er über fachliche Mitarbeiter verfügt, die über ausreichende Kompetenz, Fähigkeiten und Bindung an die beruflichen Verhaltensanforderungen verfügen, um Aufträge in Übereinstimmung mit den fachlichen Regelungen sowie maßgebenden gesetzlichen und anderen rechtlichen Anforderungen durchzuführen. Folgenden Maßnahmen kommt daher besondere Bedeutung zu: Sorgfältige Auswahl der Mitarbeiter bei Einstellung Weiterentwicklung der Mitarbeiter durch regelmäßige Mitarbeiterbeurteilungen Ausbildung der Berufsanfänger Regelmäßige und ausreichende Fachinformationen Aus- und Fortbildung samt Erstattung der erforderlichen Meldungen Abschlussprüfer haben bei der Einstellung von Mitarbeitern die persönliche und fachliche Eignung der Bewerber zu prüfen. Um die fachliche und persönliche Eignung beurteilen zu können, sind Einstellungskriterien zu entwickeln und einheitlich anzuwenden. Diese Kriterien sind in Abhängigkeit von der Mandanten- und Auftragsstruktur festzulegen. Jeder Prüfungsbetrieb muss eine ausreichende praktische und theoretische Ausbildung des Berufsnachwuchses und Fortbildung der fachlichen Mitarbeiter sicherstellen und Vorsorge treffen, dass der Verpflichtung zur kontinuierlichen Fortbildung gem § 1b A-QSG nachgekommen wird. Die Aus- und Fortbildung muss strukturiert sein und die Tätigkeitsbereiche der fachlichen Mitarbeiter abdecken. Die Zuständigkeit für die Aus- und Fortbildung ist zu regeln. Die fachlichen Mitarbeiter sind in angemessenen Zeitabständen zu beurteilen. Der Prüfungszeitraum bezüglich § 1b A-QSG ist ab der letzten externen Qualitätsprüfung bzw dem Inkraftreten des § 1b A-QSG bzw. der tatsächlichen Aufnahme des Prüfungsbetriebes bei Neuaufnahme festzulegen. AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 18 / 42 3.1 Allgemeines JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 53. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen zur Mitarbeiterplanung und -entwicklung, die darauf abzielen, dass ausreichend personelle und fachliche Ressourcen vorhanden sind, um alle Aufträge ordnungsgemäß abwickeln zu können? 54. Umfassen die Regelungen zur Mitarbeiterentwicklung folgende Bereiche: 1. Einstellung von Mitarbeitern (§ 13 Abs. 1 WT-ARL, Rz 55f IWP/PG7)? 2. Aus- und Fortbildung (§ 13 Abs 2 WT-ARL, Rz 57-61 IWP/PG7)? 3. Mitarbeiterbeurteilungen (Rz 62-64 IWP/PG7)? 4. Fachinformation (Rz 65 IWP/PG7)? 3.2 Einstellung und Einsatz von Mitarbeitern JA 55. Sind zur Beurteilung der fachlichen und persönlichen Eignung der Bewerber Einstellungskriterien in Abhängigkeit von der Mandanten- und Auftragsstruktur entwickelt worden und werden diese einheitlich angewendet? 56. Wird bei der Einstellung von Mitarbeitern die persönliche und fachliche Eignung der Bewerber gem § 13 Abs. 1 WT-ARL geprüft? 57. Werden die Mitarbeiter vor Dienstantritt gem § 13 Abs. 1 WT-ARL auf die Einhaltung der Vorschriften zur Verschwiegenheit, zum Datenschutz und zu den Insiderregeln sowie der Regelungen des Qualitätssicherungssystems schriftlich verpflichtet? 58. Werden Mitarbeiter bereits bei Einstellung einer Überprüfung im Hinblick auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unterzogen? (§ 98j Abs 3 WTBG) AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 19 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 59. Sind Vorkehrungen getroffen, dass den Mitarbeitern gem § 13 WT-ARL Verantwortung nur insoweit übertragen wird, als diese über die erforderliche Qualifikation in persönlicher und fachlicher Hinsicht verfügen? 3.3 Aus- und Fortbildung JA 60. Wird die Fortbildungsverpflichtung des § 1b AQSG eingehalten und wurden die erforderlichen Meldungen an den Arbeitsausschuss für externe Qualitätsprüfungen rechtzeitig bis zum 31. März des Folgejahres erstattet? Wird die Fortbildungsverpflichtung der Berufsberechtigten gem § 3 WT-ARL idgF und die Meldeverpflichtung an die KWT (erstmals 31. März 2013 für 2012) eingehalten? 61. Organisiert der Prüfungsbetrieb eine ausreichende praktische und theoretische Ausbildung des Berufsnachwuchses und Fortbildung der fachlichen Mitarbeiter gem Rz 57 IWP/PG7 nach Maßgabe der spezifischen Anforderungen des Prüfungsbetriebes? 62. Orientieren sich die Aus- und Fortbildungsmaßnahmen für Abschlussprüfer und fachliche Mitarbeiter an den aktuellen und zukünftigen Tätigkeitsbereichen? 63. Wurden die Mitarbeiter nachweislich mit den Bestimmungen, die der Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung dienen, vertraut gemacht und in besonderen Fortbildungsprogrammen geschult? 64. Werden die Mitarbeiter bei der Abwicklung von Aufträgen im Wege einer praxisbezogenen Ausund Fortbildung („Coaching“ durch erfahrenere Mitarbeiter, „Training-on-the-job“) angemessen angeleitet und unterstützt? 65. Werden die Mitarbeiter zur ausreichenden Lektüre der einschlägigen Fachliteratur angehalten? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 20 / 42 3.4 Mitarbeiterbeurteilungen JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 66. Werden die fachlichen Mitarbeiter gem Abschnitt 4.3.4. IWP/PG7 in angemessenen Abständen beurteilt? 