Als PDF öffnen - Haselhorst Associates GmbH
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BERATUNGSANSATZ [PROJEKTMANAGEMENT] STEIGERUNG DES ERFOLGS DURCH GANZHEITLICHES PROJEKTMANAGEMENT DIE AUSGANGSSITUATION DIE VORGEHENSWEISE VIELSEITIGE ANFORDERUNGEN AN ERFOLGREICHES PROJEKTMANAGEMENT GANZHEITLICHES PROJEKTMANAGEMENT Egal ob Konsolidierung oder Wachstumsphase – die effektive Abwicklung von Projekten ist in fast allen Unternehmenssituationen von enormer Bedeutung. Die Erwartungshaltung an Projekte und damit an das Projektmanagement ist in den meisten Fällen hoch und vielfältig. Natürlich erstellen Haselhorst Associates in einem ersten Schritt ebenfalls das Grundgerüst des Projektes. Maßnahmenerarbeitung und -planung, absolut eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten und realistische Terminplanung erfolgen parallel zum Aufsetzen der Projektorganisation, der Meeting-Strukturen und des ProjektControllings. Hierbei stellen die Berater von TYPISCHE ERWARTUNGEN AN DAS PROJEKTMANAGEMENT Haselhorst Associates eigene Tools und Methoden zur Verfügung oder verwenZügige, ruhige Abwicklung, Gute Planbarkeit, den alternativ bzw. in Kombination vom keine „verbrannte Erde“ keine Überraschungen Kunden vorgegebene Standards. Insofern PROFESSIONELLES Hohe Zielerreichung Frühwarnsystem beinhaltet der Projektmanagement-Ansatz PROJEKT(Termine, Budget, Qualität) bei Problemen von Haselhorst Associates die typischen MANAGEMENT Leistungen eines traditionellen PMO. Aktive Kommunikation Adressatengerechte und Einbindung Informationsversorgung Aufgrund ihrer langjährigen Tätigkeit im Sanierungs- und Restrukturierungsumfeld verfügen die Berater von Haselhorst Associates über funAufgrund der Komplexität der in der Abbildung skizzierten dierte Erfahrung im Umgang mit kritischen Themen. Daher Anforderungen müssen Projektmanager sehr vielschichtige verstehen wir uns als inhaltlicher Sparringspartner für das Aufgaben wahrnehmen. Neben der fachlichen Projektarbeit Projektmanagement des Klienten. Wir führen unabhängige und der Führung des Projektteams sind besonders bei kriAnalysen durch, zeigen zusätzliche Potenziale auf, hintertischen Themen eine gezielte Kommunikation und die polifragen und detaillieren Maßnahmen und helfen so, die Abläutische Abstimmung der Projektinhalte gefragt. Da diese Täfe im Projekt kontinuierlich zu verbessern. tigkeiten oft zeitaufwändig und schlecht zu delegieren sind, nehmen sie nicht selten zwei Drittel der Zeit eines ProjektUnter dem Begriff „Supervision“ verstehen wir das neutrale managers in Anspruch. Hinzu kommt, dass diese häufig noch Bewerten der Projekt-Performance als klares Feedback an die zusätzliche Aufgaben außerhalb des Projektes wahrnehmen Projektleitung und die Auftraggeber des Projektes. Während müssen. Um den Komplexitätsrisiken und der Gefahr von wir das Projektmanagement operativ entlasten, um Freiraum Ressourcenengpässen entgegenzuwirken, werden in grofür inhaltliche und kommunikative Aufgaben zu schaffen, verßen oder kritischen Projekten häufig externe Beratungen zur folgen wir stringent die „harten“ Ziele des Projektes. Unterstützung des Projektmanagements eingesetzt. Die Führung des sogenannten „Projektmanagement Office (PMO)“ beinhaltet dabei zumeist das Projekt-Controlling, das Maßnahmenmanagement, das Standard-Reporting und ähnliche Tätigkeiten. Durch die Übernahme dieser operativen Aufgaben soll das Projektmanagement entlastet werden, damit es sich besser auf die strategischen und inhaltlichen Themen konzentrieren kann. Dieses „traditionelle PMO“ greift in vielen Fällen jedoch zu kurz. Es lässt sich häufig beobachten, dass > der Leistungsumfang des traditionellen PMO lediglich einen Teil der Projektaufgaben unterstützt > die Berater ihre neutrale Perspektive schnell verlieren und „betriebsblind“ werden > das inhaltliche Hinterfragen der Projekttätigkeit aufgrund des Methodenfokus zu kurz kommt Genau diese Punkte greift der ganzheitliche Unterstützungsansatz von Haselhorst Associates auf. Fachliche Arbeiten unterstützen wir durch Qualitätschecks, die sicherstellen, dass Projektergebnisse bestimmte Qualitätsmaßstäbe erfüllen, bevor sie dem Management vorgelegt werden. So wird der Aufwand für Nachbesserungen reduziert, und Abläufe im Projekt werden effizienter. Ein effektives Risikomanagement stellt Transparenz über mögliche