Infoschreiben für Arbeitgeber - Steuerberaterin Philipp

Infoschreiben für Arbeitgeber
Sehr geehrte Mandanten,
da in nächster Zeit im Bereich der Lohnabrechnung wieder einige Änderungen auf uns zukommen
werden, möchten wir Sie diesbezüglich in diesem Schreiben kurz informieren.
1. Abruf der elektronischen Abzugsmerkmale (sog.ELStAM) durch den
Arbeitgeber
Bei der Anmeldung von Arbeitnehmern müssen künftig folgende Informationen vorliegen:
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die steuerliche ID Nummer;

das Geburtsdatum;.

ob es sich um sein Haupt- oder Nebendienstverhältnis handelt;

ob und gegebenenfalls in welcher Höhe ein Freibetrag zu berücksichtigen ist.
Falls der Arbeitnehmer die Daten vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt, ist ein Abruf der ELStAM
nicht möglich. Der Arbeitnehmer muss nach der Steuerklasse VI ( Steuerklasse mit der höchsten
Steuerbelastung) besteuert werden. Die Weigerung oder das Versäumnis des Arbeitnehmers ist im
Lohnkonto festzuhalten.
Was hat der Arbeitnehmer nach Einführung des ELStAM-Verfahrens zu beachten?

Bei Heirat:
Die Daten werden automatisch an das Finanzamt weiter geleitet. Es wird
jedoch von Amtswegen bei jedem Ehegatten die Lohnsteuerklasse IV
berücksichtigt. Ist eine Änderung auf die Steuerklassen III / V gewünscht,
muss beim zuständigen Finanzamt ein Änderungsantrag gestellt werden.

Bei Geburt eines Kindes:
Der Kinderfreibetrag wird nach der Geburt automatisch beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
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Bei Trennung oder Scheidung:
Der Zeitpunkt der Trennung muss der Finanzverwaltung mitgeteilt werden.
Die Änderung des Familienstandes in „geschieden“ erfolgt automatisch
von der Meldebehörde.
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Bei einem Arbeitgeberwechsel:
Der Arbeitnehmer muss lediglich dem neuen Arbeitgeber die zur Anmeldung
notwendigen Daten mitteilen.
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Bei Änderung von Freibeträgen:
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Sollten sich die Freibeträge zu Ungunsten des Arbeitnehmers ändern, ist
dieser verpflichtet die Änderungen dem zuständigen Finanzamt bekannt zu
geben.
Da sich die gespeicherten ELStAM-Daten jederzeit ändern können ,ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die ELStAM nicht nur einmalig sondern monatlich abzurufen. Der Abruf der Daten kann
ab dem 5. Arbeitstag des Folgemonats erfolgen. Da sich die Abzugsmerkmale in einer Vielzahl der
Fälle nicht monatlich ändern werden, hat die Finanzverwaltung einen Mitteilungsservice eingerichtet.
Zur Nutzung dieses Mitteilungsverfahrens kann sich der Arbeitgeber im ElsterOnline-Portal
(www.elster.de) registrieren. Erfährt der Arbeitgeber über diesen E-Mail-Service, dass sich in diesem
Monat keine Änderungen ergeben haben, ist er für diesem Zeitraum vom Abruf befreit. Wird ihm
allerdings mitgeteilt, dass neue bzw. geänderte ELStAM bereit stehen, ist er zum Abruf verpflichtet.
Der Abruf wird automatisch im Rahmen der Gehaltsabrechnung von unserer Kanzlei
durchgeführt, Sie müssen sich somit nicht selbst darum kümmern.
2. Einführung des SEPA-Verfahrens
Ab dem 01.02.2014 muss bei Überweisungen und Lastschriften zwingend auf das SEPA-Verfahren
umgestellt werden. Bei der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift werden die Kontoverbindungen von Zahler und Zahlungsempfänger durch die IBAN (International Bank Account Number,
internationale Bankkontonummer) und den BIC (Business Identifier Code, internationale
Bankleitzahl) identifiziert anstatt wie bisher anhand von Kontonummer und Bankleitzahl. Der BIC
wird jedoch bis zum 01.02.2016 nur für internationale Überweisungen benötigt. Nach dieser
Übergangszeit ist für sämtliche Überweisungen die IBAN ausreichend.
