Beschreibung zur Sage Personalwirtschaft 2016.1.2
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Beschreibung zur Sage Personalwirtschaft 2016.1.2 (01/2016) © Sage GmbH 2016 ------------------------------------------------Inhalt 1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 4 1.1 BETRIEBSSYSTEME UND SOFTWARE FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT 4 1.1.1 1.1.2 ALLGEMEINES ÜBERSICHT HARDWARE FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT DATENBANKSERVER (MINDESTANFORDERUNG) DATENBANKSERVER (EMPFEHLUNG) APPLICATION SERVER (MINDESTANFORDERUNG) APPLICATION SERVER (EMPFEHLUNG) CLIENT (MINDESTANFORDERUNG) CLIENT (EMPFEHLUNG) NETZWERK MITARBEITERPORTAL HARDWAREKONFIGURATION KONFIGURATION DES NETZWERKS UNTERSTÜTZTE BETRIEBSSYSTEME (FÜR W EBSERVER) VORAUSSETZUNG CLIENTS HR DIGITALE PERSONALAKTE ALLGEMEIN HARDWAREKONFIGURATION HARDWAREANFORDERUNGEN KONFIGURATION DES NETZWERKS SPEICHERPLATZ DER EINZELNEN KOMPONENTEN FREIZUGEBENE PORTS SOFTWAREANFORDERUNG - BETRIEBSSYSTEME SOFTWAREANFORDERUNG - DATENBANKSYSTEME SOFTWAREANFORDERUNG - CLIENT-BETRIEBSSYSTEME HINWEISE ZUR VERWENDUNG VON MICROSOFT OFFICE ZEITPUNKT FÜR DIE INSTALLATION HINWEISE ZU NOTWENDIGEN INTERNETVERBINDUNGEN FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT AKTUALISIERUNG DER ERIC-KOMPONENTEN FÜR DEN VERSAND DER LOHNSTEUERDATEN FREIZUSCHALTENDE PORTS UND URL 4 4 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.4.8 1.4.9 1.5 1.6 1.7 1.7.1 1.7.2 2 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONEN 5 5 5 6 6 6 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 12 12 13 14 2.1 UMSETZUNG DER NEUEN LIZENZIERUNG (NAMED USER) 14 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 WAS IST NEU? WAS IST VOM ANWENDER ZU BEACHTEN? INHALTLICHE HINWEISE ZUM NEUEN LIZENZMODELL (USER CAL) ÄNDERUNGEN IN DER BENUTZERVERWALTUNG FÜR DIE NEUE LIZENZ UMSTELLUNG AUF USER CAL FÜR BESTANDSKUNDEN AKTIVIEREN DER ANSICHT VON UNGÜLTIGEN BENUTZERN IN DER BENUTZERVERWALTUNG INFOCENTER AUSWERTUNG VON KRANKENKASSENDATEN TARIFDATEN ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN COCKPIT WIEDERVORLAGEN BENUTZERVERWALTUNG 14 14 14 14 15 15 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 3 PERSONALABRECHNUNG 3.1 3.1.1 STAMMDATENPFLEGE ARBEITNEHMERNEUANLAGE 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 3.2 ERFASSUNG UND ABRECHNUNG 3.2.1 VERLAGERUNG VON BRUTTOLOHNDATEN 3.3 AUSWERTUNGEN UND BERICHTE 3.3.1 ABWEICHENDE ANREDE UND ANSCHRIFT AUF DEM LOHNSCHEIN 3.3.2 RENTENBEZUGSMITTEILUNGEN (REBSY-VERFAHREN) 3.4 ABRECHNUNG VON TARIFEN 3.4.1 ZUWENDUNGSBERECHNUNG FÜR ÜBERNOMMENE AUSZUBILDENDE, SCHÜLERINNEN UND SCHÜLER 3.4.2 ZUWENDUNGSBERECHNUNG FÜR SELBST ANGELEGTE TARIFE 3.4.3 ZUWENDUNGSBERECHNUNG BEI ABWEICHENDEM BASISZEITRAUM 3.4.4 ZUWENDUNGSBERECHNUNG IM RAHMEN DER GESTELLUNGSGELDBERECHNUNG 3.5 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 3.5.1 FUNKTIONSUMFANG DER SAGE PERSONALWIRTSCHAFT BASIC 3.5.2 STAMMDATENPFLEGE 3.5.3 LOHNARTEN UND FORMELN 3.5.4 KONSTANTENABGLEICH 3.5.5 BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE 3.5.6 ABRECHNUNG VON SAISON-KURZARBEITERGELD 3.5.7 ZAHLUNGSVERKEHR 3.5.8 DATA SERVICE 3.5.9 ELSTAM 3.5.10 LOHNSTEUERANMELDUNGEN BEI BETRIEBSSTÄTTEN 3.5.11 LOHNSTEUERBESCHEINIGUNGEN 3.5.12 DEÜV 3.5.13 RÜCKMELDUNGEN 3.5.14 AAG-MELDUNGEN 3.5.15 LOHNSCHEIN 3.5.16 AUSWERTUNGEN UND BERICHTE 4 ZEITWIRTSCHAFT/ URLAUB UND ABWESENHEITEN 4.1 KORREKTURDISPLAY 4.1.1 NEUE ANZEIGE FÜR UNPLAUSIBLE ZUSATZEINGABEN MIT UNTERTÄGIGER WIRKUNG 4.2 SCHNITTSTELLE PEP 4.2.1 ERWEITERUNG DER EINRICHTUNG VON AKTIVITÄTEN 4.3 IMPORT INS MODUL URLAUB UND ABWESENHEITEN 4.4 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 4.4.1 HINTERLEGUNG VON ZUSCHUSSLOHNARTEN BEI ZEITARTEN UND FEHLZEITGRÜNDEN 4.4.2 BUCHUNG AUF DAS KONTO „ERWARTETE MONATSSOLLARBEITSZEIT“ 4.4.3 ANZEIGE DER FEIERTAGE IM MITARBEITERPORTAL /ZEITERFASSUNG 4.4.4 LÖSCHEN VON EINTRITTEN/ AUSTRITTEN IN DER ZEITWIRTSCHAFT 4.4.5 UNPLAUSIBLE ZEITPAARE: KENNZEICHNUNG DER BEANTRAGTEN ZEITKORREKTUREN 4.4.6 BERICHT „ABWESENHEIT NACH ORGANISATIONEN“ 4.4.7 AUTOMATISCHES ERZEUGEN EINER GEHEN-STEMPELUNG MIT ZUSATZDATEN AM TERMINAL 4.4.8 ANPASSUNGEN IM FILTER DES ARBEITNEHMERPROFILS 4.4.9 OPTIMIERUNG BEI DEM VORBLENDEN DER STAMMKOSTENSTELLE FÜR DIE STUNDENWEISE FEHLZEITERFASSUNG 4.4.10 ANZEIGE TAGESMODELLE AN FEIERTAGEN IM PLANUNGSKALENDER DES MITARBEITERPORTALS 4.4.11 BERICHT ERFASSUNGSDETAILS 4.4.12 BASISWERTE AN SALDENREGELN 4.4.13 BERECHNUNG FEHLZEIT MIT AUSGLEICHSZAHLUNG AN FEIERTAGEN 4.4.14 ABWESENHEITEN NACH ZEITARTEN 5 PERSONALMANAGEMENT/ RECRUITING 5.1 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 5.1.1 5.1.2 5.1.3 6 REISEKOSTEN 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 2 STAMMDATENPFLEGE BEWERBERVERWALTUNG/ RECRUITING 2.0 AUSWERTUNGEN UND BERICHTE ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN WIEDERHOLUNG DER FIBU-ÜBERGABE FÜR BEREITS ÜBERGEBENE ABRECHNUNGSLÄUFEN SCHNELLERFASSUNG VON DIENSTREISEN REISEHISTORIE AUSWERTUNGEN UND BERICHTE 16 16 17 17 18 19 19 19 20 20 20 20 20 20 20 21 21 21 21 21 21 21 22 22 23 23 23 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 25 25 25 25 25 25 25 25 25 26 26 26 26 26 26 26 26 26 26 26 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Beschreibung zur Sage Personalwirtschaft 2016.1.2 (02/2016) Die einzuräumenden Nutzungsrechte an der in diesem Update enthaltenen Software sind zeitlich auf den Zeitraum des Bestehens eines Softwarewartungsvertrags beschränkt. Im Übrigen entsprechen sie den Nutzungsrechten an der Software Sage Personalwirtschaft. WICHTIGER HINWEIS ZUR INSTALLATION Mit dem MS16-004: Sicherheitsupdate für Microsoft Office zum Unterbinden von Remotecodeausführung (3124585) vom 12. Januar 2016 hat Microsoft einige kritische Lücken geschlossen. Dies betrifft die Office Security Updates KB2881029, KB2920727 bzw. KB3039794. Durch diese automatischen Office-Updates wird eine wichtige Komponente (MSCOMCTL.OCX Dateiversion 6.1.98.46 vom 9. Dezember 2015) ausgetauscht. Die 2016.1.1 wurde inkl. dieser neuen Variante der Datei erstellt und benötigt diese zwingend. Die Datei wird nicht über das Onlineupdate ausgetauscht, ist aber zwingend einzuspielen. Das Security Update für Office 2013 finden Sie zusätzlich unter: https://support.microsoft.com/dede/kb/3039794#/de-de/kb/3039794 Anwender, welche das Sicherheitsupdate nicht eingespielt haben, erkennen das Problem daran, dass die Abrechnungsmonate in der Liste nicht angezeigt werden: 3 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 1 Systemvoraussetzungen 1.1 Betriebssysteme und Software für die Personalwirtschaft 1.1.1 Allgemeines Die Personalwirtschaft ist als Client-Server-Anwendung konzipiert. Die folgenden Anforderungen orientieren sich am aktuellen Stand der Technik. Eine Aktualisierung auf Grund von neuen technischen Entwicklungen behalten wir uns vor. Vor jeder Installation sollte zusätzlich eine detaillierte Analyse der Systemumgebung erfolgen. Hierfür bietet sich u.a. die Funktion „Systemanalyse starten“ im Administrator an. Übersicht Windows 2008 R2 Standard / Enterprise 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2012 Standard 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2012 R2 Standard 64-Bit (x64) Deutsch Windows 10 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Datenbankserver Standalone System SQL Office 2013 Professional (X86) Deutsch + MS Access (Empfehlung) Windows 8.1 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Arbeitsplatz (Client) Server Windows 8 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate 32-Bit (x86)/64-Bit (x64) Deutsch Client Application Server Mitarbeiterportal MS SQL Server 2008 R2 Express Deutsch SP3 SoftwarePlattform dPA Dakota 6.2 (ab 2016) Worker Service Application Service MS SQL Server 2014 Express Deutsch SP1 2016.1.0 MS SQL Server 2014 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch SP1 Produktversion: MS SQL Server 2012 Express Deutsch SP2 Personalwirtschaft MS SQL Server 2012 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch SP2 Produktlinie: MS SQL Server 2008 R2 Standard / Enterprise SP 3 (x86/x64) Deutsch 1.1.2 Hinweis: Die Serverbetriebssysteme dürfen nicht gleichzeitig als Domain-Controller (PDC/BDC) genutzt werden! Einzelplatzinstallationen (SQL Server und Client identisch) dürfen nicht als Terminalserver verwendet werden! Bitte die besonderen Installationshinweise zu Windows 8/ Windows 2012 Server beachten! 