Extras für Ihre Mitarbeiter

Extras für Ihre Mitarbeiter
Lohn- oder Gehaltserhöhungen erfreuen sich beim Arbeitnehmer immer geringerer
Wertschätzung, da ein Großteil der Erhöhung der Lohnsteuer und den
Sozialversicherungsabgaben zum Opfer fällt.
Eine positive Anreizwirkung geht stattdessen von steuer- und sozialversicherungsfreien bzw.
weniger stark belasteten Vergütungsbestandteilen und alternativen Möglichkeiten der Entlohnung
aus. Durch den höheren Nettoeffekt sind diese Vergütungsbestandteile für Arbeitnehmer
besonders attraktiv.
1. Was unbedingt beachtet werden muss
1.1. Lohn- und Gehaltsumwandlungen scheiden regelmäßig aus
Oftmals wird der Wunsch gehegt, Teile der mit dem Arbeitnehmer vereinbarten Arbeitsvergütung
in steuer- und sozialversicherungsfreie Leistungen umzuwandeln. Dies nicht zuletzt deshalb, um
Einsparungen auch für das eigene Unternehmen zu erzielen. Hier muss beachtet werden, dass
der Gesetzgeber die Steuerfreiheit nahezu aller Leistungen von der Vorraussetzung abhängig
macht, dass diese zusätzlich zu der geschuldeten Arbeitsvergütung vom Arbeitgeber zu
leisten sind.
 Wichtig
Eine Umwandlung von geschuldetem Arbeitslohn in abgabenfreie Leistungen scheidet
deshalb in fast allen Fällen aus. Bei den steuerfreien Leistungen des Arbeitgebers muss
es sich also um zusätzliche Verdienstbestandteile handeln. Eine Herausrechnung aus
dem vom Arbeitgeber geschuldeten Arbeitsverdienst ist nicht zulässig.
1.2. Eine Vielzahl von Vorraussetzungen sind zu berücksichtigen
Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger knüpfen an abgabenfreie und begünstigt
besteuerte Arbeitgeberleistungen eine Vielzahl von Vorraussetzungen, die es unbedingt zu
beachten gilt. Es liegt auf der Hand, dass diese Vorraussetzungen bei den regelmäßig
stattfindenden Lohnsteueraußen- und Sozialversicherungsprüfungen von den Prüfern sehr genau
unter die Lupe genommen werden.
Wir nur eine der geforderten Bedingungen nicht erfüllt, werden die Leistungen rückwirkend
steuerpflichtig. Dies hat zur Folge, dass auch Sozialversicherungsbeiträge nachträglich zu
entrichten sind. Schuldner der Nachforderungen ist im vollen Umfang der Arbeitgeber. Je nach
Umfang und Dauer der Gewährung, können die Rückforderungen schnell eine beträchtliche
teilweise sogar existenzbedrohende Höhe annehmen. Hinzu kommt, dass gegenüber dem
Arbeitnehmer nur sehr eingeschränkte Rückgriffsmöglichkeiten bestehen.
 Wichtig
Die nachfolgenden Ausführungen zu den einzelnen Vergütungsextras können nicht auf alle
Geforderten Voraussetzungen im Detail eingehen.
2. ABC der begünstigten Leistungen
2.1. Aufmerksamkeiten
Unter Aufmerksamkeiten werden Sachzuwendungen von geringfügigem Wert bezeichnet (z. B.
Blumen, Genussmittel, Buch, Tonträger). Derartige Zuwendungen in Form von Sachleistungen
unterliegen nicht der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht, wenn die Aufmerksamkeit dem
Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses
(z. B. Geburtstag) übergeben wird.
Weitere Voraussetzung ist, dass der Wert der Sachzuwendung den Betrag von 40 Euro (inkl.
Mehrwertsteuer) nicht übersteigt. Bei der Grenze von 40 Euro handelt es sich um einen
Jahresbetrag.
