mutationsmeldungen
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Prozesseinheit 3 MUTATIONSMELDUNGEN Vom Ausdruck bis und mit Versand erstellt von Sarah Mühlebach 2007 Prozesseinheit – Mutationsmeldungen Gemeindeverwaltung 5304 Endingen 1. Inhaltsverzeichnis Titelblatt ........................................................................................................ 1 1. Inhaltsverzeichnis .................................................................................... 2 2. Planungsblatt............................................................................................ 3 2.1 Vorgehensweise .......................................................................... 3 2.2 Ziele............................................................................................. 3 2.3 Termine ....................................................................................... 3 2.4 Zeiteinteilung ............................................................................... 4 3. Flussdiagramm......................................................................................... 5 4. Kurzbericht ............................................................................................... 8 4.1 Einführung ................................................................................... 8 4.2 Prozessbeschreibung .................................................................. 8 4.3 Schlusswort ................................................................................. 9 5. Auswertungsbogen................................................................................ 10 6. Musterdokumente .................................................................................. 11 6.1 Haushaltskarte........................................................................... 12 6.2 Niederlassungsausweis ............................................................. 13 6.3 Bestellformular Heimatschein .................................................... 14 Sarah Mühlebach Seite 2 Gemeindeverwaltung 5304 Endingen Prozesseinheit – Mutationsmeldungen 2. Planungsblatt 2.1 Vorgehensweise Information Vereinbarung PE Thema; Informationen beschaffen Planung Planungsblatt erstellen, Layout gestalten Entscheidung Flussdiagramm erstellen; Lernjournal führen Realisierung Kurzbericht verfassen Kontrolle Lernjournale auswerten, Schlusskontrolle Auswertung Beurteilungsgespräch im Lehrbetrieb 2.2 Ziele ♦ grafisch gut übersichtliche Prozesseinheit abgeben ♦ fachlich korrektes Flussdiagramm ♦ nachvollziehbarer Kurzbericht ♦ Termine und Zeitvorschriften einhalten 2.3 Termine 23.11.2007 Besprechung der Prozesseinheit 23.11 – 03.12.2007 Erstellung PE 05.12.2007 Abgabetermin PE 05.12.2007 Beurteilungsgespräch Sarah Mühlebach Seite 3 Prozesseinheit – Mutationsmeldungen Gemeindeverwaltung 5304 Endingen 2.4 Zeiteinteilung Datum Arbeitsschritt 23.11.2007 23.11.2007 Besprechung PE Vorgaben für die 2. PE studieren Informationen zum Prozess beschaffen Titelblatt, Inhaltsverzeichnis und Planungsblatt erstellen Flussdiagramm grob aufzeichnen Flussdiagramm erstellen 1. Lernjournal führen Kurzbericht verfassen 2. Lernjournal führen Musterdokumente beschaffen Prozesseinheit überarbeiten Auswertungsbogen verfassen Schlusskontrolle Beurteilungsgespräch 24. – 26.11.2007 27. – 29.11.2007 29.11.2007 03.12.2007 04.12.2007 05.12.2007 Sarah Mühlebach Zeitaufwand ¼ Std. 2 ½ Std. 2 Std. 4 Std. 3 Std. 1 Std. 1 Std. 1 Std. Seite 4 Gemeindeverwaltung 5304 Endingen Prozesseinheit – Mutationsmeldungen 3. Flussdiagramm