Das Bankettgeschäft

Das Bankettgeschäft
(c) Mag. Karin Kilian
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Organisatorische
Eingliederung
F&B-Manager
Restaurantmanager
Küchenchef
Bankettmanager
Assistent
Assistent
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Organisation
Zielsetzung
Werbung + Verkauf
Verkaufsgespräch-Checklisten, Kongresse,
Tagungen, Konferenzen
Kostenkontrolle +
Preispolitik
Buchung, Organisation +
Durchführung der Veranstaltung
Reservierung,
Interne Bankettinformationen
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Ablauf
Reservierung
Bestätigung und Anzahlung
Formularfluss
Koordination der Vorbereitungsarbeiten
Durchführung
Abrechnung und Kontrolle
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Werbung & Verkauf
• Ausstattung des Bankettbüros
• Koordination aller Verkaufsbesuche mit Bankettleiter
• Verkaufspersonal verfügt über folgende Unterlagen:
• Fotos verschiedenartiger Veranstaltungen und Dekorationen
• Fotos für preislich unterschiedliche Buffets usw.
• Möglichkeit der Bestuhlung und Tischanordnung in
Veranstaltungsräumen
• Standardisierte und frei wählbare Menüvorschläge mit
passenden Getränkevorschlägen
• Möglichkeiten der technischen Einrichtungen
• Preis- und Kompositionstabelle für sämtliche Menüartikel
• Verkaufsgespräch-Checkliste für Kongresse, Tagungen,
Konferenzen
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Werbung & Verkauf
• Gedruckte Bankettbroschüre
• Konkurenzfähige Programme für spezielle Anlässe wie
Hochzeiten, Geburtstagsfeiern,…
• Küchenchef ist bei Menübesprechung mit dabei
• Bei Großveranstaltungen Probeessen mit Veranstalter
• Bei mehreren Veranstaltungen/Tag, versucht
Bankettleiter gleiche Menüs zu verkaufen
• Beim Verkauf von Konferenzen, Tagungen, Abendveranstaltungen, versucht Bankettleiter auch Zimmer zu
verkaufen
• Konkurrenzveranstaltungen erfassen (Anzeigen
sammeln, wichtigste selbst besuchen)
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Werbung & Verkauf
• Über Kundenkartei Kunden durch Direct Mailing über
besondere Veranstaltungen im Haus informieren
• Geeignete Werbemedien wie Presse, Fernsehen, Kino,
Hotelführer, Rundfunk werden gezielt eingesetzt.
• Bei Absage dient die Adresse als Grundlage für
zukünftige Verkaufsgespräche.
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Kostenkontrolle
& Preispolitik
• Bankettgeschäft = Volumengeschäft (Fixkostensenkung)
• Menüvorschläge auf spezielle Veranstaltung unter
Berücksichtigung der saisonalen Lebensmittelangebote
zuschneiden
• Bankettleiter erhält Produktliste mit geringstem
Lagerumschlag -> in Verkaufsgesprächen verstärkt
anbieten
• Bankett-Beurteilung nach Brutto-Gewinn/VerlustRechnung
• Bei Veranstaltungen an Feiertagen, Versuch die Menüs
mit Anlass zu kombinieren
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Kostenkontrolle
& Preispolitik
• „Tagesmenü“ am Folgetag der Veranstaltung mit
Überproduktion abstimmen
• Preispolitik = Drahtseilakt zwischen optimaler Auslastung
der vorhandenen Kapazität und Vermeidung von
Dumping
• Gäste sind über schlechte Qualität mehr verärgert als
über einen relativ teuren Preis
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Buchung, Organisation und
Durchführung der Veranstaltung
• Bei vorläufigen Buchungen wird Termin für endgültige
Zu- oder Absage gesetzt
• Klares Reservierungssystem (nummerierte Buchungsunterlagen, Angabe ob Buchung tentativ/definitiv ist,
Eintragung ins Bankettbuchungsbuch, klare Ablage u.
geregeltes „Wiedervorlagesystem“)
• Schriftlich abgeschlossener Vertrag bei Großveranstaltungen als Grundlage für die spätere Abrechnung
• Minimumgarantien (wo möglich)
• Bei Großveranstaltungen teilweise Vorauszahlung
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Buchung, Organisation und
Durchführung der Veranstaltung
• Monatlicher und wöchentlicher Veranstaltungsplan fasst das
Veranstaltungsprogramm der kommenden Woche bzw.
Monats zusammen -> Grundlage für Dienstplaneinteilung
• Rechtzeitige „Bankettinformation“ (Function-Sheet) an alle
Abteilungen mit den notwendigen Details
• Wöchentliche Bankettmeetings mit Küchenchef, Bankettoberkellner, Steward, Hausdame, Buchhalter und
F&B-Manager
• Nach jeder Veranstaltung schriftliches Dankeschön an
Veranstalter
• Großteil der Veranstaltungen wiederholen sich, daher eigene
Akte anlegen inkl. Verbesserungsvorschläge für das nächste
Mal
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Behördliches
• Jede Veranstaltung muss bis spätestens 3 Tage vor
Beginn angemeldet werden (BPol-Dir.: Veranstaltungsamt, Magistrat: Stadtsteueramt, Gemeinde)
Veranstaltungsorte die wiederkehrend Veranstaltungen
organisieren besitzen meist eine grundsätzliche
Genehmigung.
• Steuern und Gebühren:
– Vergnügungssteuer (Steuerschuldner = Veranstalter)
– Werbeabgabe
– AKM
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Bankettmarketing
Der richtige Betreuungsmix
1. Wann sollen wir den Kunden ansprechen?
 „Betreuungsanlässe“
2. Wie können wir den Kontakt herstellen?
 „Betreuungsformen“
3. Wie oft sollen wir kontaktieren?
 „Betreuungsintensität“
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Der richtige Betreuungsmix
• Betreuungsanlässe
–
–
–
–
–
–
Betriebsbezogene
Umfeldbezogene
Produktbezogene
Personenbezogene
Ertragsbezogene
Saisonbezogene
• Betreuungsformen
– Das persönliche Gespräch:
Am erfolgreichsten, aber auch am teuersten !
– Telefonisch
– Schriftlich (Brief, E-mail, Newsletter)
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Grade der
Betreuungsintensität
zukünftiges
Potential
hoch
niedrig
A-Kunde:
intensive persönliche
Betreuung
B1-Kunde
A-Kunde
C-Kunde
B2-Kunde
niedrig
hoch
heutiges Potential
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C-Kunde:
geringere Betreuung,
vorwiegend schriftlich
B1-Kunde:
Wie A-Kunde (verstärkte
Intensität, da künftiges
Potential)
B2-Kunde:
Gute Betreuung
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