Da natürlich auch im Rahmen der Lohnabrechnung auch auf das SEPA-Verfahren umgestellt werden
muss, werden wir Sie im Rahmen der Lohnabrechnung um Mitteilung der IBAN Ihrer Arbeitnehmer
bitten. Hierzu erhalten Sie die nächsten Monate eine Aufstellung der bei uns gespeicherten Kontoverbindungen Ihrer Arbeitnehmer. Wir ersuchen Sie, diese Aufstellung mit der IBAN Ihrer Arbeitnehmer zu ergänzen und die Liste zeitnah an uns zurück zu schicken.
Da vom SEPA-Verfahren auch der komplette Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens betroffen ist,
bitten wir Sie, sich bald möglichst über die neuen Zahlungsmodalitäten zu informieren. Hierzu
erhalten Sie Hilfe bzw. Informationen bei Ihrer Bank oder im Internet unter www.sepadeutschland.de
3. Allgemeinverbindliche Tarifverträge
Alle Mandanten bei denen allgemeinverbindlich Tarifverträge zur Anwendung kommen, wie z.B.
Mandanten aus dem Friseurhandwerk, möchten wir im Hinblick auf die Thematik Arbeitslohn auf
folgendes ausdrücklich hinweisen.
Ein Entgeltanspruch mindestens in Höhe des im allgemeinverbindlichen Tarifvertrag festgesetzten
Lohns kann von den Parteien eines Arbeitsvertrages, die der Geltung dieses Tarifvertrages unterliegen, nicht rechtswirksam unterschritten werden.
Bei untertariflicher Zahlung sind danach jedenfalls die nach dem Tarifvertrag geschuldeten
Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Andernfalls muss ein Arbeitgeber z.B. infolge einer
Betriebsprüfung der Rentenversicherungsträger mit erheblichen Nachforderungen rechnen.
In welchen Branchen mit welchem örtlichen Geltungsbereich allgemeinverbindliche Tarifverträge
[2]
bestehen, können Sie gerne bei uns erfragen oder Sie informieren sich darüber im Internet. Das
Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat ein Verzeichnis der für allgemeinverbindlich erklärten
Tarifverträge herausgegeben und auf ihrer Internetseite veröffentlicht (www.bmas.de)
Informationen erhalten sie ggf. auch über die Innung bzw. die Berufskammer, der Sie angehören.
Über diese können Mitglieder oftmals kostenlos oder gegen Zahlung einer geringen Gebühr eine
Ausfertigung des geltenden Tarifvertrages erlangen. Innungen und Berufskammern informieren Ihre
Mitglieder auch regelmäßig über aktuelle tarifliche Änderungen. Wir richten an alle Mandanten die
Bitte, auch an uns entsprechende Mitteilungen über tarifvertragliche Änderungen weiterzuleiten, damit
wir solche Änderungen gemeinsam zeitnah umsetzen können.
4. Prüfungsschwerpunkt: Fragebogen Erklärung zur geringfügigen
Beschäftigung
Die Prüfer der deutschen Rentenversicherung sowie die Prüfer des Zolls legen Ihren Prüfungsschwerpunkt in letzter Zeit erfahrungsgemäß vermehrt auf ordnungsgemäß ausgefüllte Fragebögen zur
geringfügigen Beschäftigung. Da für den Arbeitgeber hier enorme Probleme bzw. bei Beanstandungen Nachforderungsbeiträge zur Sozialversicherung auftreten können, möchten wir Sie nochmals
kurz auf diese beiden Pflichten hinweisen.
Falls Sie gering fügig beschäftigte Arbeitnehmer beschäftigen, muss bei deren Einstellung ein entsprechender Fragebogen ausgefüllt werden (wird Ihnen bei jeder Neuanmeldung automatisch durch
uns übersandt). Der wichtigste Punkt hierbei ist die Überprüfung einer Mehrfachbeschäftigung. Ist
der geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer noch bei anderen Arbeitgebern geringfügig beschäftigt
kann es eventuell zu einer Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze (gesamte geringfügige
Beschäftigungen 450 Euro monatlich) und somit zur Sozialversicherungspflicht kommen. Diese
Sozialversicherungsbeiträge sind vom Arbeitgeber zu entrichten und werden vom ausbezahlten Lohn
(Nettolohn) hochgerechnet.
