PROFFIX Version 4.0.1005

PROFFIX Version 4.0.1005
Allgemein ..............................................................................................................................4
Bezeichnung der Aufträge erweitert ..................................................................................4
MWST-Einstellungen .........................................................................................................4
Tastenkombinationen für Schriftformatierungen in Textfeldern ........................................5
PROFFIX Version 4.0.1005
Übersicht über die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen.
Spaltenbreite in Schnellanzeige pro Benutzer definierbar .................................................5
Suche im Eingabefeld «Adresse» ......................................................................................5
Auftragsbearbeitung .............................................................................................................7
Rahmenvertragspositionen bei «Preise aktualisieren» ausgeschlossen ............................7
Suche nach offenen Dokumenten .....................................................................................7
Gebinde .............................................................................................................................8
Lagerartikel mit Depotgebühren erfassen ......................................................................8
Depotgebühren werden in der Auftragsbearbeitung automatisch berechnet ..............10
Nur Depot auf Lagereinheit berücksichtigen ...............................................................11
Depotpositionen bearbeiten ........................................................................................11
Depotpositionen ausblenden .......................................................................................12
Depotpositionen deaktivieren ......................................................................................12
Dokumentpositionen verschieben ...............................................................................13
Suche im Eingabefeld «Adresse» ....................................................................................13
Zusatzfelder von Dokumentpositionen einblenden .........................................................13
Benutzerverwaltung ............................................................................................................14
Mitarbeiternummer des Administrators ...........................................................................14
CRM ....................................................................................................................................15
Ganztägiges Ereignis.......................................................................................................15
Übernahme auf Folgeaktivitäten .....................................................................................15
Hintergrundfarbe von Aktivitätsart...................................................................................16
Überarbeiteter E-Newsletter ............................................................................................17
Einstellungen in PROFFIX ............................................................................................17
Stand April 2015
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E-Newsletter erstellen ................................................................................................. 18
Finanzbuchhaltung..............................................................................................................28
E-Newsletter senden ................................................................................................... 18
Jahresrechnung ...............................................................................................................28
Anmeldungen .............................................................................................................. 19
Jahresrechnung aktivieren ...........................................................................................29
Abmeldungen .............................................................................................................. 19
Jahresrechnung aufrufen .............................................................................................30
An-/Abmeldungen importieren .................................................................................... 20
Jahreserfolg buchen ....................................................................................................30
Geplante Versände ...................................................................................................... 21
Beteiligungen erfassen ................................................................................................31
Statistik ........................................................................................................................ 21
Eigene Aktien erfassen ................................................................................................32
Listen ........................................................................................................................... 21
Optionen erfassen .......................................................................................................32
Schaltfläche für die Schnellerfassung eines Serviceauftrags .......................................... 21
Variablen erfassen .......................................................................................................32
Stapelaktivitäten.............................................................................................................. 22
Jahresrechnung erstellen ................................................................................................33
Stapelaktivitäten erstellen/verwalten ........................................................................... 22
Jahresrechnung einsehen ...............................................................................................33
Zusatzfelder für Teilnehmer einer Aktivität ...................................................................... 24
Registerkarte aktualisieren ..............................................................................................34
Zusatzfelder definieren ................................................................................................ 24
Layout und Schriftformatierungen ...................................................................................34
Zusatzfelder in Aktivität einsehen und ändern ............................................................. 25
Seitenlayout .................................................................................................................34
Tabellenfunktionen bei Mitarbeitern und Teilnehmern ................................................. 26
Schriftformatierungen ..................................................................................................35
Debitorenbuchhaltung ........................................................................................................ 26
Aufbau .............................................................................................................................35
Abfragen in Fenster «Mahnungen erstellen» ................................................................... 26
Kontenplan – Kontoklasse, -gruppe, -untergruppe und Sammelkonto .......................35
Gruppierung für alle Adressen erweitern ......................................................................... 27
Anhang ........................................................................................................................38
DMS .................................................................................................................................... 27
Anhangdetails ..............................................................................................................38
Angabe von Viewer für zusätzliche DMS Einbindungen wie «Therefore»........................ 27
Anhangberechnungen..................................................................................................41
Viewer definieren ......................................................................................................... 27
Anpassungen für den eigenen Kontenplan ..................................................................45
E-Banking ........................................................................................................................... 28
Anhangformeln ............................................................................................................47
Credit Suisse ................................................................................................................... 28
Differenzen zwischen Bilanz oder Erfolgsrechnung und Anhang ....................................48
Credit Suisse und ZKB .................................................................................................... 28
Ausgabe der Jahresrechnung .........................................................................................49
UBS AG ........................................................................................................................... 28
Jahresabschluss durchführen .........................................................................................50
Sparkasse Schwyz .......................................................................................................... 28
Definitionen exportieren ..................................................................................................51
Bank Zuzwil ..................................................................................................................... 28
Definitionen importieren ..................................................................................................51
Raiffeisenbank................................................................................................................. 28
Lohnbuchhaltung ................................................................................................................52
Stand April 2015
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Lohnausweis mit Adressblock links ................................................................................ 52
Name bei Mitarbeiter-Alarmen ergänzt ........................................................................... 52
Bedingung bei Lohnarten von KTG-Beiträgen erweitert ................................................. 52
Beschäftigungsgrad per 31.12. auf Lohnausweis angepasst ......................................... 52
Serviceauftragsverwaltung ................................................................................................. 53
Option «nur eine Warnung» ............................................................................................. 53
Webshop ............................................................................................................................ 53
Liefertermin ..................................................................................................................... 53
Stand April 2015
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Allgemein
Einstellungen
Bezeichnung der Aufträge erweitert
Neu können bis zu 80 Zeichen als Bezeichnung der Aufträge verwendet werden.
Rechnungsformular aus der Auftragsbearbeitung
MWST-Einstellungen
Die Registerkarte «Mehrwertsteuer» in den Einstellungen steht nun auch zur Verfügung,
wenn nur die PROFFIX Auftragsbearbeitung (ohne Finanzbuchhaltung), lizenziert ist. Somit
kann die UID-MWST Nr. eingegeben werden, welche auf dem Auftragsdokument
ausgewiesen wird.
Stand April 2015
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Tastenkombinationen für Schriftformatierungen in Textfeldern
Spaltenbreite in Schnellanzeige pro Benutzer definierbar
In allen Textfeldern, in welchen der Text formatiert werden kann, stehen neu folgende
Tastenkombinationen für die Formatierung der Schrift zur Verfügung:
Neu werden die Einstellungen der Spaltenbreite und Grösse der Schnellanzeige ebenfalls
pro Benutzer gespeichert.



