Freistellung und Vergütungspflicht bei

Freistellung und Vergütungspflicht bei vorübergehender Arbeitsverhinderung,
im Krankheitsfall und an Feiertagen
Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Freistellung von der Arbeitspflicht kann sich entweder aus
einzelnen gesetzlichen Vorschriften oder aus allgemeinen Rechtsgrundsätzen wie dem
arbeitsrechtlichen Grundsatz der Gleichbehandlung bzw. allgemeinen Rechtsinstituten wie der
betrieblichen Übung ergeben. Daneben existieren häufig tarifliche Regelungen, einschlägige
Betriebsvereinbarungen oder entsprechende Vereinbarungen in den einzelnen Arbeitsverträgen.
Überblick:
1. Gesetzlicher Anspruch des Arbeitnehmers auf bezahlte Freistellung
a) Verhinderungsdauer
b) Schuldlosigkeit
c) Anspruch besteht bei:
d) Weitere gesetzliche Ansprüche
e) Kein Anspruch auf Freistellung
f) Unterrichtungspflicht des Arbeitnehmers
g) Ausschluss des Anspruchs auf Freistellung
Sonderfall: Erkrankung des Kindes
Sonderfall: Arztbesuch
2.
3.
4.
Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit
a) Unverschuldete Arbeitsunfähigkeit
b) Entgeltfortzahlung
c) Fortsetzungskrankheit
d) Anzeige und Nachweispflichten
e) Überbetriebliches Ausgleichverfahren
f) Lohnfortzahlung bei Kuren und Heilverfahren
Entgeltfortzahlung an Feiertagen
Freistellung ohne Entgeltfortzahlung
1. Gesetzlicher Anspruch des Arbeitnehmers auf bezahlte Freistellung
Ein Arbeitnehmer hat bei einer persönlichen Arbeitsverhinderung Anspruch auf bezahlte Freistellung,
wenn er unverschuldet für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person
liegenden Grund an der Arbeitsleistung verhindert ist (§ 616 des Bürgerlichen Gesetzbuches/BGB).
Die Frage, wann ein solcher persönlicher Grund vorliegt, lässt sich anhand des Gesetzestextes nicht
klären; dabei ist auf die Rechtsprechung zurückgreifen. Erfasst werden auch nicht nur die Fälle, in
denen dem Arbeitnehmer die Arbeitsleistung tatsächlich unmöglich ist, ausreichend ist vielmehr, dass
sie ihm im konkreten Fall unzumutbar ist.
a) Verhinderungsdauer
Zunächst darf die Verhinderungsdauer des Arbeitnehmers nur eine verhältnismäßig nicht erhebliche
Zeit betragen.
Zur Bestimmung der angemessenen Zeit sind die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen.
Folgende Faktoren sollten in die Abwägung einbezogen werden:
• Verhältnis der Zeit der Arbeitsverhinderung zur Gesamtdauer des Arbeitsverhältnisses
• Die Länge der Kündigungsfrist
• Die für die Arbeitsverhinderung objektiv notwendige Zeit
Sollte die Verhinderungsdauer die im konkreten Fall angemessene Zeit überschreiten, liegt kein
Anspruch auf Freistellung nach § 616 BGB vor.
b) Schuldlosigkeit
Den Arbeitnehmer darf in Bezug auf den Verhinderungsgrund kein Verschulden treffen. Ein
Verschulden des Arbeitnehmers in diesem Sinne ist aber nur zu bejahen bei einem leichtsinnigen,
unverantwortlichen Verhalten oder bei einem groben Verstoß gegen die im Verkehr erforderliche
Sorgfalt. Die Darlegungs- und Beweislast trägt der Arbeitgeber. In der Rechtsprechung zu § 616 BGB
wurde der Freistellungsanspruch des Arbeitnehmers in den letzten Jahren konkretisiert. Im Rahmen
dieses Merkblattes soll nun aufgezeigt werden, wann von einem Anspruch des Arbeitnehmers auf
Freistellung ausgegangen werden kann und wann ein solcher nicht besteht.
c) Anspruch besteht bei:
• eigener Hochzeit, sowie die Hochzeit der Kinder
• Goldener Hochzeit der Eltern
• Niederkunft der Ehefrau, nicht bei Niederkunft der nicht verheirateten Lebensgefährtin
• Todesfällen im engsten Familienkreis
• Ggf. auch bei Umzug des Mitarbeiters, allerdings nur unter ganz besonderen Umständen, z.
