Buchhaltungsabschluss

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Jahresabschluss der
Buchhaltung im ReNoStar
Inhalt:
Buchhaltungsarchiv ........................................................................... 2
Daten erzeugen ................................................................................. 4
Listenerstellung ................................................................................. 8
Verbuchen des Jahresjournals .......................................................... 9
Durchführung von Eröffnungsbuchungen........................................ 10
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Buchhaltungsabschluss
Buchhaltungsabschluss
Um den Jahresabschluss durchführen zu können, ist es erforderlich, wie üblich
den Tagesabschluss durchzuführen und das Monatsjournal Dezember zu
verbuchen.
Die Vorgehensweise für den Monatsabschluss Dezember ist die Gleiche, wie für
die vorigen elf Monate auch.
Nach dem Verbuchen des Monatsjournals Dezember ist keine Belegerfassung
oder Umbuchung mehr möglich. Sie erhalten hierbei vom Programm einen
entsprechenden Hinweis:
Zu diesem Zeitpunkt sind nur noch die Auswertungen möglich.
Buchhaltungsarchiv
Daten nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) bereitstellen
Seit dem 1. Januar 2002 können Steuerprüfer der Finanzverwaltung
steuerrelevante Unterlagen, die Unternehmen in digitaler Form vorliegen, von
diesen auch in digital aufbereiteter Form anfordern.
Dabei stellt das Finanzamt bestimmte Forderungen an die Aufbereitung der zu
überlassenden Unterlagen:
So sind dem Prüfer alle Informationen in maschinenlesbarer Form auf geeigneten
Datenträgern zu übergeben (z.B. Datenträgerüberlassung der gespeicherten,
steuerlich relevanten Daten samt aller Informationen zur Auswertung)
Die Anforderungen dazu sind in den GDPdU zusammengefasst.
Dies berechtigt den Steuerprüfer, auf Ihre Systeme und Daten der letzten 10 Jahre
in folgender Form zuzugreifen:
In unmittelbarer Form
-
Der Prüfer greift selbst auf die Datenverarbeitungssysteme zu.
-
Der Zugriff ist nur lesend, umfasst aber alle Möglichkeiten der verwendeten
Datenverarbeitungssysteme.
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Buchhaltungsabschluss
-
Nutzung der Funktionen zum Speichern und Wiederherstellen der einzelnen
Jahrgänge
In mittelbarer Form
-
Der Prüfer verlangt vom Steuerpflichtigen, dass er die Daten nach
seinen Vorgaben zur Verfügung stellen muss.
Hierfür können wir keine „Standardlösung“ anbieten, da die Vorgaben von Finanzamt zu
Finanzamt unterschiedlich sein werden. Da die steuerrelevanten Daten aber gesichert
sind kann im Einzelfall eine Individuallösung gefunden werden. Bei Bedarf wenden Sie
sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.
In Form der Datenträgerüberlassung
-
Der Prüfer fordert, dass ihm die Daten zur maschinellen Auswertung
auf einem geeigneten Datenträger überlassen werden.
-
Hierfür bietet die ReNoStar GmbH eine genormte Datei an, welche in
die Software „IDEA“ eingelesen werden kann. – Von IDEA hat das BMF
14 000 Lizenzen erworben und wird diese Software – nach
entsprechender Ausbildung der Außenprüfer – flächendeckend
einsetzen.
-
IDEA dient ausschließlich zur Analyse von Daten, die der
Steuerprüfung unterliegen können und wird sich kurzfristig als
Standardverfahren etablieren.
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Buchhaltungsabschluss
Daten erzeugen
Eine
Funktion
des
Jahresabschlusses
ist
die
Erzeugung
eines
Buchhaltungsarchivs zur Aufbewahrung der Buchhaltungsdaten für eine
Steuerprüfung bzw. zur Übersendung dieser Dateien an das Finanzamt.
Nach Anwählen dieser Funktion erfolgt noch eine Abfrage nach dem Jahr
(laufendes und letztes Jahr sind wählbar).