Fett / Ctrl+Shift+F
Unterstreichen / Ctrl+Shift+U
Kursiv / Ctrl+Shift+K
Diese Tastenkombinationen werden ebenfalls in Microsoft Produkten (Word, Excel, …)
verwendet.
Beispiel eines Textfeldes
Suche im Eingabefeld «Adresse»
Im Suchfeld können mehrere Felder durchsucht werden. Welche Felder das Suchfeld
mitberücksichtigt, kann in den Einstellungen der «Adressverwaltung» definiert werden.
Neu ist die Suche in einem Adress-Eingabefeld mit dem Suchfeld der «Adressverwaltung»
identisch.
Stand April 2015
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Suchfeld in der Adressverwaltung
Stand April 2015
Beispiel eines Adress-Eingabefeldes
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Einstellung des Suchfeldes
In den Einstellungen kann definiert werden, welche Felder in der Suche mitberücksichtigt
werden.
1.
2.
3.
4.
Klick auf Modul «Adressverwaltung»
Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
Unter «Suchfeld Adressen» die Felder bestimmen, welche bei der Suche
mitberücksichtigt werden sollen
Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S)
Auftragsbearbeitung
Rahmenvertragspositionen bei «Preise aktualisieren» ausgeschlossen
Wird in einem Auftragsdokument die Funktion «Preise aktualisieren» verwendet, werden
neu Verkaufspreise aus Rahmenverträgen nicht mehr aktualisiert, da bei Rahmenverträgen
vielfach ein spezieller Preis vereinbart wird.
Suche nach offenen Dokumenten
Ist bei der Suche von Auftragsdokumenten die Option «nur aktuelle Dokumente» aktiviert
und wird nach Rechnungen gesucht, erscheinen nur noch die offenen Rechnungen. Auch
Rechnungen mit einer Teilzahlung werden dann nicht mehr angezeigt.
1.
2.
3.
Stand April 2015
Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
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Gebinde
Neu kann einem Lagerartikel eine Gebindeeinheit zugewiesen werden. Ist diese
vorhanden, ist es möglich verschiedene Depotgebühren dem Artikel zu hinterlegen. Diese
Depotgebühren werden dann in der «Auftragsbearbeitung» automatisch berechnet.
Beispiel
Produkt
Valser Classic
Valser Classic
Liter
1.5
1.0
Verpackung
PET
Glas
Preis/Stk.
CHF 1.40
CHF 1.20
Harasse
24
20
Valser Naturelle
Valser Naturelle
1.5
1.0
PET
Glas
CHF 1.40
CHF 1.20
24
20
Depot
CHF 5.00 für Harass
CHF 4.00 für Harass
CHF 0.5 pro Flasche
CHF 5.00 für Harass
CHF 4.00 für Harass
CHF 0.5 pro Flasche
Lagerartikel mit Depotgebühren erfassen
1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Artikel» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
4. Gewünschten Artikel erfassen
5. Klick auf Registerkarte «Bestände»
6. Lager- und Rechnungseinheit wählen z.B. 1l
7. Gebindeeinheit wählen evtl. neu erfassen z.B. Harass
8. Im Feld «Packungseinheit» den Inhalt der Gebindeeinheit definieren. Diese Zahl wird
in der «Auftragsbearbeitung» als Inhalt des Gebindes übernommen und somit das
Depot der Gebindeeinheit berechnet.
9. Klick auf Symbol «Depot» (Ctrl+T) rechts neben dem Feld «Gebindeeinheit»
Stand April 2015
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10. Klick in Gruppe «Depot» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
11. Im Feld «Depot Artikel» den gewünschten Depotartikel auswählen oder evtl. erfassen
(Die Depotgebühr ist ebenfalls ein Lagerartikel, bei welchem der Preis des Depots
hinterlegt ist)
15. Schritte 10–17 für weitere Depotgebühren wiederholen
12. Einheit wählen (zur Auswahl steht die Lagereinheit sowie die Gebindeeinheit des
Artikels)
13. Im Feld «Inhalt» den Inhalt des Gebindes definieren (Bitte beachten Sie, dass der
Inhalt nur bei der Gebindeeinheit definiert werden kann. Wird die Lagereinheit gewählt
ist der Inhalt immer auf 1 fixiert)
14. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Stand April 2015
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Depotgebühren werden in der Auftragsbearbeitung automatisch berechnet
1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»
2. Klick auf Registerkarte «Start»
3. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Neu»
4. Gewünschtes Auftragsdokument erfassen (Dokumenttyp und Adresse wählen)
5. Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Neu» (Ctrl+T oder Insert)
6. Gewünschten Artikel hinzufügen z.B. Valser Classic 1.0l Glas
7. Anzahl bei Gebinde oder Menge eingeben
8.
9.
Klick auf Schaltfläche «Ok» um die Position hinzuzufügen
Evtl. weitere Position hinzufügen und anschliessend das Fenster «Artikelpositionen
verwalten» schliessen
Im Feld «Inhalt» wird die dem Artikel hinterlegte Packungseinheit vorgeschlagen. Diese
Zahl wird für die Berechnung von Gebinde bzw. Menge benötigt.
Stand April 2015
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Nur Depot auf Lagereinheit berücksichtigen
Sollen nur die Depotgebühren der Lagereinheit berechnet und jene der Gebindeeinheit
ignoriert werden, so kann in der Dokumentposition das Feld «Inhalt» leer gelassen werden.
Depotpositionen bearbeiten
Im Auftragsdokument besteht die Möglichkeit, die automatisch hinzugefügten
Depotpositionen zu bearbeiten und beispielsweise den Preis nur im aktuellen Dokument
anzupassen.
1.
2.
3.
Stand April 2015
Doppelklick auf gewünschte Depotposition
Gewünschte Änderung anbringen
Klick auf Schaltfläche «Ok»
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Depotpositionen deaktivieren
Es besteht auch die Möglichkeit, Depotpositionen zu deaktivieren. Die Depotpositionen
werden dem Auftragsdokument nicht hinzugefügt.
Diese Funktion findet beispielsweise Verwendungen wenn:


Depotpositionen ausblenden
Depotpositionen können am Bildschirm temporär ausgeblendet werden. Die
Depotpositionen werden nicht aus dem Auftragsdokument gelöscht, sondern nur am
Bildschirm ausgeblendet.
1.
2.
Klick auf Registerkarte «Extras»
Klick in Gruppe «Depotpositionen» auf Symbol «Anzeigen» (Ctrl+Alt+D)
Stand April 2015
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Für einen Anlass die Getränke geliefert werden und für diesen Anlass kein Depot
berechnet wird, sondern nur der effektive Verbrauch der Getränke
Getränke in einer Gebindeeinheit mit Depot ausgeliefert und verrechnet wurden, nun
jedoch nur einzelne Flaschen ohne Harass zurückgegeben werden. Somit kann in der
Auftragsbearbeitung eine Gutschrift für die Rücknahme der Getränke erstellt werden,
ohne dass das Depot auch gutgeschrieben wird.
Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung»
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Neu»
Gewünschtes Auftragsdokument erfassen (Dokumenttyp und Adresse wählen)
Klick auf Registerkarte «Extras»
Klick in Gruppe «Depotpositionen» auf Symbol «Deaktivieren» (Ctrl+Alt+N)
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Position» auf Symbol «Neu» (Ctrl+T oder Insert)
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PROFFIX Version 4.0.1005
9.
10.
11.
12.
Gewünschten Artikel hinzufügen z.B. «Valser Classic 1.5l Pet»
Menge definieren
Klick auf Schaltfläche «Ok» um die Position einzufügen
Evtl. weitere Position hinzufügen und anschliessend das Fenster «Artikelpositionen
verwalten» schliessen
13. Es werden keine Depotpositionen hinzugefügt
Suche im Eingabefeld «Adresse»
Neu ist die Suche in einem Adress-Eingabefeld mit dem Suchfeld der «Adressverwaltung»
identisch. Details siehe Seite 5
Zusatzfelder von Dokumentpositionen einblenden
Neu können Zusatzfelder der Dokumentpositionen in der Tabellenansicht eingeblendet
werden.
1.
2.
Rechtsklick auf Spaltenüberschriften der Dokumentpositionen
Klick auf Befehl «Spaltenauswahl»
Das Deaktivieren von Depotpositionen gilt nur für neue Dokumentpositionen. Werden
zuerst die Dokumentpositionen hinzugefügt und anschliessend die Depotpositionen
deaktiviert, hat dies keinen Einfluss auf die bereits erfassten Dokumentpositionen, sondern
erst für die ab diesem Zeitpunkt neu hinzugefügten Dokumentpositionen.
Dokumentpositionen verschieben
Wird eine Dokumentposition innerhalb des Auftragsdokumentes verschoben, so werden
die dazugehörigen Depotpositionen auch gleich mitverschoben.
Stand April 2015
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3.
Gewünschtes Zusatzfeld an gewünschte Stelle der Tabelle ziehen
Benutzerverwaltung
Mitarbeiternummer des Administrators
Wird eine neue Datenbank erstellt, so wird dem ADMIN-Benutzer die Mitarbeiter-Nr.
1000000 zugewiesen, so können die Mitarbeiter ab der Nummer 1 erfasst werden.
Stand April 2015
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CRM
Übernahme auf Folgeaktivitäten
Ganztägiges Ereignis
Dokument-Nr, Brief-Nr., Serviceauftrags-Nr. und Bestell-Nr. werden auf einer
Folgeaktivität ebenfalls übernommen und können mit Klick auf das Symbol «Dokument
anzeigen» (Ctrl+B) rechts neben der Aktivitäts-Nr. eingesehen werden.
Wird im CRM ein Termin ohne Beginn- und Endzeit definiert, so wird dieser im Outlook
Termin als ganztätiges Ereignis markiert.
Stand April 2015
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Hintergrundfarbe von Aktivitätsart
Neu kann der Aktivitätsart eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Tabellenansicht
in der Spalte «Aktivitätsart» und «Aktivitätsart (Bezeichnung)» angezeigt wird.
Stand April 2015
Aktivitätsart bearbeiten
1. Klick auf Modul «CRM»
2. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen»
3. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «CRM»
4. Klick auf Hilfstabelle «Aktivitätsarten»
5. Gewünschte Aktivitätsart mit Doppelklick bearbeiten
6. Farbe auswählen
7. Klick auf Schaltfläche «Ok»
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Überarbeiteter E-Newsletter
Die bestehende E-Newsletter-Funktion wurde überarbeitet und bietet dank dem
Webservice einige Erleichterungen und Vorteile:



terminierbarer Versand
automatisierter An- und Abmeldeprozess
Statistik über versendete E-Newsletter (versendet, gelesen, angeklickte Hyperlinks)
Die Vorlagen des bisherigen E-Newsletters können übernommen werden. Es stehen auch
in der neuen E-Newsletter-Funktion die gewohnten Editoren zur Verfügung.
Voraussetzungen
Damit der volle Umfang der PROFFIX E-Newsletter-Funktionen genutzt werden kann,
müssen diverse Dienste installiert und konfiguriert werden. Um die Auswertungen der ENewsletter, sowie die An- und Abmeldung zu automatisieren, wird ein E-Newsletter
WebService benötigt. Dazu muss auf dem eigenen Server, oder besser beim InternetProvider ein Webserver (IIS) und der entsprechende E-Newsletter WebService installiert
werden. Wenn die E-Newsletter zeitgesteuert versendet werden sollen, muss auf dem
eigenen Server der E-Newsletter Versand-Dienst installiert werden. Damit die Qualität der
versendeten E-Newsletter möglichst hoch ist, ist es von Vorteil, einen FTP-Server für die
verwendeten Bilder einzurichten. Dies geschieht idealerweise ebenfalls beim InternetProvider.