Da sich bei den geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern jederzeit Änderungen ergeben können,
senden wir Ihnen zukünftig am Anfang eines jeden Kalenderjahres die bei Anmeldung der Arbeitnehmer ausgefüllten Personalfragebögen zu. Die darin enthaltenen Angaben sind vom Arbeitnehmer
durch Unterschrift zu bestätigen bzw. falls Änderungen vorliegen, entsprechend zu berichtigen.
5. Entgeltfortzahlung
(1) Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Der Arbeitnehmer hat Kraft Gesetzes einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für die
Dauer von 6 Wochen. Diesen Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben alle Arbeitnehmer. Auf den
Umfang der Tätigkeit kommt es hierbei nicht an. Somit haben auch Auszubildende und geringfügig
Beschäftigte das Recht auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit. Nach den ersten sechs Wochen erhält
der Arbeitnehmer Krankengeld von der Krankenkasse. Die 6-Wochenfrist wird immer auf ein
Krankheitsbild gerechnet. War der Beschäftigte also in den letzten Monaten infolge derselben
Krankheit arbeitsunfähig, so wird die Dauer der früheren Entgeltfortzahlungen auf die Dauer
entsprechend angerechnet. Liegt jedoch zwischen zwei Arbeitsunfähigkeiten die auf dieselbe
Krankheit zurückzuführen sind, ein Zeitraum von sechs Monaten, so besteht ein erneuter Anspruch
auf Entgeltfortzahlung.
Bei neu begründeten Arbeitsverhältnissen muss jedoch der Arbeitgeber erst nach einer Wartezeit von 4
Wochen (28 Kalendertage) Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall leisten. Erkrankt der Arbeitnehmer in
[3]
den ersten 4 Wochen erhält er in der Regel Krankengeld von der Krankenversicherung bzw. Verletztengeld von der Berufsgenossenschaft.
Um sich gegen die Entgeltfortzahlung abzusichern, wird monatlich mit den Sozialversicherungsbeiträgen die Umlage U1 als Arbeitgeberkosten in der Lohnabrechnung berücksichtigt. Entsprechend
dem ausgewählten Umlagesatz erhält der Arbeitgeber eine Erstattung der Entgeltfortzahlung. Umso
höher der monatliche Umlagesatz angesetzt wird, desto mehr erhält der Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit erstattet. Die Umlage- und Erstattungssätze sind von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich. In der Regel erhält der Arbeitgeber von den jeweiligen Arbeitnehmer-Krankenkassen eine
Mitteilung mit den auszuwählenden Sätzen. Diese Sätze können jährlich neu angepasst werden. Damit
wir die Lohnfortzahlungserstattung der Krankenkassen im Rahmen der Lohnabrechnung berücksichtigen können, benötigen wir die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen des behandelnden Arztes. Damit
Sie als Arbeitgeber, nicht zu lange in Vorleistung gehen müssen, ersuchen wir Sie, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zeitnah an uns zu übersenden, damit wir die Lohnfortzahlungserstattung bei der
Krankenkasse des Arbeitnehmers beantragen können.
Praxistipp:
Sollten Sie Arbeitnehmer beschäftigen die mehrmals im Jahr krankheitsbedingt arbeitsunfähig sind,
sollte bei der entsprechenden Krankenkasse der höchste Umlagesatz beantragt werden. Bei Arbeitnehmern die nie oder selten erkranken sollte hingegen der niedrigste Umlagesatz gewählt werden.
(2) Entgeltfortzahlung bei Schädigung durch einen Dritten
Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, hat er gewöhnlich für die Dauer von sechs Wochen
einen Entgeltfortzahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber. Dies gilt auch dann, wenn für die
Erkrankung eigentlich ein Dritter verantwortlich ist, z.B. weil ein Dritter einen Verkehrsunfall
verursacht hat, aufgrund dessen der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt.