 Wichtig
In Abhängigkeit von den Gegebenheiten bzw. persönlichen Ereignissen des
Arbeitnehmers kann deshalb der Betrag von 40 Euro ggf. mehrfach im Jahr in Anspruch
genommen werden.
Aufmerksamkeiten sind auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmer
zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt. Neben den Aufmerksamkeiten aus besonderem
Anlass besteht die Möglichkeit bestimmte Sachbezüge regelmäßig, also monatlich zu gewähren
(Punkt 2.11).
2.2. Auslagenersatz
Als Auslagenersatz bezeichnet man Auslagen (z.B. Park- oder Telefongebühren, die der
Arbeitnehmer auf Rechnung des Arbeitgebers trägt. Sofern ausschließlich betriebliche Auslagen
ersetzt werden, handelt es sich nicht um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.
Um Auslagenersatz handelt es sich jedoch nicht, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer
Aufwendungen für die private Lebensführung ersetzt.
2.3. Beihilfen (Notstandsbeihilfen)
Beihilfen und Unterstützungen sind bis zu einem Betrag von 600 Euro pro Kalenderjahr steuerund in der Folge sozialversicherungsfrei. Wichtige Voraussetzung für die Gewährung ist, dass bei
dem Arbeitnehmer ein sog. Anlassgerechtes Ereignis (z.B. Krankheitsfall, Tod naher Angehöriger,
Schäden durch höhere Gewalt) eingetreten ist.
 Wichtig
Beihilfen und Unterstützungen sind nur dann abgabenfrei, wenn ein besonderer Notfall
beim Arbeitnehmer vorliegt. Es empfiehlt sich einen schriftlichen Nachweis über das
Ereignis zum Lohnkonto des Mitarbeiters zu nehmen.
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2.4. Belegschaftsrabatte
Überlassen Sie ihnen Arbeitnehmern eigene Waren oder Dienstleistungen unentgeltlich oder
gewähren Sie hierauf einen Rabatt, ist dies bis zu einem Betrag von 1.080 Euro im Jahr je
Mitarbeiter ohne Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge möglich.
Wichtige Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um eigene Waren oder Dienstleistungen handelt,
die vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt werden.
Rabatte durch Dritte fallen nicht unter die Rabattfreibetragsregelung.
Maßgebend für die steuerliche Bewertung des eingeräumten Rabattes ist der um 4% Prozent
geminderte Endpreis, zu denen der Arbeitgeber die Waren oder Dienstleistungen fremden
Endverbrauchern anbietet.
Beispiel:
Ein Möbelhaus überlässt einem Arbeitnehmer eine Schrankwand zu einem Preis
von 1.000 Euro. Der durch Preisauszeichnung im Geschäft angegebene Endpreis
beträgt 2.500 Euro.
Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils ist der Endpreis von 2.500 Euro um 4%
(= 100 Euro) zu kürzen. Unter Anrechnung des vom Arbeitnehmer gezahlten
Entgelts von 1.000 Euro verbleibt ein geldwerter Vorteil in Höhe von 1.400 Euro
(2.400 Euro – 1.000 Euro). Dieser Betrag überschreitet den Rabattfreibetrag von
1.080 Euro um 320 Euro. Beim Arbeitnehmer ist lediglich der Betrag von 320 Euro
als geldwerter Vorteil anzusetzen.
2.5. Computer
Die private Nutzung eines betrieblichen – also im Eigentum des Arbeitgebers verbleibenden –
Computers einschließlich des Zubehörs durch den Arbeitnehmer ist steuer- und
sozialversicherungsfrei. Die Abgabenfreiheit ist unabhängig von der Höhe und dem Verhältnis von
beruflicher und privater Nutzung. Das bedeutet, dass Sie ihren Arbeitnehmern einen betrieblichen
PC auch zur ausschließlichen Privatnutzung überlassen können. Neben der Überlassung eines
betrieblichen PCs können Sie darüber hinaus auch die Kosten für die Internet-Nutzung steuerfrei
ersetzen.
