Einführung von Wissensmanagement Ausgangslage
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Einführung von Wissensmanagement Ausgangslage viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen bereits Methoden der Wissensbewirtschaftung, ohne dies systematisch mittels Wissensmanagement zu tun Problem: eine langfristig ausgerichtete Strategie zur Wissenssystematik wird nicht verfolgt kurzfristige Alltagsfragen stehen eher im Fokus Besonderheiten von kleinen und mittleren Unternehmen •oft Familienunternehmen •eher bestimmt durch Personen, und oft langjährige Kundenbeziehungen •Prozesse und Strukturen sind wenig formalisiert •stark von Fachkenntnissen und einzelnen Experten geprägt •Innovationen müssen sich sofort rechnen •der Geschäftsführer muss immer direkt einbezogen werden Warum beschäftigen sich KMU mit Wissensmanagement? •Geschäftsübergabe an einen Nachfolger •Wissensbeschaffung und Lernen von außen •Kundenbindung erhöhen •neue Geschäftsfelder aufbauen •Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter •Wissensweitergabe über Mitarbeitergenerationen •Verbesserungsideen schneller umsetzen •Projektmanagement verbessern Ziel der Implementierung von Wissensmanagement Wissensmanagement soll ein Teil der alltäglichen Arbeit werden Projektmanagement-Schema zur Einführung von WM Phase A: Initiieren eines WM-Projekts Phase B: Analyse Phase C: Entwicklung Phase D: Implementierung Phase E: Evaluierung/ Nachhaltigkeit Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage Günstige Ausgangsbedingungen nutzen!!! • an offensichtliches Problem ansetzen Beispiele: – Ausscheiden erfahrener MitarbeiterInnen (MA) – Verlust des Überblicks über vorhandenes Wissen – unzureichendes Wissen über Märkte und Kunden • Lösung dafür in Aussicht stellen Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage • günstige Gelegenheit abpassen Beispiele: – Maßnahmen zur Reorganisation bestimmter Unternehmensbereiche – Bedarf der Dokumentation eines Entwicklungsprojektes Anknüpfen an eine geeignete Ausgangslage • Verfügbarkeit von geeigneten MA für Umsetzung des WM-Projekts • notwendige Eigenschaften: – Vorkenntnisse und Kompetenzen im Bereich des WM – hohe Motivation und Veränderungswille – Fähigkeit andere MA mitzuziehen A) Initiierung Startphase für die WM-Einführung • Einrichtung des Projektteams – Klärung der Verantwortlichkeiten – Einbezug von Promotoren, Multiplikatoren • Auswahl eines Pilotbereichs • Auswahl von Startmaßnahmen • frühzeitiger Beginn der internen Kommunikation • Barrieren und Widerständen vorbeugen B) Analyse auf Arbeitsprozesse im UN bezogene Wissensanalyse • gegenwärtigen WM-Status einschätzen (Ist-Analyse) • Frage: An welchen Stellen im Arbeitsprozess kann der Umgang mit Wissen verbessert werden? Welche Aufgaben werden zurzeit von wem mit welchem Ergebnis durchgeführt? Bei welchen Arbeitsschritten entstehen welche Informationen? Wie wird mit diesen umgegangen? Bei welchen Arbeitsschritten wird welches Wissen benutzt? B) Analyse • Dokumentation der analysierten Arbeitsprozesse • Überblick über relevantes Wissen erstellen (Wissenslandkarte) • Schritt für Schritt vorgehen Grundlage für zuverlässige Planung der Lösung • Meilensteine: – Auswahl eines angemessenen WM-Analyseinstruments – abgeschlossene Durchführung des gewählten Audits C) Lösungskonzeption • Lösung an das UN angepasst • Beteiligte müssen mit einbezogen werden • gemachte Erfahrungen müssen weiter gegeben werden „Lessons Learned“ • vorhandene IT nutzen bei der Informationen abgelegt, bearbeitet und ausgetauscht wurden • Meilensteine: – endgültiges Design – Auswahl geeigneter Tools und Methoden D) Implementierung • drei wichtige Faktoren für die Umsetzung: – Mensch – Zeit – Budget- Kontrolle • • • • stabiles technisches System organisatorische Absprachen treffen Durchführung von Schulungen weitere Unterstützungsmaßnahmen D) Implementierung • Meilensteine: – Festlegung für Endtermin (Projektabschluss) – Beschränkung auf die „wichtigsten Personen“ – Diskussionen über Fortschritt – Transparenz schaffen Vertrauen E)Evaluation und Verstetigung der WM- Lösung • Überprüfung Lösung des anfänglichen Problems • systematische Befragung der Beteiligten, die Vorteile in ihrer Arbeit verspüren • WM für den Erfolg muss es in die tägliche Arbeit übergehen • Ziel = WM in Arbeitsprozesse zu integrieren und WM nachhaltig zu etablieren E)Evaluation und Verstetigung der WM- Lösung • Meilensteine: – WM-Projekt sorgfältige Ausarbeitung – erfolgreicher Verlauf der angewandten Methode Einführung in gesamtes UN – Fehlschlag Gründe suchen entweder Abbruch oder neues Projekt Barrieren und Widerstände Aufgabe: Welche Barrieren und Widerstände können die Einführung des WM in ein Unternehmen behindern? Hinweis: Beachten Sie, dass Mensch, Technik und Organisation eine tragende Rolle im Prozess spielen. Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (Hrsg.) o.J. (b) Fazit Kommunikation klare Botschaften Einbindung der Mitarbeiter keine leeren Versprechungen Zielsetzungen klare Zielsetzung Nachhaltigkeit Integration Unternehmensführung Überzeugungskraft langfristiges Engagement Vorbildsfunktion Pilotprojekt Anknüpfung an Problemlage Analyse der Arbeitsschritte „Learning by doing“
