VEDA FA Pflichtenheft
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Pflichtenheft Finance & Accounting 1. ALLGEMEINER TEIL 1.1 ANBIETER 1.1.1 Anbieter ist seit über 30 Jahren am Markt ☐ 1.1.2 Anbieter ist Entwickler/Hersteller ☐ 1.1.3 Support (1st, 2nd, 3rd) durch Hersteller ☐ 1.1.4 ISO-Zertifizierung ☐ 1.2 SYSTEM/ALLGEMEINES 1.2.1 Eigenständiges System/Stand-Alone ☐ 1.2.2 Integriert in die VEDA-Lösungen ☐ 1.2.3 Integriert in Partnerlösungen ☐ 1.2.4 Integrierbar in ERP- bzw. WWS-Lösungen ☐ 1.2.5 Wirtschaftsprüfertestat (IDW PS 880) ☐ 1.2.6 Mandantenfähig (3-stellig alphanumerisch) ☐ 1.2.7 ASP-Betrieb möglich ☐ 1.3 SYSTEM/TECHNIK 1.3.1 Client-/Server-Lösung ☐ 1.3.2 Web-basierte Lösung ☐ 1.3.3 Multi-Tier-Lösung ☐ 1.3.4 Unterstützung de aktuellen Office-Versionen ☐ 1.4 SYSTEM/TECHNIK 1.4.1 DB 2 ☐ 1.4.2 MS SQL-Server ☐ 1.4.3 Oracle ☐ 1.5 SYSTEM/TECHNIK 1.5.1 Gruppenberechtigungen ☐ 1.5.2 Einzelberechtigungen ☐ 1.5.3 Rollenbasiertes System ☐ 1.5.4 Dokumentation der Berechtigungen ☐ Pflichtenheft – Finanz & Accounting 2 1.5.5 1.6 Änderungsprotokollierung ☐ BRANCHEN 1.6.1 Branchenunabhängig ☐ 1.6.2 Automobil und Zulieferer ☐ 1.6.3 Chemie/Pharma/Gesundheit ☐ 1.6.4 Dienstleistung/Banken/Versicherungen ☐ 1.6.5 Energie/Gas/Öl ☐ 1.6.6 Handel/Konsumgüter ☐ 1.6.7 Maschinen-/Anlagenbau, Industrie ☐ 1.6.8 Nahrung und Getränke ☐ 1.6.9 Öffentlicher Dienst ☐ 1.6.10 Telekommunikation/High Tech ☐ 1.6.11 Transport & Logistik ☐ 1.7 FUNKTIONALE ABDECKUNG 1.7.1 Finanzbuchhaltung ☐ 1.7.2 Hauptbuch ☐ 1.7.3 Nebenbuch ☐ 1.7.4 Fremdwährungsverwaltung ☐ 1.7.5 Electronic Banking (Bankdatenexport) ☐ 1.7.6 Electronic Banking (Bankdatenimport) ☐ 1.7.7 Kassenbuchfunktionalität ☐ 1.7.8 Elster ☐ 1.7.9 GdPDU ☐ 1.7.10 Mahnwesen ☐ 1.7.11 Konsolidierung ☐ 1.7.12 Dauerbuchungen ☐ 1.7.13 Parallele Abschlüsse (HGB, IFRS, US GAAP) ☐ 1.7.14 Anlagenbuchhaltung ☐ 1.7.15 Reporting ☐ Pflichtenheft – Finanz & Accounting 3 1.7.16 Controlling ☐ 1.7.17 Business Intelligence ☐ 1.7.18 Dokumentenmanagementsystem ☐ 2. SPEZIFISCHER TEIL 2.1 HANDLING 2.1.1 Intuitiv bedienbares System ☐ Einheitliche Oberfläche für alle Bereiche ☐ 2.1.2 Bedienung via Maus oder Tastatur ☐ 2.1.3 Kontextbezogene Online-Hilfe ☐ 2.1.4 Modulübergreifend gleichlautende Auswahlen und Funktionen ☐ 2.1.5 Pflichtfelder sind markierbar ☐ 2.1.6 Anwender Handbuch/eine Dokumentation als Bestandteil ☐ 2.1.7 Erstellung individueller Menüs ☐ 2.1.8 Erstellung individueller Favoriten ☐ 2.1.9 Abbildung individueller Abläufe ☐ 2.1.10 Kontextbezogene Suchfunktionalität mit individueller Speichermöglichkeit ☐ 2.1.11 Kontextbezogene Suchfunktionalität mit Kombiniermöglichkeiten ☐ 2.1.12 Suchfunktionalität über automatische und/oder benutzerdefinierte Filter ☐ 2.2 HAUPTBUCH 2.2.1 Integration