B. wenn der Umzug betrieblich veranlasst ist oder es dem Mitarbeiter in keiner Weise möglich
bzw. zumutbar ist, den Umzug in seiner Freizeit durchzuführen
• Andere familiäre Ereignisse, wie z. B. Geburtstage, Hochzeiten, Taufe oder sonstige religiöse
Feste können die Voraussetzungen des Freistellungsanspruches erfüllen, sofern es für den
Arbeitnehmer unverzichtbar ist, anwesend zu sein. Hier müssen die Umstände des konkreten
Einzelfalles abgewogen werden.
• Ausübung eines öffentlichen Ehrenamtes, z. B. Tätigkeit als Schöffe bei Gericht
• Wahrnehmung öffentlicher Pflichten, z. B. öffentliche Pflicht, einer gerichtlichen (insbesondere
Ladung als Zeuge) oder behördlichen Vorladung nachzukommen, der der Dienstverpflichtete
nur während der Arbeitszeit nachkommen kann, auch wenn sie ihn persönlich treffen.
Weiteres Beispiel: Gesundheitspolizeiliche Untersuchung in Lebensmittelbetrieben.
Beachte: Keine öffentliche Pflicht liegt vor, wenn der Dienstverpflichtete in eigener Sache,
ohne ausdrückliche entsprechende Anordnung durch das Gericht, an einem Gerichtsverfahren
teilnimmt.
• Pflege naher Angehörigen, d. h. Ehegatte, Kinder, Geschwister und Eltern; nicht Großeltern insbesondere ist hierbei der Anspruch auf Freistellung wegen Erkrankung des Kindes
hervorzuheben.
• Arztbesuch ohne Arbeitsunfähigkeit, soweit dieser nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich ist
(siehe unter 2. Sonderfall).
Während die Rechtsprechung regelmäßig einen Anspruch des Arbeitnehmers auf bezahlte
Freistellung pauschal für die Dauer von 1 – 2 Tagen gewährt, regeln zahlreiche Tarifverträge die
Dauer abhängig vom einzelnen Anlass sehr detailliert. Diese tarifvertraglichen Regelungen bieten eine
gute Orientierung, sind jedoch verpflichtend nur anzuwenden, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Mitglied in der jeweiligen Tarifpartei sind oder der Tarifvertrag allgemeinverbindlich erklärt wurde. Die
Tarifverträge für den hessischen Einzelhandel, Großhandel, Hotel- und Gaststätten und die
Metallindustrie legen beispielsweise folgende Freistellungsansprüche fest:
Bei eigener Eheschließung
2 Tage
Bei Niederkunft der Ehefrau
2 Tage
Bei Eheschließung der Kinder
1 Tag
Bei Tod des Ehegatten
3 bzw. 4 Tage
Bei Tod der Eltern, Schwiegereltern oder Kinder
1 – 3 Tage
Bei Tod von Geschwistern, Großeltern
1 – 2 Tage
Bei Umzug mit eigenem Hausstand
1 – 2 Tage
1. Sonderfall: Erkrankung des Kindes
Grundsätzlich haben Eltern bei Erkrankung ihrer Kinder einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlte
Freistellung. Dieser Anspruch kann jedoch durch vertragliche Regelung zwischen den Parteien
ausgeschlossen werden. In diesem Fall kommt die Regelung des § 45 Sozialgesetzbuch Fünftes
Buch (SGB V) zur Anwendung. Demnach hat jeder Elternteil Anspruch auf unbezahlte Freistellung
vom Arbeitgeber und Krankengeldleistung der zuständigen Krankenkasse, wenn ein Kind unter 12
Jahren erkrankt ist und nicht durch andere versorgt werden kann. Der Anspruch ist pro Kind auf 10
Arbeitstage im Jahr bzw. 20 Arbeitstage im Jahr bei Alleinerziehenden beschränkt. Der
Freistellungsanspruch nach § 45 SGB V ist immer unbezahlt, es sei denn eine anderweitige
vertragliche Regelung sieht eine entsprechende Vergütung vor.
