e-Rechungen - Sage Software

e-Rechungen
Erstellung und Versand
© Copyright 2015 Sage GmbH
Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt,
erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht
für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine
zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.
Inhaltsverzeichnis
1.0
Einführung
3
2.0
2.1
2.2
2.3
Elektronische Rechnungen und ZUGFeRD
Elektronische Rechnungen
ZUGFeRD
Vorteile
4
4
4
4
3.0
Lizenz und Wartungsvertrag
5
4.0
4.1
4.2
4.3
4.4
Einrichtung im Handwerksprogramm
Kundenstamm
Pflichtangaben
Textblock „E-Mail-Rechnung“
Symbol im Dokumentfenster
6
6
7
8
8
5.0
5.1
5.2
Erstellung und Versand einer e-Rechnung
Aufruf und Versenden
Prüfen der eingebetteten Informationen
Aufruf der Funktion
Zusätzliche Informationen
10
10
12
6.0
Fertig!
13
e-Rechungen
Seite 2 von 13
1.0 Einführung
Erklärung der Begriffe / Voraussetzung und Einrichtung
Das Dokument ist gültig für folgende Programme:
HWP
(Professional, Basic, Flex)
PRIMUS SQL Edition (Professional, Basic)
e-Rechungen
Seite 3 von 13
2.0 Elektronische Rechnungen und ZUGFeRD
2.1
Elektronische Rechnungen
Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Datei im PDF-Format. Anstatt des
Versands per Post tritt der kostengünstige und schnelle Versand per E-Mail.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011
eine e-Rechnung einer Rechnung im Papierformat gleichgestellt. Nähere Informationen
hierzu finden Sie unter dem Link http://www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=274&lang=3
2.2
ZUGFeRD
Diese e-Rechnung kann zusätzlich mit weiteren Informationen bestückt werden. Diese
zusätzlichen Informationen sind im ZUGFeRD-Format definiert. Dieser Standard legt fest,
wie die Informationen in einer elektronischen Rechnung gespeichert werden und kann von
einem Computer direkt ausgelesen und in ein Zahlungsverkehr- oder
Buchführungsprogramm übernommen werden.
Das Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem
Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen
Sektor im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet. Das Forum
wird vom Bundeswirtschaftsministerium gefördert.
Das Format entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann
auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr
aufgenommen und angewendet werden.
Weitere Information zu e-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können der Website
www.ferd-net.de entnommen werden. Im kostenlosen Leitfaden zur Einführung von eRechnungen im Unternehmen finden Sie zahlreiche Tipps.
2.3
Vorteile
Mit Rechnungen in elektronischer Form können papierbasierte Prozesse abgelöst
werden. Dies betrifft nicht nur den Versand sondern auch die Weiterleitung im
Unternehmen oder die Archivierung.
Eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer
Form archiviert werden. Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner.
Auch die Weitergabe wird vereinfacht. Während Papierrechnungen oft über die Poststelle
zur Buchhaltung transportiert werden mussten, kann die elektronische Rechnung direkt an
den zuständigen Empfänger digital geschickt werden. Dies beschleunigt die Zustellung
und reduziert Prozesslaufzeiten. Der Erhalt von Skonti bzw. die Einhaltung anderer
Zahlungsfristen kann sichergestellt werden.
e-Rechungen
Seite 4 von 13
3.0 Lizenz und Wartungsvertrag
Zur Nutzung der e-Rechnungsfunktionalität benötigen Sie die Lizenz für das Modul „eRechnung“. Dieses Modul ist im HWP Flex bereits enthalten und kann im HWP Basic und
HWP Professional optional hinzuerworben werden.
Da es sich beim ZUGFeRD-Format (derzeit Version 1.0) noch um einen sehr frühen
Versionsstand handelt und in absehbarer Zeit mit Erweiterungen des Formats zu rechnen
ist, wird zusätzlich ein gültiger Wartungsvertrag und somit ein aktuelles
Handwerksprogramm vorausgesetzt. Wir möchten sicherstellen, dass alle Anwender auf
dem neuesten Stand sind und auch bleiben.
e-Rechungen
Seite 5 von 13
4.0 Einrichtung im Handwerksprogramm
Sofern die Lizenz für das Modul „e-Rechnung“ und ein gültiger Wartungsvertrag vorliegen,
können Sie sofort elektronische Rechnungen erstellen.
