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Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL Überblicktext-Zusammenfassung Personalauswahl Ziel: Ermittlung für die Position geeignete Person Wie: Feststellung der Eignung aller Bewerber für vakante Position Federführend in der Regel durch das Personalwesen, aber in enger Zusammenarbeit mit der betreffenden Fachabteilung Interne Bewerbungen Stützen sich neben der Bewerbung in erster Linie auf bereits vorliegende Daten, z. B. aus Personalbeurteilungen, und auf die Bewährung auf ehemalige und derzeitige Stellen. Eine Bewerbung setzt hier lediglich die Auswahl in Gang. Externe Bewerbung Die Analyse der Bewerbung steht zunächst im Mittelpunkt. Erst danach und für Bewerbungen, die dieser Analyse standgehalten haben, kommen weitere Verfahren in Frage. Mitbestimmung Nach dem Betriebsverfassungsgesetz kann der Betriebsrat in Betrieben mit einer Belegschaft von mehr als 1000 Personen die Aufstellung von Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen, aber auch bei Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen verlangen. Auch wenn das Unternehmen weniger Beschäftigte hat, können derartige Richtlinien erstellt werden, bedürfen aber der Zustimmung des Betriebsrates. Verfahren Sie werden in der Praxis alternativ und kombiniert angewandt. Das Assessment Center fasst die meisten Verfahren zusammen. Die Auswahl endet mit einer ärztlichen Eignungsuntersuchung. Rangfolge eignungsdiagnostischer Verfahren nach Häufigkeit des Einsatzes, Einschätzung der Relevanz und Validität Es wird ersichtlich, dass z. B. Einzelgespräche am häufigsten geführt und von den Verantwortlichen auch als am relevantesten betrachtet werden - sie liefern aber für die Vorhersage der tatsächlichen Eignung des Bewerbers die schlechtesten Informationen 1 Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL Skript-Zusammenfassung Bewerbung Unaufgeforderte Bewerbung Ein Stellensuchender bietet dem Unternehmen seine Leistung an. -> Oft in Zeiten geringer Beschäftigung Erfolgen häufig als Kurzbewerbungen Das Unternehmen soll hierauf antworten, indem es Bewerbungsunterlagen anfordert oder einen nicht vorhandenen Bedarf mitteilt. Aufgeforderte Bewerbung Die Aufforderung ist in einer Stellenanzeige enthalten. Bestandteile einer Bewerbung - Bewerbungsschreiben - Personalfragebogen - Referenzen - Bewerbungsfoto - Schulzeugnisse - Arbeitsproben - Lebenslauf - Arbeitszeugnisse je nach der zu besetzenden Position ist es nicht immer erforderlich, alle diese Teile einzureichen. Dies gilt umso mehr für Positionen der unteren Hierarchie-Ebene. Bearbeitung der Bewerbung Bewerbung Eingang Vorauswahl Bescheid Eingang der Bewerbung Eingang per Internet E-Mail-Bewerbung wird am häufigsten praktiziert Als Kurzbewerbung Oder Bewerbung als Anhang zur E-Mail Das strukturierte Formular Ist auf Homepage des Unternehmens hinterlegt Der Bewerber ruft es auf, füllt es aus und sendet es direkt an den Server des Unternehmens Sehr effizient im Hinblick auf den Bewerbungsprozess Bewerber-Homepage Dient der Präsentation des Bewerbers, ist jedoch nicht stellenspezifisch ausgerichtet. Der Bewerber wendet sich mit E-Mail-Kurzbewerbung an das Unternehmen und weist auf HP hin. Eingang per Post Wird noch am häufigsten angewendet Bearbeitung Eingabe in eine Liste Grobe Durchsicht der Unterlagen – Mindesterwartungen / Mindestanforderungen Bestätigung des Eingangs der Bewerbung bzw. Absage Schriftliche oder telefonische Kontaktaufnahme 2 Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL Pflichten bzgl. der Bewerbungsunterlagen Sorgfältige und sichere Aufbewahrung der Unterlagen Verbot, Unterlagen beliebigen Mitarbeitern zugänglich zu machen Verbot, Unterlagen betriebsfremden Personen zugänglich zu machen Verbot, Unterlagen an ein anderes Unternehmen weiterzuleiten Unverzügliche Rücksendung der Unterlagen in ordnungsmäßigem Zustand, aber ohne Bewerbungsbrief und ohne Personal(frage)bogen Kein Speichern oder Kopieren der persönlichen Daten eines Bewerbers, auch wenn es z. B. beabsichtigt an den Bewerber heranzutreten, es sei denn, es hat ein