67. Sind bei Einführung eines systematischen Beurteilungsverfahrens folgende Aspekte berücksichtigt worden: 1. Persönliche und fachliche Ziele für die einzelnen fachlichen Mitarbeiter einschließlich der Einhaltung der allgemeinen Berufspflichten? 2. Beurteilungskriterien, anhand derer die Zielerreichung gemessen wird? 3. Beurteilungsfrequenz (z.B. projektbezogen und/oder jährliche Beurteilung)? 4. Auswirkungen der Beurteilungsergebnisse auf die Beförderung und Gehaltsentwicklung sowie die Übernahme von Aufgaben 68. Werden die fachlichen Mitarbeiter darüber informiert, dass ihre persönliche Karriere im Prüfungsbetrieb maßgeblich von der Qualität ihrer Arbeit und der Beachtung der Regelungen des internen Qualitätssicherungssystems abhängt und dass Verstöße gegen diese Regelungen disziplinäre Folgen haben können? 69. Finden im Fall von Beurteilungsverfahren mit einer geringeren Regelungsdichte regelmäßig informelle Beurteilungen statt, weil der für die Beurteilung Zuständige mit den Mitarbeitern laufend zusammen arbeitet? 70. Werden die Ergebnisse der Beurteilungen so aufbereitet und dokumentiert, dass sie bei der Entscheidung über den Einsatz der Mitarbeiter für bestimmte Aufträge herangezogen werden können? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 21 / 42 3.5 Bereitstellung von Fachinformationen JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 71. Stellt der Prüfungsbetrieb ausreichend und rechtzeitig Fachinformationen zur Verfügung (Rz 65 IWP/PG7)? 72. Zählen hierzu u.a. gesetzliche Vorschriften, Rechtsprechung, Schrifttum sowie Standards und Informationen der Berufsorganisationen zu Fragen der nationalen und internationalen Rechnungslegung und Prüfung, zur Steuerberatung und zur betriebswirtschaftlichen Beratung? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 22 / 42 4 Gesamtplanung aller Aufträge Leitsatz Jeder Prüfungsbetrieb muss durch eine sachgerechte Gesamtplanung aller Aufträge die Voraussetzungen dafür schaffen, dass sowohl die bereits übernommenen als auch die noch zu erwartenden Aufträge ordnungsgemäß durchgeführt und zeitgerecht abgeschlossen werden können. Die ordnungsgemäße Abwicklung von Prüfungsaufträgen setzt voraus, dass die den einzelnen Mandaten zugeteilten Mitarbeiter über die erforderliche Fähigkeiten und die nötige Erfahrung sowie Branchenkenntnis verfügen. Art und Umfang der Gesamtplanung hängen im Wesentlichen von den Besonderheiten des jeweiligen Prüfungsbetriebs und von Anzahl, Volumen und Komplexität der insgesamt abzuwickelnden Aufträge ab. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 73. Hat der Prüfungsbetrieb durch eine sachgerechte Gesamtplanung aller Aufträge die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die übernommenen und erwarteten Aufträge ordnungsgemäß und zeitgerecht entsprechend § 7 Abs. 1 WT-ARL und Rz 66 IWP/PG7 abgewickelt werden können? 74. Bestimmten sich Art und Umfang der Gesamtplanung nach den jeweiligen Gegebenheiten des Prüfungsbetriebes sowie der Anzahl, dem Volumen und dem Schwierigkeitsgrad der durchzuführenden Aufträge? 75. Erfolgte die Gesamtplanung nach Geschäftsbereichen, Niederlassungen oder sonstigen organisatorischen Gesichtspunkten? 76. Wurden die Bestimmungen über die interne Rotation bei der Gesamtplanung aller Aufträge berücksichtigt? 77. Wurden bei der Gesamtplanung auch Aufträge außerhalb des Prüfungsbereichs berücksichtigt.? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 23 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 78. Hat der Prüfungsbetrieb durch entsprechende Regelungen dafür gesorgt, dass nur solche Mitarbeiter den einzelnen Aufträgen zugeordnet werden, die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen zu erfüllen. 79. Werden dabei folgende Aspekte besonders beachtet: 1. Ausbildungsstand und praktische Erfahrungen? 2. Kenntnis der gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen? 3. technische Kenntnisse, z.B. EDVKenntnisse? 4. branchenspezifische Kenntnisse? 5. Angemessene Kenntnisse in der Anwendung der Regelungen des Prüfungsbetriebes zur Qualitätssicherung? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 24 / 42 5 Ausreichender Versicherungsschutz Leitsatz Zu den Berufspflichten eines Abschlussprüfers gehört auch die Einhaltung der gesetzlichen Versicherungspflichten. Der Abschlussprüfer hat daher gem Abschnitt 3.5. IWP/PG7 Regelungen und Maßnahmen festzulegen, die darauf ausgerichtet sind, dass der Prüfungsbetrieb die gesetzlichen Vorschriften zum verpflichtenden Versicherungsschutz beachtet. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 80. Deckt der bestehende Versicherungsschutz zumindest die Haftungshöchstsumme für den jeweiligen Prüfungsauftrag entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ab (Rz 68f IWP/PG7)? Die ausreichenden Deckungssummen sind die Haftungsbestimmungen gem § 275 Abs 2 UGB für gesetzliche Abschlussprüfungen bei Fahrlässigkeit: € 2 Mio bei kleiner und mittelgroßer Gesellschaft(§ 221 Abs 3 UGB) € 4 Mio bei großer Gesellschaft (§ 221 Abs 3 UGB € 8 Mio bei einer 5-fach großen Gesellschaft € 12 Mio bei einer 10-fach großen Gesellschaft. 