4 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Das Standalone System enthält auch den Application Server. Dies muss entsprechend bei den Anforderungen berücksichtigt werden. 1.2 Hardware für die Personalwirtschaft 1.2.1 Datenbankserver (Mindestanforderung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Intel E5-2623v3, 4 GB RAM DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Betriebssystem Microsoft Windows 2008 R2 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Welche Datenbanken werden unterstützt? 1.2.2 MS SQL 2008 R2 mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Datenbankserver (Empfehlung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Xeon E5-2643 V3, RAM 16 GB DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2012 R2 (X64), Welche Datenbanken werden unterstützt? MS SQL 2012 Standard (X64) mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH mit aktuellem Servicepack (SP 2), DEUTSCH Bei mehr als 500 zu betreuenden Mitarbeitern und/oder mehr als 1 Full und 4 Light Clients müssen spezielle Hardwareanforderungen erstellt werden und eine individuelle Analyse der Hardware erfolgen. Diese fordern Sie bitte über unseren Support an. Es wird dann eine auf den Kunden zugeschnittene Anforderung erarbeitet. Im Zweifelsfall werden vor der Beschaffung Testinstallationen durchgeführt - um die Performance vor Ort zu überprüfen (z.B. bei komplexen Formeln usw.). 5 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 1.2.3 Application Server (Mindestanforderung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Intel E5-2623v3, 4 GB RAM DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Betriebssystem Microsoft Windows 2008 R2 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH 1.2.4 Application Server (Empfehlung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Xeon E5-2643 V3, RAM 16 GB DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2012 R2 (X64), 1.2.5 mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Client (Mindestanforderung) Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM Intel® Core i3 / 4 GB RAM DVD Laufwerk vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB Installation (davon 1 GB auf der Systempartition) Netzwerkkarte Netz 100 MBit Bildschirm (Größe/ Auflösung), Grafik 1280x1024 (1024x768 nur mit Einschränkungen möglich), Farben True Color weitere Ausstattungsmerkmale Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Textverarbeitung - Software Microsoft Word und Excel 2013, DEUTSCH für Serienbriefe und Bescheinigungen 6 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 1.2.6 Client (Empfehlung) Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM Intel® Core™ i7 / 8 GB RAM DVD Laufwerk vorhanden freier Festplattenspeicher 3GB Installation (davon 1 GB auf der Systempartition) Netzwerkkarte Netz 1000 MBit Bildschirm (Größe/ Auflösung), Grafik Auflösung 1280x1024, Farben True Color weitere Ausstattungsmerkmale Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Textverarbeitung - Software Microsoft Word und Excel 2013 DEUTSCH inkl. MS Access für Serienbriefe und Bescheinigungen Alle Anforderungen gelten für den Standard - Normalfall (z.B. Lohnabrechnung - monatliches festes Gehalt Zahlweise monatlich - ohne besondere Abrechnungen). Bei Abweichungen vom Standard sind individuelle Anforderungen zu erarbeiten, welche für den speziellen Einsatz abgestimmt werden müssen. 1.2.7 Netzwerk Netzwerk Netzwerkbetriebssystem MS Windows Netzwerk Netzwerkprotokoll Native TCP/IP Client-Organisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Anmerkungen: Eine Einzelplatzinstallation (Datenbankserver lokal) ist möglich. Hier kann ebenfalls die Express Edition des SQL Servers eingesetzt werden. Dabei sind jedoch eine Begrenzung des Datenbankzugriffs sowie eine geringere Performance zu berücksichtigen. Eine Installation unter Terminalserver ist ebenfalls möglich. Standard Port ist Port 1433. Dieser ist gegebenenfalls vor der Installation in der Firewall frei zuschalten. Für alle Web - Applikationen ist zusätzlich der Port 445 notwendig. Das Betriebssystem des Datenbankservers und die Softwareversion des MS SQL Servers sollten beide 64 Bit (X64) sein und sollten identischer Generation sein. Andere Kombinationen können Einschränkungen mit sich bringen, welche z.B. durch unterschiedliche Zugriffsbeschränkungen verursacht werden. Für alle nicht aufgeführten Systeme erfolgt keine Unterstützung durch den Support. Bitte beachten Sie unsere gesonderte Installationsanleitung zum SQL Server. Diese können Sie in unserer Servicewelt als Dokument abrufen. 7 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 1.3 Mitarbeiterportal 1.3.1 Hardwarekonfiguration Um eine optimale Performance und Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir den Einsatz eines dedizierten Webservers. Wenn eine Parallelinstallation zwingend notwendig sein sollte - (z.B. MS SQL Server und Webserver auf derselben Maschine), kann es zu Einschränkungen des Betriebs der Applikation (Performance) kommen. Hardwareanforderungen Webserver CPU, RAM Intel E5-2623v3, 8 GB RAM DVD Laufwerk zur Installation vorhanden Freier Festplattenspeicher (davon ca. 1 GB auf Systempartition) 10 GB Installation Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1280 x 1024 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2012 R2 Server mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Diese Konfiguration ist eine Empfehlung für eine durchschnittliche Portalnutzung bei 50 bis 100 gleichzeitigen Zugriffen maximal. Eine exakte Systemanforderung für einen Webserver ist nicht möglich, da diese von der Anzahl der Zugriffe, der verwendeten Portalfunktionen und dem Datenvolumen der Datenbank (Komplexität der Organisationsstruktur, Anzahl Reisen, Urlaub usw.) abhängig ist. Bei größeren Installationen muss eine Hardwareanforderung speziell für den jeweiligen Anwender im Vorfeld evaluiert und zusammengestellt werden. 1.3.2 Konfiguration des Netzwerks Netzwerk Mindestens Optimal Netzwerkprotokoll Native TCP/IP ClientOrganisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Server Native TCP/IP Es muss der Port der Webservers zu den entsprechenden Clients bei einer möglichen Firewall freigegeben sein. Bei einer Standardinstallation ist das der Port 80. Des Weiteren muss eine Verbindung zwischen dem Microsoft SQL Server und dem Web – Server möglich sein. Diese Verbindung wird standardgemäß über Port 1433 aufgebaut. Welchen Port Ihr SQL Server nutzt, können Sie in der SQL Server-Netzwerkkonfiguration einsehen. 1.3.3 Unterstützte Betriebssysteme (für Webserver) Die folgenden Betriebssysteme werden für die Installation des Mitarbeiterportals vollständig unterstützt: Windows 2008 R2 Server X64 Service Pack 1 (Standard- und Enterprise Edition) – Deutsch + IIS 7.5 Windows 2012 Server X64 Service Pack 1 Deutsch + IIS 7.5 Windows 2012 R2 Server X64 Service Pack 1 Deutsch + IIS 7.5 8 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Hinweis: Der Webserver darf nicht gleichzeitig die Rolle eines Domänen – Controllers (PDC / BDC) erfüllen! Ein Parallelbetrieb der Rollen Webserver und Domänencontroller wird nicht unterstützt. Ursache dafür sind abweichende Berechtigungsstrukturen. Der Webserver darf in Ausnahmefällen die Rolle eines Terminalservers erfüllen, wir raten aber aus Performancegründen davon ab. Hinweis: Eingeschränkte Unterstützung – nur zu Test- und Vorführzwecken bzw. für Einzelnutzerbetrieb: Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X86 Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X64 Deutsch Client – Betriebssysteme unterstützen für den IIS (= Webserver) nur eine eingeschränkte Anzahl paralleler Verbindungen und sind daher nicht für den Live – Betrieb eines Mitarbeiterportals geeignet! 