Nähere Informationen zu dieser komplexen Thematik halten die zuständigen Krankenkassen bereit.
Sofern der Anspruch nicht vertraglich ausgeschlossen wurde, hat der Arbeitnehmer gegen den
Arbeitgeber einen Anspruch auf bezahlte Freistellung, wobei die Begrenzung auf die ersten zwölf
Lebensjahre des Kindes nicht relevant ist. Ein Anspruch auf bezahlte Freistellung zur Pflege von
Kindern oder anderer naher Angehörigen nach § 616 BGB wird bejaht, sofern nur eine anderweitige
Versorgung nicht angebracht oder nicht realisierbar ist.
Allerdings ist die Entgeltfortzahlung dann im Sinne des § 616 BGB zeitlich beschränkt. D. h. der
Vergütungsanspruch besteht nur bei einer Verhinderung für einen unerheblichen Zeitraum. Die Länge
dieses Zeitraumes ist unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls nach den Verhältnissen im
Bereich des Arbeitnehmers zu bestimmen. Dabei kommt es auf die Dauer, Art und Schwere des
Verhinderungsgrundes an (z. B. auch auf die Möglichkeit der anderweitigen Pflege nach einer
Übergangszeit) sowie auf die Persönlichkeit des zu Betreuenden. Bei Erkrankung von Kindern unter
12 Jahren kann angelehnt an § 45 SGB V ein Zeitraum von bis zu 5 Arbeitstagen in aller Regel als
verhältnismäßig nicht erheblich im Sinne des § 616 BGB angesehen werden. Insbesondere bei der
Erkrankung älterer Kinder verkürzt sich die Bezugsdauer der bezahlten Freistellung auf Grund der mit
dem Alter abnehmenden Betreuungsbedürftigkeit.
Beachte: Dauert die Verhinderung nicht nur einen unerheblichen Zeitraum an, so entfällt der
Vergütungsanspruch insgesamt, d. h. der Arbeitnehmer erhält auch für den als unerheblich
anzusehenden Teil der Verhinderungszeit keinen Lohn.
Können beide Elternteile die Pflege übernehmen, haben sie das Wahlrecht nach ihren Bedürfnissen.
Auf die Belange des oder der Arbeitgeber müssen sie keine Rücksicht nehmen. Der Arbeitgeber hat in
jedem Fall die Möglichkeit, die Vorlage einer ärztlichen Bestätigung zu verlangen, welche die
Notwendigkeit der Betreuung oder Pflege des erkrankten Kindes bestätigt.
2. Sonderfall: Arztbesuch
Will der Arbeitnehmer einen Arzttermin während der Arbeitszeit wahrnehmen, so ist zu differenzieren.
Ist der Arbeitnehmer bereits während des Arztbesuches arbeitsunfähig erkrankt, so hat er ohnehin
einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) (siehe unten).
Ist der Arbeitnehmer nicht arbeitsunfähig krank, so kommt ein Anspruch auf bezahlte Freistellung nur
in Betracht, wenn der Arztbesuch zu dem jeweiligen Zeitpunkt medizinisch notwendig ist. Das ist stets
bei akuten Beschwerden der Fall. Ein persönlicher Verhinderungsgrund zur Begründung des
Freistellungsanspruches liegt aber auch dann vor, wenn die ärztliche Versorgung zur Arbeitszeit
erforderlich ist, wie bei zwingend festgelegten Besuchsterminen, z. B. Blutabnahme im nüchternen
Zustand oder Röntgen. Voraussetzung ist stets, dass der Arbeitnehmer auf die Termingestaltung des
Arztes keinen Einfluss nehmen kann.