81. Ist das Gesamtausmaß des Versicherungsschutzes unter Berücksichtigung der Anzahl der im Prüfungsbetrieb abgewickelten Aufträge sowie des Risikoprofils des Mandanten- und Auftragsportfolios angemessen? 82. Stellen die Regelungen und Maßnahmen sicher, dass keine Aufträge angenommen werden, die dem Grunde oder der Höhe nach im Deckungsumfang der VermögensschadenHaftpflichtversicherung nicht enthalten sind? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 25 / 42 6 Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen Leitsatz Ergeben sich aus begründeten Beschwerden oder Vorwürfen von Mitarbeitern, Mandanten oder Dritten Anhaltspunkte für Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder fachliche Regeln einschließlich interne Qualitätssicherungsregelungen, hat der Abschlussprüfer entsprechende Untersuchungen vorzunehmen und bei Bedarf die erforderlichen Maßnahmen zu setzen. Der Formalisierungsgrad dieser Regelungen orientiert sich an der Größe des Prüfungsbetriebes. Je weniger fachliche Mitarbeiter zum Prüfungsbetrieb gehören, desto geringer wird der Formalisierungsgrad sein. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 83. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen gem Rz 70-74 IWP/PG7, die eine angemessene Behandlung begründeter Beschwerden oder Vorwürfe von Mitarbeitern, Mandanten oder Dritten im Hinblick auf die Beachtung der gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regeln bei der Berufsausübung, einschließlich der internen Qualitätssicherungsregelungen des Prüfungsbetriebes, zum Gegenstand haben? 84. Sehen diese Regelungen Maßnahmen vor, sodass Mitarbeitern des Prüfungsbetriebs aufgrund derartiger Beschwerden keine persönlichen Nachteile erwachsen, z.B. durch die Möglichkeit der anonymisierten Mitteilung? 85. Untersucht der Leiter des Prüfungsbetriebs oder eine qualifizierte Person, die nicht mit dem Sachverhalt befasst war, ob die Beschwerden oder Vorwürfe berechtigt sind? 86. Werden erforderliche Maßnahmen einschließlich solcher zur Verbesserung des Qualitätssicherungssystems eingeleitet, wenn sich die Beschwerden oder Vorwürfe durch die vorgenommenen Untersuchungen erhärtet haben? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 26 / 42 7 Auftragsabwicklung Leitsatz Der Prüfungsbetrieb hat gem Abschnitt 4.7.2. IWP/PG7 Regelungen einzuführen, die mit hinreichender Sicherheit gewährleisten, dass bei der Auftragsabwicklung einschließlich der Berichterstattung die gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regelungen beachtet werden. Werden Aufträge nach anderen als den österreichischen Prüfungsgrundsätzen (zB ISAs) durchgeführt, sind im Prüfungsbetrieb Regelungen zu treffen, mit denen die Einhaltung der sich daraus ergebenden Anforderungen mit hinreichender Sicherheit gewährleistet wird. Die Planung der Durchführung des einzelnen Prüfungsauftrages hat in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und berufsständischen Vorschriften und den betriebsindividuellen Erfordernissen zu erfolgen. Bei der Prüfungsplanung sind die besonderen Erfahrungen und Kenntnisse der Prüfer bezüglich des Mandanten und der Branche und die besonderen Risiken, die bei der Durchführung des Prüfungsauftrags bestehen, zu berücksichtigen. Für die Durchführung der Abschlussprüfungen ist ein risikoorientiertes Prüfungsvorgehen erforderlich, das auf einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und beruflichen Regeln (z.B. Fachgutachten und Stellungnahmen) basiert. Der Abschlussprüfer hat durch Prüfungsanweisungen sicher zu stellen, dass die Prüfung unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Mandanten und der Risikoeinschätzung entsprechend durchgeführt und dokumentiert wird, um eine ausreichende Grundlage für sein Prüfurteil zu erhalten. Zu diesem Zweck sind sämtliche Mitglieder des Prüfungsteams über Sinn und Zweck der ihnen übertragenen Aufgaben zu unterrichten. Durch eine laufende Überwachung der Prüfungsdurchführung und Durchsicht der Prüfungsergebnisse ist sicher zu stellen, dass die Prüfungsaufträge entsprechend den gesetzlichen, berufsrechtlichen und internen Regeln erfolgen. Die Anweisungen und Richtlinien zur Prüfungsplanung und -vorbereitung sowie zur Anleitung des Prüfungsteams, Überwachung und Dokumentation sollen sicherstellen, dass die Auftragsabwicklung nach hohen Qualitätsstandards erfolgt. 7.1 Organisation der Auftragsabwicklung JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ Verbess- JA/ Verbess- Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 87. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der für einen Auftrag (ggf erst in Anbahnung befindlichen) verantwortliche Prüfer im Rahmen der Auftragsabwicklung die gesetzlichen Vorschriften zur Bestellung des Abschlussprüfers sowie zur Annahme des Auftrages einhält? Zu den diesbezüglichen Maßnahmen zur Annahme, Fortführung und vorzeitiger Beendigung von Aufträgen wird auf den Fragenkatalog zu Kapitel 2 verwiesen. JA AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 27 / 42 erungspotential erungsbedarf 88. Sind Vorkehrungen getroffen, dass im Rahmen der Auftragsabwicklung die allgemeinen Berufspflichten eingehalten werden? 89. 90. 91. 92. Zu den diesbezüglichen Maßnahmen wird auf den Fragenkatalog zu Kapitel 1 verwiesen. Sind Vorkehrungen getroffen, dass die Leitung des Prüfungsbetriebs bei Annahme eines Auftrages, den für die Erledigung des Auftrags verantwortlichen Prüfer festlegt? Wird dabei berücksichtigt, dass 1. dieser über die erforderlichen Erfahrungen und Kenntnisse verfügt 2. dieser über ausreichende zeitliche Reserven zur ordnungsgemäßen Durchführung des Auftrags verfügt Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer dem Mandanten und dem Prüfungsteam mitgeteilt wird? Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer im Rahmen der Auftragsabwicklung die im Prüfungsbetrieb geltenden Vorschriften zur auftragsbegleitenden Qualitätssicherung einhält? Zu den diesbezüglichen Regelungen wird Kapitel 7.7. verwiesen. 93. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer die Auftragsziele definiert, dokumentiert und den Teammitgliedern kommuniziert? 94. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer eine den Verhältnissen des Prüfungsbetriebes angemessene Einzelplanung in zeitlicher und personeller Dimension durchführt? 95. Sind Vorkehrungen getroffen, dass im Rahmen der sachlichen Planung eine risikoorientierte Strategie unter Berücksichtigung des zu erwartenden Risikos und ein darauf aufbauendes Programm vom verantwortlichen Prüfer entwickelt und dokumentiert wird? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 28 / 42 7.2 Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der fachlichen Regelungen für die Auftragsabwicklung JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 96. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regelungen zur Auftragsabwicklung einschließlich Berichterstattung (Rz 85 IWP/PG7)? 97. Bestehen im Prüfungsbetrieb für Prüfungen, bei denen andere Prüfungsgrundsätze (z.B. ISA, USGAAS) vereinbart wurden, Regelungen zur Einhaltung dieser speziellen Vorschriften (Rz 85 IWP/PG7)? 98. Hat der Prüfungsbetrieb ein Qualitätssicherungshandbuch zur Information über das Qualitätssicherungssystem, das von allen Mitgliedern des Prüfungsbetriebs verpflichtend einzuhalten ist? 99. Ist das Qualitätssicherungshandbuch der Größen, dem Umfang und der Komplexität der im Prüfungsbetrieb abgewickelten Aufträge angemessen? 100. Hat der Prüfungsbetrieb ein eigenes Prüfungshandbuch, das bei der Durchführung von Prüfungsaufträgen von allen Mitgliedern des Auftragsteams verpflichtend anzuwenden ist? 101. Beinhaltet das Prüfungshandbuch 1. generelle Prüfungsanweisungen? 2. begleitende Arbeitshilfen für die Prüfungsdurchführung? 3. Hinweise auf weitere Hilfsmittel (zB EDV)? 102. Wird das Prüfungshandbuch regelmäßig aktualisiert? 103. Sind im Prüfungsbetrieb organisatorisch Vorkehrungen getroffen, dass Änderungen der Gesetzgebung, der Rechtsprechung und der fachlichen Regeln in die Vorgaben für die Prüfungsdurchführung, die Beurteilung des Prüfungsergebnisses und für die Abfassung von Prüfungsberichten (z.B. Musterberichte) zeitnah Eingang finden? JA 104. Sind die Regelungen und Hilfsmittel zur Prüfungsdurchführung (EDV-Programme, Formblätter und Muster, Dokumentationshilfen) sowie die Hinweise zu deren Anwendung in Handbüchern bzw. in elektronischen Datenbanken hinterlegt? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 29 / 42 105. Existieren Regelungen zur Ausgestaltung der Auftragsdokumentation, damit feststellbar ist, von wem und wann die Arbeitspapiere angelegt, erhalten, geändert, durchgesehen oder überprüft wurden? 106. Gibt es Regelungen, wonach der Abschlussprüfer den Dauerakt bei jeder Prüfung auf den aktuellen Stand zu bringen hat? 7.3 Anleitung des Prüfungsteams JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 107. Verfasst der verantwortliche Prüfer klar verständliche Anweisungen an die Mitglieder des Auftragsteams Sind ua folgende Aspekte berücksichtig: 1. Auftragsziel 2. Auftragsabwicklung 3. Berichterstattung 4. Geschäft des Mandanten und damit verbundene Auftragsrisiken AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 30 / 42 7.4 Einholung von fachlichem Rat (Konsultation) Leitsatz Der Abschlussprüfer hat im Rahmen der Durchführung des Prüfungsauftrags bei komplexen Zweifelsfragen fachlicher oder berufsrechtlicher Natur, die auf das Prüfungsergebnis einen wesentlichen Einfluss haben, internen oder externen fachlichen Rat einzuholen mit dem Ziel, das Risiko von Fehlentscheidungen zu reduzieren. Die Beratungen, die daraus gezogenen Schlussfolgerungen und die Festlegung der daraus abgeleiteten Maßnahmen sind zu dokumentieren. Eine Konsultation ist nur insoweit erforderlich, als die sich ergebenden Fragestellungen bei pflichtgemäßer Beurteilung des Abschlussprüfers nach den Umständen des Einzelfalls nicht durch ihn selbst aufgrund seiner persönlichen Kenntnisse und Erfahrungen gelöst werden können. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 108. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen gem Abschnitt 4.7.4. IWP/PG7 1. bei welchen Zweifelsfragen interner oder externer fachlicher Rat einzuholen ist? 2. wer über die Heranziehung von internen oder externen Fachleuten zu entscheiden hat? 3. wie der Sachverhalt sowie Art, Umfang und Ergebnisse der Konsultationen zu dokumentieren sind? 4. in welcher Form die Konsultationsergebnisse umgesetzt werden? 109. Gewährleistet das Konsultationsverfahren, dass die konsultierten Personen über die notwendige fachliche und persönliche Kompetenz und Erfahrung verfügen und umfassend über den Sachverhalt informiert werden? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 31 / 42 7.5 Laufende Überwachung der Auftragsabwicklung JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 110. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die folgende Aspekte berücksichtigen: 1. der verantwortliche Prüfer hat an der Auftragsdurchführung in einem Umfang teilzunehmen, der es ihm ermöglicht, sich eigenverantwortlich ein Urteil zu bilden, 2. der verantwortliche Prüfer oder Prüfungsleiter überwacht regelmäßig, ob die Mitglieder des Auftragsteams ihre Aufgaben sachgerecht erfüllen und ob dafür genügend Zeit zur Verfügung steht, 3. ob die Arbeitspapiere sorgfältig geführt und geordnet sind, 4. ob die Überwachung der Auftragsabwicklung beigleitend zur Auftrgsdurchführung erfolgt 5. ob bei wesentlichen Abweichungen vom genehmigten Prüfprogramm die Zustimmung des verantwortlichen Prüfers oder Prüfungsleiter vorliegt, 6. ob vom Prüfungsleiter erstellte Arbeitspapiere vom verantwortlichen Prüfungsleiter durchgesehen sind, 7. ob die Durchsicht der Arbeitspapiere durch Angabe von Datum und Kurzzeichen dokumentiert wird, 8. ob der verantwortliche Prüfer vom Prüfungsleiter zeitnah über Umstände informiert wird, die für die Durchführung des Auftrages und der Berichterstattung wesentlich sein können. 9. Dokumentation darüber, ob im Rahmen der Durchsicht festgestellte Mängel zu beheben sind? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 32 / 42 7.6 Abschließende Durchsicht der Prüfungsergebnisse Leitsatz Der verantwortliche Abschlussprüfer bzw Wirtschaftsprüfer hat sich auf Grundlage der Ergebnisse der an der Prüfung beteiligten Personen und seiner eigenen dabei erworbenen Kenntnisse eigenverantwortlich ein Urteil über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regeln zu bilden. Zu diesem Zweck hat er rechtzeitig vor Auslieferung der Prüfungsberichte die Prüfungsergebnisse und deren Dokumentation abschließend zu würdigen, um sicher zu stellen, dass das Prüfurteil durch hinreichende Prüfungsnachweise untermauert wird. Werden im Rahmen dieser Würdigung Mängel festgestellt, sind sie vor Auslieferung des Prüfungsberichts zu beheben. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 111. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die gewährleisten, dass 1. der verantwortliche Abschlussprüfer vor dem oder zu dem Datum des Bestätigungsvermerks die Auftragsergebnisse abschließend durchsieht? 2. der verantwortliche Abschlussprüfer die Auftragsergebnisse eigenverantwortlich abschließend beurteilt? 112. Berücksichtigen die Regelungen folgende Aspekte: 1. Einhaltung der gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen, 2. Anpassung von Art, Zeitpunkt und Umfang der Auftragshandlungen an die im Verlauf des Auftrags gewonnenen Erkenntnisse, 3. Nachvollziehbarkeit der aus der Auftragsbearbeitung gewonnenen Erkenntnisse und Berücksichtigung dieser Erkenntnisse bei der Urteilsbildung, 4. Ggf Umsetzung der Ergebnisse der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung, 5. Ggf Konsultation bei für das Auftragsergebnis bedeutsamen Zweifelsfragen sowie Umsetzung und Dokumentation der Konsultationsergebnisse, 6. Lösung von Meinungsverschiedenheiten, 7. Dokumentation der Auftragshandlungen und -ergebnisse in den Arbeitspapieren, 8. Absicherung der Auftragsergebnisse durch angemessene und ausreichende Nachweise, 9. Ordnungsmäßigkeit der vorgesehenen Berichterstattung an den Mandanten? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 33 / 42 7.7 Auftragsbegleitende Qualitätssicherung Leitsatz Bei der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung handelt es sich um einen Prozess, der eine objektive Einschätzung der bedeutsamen Beurteilungen und gezogenen Schlussfolgerungen durch eine qualifizierte, nicht zum Auftragsteam gehörende Person gewährleisten soll. Der verantwortliche Prüfer hat vor Beginn der Auftragsdurchführung festzustellen, ob entsprechend den Regelungen des Prüfungsbetriebs eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung erforderlich ist. Bei Abschlussprüfungen von kapitalmarktorientierten Unternehmen ist gem IWP/PG7 verpflichtend eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung durchzuführen. Für alle anderen Aufträge ist vom Prüfungsbetrieb festzulegen, ob und unter welchen Voraussetzungen eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung durchzuführen ist. Die auftragsbegleitende Qualitätssicherung umfasst alle Prüfungsphasen; sie ist zu geeigneten Zeitpunkten während der Auftragsabwicklung vorzunehmen, sodass die Feststellungen rechtzeitig vor Beendigung der Prüfung in Einvernehmen mit dem Qualitätssicherer berücksichtigt werden können. Die auftragsbegleitende Qualitätssicherung ist vor Erteilung des Bestätigungsvermerkes abzuschließen. Dies setzt voraus, dass die vom Qualitätssicherer aufgeworfenen Fragen geklärt und aufgetretene Meinungsverschiedenheiten beigelegt sind. Der Umfang der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung hängt von Art und Komplexität des Auftrags, den mit dem Auftrag verbundenen Risiken, einschließlich des Risikos einer fehlerhaften Berichterstattung, und der Erfahrung und den Kenntnissen der Mitglieder des Auftragsteams ab. 7.7.1 Auftragsbegleitende Qualitätssicherung/Berichtskritik JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 113. Werden gesetzliche Abschlussprüfungen von kapitalmarktorientierten Unternehmen jedenfalls einer auftragsbegleitenden Qualitätssicherung nach den internen Richtlinien des Prüfungsbetriebes unterzogen? 114. Wurden im Prüfungsbetrieb Kriterien für die Einbeziehung von weiteren Prüfungen in die auftragsbegleitende Qualitätssicherung festgelegt, wobei u.a. folgende Aspekte maßgeblich sein können: 1. besondere Umstände oder über das normale Ausmaß hinausgehende Risiken, die mit dem Auftrag verbunden sind (z.B. Unsicherheiten bzgl. der Unternehmensfortführung)? 2. Branchenzugehörigkeit des Unternehmens? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 34 / 42 JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung N/A Erläuterung 3. hohe Komplexität und mangelnde Transparenz der Unternehmensstruktur? 4. Fehlen von geeigneten Regelungen für die Prüfungsdurchführung? 5. wesentliche Änderungen der Unternehmensverhältnisse? 6. Erstprüfungen? 115. Beinhalten die internen Richtlinien des Prüfungsbetriebes zur Qualitätssicherung auch Regelungen zu folgenden Bereichen: 1. Art, Zeitpunkt und Umfang der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung? 2. Kriterien für die Eignung als prozessunabhängiger Qualitätssicherer? 3. Dokumentation der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung? 4. Sicherstellung der zeitgerechten Lösung von Meinungsverschiedenheiten zwischen verantwortlichem Abschlussprüfer und Qualitätssicherer? 7.7.2 Kriterien für die Eignung als prozessunabhängiger Qualitätssicherer JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ JA/ Nein 116. Beinhalten die internen Richtlinien zur Qualitätssicherung des Prüfungsbetriebes Kriterien: 1. für die fachliche und persönliche Kompetenz sowie die beruflichen und branchenspezifischen Erfahrungen, die eine Person erfüllen muss, um für die Übernahme der Funktion der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung geeignet zu sein? 2. ob und inwieweit die mit der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung betraute Person an der unmittelbaren Abwicklung des betreffenden Auftrags, z.B. durch weitere Aufgaben, beratende Funktionen gegenüber dem Auftragsteam wahrnehmen kann, ohne die erforderliche Objektivität zu verlieren? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 35 / 42 JA Verbesserungspotential Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 3. wann ein neuer Qualitätssicherer zu bestimmen ist, insbesondere für den Fall, dass die Fähigkeit des bisherigen Qualitätssicherers zur Durchführung einer objektiven auftragsbegleitenden Qualitätssicherung nicht mehr gewährleistet ist? 117. Bestehen Regelungen zur Gewährleistung der notwendigen Objektivität, wonach der Qualitätssicherer 1. nicht wesentlich an der unmittelbaren Abwicklung des betreffenden Auftrags, z.B. durch wesentliche Überwachungsund Konsultationstätigkeiten während der Prüfungsdurchführung, beteiligt sein darf? 2. nicht oder nicht wesentlich mit der Prüfungsdurchführung befasst war (z.B. Treffen von Entscheidungen für das Auftragsteam)? 118. Bestehen Regelungen für Abschlussprüfungen von kapitalmarktorientierten Unternehmen, dass nach spätestens sieben Jahren eine Rotation des auftragsbegleitenden Qualitätssicherers erfolgt (Rz 121 IWP/PG7). 