1.3.4 Voraussetzung Clients Microsoft Internet Explorer ab Version 11.0 Mozilla Firefox ab Version (aktuelle Version) Google Chrome ab Version (aktuelle Version) 1.4 HR Digitale Personalakte 1.4.1 Allgemein Die digitale Personalakte basiert auf Sage DMS. Die Schnittstelle zur digitalen Personalakte setzt voraus, dass Sage HR Suite als Lizenz vorliegt und lauffähig installiert wurde. Bitte beachten Sie unbedingt auch die Systemvoraussetzungen von Sage HR unter Einsatz der Integration der digitalen Personalakte. Diese finden Sie im Autorun des Installationssetups. 1.4.2 Hardwarekonfiguration Um eine optimale Performance und Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir den Einsatz eines dedizierten Servers für Sage DMS. Wenn eine Parallelinstallation zwingend notwendig sein sollte - (z.B. MS SQL Server und Sage DMS auf derselben Maschine), kann es insbesondere bei hohen User-Zahlen oder großen Datenmengen zu deutlichen Performance- oder Stabilitätseinbußen kommen. 1.4.3 Hardwareanforderungen Hardware Mindestausstattung CPU, RAM 1x CPU Intel XE5640 2,66GHz / 6GB RAM (3x2GB) DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 x 146 GB SAS 15k 2,5" Raid5 oder 4 x 146 GB im RAID 10-Verbund Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 Mbit (oder schneller), installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben True Color, Auflösung mind. 1024x768 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2008 R2 Server mit Service Pack 1 Diese Konfiguration basiert auf der Annahme, dass ca. 21.000 Dokumente pro Jahr importiert werden. Das entspricht bei 500 Arbeitnehmern durchschnittlich ca. 85 Dokumenten pro Tag und einer Nutzung der Hardware von ca. 5-6 Jahren (ohne einen Sekundärspeicher). Die Leistung stellt sich folgendermaßen dar: 9 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Filesystem: bei ca. 100 Dokumenten am Tag liegt das Volumen bei ca. 2 GB pro Jahr Datenbank: ca. 500 MB reine Daten pro Jahr, 500 MB Transaktionsprotokoll pro Jahr (entspricht ca. 3 GB reinen Daten in 5 Jahren und ca. 3 GB Transaktionsprotokoll) Beispiel einer Laufwerksaufteilung: Laufwerk Komponente reservierte Speichermenge C:\ Betriebssystem und d.3 Applikation 100 GB D:\ Dokumentenbaum 50 GB E:\ Datenbank / Transaktionsprotokoll 50 GB F:\ Anlieferung / Verarbeitung 50 GB Abhängig vom aktuellen bzw. zukünftigen Dokumentvolumen und deren durchschnittlicher Speichergröße bietet d.velop verschiedene Möglichkeiten der Skalierung. Übersteigt der ermittelte Speicherbedarf die obige Berechnungsgrundlage, wird ein sekundärer Speicher empfohlen. Hierzu sollten SQL-Server, d.3-Server und Fileserver auf getrennten Rechnern betrieben werden. 1.4.4 Konfiguration des Netzwerks Netzwerk Mindestens Optimal Netzwerkprotokoll Native TCP/IP Native TCP/IP ClientOrganisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server 1.4.5 Speicherplatz der einzelnen Komponenten Komponente Speicherplatz ServerKomponenten 3,5 GB Festplatten Platz DMS-Server 4 GB Arbeitsspeicher Externer Client 200 MB Festplatten Platz 1.4.6 Port Freizugebene Ports Beschreibung 3400 für den Zugriff auf Sage DMS aus den Sage Applikationen heraus 3489 Für die Aktualisierung der Lizenzinformationen aus der Administration der Sage Applikationen heraus 3480 Für den Zugriff auf den d.3 process manager, der das zeitgesteuerte Starten und Stoppen der d.3 Prozesse ermöglicht 8091 Für den Zugriff auf die Konsole von Membase, über die die Erstellung, Speicherung und Abfrage der Datenzugriffe beschleunigt wird 10 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 1.4.7 Softwareanforderung - Betriebssysteme Die folgenden Betriebssysteme für die DMS Applikationsserver und -Fileserver werden für die Installation von Sage DMS unterstützt: Produkt Version Edition Bit Service Pack MS Windows Server 2008 Standard, Enterprise 32, 64 SP 2 MS Windows Server 2008 R2 Standard, Enterprise 64 SP 1 Der Applikationsserver sollte bei Systemen mit 32-bit über mindestens 3 GB und bei Systemen mit 64-bit über mindestens 4 GB Arbeitsspeicher verfügen. 1.4.8 Softwareanforderung - Datenbanksysteme Die folgenden Datenbanksysteme für die DMS-Datenbanken werden für die Installation von Sage DMS unterstützt: Produkt Version Edition Bit Service Pack Microsoft SQL Server 2008 Standard, Enterprise 32, 64 SP 4 Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard, Enterprise 64 SP 3 Microsoft SQL Server 2008 R2 Express * 64 SP 3 Microsoft SQL Server 2012 Standard, Enterprise 64 SP 2 Microsoft SQL Server 2012 Express * 64 SP 2 Microsoft SQL Server 2014 Standard, Enterprise 64 Auslieferungs-version Microsoft SQL Server 2014 Standard, Enterprise 64 Auslieferungs-version * Es gelten die Einschränkungen von Microsoft für diese Edition des SQL-Servers. Bitte beachten Sie insbesondere die Hinweise von Microsoft zu den Einschränkungen bei Performance und Speicherkapazität. 1.4.9 Softwareanforderung - Client-Betriebssysteme Die folgenden Betriebssysteme werden unterstützt, wenn der Externe Client (Smart Start bzw. dexplorer) eingesetzt wird: Produkt Version Edition Bit Service Pack Microsoft Windows 7 Professional, Enterprise, Ultimate 64 SP 1 Microsoft Windows 8 Pro, Enterprise 64 Auslieferungsversion Microsoft Windows 2008 R2 Standard, Enterprise 64 SP 2 Microsoft Windows 2008 Standard, Enterprise 32, 64 SP 2 Microsoft Windows Server 2012 Standard 64 Auslieferungs-version Microsoft Windows Server 2012 R2 Standard 64 Auslieferungsversion Der Rechner sollte mindestens 1GB Arbeitsspeicher aufweisen, und die Auslagerungsdatei sollte ebenfalls mindestens 1GB groß sein. 11 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Hinweise: Es ist nicht möglich, Sage DMS auf einem Server mit weniger als 2 GB RAM zu betreiben. Es wird aus Performancegründen – dringend - davon abgeraten, Sage DMS auf einem Windows Terminalserver zu betreiben! Des Weiteren kommt es bei Nutzung auf einem Terminalserver zu Einschränkungen bei der gleichzeitigen Nutzung von Microsoft Office durch die Anwender und durch Sage DMS. Eine Archivanlage ist bei Terminalservern nur in einer Konsolensitzung möglich! Eine Volltextindizierung ist in diesem Fall nicht möglich, da das Microsoft Office auf dem Server installiert sein muss. Die Version von Microsoft Office, die auf dem Server verwendet wird, muss der aktuellsten Version entsprechen. Die Volltextindizierung („rendition service“) unterstützt keine Rastergrafiken (tif, jpg, bmp, usw.). Hierfür wird eine OCR Erkennung benötigt. Informieren Sie sich hierzu bei Ihrem Softwarebetreuer oder über den Sage Professional Service. Für das Hinzufügen von Dokumenten über Drag & Drop bzw. die Arbeit mit der Aktenansicht sollten zwei Fenster auf dem Arbeitsplatz darstellbar sein. Es empfiehlt sich, zwei Monitore zu nutzen. Als Bildschirmauflösung wird mindestens 1.024x768 mit True Color empfohlen. 