Ausdruck Mutationsmeldungen Unterlagen Zuzüger, Wegzüger, etc. hervor nehmen Mutationsmeldungen nach Empfänger sortieren Mutationsmeldungen verschicken Nein Empfänger im Haus? Ja Mutationsmeldungen ins Fach legen Neue Haushaltskarten den Einwohnern zuordnen Zuzug: Schon mal in Endingen gewohnt? Ja Alte Einwohnerkarte hervor nehmen Nein Neue Einwohnerkarte erstellen A Sarah Mühlebach Seite 5 Gemeindeverwaltung 5304 Endingen Prozesseinheit – Mutationsmeldungen A Ja Schweizer Niederlasser? Nein Ortsbürger von Endingen? Ja Grüne Einwohnerkarte erstellen Ausländischer Niederlasser? Nein Weisse Einwohnerkarte erstellen Ja Gelbe Einwohnerkarte erstellen Wochenaufenthalt – rote Einwohnerkarte erstellen Niederlassungsausweise ausstellen und verschicken Bei Zivilstand- und Namensänderungen neue Heimatscheine bestellen Ausländerausweis mit Mutationsmeldung ans Migrationsamt schicken Einwohnerkarten sortieren nach Aktiv und Passiv A Sarah Mühlebach Seite 6 Gemeindeverwaltung 5304 Endingen Prozesseinheit – Mutationsmeldungen A Nein Aktiv? Ablegen bei den Wegzügen Ja Ablegen bei den aktiven Einwohnern Mutationsjournale in Ordner ablegen Sarah Mühlebach Seite 7 Gemeindeverwaltung 5304 Endingen Prozesseinheit – Mutationsmeldungen 4. Kurzbericht 4.1 Einführung Innert der gesetzlichen Frist von 8 Tagen müssen Zu-, Weg- und Umzüge auf der Einwohnerkontrolle gemeldet werden. Zivilstandsamtliche Mutationen werden der Einwohnerkontrolle durch das Regionale Zivilstandsamt Bad Zurzach bekannt gegeben. Im Todesfall haben sich die Angehörigen innert 2 Tagen bei der Gemeindekanzlei zu melden. All diese Mutationen lösen neben dem Erfassen im Einwohnerkontrollprogramm weitere Arbeitsschritte aus, welche ich in dieser Prozesseinheit aufzeige. 4.2 Prozessbeschreibung Ausdruck Mutationsmeldungen / Unterlagen Zuzüger, Wegzüger, etc. hervornehmen Ungefähr 1-mal im Monat werden die Mutationsmeldungen ausgedruckt. Mit dem Ausdruck werden Meldungen für das Steueramt, die Finanzverwaltung, die Wegzugsgemeinde und viele andere ausgedruckt. Ebenfalls werden die Unterlagen der Mutationen, sprich Anmeldeformulare der Zuzüger, Einwohnerkarten der Wegzüger etc, aus dem Fach Mutationen hervor genommen. Mutationsmeldungen nach Empfänger sortieren / Empfänger im Haus? Anschliessend werden die Mutationsmeldungen nach dem Empfänger sortiert. Befindet sich der Empfänger im Haus (z.B. Steueramt, Gemeinderat), werden die Mutationsmeldungen ins entsprechende Fach gelegt, ansonsten mit B-Post verschickt. Neue Haushaltskarten den Einwohnern zuordnen / Einwohnerkarten erstellen Neben den Mutationsmeldungen für diverse Amtsstellen, werden auch Dokumente für die Einwohnerkontrolle gedruckt, wie z.B. Haushaltskarten, Niederlassungsausweise und Mutationsmeldungen für das Migrationsamt. Sind die Mutationsmeldungen an die Empfänger ausgeteilt worden, werden die gedruckten Haushaltskarten den Unterlagen der Einwohner zugeordnet. Handelt es sich um einen Zuzug, muss abgeklärt werden, ob diese Person oder Familie bereits einmal in Endingen wohnhaft war. Trifft dies zu, muss die alte Einwohnerkarte, sofern diese noch vorhanden ist, hervor genommen werden. Die neue Haushaltskarte wird neben weiteren Dokumenten, wie Heimatschein und Anmeldeformular in der Einwohnerkarte abgelegt. War die Person, respektiv die Familie noch nie in Endingen wohnhaft, wird eine neue Einwohnerkarte erstellt. Bei den Einwohnerkarten wird zwischen Schweizer Niederlasser, Ortsbürger von Endingen, Wochenaufenthalter und Ausländischer Niederlasser unterschieden. Schweizer Niederlasser