Professionelles Lizenzmanagement sorgt für Transparenz und

Microsoft Lizenzen & Software Asset Management
Kundenreferenz
Thema: Microsoft Software Asset Management (SAM)
Professionelles Lizenzmanagement sorgt für
Transparenz und schafft Rechtssicherheit
Überblick
Land: Deutschland
Branche: Medien
Mitarbeiter: 950
Anzahl der PCs: 1000
Unternehmen
Die Thieme Verlagsgruppe mit Sitz in
Stuttgart zählt zu den großen deutschen
Medienunternehmen im Bereich der
medizinischen Fachinformation. Neben
einem Verbund aus Verlagen gehören zu
Thieme auch Dienstleister im Gesundheitswesen, eine Versand­buch­handlung
und eine Mediaagentur.
Software und Services
Microsoft Software Asset Management
(SAM)
Partner
Spider LCM GmbH (Teil der internationalen Brainwaregroup)
„Microsoft SAM hat uns eine transparente Übersicht
unserer Lizenzen verschafft. Das gibt uns Rechtssicherheit, wir sehen jederzeit, ob bei der Lizenzierung
Handlungs­bedarf besteht.“
Ralf Butterman, CIO, Georg Thieme Verlag KG
Die Thieme Verlagsgruppe feierte 2011
­ihren 125. Geburtstag. Am 1. Januar 1886
gründete Georg Thieme die gleichnamige
Verlagsbuchhandlung in Leipzig und legte
fest, „auf dem Gebiete der Medicin thätig
sein zu wollen“. Er war damit der erste
Verleger, der sich von Anfang an der Medizin verschrieb.
Heute gehören acht Firmen zu Thieme –
neben einem Verbund aus Verlagen auch
Dienstleister im Gesundheitswesen, eine
Versandbuchhandlung und eine Mediaagentur. Die rund 950 Mitarbeiter sind an
den Standorten Stuttgart, Berlin, Düsseldorf und Erlangen sowie New York und
Delhi tätig. Thieme bietet ein Programm
von über 4000 lieferbaren Büchern, veröffentlicht über 140 Zeitschriften und stellt
zahlreiche elektronische Lösungen zur
Verfügung. Zu den Zielgruppen zählen
Studenten, Fachärzte unterschiedlichster
Gebiete, Naturwissenschaftler sowie an
Gesundheit interessierte Berufsgruppen
im Gesundheitswesen wie Pflegekräfte.
Die Situation
Die Thieme Verlagsgruppe ist in den
vergangenen Jahren stark gewachsen.
Das gilt auch für die IT, die mittlerweile
rund 1100 Clients und 400 Server – davon
300 virtuell – verwaltet. „Es ist für jede IT
eine Herausforderung, den Überblick über
die Lizenzbestände zu bewahren und ihren
optimalen Einsatz sicherzustellen“, erklärt
Ralf Butterman, Leiter IT der Georg Thieme
Verlag KG. „Es ist wichtig, im Blick zu behalten, wie man eine Unter- oder Über­
lizenzierung vermeidet.“
Die IT-Landschaft bei Thieme basiert vornehmlich auf Microsoft-Produkten. Installiert sind Microsoft Windows Server 2003
und 2008, Microsoft Exchange Server
2010, Microsoft SQL Server 2005 und 2008
und Microsoft System Center für die Verwaltung des IT-Systems. Auf den Clients
kommen aktuell Microsoft Windows XP
und Microsoft Office 2003 Professional
zum Einsatz. Für diese Produkte liegen
verschiedene Lizenzverträge vor.
Butterman und sein Bereich hatten zwar
alle Bestandsdaten für Soft- und Hardware
mit Microsoft System Center Configuration
Manager 2007 R2 erfasst, diese waren
aber nicht mit den Lizenzinformationen
verknüpft. „Installierte Lizenzen haben wir
in einer Office Access-Datenbank erfasst
und dann manuell mit den Inventardaten
verglichen. Das war sehr aufwendig und
Weitere Informationen
Referenzkunde
Georg Thieme Verlag KG
Rüdigerstraße 14
70469 Stuttgart
Tel.: 0711 89310
Fax: 0711 8931298
E-Mail: [email protected]
www.thieme.de
Microsoft-Partner
Spider LCM GmbH
Paul-Dessau-Straße 8
22761 Hamburg
Tel.: 040 7889990
Fax: 040 78899990
E-Mail: [email protected]
www.brainwaregroup.com
Geschäftskundenbetreuung
Microsoft Deutschland GmbH
Konrad-Zuse-Straße 1
85716 Unterschleißheim
Tel.: 0180 5 672330*
*0,14 Euro/Min., deutschlandweit;
Mobilfunkgebühren können abweichen
auch fehleranfällig“, erzählt Butterman.