Ein Verhinderungsgrund des Arbeitnehmers ist auch anzunehmen, wenn der aufgesuchte Arzt
Sprechstunden nur in der Arbeitszeit des Arbeitsnehmers hat. Hat der Arzt allerdings Sprechstunden
außerhalb der Arbeitszeit, muss der Arbeitnehmer zunächst um einen Termin in dieser Zeit
nachsuchen. Eine Verpflichtung, auf einen solchen Termin besonders zu drängen, besteht jedoch
nicht. In Betrieben mit gleitender Arbeitszeit wird der Arztbesuch während der Dienstzeit meist die
Ausnahme sein. Hier können die Beschäftigten Beginn und Ende ihrer Tätigkeit in recht weitem
Rahmen selbst bestimmen und folglich private Termine auch außerhalb ihrer Kernzeit wahrnehmen.
Allerdings sollte hier zwischen den unterschiedlichen Gleitzeitmodellen differenziert werden. Je freier
der Arbeitnehmer in seiner Arbeitszeitgestaltung ist, umso mehr kann von ihm erwartet werden, dass
anderweitige Verpflichtungen nicht auf die Dienstpflicht einwirken. Bei fester Kernzeitbindung ist aber
durchaus ein Freistellungsanspruch im Rahmen der oben genannten Grundsätze denkbar.
Der Arbeitgeber hat in jedem Fall die Möglichkeit, sich über die Sprechstunden eines Arztes zu
informieren und sich gegebenenfalls die Notwendigkeit des Arzttermins durch Vorlage einer
entsprechenden ärztlichen Bescheinigung bestätigen zu lassen. Der Arbeitgeber kann aber nicht von
dem Arbeitnehmer verlangen, dass dieser den Arzt wechselt und künftig einen Arzt aufsucht, der z. B.
auch Sprechstunde außerhalb der Arbeitszeit anbietet.
d) weitere gesetzliche Ansprüche:
Neben dem Anspruch aus § 616 BGB existieren noch weitere gesetzliche Ansprüche auf Freistellung:
•
Freistellung des Arbeitnehmers zur Stellensuche gemäß § 629 BGB und zur Meldung bei der
Agentur für Arbeit nach § 38, 2 Absatz 2 Nr. 3 SGB III
•
Freistellung von Betriebsratmitgliedern nach § 37 ff. BetrVG
•
Freistellung für Auszubildende zur Teilnahme am Berufsschulunterricht gemäß § 15 BBiG.
Freistellung für die ehrenamtlichen Feuerwehrangehörigen, die während der Arbeitszeit an Einsätzen,
Übungen und Ausbildungsveranstaltungen teilnehmen gemäß in NRW: § 12 Abs. 2 FSHG (Gesetz
über den Feuerschutz und die Hilfeleistung NRW).
Tipp: Privaten Arbeitgebern werden die für diesen Zeitraum weitergewährten Arbeitsentgelte
einschließlich aller Nebenleistungen und Zulagen auf Antrag durch die Gemeinde ersetzt.
e) Kein Anspruch auf Freistellung
Ein Anspruch auf Freistellung besteht nicht, wenn der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers objektive
Hindernisse entgegenstehen, wie z. B.:
• Bei Verhinderung wegen allgemeinen Straßenverkehrsstörungen
• Fahrverbote wegen Smogalarm
• Wahrnehmung amtlicher Termine, soweit sie auf privaten Angelegenheiten des Arbeitnehmers
beruhen
• Ausfall öffentlicher Verkehrsmittel
• Naturereignisse, wie z. B. Hochwasser
• Witterungsbedingungen, wie z. B. Eisglätte
• Teilnahme an Sportveranstaltungen.