1.5 Hinweise zur Verwendung von Microsoft Office Wir empfehlen ein installiertes MS Office 2013 Professional (inkl. MS Access) X86 mit jeweils aktuellem Service Pack. Auf Terminalservern ist dies die einzige auch von Microsoft empfohlene Variante. Die Übergabe von Daten an Produkte von Microsoft Office 2003, Office 2007 und Office 2010 (Serienbriefe, Übergabe von Berichten und Auswertungen) ist jedoch weiterhin möglich. Mit eingeschränktem Funktionsumfang (z.B. keine Serienbriefe) kann immer auch die automatisch mit installierte MS Access 2013 Runtime X86 inkl. SP1 genutzt werden. Bei einer Neuinstallation der Personalwirtschaft auf einem Rechner OHNE Microsoft Access 2013 wird automatisch die MS Access Runtime 2013 installiert. Hinweis: Auf Terminalservern wird von Microsoft eine parallele Installation von MS Office Produkten nicht empfohlen. z.B. Word 2010 und Access 2013 Runtime. Für normale Workstations stellt dies kein Problem dar. Mit der Personalwirtschaft kann unabhängig vom Betriebssystem (hier ist z.B. auch Windows 7 X64 möglich) ausschließlich die X86 (32-Bit)-Variante von MS Office genutzt werden. Sobald ein einziges X64 – MS Office Produkt installiert ist – können die alle auf MS Access basierenden Hauptmodule (Personalabrechnung, Personalmanagement, Reisekosten, Urlaub- und Fehlzeiten) nicht genutzt werden. Die Module Zeitwirtschaft, Mitarbeiterportal und InfoCenter können genutzt werden. 1.6 Zeitpunkt für die Installation Spielen Sie die neue Version möglichst unmittelbar nach der Monatsübernahme ein. Wann darf das Update auf keinen Fall eingespielt werden? − Wenn Sie sich im Rückblick/ in der Korrektur befinden − Wenn Sie bereits ausgezahlt haben, aber noch keine Monatsübernahme durchgeführt haben – Hier bitte erst die Monatsübernahme durchführen! 1.7 Hinweise zu notwendigen Internetverbindungen für die Personalwirtschaft 1.7.1 Aktualisierung der ERiC-Komponenten für den Versand der Lohnsteuerdaten Wenn Sie eine Firewall einsetzen, müssen Sie für die Aktualisierung der Komponenten folgende Serververbindung zulassen: − http/https-Download: 159.154.8.35 Wenn Sie über einen Proxy-Server ins weltweite Netz gehen, dann achten Sie bitte darauf, dass sowohl der Port für den http- als auch der Port für den https-Download im Programm eingetragen sind. Diese Einstellung nehmen Sie unter <Extras: Optionen: Netzwerk> vor. 12 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Proxy-Server oder Firewall benutzen bzw. deren Einstellungen nicht kennen, sprechen Sie unbedingt mit den Verantwortlichen für ihre IT-Sicherheit. Um die Funktionsfähigkeit zu testen, öffnen Sie den Menüpunkt <Datenübertragung an Finanzamt> für die Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnsteueranmeldungen und klicken Sie auf <Versionsprüfung>. Dann wird eine Verbindung zum Download-Server aufgebaut. Die aktuellen Programmkomponenten werden heruntergeladen. Wenn der Verbindungsaufbau gelingt und die Daten aktualisiert wurden, erhalten Sie eine entsprechende Botschaft vom Programm. Dann darf der IT-Experte das Büro verlassen. Wenn zur Versionsprüfung keine Verbindung zum Internet aufgebaut werden kann, prüfen Sie bitte folgende Registrierungseinstellungen (regedit): HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings EnableAutodial = 0 (REG_DWORD) − muss vom Typ ein REG_DWORD sein und in den allermeisten Fällen auf 0 stehen − Sollte hier beispielsweise eine ISDN Wählverbindung als Standard I-Net-Verbindung genutzt werden, kann hier auch der Wert auf 1 stehen. NoNetAutodial = 0 (REG_DWORD) − muss ebenso vom Typ REG_DWORD sein und immer auf 0 stehen 1.7.2 Freizuschaltende Ports und URL Im Rahmen verschiedener Verfahren müssen für die Datenübertragung bestimmte IP-Adressen, Ports und URL’s an Ihrer Firewall freigeschaltet sein. 13 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 ELSTAM-Verfahren OnlineWährungskurse Bewerbung.Online 62.157.211.58:443 https://www.hrmsonline.de URL: URL: http://www.onlinebewerbungsserver.de, https://cvreader.hrmshttps://www.onlinebewerbungsserver.de online.de 62.157.211.59:443 IP-Adresse: 159.154.8.15 193.109.238.26:443 193.109.238.27:443 Port : 443 62.157.211.58:8080 CV-Reader IP: 85.214.9.45 IP: 192.166.197.184 Port: 80, 443 Port: 443 193.109.238.26:8080 2 Modulübergreifende Funktionen 2.1 Umsetzung der neuen Lizenzierung (Named User) 2.1.1 Was ist neu? Jeder Arbeitsplatz-Installation mit der neuen Lizenz der Sage Personalwirtschaft müssen festgelegte Benutzer/ Logins zugeordnet werden. Diese Lizenzart wird auch als "User CAL" (CAL = Client Access License) bezeichnet. 2.1.2 Was ist vom Anwender zu beachten? Für die meisten Anwender wird sich zunächst nichts ändern, weil hier das alte Lizenzpaket unverändert weiter gilt. Das trifft auch dann zu, wenn nun eine neue Lizenz für das Jahr 2016 eingespielt wird. Auch eine „neue“ Lizenz für 2016 entspricht also dem bisherigen Lizenzmodell. Für Neukunden und Anwender, welche zusätzliche Arbeitsplätze/ Clients erwerben, wird die Lizenzierung nach der neuen Lizenzart vorgenommen. Hierfür sind auch einige Neuerungen in der Benutzerverwaltung wichtig. 2.1.3 Inhaltliche Hinweise zum neuen Lizenzmodell (User CAL) Damit eine Anmeldung an der Sage Personalwirtschaft möglich ist, muss eine Zuordnung von einem oder mehreren Benutzer-Logins zu einer der beiden folgenden User CAL - Kategorien erfolgen. Art des Users Eigenschaften Full User Der Benutzer darf in allen lizenzierten Sage Personalwirtschaft - Modulen, inklusive Personalabrechnung und Zeitwirtschaft, arbeiten. Light User Der Benutzer darf NICHT in den Sage Personalwirtschaft - Modulen Personalabrechnung und Zeitwirtschaft arbeiten, sonst aber in allen anderen lizenzierten Modulen. 2.1.4 Änderungen in der Benutzerverwaltung für die neue Lizenz Die Verwaltung der User CAL - Logins erfolgt in der Benutzerverwaltung im Administrator der Sage Personalwirtschaft. Ein Login kann entweder einem Full User ODER einem Light User zugeordnet werden, sofern dafür noch freie Logins übrig sind (Gegenseitiger Ausschluss der Kategorien). 14 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Nachdem das Häkchen für den gewünschten Login bei Full bzw. Light User gesetzt wurde, kann sich der Benutzer mit diesem Login an der Sage Personalwirtschaft anmelden und arbeiten. Die Ansicht mit den userKategorien ist nur aktiv, wenn in die Datenbank eine neue Lizenz, welche das User Cal-Modell berücksichtigt, eingelesen wurde. Pro User CAL gibt es eine festgelegte Anzahl an maximal möglichen Logins pro Kategorie. Die maximale Anzahl an Full / Light User ergibt sich aus der maximalen Benutzeranzahl, die in der Lizenz für das jeweilige Modul angegeben ist. Wenn ein Login nur für den Mitarbeiterportal-Bereich freigeschaltet ist, dann kann er nicht einem Full / Light User zugeordnet werden. MA Portal User fallen nicht unter die Limitierung. 2.1.5 Umstellung auf User CAL für Bestandskunden Wenn ein Kunde seine Lizenzen wechselt, weil beispielsweise ein zusätzlicher Arbeitsplatz erworben wurde, dann sind alle Logins auf "Kein Zugriff" gesetzt und müssen via Benutzerverwaltung aktiviert werden. Wenn ein Benutzer in einem Modul angemeldet ist und in der Zeit seine Zugangsberechtigung verliert, kann er so lange arbeiten, bis er sich erneut anmelden muss. 2.1.6 Aktivieren der Ansicht von ungültigen Benutzern in der Benutzerverwaltung Wenn der Administrator geöffnet wurde und eine Anmeldung an der Benutzerverwaltung erfolgt ist, stehen im Register <Datei> die Optionen Benutzerverwaltung zur Verfügung. Hier lässt sich auch die standardmäßig ausgeschaltete Anzeige von ungültigen Benutzern aktivieren. 2.2 Infocenter 2.2.1 Auswertung von Krankenkassendaten Im Infocenter (Abrechnung) wurde für die Anzeige der Daten der Krankenkassen bei zentraler Stammdatenverwaltung eine neue Auswahl angelegt. Unter der Auswahl "Stammdaten" wurde der neue Punkt "zentr. Stammdatenverwalt." hinzugefügt. Der Unterpunkt dazu ist "Krankenkasse". Unter diesem Punkt können bei zentraler Stammdatenverwaltung dieselben Unterpunkte wie bei der Auswahl "Krankenkasse" unter "Mandant" ausgewählt werden. 