 Wichtig
Wird dagegen ein Computer oder Zubehör in das Eigentum des Arbeitnehmers (z. B.
durch Schenkung) übertragen, liegt in Höhe des ortsüblichen Preises steuer- und
sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Es empfiehlt sich deshalb, dass die Geräte
im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben. Hierüber sollte eine schriftliche Vereinbarung
geschlossen werden.
2.6. Darlehen
Trotz der derzeit relativ geringen Kreditzinsen kann ein vom Arbeitgeber eingeräumtes Darlehen
eine interessante Vergütungsalternative darstellen. Steuerfrei kann ein zinsloses oder
zinsgünstiges Darlehen dann gewährt werden, wenn der nicht getilgte Darlehensbetrag am Ende
des Lohnzahlungszeitraums den Betrag von 2.600 Euro nicht übersteigt. Wird ein Darlehen über
2.600 Euro eingeräumt ergibt sich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, wenn der Arbeitgeber
einen geringeren als den marktüblichen Zinssatz (derzeit 5%) erhebt.
 Wichtig
Es empfiehlt sich einen schriftlichen Darlehensvertrag zu schließen, aus dem sich die
Regelungen über Höhe des Darlehens, Laufzeit, Verzinsung und Tilgung ergeben.
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2.7. Fahrtkostenerstattungen
Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einen Fahrtkostenersatz für die Wege zwischen
Wohnung und Arbeitsstätte konnte dieser bis 31.12.2006 im vollen Umfang mit 15% pauschal
besteuert werden. Dies hatte die Sozialversicherungsfreiheit der Fahrtkostenerstattung zur Folge.
Die Neuregelung der Entfernungspauschale ab 1.1.2007 wirkt sich erheblich auf die
Fahrtkostenerstattung an Arbeitnehmer aus. Die Lohnsteuerpauschalierung bleibt zwar erhalten,
sie ist jedoch erst ab dem 21. Entfernungskilometer möglich.
Dies hat zur Folge, dass die bislang lediglich mit Pauschalsteuern belasteten Leistungen des
Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – für eine Entfernung bis 20 km –
nun der regulären Besteuerung und der Sozialversicherungspflicht beim Arbeitnehmer
unterliegt. Erst ab dem 21. Entfernungskilometer setzt die Möglichkeit zur günstigen
Pauschalbesteuerung wieder ein.
 Wichtig
In diesem Zusammenhang sollte über die Möglichkeit nachgedacht werden, die bisherigen
Fahrtkostenzuschüsse durch einen – bis 44 Euro/Monat begünstigten – Benzingutschein
zu ersetzen (Punkt 2.11).
2.8. Fortbildungsveranstaltungen mit Freizeitelementen
Fortbildungsveranstaltungen, die neben Fachvorträgen auch Freizeitelemente beinhalten,
erfreuen sich bei den Mitarbeitern wachsender Beliebtheit. Die neuere BFH-Rechtsprechung zu
den sog. Gemischt veranlassten Dienstreisen und der ab dem Jahr 2007 neu eingeführte § 37b
EStG macht diese Anreizkomponente zusätzlich interessant.
Bisher mussten derartige Aufwendungen, die sowohl beruflich als auch privat veranlasst waren,
dem Arbeitnehmer im vollen Umfang als Arbeitslohn zugerechnet werden. Eine Aufteilung der
Zuwendungen in einen für den Arbeitnehmer steuerpflichtigen und steuerfreien Teil kam
regelmäßig nicht in Betracht. Vom diesem „Ganz - oder – gar – nicht - Prinzip“ ist der BFH
abgerückt und lässt nun eine Aufteilung der Kosten in betrieblich und privat zu. Zur Vereinfachung
des Besteuerungsverfahrens des Privatanteils besteht ab 1.1.2007 zudem eine neue
Pauschalierungsmöglichkeit mit dem Pauschalsteuersatz von 30%.
