Mehr als 100 Millionen Datensätze: Mit BOARD das gesamte

Mehr als 100 Millionen Datensätze:
Mit BOARD das gesamte Tankstellennetz im Griff
Das Unternehmen
Die Westfalen AG ist mit ca. 1.300 Mitarbeitern in den
Geschäftsbereichen Technische Gase, Westfalengas
(Flüssiggas) und Tankstellen tätig. Mit zurzeit rund 260
Stationen betreibt der Unternehmensbereich Tankstellen das größte konzernunabhängige Markentankstellennetz Deutschlands. Insgesamt erzielte die
Westfalen AG 2012 einen Umsatz von 1,8 Milliarden
Euro.
Die Herausforderung
Der Tankstellenbereich der Westfalen AG verfügte über
kein einheitliches Berichtswesen. Für die Datensammlung und -aufbereitung der jährlich mehr als 100
Millionen Datensätze betrieben die Fachabteilungen
einen hohen manuellen Aufwand – und das für eine
Vielzahl ähnlicher Berichte mit identischen Kennzahlen
und Anforderungen. Ursache hierfür waren die mehr als
acht verschiedenen Quellsysteme der Fachbereiche.
Diese waren in keiner Weise verbunden und boten
daher keine einheitliche Datenbasis. Abhilfe sollte eine
bereichsübergreifende BI-Lösung schaffen, die einfach,
schnell und detailliert Informationen liefert sowie
anwenderfreundlich aus der Fachabteilung heraus
betrieben werden kann.
Die BOARD-Lösung
Technisch entschied sich das Unternehmen für die
Kombination aus dem All in One-Toolkit BOARD als
Frontend und Microsoft SQL Server als Data Warehouse
(DWH). Nahtlos in BOARD integriert steuert das Xtract
IS-Modul von Theobald Software die Anbindung an die
SAP-Systeme. Die Berater von BOARD-Partner SDG
consulting überzeugten im Proof of Concept durch ihr
Branchen-Know-How bei Konzeptionierung und Implementierung.
Die neue Welt von BI & CPM
Die Herausforderung des Projektes lag zum einen in der
Integration der drei Bereiche Tankstellen, Human
Resources (HR) und Finanzen in ein einheitliches, klar
definiertes Reporting sowie zum anderen in der
Zusammenführung und Aufbereitung von Massendaten
wie zum Beispiel Kassendaten auf Bon-Ebene.
Um die Reporting-Lösung für den Tankstellenbereich
(untergliedert in die Zweige Pricing, Shop/Bistro,
Wäsche, Servicecard, Schmier- und Kraftstoffe), den HRsowie den Finanzbereich aufzubauen, erfolgte zunächst
eine Analyse der Fachbereichsanforderungen und der
vorhandenen Systemlandschaft in Form eines Workshops. Ergebnis war ein Anforderungskatalog mit allen
wesentlichen Punkten hinsichtlich der relevanten
Dimensionen, gewünschten Reports und Analysen.
Zur Schaffung der konsistenten Datenlage als Basis eines
effizienten Reportings wurden im ersten Schritt die
Daten der Quellsysteme in einem DWH zusammengeführt. Mit Hilfe von SSIS-Paketen (SQL Server
Integration Services) werden die Daten nächtlich übertragen sowie mittels ETL-Prozess konsolidiert und
überprüft. So laufen nun alle wichtigen Kassen-, Abrechnungs-, Pricing-, Tanklager-, SAP-, Wetter-Daten,
etc. an einem Ort zusammen und stehen dort jederzeit
aktuell für Reports und Analysen zur Verfügung.
Neben
den
gewünschten
Berichten
wurden
anschließend für jeden Fachbereich übersichtliche
Dashboards erstellt, welche die interessanten
Kenngrößen auf einen Blick bereithalten. Zusätzlich
laufen die wichtigsten Kennzahlen der Fachbereiche in
einem zentralen Management-Dashboard zusammen.
Damit ist die schnelle und unkomplizierte Informationsversorgung der Unternehmensleitung gewährleistet.
Der Kundennutzen
Die übersichtlichen Dashboards geben Westfalen heute
einen aggregierten, kompakten und schnellen Überblick
über die Themen Pricing, Shop/Bistro, Wäsche, Service
Card, Schmierstoffe, Kraftstoffe, Finanzen und HR.
Sämtliche Auswertungen lassen sich mittels Drill-down
weiter detaillieren und analysieren – im Einzelfall bis auf
Bon-Ebene.
Mit Hilfe von Koppelverkaufsanalysen untersucht das
Unternehmen nun per Mausklick, wann beispielsweise
Spitzenzeiten in den Tankstellenbistros oder in den
Waschanlagen sind oder welche Produkte bevorzugt
zusammen gekauft werden. So lässt sich auch bis auf
Tages- und Stundenebene genau feststellen, wann
welches Produkt besonders häufig gefragt ist und
welche Faktoren auf die Nachfrage einwirken. Der
Absatz an alkoholischen Getränken steigt zum Beispiel
am Wochenende und fällt am Montag rapide ab.
„Vor der Einführung der BI-Lösung waren
die gewünschten Informationen nur
schwer und unter erheblichem Aufwand zu
liefern. Jetzt stehen sie uns schnell und unkompliziert zur Verfügung. Dadurch sparen
wir enorm viel Zeit, die wir heute in gezielte
Analysen und in die Weiterentwicklung des
Geschäftes investierten.“
Felix Zwingmann
Controller, Unternehmensbereich Tankstellen
Branche
Versorger & Telekommunikation
Anwendungsbereich
Analyse
Reporting
Vorsysteme
Über 8 unabhängige Einzelsysteme
Betreuender BOARD-Partner
www.sdg-consulting.de
die Maßnahme gefruchtet hat oder nicht. Diverse
Umsatz-, Warengruppen-, Kapazitäts-, Finanz- und HRAnalysen runden das jetzige Reporting- und AnalysePortfolio der Westfalen AG ab.
Durch eine untertägige Datenaktualisierung im ZweiStunden-Rythmus können im Bereich Pricing kurzfristig
Preis- und Mengeneffekte analysiert werden. Dadurch
lassen sich schnell Preismaßnahmen (Real-TimeMargensteuerung) und benötigte Liefermengen steuern.
Perspektivisch möchte die Westfalen AG noch einen
Schritt weiter gehen und die Lösung um Planungsmöglichkeiten ergänzen. Unter Einbezug von unternehmensweiten Ausbauschritten werden künftig
voraussichtlich bis zu 150 Nutzer mit der BI-Lösung
arbeiten.
Durchgeführte Maßnahmen wie Promotion-Aktionen,
neue Waschanlagen oder ähnliches lassen sich in
kürzester Zeit auf ihre Effizienz überprüfen. So ist
anhand von Stationsbenchmarks schnell erkennbar, ob
www.board.de