KOMPLEXE BUDGETS BESSER ÜBERBLICKEN

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FH Münster
KOMPLEXE BUDGETS
BESSER ÜBERBLICKEN
Ein Praxisbericht.
Foto: Tom Roelecke
MACH AG
LÜBECK
BERLIN
DÜSSELDORF
MÜNCHEN
www.mach.de
MIT DEN FINANZEN WACHSEN
Die FH Münster gehört zu den
größten Fachhochschulen in
Deutschland. Das ständig wachsende Finanzvolumen der Hochschule
machte ein aussagekräftiges Controlling mit verschiedensten Auswertungs- und Justierungsmöglichkeiten
notwendig. In kurzer Zeit wurde
deswegen das Reportingtool
MACH BI eingeführt.
I Die Herausforderung:­
IN FÜHRUNG GEHEN. UND MIT DER AUFGABE WACHSEN
261 Professoren unterrichten mehr als 13.000 Studenten, die in 76
Studiengängen eingeschrieben sind. Damit gehört die Fachhochschule
Münster zu den größten Fachhochschulen Deutschlands. Zwei interdisziplinäre Einrichtungen und neun Forschungsinstitute ergänzen das
akademische Angebot. Neben den Professoren und Professorinnen sind
über 750 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den zwei FH-Standorten
im Münsterland tätig. Seit November 2011 ist die FH Münster außerdem als erste Fachhochschule Deutschlands systemakkreditiert.
Sie hat eine in Deutschland führende Drittmittelquote und belegt in
Nordrhein-Westfalen einen Spitzenplatz bei der leistungsorientierten
Mittelvergabe.
KONTROLLE DER FINANZEN. BEI STARK STEIGENDEM VOLUMEN
Diese erfolgreiche Arbeit führt zu einem immer stärker wachsenden
Finanzvolumen. So gab es im Jahr 2013 Einzahlungen von rund
118 Millionen Euro, wovon rund 15,2 Millionen Euro aus Drittmitteln
und rund 54,8 Millionen Euro aus dem Landeszuschuss stammten.
Die Auszahlungen beliefen sich auf rund 94,9 Millionen Euro.
Dies machte es notwendig, den einzelnen Kostenstellenverantwortlichen ein einfaches Werkzeug zur Steuerung und Kontrolle ihres Budgets
an die Hand zu geben. Zwar konnten die Budget-/Kostenstellenverantwortlichen bis dahin bereits selbstständig in „MACH Finanzen“
Informationen abrufen. Doch die bisher genutzte Auswertung über das
Standard-Modul ist für gelegentliche Anwender nicht selbsterklärend.
Außerdem steht hier der einzelne Beleg im Fokus, die Möglichkeit eines
einfachen Gesamtüberblicks dagegen fehlt.
II Die Lösung:
EINFACHES WERKZEUG.
FÜR DIE KOSTENSTELLEN-VERANTWORTLICHEN
Ziel des Projekts sollte es sein, den Kostenstellenverantwortlichen ein
besseres Tool zur Steuerung und Kontrolle ihres Budgets und ihrer
Projekte zur Verfügung zu stellen. Webbasierte Auswertungen und
Standard-Finanzberichte sollten einfach und schnell möglich sein.
HOHE KONTINUITÄT. SCHNELLE EINARBEITUNG
Gemeinsam mit der DV-Administration der FH Münster entschied sich
das Dezernat Finanzen für das Reportingtool MACH BI. Es ist webbasiert
und in das bereits vorhandene MACH Web integriert. Die FH Münster
konnte das etablierte Rechtekonzept weiter verwenden und auch für die
Nutzer machte es das „alles aus einer Hand“-Konzept leichter.
VIER PHASEN. EIN ZIEL
Foto: Tom Roelecke
Um das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen umsetzen zu können,
arbeiteten Mitglieder der Kommission für Hochschulplanung und Finanzen (KHF), der Datenverarbeitung, des Dezernats Finanzen und externe
MACH-Berater eng zusammen. Die einzelnen Projektbeteiligten — von
den wissenschaftlichen Mitarbeitern über die Professoren bis hin zu den
Verwaltungsmitarbeitern — waren wichtige Multiplikatoren zur Akzeptanzsteigerung des Vorhabens. Für die vier verschiedenen Phasen hatte
das Implementierungsteam unterschiedliche Schwerpunkte definiert.