Sie sollten prinzipiell immer das letzte Jahr archivieren, da im laufenden
Kalenderjahr auch nach dem Jahresabschluss noch Buchungen gespeichert
werden
können,
bedingt
durch
die
einstellbare
Möglichkeit
der
periodenübergreifenden Buchhaltung.
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Buchhaltungsabschluss
Dateien zur Übersendung an das Finanzamt
Die gesicherten Dateien finden Sie im Unterverzeichnis „EXCEL“ unterhalb des
ReNoStar Serverpfades (Explorer Datenpfad, über rechte Maustaste in ReNoStarHintergrund)
Ordner Excel
Ordner Jahr (hier 2004)
Ordner Firma (hier 01)
Dateien mit
dem Jahresjournal
Journal.txt
der Jahressaldenliste
SaldList.txt
den Steuerdateien
xml und dtd
Das Datenformat kann durch das prüfende Finanzamt in die offizielle Prüfsoftware
"IDEA" problemlos eingelesen werden und ist auch für diese Anwendung
freigegeben worden.
Datenreaktivierung für Buchprüfung
Die Daten für eine zehnjährige Aufbewahrung werden im ReNoStar- Datenpfad in
einem Ordner „Archiv“ gespeichert.
Dieser Ordner darf nicht gelöscht werden.
Das Reaktivieren muss nur bei Bedarf aufgerufen werden, wenn also alte
Buchhaltungsjährgänge eingesehen werden wollen oder sollen.
Nach dem Starten des Programms erhalten Sie die Programm-Maske zur Auswahl
des gewünschten Jahrganges und der gewünschten „Firma“.
Damit die „alten“ Jahrgänge parallel zu den aktuellen bearbeitet werden können,
erfolgt die Reaktivierung in automatisch neu erzeugte Datenbestände von der
Nummer 81 an aufwärts, d.h. Firma 01 Æ 81, Firma 02 Æ 82 etc.
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Buchhaltungsabschluss
wird nun automatisch ein „neuer“ Datenbestand – hier mit der
Mit
Nummer 81 – angelegt.
Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Nach Abschluss der Datenanlagen erfolgt der Import.
Bei Fertigstellung wird eine entsprechende Meldung eingeblendet.
Nach Beenden von ReNoStar und Neustart des Programms ist der reaktivierte
Datenbestand in der Menüleiste über
verfügbar.
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Buchhaltungsabschluss
Die reaktivierten Datenbestände beinhalten:
-
Akten
-
Aktenkonten
-
Jahresjournal
-
Kontenrahmen
sowie für Auswertungen:
-
Referate
-
Sachbearbeiter
-
Buchhaltungsparameter
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Buchhaltungsabschluss
Listenerstellung
Für eine Einnahme-/Überschussbuchhaltung besteht die Pflicht, alle Einnahmen
und Ausgaben aufzuführen.
Diese Aufstellung ist mit dem Vorliegen von Journalen vorhanden.
In der ReNoStar- Terminologie bedeutet dies:
-
alle Tagesjournale ,
-
12 Monatsjournale oder
-
das Jahresjournal
müssen in gedruckter Form vorliegen
Haben Sie unsere Empfehlungen aus dem letzten Jahr berücksichtigt und jeweils
das Monatsjournal zu Papier gebracht, erübrigt sich der Druck eines
Jahresjournals.
Nutzen Sie allerdings die Möglichkeit periodenübergreifend zu buchen, ist ein
kompletter Druck des Jahresjournals erforderlich
Der Druck und das Verbuchen des Jahresjournals erfolgt über die Menükacheln
Finanzbuchhaltung
Abschlüsse
Jahresabschluss
Der Ausdruck der erforderlichen Listen erfolgt analog dem Druck der Tages- und
Monatsjournale.
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Buchhaltungsabschluss
Verbuchen des Jahresjournals
Das Verbuchen selbst benötigt nur sehr wenig Zeit, da die programminternen
Überprüfungsroutinen bereits beim Monatsabschluss Dezember durchgeführt
wurden.
Vor Beginn des Verbuchungsvorganges erscheint nochmals ein Hinweis bezüglich
der erforderlichen Datensicherung.