Eine separate Installationsanleitung kann unter folgendem Link heruntergeladen werden:
http://www.proffix.net/pxliveupdate/files/Installationsanleitung%20PROFFIX%20ENewsletter.pdf
Einstellungen in PROFFIX
Bevor ein E-Newsletter gestaltet werden kann, müssen die Einstellungen zum
E-Newsletter definiert werden.
1.
2.
3.
4.
5.
Klick auf Modul «CRM»
Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
Klick auf Schaltfläche «E-Newsletter»
Einstellungen definieren
Klick auf Schaltfläche «Ok»



Stand April 2015
Mit den Feldern «Server» und «Passwort» unter «Webservice» wird der Zugriff für den
E-Newsletter WebService, welcher gemäss vorausgehender Anleitung installiert
wurde, definiert. Das Passwort für den Zugriff muss mit dem Passwort, welches beim
WebService in der Datei «Web.config» unter «Passwort» definiert wurde,
übereinstimmen. Mit Klick auf das Symbol «Webservice-Zugriff testen» rechts neben
dem Feld «Server» kann der Zugriff auf den E-Newsletter WebService überprüft
werden. Diese Prüfung muss erfolgreich verlaufen, damit ein Versand der ENewsletter möglich ist.
Unter «E-Mail-Angaben» werden die notwendigen Angaben zum Mailserver sowie den
gewünschten Absender für die E-Newsletter definiert. Diese Angaben sind nur
notwendig, wenn die E-Newsletter mit dem zeitgesteuerten Versand-Dienst versendet
werden. Falls die E-Newsletter vom PC mit Microsoft Outlook versendet werden,
haben diese Angaben keine Funktion.
Damit die E-Newsletter, welche Bilder enthalten, bei allen Empfängern korrekt
dargestellt werden, empfiehlt es sich, die Bilddateien auf einen FTP-Server zu laden
und im E-Newsletter auf diese zu verweisen. Dazu können unter «FTP-Server für
HTML Bilder» die notwendigen Angaben definiert werden.
Wenn die Anmeldungen für E-Newsletter ebenfalls über den WebService
entgegengenommen werden, kann unter «Bestätigung Anmeldung» eine URL
angeben werden. Diese Seite wird angezeigt, wenn jemand eine E-NewsletterAnmeldung vornimmt.
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 17 / 53
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
Im E-Newsletter kann ein Link eingefügt werden, mit welchem sich die Empfänger von
dem E-Newsletter abmelden können. Wenn ein Empfänger diesen Link anklickt, wird
danach die Seite angezeigt, welche unter «Bestätigung Abmeldung» im Feld
«Webseiten-URL» angegeben wird. Die anzuzeigende Webseite kann auch im Feld
darunter komplett definiert werden. Bei einer Abmeldung wird dem Empfänger auch
eine E-Mail mit der Bestätigung gesendet. Unter «E-Mail» kann die zu sendende EMail definiert werden.
6.
7.
Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S)
Nun können mit dem Modul «CRM» in der Registerkarte «E-Newsletter» E-Newsletter
definiert und versendet werden.
E-Newsletter erstellen
1. Klick auf Modul «CRM»
2. Klick auf Registerkarte «E-Newsletter»
3. Klick in Gruppe «E-Newsletter» auf Symbol «Verwalten» (Ctrl+M)
4. Gewünschten E-Newsletter gestalten
5. Klick in Gruppe «Diverse» auf Symbol «Adressen anpassen» (Ctrl+Shift+A)
6. Gewünschte Empfänger hinzufügen
Abfrage erstellen mit Enter-Taste oder Klick auf Symbol «Adressen hinzufügen»
(Ctrl+N) die gewünschte Abfrage hinzufügen
oder
unter Adresse, Adressgruppe oder Kontakt gewünschte Empfänger auswählen und
mit Enter-Taste oder Klick auf Symbol «Adressen hinzufügen» (Ctrl+N) die
gewünschten Empfänger hinzufügen
oder
Sollen nur Empfänger der Tabelle «E-Newsetter-Anmeldungen» angeschrieben
werden, können mit Klick auf Symbol «E-Newsletter Anmeldungen hinzufügen»
(Ctrl+M) die Empfänger der E-Newsletter-Anmeldungen hinzugefügt werden
7. Klick auf Schaltfläche «Ok»
8.
E-Newsletter senden
Der E-Newsletter kann entweder über das eigene Outlook oder über den Versand-Server
versendet werden. Beim Versand-Server kann der Zeitpunkt des Versands sowie der
Name und E-Mailadresse des Absenders definiert werden. Voraussetzung ist die
Installation des E-Newsletter Versand-Dienstes. Details dazu sind in der separaten
Installationsanleitung beschrieben.
Bevor der E-Newsletter an hunderte oder tausende Empfänger versendet wird, kann vorab
ein Test-E-Mail an einen oder mehrere Empfänger gesendet werden.
Test-E-Mail senden
1. Gewünschten E-Newsletter aufrufen
2. Bei Bedarf Empfänger wählen (siehe Punkt 6 unter «E-Newsletter erstellen»)
3. Klick in Gruppe «E-Newsletter» auf Symbol «Test-E-Mail senden» (Ctrl+T)
4. Unter «E-Mail Versand» gewünschte Angaben definieren
5. Im Feld «Empfänger» den Empfänger des Test-E-Mails definieren. Es können auch
mehrere E-Mailadressen angegeben werden. Diese müssen mit einem Semikolon (;)
getrennt werden.
6. E-Mail-Versand wählen
Beim Versand mit Outlook die Option «sofort senden» aktivieren/deaktivieren
Ist die Option «sofort versenden» aktiviert, wird das Test-E-Mail sofort versendet.
Ist diese Option «deaktiviert», wird das Test-E-Mail als Entwurf im Outlook
gespeichert und kann manuell versendet werden. Achtung: Wenn E-Mails nicht sofort
versendet werden, werden diese automatisch als gelesen protokolliert.
oder
Beim Versand über den Versand-Server muss der Versandzeitpunkt sowie der Name
und die E-Mailadresse des Absenders definiert werden.
7. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Wenn sich Personen für den E-Newsletter anmelden, werden diese nicht als Adresse
gespeichert, sondern als E-Newsletter Anmeldungen. Diese können mit Klick auf «Ja»
als Empfänger für den aktuellen Newsletter ebenfalls hinzugefügt werden.
Die Anmeldungen können auch manuell mit der Schaltfläche «E-Newsletter Anmeldungen
hinzufügen» rechts von der Tabelle hinzugefügt werden.
Stand April 2015
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E-Mail senden
1. Gewünschten E-Newsletter aufrufen
2. Bei Bedarf Empfänger wählen (siehe Punkt 6 unter «E-Newsletter erstellen»)
3. Klick in Gruppe «E-Newsletter» auf Symbol «E-Mail senden» (Ctrl+W)
4. Unter «E-Mail Versand» gewünschte Angaben definieren
5. E-Mail-Versand wählen
Beim Versand mit Outlook die Option «sofort senden» aktivieren/deaktivieren
Ist die Option «sofort versenden» aktiviert, werden die E-Mails sofort versendet.
Ist diese Option «deaktiviert», wird der E-Newsletter als Entwurf im Outlook
gespeichert und kann manuell versendet werden. Achtung: Wenn E-Mails nicht sofort
versendet werden, werden diese automatisch als gelesen protokolliert.
oder
Beim Versand über den Versand-Server muss der Versandzeitpunkt sowie der Name
und die E-Mailadresse des Absenders definiert werden.
6. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Synchronisieren nicht als Adresse in der Adressverwaltung gespeichert, sondern in einer
eigenen Tabelle «E-Newsletter Anmeldungen».
Anmeldungen einsehen
1. Klick auf Registerkarte «E-Newsletter»
2. Klick in Gruppe «E-Newsletter» auf Symbol «Anmeldungen»
Parameter für den Anmeldelink
Der Link für eine E-Newsletter Anmeldung, welcher mit dem Webservice automatisiert
ablaufen soll, muss wie folgt aufgebaut sein:
http://newsletter.test.com/pxNewsletter.asmx/R?value=D!DEMODB¿T!ANMELDUNG¿E!h
[email protected]¿R!http://www.proffix.net/Neues/Newsletter¿UN!name
Als URL muss die Adresse des E-Newsletter Webservices eingegeben werden, welcher in
den Einstellungen definiert ist, gefolgt von «/pxNewsletter.asmx/R?value=». Dabei müssen
folgende Parameter ergänzt werden:




D! Name der PROFFIX Datenbank
E! E-Mail-Adresse der Person, die sich für den E-Newsletter anmeldet
UN! Name der Person, die sich für den E-Newsletter anmeldet
R! URL, welche nach der Anmeldung angezeigt werden soll. Diese Angabe ist
optional. Fehlt die Angabe, wird die Webseite aufgerufen, welche im Feld
«Bestätigung Anmeldung» definiert ist.
Wenn eine Anmeldung erfasst wird, wird diese E-Mail-Adresse automatisch aus den ENewsletter Abmeldungen entfernt.
Abmeldungen
Im E-Newsletter kann ein Link eingefügt werden, mit welchem sich eine Person vom ENewsletter abmelden kann. Solche Abmeldungen werden dann beim Synchronisieren in
einer eigenen Tabelle «E-Newsletter Abmeldungen» gespeichert. Beim Definieren von
Adressen zu einem E-Newsletter wird immer geprüft, ob eine E-Mail-Adresse bei diesen
Abmeldungen vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird diese Adresse nicht hinzugefügt.
Anmeldungen
Es kann z.B. ein Link auf der Website platziert werden, mit welchem sich eine Person für
den E-Newsletter anmelden kann. Solche Anmeldungen werden dann beim
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Abmeldungslink definieren
1. Text markieren
2. Hyperlink einfügen («Einfügen» – «Hyperlink»)
An-/Abmeldungen importieren
Es besteht die Möglichkeit, An- oder Abmeldungen für den E-Newsletter in die
entsprechenden Tabellen zu importieren. Dies ist über das Import-Modul möglich und
funktioniert, wie auch der Adressimport, ohne Lizenz für das Import-Modul.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Klick auf Gruppe «Diverses» in der Navigation links
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Import-Definition» auf Symbol «Neu»
Option «Import-Definition» auswählen
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Gewünschte Import-Definition definieren (Datenquelle wählen, Feldzuweisungen
definieren)
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Wenn eine Person diesen Link anklickt, wird die E-Mail-Adresse bei den E-Newsletter
Abmeldungen gespeichert. Nach dem Klick wird die Webseite angezeigt, welche in den
Einstellungen definiert wurde. Zusätzlich erhält die Person eine E-Mail-Bestätigung mit der
Abmeldung.
Es kann aber auch in diesem Hyperlink eine spezielle Webseite angegeben werden, die
nach dem Klick angezeigt werden soll. Dazu kann nach dem Text «abmelden» ein
Doppelpunkt, gefolgt von der URL eingebeben werden
(z.B. «abmelden:http://www.proffix.net»).
Wenn eine Abmeldung erfasst wird, wird diese E-Mail-Adresse automatisch aus den ENewsletter Anmeldungen entfernt.
Stand April 2015
Sollen die Daten zuerst gelöscht oder abgeglichen werden? Die entsprechenden Optionen
können in der Import-Definition hinterlegt werden.
Bei Fragen steht Ihnen Ihr PROFFIX Partner gerne zur Verfügung.
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Geplante Versände
Wird der E-Newsletter mit einem Versand-Dienst auf dem Server verwendet, können die
ausgeführten und die geplanten Versände verwaltet werden. Installationsanleitung für den
Versand-Dienst.
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7.
1.
2.
Gewünschtes Infofenster auswählen
Klick auf Symbol «Adress-Informationen ändern»
Unter «Schaltflächen» den Eintrag «Schaltfläche Serviceaufträge Schnellerfassung»
aktivieren
Klick 2x auf Schaltfläche «Ok»
Klick auf Registerkarte «E-Newsletter»
Klick in Gruppe «Statistik» auf Symbol «Geplante Versände»
Statistik
Synchronisieren
Damit die versendeten E-Newsletter ausgewertet werden können, müssen die StatistikDaten zuerst mit dem E-Newsletter Webservice synchronisiert werden. Dabei werden alle
Klicks, An- und Abmeldungen sowie Angaben darüber, wer wann welchen Link angeklickt
hat, synchronisiert.
3.
4.
5.
Klick auf Registerkarte «E-Newsletter»
Klick in Gruppe «Statistik» auf Symbol «Synchronisieren»
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Anzeigen
1. Klick auf Registerkarte «E-Newsletter»
2. Klick in Gruppe «Statistik» auf Symbol «Anzeigen»
3. Suchkriterien eingeben
4. Klick in Gruppe «E-Newsletter-Statistik» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F)
5. Die einzelnen Einträge können mit Doppelklick eingesehen werden
Listen
Für die E-Newsletter stehen mehrere Listen, z.B. für die Auswertung eines E-Newsletters,
zur Verfügung.
1.
2.
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4.
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6.
Klick auf Registerkarte «Listen»
Klick in Gruppe «CRM» auf Symbol «E-Newsletter»
Klick auf gewünschte Liste z.B. E-Newsletter Auswertung
Ausgabeart wählen z.B. «Vorschau»
Gewünschte Suchkriterien eingeben
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Schaltfläche für die Schnellerfassung eines Serviceauftrags
Neu kann eine Schaltfläche für die Schnellerfassung eines Serviceauftrags im
Adressinfofenster hinzugefügt werden.
1.
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3.
Klick auf Modul «CRM»
Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
Klick auf Schaltfläche «Adress-Informationen»
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 21 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
8.
9.
Adressinfofenster mit F10 aufrufen
Mit Klick auf Schaltfläche «SA Schnellerf.» kann die Schnellerfassung für die aktuelle
Adresse direkt aus dem Adressinfofenster gestartet werden
Stapelaktivitäten
Um wiederkehrende Aktivitäten erstellen zu lassen, können neu Stapelaktivitäten definiert
werden.
Stapelaktivitäten erstellen/verwalten
1. Klick auf Modul «CRM»
2. Klick auf Registerkarte «Extras»
3. Klick in Gruppe «Stapelaktivität» auf Symbol «Verwalten»
4. Klick in Gruppe «Stapelaktivität» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N oder Insert)
5. Bezeichnung definieren
6. Aktivitätsvorlage auswählen oder bei Bedarf neu erstellen (F4)
7. Angaben zur Erstellung definieren
8. Periode auswählen
9. Abfrage/Adressen/Kontakte hinzufügen (im nachfolgend abgebildeten Beispiel wird
die Abfrage «Umsatz grösser X in Datumsbereich» verwendet)
10. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Beispiel einer Aktivitätsvorlage
Mit Klick auf das Symbol «Bezeichnung einstellen» rechts neben dem Feld «Bezeichnung»
können die Bezeichnungstexte individuell gestaltet und mit Variablen versehen werden.
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Aktivität aufgrund einer Stapelaktivität erstellen
1. Klick auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Stapelaktivität» auf Symbol «Erstellen»
3. Da die SQL Abfrage «Umsatz grösser X in Datumsbereich» der Stapelaktivität
zugewiesen wurde, erscheint folgendes Abfragefenster – Parameter ergänzen und mit
«Ok» bestätigen
4.
5.
6.
7.
8.
Zusatzfelder für Teilnehmer einer Aktivität
Zusatzfelder der Tabelle «Zuweisungen Aktivitäten» können neu in der Aktivität aufgerufen
und pro Teilnehmer definiert werden.
Zusatzfelder definieren
1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
2. Klick auf Registerkarte «Datenbank»
3. Tabelle «Zuweisungen Aktivitäten» auswählen
4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder»
5. Klick auf Symbol «Neues Zusatzfeld» (Ctrl+N oder Insert)
6. Gewünschtes Zusatzfeld definieren
7. Klick 2x auf Schaltfläche «Ok»
Im Feld «Stapelaktivität per» das gewünschte Datum definieren
Evtl. gewünschte Stapelaktivitäten deaktivieren/aktivieren
Klick auf Schaltfläche «Suchen»
Da die SQL Abfrage «Umsatz grösser X in Datumsbereich» der Stapelaktivität
zugewiesen wurde, erscheinen die Abfrage-Parameter (siehe obenstehende
Abbildung unter Punkt 3)
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Zusatzfelder in Aktivität einsehen und ändern
1. Gewünschte Aktivität öffnen oder neu erfassen
2. Gewünschten Teilnehmer auswählen
3. Klick auf Symbol «Zusatzfelder ändern» rechts neben den Teilnehmern
Wurden mehrere Teilnehmer ausgewählt, kann bei den Zusatzfeldern zu den einzelnen
Teilnehmern navigiert werden (Navigation unten oder auch mit Klick auf «Ok» oder
PageDown-Taste)
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Teilnehmer einer Aktivität bis und mit Version 4.0.1004
Debitorenbuchhaltung
Abfragen in Fenster «Mahnungen erstellen»
Für die Selektion der zu mahnenden Adresse kann auch die individuell erstellbare Abfrage
zur Hilfe gezogen werden.
Tabellenfunktionen bei Mitarbeitern und Teilnehmern
Neu werden in der Aktivität bei den Mitarbeitern und Teilnehmern die Spaltenüberschriften
auch angezeigt. Dadurch stehen die Tabellenfunktionen wie Sortierung, Filter etc.
ebenfalls zur Verfügung.
Teilnehmer einer Aktivität ab Version 4.0.1005
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Gruppierung für alle Adressen erweitern
Im Fenster «Mahnungen erstellen» steht neu die Option «Gruppierung für alle Adressen
erweitern» zur Verfügung. Mit dieser kann per Knopfdruck für alle Adressen die
Gruppierung erweitert oder reduziert werden. Diese Einstellung wird gespeichert und
somit ist die Ansicht beim nächsten Mahnlauf wieder die gleiche.
DMS
Angabe von Viewer für zusätzliche DMS Einbindungen wie «Therefore»
Neu kann in PROFFIX definiert werden, welcher Viewer für die Dokumentansicht des DMS
Archivs verwendet werden soll. In Kombination mit den individuell definierbaren
Indexfeldern können zusätzliche DMS-Systeme wie z.B. «Therefore» an PROFFIX
angebunden werden.
Viewer definieren
1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+S)
2. Klick auf Registerkarte «DMS»
3. Im Feld «Viewer» den gewünschten Viewer für die Anzeige von archivierten
Dokumenten definieren
Hinweise
Falls nicht KENDOX als DMS im Einsatz ist, sind folgende Einstellungen in PROFFIX zu
definieren.