Besteht kein Anspruch auf bezahlte Freistellung von der Arbeitsleistung, so besteht grundsätzlich die
Möglichkeit, den Arbeitnehmer unbezahlt freizustellen. Der Arbeitgeber kann aber auch verlangen,
dass der Arbeitnehmer für den entsprechenden Zeitraum Urlaub einreicht.
f) Unterrichtungspflicht des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer hat seine Arbeitsverhinderung dem Arbeitgeber rechtzeitig vorher anzuzeigen, das
heißt unverzüglich ab eigener Kenntnis. Zwar führt das Unterlassen nicht zum Verlust des
Zahlungsanspruches, es stellt jedoch die Verletzung einer arbeitsrechtlichen Nebenpflicht dar, die im
Wiederholungsfalle und nach Abmahnung unter Umständen zur Kündigung berechtigen kann.
g) Ausschluss des Anspruches auf Freistellung
Grundsätzlich ist der Anspruch auf Freistellung nach § 616 BGB durch entsprechende vertragliche
Regelung abdingbar. Ebenso besteht die Möglichkeit, den Anspruch durch Aufnahme eines
abschließenden Kataloges von Tatbeständen zu konkretisieren und zu beschränken.
Aber auch hier ist Vorsicht geboten:
Eine beispielhafte Aufzählung von Fällen führt weder zur Beschränkung noch zum Ausschluss des
Freistellungsanspruches. Ob jedoch der Anspruch vertraglich auch für den Fall des Arztbesuches
völlig ausgeschlossen werden kann, hat das Bundesarbeitsgericht noch nicht entschieden, sondern
bisher ausdrücklich offen gelassen. Allerdings wird in neuen arbeitsrechtlichen Entscheidungen die
Tendenz deutlich, dass, zumindest im Rahmen flexibler Gleitzeitsysteme mit geringer Kernarbeitszeit,
auch ein völliger Ausschluss zulässig sein soll.
2. Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit
Arbeitnehmer haben grundsätzlich einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bis zu
einer Dauer von sechs Wochen nach § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetztes (EFZG).
a) Unverschuldete Arbeitsunfähigkeit
Der Arbeitnehmer ist arbeitsunfähig erkrankt, wenn er nicht oder nur mit der Gefahr seinen Zustand zu
verschlechtern, fähig ist, seiner Arbeit nachzukommen. In der Regel stellt der Arzt die
Arbeitsunfähigkeit fest und bescheinigt sie durch die entsprechende
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht nur, wenn die
Krankheit nicht vom Arbeitnehmer verschuldet ist. Ein Verschulden des Arbeitsnehmers ist jedoch nur
anzunehmen bei groben Verstößen des Arbeitnehmers, wie z. B. bei einem Verstoß gegen
Unfallverhütungsvorschriften (z. B. Trunkenheit, Wenden auf der Autobahn). Bei leichter
Fahrlässigkeit, wie sie erfahrungsgemäß jedem einmal unterlaufen kann – z. B. ein Sport- oder
Verkehrsunfall- entfällt die Lohnfortzahlungspflicht nicht.
b) Entgeltfortzahlung
Ist der Arbeitnehmer also arbeitsunfähig erkrankt, so ist bis zu einer Dauer von sechs Wochen das
Arbeitsentgelt fortzuzahlen, das dem Arbeitnehmer bei Ableistung der regelmäßigen Arbeitszeit
zusteht. Der Entgeltfortzahlungsanspruch ist ein Bruttoanspruch, das heißt, wie bei der normalen
Vergütung sind Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Der Anspruch besteht
längstens bis zur Dauer von sechs Wochen. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht jedoch erst
nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses, wobei bereits die Zeit ab der
vereinbarten Arbeitsaufnahmen zu berücksichtigen ist.
c) Beachte: Fortsetzungskrankheit
Erkrankt ein Arbeitnehmer innerhalb von zwölf Monaten wiederholt an derselben Krankheit und liegen
zwischen diesen Erkrankungen keine sechs Monate der Arbeitsfähigkeit, werden die
Arbeitsunfähigkeitszeiten zusammengerechnet, bis die Anspruchszeit von sechs Wochen verbraucht
ist. Sind seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge der derselben Erkrankung jedoch bereit
zwölf Monate abgelaufen, so hat der Arbeitnehmer erneut einen Anspruch auf sechs Wochen
Entgeltfortzahlung.