In diesem Fall regelt das Entgeltfortzahlungsgesetz, dass der Arbeitgeber den weitergezahlten
Arbeitslohn (Nettolohn zzgl. Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung) grundsätzlich von dem Dritten, der für die Situation verantwortlich ist, ersetzt verlangen kann. Juristisch
spricht man von einem gesetzlichen Forderungsübergang, d.h. der Schadenersatzanspruch des
Arbeitnehmers gegenüber den Dritten geht in entsprechender Höhe kraft Gesetz auf den Arbeitgeber
über.
(3) Kinderkrankengeld
Da in der heutigen Zeit meistens beide Elternteile berufstätig sind, wurde vom Gesetzgeber eine
Regelung eingeführt, die es den Eltern erlaubt, zur Pflege des kranken Kindes zu Hause zu bleiben.
Soweit sich im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag diesbezüglich keine
Regelung findet, beurteilt sich die Rechtslage nach den gesetzlichen Vorschriften. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts haben gesetzlich versicherte Arbeitnehmer im Fall der Erkrankung ihres Kindes einen Anspruch auf bezahlte Freistellung für ca. 5 Tage.
Der Arbeitnehmer kann bei seiner Krankenkasse Kinderkrankengeld beantragen. Hierfür müssen
folgende Voraussetzungen vorliegen:
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Das Kind darf das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, Ausnahme behinderte Kinder.
Eine andere im Haushalt lebende Person kann die Pflege des Kindes nicht übernehmen.
Der Arzt hat die Notwendigkeit der Beaufsichtigung des Kindes bescheinigt.
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Krankengeld (liegt bei gesetzlich Versicherten meist vor).
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Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf bezahlte Freistellung von der Arbeit.
Anspruch auf Kinderkrankengeld von der Krankenkasse besteht in jedem Kalenderjahr für jedes Kind
längstens für 10 Arbeitstage, jedoch maximal für alle Kinder 25 Arbeitstage. Bei Alleinerziehenden
verdoppelt sich der Anspruch auf 20 bzw. 50 Arbeitstage. Die Höhe des Kinderkrankengeldes beträgt
70 Prozent des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts.
6. Informationspflicht des Arbeitgebers zur betrieblichen Altersversorgung
In regelmäßigen Abständen wird die Frage an uns heran getragen, welche Informationspflichten
seitens der Betriebe gegenüber Ihren Mitarbeitern zum Thema betriebliche Altersversorgung beste
hen. In letzter Zeit haben sich mehrere Arbeitsgerichte mit dieser Problematik beschäftigen müssen.
Eine generelle Hinweispflicht des Arbeitgebers über eine Möglichkeit der Entgeltumwandlung kann
jedoch weder aus den aktuellen Urteilen, noch aus dem Gesetz abgeleitet werden. Um sich jedoch
auch in der Zukunft vor Schadensersatzansprüchen von Arbeitnehmern zu schützen, ist es ratsam, die
Mitarbeiter einheitlich über die Möglichkeiten einer betrieblichen Altersvorsorge zu informieren.
Sollten Sie schon einen Arbeitnehmer beschäftigen, der eine Entgeltumwandlung zur betrieblichen
Altersversorgung in Anspruch nimmt, finden wir es sogar zwingend notwendig die restlichen
rbeitnehmer bzgl. dieser Möglichkeit zu informieren. Am optimalsten wäre hier eine schriftliche
Bestätigung des Arbeitnehmers, dass er auf die Möglichkeit der Entgeltumwandlung hingewiesen
wurde. Beratung finden Ihre Arbeitnehmer bei den meisten Versicherungsmaklern bzw. -agenturen.
Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer den Versicherungsanbieter frei wählen.
7. Erweiterung unserer Homepage
Auf unserer Homepage finden Sie auf der Startseite den
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und Ihnen öffnen sich die einzelnen Arbeitshilfen die unter anderem auch die folgenden Punkte
enthalten:
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Infoschreiben für Arbeitgeber
Verschiedene Personalfragebögen
Antrag auf Korrektur der ELSTAM-Daten
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