Beispiel:
Ein Pharmaunternehmen lädt im März 2007 Kunden sowie eigene Arbeitnehmer zu
einem 5-tägigen Seminar nach London ein. Neben Fachvorträgen enthält das
Rahmenprogramm auch zahlreiche Veranstaltungen (z. B. Besichtigungen) die
eindeutig privat veranlasst sind. Der private Anteil beträgt zweifelsfrei 50% der
Gesamtkosten der Reise.
Für die privat veranlassten Aufwendungen der Reise kann der Arbeitgeber von der
Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer mit 30% Gebrauch machen. Durch
die Pauschalbesteuerung ergibt sich für die an der Reise teilnehmenden
Arbeitnehmer kein anzusetzender geldwerter Vorteil.
2.9. Kinderbetreuungskosten
Eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist der Wunsch vieler erwerbstätiger Eltern. Baroder Sachleistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern in
Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen zählen nicht zum lohnsteuer- und
sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Die Steuerfreiheit gilt auch, wenn der nicht beim
Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen trägt.
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 Wichtig
Die Betreuung im eigenen Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen, Haushaltshilfen oder
Familienangehörige, ist nicht begünstigt.
Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung der Mittel
nachzuweisen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet den Originalbeleg als Nachweis zum Lohnkonto
des Arbeitnehmers zu nehmen.
2.10. Telekommunikationsgeräte
Eine interessante Vergütungsalternative mit hoher Anreizwirkung ist die Überlassung
betrieblicher Telekommunikationsgeräte an Arbeitnehmer. Neben der Überlassung von
betrieblichen Personalcomputern (Punkt 2.5) ist auch die Zurverfügungstellung von
arbeitgebereigenen Telekommunikationsgeräten, wie z. B. Telefone, Handys, Faxgeräte im
vollem Umfang lohnsteuerfrei.
 Wichtig
Wie bei der Überlassung eines betrieblichen PCs gilt die Steuerfreiheit für
arbeitgebereigene Telekommunikationsgeräte unabhängig vom Verhältnis der beruflichen
zur privaten Nutzung. Selbst eine 100 %-ige Privatnutzung der Geräte ist deshalb
unschädlich.
Die Steuerfreiheit gilt nicht nur für die Privatnutzung des Telefons im Betrieb, sondern auch, wenn
dem Arbeitnehmer ein betriebliches Handy ur privaten Nutzung außerhalb des Unternehmens
überlassen wird. Ebenfalls begünstigt ist die Einrichtung eines betrieblichen Telefonanschlusses in
der Wohnung des Arbeitnehmers. Die Steuerfreiheit erstreckt sich sowohl auf den Vorteil der
Gerätenutzung als auch auf die damit verbundenen Grundgebühren und Verbindungsentgelte.
Handelt es sich dagegen um ein privates Telefon des Arbeitnehmers und fallen von diesem
Privatanschluss erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an,
können vom Arbeitgeber ohne Einzelnachweis bis zu 20% des Rechnungsbetrags, höchstens 20
Euro im Monat steuerfrei ersetzt werden.
2.11. Warengutscheine
Immer häufiger gehen Arbeitgeber dazu über, Warengutscheine (z. B. Benzingutscheine) an
Arbeitnehmer auszugeben. Für die Frage, ob es sich dabei um steuerpflichtigen Arbeitslohn oder
um einen begünstigten Sachbezug handelt, ist darauf abzustellen, ob der Warengutschein beim
Arbeitgeber oder bei einem Dritten einzulösen ist.
Einlösung von Warengutscheinen im eigenen Betrieb
Warengutscheine die beim eigenen Arbeitgeber einzulösen sind, stellen auch dann einen
begünstigten Sachbezug dar, wenn der Gutschein nur auf einen Euro-Betrag lautet. Für auf den
eigenen Arbeitgeber bezogene Gutscheine ist die monatliche 44 Euro-Freigrenze oder der sog.
Rabattfreibetrag (Punkt 2.4) von jährlich 1.080 Euro anwendbar.