d) Anzeige und Nachweispflichten
Wird ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig, hat er dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren
voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Unverzügliche Mitteilung bedeutet am ersten Tag der
Erkrankung zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage,
so hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit sowie deren
voraussichtliche Dauer spätestens am darauf folgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber kann
nach einer entsprechenden Anweisung die Vorlage auch zu einem früheren Zeitpunkt verlangen.
Verletzt der Arbeitnehmer seine Anzeige- oder Nachweispflicht, so rechtfertigt dies die Erteilung einer
Abmahnung und kann bei wiederholtem Verstoß zum Ausspruch einer verhaltensbedingten
Kündigung führen.
e) Überbetriebliches Ausgleichsverfahren
Arbeitgeber von kleineren Betrieben, die in der Regel nicht mehr als 30 Mitarbeiter – ohne die zur
Berufsausbildung Beschäftigten sowie Schwerbehinderte – haben, können von den Krankenkassen
unter besonderen Voraussetzungen die teilweise Erstattung der Entgeltfortzahlungskosten aus einem
Sondervermögen verlangen. Dieses Sondervermögen wird bei den gesetzlichen Krankenkassen als
Umlage gebildet.
Zu näheren Einzelheiten sind Informationen bei den zuständigen Krankenkassen erhältlich.
f) Lohnfortzahlung bei Kuren und Heilverfahren
Bei Kuren und Heilverfahren zur Erhaltung, Besserung oder Wiederherstellung der Erwerbsfähigkeit
haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Gehaltsfortzahlung für sechs Wochen. Dieser Anspruch kann
arbeitsvertraglich nicht ausgeschlossen werden.
3. Entgeltfortzahlung an Feiertagen
Arbeitnehmer haben für diejenige Arbeitszeit, die infolge eines gesetzlichen Feiertages ausfällt, einen
Vergütungsanspruch nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz.
Die gesetzlichen Feiertage in Nordrhein-Westfalen sind:
• Neujahr
• Karfreitag
• Ostermontag
• Tag der Arbeit
• Christi Himmelfahrt
• Pfingstmontag
• Fronleichnam
• Tag der deutschen Einheit
• Allerheiligen
• 1. Weihnachtsfeiertag
• 2. Weihnachtsfeiertag.
Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage, sondern arbeitsrechtlich „normale”
Werktage. Damit besteht grundsätzlich kein Vergütungsanspruch, wenn an diesen Tagen nicht
gearbeitet wird, es sei denn:
eine völlige oder teilweise Vergütung wurde vereinbart
oder
die Vergütung wurde aufgrund 3-maliger vorbehaltloser Zahlung zur Betriebsübung.
4. Freistellung ohne Entgeltfortzahlung
Gesetzliche Ansprüche auf unbezahlte Freistellung ergeben sich aus folgenden Regelungen:
• § 45 SGB V: Freistellung zur Betreuung eines Kindes. Ergänzt den diesbezüglich
arbeitsrechtlichen Freistellungsanspruch aus § 616 BGB, soweit dieser ausgeschlossen
ist.(siehe oben)
• §§ 3 Abs. 2, 6 Abs. 1 MuSchG: Freistellung sechs Wochen vor bis acht Wochen nach
Entbindung unter Zahlung von Mutterschaftsgeld. Der Arbeitgeber zahlt die Differenz zum
Arbeitsentgelt (§ 14 MuSchG).
• § 3 Abs. 1 EFZG: Bei Arbeitsunfähigkeit für länger als sechs Wochen besteht der
krankheitsbedingte Anspruch auf Freistellung fort.
• § 15 BErzGG: Freistellung als unbezahlte Elternzeit für bis zu 36 Monate.
Stand: Februar 2016
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