1. Diskussion und Fragen

Gemeindeverwaltung
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Aktennotiz zur Sitzung vom 30. Mai 2006 betr. "Einführung scopeArchiv in der
Gemeinde Riehen"
Ort:
Teilnehmende:
Dokumentationsstelle der Gemeinde Riehen
G. Foderà, U. Denzler, F. Haering, D. Schneuwly (Gemeinde
Riehen), Dr. J. Zwicker (Staatsarchiv Basel-Stadt)
1. Diskussion und Fragen
Herr Foderà hat die im Arbeitspapier beschriebene Ausgangslage kurz
zusammengefasst und die Resultate des Vorprojekts präsentiert. Aus dem Vorprojekt
haben sich gemäss Herrn Foderà folgende Vorteile und Nachteile ergeben:
Vorteile
Mehrere Dateien in einem System
zusammengefasst, Integration von Fotos
und Tondokumenten möglich
Grössere Kooperationsmöglichkeiten mit
dem Kanton
 einheitliche Erfassungsregeln
 Support vom Staatsarchiv
Vorbereitung auf zukünftige Entwicklung,
u.a. Übernahme von Daten aus der
Verwaltung
Bessere Recherchemöglichkeiten
Nachteile
Es können nur 2 Module (von 20) wegen
fehlender Mandantenfähigkeit genutzt
werden
Keine Administratorenrechte, Formulare
kann das Gemeindearchiv nicht ändern
Gemeindearchiv ist an die Regeln des
Staatsarchivs gebunden
Kurzfristig keine zur Verfügung-Stellung
der Infos für die Mitarbeitenden der
Verwaltung und die Öffentlichkeit (Intranet
und Internet)
Bessere
und
professionellere Wiederkehrende
Kosten,
hohe
Dienstleistung gegenüber internen und Lizenzkosten
externen Kunden
Pflege der Daten beim ZID
Die Fragen von Seiten der Verwaltung waren grundsätzlicher Natur:
 Braucht das Gemeindearchiv ein solches System?
www.riehen.ch
Seite 2
 Wie steht es mit der Mandantenfähigkeit des Systems mittel- und langfristig?
Benötigt das Gemeindearchiv nicht mehr Module (Bilder, Query), die in den
Offerten nicht enthalten sind und welche mit grösster Wahrscheinlichkeit
Kosten verursachen?
 Gibt es nicht Alternativprodukte, die die Bedürfnisse des Gemeindearchivs
ebenso gut abdecken wie "scopeArchiv"?
 Sind die Kosten realistisch bemessen?
Herr Zwicker hat gewisse Punkte aus der Abwägung der Vor- und Nachteile,
insbesondere die strategische Sicht des Produkts und den Gesamtnutzen der
Zusammenarbeit der beiden Archive, noch genauer erläutert. Auch versuchten Herr
Zwicker und Herr Foderà klarzustellen, dass
1. es zwar 20 Module gibt, aber das Modul "Verzeichnungseinheiten", welches
das Gemeindearchiv nutzen würde, das Kernmodul repräsentiert
2. das Produkt "ScopeArchiv" sich ständig weiter entwickelt und in den nächsten
2-3 Jahren die Mandatenfähigkeit des Produkts verbessert werden soll
3. eine vertikale Integration der Unterlagen, d.h. die Abbildung des Lebenszyklus
mit dem selben System, in Realität sehr schwierig umzusetzen ist. Da
Geschäftsverwaltungssysteme Nach Meinung von Herrn Zwicker eher
"angebotsorientiert" als "nachfrageorientiert" offeriert werden, nimmt ein
solches Projekt von der Projektierung bis zur Umsetzung oft viel Zeit in
Anspruch. Die Gemeinde Riehen würde sich nichts verbauen, würde sie sich
jetzt für ein Archivprodukt vor der Evaluation eines DMS-Produkts entscheiden.
Die Schnittstellen sind heutzutage machbar
4. die Kosten realistisch bemessen sind, weil vor allem die Lizenz- und
Wartungskosten von Seiten der ZID in der Regel sehr hoch sind. Es gibt
gemäss Herrn Foderà noch zwei Alternativmöglichkeiten, die prüfenswert sind:
 Verbesserung der Access-Lösung (Kostenschätzung: Fr. 5'000.-),
einmalig
 Eine Lösung suchen, die SQL–basiert und inhouse ist, offeriert von
der Firma L-Infofit (Kostenschätzung: Fr. 10'000 bis 15'000.-),
einmalig.
2. Weiteres Vorgehen
Herr Foderà klärt im Sinne einer Vollkostenrechnung ab, welche zusätzlichen Kosten
bei der Integration der Module "Query" und "Bildassistent" und der anfallenden
Migration von Daten entstehen. Diese und weitere Fragen sollten in einer zweiten
Sitzung mit Herrn Kansy vom Staatsarchiv Basel-Stadt, welche für den Support
zuständig sein würde, besprochen werden (Vorschlag: ab Mitte Juni 2006). Herr
Foderà organisiert die Sitzung. Nach der zweiten Sitzung wird das Arbeitspapier um
die zusätzlichen Informationen vervollständigt und dem Gemeinderat Riehen als
Antrag vorgelegt.
Seite 3
G. Foderà/31.5.2006