2.2.2 Tarifdaten Für das Controlling Feld „Tarif Betrag“ wird jetzt eine 0 ausgegeben, wenn das Feld nicht gefüllt ist. Im Controlling für die Personalkostenplanung (Budgeting) wurden die aus den Planungsdaten unter Person -> Tarifdaten auszuwählenden Felder "Tarif Entgeltgruppe" und "Tarif Stufe" mit der komplette Historie ausgegeben. Die wurde behoben. 2.3 Überarbeitete Funktionen 2.3.1 Cockpit Die Jubiläumsliste um Cockpit zeigte auch Arbeitnehmer mit 0 Jahren Betriebszugehörigkeit an. Dies wurde behoben. 15 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 2.3.2 Wiedervorlagen Die Übertragung der WVL auf andere Sachbearbeiter wurde überarbeitet. 2.3.3 2.3.3.1 Benutzerverwaltung Automatische Anlage von Portalnutzern Die Geschwindigkeit der automatischen Benutzeranlage wurde deutlich erhöht. 2.3.3.2 Neuanlage von Benutzern Wenn ein neuer Benutzer angelegt wird und diesem Benutzer der Mitarbeiter zugeordnet werden soll, werden in der Auswahlliste nur die derzeit aktiven oder zukünftig eintretenden Mitarbeiter angezeigt, alle bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter (Abrechnung und Zeitwirtschaft) sind nun nicht mehr sichtbar. 2.3.3.3 Rekursives Setzen Beim rekursiven Setzen der Rechte wurden unter Umständen nicht alle Knoten bearbeitet. Dies wurde überarbeitet. 2.3.3.4 Leserechte auf die Seite KVDR In der Benutzerverwaltung kann ab sofort für die Seite <KVDR> unter <Arbeitnehmer: Steuer/SV> Lesezugriff eingestellt werden. 3 Personalabrechnung 3.1 Stammdatenpflege 3.1.1 Arbeitnehmerneuanlage Unter <Extras: Optionen> kann das erweiterte Arbeitnehmer-Neuanlage-Formular aktiviert werden. Dieses wird geöffnet, wenn im Arbeitnehmerformular die Neuanlage gestartet wird. Das Neuanlageformular wurde um die Felder organisatorische Einordnung und Benutzer für MAPortal erweitert. Bei Neuanlage und auch beim Duplizieren wird zuerst das Formular für die organisatorische Einordnung geöffnet. An dieser Stelle können Sie die organisatorische Einordnung vornehmen. Danach wird das Formular zum Anlegen eines Benutzers angezeigt. Im Anschluss geht es wie gewohnt mit der Erfassung der Arbeitnehmerdaten weiter. 3.2 Erfassung und Abrechnung 3.2.1 Verlagerung von Bruttolohndaten 3.2.1.1 Hintergrund Auch für versetzt gezahlte Entgelte (z.B. Mehrarbeitsvergütungen, Aufschlag und beitragspflichtige Teile der SFN-Zuschläge) müssen die SV-Beiträge korrekt berechnet werden. Gelangen die versetzt gewährten Bezüge in vollständig unterbrochene oder inaktive Monate, stehen keine SV-Tage für ihre Verbeitragung zur Verfügung und es können daher keine Beiträge berechnet werden. Vom Anwender mussten die Bezüge bisher manuell in den letzten Abrechnungsmonat verlagert werden. Dieser Arbeitsschritt kann nun automatisiert werden. Es werden die Lohnarten bei zwischenzeitlichem Austritt oder vollständiger Unterbrechung in den letzten mit SVTagen belegten Monat verschoben, damit Beiträge auf die Lohnarten berechnet werden können. 3.2.1.2 Lohnarteneinstellung Verschiebungsrelevante Lohnarten werden über einen Berichtsspeicher entsprechend gekennzeichnet. Der Speicher trägt den Namen "versetzt gezahltes lfd. Entgelt". Die automatische Verschiebung erfolgt nur anhand der Lohnartenkennzeichnung. 16 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Markieren Sie den Speicher „Versetzt gezahltes Entgelt“ in der linken Liste und verschieben Sie ihn mit Hilfe der Pfeiltaste ins Fenster <Gesamtbetrag auf Speicher>. Kennzeichnen Sie alle Lohnarten, die beitragspflichtiges, laufendes Entgelt sind und die Zeitversetzt gezahlt werden (zum Beispiel Mehrarbeitsvergütungen, UKAufschlag). 3.2.1.3 Funktionsweise der Verschiebung Wird nach der Bruttoentgeltfindung festgestellt, dass Lohnarten mit dem Kennzeichen im aktuellen Monat vorliegen und der Monat unterbrochen ist oder der Arbeitnehmer nicht aktiv ist, werden die Lohnarten in eine neue Tabelle übernommen und in der regulären Tabelle für den Bruttolohn gelöscht. Es wird eine Korrektur für den Zielmonat ausgelöst. In der Bruttoentgeltfindung wird die neue Tabelle ab 2016 mit berücksichtigt. Das heißt, die Werte werden aus der Tabelle in die aktuellen Bruttolohndaten des jeweiligen Abrechnungsmonats übernommen. Wird ein Austritt nach hinten verlagert oder eine Unterbrechung verkürzt bzw. entfernt, wird die Verschiebung rückgängig gemacht. Sie werden bei der Bruttoentgeltfindung des ehemals unterbrochenen Monat wieder mit übernommen. Die verschobenen Lohnarten können im Infocenter ausgewertet werden. 3.2.1.4 Wegfall der bisherigen Option für die Verschiebung bei Austritt Die Option für die Verlagerung in den letzten aktiven Monat des Arbeitnehmers nach Austritt entfällt. Die Option im Bruttolohnimport auf "Aussetzen der Prüfung bei vollständiger Unterbrechung" bleibt erhalten, um die Sicherstellung der bisherigen Funktionalität sicherzustellen. Kunden ohne versetzt gezahlte Entgelte und ohne Verschiebungswunsch können abrechnen wie bisher. Dazu zählt auch die Möglichkeit, den Import für unterbrochene Monate komplett zu unterbinden. 3.3 Auswertungen und Berichte 3.3.1 Abweichende Anrede und Anschrift auf dem Lohnschein 3.3.1.1 Hintergrund Aufgrund von Anforderungen aus den elektronischen Meldeverfahren müssen die im Arbeitnehmerstamm hinterlegten Namen und Anschriften korrekt und vollständig sein. Unter Umständen ergibt sich in der Praxis die Anforderung, im Adressfeld der Verdienstabrechnung einen abweichenden Namen oder eine abweichende Anschrift zu verwenden. So kann beispielsweise aufgrund einer Ordenszugehörigkeit der Familienname entfallen, der Lohnschein kann aufgrund der Pflegebedürftigkeit des Empfängers an einen Bevollmächtigten oder Betreuer übermittelt werden oder aufgrund von Datenschutzgründen (z.B. bei Hauspostverteilung) soll nicht die komplette Adresse auf der Verdienstabrechnung angedruckt werden. Diese Anforderungen sind zwar nicht mit der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) vereinbar, werden aber aus praktischen Erwägungen von zahlreichen Anwendern gewünscht. Daher besteht nun die Möglichkeit, eine abweichende Lohnscheinanschrift zu hinterlegen und diese für den Ausdruck des Lohnscheins zu verwenden. 3.3.1.2 Voraussetzungen Voraussetzung ist eine gültige Lizenz für das Modul Personalmanagement. Dort erfolgt die Pflege der abweichenden Namen und Anschriften. 17 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 3.3.1.3 Datenpflege Abweichende Namen und Anschriften werden im Modul Personalmanagement unter <Arbeitnehmer: Person: Kontakt> hinterlegt. Wird der Haken bei „Bevollmächtigter für Lohnschein“ gesetzt, wird für den Lohnschein die auf dieser Seite hinterlegte „interne Postanschrift“ verwendet. Ist der Haken nicht gesetzt, so wird die hier hinterlegte Adresse nicht für den Lohnschein verwendet. Das zweite Feld in der Rubrik „An“ steuert, ob überhaupt eine Adresse auf dem Lohnschein angedruckt wird oder nicht. Bleibt dieses Feld leer, so bleibt die komplette Anschrift leer. Ist das Feld gefüllt, so wird die komplette interne Postanschrift für den Lohnschein verwendet, auch wenn in den anderen Feldern kein Inhalt hinterlegt wurde. 3.3.1.4 Berücksichtigung auf dem Lohnschein/ der Verdienstabrechnung Die Berücksichtigung der abweichenden Namen und Anschriften erfolgt ausschließlich auf dem Lohnscheintyp BAT. In den Meldeprotokollen für die Lohnsteuerbescheinigungen und die DEÜV-Meldungen ist eine Berücksichtigung ausdrücklich nicht vorgesehen, um die Übereinstimmung zwischen Meldungsinhalt und Anschriftenfeld beizubehalten. 3.3.2 3.3.2.1 Rentenbezugsmitteilungen (REBSY-Verfahren) Anpassungen an den Meldevorschriften für 2016 Für die Meldungen ab 1.1.2016 (also für das Meldejahr 2015) wurde ein neues Schema veröffentlicht. Die Dateierstellung wurde an dieses neue Schema angepasst. Für die Datenpflege ergeben sich keine neuen Anforderungen. Inhaltliche Änderungen haben sich bei Personen mit Wohnsitz im Ausland ergeben: Bei Rentenempfängern mit Wohnsitz im Ausland werden in der Rebsy-Meldung jetzt die Auslandsanschrift und die Staatsangehörigkeit gemeldet. 