Stand April 2015
DMS-Typ «kein DMS»
Option «Exportdatei erstellen» aktivieren
Dateiname der Exportdatei definieren
Bei Bedarf Viewer definieren
Indexfelder verknüpfen (wenn die Option «kein DMS» gewählt ist, können die
Bezeichnungen der Indexfelder des DMS in PROFFIX ebenfalls bearbeitet werden. Als
Vorschlag werden in der Spalte «Index Feld» die Feldbezeichnungen gemäss
KENDOX-Definitionen verwendet)
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PROFFIX Version 4.0.1005
E-Banking
Credit Suisse
Sparkasse Schwyz
Neue URL: https://wwwsec.sparkasse.ch
Credit Suisse erhöht den Passwortschutz und erlaubt neu 30 Zeichen. Änderung möglich
ab 5. Mai 2015.
Bank Zuzwil
Credit Suisse und ZKB
Raiffeisenbank
Ab sofort werden MT940-Buchungstexte der CS und der ZKB gemäss deren Listen in
Klartext umgewandelt.
Hinweise
 Im Data-Verzeichnis der PROFFIX Installation ist im Ordner «pxBankConnect» die
Datei «BankConnect.ini» gespeichert. In dieser ini-Datei sind mit der neuen PROFFIX
Version pro Bank die Definitionen für die Umwandlung der Buchungstexte
gespeichert.
 Beim Datenbank-Update wird überprüft, ob der erste Eintrag 1000 unter [CS
Buchungstexte] vorhanden ist. Falls dieser Eintrag nicht vorhanden ist, werden alle
Defintionen beider Banken in der ini-Datei ergänzt. Falls der erste Eintrag vorhanden
ist, werden keine Änderungen vorgenommen.
 Falls Credit Suisse oder ZKB Kunden die Umwandlung in Klartext nicht möchten, da
bereits viele automatische Buchungsregeln definiert sind und sie diese nicht alle
ändern wollen, können die Einträge in der ini-Datei gelöscht werden. Damit beim
nächsten Update die Einträge nicht wieder ergänzt werden, muss der erste Eintrag
vorhanden sein. Hier kann unter [CS Buchungstexte] z.B. der erste Eintrag auf
«1000=1000» angepasst werden. Somit wird keine Umwandlung gemacht und beim
nächsten Update werden auch die Einträge nicht nochmals ergänzt.
Neue URL: https://wwwsec.bankbiz.ch



Passwortlänge auf 16 Zeichen beschränkt
Neue URL: https://ebanking.raiffeisen.ch
E-Dokumente wie Kontoauszüge, Gutschrifts- und Belastungsanzeigen,
Zinsabrechnungen usw. werden neu heruntergeladen und die abgeholten Dokumente
direkt bei den jeweiligen Bankkonten und Verträgen gespeichert.
Finanzbuchhaltung
Jahresrechnung
Die neue Funktion erlaubt, die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und dem
erforderlichen Anhang direkt aus PROFFIX im Layout des Unternehmens zu erstellen.
Dafür wird zuerst die Vorlage eingerichtet, in der sich Variablen, Schriften, Logo usw.
individuell anpassen lassen. Auf der Vorlage berechnet PROFFIX anschliessend die Salden
aus der Finanzbuchhaltung für das aktuelle Geschäftsjahr sowie für das Vorjahr und
erstellt Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang gemäss den Variablen und Formatierungen.
Die PROFFIX Jahresrechnung entspricht dem neuen Gesetz zur Rechnungslegung.
UBS AG
Seit dem 1. April 2015 kann bei der UBS nur noch die OFX-Schnittstelle 2.1.1 verwendet
werden. Die Version 1.5 wird nicht mehr unterstützt.
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 28 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Bestandteile des Geschäftsberichts der unterschiedlichen Gesellschaftsformen
Jahresrechnung aktivieren
Um die neue Funktion «Jahresrechnung» nutzen zu können, muss sie in den Einstellungen
aktiviert werden.
1.
2.
3.
4.
Klick auf Modul «Finanzbuchhaltung»
Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
Option «Jahresabschluss mit Jahresrechnung» aktivieren
Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S)
Ist die Jahresrechnung aktiviert, kann der Jahresabschluss nur noch über die Funktion
«Jahresrechnung» erstellt werden.
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Jahresrechnung aufrufen
1. Klick auf Modul «Finanzbuchhaltung»
2. Klick auf Registerkarte «Abschluss»
3. Klick in Gruppe «Abschluss» auf Symbol «Jahresrechnung» (Ctrl+R)
Am Anfang empfiehlt es sich, den Jahreserfolg zu verbuchen und anschliessend die
gesamte Jahresrechnung erstellen zu lassen. Beteiligungen, eigene Aktien, Variablen
sowie Schriftformatierungen, Layoutdefinitionen und die gesamten Definitionen der
Jahresrechnung können später noch geändert werden. Nach den Änderungen kann
entweder die gesamte Jahresrechnung nochmals neu erstellt oder nur die aktuelle
Registerkarte aktualisiert werden.