Die verteilten Standorte erschwerten zusätzlich die Übersicht.
Die Lösung
Um Transparenz in die Lizenzsituation zu
bringen, initiierte Butterman ein neues
Lizenzmanagement. Ziel war es, die
Rechts­sicherheit zu gewährleisten und die
Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Dazu sollten die bestehenden Lizenzen mit
den Hard- und Softwaredaten verknüpft
und klare Prozesse für das künftige Lizenz­
management geschaffen werden.
Als Partner fungierte die zur Brainware­
group gehörende Spider LCM GmbH, ein
Spezialist für das Lizenzmana­gement, der
eigene Lösungen hierfür anbietet. Spider
begann mit der Lizenz­evaluierung, sprich
dem Abgleich der installierten Software
mit den erworbenen Lizenzen. Software
Asset Management (SAM) startet immer
mit der Bestandsaufnahme der Software
und der Analyse aller Prozesse für das
Lizenzmanagement. Danach wird es ständig überprüft, damit die Prozesse wirklich
im Unternehmen umgesetzt werden.
Das IT-Team von Thieme leistete die Vorarbeiten, indem es die Lizenz- und Produktinformationen verknüpfte: „Wir haben alle
Lizenzen gesammelt und über Kennnummern dem jeweiligen Kaufbeleg und Vertrag zugeordnet“, sagt Butterman.
Nutzen
Heute werden die mit ­System Center
­Configuration Manager 2007 R2 inven­
tarisierten Daten über eine Schnittstelle
tagesaktuell und kontinuierlich an Tools
von Spider weitergeleitet. Denn für die
Auswertung setzt Spider seine eigenen
Lösungen Spider Licence und Contract ein.
Diese führen die einzelnen Clients und
© 2012 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene
Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.
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Software-Assets zusammen und vergleichen die Daten mit den genutzten Lizenzen. „Da die Lösung die technischen und
kaufmännischen Daten verknüpft, können
wir die ­Lizenzen zuordnen und erhalten
auf Knopfdruck eine Lizenzübersicht“, erläutert Butterman. „Damit erfüllen wir unsere Compliance-Anforderungen.“
Die Tools decken darüber hinaus das Vertragsmanagement ab, da sie alle kaufmännischen Kerndaten einer Vereinbarung
und auch die Wartungsverträge dokumentieren. Diese Informationen optimieren
nun den Beschaffungsprozess. „Früher haben wir Software nach Bedarf bestellt“, so
Butterman. „Heute erkennen wir jederzeit,
ob beispielsweise für den Arbeitsplatz
eines neuen Mitarbeiters noch Bestands­
lizenzen vorhanden oder neue Lizenzen
notwendig sind. Weitere nützliche Funk­
tionen der neuen Lösung sind der Anhang
gescannter Dokumente und eine automatische Erinnerungsfunktion, die auf den
Ablauf von Verträgen hinweist.“
Durch das SAM-Projekt kennt Butterman
nun alle IT-Kennzahlen in Bezug auf das
Lizenzmanagement genau. IT-Investitionen lassen sich damit besser abschätzen
und somit die Risiken bei Projektentscheidungen einschränken.
Dieses Wissen ermöglicht es dem Georg
Thieme Verlag auch, seine Lizenzbeschaffung weiter zu optimieren, um Kosten zu
sparen. „Wir können beispielsweise unsere
Datenbanklizenzen künftig auf Basis von
Multiprozessorlizenzen vereinheitlichen
und damit Datenbankcluster erstellen“, erläutert Butterman und ergänzt: „Meiner
Meinung nach ist die IT in Unternehmen
ab 350 ­Clients ohne Tools wie System
Center Configuration Manager oder­
Spider Licence/Contract nicht mehr compliant zu betreiben.“
Weitere Kundenreferenzen finden Sie unter:
www.microsoft.de/kundenreferenzen