PRAXISBERICHT // FH MÜNSTER
Phase 1: Analyse
In der ersten Projektphase wurden die allgemeinen und erste berichtsspezifische Anforderungen aufgenommen, analysiert und dokumentiert
sowie der MACH BI-Server installiert.
Phase 2: Konzeption
Hier setzte sich die Bedarfsaufnahme für die Berichte fort. Schwerpunkt dieser Phase war die Grundlagenschulung mit einer Einführung
in MACH BI sowie die Ausarbeitung einer Rechtestruktur und eines
Zugriffskonzepts für die Mitarbeiter der FH.
Phase 3: Implementierung
Diese Phase bestand aus der Priorisierung der definierten Berichtsanforderungen, der Erstellung der Berichte und der Erweiterung des
Nutzerhandbuchs.
Phase 4: Rollout
Letztendlich gab es Tests durch die beteiligten Projektmitglieder, eine
Überarbeitung der Berichte und Produktivsetzung durch zwei Informationsveranstaltungen an den Standorten Münster und Steinfurt.
III Das Ergebnis:
DIVERSE ANFORDERUNGEN. GEMEINSAM UMGESETZT
Die konzentrierte Zusammenarbeit aller Beteiligten führte schließlich zur Erarbeitung von sechs passgenauen Berichten: drei verschiedenen Arten von Beleglisten, zwei Budgetübersichten und einer
speziellen Kostenstellenauswertung mit sämtlichen vorhandenen
Informationen, hier auszugsweise vorgestellt.
1. Budgetübersicht
So beinhaltet ein Bericht „Budgetübersicht“, der intern an Leiter und
Leiterinnen einer Organisationseinheit und Professoren/-innen gerichtet ist, eine aggregierte Darstellung aller Budgets, Ausgaben und/
oder Festlegungen je Kostenstelle der Organisationseinheit oder aller
Drittmittelprojekte. Dargestellt werden diese Werte in Form einer
Kreuztabelle. Dies entspricht dem Aufbau des zuvor monatlichen
Berichtes des Dezernates Finanzen an die Leitungen der Organisationseinheiten. Der Nutzer bekommt so einen Überblick über die
finanzielle Situation einer Organisationseinheit. Außerdem eignet
sich der Bericht als Tischvorlage.
2. Kostenartenübersicht je Kostenstelle
Ein Bericht „Kostenartenübersicht je Kostenstelle“ geht ebenfalls
an die Leiter und Leiterinnen einer Organisationseinheit und an
Professoren und Professorinnen. Er enthält eine aggregierte Darstellung aller Budgets, Ausgaben und/oder Festlegungen je Kostenstelle
der Organisationseinheit und aller Drittmittelprojekte. Dargestellt
wird dies in Form einer Kreuztabelle. Die Werte können zusätzlich
differenziert auf Kontenebene ausgewertet werden. Dieser Bericht
eignet sich als Excel-Datei zur differenzierten Analyse der Organisationseinheit. Außerdem ist die Auswertung der IST-Daten analog der
Mittelfristigen Finanzplanung (MiFi)-Struktur möglich.
3. Kostenstellenübersicht
Der Bericht „Kostenstellenübersicht“ adressiert intern die Kostenstellenverantwortlichen. Er enthält Informationen zu allen Belegen
einer Kostenstelle für ein Geschäftsjahr. Beispiel hierfür ist eine
Laborkostenübersicht. Diese werden nach Einnahmen (Ausgangsrechnungen), Ausgaben (Eingangsrechnungen) und Festlegungen
Foto: Volker Stosberg
(Beschaffungen & Personal) aufgelistet. Jede Seite zeigt zu Beginn die
Höhe des Budgets, der Einnahmen, der Ausgaben, der Festlegungen und
des noch verfügbaren Budgets. Dies ergibt eine jahresbezogene, transparente und vollständige Übersicht aller Belege einer Kostenstelle.
