Protokoll des Treffens der gesamten Vorbereitungsgruppe am 20.06

Protokoll des Treffens der gesamten Vorbereitungsgruppe
am 20.06.12 im Gasthaus “Zur Krone”
Dieter Nolte, Frank Kirchhoff, Dietrich Henne, Volker Henne, Andrea Putzer, Axel Henne,
Bernd Fricke, Bastian Kulp, Nicole Bodemer, Michael Bodemer, Annemarie Lange, Arne
Reiser, Sonja Hörnisch, Helmut Henne, Andreas Pohl, Georg Wienecke, A.Henne, Dirk
Wiegmann, Markus Hartmann, Nicole Klinge, Horst Hörnisch, Thomas Schrader und Iris
Helling-Kuttler haben sich zu einer erneuten Besprechung anlässlich der Vorbereitung zum
Tag der Regionen getroffen.
Die Sitzung wurde um 20.00 Uhr eröffnet.
Folgende Punkte wurden besprochen und festgehalten:
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Für Kleingeld in den Ständen der Vereine sorgen diese selbst. In den Ständen die von der
Vorbereitungsgruppe organisiert werden, muss die Finanzierungsgruppe für Wechselgeld
sorgen und abrechnen.
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Evtl. sollen alle im Dorf um Mithilfe in Form von Kuchenspenden oder Hilfe in den
Ständen gebeten werden, damit auch diejenigen eingebunden werden, die evtl. nicht
Mitglied in einem Verein sind. Dies soll über Aushang in Geschäften oder wie üblich
über Zettel im Gelben Blatt erfolgen. Dieser Punkt muss jedoch noch abschließend
besprochen werden.
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Im Rahmen einer der nächsten Treffen muss eine Ortsbegehung durchgeführt werden,
hierbei ist u .a. zu planen, wo Bierzeltgarnituren und Toilettenwagen aufgestellt werden
sollen. 30 Bierzeltgarnituren werden von der Brauerei zur Verfügung gestellt um
Toilettenwagen kümmert sich Axel.
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Durch die Versorgungsgruppe wurden die Preise für Getränke und Speisen
vorgeschlagen, von den Anwesenden besprochen, teilweise geändert und festgelegt.
Ebenso wurden die geplanten Standorte für Grill , Getränke sowie Kaffee und
Kuchenstände mitgeteilt.
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Beim Aufbau an den Tagen vor der Veranstaltung müssen alle aus der
Vorbereitungsgruppe helfen.
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Das Unterhaltungsprogramm in der Kirche und auf der Bühne im Park steht; neben Musik
und Tanz ist eine kurze Diskussionsrunde auf der Bühne, die von Herr Kilian HNA
geleitet wird zum Thema Zukunft der Dörfer, geplant. Die Bühne soll vor dem Hang zum
Pfarrgarten aufgebaut werden.
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Wenn der Ausstellungsplan durch die Koordinierungsgruppe fertig gestellt ist, muss er
umgehend an die Infrastrukturgruppe, wegen Planung von Strom und Abwasser,
weitergegeben werden.
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900 Parkplätze werden im Bereich Meinte zur Verfügung stehen, dies wurde mit den
Landwirten als Anliegern abgesprochen. Bei evtl. Regen existiert auch ein “Plan B”.
Verkehrsregelung erfolgt durch die Feuerwehr. Errichtung der Absperrungen übernehmen
ebenfalls wie auch die Planung Dietrich Henne und Gerhard Burghardt.
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Bzgl. der Werbung teilte Bastian mit, dass die Sponsoren für die Flyer sicher sind.
Der
20. Juli wurde als Termin festgelegt, an dem alle für die
Werbung relevanten Daten wie Ausstellungsplan,
Unterhaltungsprogramm, Aussteller und Einführungstext fertig
und an Bastian weitergeleitet sein müssen, damit von ihm Flyer
und Plakate fertig gestellt werden können.
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Für die Vorbereitungsgruppe sollen T-Shirts bestellt werden, damit die Mitglieder bei der
Veranstaltung als Ansprechpartner ersichtlich sind.
 Nächstes Treffen der gesamten Vorbereitungsgruppe findet am
16.07.2012 um 20.00 Uhr bei Nickels statt.