3.3.2.2 Überarbeitete Funktionen Bei rückwirkendem Austritt eines Arbeitnehmers wurde der abgerechnete Monat noch in der REBSY-Meldung berücksichtigt, obwohl eine spätere Korrektur vorlag. Nun werden nur noch die wirklich aktiven Abrechnungsmonate berücksichtigt. 18 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 3.4 Abrechnung von Tarifen 3.4.1 Zuwendungsberechnung für übernommene Auszubildende, Schülerinnen und Schüler In den Tarifverträgen, die Regelungen zur Jahressonderzahlung enthalten, findet sich in der Regel der Passus, dass übernommene Auszubildende ihre Jahressonderzahlung anteilig für das Ausbildungsverhältnis und anteilig für das Beschäftigungsverhältnis erhalten. Spannend wäre ja nun, wie diese anteilige Berechnung genau auszusehen hat, doch dazu finden sich in den Tarifwerken keine Angaben. Speziell bei einem untermonatlichen Wechsel vom Ausbildungs- in ein Beschäftigungsverhältnis lassen die Tarifverträge viele Fragen offen: bei exakter Auslegung des TVÖD und anderer Tarifverträge stünde für den geteilten Monat sowohl ein Anspruch auf Azubi-Zuwendung als auch auf Beschäftigtenzuwendung zu, so dass sich 13 Anspruchsmonate ergeben. Beispiel: Auslernen am 15.06., Übernahme als tariflich Beschäftigter ab 16.06. Im Juni besteht für mindestens einen Tag Anspruch auf Entgelt für das Ausbildungsverhältnis und für mindestens einen Tag Anspruch auf Entgelt für das Beschäftigungsverhältnis. Damit ergäbe sich folgende Berechnung: Azubiverhältnis: 6 Monate x Ausbildungsentgelt x Zuwendungsprozentsatz Beschäftigungsverhältnis: 7 Monate x Durchschnittsentgelt x Zuwendungsprozentsatz Da 13 Zuwendungsmonate nicht zielführend sind, wurde in derartigen Fällen für den Teilmonat bisher immer die Beschäftigtenzuwendung gewährt. Damit begründeten die Monate Januar bis Mai den Anspruch auf die AzubiZuwendung, während aus den Monaten Juni bis Dezember 7 Monate Zuwendungsanspruch aus dem Beschäftigungsverhältnis resultieren. Aufgrund der nicht eindeutigen Regelung kommt es in der Praxis zuweilen zu einer anderen Auslegung: Für den Teilmonat wird nur die Azubizuwendung gewährt. Hierdurch verfällt der Anspruch auf den Teilmonat des Beschäftigungsverhältnisses und die Zuwendung setzt sich aus 6/12 Azubizuwendung und 6/12 Beschäftigtenzuwendung zusammen. Wenn diese Regelung angewendet werden soll, ist eine entsprechende Einstellung im Mandanten erforderlich. Setzen Sie den Haken „Zuwendungsanspruch bei Teilmonat aus Ausbildungsverhältnis“ wenn diese Art der Aufteilung angewendet werden soll. Zudem erfolgte bisher die Aufteilung der Jahressonderzahlung nur dann, wenn ein Wechsel in die Tarifgruppe „Beschäftigte“ oder „Beschäftigte SUE“ erfolgte. Ab sofort wird die Aufteilung auch vorgenommen, wenn der Azubi oder Schüler zum „Angestellten“ wird. 3.4.2 Zuwendungsberechnung für selbst angelegte Tarife Bei der automatischen Zuwendungsberechnung werden sowohl die Tarifeinordnung wie auch die verschiedenen Tarifgruppen berücksichtigt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die tariflichen Besonderheiten auch automatisiert erkannt werden. Bei selbst angelegten Tarife können einerseits die mitgelieferten Tarifgruppen verwendet werden, die in der Zuwendungsberechnung dann wie gewohnt berücksichtigt werden, andererseits werden auch Tarifgruppen selbst angelegt, welche das Programm nicht kennt und daher bezüglich der Behandlung in der Jahressonderzahlung nicht einordnen kann. Daher war bisher für derartige Gruppen keine automatisierte Zuwendungsberechnung möglich. Ab sofort kann je Tarifgruppe eingestellt werden, wie ihre Berücksichtigung in der Jahressonderzahlung erfolgen soll. Dafür steht unter <Datenstamm: Tabellen: Tariftabellen> die neue Auswahlliste „Gruppe Zuwendung“ zur Verfügung. Wählen Sie hier die Gruppe, welche der selbst angelegten Gruppe entspricht. 19 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Handelt es sich bei der aktuellen Tarifgruppe um eine vom Hersteller mitgelieferte Gruppe (z.B. Beschäftigte, Auszubildende), ist keine Einstellung erforderlich, weil die Eigenschaften der mitgelieferten Gruppe berücksichtigt werden. Daher ist die Auswahlliste in diesen Fällen deaktiviert. 3.4.3 Zuwendungsberechnung bei abweichendem Basiszeitraum Bei Eintritten nach dem regulären Basiszeitraum Juli-September wurde unter Umständen eine Hochrechnung des Durchschnittsentgelts für die Zuwendung vorgenommen, obwohl eine durchgängige Beschäftigung im Eintrittsmonat bestand. Dies wurde geändert. Eine Hochrechnung auf die durchschnittlichen kalendertage von 30,67 wird nur dann durchgeführt, wenn wirklich ein Teilmonat vorliegt. 3.4.4 Zuwendungsberechnung im Rahmen der Gestellungsgeldberechnung Die Zuwendung enthält Lohnarten, die sowohl in der Gestellungsgeld-Abrechnung als auch in der Normalabrechnung zu 100% berücksichtigt werden. Daher werden diese Anteile der Zuwendung im Gestellungsgeld-Abrechnungslauf nicht mehr hochgerechnet. Die Hochrechnung erfolgt nur für diejenigen Anteile der Zuwendung, die zu 98% in der Normalabrechnung berücksichtigt werden. In der Gestellungsgeldabrechnung werden ZVK-freie Lohnarten, welche in der Zuwendung berücksichtigt werden, auch als ZVK-freie Zuwendung gezahlt. 3.5 Überarbeitete Funktionen 3.5.1 Funktionsumfang der Sage Personalwirtschaft Basic Die Länge der Kostenstellen und die Länge der Kostenträger sind jetzt auch in der Programmvariante BASIC änderbar. Auch die Kontrolle bei einer Änderung der Länge von Kostenstellen bzw. Kostenträgern ist jetzt für BASIC aktiviert. Unter Lohnberechnung/Rechnungswesen/Buchungsbelege ist die "Zusammenfassung nach Kontengruppen" jetzt auch für Basic nutzbar. Unter Datenstamm/Datenstammdruck/ ist das "Memo" jetzt auch für Basic nutzbar. In den Urlaubs- und Fehlzeiten ist der Urlaubsstand unter <Auswertung: Jahresübersichten> in der Programmvariante Sage Personalwirtschaft Basic verfügbar. 3.5.2 Stammdatenpflege Die Staaten-Tabelle unter Konstanten: Vorgaben wurde ergänzt und berichtigt. Hongkong und Macau wurden hinzugefügt. Die Länderkürzel für Bosnien-Herzegowina und die Cookinseln liegen jetzt in Großbuchstaben vor. Dies ist wichtig für die korrekte Länderkennung in der Lohnsteuerbescheinigung. Die Tab-Reihenfolge bei der Pflege der Stundenlöhne im Arbeitnehmerformular wurde überarbeitet. Der Filter im Formular Tariftabellen verursachte eine Systemmeldung, wenn er sowohl über die Schaltfläche <Aktionen> als auch über die Schnellstartleiste angewählt wurde. Dies wurde behoben. Im Prüflauf und bei der Eingabe im Mandanten-Stamm wurde die Länge der Mitgliedsnummer über die bisherige Kernprüfung geprüft. Die Verwendung der C-Kernprüfungs-dll bei der Prüfung der BG-Mitgliedsnummer wurde nun komplett entfernt, sodass bei Eingabe im Mandanten-Stamm nun immer die Online-Prüfung stattfindet. 3.5.3 Lohnarten und Formeln Der Formelabruf für die Bestandteile der KUG-Berechnung wurde überarbeitet. 3.5.4 Konstantenabgleich Der Vollarbeiterrichtwert wird jetzt richtig mit 1560 Std. für das Jahr 2016 aktualisiert. Prüfen Sie bitte ihre Abrechnung, wenn Sie den Vollarbeiterrichtwert für die Stundenermittlung verwenden. 20 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Bei landwirtschaftlichen Krankenkassen wird bei der Aktualisierung der Datenbank der Arbeitnehmer-Anteil für die freiwillige Versicherung auf den gleichen Wert wie für den Arbeitgeber gesetzt. Die Änderung ist notwendig, damit die freiwilligen Beiträge zu den Beitragssätzen passen. Landwirtschaftliche Kassen haben beim normalen und beim ermäßigten Beitrag keinen Zusatzbeitrag. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag gilt nur für Versorgungsbezugsempfänger, die bei einer landwirtschaftlichen Krankenkasse versichert sind. 3.5.5 3.5.5.1 Betriebliche Altersvorsorge Gemeinsame Abrechnung von Alt- und Neuverträgen Kommt zur Abrechnung eines Neuvertrags im Laufe des Jahres ein Altvertrag hinzu (z.B. Entgeltumwandlung aus einer Einmalzahlung), so wurde die SV-Freigrenze des Altvertrags ab diesem Monat für beide Verträge angewendet. Dies wurde behoben. 3.5.5.2 Heuerabrechnung und Altersvorsorge In der Heuerabrechnung wurden Überarbeitungen hinsichtlich der D-Heuerberechnung beim Vorliegen betrieblicher Altersvorsorge vorgenommen. Unter Umständen minderte ein SV-Freier Arbeitgeberanteil die DHeuer. Dies wurde behoben. Bei einer Entgeltumwandlung wird die Entgeltminderung des aktuellen Monats nicht mehr auf die Durchschnittsheuer angewendet, sondern auf das D-Heuer-pflichtige Brutto des aktuellen Monats. Dieses geminderte Brutto wird in den Abrechnungsdaten gespeichert und fließt bereits gemindert in die Durchschnittsberechnung der Folgemonate ein. 3.5.6 Abrechnung von Saison-Kurzarbeitergeld Die Berechnung der SV-Erstattung für den S-KUG-Antrag und die S-KUG-Abrechnungsliste erfolgt jetzt unter Berücksichtigung des kassenindividuellen Zusatzbeitrages. 3.5.7 Zahlungsverkehr Forderungen an ausgeschiedene Arbeitnehmer werden auch bei mehrfacher Erstellung des Zahlungsverkehrs nur einmal erstellt. Bisher konnte es zu Vervielfachungen kommen, wenn die Zahlungen mehrfach übernommen wurden. 3.5.8 DATA Service Bei manuell ergänzten Lohnsteueranmeldungen und Anwendung des Sage HR DATA Service wurde versucht, die Lohnsteueranmeldung wie früher hinsichtlich ihres korrekten Aufbaus zu prüfen. Hierzu sind diverse ElsterDateien erforderlich, welche bei Anwendern des DATA Service unter Umständen nicht auf dem neuen Stand waren. Deswegen schlug die Prüfung fehlt. Die Prüfung derartiger Lohnsteueranmeldungen wurde entsprechend angepasst und findet nun ausschließlich auf den DATA Service statt. 3.5.9 ELSTAM ELSTAM-Rückmeldungen können wieder fehlerfrei übernommen werden, auch wenn die Rückmeldung zu einer nicht vorhandenen Stammgültigkeit erfolgt. Unter Umständen wurden nach einer erfolgreichen Abmeldung nach Austritt neue Anmeldungen erstellt, obwohl der Arbeitnehmer noch nicht wieder eingetreten war. Dies wurde behoben. 3.5.10 Lohnsteueranmeldungen bei Betriebsstätten Bei Änderung von Betriebsstätten werden neue Gültigkeiten angelegt. Jede neue Gültigkeit hat auch eine neue BetriebsstättenID. Dadurch kam es ggf. bei Verwendung von steuerlichen Betriebsstätten dazu, dass für eine Steuernummer mehrere Lohnsteueranmeldungen erstellt wurden, also für jede BetriebsstättenID eine. Ab sofort wird auch bei Verwendung von steuerlichen Betriebsstätten wieder je Steuernummer nur eine Lohnsteueranmeldung erstellt. 3.5.11 Lohnsteuerbescheinigungen Für Versorgungsbezugsempfänger werden in den Vortragswerten hinterlegte Versorgungsbezüge nun in Zeile 8 mit berücksichtigt. Beachten Sie bitte, dass bei der Eintragung von Versorgungsbezügen in den Vorträgen auch in der Echtabrechnung eine Bemessungsgrundlage für den Versorgungsbezug gefunden werden muss. Voraussetzung hierfür ist ein hinterlegter Versorgungsbeginn und ein Vortragswert für die Bemessungsgrundlage des Versorgungsfreibetrags (Höhe des laufenden Versorgungsbezugs im ersten Monat bzw. in 01/2005). Auf der LSB Zeile 31 (Zahlungsmonate bei unterjähriger Zahlung von Versorgungsbezügen) wird bei Versorgungsbezügen, die nicht komplett mit der Sage Personalwirtschaft abgerechnet wurden, folgendes ausgegeben: A) Wenn der Versorgungsbeginn des Versorgungsbezugs oder der Versorgungsbeginn des Rentners vor dem Bescheinigungsjahr liegt, dann werden keine Monate bescheinigt. 21 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 B) Wenn der Versorgungsbeginn des Versorgungsbezugs oder der Versorgungsbeginn des Rentners vor dem Abrechnungsstart, aber im Bescheinigungsjahr liegt, dann werden die Monate vom Beginn bis zum Austritt bzw. bis zum Jahresende als Zahlungsmonate des Versorgungsbezugs berücksichtigt. C) Werden im bescheinigten Jahr 12 Zahlungsmonate erreicht, werden keine Monate in Zeile 31 bescheinigt. Das Kennzeichen für die Ermittlung der Angabe für Zeile 31 ist das Feld Versorgungsbeginn unter <Arbeitnehmer: Steuer/SV: KVdR>. 3.5.12 DEÜV 3.5.12.1 Betrag in der Märzklauselmeldung Die Betragsermittlung für Sondermeldungen mit Grund 54 wurde für die Fälle überarbeitet, in denen im Zuordnungsmonat bereits eine normale Einmalzahlung vorlag, die nicht durch eine Märzklausel entstanden ist. 3.5.12.2 Keine 91er Meldungen mehr Bei Einmalzahlungen in beitragsfreien Zeiten wird eine Meldung mit Grund 54 erstellt, wenn die Einmalzahlung ganz oder teilweise verarbeitet werden kann. Eine Meldung mit Grund 91 wird hingegen nicht mehr erstellt. Hier sind auch keine Stornierungen mehr erforderlich. Daher wird der Versand von stornierten 91er Meldungen ab sofort unterdrückt. Wurden diese erstellt und versendet, hat die Annahmestelle den Fehler DSME232 zurückgemeldet. Dies wird nun verhindert. Die Stornomeldungen sind überflüssig und werden bei der Aktualisierung der Datenbank gelöscht. 3.5.12.3 92er Meldungen bei Bergbaubetrieben Es wurde versucht, eine 92er UV-Jahresmeldung mit dem Baustein DBKS (Datenbaustein Knappschaft/ Seekasse) zu erstellen, was zu einem Fehler im DEÜV-Lauf führte. Es wird nun nicht mehr versucht, diesen Baustein zu erstellen, weil er nicht in die UV-Jahresmeldung gehört. 3.5.12.4 Neuerstellung von Meldungen aus der vorletzten Datensatzversion Bei Korrekturen in Zeiträume vor 2012 werden die dort bereits versendeten DEÜV-Meldungen jetzt korrekt für die Prüfung auf Veränderung verarbeitet. Bei nachträglichen Änderungen am Meldungsinhalt werden die Datensätze dann auch storniert und in der aktuell gültigen Version 3 neu erstellt. 3.5.13 Rückmeldungen Das Einlesen von Rückmeldungen der Kasse an die Zahlstelle in der aktuellen Datensatzversion wurde überarbeitet. Wenn Sie Versorgungsbezugsempfänger abrechnen, prüfen Sie bitte, ob im Fehler-Verzeichnis von dakotaag Daten (Dateiname "EZAK..." in den 2016er-Verzeichnissen) liegen und verschieben Sie diese wieder in den Ordner „Entschlüsselte Rückmeldungen“. Unverarbeitete Rückmeldungen, die nicht in Ihre Personaldatenbank übernommen werden konnten, werden unter \dakotaag\Entschlüsselte Rückmeldedateien\Fehler abgelegt. Unter diesem Ordner befinden sich Ordner der einzelnen Annahmestellen. Unter diesen wiederum befinden sich Ordner, die als Namen das Datum des Verarbeitungsversuchs tragen. 22 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 Markieren Sie den Ordner unter der Annahmestelle im Ordner \Fehler und schneiden Sie ihn aus. Wechseln Sie in den normalen Ordner der Annahmestelle und legen Sie den Ordner dort ab. Beim nächsten Rückmeldungsabruf für den Bereich der Sozialversicherung wird der Einleseversuch wiederholt. 3.5.14 AAG-Meldungen 3.5.14.1 U2-Anträge bei Beschäftigungsverbot und Mutterschutz in einem Monat Lagen Arbeitgeberanteile für betriebliche Altersvorsorge vor, konnte es dazu kommen, dass für den Mutterschutz-Zeitraum ein U2-Antrag wegen Beschäftigungsverbot erzeugt wurde. Dies wurde behoben. 3.5.14.2 Keine AAG-Anträge für die Zukunft Seit 2016 gibt es zusätzliche Prüfungen für den AAG-Antrag, welche die Annahmestellen durchführen. Neu ist die Regel, dass U1-Anträge nicht für die Zukunft und U2-Anträge nicht weiter als einen Monat in die Zukunft erstellt werden dürfen. Bei der Erstellung der Anträge wird jetzt der Beginn des Erstattungszeitraums gegen das Erstellungsdatum geprüft und gegebenenfalls ein entsprechender Fehler gemäß Datensatzbeschreibung erzeugt: − U1: Erstellungsdatum +1 Tag − U2: Erstellungsdatum +31 Tage 3.5.14.3 Annahmestelle für den AAG-Antrag Die Annahmestelle wurde beim Erzeugen der Erstattungsanträge bisher immer anhand der letzten aktuellen Stammgültigkeit des Arbeitnehmers ermittelt. Fand mitten im Monat ein Kassenwechsel statt und bestand eine Lohnfortzahlung im ersten Teilmonat, so wurde der Antrag an die Annahmestelle der Kasse aus dem zweiten Teilmonat geschickt. Das wurde behoben. 