Feld «Bilanz» / zeigt den noch nicht verbuchten Erfolg des gewählten Geschäftsjahres
aus der Bilanz der Jahresrechnung. Ist der Jahreserfolg verbucht, sollte dieses Feld
den Wert 0 enthalten.
Feld «Erfolgsrechnung» / weist den Erfolg des gewählten Geschäftsjahres aus der
Erfolgsrechnung der Jahresrechnung
Feld «Ergebnis» / weist den Erfolg der Erfolgsrechnung des gewählten
Geschäftsjahres gemäss Abschlussbuchung der Finanzbuchhaltung aus
Feld «Differenz / weist die Differenz von den Feldern Bilanz, Erfolgsrechnung und
Ergebnis aus. Eine Differenz kann entstehen, wenn der Jahreserfolg noch nicht
verbucht ist oder Konten mit Salden vorhanden sind, welche bei der Klasse, Gruppe,
Untergruppe oder Sammelkonto 1 keine Zuweisung zum Anhangdetail besitzen.
Weitere Details siehe Seite 48.
Jahreserfolg buchen
Bevor die Jahresrechnung berechnet wird, sollte der Jahreserfolg verbucht werden. Dieser
wird im Anhang unter F5 (Antrag zur Gewinnverwendung) automatisch ausgewiesen.
1.
2.
3.
4.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Jahreserfolg buchen» (Ctrl+B)
Gewünschte Verbuchung definieren. Verwenden Sie dazu die Symbole rechts von der
Tabelle
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Mit der Jahresrechnung werden Definitionen für den Aufbau der Jahresrechnung gemäss
KMU Kontenplan von veb.ch mitgeliefert. Für bestehende Datenbanken basieren die
ausgelieferten Anhangberechnungen auf dem vollständigen KMU Kontenplan.
Wird in PROFFIX eine neue Datenbank erstellt, werden die Anhangberechnungen auch
aufgrund des gewählten Kontenplans (vollständig, Schulversion, vereinfacht) mitgeliefert.
Für eine korrekte Darstellung der Jahresrechnung ist die den Konten zugewiesene Struktur
(Klasse, Gruppe, Untergruppe, Sammelkonto 1) sehr wichtig.
Für die Erstellung der Jahresrechnung kann in der Registerkarte «Start» von links nach
rechts durchgearbeitet werden. Einige Einstellungen sind in den Registerkarten «Extras»
und «Hilfstabellen» zu finden.
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
5.
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Auszug aus Anhang
Beteiligungen erfassen
Direkte oder wesentliche Beteiligungen; wesentliche Beteiligungen an 959c Abs. 2 Ziff. 3
OR einfachen Gesellschaften.
1.
2.
3.
Auszug aus Anhang
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Beteiligungen»
Gewünschte Beteiligungen erfassen
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Eigene Aktien erfassen
1. Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Eigene Aktien» (Ctrl+K)
3. Gewünschte Anteile erfassen
4.
5.
6.
Optionen erfassen
1. Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Start»
2. Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Eigene Aktien» (Ctrl+K)
3. Gewünschte Optionen erfassen
4. Option «Optionen» aktivieren
Klick auf Registerkarte «C Bilanz» (unterer Bildschirmrand)
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Aktuelle Registerkarte aktualisieren»
(F5)
Auszug aus Anhang
5.
6.
7.
Klick auf Registerkarte «F Alle anderen Angaben» (unterer Bildschirmrand)
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Aktuelle Registerkarte aktualisieren»
(F5)
Auszug aus Anhang
Variablen erfassen
Variable Werte der Jahresrechnung können zentral definiert werden und sind ein
Bestandteil von den Anhangformeln. Die definierten Werte werden im erforderlichen
Anhang gemäss den Variablen und Anhangformeln aufgeführt.
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Bei einem Jahresabschluss werden die Zahlen aus dem aktuellen Jahr automatisch ins
Feld «Vorjahr» übernommen. Die Felder des aktuellen Jahres werden geleert und können
wieder neu definiert werden. Wird der Jahresabschluss zurückgesetzt, werden die
Variablen nicht verändert. Hier müssten die Werte nochmals von Hand korrekt definiert
werden.
1.
2.
3.
Jahresrechnung erstellen
1.
2.
3.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Erstellen» (Ctrl+R)
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)
Jahresrechnung einsehen
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Variablen»
Gewünschte Variablen erfassen
Am unteren Fensterrand kann zu den verschiedenen Bestandteilen der Jahresrechnung
navigiert werden. Sind in einer Registerkarte noch keine Daten vorhanden, werden diese
beim ersten Aufruf berechnet. Sind bereits Daten vorhanden, werden diese angezeigt und
der Inhalt nicht neu berechnet.
A3
A3
F3
A2
E1
E2
E3
E4
E5
Stand April 2015
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PROFFIX Version 4.0.1005
Registerkarte aktualisieren
Beim ersten Einrichten kann es vorkommen, dass Änderungen an Definitionen etc.
angebracht werden müssen. Um die Auswirkungen anzuschauen, kann auch nur eine
Registerkarte aktualisiert werden.
1.
2.
3.
4.
5.
Änderungen vornehmen
Klick auf gewünschte Registerkarte (unterer Bildschirmrand)
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Aktuelle Registerkarte erstellen» (F5)
Evtl. Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S)
Layout und Schriftformatierungen
Die Jahresrechnung lässt sich der Gestaltung der Firma anpassen. So kann beispielsweise
die Kopfzeile individuell gestaltet werden z.B. Logo oder Text ergänzen. Ebenfalls können
Abstände, Standardtabstopp und Seitenbreite definiert werden.
Seitenlayout
1. Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Extras»
2. Klick in Gruppe «Extras» auf Symbol «Seitenlayout»
3. Änderungen vornehmen
4. Klick auf Registerkarte «Start»
5. Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Erstellen» (Ctrl+R)
Hinweise
 Soll in der Bilanz nach den Aktiven ein Seitenumbruch erstellt werden, kann im
Seitenlayout die Option «Seitenumbruch nach Aktiven» aktiviert werden.
 twips (TWentieth of an Inch Point, also 1/20 Punkt)
 Ist die Option «Nur Positionen mit Saldo in Auswertung anzeigen» aktiviert, so werden
in der Bilanz und Erfolgsrechnung Positionen ausgeblendet, bei welchen der Saldo
aus dem Vorjahr und dem aktuellen Geschäftsjahr 0 ist.
 Ist die Option «Nur Positionen mit Saldo in Anhang anzeigen» aktiviert, so werden im
Anhang Positionen ausgeblendet, bei welchen der Saldo aus dem Vorjahr und dem
aktuellen Geschäftsjahr 0 ist.
 Mit dem Feld «Basis der Abweichung» kann definiert werden, ob das Vorjahr oder das
aktuelle Jahr die 100%-Basis für die Berechnung der prozentualen Veränderung in
der Bilanz und Erfolgsrechnung sein soll.
Berechnungstotal
Bei Totalpositionen des Anhangs handelt es sich um Berechnungstotale. Der Abstand
oben und unten kann im Seitenlayout individuell definiert werden.
Auswertungstotal
Bei Totalpositionen der Bilanz und Erfolgsrechnung handelt es sich um Auswertungstotale.
Der Abstand oben und unten kann im Seitenlayout individuell definiert werden.
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 34 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Schriftformatierungen
Pro Vorlage können die Schriftformatierungen individuell angepasst werden. Hat das
Unternehmen eine spezielle Hausschrift, kann diese hier zugewiesen werden und die
Jahresrechnung wird in der gewählten Schriftart erstellt.
1.
2.
3.
4.
5.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Extras»
Klick in Gruppe «Extras» auf Symbol «Schriftformatierung»
Änderungen vornehmen
Klick auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Erstellen» (Ctrl+R)
Aufbau
Kontenplan – Kontoklasse, -gruppe, -untergruppe und Sammelkonto
Die Kontoklassen, -gruppen, -untergruppen und Sammelkonten wurden um das Feld
«Anhangdetail» ergänzt.
Diese Angaben steuern den Aufbau der Bilanz und Erfolgsrechnung der Jahresrechnung.
Bilanz
Der Aufbau der Bilanz bezieht sich hauptsächlich auf die Kontountergruppen und einige
Sammelkonten. Diese können direkt im Fenster «Jahresrechnung» bearbeitet werden.
1.
2.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Hilfstabellen»
Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Untergruppen»
Abstand vor Text / Abstand nach Text. Mit dieser Option wird ein Abstand einer
Zeilenschaltung in der definierten Schriftgrösse gemäss Schriftformatierungen vor oder
nach der entsprechenden Formatierung hinzugefügt.
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 35 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
1.
2.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Hilfstabellen»
Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Sammelkonten»
Die Ziffer C39 ist zwar einigen Sammelkonten 1 zugewiesen, diese Sammelkonten
erscheinen auch in der Bilanz jedoch ohne Vermerk C39. Bei der nebenstehenden
Abbildung handelt es sich bei «Eigenkapital Gesellschafter A zu Beginn des
Geschäftsjahres», «Gesetzliche Gewinnreserve» sowie «Bilanzgewinn oder Bilanzverlust»
um Sammelkonten mit der Zuweisung C39. Im Anhangdetail von C39 ist definiert, dass
diese Ziffer nicht angezeigt werden soll. Mehr zu den Anhangdetails auf Seite 38.
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 36 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Erfolgsrechnung
Der Aufbau der Erfolgsrechnung ist nicht mehr so detailliert wie die Bilanz und bezieht sich
auf eine Kontoklasse sowie einigen Kontogruppen. Diese können direkt im Fenster
«Jahresrechnung» bearbeitet werden.
1.
2.
1.
2.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Hilfstabellen»
Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Klassen»
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Hilfstabellen»
Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Gruppen»
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 37 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Anhang
Der Anhang ist in verschiedene Teile unterteilt (A, B, C, ….). Diese Rubriken können
individuell angepasst und auch ausgeblendet werden, falls sie nicht benötigt werden.
1.
2.
3.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Hilfstabellen»
Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Anhang»
Gewünschten Eintrag mit Doppelklick bearbeiten (Ctrl+D)
Es ist empfehlenswert, nur die Option «Gelöscht» zu setzen, anstatt den Eintrag zu
löschen. Somit besteht jederzeit die Möglichkeit, diesen Eintrag ohne grossen Aufwand
wieder zu reaktivieren.
Anhangdetails
Die Anhangdetails steuern, wie die Positionen in der Bilanz und Erfolgsrechnung
dargestellt werden und steuern den Titel und die Gestaltung im Anhang.
Soll ein Bereich nicht in der Jahresrechnung erscheinen, kann beim entsprechenden
Eintrag die Option «Gelöscht» aktiviert werden.
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 38 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Einmalig
Wird die Jahresrechnung erstmals nach der neuen Rechnungslegung erstellt, gibt es
Einträge im Anhang, welche nur das erste Mal erwähnt werden müssen. Bei solchen
Positionen kann die Option «Einmalig» aktiviert werden, diese Position wird in den
Folgejahren nicht mehr ausgewiesen, da beim Jahresabschluss diese automatisch auf
«Gelöscht» gesetzt werden.
Auf Auswertung gruppieren
Die Erfolgsrechnung wird nicht so detailliert aufgeführt wie die Bilanz. Soll eine Position
wie z.B. D1 zusammengefasst als eine Position in der Erfolgsrechnung erscheinen, kann
die Option «Auf Auswertung gruppieren» aktiviert werden. Die Bezeichnung steuert die
Gruppenbezeichnung in der Erfolgsrechnung sowie im Anhang.
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 39 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Nicht anzeigen
Ist die Option «Nicht anzeigen» aktiviert, wird der Verweis auf den Anhang in der Bilanz
und Erfolgsrechnung nicht angezeigt. Diese Option wird in der ausgelieferten Vorlage für
Gewinn/Verlust-Konten sowie Transferkonten verwendet. Somit werden die Konten, falls
sie einen Saldo im aktuellen Geschäftsjahr oder Vorjahr besitzen, aufgeführt. Der Verweis
auf den Anhang bleibt jedoch aus.
Bemerkung
Die Bemerkung wird zuerst aufgeführt und anschliessend, falls vorhanden, die
Anhangberechnung.
Auszug aus dem Anhang
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 40 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Umbruch für Erfolgsrechnung
Das Feld «Umbruch für Erfolgsrechnung» (siehe untenstehende Abbildung) übersteuert die
Angaben der Klasse und wird in der Erfolgsrechnung als Total angezeigt.
Anhangberechnungen
Die Anhangberechnungen steuern die Darstellung des Anhangs. Die Anhangberechnungen
für den KMU Kontenplan von veb.ch werden im Standard mitausgeliefert und können
individuell angepasst werden. Falls noch ein anderer Kontenplan im Einsatz ist, empfiehlt
es sich, diesen mit dem Kontenplan-Konverter zu konvertieren. Kontaktieren Sie dazu
Ihren PROFFIX Partner.
Der neue KMU Kontenplan ist kein Muss. Falls der KMU Kontenplan von veb.ch nicht im
Einsatz ist, wird die Einrichtung der Jahresrechnung aufwändiger, ist aber trotzdem
machbar.
Im Feld «Typ» wird definiert, wie detailliert der Anhang gestaltet werden soll (Gruppe,
Untergruppe, Sammelkonto 1, Konto). Zusätzlich stehen weitere Einträge zur Verfügung:
Stand April 2015