7.7.3 Dokumentation der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf 119. Bestehen Regelungen zur Dokumentation der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 36 / 42 7.8 Lösung von Meinungsverschiedenheiten Leitsatz Der Prüfungsbetrieb hat die Vorgehensweise bei Meinungsverschiedenheiten zu bedeutenden Zweifelsfragen zu regeln. Meinungsverschiedenheiten können innerhalb des Prüfungsteams oder zwischen dem Prüfungsteam und dem Mandanten, dem auftragsbegleitenden Qualitätssicher oder konsultierten Personen bestehen. Die Regelungen sollten u.a. eine rechtzeitige Feststellung des Sachverhalts und die einzelnen Schritte zur Konfliktlösung sowie deren Dokumentation umfassen. Meinungsverschiedenheiten, die nach Abschluss des Konsultationsprozesses weiter bestehen, müssen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Eigenverantwortlichkeit vom verantwortlichen Abschlussprüfer entschieden werden, bevor die Berichterstattung an den Auftraggeber erfolgt. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 120. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen wie bei Meinungsverschiedenheiten zu bedeutsamen Zweifelsfragen innerhalb des Prüfungsteams und zwischen dem für die Prüfung verantwortlichen Abschlussprüfer und beratenden Personen sowie gegebenenfalls der für die auftragsbezogene Qualitätssicherung zuständigen Person vorzugehen ist? 121. Umfassen diese Regelungen u.a. eine rechtzeitige Feststellung des Sachverhalts und die einzelnen Schritte zur Konfliktlösung unter Einbeziehung eines fachlich zuständigen Mitarbeiters des Prüfungsbetriebes sowie deren Dokumentation? 122. Wurde darüber hinaus die Vorgehensweise bei Meinungsverschiedenheiten mit externen Beratern, die mit auftragsbezogenen Qualitätssicherungen befasst sind, geregelt? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 37 / 42 7.9 Ausgestaltung, Abschluss und Archivierung der Arbeitspapiere Leitsatz Der Prüfungsbetrieb muss Regelungen und Maßnahmen festlegen, nach denen die Auftragsteams die Arbeitspapiere in angemessener Zeit nach dem Datum des Bestätigungsvermerks des Prüfers abzuschließen haben. Bei Abschlussprüfungen sollte der Zeitraum in der Regel 60 Tage nach Erteilung des Bestätigungsvermerks nicht überschreiten. Der gewissenhafte Umgang mit Arbeitspapieren erfordert insbesondere eine vertrauliche und sichere Aufbewahrung sowie die Verfügbarkeit der Arbeitspapiere. Dazu müssen die Arbeitspapiere vor pflichtwidriger Veränderung bzw. Vernichtung, Verlust und Beschädigung sowie unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Arbeitspapiere sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher zu archivieren. Die Arbeitspapiere müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit verfügbar und zugänglich sein sowie lesbar gemacht werden können. Um allfällig erforderliche Nachweise erbringen zu können, müssen die Arbeitspapiere solange aufbewahrt werden, wie im Zusammenhang mit Prüfungstätigkeiten Ansprüche gegen den Prüfungsbetrieb oder gegen Organe eines Klienten oder andere Personen gestellt werden können und der Abschlussprüfer als Auskunftsperson in Anspruch genommen werden kann. Die Arbeitspapiere stehen im Eigentum des Abschlussprüfers. Ob sie gänzlich oder auszugsweise dem Klienten oder Dritten zugänglich gemacht werden, ist vom Prüfungsbetrieb unter Berücksichtigung der geltenden Rechtsvorschriften nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden. 7.9.1 Ausgestaltung und Abschluss der Arbeitspapiere JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 123. Bestehen Regelungen, die hinsichtlich Form, Umfang und Inhalt der Arbeitspapiere auf Abschn 13 KFS/PG1 verweisen? 124. Bestehen Regelungen hinsichtlich Inhalt und Aktualisierung des Daueraktes? 125. Bestehen Regelungen, aus denen hervorgeht, dass Arbeitspapiere so ausgestaltet sind, dass feststellbar ist, von wem und wann sie angelegt, geändert und durchgesehen wurden? 126. Bestehen Regelungen, welche Vermerke auf erhaltenen Unterlagen anzubringen sind? 127. Bestehen Regelungen, die festlegen, dass Prüfungsteams die Arbeitspapiere binnen 60 Tagen nach Erteilung des Bestätigungsvermerks abschließen? 7.9.2 Gewissenhafter Umgang mit Arbeitspapieren JA AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 JA/ Verbesserungs- JA/ Verbesserungs- 38 / 42 potential bedarf JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf 128. Bestehen Regelungen im Zusammenhang mit der vertraulichen und sicheren Aufbewahrung der Arbeitspapiere zum Schutz vor pflichtwidriger Veränderung bzw. Vernichtung, Verlust und Beschädigung sowie vor unbefugter Einsichtnahme insbesondere wenn sie elektronisch übermittelt werden: 129. Anweisungen an die Mitarbeiter, während und nach der Auftragsabwicklung gewissenhaft mit den Arbeitspapieren umzugehen und sie sorgfältig zu verwahren? 130. Verwendung eines Passwortschutzes, um den Zugriff zu elektronischen Arbeitspapieren auf befugte Personen zu beschränken? 131. Regelmäßige Datensicherungen für elektronische Arbeitspapiere? 132. Beschränkung des Zugriffs auf die in Papierform oder elektronischer Form vorliegenden Arbeitspapiere auf befugte Personen, z.B. für Zwecke der externen Qualitätskontrolle? 133. Stehen die Arbeitspapiere innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zur Verfügung, um anhand der Auftragsdokumentation den Nachweis für eine ordnungsgemäße Auftragsabwicklung führen zu können? 