berechtigtes Interesse Vorauswahl Fachliche Voraussetzung Beleg durch Vorliegen von Zeugnissen, Arbeitsproben, Tests etc. Persönliche Voraussetzug Geistige, charakterliche, körperliche Eignung Müssen im Vorstellungsgespräch erkennbar sein Verstoß gegen Auswahlrichtlinien Betriebsrat kann der Zustimmung zur Einstellung verweigern Auswertung der Bewerbungsunterlagen Systematisch und so objektiv wie möglich Durchführung in Zusammenarbeit der Personalabteilung und Fachabteilung Verwendung eines Auswertungsbogen für jeden einzelnen Bewerber oder als Sammelbogen Bewerbungsschreiben Kriterien zur Auswertung Das Aussehen Die Anforderung an das Aussehen des Bewerbungsschreiben sind bei verschiedenen Berufsgruppen und verschiedenen Hierarchie-Ebenen unterschiedlich Ist das Bewerbungsschreiben klar gegliedert? Ist das Bewerbungsschreiben ordentlich gestaltet? Der Inhalt Er soll stellenspezifisch über den Bewerber informieren und den Informationserwartungen des Unternehmens gerecht werden. Aus welchem Grund erfolgt die Bewerbung? Ist der Bewerber in einem Arbeitsverhältnis? Ist das Arbeitsverhältnis gekündigt oder ungekündigt? Wo ist der Bewerber beschäftigt? Welche besonderen Fähigkeiten hat er? Hat der Bewerber bisher ähnliche Aufgaben gelöst? Wie hoch ist das Einkommen des Bewerbers? Wie sind die Einkommenserwartungen? Wann steht der Bewerber frühestens zur Verfügung? Im Bewerbungsschreiben können Fehleinschätzungen des Bewerbers über sich selbst aufgedeckt und Unsicherheiten aufgedeckt werden, z. B. bei übersteigerter Selbstdarstellung. 3 Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL Arbeitszeugnisse Auf die Ausstellung haben Arbeitnehmer, zur Berufsausbildung Beschäftigte und arbeitnehmerähnliche Personen einen Anspruch Er entsteht mit dem Ausspruch der Kündigung, nicht erst bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Zwischenzeugnis Wird ohne Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt Z.B. bei Versetzung oder Ausscheiden des Vorgesetzten Vorläufiges Zeugnis Ist auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses gerichtet. Es kann mit dem Ausspruch der Kündigung ausgestellt werden und bezieht sich auf den Zeitrum bis zum Ausstellungszeitpunkt. Änderungen in dem zu Ende des Arbeitverhältnisses zu erstellenden Zeugnis sind damit noch möglich. Einfaches Zeugnis – eine Art des Arbeitszeugnisses Überschrift Zeugnis Angaben zur Person des Arbeitnehmers, mit Art und Dauer der Beschäftigung Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Auf Wunsch des AN wird Grund der Kündigung aufgenommen) Schlussfloskel Ausstellungsdatum und Unterschrift Qualifiziertes Zeugnis – eine weitere Art des Arbeitszeugnisses Geht über die Dienstbeschreibung des einfachen Zeugnisses hinaus Es enthält zusätzlich eine Beurteilung der Führung und Leistung Allgemeines zum Arbeitszeugnis das ausgestellte Zeugnis muss wahr sein, wobei ein für den Arbeitnehmer wohlwollender Standpunkt eingenommen werden soll Der AN kann auf Erteilung eines richtigen Zeugnisses klagen und bei schuldhafter Verletzung der Zeugnispflicht vom Arbeitgeber entsprechend Schadenersatz verlangen Ein späterer Arbeitgeber kann bei unrichtig ausgestelltem Zeugnis vom Aussteller Schadenersatz verlangen. Auswertung eines Arbeitszeugnisses Die Auswertung der Arbeitszeugnisse von Bewerbern ist in mehrfacher Hinsicht möglich. Insbesondere können herangezogen werden o Dauer der Tätigkeit o Termine des Ausscheidens o Inhalte der Tätigkeiten o Leistung und Führung Die Erschwernis des Auswertens des Arbeitszeugnisses liegt darin, dass die Arbeitgeber ihre Aussagen mitunter indirekt machen und damit bei der Auswertung zwischen den Zeilen zu lesen ist. Zur Erleichterung gibt es eine Formulierungsskala und Spezialformulierungen. Größere Unternehmen neigen eher dazu sachlich zu formulieren und die Formulierungsskala, Spezialformulierungen, Verschweigen, Hervorhebungen bewusst zu verwenden Kleinere, ggf. auch mittlere Unternehmen könnten Formulierungen uneinheitlich verwenden oder sogar diese Art der Formulierungen überhaupt nicht kennen. 