Bedrohungen des Projekterfolges her und sichert durch einen klaren Prozess die kontinuierliche Bewertung der Risiken sowie die Prüfung und gegebenenfalls Umsetzung von Gegenmaßnahmen. Bewusstes Stakeholder Management und gezielte Aufbereitung von Informationen unterstützen das Projektmanagement bei der Abstimmung von Projektaktivitäten und bei der Steuerung politischer Strömungen. Der Projektmanagement-Ansatz von Haselhorst Associates lässt sich in den fünf, in Abbildung 2 dargestellten Elementen zusammenfassen. Je nach Aufgabenstellung unserer Klienten kommen alle oder nur ausgewählte Module zum Einsatz. ELEMENTE EINES GANZHEITLICHEN PROJEKTMANAGEMENTS NUTZEN FÜR UNSERE KLIENTEN Effektive Entlastung des Projektmanagements durch ganzheitliche Unterstützung Projektorganisation Hohe Transparenz über tatsächlichen Projektstatus durch „neutrales“ Projektmanagement Office QM & Risikomanagement ProjektControlling TOOLS UND METHODEN Maßnahmenmanagement Supervision/ „Sparring“ Steuerung und Reduktion von Projektrisiken durch Supervision Zeitersparnis durch gezielte Abstimmung und Eskalationsprävention Senkung des Aufwands für Nachbesserungen durch kontinuierliche Qualitätskontrolle 1. Projektorganisation > Aufsetzen einer pragmatischen Projektorganisation >Eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten > Festlegen der Meeting- und Reporting-Strukturen 2.Maßnahmenmanagement >Identifikation und Strukturierung der Maßnahmen >Gemeinsame Detaillierung der Maßnahmenpläne >Konsequente Umsetzungsverfolgung (Härtegrad) 3.Supervision/„Sparring“ >Begleitende Analysen und inhaltliche Reflektion > Neutrale Bestimmung der Projekt-Performance > Kontinuierliche Optimierung der Projektabläufe 4.Projekt-Controlling > Integrierte Potenzial- und Businessplanung > Fortschrittsverfolgung und Budget-Controlling >Aufbereitung des Projekt-Reportings (je Stakeholder) Verfolgung von „Time“ und „Budget“ durch stringentes, tool-gestütztes Projekt-Controlling UNSERE REFERENZEN PROJEKTMANAGEMENT BEI EINEM GROSSEN PROFIT IMPROVEMENT PROGRAM IN DER AUTOMOBILINDUSTRIE Unsere Berater unterstützten das Projektmanagement eines umfangreichen Kostensenkungsprogramms bei einem großen, international tätigen Automobilzulieferer. Schwerpunkt war hier die operative Umsetzung eines umfassenden Maßnahmenplans. Durch stringentes Projektmanagement wurden die definierten Potenziale praktisch vollständig im geplanten Zeitraum realisiert. 5.Risiko- und Qualitätsmanagement (QM) >Implementierung pragmatische QM-Prozesse >Koordinieren und Durchführen von Qualitätsreviews > Einführung und Umsetzung des Risikomanagements Darüber hinaus gelang es Haselhorst Associates, zusätzliche Einsparpotenziale zu identifizieren, sodass die angestrebte Ergebnisverbesserung sichergestellt werden konnte. TOOLS UND METHODEN >IT-gestütztes Projekt Management Tool (Härtegrad) >Standards für Quantifizierungsmodelle, Reports usw. > Referenzmodelle für Risikomanagement, QM etc. Reorganisation eines Auslandsstandortes mit SchlieSSung des Werkes in der Energieindustrie Unbestritten bleibt die Tatsache, dass es Aufgaben im Projektmanagement gibt, die nicht durch externe Berater wahrgenommen werden können, sondern vom internen Management übernommen werden müssen. Dennoch zeigt uns die Erfahrung, dass durch unseren ganzheitlichen Beratungsansatz eine sehr effektive Unterstützung des Projektmanagements erzielt und die Erreichung der Projektziele deutlich gefördert werden kann. Unsere Kunden profitieren von dieser Herangehensweise, wie die folgende Abbildung zusammenfasst. Haselhorst Associates begleiteten die Reorganisation eines Auslandsstandortes für einen Dax-Konzern. Unsere Berater waren von der ersten Konzeption über die gesamte Umsetzungsphase bis zur finalen Schließung des Werkes Teil des Projektmanagements. Trotz eines sehr anspruchsvollen Projektumfelds konnte die Werksschließung praktisch ohne negative Auswirkungen auf Kundenbeziehungen und ohne Imageschaden für das Unternehmen durchgeführt werden. Zudem wurde das Restrukturierungsbudget um einen zweistelligen Prozentsatz unterschritten. Dr. Jörg Schumacher – Associate Partner [email protected] Haselhorst Associates GmbH Schiffbauerweg 1 82319 Starnberg Tel: +49 8151 65040-0 Fax: +49 8151 65040-20 [email protected] www.haselhorst-associates.com WIR MEISTERN VERÄNDERUNGEN. GEMEINSAM.