Ortsbürger Wochenaufenthalt Ausländischer Niederlasser Sarah Mühlebach = = = = weisse Einwohnerkarte grüne Einwohnerkarte rote Einwohnerkarte gelbe Einwohnerkarte Seite 8 Prozesseinheit – Mutationsmeldungen Gemeindeverwaltung 5304 Endingen Niederlassungsausweise verschicken Sind alle Einwohnerkarten erstellt worden, werden im nächsten Arbeitsschritt die Niederlassungsausweise verschickt. Zuerst wird anhand der Kriterien, welche am Musterdokument ersichtlich sind, angekreuzt, ob es sich um einen Niederlassungsausweis, einen Schriftenempfangschein oder einen Aufenthaltsausweis handelt. Anschliessend werden die Niederlassungsausweise mit dem Einwohnerkontrollstempel versehen und von der Einwohnerkontrollleiterin unterschrieben. Zum Schluss werden sie den Einwohnern verschickt. Bei Zivilstand- und Namensänderungen neue Heimatscheine bestellen Handelt es sich bei der Mutation um eine Zivilstands- oder Namensänderung, muss zusätzlich ein neuer Heimatschein bestellt werden. Dies geschieht anhand eines Formulars (siehe Musterdokument) beim Regionalen Zivilstandsamt in Bad Zurzach. Ausländerausweise mit Mutationsmeldung ans Migrationsamt schicken Ist ein Ausländischer Niederlasser von einer Mutation betroffen, muss immer der Ausländerausweis einverlangt werden. Um Änderungen im Ausländerausweis vorzunehmen, muss der Ausweis inklusiv der Mutationsmeldung an das Migrationsamt geschickt werden. Nach erfasster Mutation wird der Ausländerausweis gegen eine Gebühr der Person wieder ausgehändigt. Einwohnerkarten sortieren und ablegen nach Aktiv und Passiv Zum Schluss werden die Einwohnerkarten im Einwohnerregister abgelegt. Wichtig beim sortieren ist, dass man genau darauf achtet, ob die Person noch aktiv oder passiv im Einwohnerregister erfasst ist. Anschliessend, wenn die Einwohnerkarten nach aktiv und passiv sortiert sind, werden sie alphabetisch im Einwohnerregister abgelegt. Mutationsjournale in Ordner ablegen Zum Schluss werden die Mutationsjournale, welche auf der Einwohnerkontrolle bleiben, im entsprechenden Ordner nach Datum abgelegt. 4.3 Schlusswort Diese Prozesseinheit war für mich sehr interessant und lernreich. Durch das Erarbeiten des Flussdiagramms wurden mir di einzelnen Teilschritte bewusster und ich verstehe den Prozess besser. Ich bin davon überzeugt, dass mir diese Prozesseinheit das Verarbeiten der Mutationsmeldungen erleichtert hat. Sarah Mühlebach Seite 9 Prozesseinheit – Mutationsmeldungen Gemeindeverwaltung 5304 Endingen 5. Auswertungsbogen Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil mir der Aufbau, das Gestalten und Schreiben der Arbeit Spass gemacht hat. Es ist jedes Mal eine neue Herausforderung, einen Arbeitsablauf so darzulegen. Auch das Resultat gefällt mir sehr gut. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil mir dieser Arbeitsprozess Spass macht und dadurch das Lernen leichter fällt. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich meine Vorstellungen umsetzen konnte mir das Endresultat sehr gut gefällt. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich meine Erfahrungen nichts alles weil Erfahrungen immer wertvoll sind! Ich habe mir bei dieser Arbeit nie gross Gedanken gemacht, wie ich den Ablauf aufzeigen würde. Da ich mir über die Teilschritte nicht im Klaren war, viel es mir schwer das Flussdiagramm zu erstellen. Sarah Mühlebach Seite 10 Prozesseinheit – Mutationsmeldungen Gemeindeverwaltung 5304 Endingen 6. Musterdokumente Enthält: ♦ Haushaltskarte ♦ Niederlassungsausweis ♦ Bestellformular Heimatschein Sarah Mühlebach Seite 11