4 Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL Vorstellungsgespräch Ziele des Vorstellungsgesprächs Gewinnen eines persönlichen Eindrucks über den Bewerber Feststellen des Eignungspotenzials des Bewerbers Erkennen von Interessen und Wünschen des Bewerbers Informieren des Bewerbers über Unternehmen und Arbeitsplatz Schaffen eines positiven Eindruckes beim Bewerber Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs Festlegen des/der an dem Vorstellungsgespräch zu beteiligenden Mitarbeiter Planen der Anzahl der mit dem Bewerber vorgesehenen Vorstellungsgespräche Feststellen von Lücken und Unklarheiten bei den Bewerbungsunterlagen Erfassen der Anforderungen der zu besetzenden Stelle Feststellend der Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten Vorbereiten auf besondere, ggf. zu erwartende Fragen Gewährleisten eines ungestörten, zeitlich ausreichenden Vorstellungsgesprächs Allgemeines zum Vorstellungsgespräch Subjektive Gefühle des Gesprächsführenden sollten ausgeschaltet werden (keine Vorurteile, Maßstäbe etc.) Dem Bewerber sind Interesse, Wertschätzung und Verständnis entgegen zu bringen Das Gespräch sollte in einer freundlichen Atmosphäre geführt werden Arten des Vorstellungsgesprächs Das Vorstellungsgespräch kann auf mehrere Arten durchgeführt werden. Nach seiner Strukturierung lassen sich unterscheiden: Freies Vorstellungsgespräch Gesprächsinhalt und Gesprächsablauf sind nicht vorgegeben Vorteil: Flexibilität, sich situationsbedingt anpassen zu können Die Auswertung ist jedoch aufwändig und macht häufig Schwierigkeiten Strukturiertes Vorstellungsgespräch Es ist ein Rahmen vorgegeben, der sich insbesondere auf unbedingt zu klärende Fragen bezieht. Er muss aber den Gesprächsablauf und sonstige Gesprächsinhalte nicht festlegen Es ist noch eine gewisse Flexibilität gegeben Die Auswertung kann einfacher sein als beim freien Standardisiertes Vorstellungsgespräch Gesprächsinhalt und Gesprächsablauf sind genau vorgegeben Gespräch wird sehr unflexibel und starr Auswertung aber relativ einfach und kostengünstig In der betrieblichen Praxis werden meist freie oder strukturierte Vorstellungsgespräche geführt. Nach der Zahl der Personen, die das Gespräch auf der Seite des Arbeitgebers führen, sind zu unterscheiden: Einzel-Vorstellungsgespräch Eine, das Unternehmen vertretende, Person führ das Gespräch mit dem Bewerber. Häufig ist das der Personalleiter, Personalsachbearbeiter oder zukünftiger Fachvorgesetzter Zweier-Vorstellungsgespräch Zwei Personen aus dem Unternehmen führen das Vorstellungsgespräch (z. B. je ein Vertreter der Personalabteilung und der Fachabteilung) Grund: Feststellen der Rolle, Persönlichkeit und Einordnungsfähigkeit des Bewerbers Gruppen-Vorstellungsgespräch 5 Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL An dem weitere Personen teilnehmen Es wird mitunter auch als Belastungs- oder Stress-Gespräch geführt, was arbeitsrechtlich allerdings grundsätzlich nicht zulässig ist. Das Zweier- oder Gruppen-Vorstellungsgespräch kann sich auch nur auf bestimmte Phasen des Vorstellungsgespräches beschränken. Durchführung des Vorstellungsgespräches Aufbau eines Vorstellungsgesprächs Pflichten des Bewerbers wahrheitsgemäße und vollständige Beantwortung rechtlich zulässiger Fragen ungefragte Informationen geben, wenn diese für das Arbeitsverhältnis wichtig sind. Wird der Bewerber diesen Pflichten nicht gerecht, kann das Unternehmen den Arbeitsvertrag anfechten bzw. fristlos kündigen und ggf. Schadenersatz verlangen. Wenn im Vorstellungsgespräch erkennbar wird, dass ein Bewerber nicht für die Stelle geeignet ist sollte dies nicht zu erkennen gegeben und das Gespräch nicht abgebrochen werden, es sei denn, dass grundlegende Differenzen zwischen den Bewerbungsunterlagen und den im Gespräch gemachten Aussagen auftauchen. 