Beim Bestätigung der Abfrage mit
Datensicherung vom Programm erstellt wird.
wird keine automatische
Hierbei wird der Verbuchungsvorgang lediglich abgebrochen,
erforderliche Datensicherung noch durchgeführt werden kann.
damit
die
Sollte die Datensicherung bereits vorliegen, kann diese Abfrage mit
bestätigt werden, damit der Verbuchungsvorgang gestartet werden kann.
Mit dem Verbuchungslauf werden alle Buchungen aus dem vorletzten Jahr
gelöscht.
Die Buchungen des letzten Jahres stehen weiterhin zur Verfügung und können
noch über Auswertungen und Listendrucke angesprochen werden.
Sollten hier noch Ausdrucke gewünscht werden, muss die Abfrage mit
bestätigt werden.
Es erscheint sodann wieder der Programmbereich Jahresabschluss, woraus die
gewünschten Ausdrucke getätigt werden können.
Sollten
bereits
alle
Ausdrucke
vorliegen,
kann
diese
Abfrage
mit
bestätigt werden und der Verbuchungsvorgang wird anschließend
gestartet, alle Buchungen aus dem Vorjahr werden gelöscht.
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Buchhaltungsabschluss
Durchführung von Eröffnungsbuchungen
Nach der Verbuchung des Jahresjournals erfolgt eine Abfrage, wie die
Eröffnungsbuchungen durchgeführt werden sollen:
Es bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:
Alle Konten
Bei dieser Anwahl werden alle Salden folgender Kontenklassen ins
neue Jahr fortgeschrieben.
-
Anlagekonten
-
Finanzkonten
-
Sammelkonto Fremdgeld + zugehörige Referats- und / oder
Sachbearbeiterkonten (wenn aktiviert)
-
Sammelkonto Auslagen + zugehörige Referats- und / oder
Sachbearbeiterkonten (wenn aktiviert)
-
Umbuchungskonto, unklare Zahlungen und Löschen /
Korrigieren
-
Geldtransfer
nur Finanzkonten
Folgende Konten werden eröffnet:
-
alle Finanzkonten einschließlich Umbuchungskonten
-
Sammelkonto Fremdgeld
-
Sammelkonto Auslagen
Die Sachkonten (speziell die Anlagekonten), können dann im Laufe des Jahres
per Hand angelegt werden. Diese Vorgehensweise ist typisch für den Fall, dass
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Buchhaltungsabschluss
die Abschreibungen nicht selbst gebucht werden.
nur Statistische Konten
Über das Umbuchungskonto werden folgende Konten eröffnet:
-
statistische Sachbearbeiter- und/oder Referatskonten
-
Fremdgeldkonten
-
steuerfreie Auslagen
Diese Option kann auch nach Durchführung einer der beiden anderen Optionen
nochmals separat angewählt werden, hierbei müssen aber auf jeden Fall die
Eröffnungsbuchungen durch einen Tagesabschluss bereits verbucht sein!
Datum der Eröffnungsbuchungen
Wählen Sie hierzu unbedingt ein Datum im neuen Jahr !
Zur Dokumentation der Eröffnungsbuchungen ist im Anschluss der Druck eines
Tagesjournals zu empfehlen, welches nach Prüfung auch über eine
Tagessaldenliste - zu verbuchen ist.
Änderungen Kontenrahmen
Sollen Änderungen im Kontenrahmen vorgenommen werden, ist der günstigste
Zeitpunkt direkt nach dem Verbuchen des Jahresjournals, ohne dass bereits
Eröffnungsbuchungen durchgeführt wurden. Zu diesem Zeitpunkt besteht die
Sicherheit, dass noch keine Konten bebucht sind.
Dazu ist es erforderlich, das Jahresjournal zu initialisieren und den Kontenrahmen
auf Null zu stellen, da ReNoStar zwei Buchhaltungsjahrgänge verwaltet. Hier sollte
aber auf jeden Fall vorher das HelpDesk kontaktiert werden, um die einzelnen
Arbeitsschritte bzw. die gewünschten Änderungen abzusprechen!
Dies
kann
auf
Wunsch
auch
gegen
einen
entsprechenden
Dienstleistungsauftrag mit telefonischer Unterstützung durch das Help-Desk
abgewickelt werden.
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