Einlösung von Warengutscheinen bei einem Dritten
Warengutscheine, die der Arbeitnehmer bei einem Dritten einlösen kann, sind ebenfalls bis zu
einem Wert von 44 Euro im Monat je Arbeitnehmer begünstigt. Diese bei einem anderen
Unternehmen einzulösenden Gutscheine unterliegen allerdings erheblich strengen
Anforderungen.
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 Wichtig
Auf einen Gutschein der zum Einkauf bei einem Dritten berechtigt muss die Ware nach Art
und Menge genau bezeichnet sein. Der Gutschein darf allerdings keinen Geldbetrag oder
Höchstbetrag enthalten. Sprechen Sie unbedingt mit ihrem Steuerberater, da hier
erhebliches Gefahrenpotenzial gegeben ist.
Beispiel:
Der Arbeitgeber übergibt einem Arbeitnehmer monatlich einen Gutschein über 30
Liter Super Benzin, mit einem aufgedruckten Wert von „höchstens 44 Euro“, der
bei einer bestimmten Tankstelle einzulösen ist.
Da der Gutschein neben der genau bezeichneten Ware einen Höchstbetrag
enthält, handelt es sich nicht mehr um einen steuerbegünstigten Sachbezug. Die
Steuerfreiheit scheidet – allein wegen der Angabe des Höchstbetrages – aus.
2.12. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
Arbeiten ihre Arbeitnehmer auch an Sonn- und Feiertagen oder in der Nacht, besteht die
Möglichkeit hierfür steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge zu gewähren. Wichtige
Grundvoraussetzungen hierfür sind, dass die Zuschläge

für Arbeiten in den begünstigten Zeiten (siehe nachfolgend),
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für tatsächlich geleistete Arbeit sowie

neben dem Grundlohn
gezahlt werden. Welche Arbeitszeiten im Einzelnen begünstigt sind und welche maximalen
Zuschlagssätze hierfür steuerfrei gezahlt werden können, sehen Sie nachfolgend:

für Nachtarbeit 25% (von 20 Uhr bis 6 Uhr) bzw. 40% (von 0 Uhr bis 4 Uhr, bei
Arbeitsbeginn vor 0 Uhr)
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für Sonntagsarbeit 50% (als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit am Montag von 0 Uhr bis
4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde);

für Arbeit an den gesetzlichen Feiertagen 125% (als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit
des auf den Feiertag folgenden Tages von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr
aufgenommen wurde);

für Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai 150%.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer arbeitet in der Nacht von 22 Uhr bis 6 Uhr. Der Stundenlohn
beträgt 16 Euro.
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Steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben:
22 Uhr – 0 Uhr: 2 Std. x 16 Euro = 32 Euro x 25 %=
8,00 Euro
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0 Uhr – 4 Uhr: 4 Std. x 16 Euro = 64 Euro x 40 %=
25,60 Euro
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4 Uhr – 6 Uhr: 2 Std. x 16 Euro = 32 Euro x 25 %=
8,00 Euro
Nachtzuschlag insg.
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Weitere Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Zuschläge ist, dass die
begünstigten Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter anhand von Einzelaufzeichnungen genau
nachzuweisen sind (z. B. Stundenzettel, Stechkarten, Fahrtenschreiber etc.). Erschwerend kommt
hinzu, dass diese Einzelnachweise fortlaufend – also Monat für Monat – zu führen sind. Es reicht
nicht aus, dass Aufzeichnungen lediglich für einen repräsentativen Zeitraum erstellt werden.
 Wichtig
Die Anforderungen für die steuerfreie Gewährung der Zuschläge insb. An die
Nachweisführung sind hoch. Der damit verbundene und in erster Linie vom Arbeitgeber zu
leistende Verwaltungsaufwand darf nicht unterschätzt werden. Zu beachten ist weiterhin,
dass die Sozialversicherungsfreiheit der Zuschläge seit Mitte des Jahres 2006 auf einen
Stundenlohn von 25 Euro begrenzt wurde.
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