der Nebenbücher (Anlagen, Debitoren, Kreditoren) ☐ 2.2.2 Frei definierbarer Kontenplan ☐ Referenzierung/Nutzung eines Mastermandanten ☐ 2.2.3 Standardkontenrahmen als (Kopier-)Vorlage ☐ 2.2.4 Mandantenübergreifende Referenzierungsmöglichkeit der Kontenpläne ☐ 2.2.5 Kontennummern bis 10-stellig ☐ 2.2.6 Bis zu 50 Stellen in der Kontenbezeichnung verfügbar ☐ 2.2.7 Zeitliche Begrenzung eines Sachkontos (gültig ab/bis) ☐ Pflichtenheft – Finanz & Accounting 4 2.2.8 Definition von Pflichtfeldern im Stammsatz (z.B. Kostenstelle/-träger) ☐ 2.2.9 Schlüsselung der Steuerrelevanz im Sachkonto ☐ 2.2.10 Hinterlegung zulässiger Merkmale für Pflichtfelder (z.B. Kostenstelle/-träger) ☐ 2.2.11 Automatischer Saldenvortrag ☐ 2.2.12 Stornofunktionalität ☐ 2.2.13 Notizbuchfunktion/Bemerkungsfeld: freie Informationen zum Stammsatz ☐ 2.2.14 Vorgangsbezogene Belegnummernvergabe ☐ 2.2.15 OP-führende Sachkonten ☐ 2.2.16 Verdichtungsmöglichkeit von Sachkonten ☐ 2.3 2.3.1 NEBENBUCH Kontennummern (Debitor/Kreditor/Mischkonto) bis 10-stellig ☐ Referenzierung/Nutzung eines Mastermandanten ☐ 2.3.2 Automatische oder manuelle Vergabe der Personenkontennummern ☐ 2.3.3 Mischkontenfunktionalität ☐ 2.3.4 Funktionalität von CPD-Konten (Einmalkonten) ☐ 2.3.5 Zeitliche Begrenzung eines Personenkontos (gültig ab/bis) ☐ 2.3.6 Notizbuchfunktion/Bemerkungsfeld: freie Informationen zum Stammsatz ☐ 2.3.7 Hinterlegung eines Ansprechpartners im Stammsatz ☐ 2.3.8 Mehrere Bankverbindungen je Personenkonto ☐ 2.3.9 Frei definierbare Klassifizierung der Debitoren/Kreditoren (Region, Vertrieb, etc.) ☐ 2.3.10 Nutzung der Klassifizierung in Zahl-/Mahnlauf ☐ 2.3.11 Korrelation von Debitor und Kreditor zur Berücksichtigung im Zahllauf ☐ 2.3.12 Kassenbuchfunktionalität ☐ 2.3.13 Abbildung von Verbandsstrukturen ☐ 2.3.14 Hinterlegung Ust. ID ☐ 2.4 2.4.1 AUSGEWÄHLTE PROZESSE Rechnungseingangsverarbeitung ☐ Pflichtenheft – Finanz & Accounting 5 2.4.1.1 Abbildung eines Rechnungseingangsbuches ☐ 2.4.1.2 Möglichkeit der Rechnungs-Vorerfassung ☐ 2.4.1.3 Hinterlegung, wo/bei wem sich eine Rechnung zur Prüfung befindet ☐ 2.4.1.4 Aufteilung von Verbindlichkeiten auf Raten ☐ 2.4.2 Buchungsverkehr ☐ 2.4.2.1 Buchen im Dialog ☐ 2.4.2.2 Möglichkeit der zeitlichen Trennung von Erfassung und Buchung ☐ 2.4.2.3 Möglichkeit einer unvollständigen Vorerfassung ☐ 2.4.2.4 Bruttoeingaben ☐ 2.4.2.5 Nettoeingaben ☐ Suchfunktionen in der Erfassung ☐ 2.4.2.6 Definition von optimierten belegartenorientierten Erfassungsmasken ☐ 2.4.2.7 Definition von wiederkehrenden Buchungen/Dauerbuchungen ☐ 2.4.2.8 Anzahlungsverarbeitung ☐ 2.4.3 Automatisierter Regulierungs(Zahl-)lauf mit Selektionsparametern ☐ 2.4.3.1 Angabe heutiges Zahldatum/nächstes Zahldatum wg. Skontofristen ☐ 2.4.3.2 Inlands- und