In ruhigem Fahrwasser unterwegs
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Ein Referenzbericht der OAS AG – Unternehmensbereich regiodata In ruhigem Fahrwasser unterwegs Deutsche Gesellschaft zur Rettung Schiffbrüchiger (DGzRS) Der Kunde seither bereits Softwarelösung, die zweimal durch eine neue Software abgelöst werden musste. Während die erste Entgeltsoftware nicht Jahr-2000 kompatibel war, war die danach angeschaffte Lösung im wichtigen Bereich der Heuer-Berechnung nicht ausgereift. Gaby Troue, die in der Gesellschaft die Entgeltabrechnung „Mehrere Monate betreut, erinnert sich: im Jahr musste ich die Abrechnungen aufwändig nacharbeiten, so dass wir entschieden, eine Alternativlösung einzusetzen“. Bei der regiodata, dem betreuendem Systemhaus der DGzRS, das auch Sage Fachhändler ist, wurde man fündig: Die Personalwirtschaftssoftware von Sage mit dem Zusatzmodul Heuer konnte als eines der wenigen im Markt verfügbaren Programme auch die komplexen sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen im Umfeld der seemännischen Entgeltabrechnung (Seemannskasse) umsetzen. Ein Herbststurm vor 150 Jahren veränderte die Situation von Menschen in Seenot nachhaltig. Die Strandung der Brigg „Alliance“ vor Borkum am 10. September 1860 war einer der ausschlaggebenden Beweggründe im Mai 1865 die Deutschen Gesellschaft zur Rettung Schiffbrüchiger (DGzRS) als rechtskräftiger Verein Kraft staatlicher Verleihung in Kiel zu gründen. 2012 unterhält die DGzRS auf 54 Stationen moderne Seenotkreuzer und Seenotrettungsboote zur Durchführung ihrer hoheitlichen Aufgaben im Seenotrettungsdienst. 185 Angestellte und über 800 ehrenamtliche Seenotretter fahren mit ihren insgesamt 61 Seenotkreuzer und Seenotrettungs als 2000 Einsätze pro Jahr booten mehr in Nord- und Ostsee. Damals wie heute wird die gesamte Arbeit der Seenot retter ausschließlich durch Spenden finanziert. Steife Brise in der HeuerAbrechnung Für ihren Einsatz im Dienst zur Rettung von Menschenleben erhalten die 90 angestellten Mitarbeiter in der Verwaltung und ihre knapp 190 Kolleginnen und Kollegen angestellten im Such- und Rettungsdienst vor Ort in den Stationen ihre monatlichen Gehälter. Auch die etwa 800 freiwilligen Helfer erhalten für ihre Einsätze vor Ort eine Aufwandsentschädigung, die sich nach der jeweiligen Einsatzdauer richtet. Seit mehreren Jahren über nimmt die Entgeltabrechnung eine Hermann Marwede Im Sommer 2009 wurde der Vertrag unterzeichnet und danach begann der Umstieg auf die Sage Personal abrechnung. Das Projekt „Umstellung des Personalabrechnungssystems auf Sage“ wurde von der regiodata realisiert. „Nach einer kurzen Parallelphase des alten und des neuen Systems, ging die neue Sage Personalabrechnung zum 1. Januar 2010 in den Echtstart“, ergänzt Gaby Troue, die mit der neuen Lösung ausgesprochen zufrieden ist. Alles im Lot Weil die Freiwilligen Seenotretter nach geleisteten Stunden bezahlt werden und Einsatzorten tätig sind, an verschiedenen nutzt eine Mitarbeiterin der Gesellschaft das hausinterne Intranet, um sich die vor Ort geleisteten Stunden zusammen zustellen. Mitarbeiter vor Ort an den Rettungsstationen, tragen auf einer speziellen Seite im Intranet die jeweils geleisteten Stunden der freiwilligen Helfer ein, die Gaby Troue in die Sage Personalabrechnung einfügt. Für die Festangestellten müssen manuelle Anpassungen auf ein Minimum reduziert in den Abrechnungen durchgeführt werden. Auch die besonderen sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen der Heuer meistert die Sage Software Arkona problemlos. Aus dem umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten lässt sich Gaby Troue per Mausklick regelmäßig die für sie wichtigsten Listen ausgeben: Statistiken, Geburtstage, Krankheiten, Urlaubsansprüche und -rückstellungen. Für die nachgelagerte Personalkostenplanung extrahiert sie die relevanten Daten im Excel-kompatiblen Format zur weiteren Be- und Verarbeitung. Der Übertrag der Gehaltsdaten in die Finanzbuchhaltungslösung erfolgt monatlich automatisiert. Und wenn beispielsweise Updates, Upgrades oder Hotfixes gefahren werden und dort gegebenenfalls noch kleinere Fehler korrigiert werden müssen, werden zeitnah die Lösungen dank der Sage Experten sowie dem Team unseres betreuenden IT-Hauses, der regiodata, angeboten. Lösungstechnologie MS SQL Server 2008 Windows Server 2008 Sage HR Personalabrechnung für den öffentlichen Dienst Sage HR Personalabrechnung Premium Sage HR Personalabrechnung Zusatzmodul Heuer Schnittstelle zur Diamant/3 IQ Finanzbuchhaltung OAS AG – Unternehmensbereich regiodata Caroline-Herschel-Str. 1 · D-28359 Bremen · Fon +49 421 2299-0 · Fax +49 421 2299-399 · www.regiodata.de