6 Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL Auswertung des Vorstellungsgesprächs Dem Vorstellungsgespräch schließt sich unmittelbar eine nach Möglichkeit systematische Auswertung an, die sich vor allem bezieht auf: Das Verhalten des Bewerbers, das Aufschlüsse über sein Wesen gibt, z.B. seine Mimik, Gestik, Sprechweise oder sein Verhandlungsgeschick Die Motive des Bewerbers, die seinen schulischen, beruflichen und privaten Werdegang sowie seine Bewerbung begründen Ein erster gewonnener Eindruck darf das Vorstellungsgespräch und seine Auswertung nicht beeinflussen, um dies zu vermeiden, ist die Verwendung eines Bewertungsbogens empfehlenswert, der grundsätzliche Beurteilungskriterien enthält. Fähigkeitstests Hiermit werden die allgemeine Leistungsfähigkeit, die Intelligenz, spezielle Begabungen und Leistungsfähigkeiten untersucht. Sie ermöglichen Chancengleichheit im Gegensatz zu Noten und Beurteilungen Es gibt folgende Fähigkeitstests: o Allgemeine Leistungstests (geistige Leistungsmerkmale) o Spezielle Leistungstests ( Verhalten in experimenteller Arbeitssituation) o Intelligenztests (Untersuchung der allgemeinen Intelligenz) o Spezielle Begabungstests (technische Begabung, Fingerfertigkeiten, Geschicklichkeit) Sie ermöglichen Chancengleichheit im Gegensatz zu Noten und Beurteilungen Gut verständlich und nachvollziehbar Weisen eine hohe Treffsicherheit auf Testergebnisse können durch Einflussfaktoren bestimmt werden (emotionale Zustände, Einstellungen, Erwartungen) Assessment Center (hat Hormelchen explizit drauf hingewiesen) Sie stellen systematische Verfahren zur qualifizierten Feststellung von Verhaltensleistungen und Verhaltensdefiziten von Bewerbern dar. Folgende Merkmale weisen sie auf: Teilnehmer Dauer Inhalt Übungen Ablauf Beobachter 8-12 Bewerber 1-2 Tage, mitunter auch drei Tage Orientierung an den Erfordernissen der zu besetzenden Stelle Deshalb muss eine Anforderungsanalyse durchgeführt werden, um daraus das Anforderungsprofil für das Aufgabengebiet zu erstellen. Vielzahl von Übungen stehen zur Verfügung, die der Bewerber absolvieren muss. (Müssen sich an Erfordernissen der Stelle orientieren) Übungen müssen Beobachtungen und Bewertungen zu den jeweiligen Anforderungsmerkmalen zulassen. Bewerber werden über Übungen und Anforderungskriterien informiert. Übungen müssen durchgeführt werden, wobei Beobachter das Verhalten aufnehmen und bewerten Zum Abschluss erhält jeder Bewerber ein Feedback Mehrere Personen Führungskräfte, die über gute Kenntnisse der Arbeitsbedingungen und Arbeitserfordernisse verfügen. Psychologen, die Leistungen unparteiisch und objektiv interpretieren. Ggf. Mitarbeiter der Personalabteilung 7 Exzerpt Personal 1 _ SS 06 _ LE 3: PERSONALAUSWAHL Übungen des Assessment Centers: Postkorb GruppenDiskussion Rollenspiel Präsentation Interview GruppenArbeit Bekanntestes Verfahren des Assessment Centers Bewerber muss unter Zeitdruck die Eingangspost einer Führungskraft bearbeten. Es gibt ein vorgegebenes Thema Je brisanter das Thema, desto mehr unterschiedliche Meinungen Evtl. abschließende gegenseitige Beurteilung Simulierung einer praxistypischen Gesprächssituation Bearbeitung einer Aufgabenstellung als Gruppe oder einzeln. Spätere Präsentation im Plenum Dient dazu, nicht direkt beobachtbare Werte, Einstellungen, Motive zu erkennen Bearbeitung einer Aufgabe in der Gruppe, die sich auf betriebliche Gegebenheiten bezieht Im Rahmen des Assessment Centers können auch Persönlichkeitstests und Fähigkeitstests durchgeführt werden Außerdem erfolgt mitunter die Erstellung biographischer Fragebogen, mit denen vergangenheitsbezogene Ereignisse und Erfahrungen einschließlich ihrer Verarbeitung erhoben werden, um auf künftiges Verhalten schließen zu können. Assessment Center ist ein besonders personal-, zeit- und kostenintensiver Eignungstest Ermöglicht jedoch relativ praxisnah, das tatsächliche Verhalten von Bewerbern zu erkennen Inhalte eines Arbeitsvertrages Grundsätzlich ist die inhaltliche Gestaltung des Arbeitsvertrages frei. Jedoch müssen bestehende Vorschriften beachtet werden, die in Gesetzen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen enthalten sind. Inhalte des Arbeitsvertrages können sein: o Vertragsparteien o Vertragsbeginn o Tätigkeitsbezeichnung o Tätigkeitsbeschreibung o Vergütung o Sozialleistungen o Arbeitszeit o Urlaub o Unverschuldete Arbeitsverhinderung o Wettbewerbsverbot / Konkurrenzklausel o Probezeit o Kündigungsfrist 8