Auslandszahlungsverkehr ☐ 2.4.3.3 Disposition/Sperrung einzelner Konten für die Zahlung ☐ 2.4.3.4 Disposition/Sperrung einzelner Posten für die Zahlung ☐ 2.4.3.5 Zahlungsvorschlagsliste/Dialogbearbeitung ☐ 2.4.3.6 Zahlungsavise ☐ 2.4.3.7 Automatischer OP-Ausgleich mit Verbuchung gegen Verrechnungskonto ☐ 2.4.3.8 electronic banking/Erstellung DTAUS ☐ 2.4.4 Automatisierter Bankeinzug mit Selektionsparametern ☐ 2.4.4.1 Disposition/Sperrung einzelner Konten für den Einzug ☐ 2.4.4.2 Disposition/Sperrung einzelner Posten für den Einzug ☐ 2.4.4.3 Einzugsvorschlagsliste/Dialogbearbeitung ☐ 2.4.4.4 Automatischer OP-Ausgleich mit Verbuchung gegen Verrechnungskonto ☐ 2.4.4.5 electronic banking/Erstellung DTAUS ☐ Pflichtenheft – Finanz & Accounting 6 2.4.5 Automatisierter Mahnlauf mit Selektionsparametern ☐ 2.4.5.1 Bis zu 9 Mahnstufen ☐ 2.4.5.2 Hinterlegung von Zinsberechnung je Mahnstufe ☐ 2.4.5.3 Hinterlegung von Gebührenberechnung je Mahnstufe ☐ 2.4.5.4 Einzelmahnung ☐ 2.4.5.5 Anpassbare, freie Textvorlagen je Mahnstufe ☐ 2.4.5.6 Definition eines Mindestmahnbetrages ☐ 2.4.5.7 Definition von Mahnabstandstagen ☐ 2.4.5.8 Mahnvorschlagsliste/Dialogbearbeitung ☐ 2.4.5.9 Manuelle Anpassung der Mahnstufen ☐ 2.4.5.10 Disposition/Sperrung einzelner Konten für den Mahnlauf ☐ 2.4.5.11 Disposition/Sperrung einzelner Posten für den Mahnlauf ☐ 2.4.6 Bankverarbeitung ☐ 2.4.6.1 electronic banking/Bankdatenimport ☐ 2.4.6.2 Bankdatenimport/Regelwerk für den Ausgleich offener Posten ☐ 2.4.6.3 Bankdatenimport/Regelwerk für Sachkontenbuchung ☐ 2.4.6.4 Verbuchung von Zahlungseingängen gegen Sach- und Personenkonten ☐ 2.4.6.5 Generalabzug ☐ 2.4.6.6 Skontoverarbeitung ☐ 2.4.6.7 Toleranzverarbeitung ☐ 2.4.6.8 OP-Ausgleiche für mehrerer Konten/Verbände ☐ 2.4.6.9 Generieren von Differenz-/Abzugsschreiben unmittelbar im Bearbeitungskontext ☐ 2.4.7 Anlagen ☐ 2.4.8 Meldewesen ☐ 2.4.8.1 Umsatzsteuervoranmeldung via Elster ☐ 2.4.8.2 Zusammenfassende Meldung ☐ 2.4.8.3 GdPDU ☐ 2.4.8.4 Künstlersozialkasse ☐ 2.4.9 Anzeigen von OPS, Salden, Belegen ☐ Pflichtenheft – Finanz & Accounting 7 2.4.9.1 Export nach MS Office auf Knopfdruck ☐ 2.4.9.2 Diagrammassistent (z.B. Kostenstellen je Kostenart o.ä.) ☐ 2.4.9.3 Drill-down Saldo/Bewegung/Beleg/Beleglupe ☐ 2.4.9.4 OP-Referenzierung ☐ 2.4.10 Berichtswesen ☐ 2.4.10.1 Ausgabe nach MS Office ☐ 2.4.10.2 OLAP-Anbindung ☐ 2.4.10.3 Reports als PDF ☐ 2.4.10.4 Dialoganzeige ☐ 2.4.10.5 Frei definierbare Reports ☐ 2.4.10.6 Layoutgestaltung ☐ 2.4.10.7 Rückwirkende OP-Liste (Stichtagsbezogen, ebitorisch/kreditorisch) ☐ 2.4.10.8 Altersstruktur Forderungen/Verbindlichkeiten ☐ 2.4.10.9 Mehrere Schemata für Bilanz/GuV ☐ 2.4.10.10 Parallele Abschlüsse HGB/IFRS/US GAAP ☐ Pflichtenheft – Finanz & Accounting 8