134. Bestehen Regelungen die sicherstellen, dass 1. gescannte und elektronisch abgelegte Arbeitspapiere den Originaldokumenten einschließlich Unterschriften, Referenzierungen und Anmerkungen entsprechen und für die Dauer der Aufbewahrung ausgedruckt werden können? 2. die Nachvollziehbarkeit eines Prüfungsauftrags im Fall von gescannten Arbeitspapieren durch eine systematische Ablage und Ausdruckbarkeit gewährleistet ist? 7.9.3 Archivierung der Arbeitspapiere JA Nein N/A Erläuterung 135. Bestehen Regelungen und Verfahren, die für die Dauer des gesetzlichen, sich aus berufsständischen Vorschriften ergebenden (7 Jahre nach § 9 Abs. 1 WT-ARL) oder vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeitraums die sichere und vollständige Archivierung der Arbeitspapiere gewährleisten? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 39 / 42 136. Wurden dabei folgende Aspekte beachtet: 1. die Arbeitspapiere müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit verfügbar und lesbar sein? 2. Die notwendigen IT-Anwendungen und die IT-Infrastruktur müssen zur Verfügung stehen? 3. Erfordernis eines längeren Aufbewahrungszeitraumes in Folge offener Rechtsstreitigkeiten? 7.9.4 Eigentum an den Arbeitspapieren JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 137. Gibt es Regelungen über den Zugang von geprüften Unternehmen oder Dritten zu den im Eigentum des Prüfungsbetriebes stehenden Arbeitspapieren oder Auszügen daraus unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 40 / 42 8 Nachschau Leitsatz Der Abschlussprüfer ist gem Abschnitt 4.8. IWP/PG7 verpflichtet, einen Prozess zur internen Nachschau einzurichten, der darauf ausgerichtet ist, dem Prüfungsbetrieb hinreichende Sicherheit darüber zu verschaffen, dass die Regelungen und Maßnahmen zum Qualitätssicherungssystem angemessen sind und wirksam funktionieren. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung Nein N/A Erläuterung 138. Wird im Prüfungsbetrieb jährlich eine interne Nachschau (Monitoring) von qualifizierten Personen durchgeführt? 139. Werden, wenn möglich, niederlassungsfremde oder abteilungsfremde Personen in die Nachschau einbezogen? 140. Bestehen Richtlinien, die Inhalt und Umfang der einzelnen Nachschau festlegen und sicherstellen, dass die Abwicklung der Aufträge alle im Prüfungsbetrieb für Prüfungsaufträge verantwortlichen Abschlussprüfer in einem Nachschauzyklus von drei Jahren einer internen Nachschau unterzogen werden? Dabei wird von jedem verantwortlichen Prüfer mindestens ein Auftrag in die Nachschau einbezogen. 141. Werden bei der Auswahl der in die interne Nachschau einbezogenen Prüfungsaufträge u.a. folgende Aspekte berücksichtigt: 1. Auftragsart 2. Erstprüfung 3. Größe des Mandanten bzw. der Aufträge 4. Branche der Mandanten 5. mandanten- und auftragsspezifisches Risiko 142. Steht der Umfang der bei der internen Nachschau überprüften Prüfungsaufträge in einem angemessenen Verhältnis zum Gesamtumfang der im Prüfungsbetrieb insgesamt abgewickelten Prüfungsaufträge? 143. Werden die Ergebnisse der internen Nachschau dokumentiert? 144. Werden die Empfehlungen aus der Nachschau aufgegriffen? JA AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 41 / 42 145. Werden der verantwortliche Prüfer und die fachlichen Mitarbeiter mindesten einmal jährlich über die ihren Arbeitsbereich betreffenden Feststellungen informiert? 146. Werden die Ergebnisse der internen Nachschau mindestens einmal jährlich an die Leitung des Prüfungsbetriebs berichtet? 9 Transparenzbericht gem § 24 A-QSG Leitsatz Abschlussprüfer und Prüfungsgesellschaften, die sich in Abständen von jeweils drei Jahren einer externen Qualitätsprüfung zu unterziehen haben, sind verpflichtet, auf ihrer Website alljährlich spätestens drei Monate nach Ende des Geschäftsjahres einen Transparenzbericht zu veröffentlichen. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 147. Wurde spätestens 3 Monate nach Ende des Geschäftsjahres ein Transparenzbericht veröffentlicht? 148. Hat er zumindest die in § 24 Abs 1 aufgezählten 10 Punkte enthalten? 149. Wurde die Veröffentlichung des Transparenzberichtes der Qualitätskontrollbehörde unverzüglich schriftlich angezeigt? 10 Öffentliches Register gem § 23 A-QSG Leitsatz Die im öffentlichen Register geführten Abschlussprüfer und Prüfungsgesellschaften sind verpflichtet, die zur Anlage und Führung des öffentlichen Registers erforderlichen Unterlagen unverzüglich beizubringen und jede Änderung der im öffentlichen Register enthaltenen Informationen der Qualitätskontrollbehörde unverzüglich zu melden. JA JA/ Verbesserungspotential JA/ Verbesserungsbedarf Nein N/A Erläuterung 150. Wurde der unverzüglichen Informations- bzw Meldeverpflichtung gem § 23 Abs 5 A-QSG gegenüber der Qualitätskontrollbehörde laufend unverzüglich vollständig und richtig entsprochen? AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013 42 / 42