FAZIT DER VERANTWORTLICHEN
In kurzer Zeit wurden sechs Berichte aufgesetzt – mit überschaubarem
finanziellen Aufwand. Dazu gab es ein durchweg positives Feedback
von allen Anwendern. Es stellte sich heraus, dass die Erstellung von
Standardberichten mit MACH BI gute SQL-Kenntnisse voraussetzt.
Damit sind die Standardberichte in der Erstellung komplex, in der Anwendung aber einfach und schnell. Und die automatische, periodische
Zustellung der relevanten Berichte an die Nutzer per E-Mail begeistert
die Berichtsempfänger.
Das Angebot schafft Nachfrage: So gibt es „aus der Kundschaft“ bereits
neue Anregungen für weitere Berichte – auch mit Auswertungen aus
Fremdsystemen. Abschließend wird es zudem eine quantitative (Auditing) und qualitative Evaluation geben. Das Folgeprojekt wurde bereits
geplant und gestartet.
Das zunehmende Finanzvolumen der
FH Münster machte es notwendig, den
einzelnen Kostenstellenverantwortlichen ein effizientes Werkzeug zur
Steuerung und Kontrolle ihrer Budgets
und Projekte an die Hand zu geben.
Daniela Becker-Schinz,
Controlling, Dezernat Finanzen, FH Münster
PRAXISBERICHT // FH MÜNSTER
DIE FH MÜNSTER NUTZT DIE MACH-LÖSUNG
MIT FOLGENDEN MODULEN:
MACH SOFTWARE
IN LEHRE UND FORSCHUNG
MACH Finanzbuchhaltung Seit Jahren bietet MACH integrierte Gesamtlösungen für die Bereiche Finanzen, Personal,
ECM und Business Intelligence – speziell
abgestimmt auf die Anforderungen von Lehrund Forschungseinrichtungen. Mit gutem
Grund, denn dieser Bereich stellt ganz eigene
Anforderungen an Softwarelösungen für das
Verwaltungsmanagement – angefangen mit
der Frage nach dem Buchungssystem bis
hin zu besonderen Erfordernissen der Drittmittelverwaltung oder der Verbuchung von
Umsatzsteuern. Dazu kommen Aspekte wie
die Dezentralisierung von Ressourcenverantwortung und Beschaffung oder die Einführung
von Globalhaushalten. Die Steuerung über
Output-Größen wie Programmbudgets oder
Produkthaushalte gehört ebenfalls dazu. Unser
erfahrenes Berater- und Entwicklerteam kennt
dieses Umfeld in allen Ausprägungen und
liefert passgenaue Lösungen, darunter spezifische Erweiterungen wie die Trennungsrechnung oder die Personalkostenhochrechnung.
MACH BI
So sind Sie gut aufgestellt: mit durchdachten
Entwicklungen, profunder Beratung und sämtlichen Services rund um den Betrieb.
MACH BI: ca. 600
LÜBECK
Wielandstraße 14
23558 Lübeck
Tel. 0451 / 70 64 70
Fax 0451 / 70 64 73 00
[email protected]
www.mach.de
(Neues Finanzmanagement)
MACH KLR
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MACH Anlagenwirtschaft
PRODUKTIVBETRIEB MACH BI
seit 2014
TECHNISCHES UMFELD:
Application-/Web-Server: Windows Server 2008
Datenbank: MS SQL Server 2008
Betriebssystem: Windows
ANWENDER
MACH Finanzen: ca. 50
Ansprechpartnerin:
Daniela Becker-Schinz (MBA)
Fachhochschule Münster – University of Applied Sciences –
Dezernat Finanzen
Teamleitung Controlling,
Liquiditätsmanagement & ERP Software
Hüfferstraße 27
48149 Münster
Tel: +49 251 - 8364318
E-Mail: [email protected]