4.1
Kundenstamm
Sie können für jeden einzelnen Kunden festlegen, ob er e-Rechnungen erhalten soll oder
nicht. Setzen Sie hierzu im Kundenstamm, Register „Zahlungskonditionen“ das Häkchen
„e-Rechnungen erstellen“.
Haben Sie einen Kunden als Empfänger für e-Rechnungen markiert, so erhalten Sie beim
Druck einer Rechnung den Hinweis, dass dieser Kunde e-Rechnungen erwartet.
e-Rechungen
Seite 6 von 13
4.2
Pflichtangaben
Achten Sie bitte darauf, dass in e-Rechnungen einige Pflichtangaben gefordert sind.
Es ist davon auszugehen, dass sowohl in Ihren Betriebsdaten, wie auch bei den meisten
Kunden in Ihrem Kundenstamm die Pflichtangaben bereits hinterlegt sind.
Falls eine Pflichtangabe für einen Kunden fehlt, werden Sie bei Erstellung der eRechnung darauf hingewiesen.
Sie können die Informationen in einem solchen Fall nachtragen und die Rechnung
nochmals erstellen.
e-Rechungen
Seite 7 von 13
4.3
Textblock „E-Mail-Rechnung“
Da e-Rechnungen nach Erstellung per E-Mail versendet werden, empfehlen wir einen
Textblock „EMAIL RECHNUNG“ im Textblockstamm anzulegen.
Sie können im Textblock die gleichen Platzhalter, wie in der Rechnung selbst verwenden.
Ein Beispiel für diesen Textblock finden Sie in der folgenden Abbildung.
4.4
Symbol im Dokumentfenster
Wenn das Symbol zum Erstellen einer PDF-Datei oder e-Rechnung noch nicht in der
Symbolleiste von Rechnungen erscheint, so können Sie dieses einfach einfügen.
Klicken Sie auf das kleine Dreieck
am rechten Rand der Symbolleiste.
Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie bitte hier auf den Menüpunkt „Anpassen…“.
e-Rechungen
Seite 8 von 13
Wechseln Sie in das Register „Befehle“ und wählen die Kategorie „Menü“ aus. Auf der
rechten Seite des Dialogs finden Sie den Eintrag „PDF“. Markieren Sie diesen mit der
Maus und ziehen ihn mit gedrückter linker Maustaste an eine beliebige Stelle der
Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste los.
Abschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche < Speichern > um die Änderungen
beizubehalten.
e-Rechungen
Seite 9 von 13
5.0 Erstellung und Versand einer e-Rechnung
Aufruf und Versenden
Prüfen der eingebetteten Informationen
5.1
Aufruf der Funktion
Die Die Erstellung der Rechnung erfolgt unabhängig davon, ob diese als gedruckte oder
als e-Rechnung versendet werden soll.
Wenn der Kunde im Kundenstamm als Empfänger von e-Rechnungen angelegt ist und
Sie ihm die Rechnung als PDF zusenden, so werden automatisch die eingebetteten
Informationen erzeugt und angehängt.
Zum Versenden der Rechnung als PDF klicken Sie einfach auf das Symbol < PDF > in
der Symbolleiste der Rechnung.
Sofort wird eine PDF-Datei mit dem Inhalt der Rechnung erzeugt und angezeigt.
e-Rechungen
Seite 10 von 13
Wenn Sie dieses Fenster schließen, so öffnet sich die E-Mail mit der soeben angezeigten
PDF-Datei als Anhang. Dabei wird der unter Punkt 4.3 angelegte Textblock als Nachricht
der Mail verwendet.
e-Rechungen
Seite 11 von 13
5.2
Zusätzliche Informationen
Sie können sich jederzeit die eingebetteten Informationen ansehen.
Öffnen Sie hierzu die PDF-Datei der e-Rechnung und klicken Sie auf das Symbol
.
Sie bekommen auf der rechten Seite des PDF-Viewers die eingebetteten Informationen
angezeigt.
Mit einem Doppelkick auf den Eintrag „ZUGFeRD-invoice.xml“ öffnen sich die
eingebundenen Informationen als Datei.
e-Rechungen
Seite 12 von 13
6.0 Fertig!
Die Voraussetzungen zur Nutzung der Funktion der e-Rechnung wurden erfolgreich
eingerichtet.
Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm
durch Druck auf die Taste „F1“ die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen
- immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt.
Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank,
welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank
im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp
e-Rechungen
Seite 13 von 13