Manuell / Für Text oder das Aufrufen von Formeln
SQL Abfrage / Datenbankabfrage, um das Resultat in einer Tabelle anzuzeigen
Total / Summe
Zeilenabstand / ½ Zeilenabstand in der definierten Schriftgrösse gemäss
Schriftformatierungen zwischen Einträgen
1.
2.
3.
Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen»
Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Anhangberechnungen»
Gewünschte Anhangberechnung mit Doppelklick bearbeiten (Ctrl+D)
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 41 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Auszug aus dem Anhang
Beispiel einer Anhangberechnung eines manuellen Eintrags, welcher eine Formel aufruft
Beispiel einer Anhangberechnung eines Kontos
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 42 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Beispiel einer SQL Abfrage für die Gewinnverwendung
Achtung: Sollten bei Ihrem Kontenplan die zwei untenstehenden Konten andere
Kontennummern haben, müssen in beiden SQL Abfragen im Anhangdetail F5 die
Kontennummern angepasst werden.


2979 / Jahresgewinn oder Jahresverlust
9200 / Erfolgsrechnung
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 43 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Beispiel eines Totals
Beispiel eines Zeilenabstands
Mit PROFFIX ausgelieferten Definitionen
Für bestehende Datenbanken basieren die ausgelieferten Anhangberechnungen auf dem
vollständigen KMU Kontenplan von veb.ch.
Wird in PROFFIX eine neue Datenbank erstellt, werden die Anhangberechnungen auch
aufgrund des gewählten Kontenplans (vollständig, Schulversion, vereinfacht) mitgeliefert.
Stand April 2015
Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG – www.proffix.net 44 / 53
PROFFIX Version 4.0.1005
Anpassungen für den eigenen Kontenplan
Wurden im eigenen Kontenplan Konten umbenannt oder neue erstellt, so sind
Anpassungen bei den Anhangberechnungen notwendig.
Anhangberechnungen neu erstellen lassen
Es ist auch möglich, die Anhangberechnungen für ein bestimmtes Anhangdetail neu
erstellen zu lassen.
Wurde das Konto umbenannt, kann die Bezeichnung der Anhangberechnung individuell
angepasst werden, damit die korrekte Bezeichnung auch im Anhang erscheint.
Gibt es beispielsweise in der Untergruppe «Flüssige Mittel» viele Abweichungen zum
Standard, können die Anhangberechnungen wie folgt neu erstellt werden. Im
untenstehenden Beispiel werden für den eigenen Kontenplan für jedes Konto aus der
Untergruppe «Flüssige Mittel» eine Anhangberechnung erstellt:
Wurde ein zusätzliches Konto erstellt, muss ein neuer Eintrag in den Anhangberechnungen
erfasst werden. Dies jedoch nur, wenn im Anhang die Konten angezeigt werden. Wird die
Gruppe oder Untergruppe angezeigt, entfällt der Eintrag.
Wurde die Jahresrechnung erstellt und sind im Anhang Einträge «Konto/Wert(XXXX) nicht
vorhanden!» ersichtlich, sind die Anhangberechnungen zu überprüfen. Diese Einträge
treten bei bestehenden Datenbanken auf. Die Anhangberechnungen von bestehenden
Datenbanken basieren auf dem vollständigen KMU Kontenplan von veb.ch. Ist der
vorhandene Kontenplan nicht der vollständige sondern die Schulversion, der vereinfachte,
ein alter KMU, ein Käfer oder ein eigener, stimmen die Konten mit den mitgelieferten
Anhangberechnungnen nicht überein. Die Anhangberechnungen sind in diesem Fall
anzupassen und Anhangberechnungen für Konten, welche im eigenen Kontenplan nicht
vorhanden sind, sind zu löschen.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkare «Hilfstabellen»
Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Anhangberechnungen»
Klick in Gruppe «Anhangberechnung» auf Symbol «Neu» (Ctrl+N)
Bei «Berechnung» gewünschten Anhang ergänzen z.B. C1
Bezeichnung leer lassen
Anhangdetail auswählen, z.B. C1
Bei «Position» gewünschte Startposition hinzufügen, z.B. 10
Bei Typ «Untergruppe» wählen
Bei «Untergruppe» gewünschte Untergruppe wählen, z.B. «Flüssige Mittel»
Option «Berechnungen löschen» aktivieren, um alle bereits bestehenden Einträge des
gewählten Anhangdetail C1 zu löschen. Achtung Leerzeilen und Totalzeilen werden
auch gelöscht
11. Option «Konto eröffnen» aktivieren
12. Klick auf Schaltfläche «Ok»
Anhangberechnungen löschen
1. Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Hilfstabellen»
2. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Anhangberechnungen»
3. Gewünschte Anhangberechnung auswählen
4. Klick in Gruppe «Anhangberechnung» auf Symbol «löschen» (Ctrl+L oder Delete)
5. Klick auf Schaltfläche «Ja», um die ausgewählte Anhangberechnung zu löschen
6. Zur gewünschten Registerkarte (z.B. C Bilanz) wechseln (unterer Bildschirmrand)
7. Klick auf Registerkarte «Start»
8. Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Aktuelle Registerkarte aktualisieren»
(F5)
9. Der Eintrag im Anhang für das fehlende Konto erscheint nun nicht mehr
Stand April 2015
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13. Für jedes Konto in der Untergruppe «Flüssige Mittel» wird eine Anhangberechnung
erstellt. Die Bezeichnungen werden aufgrund des Kontos übernommen und im Feld
«Berechnung» wird die Angabe des Anhangs (C1) die Kontonummer ergänzt.
14. Für allfällige Zeilenabstände oder für das Total muss eine Anhangberechnung noch
zusätzlich erstellt werden
Funktionen für das effiziente Erstellen von Anhangberechnungen
 Berechnungen löschen / Bei der Neuerstellung von Anhangberechnungen werden mit
dieser Option alle bestehenden Anhangberechnungen des gewählten Anhangs
gelöscht. Achtung: Auch Einträge zu Abständen und Totalen werden gelöscht und
müssen je nach Bedarf neu erstellt werden.
 Konto eröffnen / Bei der Neuerstellung von Anhangberechnungen wird mit dieser
Option für jedes Konto der ausgewählten Klasse, Gruppe, Untergruppe oder
Sammelkonto 1 des definierten Anhangs eine Anhangberechnung erstellt
 Unterstufen eröffnen / Bei der Neuerstellung von Anhangberechnungen wird mit
dieser Option für jede Gruppe, Untergruppe oder Sammelkonto 1 des definierten
Anhangs eine Anhangberechnung erstellt. Die Anhangberechnungen werden immer
für die nächst niedrigere Stufe erstellt. Ist bei Typ «Klasse» gewählt, so werden die
Anhangberechnungen für die Gruppen der ausgewählten Klasse erstellt.
Stand April 2015
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Anhangformeln
Von den Anhangformeln gibt es zwei Arten: «SQL-Abfrage» und «Manuell». Im Normalfall
muss an diesen Anhangformeln nichts verändert werden. Eine Ausnahme bildet die
Auflösung von Reserven (siehe Seite 47).
Auflösung von Reserven
Werden Reserven aufgelöst, welche im Anhang unter F1 ausgewiesen werden sollten,
müssen die Konten, auf welchen die Reserven aufgelöst wurden, angepasst werden.
SQL Abfrage
Mit der SQL-Abfrage werden Werte aus der PROFFIX Datenbank ausgelesen sowie Werte
berechnet und später im Anhang angezeigt. Ein Beispiel dazu sind die Währungskurse:



Kein Vorjahr / Diese Option ist dann aktiviert, wenn für die ausgewählte Position im
Anhang nur Zahlen aus dem aktuellen Geschäftsjahr ausgewiesen werden sollen
Symbol «Felder einfügen» / Mit dem Symbol «Felder einfügen» (F4) rechts neben den
Feldern «Wert» und «Wert Vorjahr» können Variablen hinzugefügt werden.
Symbol «SQL Befehl ausführen» / Mit Klick auf das Symbol «SQL Befehl ausführen»
rechts neben dem Feld «SQL» wird der SQL Befehl aus dem Feld «Wert» oder «Wert
Vorjahr» interpretiert und in Tabellenform im Feld «SQL» angezeigt.
Stand April 2015
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Manuell
Die manuellen Anhangformeln enthalten die Werte des aktuellen Geschäftsjahres sowie
des Vorjahres. Diese Werte können ebenfalls auf der Registerkarte «Start» über das
Symbol «Variablen» definiert werden.
Differenzen zwischen Bilanz oder Erfolgsrechnung und Anhang
Bei der Erstellung des Anhangs wird überprüft, ob das Gesamttotal der Ziffern z.B. C1 mit
der Position in der Bilanz übereinstimmt. Falls Differenzen vorhanden sind, wird unterhalb
der Multifunktionsleiste das Feld «Detail» angezeigt. Dieses Feld weist die Ziffern aus,
welche eine Differenz zwischen Bilanz oder Erfolgsrechnung und dem Anhang ergeben.
Weisen mehrere Positionen eine Differenz aus, werden alle mit Komma getrennt im Feld
«Detail» angezeigt.
Achtung: Die Differenz kann nur ermittelt werden, wenn die Bilanz bzw. die
Erfolgsrechnung bereits berechnet und gespeichert wurde. Es ist empfehlenswert, für die
Differenzermittlung anstelle einzelner Registerkarten die gesamte Jahresrechnung neu zu
berechnen.
Der Jahresabschluss ist inaktiv, solange Differenzen vorhanden sind. Diese müssen zuerst
bereinigt werden, bevor der Jahresabschluss durchgeführt werden kann.
Stand April 2015
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Der Grund der Differenz im abgebildeten Beispiel ist eine fehlende Anhangberechnung für
das Konto «2275 Taggelder».
Mögliches Vorgehen für die Differenzbehebung
1. Finanzübersicht aufrufen (F7)
2. Zur gewünschten Untergruppe navigieren, z.B. «Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten»
3. Einträge im Anhang mit Konten in der Finanzübersicht vergleichen, um das fehlende
Konto zu ermitteln
4. Anhangberechnung für das fehlende Konto erstellen («Hilfstabellen» –
«Anhangberechnungen») Details zu den Anhangberechnungen sind auf Seite 41
beschrieben
Stand April 2015
5.
6.
Registerkarte «C Bilanz» aktualisieren (Klick auf Symbol «Aktuelle Registerkarte
aktualisieren» oder F5)
Wenn keine Differenzen mehr vorhanden sind, wird das Feld «Detail» ausgeblendet
und das Symbol «Jahresabschluss» ist aktiv und kann durchgeführt werden.
Ausgabe der Jahresrechnung
Die Jahresrechnung kann am Bildschirm als Vorschau angesehen (Ctrl+Shift+P),
ausgedruckt (Ctrl+P), per E-Mail versendet (Ctrl+W) und falls ein DMS im Einsatz ist, im
DMS archiviert werden.
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Jahresabschluss durchführen
4.
Klick auf Schaltfläche «Ok» um den Jahresabschluss durchzuführen
Wurde die Jahresrechnung erstellt und korrekt definiert, kann der Jahresabschluss erstellt
werden. Damit wird das aktuelle Geschäftsjahr abgeschlossen und die dazugehörigen
Buchungen gesperrt. Das neue Geschäftsjahr wird eröffnet.
Bei einem Jahresabschluss werden die Variablen aus dem aktuellen Jahr automatisch ins
Feld «Vorjahr» übernommen. Die Felder des aktuellen Jahres werden geleert und können
wieder neu definiert werden. Wird der Jahresabschluss zurückgesetzt, werden die
Variablen nicht verändert. Hier müssten die Werte nochmals von Hand korrekt definiert
werden.
Anhangdetails mit aktivierter Option «Einmalig» werden beim Jahresabschluss
automatisch auf «Gelöscht» gesetzt und werden im neuen Jahr nicht mehr angezeigt.
1.
2.
3.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Start»
Klick in Gruppe «Jahresrechnung» auf Symbol «Abschluss»
Klick auf Schaltfläche «Ja», um die Jahresrechnung nochmals neu berechnen zu
lassen
Stand April 2015
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Definitionen exportieren
Definitionen importieren
Wurden an den Definitionen der Jahresrechnung einige Anpassungen vorgenommen und
sollen diese in einem weiteren Mandanten übernommen werden? So können die
Definitionen der Jahresrechnung exportiert und anschliessend in eine andere Datenbank
importiert werden. Beim Export werden alle Definitionen der Jahresrechnung exportiert:
Exportierte Definitionen der Jahresrechnung können in eine andere Datenbank importiert
werden.




Hilfstabellen (Anhang, Anhangdetails, Anhangberechnungen, Anhangformeln)
Gliederung (Angaben zu Anhangdetail in Klassen, Gruppen, Untergruppen und
Sammelkonten 1)
Seitenlayout
Schriftformatierungen
1.
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4.
5.
6.
Klick im Fenster «Jahresrechnung» auf Registerkarte «Extras»
Klick in Gruppe «Definitionen» auf Symbol «Exportieren»
Speicherort wählen
Dateiname definieren
Klick auf Schaltfläche «Speichern»
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Beim Import kann auswählt werden, ob die Hilfstabellen (Anhang, Anhangdetails,
Anhangberechnungen, Anhangformeln), die Gliederung (Angaben zu Anhangdetail in
Klassen, Gruppen, Untergruppen und Sammelkonten 1), das Seitenlayout und/oder die
Schriftformatierungen importiert werden sollen.
1.
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4.
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6.
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8.
9.
10.
11.
In gewünschte Datenbank wechseln
Klick auf Modul «Finanzbuchhaltung»
Klick auf Registerkarte «Abschluss» auf Symbol «Jahresrechnung» (Ctrl+R)
Klick auf Registerkarte «Extras»
Klick in Gruppe «Definitionen» auf Symbol «Importieren»
Klick auf Symbol «Datei suchen» (F4) rechts neben dem Feld «Definition»
Gewünschte Datei auswählen (.pjx)
Klick auf Schaltfläche «Öffnen»
Auswahl der Definitionen, welche importiert werden sollen
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Sicherheitswarnung beachten und falls die vorhanden Definitionen überschrieben
werden sollen, mit Schaltfläche «Ja» bestätigen
Klick auf Schaltfläche «Ok»
Stand April 2015
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Lohnbuchhaltung
Lohnausweis mit Adressblock links
Folgende Listen werden neu mit PROFFIX mitgeliefert, damit die Adresse auch links
gedruckt werden kann.



Lohnausweis (farbig) Adresse links
Lohnausweis (sw) Adresse links
Lohnausweis o. Hintergrund Adresse links
Name bei Mitarbeiter-Alarmen ergänzt
Bei Alarmtexten in der Lohnbuchhaltung wird der Name des Mitarbeiters in der Titelzeile
des Alarmfensters angezeigt.
Bedingung bei Lohnarten von KTG-Beiträgen erweitert
Mit den Versicherungscodes wird dem Mitarbeiter hinterlegt, ob er versichert ist und wer
die Abzüge trägt.
Der Abzug des Krankentaggelds wurde nicht gemacht, wenn dem Mitarbeiter z.B. A0
zugewiesen war (Versicherungscodes mit zweiter Stelle 0). Nicht alle Versicherungen
haben die gleichen Versicherungscodes. Bei einigen Versicherungen gelten
Versicherungscodes, welche auf 99 enden, als nicht versichert. Deshalb wurden die
Lohnarten der KTG-Beiträge mit einer weiteren Bedingung ergänzt. Auch
Versicherungscodes, welche auf 99 enden, gelten nun als nicht versichert.
Stand April 2015
Beschäftigungsgrad per 31.12. auf Lohnausweis angepasst
Beträgt der Beschäftigungsgrad eines Mitarbeiters nicht 100%, wird dieser auf dem
Lohnausweis bei den Bemerkungen ausgewiesen. Mit jeder definitiven Lohnabrechnung
wird diese Einstellung gespeichert. Neu wird der Beschäftigungsgrad der letzten
definitiven Lohnabrechnung für den Vermerk auf dem Lohnausweis verwendet.
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Serviceauftragsverwaltung
Option «nur eine Warnung»
Pro Priorität kann eine E-Mail-Adresse für die Eskalation definiert werden. Die
entsprechende E-Mail-Adresse wird über eskalierte Serviceauftragspositionen informiert.
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3.
4.
5.
Klick auf Modul «Webshop»
Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E)
Unter «Aktuelles Datum + Tage» Anzahl Tage definieren
(Aktuelles Datum + die angegebenen Tag = Liefertermin)
Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S)
Webshop-Synchronisation durchführen
Ist bei den Prioritäten die neue Option «nur eine Warnung» aktiviert, werden die
Servicepositionen, die in einer Warn-E-Mail enthalten waren, markiert. Diese markierten
werden beim nächsten Prüflauf nicht erneut einbezogen.
Sobald auf so einer markierten Serviceposition irgendetwas geändert und gespeichert
wird, wird die Markierung entfernt und die Serviceposition wird beim nächsten Prüflauf
wieder einbezogen.
Webshop
Liefertermin
In den Einstellungen des Webshops kann unter «Aktuelles Datum + Tage» der
Liefertermin, welcher bei der Webshopbestellung vorgeschlagen wird, definiert werden.
Als Liefertermin wird das aktuelle Datum plus die angegebenen Tage vorgeschlagen.
Stand April 2015
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