3.5.14.4 Neuerstellung von Meldungen aus der vorletzten Datensatzversion Bei Korrekturen in Zeiträume vor 2014 werden die dort bereits versendeten Erstattungsanträge jetzt korrekt für die Prüfung auf Veränderung verarbeitet. Bei Bedarf (also bei Änderung des Erstattungsbetrags oder Zeitraums) werden die Datensätze dann auch storniert und in der aktuell gültigen Version 4 neu erstellt. 3.5.14.5 AAG-Rückmeldungen Das Formular Abrechnungsinformation wurde um die Anzeige der AAG-Rückmeldungen ergänzt. 3.5.15 Lohnschein 3.5.15.1 Lohnarten für die freiwillige Versicherung bei Märzklauselfällen Die Lohnart 916 (AG-Zuschuss freiwillige KV) und die Lohnart 917 (AG-Zuschuss freiwillige PV) werden seit 2015 für die Beiträge auf die dem Vorjahr zuzuordnende Einmalzahlung im Märzklauselfall erzeugt. Die Lohnarten wurden auch dann ausgewiesen, wenn im Vorjahr kein Platz mehr für die Verbeitragung war und folglich ein Zuschuss von 0 EUR entstand. Ab sofort werden die Lohnarten im Märzklauselfall nur erzeugt, wenn der Betrag ungleich 0 ist. 3.5.15.2 Zeilenumbruch bei VL Bei einer sehr vermögenswirksamen Leistung, also bei vierstelligen Beträgen, erfolgte bisher auf dem Lohnschein ein Zeilenumbruch. Durch diesen Umbruch wurden der Barcode und der Lizenztext abgeschnitten. Dies wurde behoben. 3.5.16 Auswertungen und Berichte 3.5.16.1 Jahreslohnnachweis Berufsgenossenschaft Im Jahreslohnnachweis wurde bei Arbeitnehmern mit Gefahrtarifstellenaufteilung das brutto nicht korrekt ermittelt. Es erfolgte eine doppelte Aufteilung. Dies wurde behoben. 3.5.16.2 Überweisungsjournal Die Ausgabe von IBAN, Verwendungszweck und Verwendungszweck2 erfolgte bisher in einem gemeinsamen Feld. Dabei wurde der Verwendungszweck2 in eine neue Zeile geschrieben und stand somit unter dem Kopf "IBAN" und nicht unter dem Kopf "Verwendungszweck". Es wurde die Ausgabe dahingehend geändert, dass der Verwendungszweck 2 jetzt in einem separaten Feld unter dem Verwendungszeck steht. 3.5.16.3 Antrag auf Transfer-Kurzarbeitergeld Im Leistungsantrag konnte es unter Umständen zu Verdopplungen beim Soll- und Istentgelt kommen. Dies wurde behoben. 3.5.16.4 Bruttopersonalliste Die Bruttopersonalliste unter Extras: zusätzliche Listen wurde repariert. 23 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 4 Zeitwirtschaft/ Urlaub und Abwesenheiten 4.1 Korrekturdisplay 4.1.1 Neue Anzeige für unplausible Zusatzeingaben mit untertägiger Wirkung Für unplausible Zusatzeingaben mit untertägiger Wirkung kann nun in der Aufgabenliste des Korrekturdisplay eine Hinweismeldung erzeugt werden. Um die Hinweismeldung in der Aufgabenliste zu aktivieren, gehen Sie bitte in das Formular „Extras | Optionen | Korrekturdisplay“ und aktivieren Sie die Option „Zusatzeingabe mit untertägiger Wirkung“. Ist diese Option aktiviert, werden Zeitstempelungen mit untertägigen Zusatzeingaben beim Gehen angezeigt, für welche kein Kommen erfolgt. Die Option ist nur für Zusatzeingaben mit folgender untertägiger Wirkung relevant: − Als Arbeitszeit anrechenbar − Als Mindestpause nicht anrechenbar − Kernzeitverletzung nicht anrechenbar 4.2 Schnittstelle PEP 4.2.1 Erweiterung der Einrichtung von Aktivitäten Im Personaleinsatzplanungsprogramm PlanExpert werden Mitarbeiter täglich geplant. Die Planungen beziehen sich auch auf Tägliche Arbeitszeiten (Beginn/ Ende). Die Zeitwirtschaft kann jetzt entscheiden, wie sie mit den Zeiten aus PlanExpert umgehen kann. Die Einstellung erfolgt im Register „Tagesmodell“ der Aktivitäten. 3 Einstellungsmöglichkeiten gibt es: Laut Tagesmodell Der Zeitrahmen wird aus dem Tagesmodell entnommen und verhält sich dann so, als ob ein normales Tagesprogramm zugeordnet und abgerechnet wurde. Plan Zeit aus Plan Als Zeitrahmen wird der geplante Rahmen aus PlanExpert übernommen. Dieser Rahmen kann in PlanExpert geändert werden. Ist Zeit aus Plan Als Zeitrahmen wird der erfasste Rahmen aus PlanExpert übernommen. Diese Einstellungsmöglichkeiten gelten für alle 3 Rahmen (Arbeitszeitrahmen, Anwesenheitszeitrahmen und Regelarbeitszeit) 4.3 Import ins Modul Urlaub und Abwesenheiten Der Pfad für die Importdatei für Fehlzeiten wird nun mandantenbezogen gespeichert. Bei der Aktualisierung der Datenbank wird für alle Mandanten der bisher hinterlegte Pfad als Standardwert für die mandantenbezogene Option verwendet. Der Pfad kann beim Import selbst angepasst werden. 4.4 Überarbeitete Funktionen 4.4.1 Hinterlegung von Zuschusslohnarten bei Zeitarten und Fehlzeitgründen Ergeben sich aus einer Zeitart und Fehlzeitgründen Unterbrechungen, so war bisher bei ausgewählten Unterbrechungsgründen zusätzlich die Auswahl einer Zuschusslohnart möglich. So kann beispielsweise beim Unterbrechungsgrund „Krankengeld mit steuerpflichtigem Zuschuss“ die Lohnart für den Krankengeldzuschuss zugeordnet werden. In vielen Tarifen besteht auch die Regelung, dass während dem Bezug von Übergangsgeld ein tariflicher Zuschuss gezahlt wird. Daher wurde die Lohnartenauswahl nun auch bei Zeitarten und Fehlzeitgründen ermöglicht, welche die Unterbrechung wegen "Übergangsgeld der BA oder UV" auslösen. 4.4.2 Buchung auf das Konto „Erwartete Monatssollarbeitszeit“ Wird ein Arbeitnehmer mit einem Eintrittsdatum in die Zeitwirtschaft innerhalb des Monats angelegt, wird nun bei Buchung des Eintrittstages auch das Konto „Erwartete Monatssollarbeitszeit“ gebucht. 4.4.3 Anzeige der Feiertage im Mitarbeiterportal /Zeiterfassung Bei der Anzeige der Feiertage im Mitarbeiterportal /Zeiterfassung wird nun auch das Gültigkeitsdatum der Feiertage beachtet. 4.4.4 Löschen von Eintritten/ Austritten in der Zeitwirtschaft Das Löschen der Ein- und Austrittsdaten in die Zeitwirtschaft wurde angepasst. 4.4.5 Unplausible Zeitpaare: Kennzeichnung der beantragten Zeitkorrekturen Beantragte Zeitkorrekturen erhalten jetzt einen Tooltip mit entsprechendem Hinweis. 24 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 4.4.6 Bericht „Abwesenheit nach Organisationen“ Ruft man den Bericht „Abwesenheit nach Organisationen“ auf, werden nur noch die Fehltage angezeigt, die innerhalb des aufgerufenen Filterzeitraumes liegen. Wenn eine Fehlzeit über den Filterzeitraum hinausgeht, wird diese nun entsprechend des gewählten Filterzeitraumes begrenzt. 4.4.7 Automatisches Erzeugen einer Gehen-Stempelung mit Zusatzdaten am Terminal Für Datafox -Terminal und Kaba-Terminals gibt es nun eine Option, mit welcher automatisch eine GehenStempelung mit Zusatzdaten erzeugt wird. Ziel ist es, dass man bei der Erfassung mehrerer Zeitpaare mit Zusatzdaten am Tag (z.B. Kostenstellenwechsel) nur noch die Kommen-Stempelung eingeben muss. Das fehlende Gehen des vorangegangen Zeitpaares wird automatisch erzeugt, wenn man ein Kommen mit neuen Zusatzdaten erfasst. Durch das automatische Einfügen der Gehen- Stempelung werden die Zusatzdaten des vorangegangenen Zeitpaares beendet. Die Einrichtung der Option erfolgt bei Datafox – Terminals im Formular „Terminals“, Register „weitere Parameter“ und der Option „Kostenstellenwechsel aktivieren“. Bei Kaba Terminals finden Sie die Option „automatischer Kostenstellenwechsel“ im Formular „Kommunikationszentrale“ im Bearbeitungsfenster der einzelnen Terminals. Für Kaba-Terminals gilt: Wenn die Option „Kommen-Gehen-Fehler ablehnen“ aktiv ist und „automatischer Kostenstellenwechsel“ aktiv ist, wird ein Kommen/Gehen Fehler im Falle eines Kommens mit eingetragener Kostenstellennummer und ohne vorheriges Gehen ignoriert. 4.4.8 Anpassungen im Filter des Arbeitnehmerprofils Im Formular „Arbeitnehmerprofil“ wird im Fenster „Mitglieder ändern“ die Änderung des Filterzeitraums übernommen und die Filtermöglichkeiten entsprechend angepasst. 4.4.9 Optimierung bei dem Vorblenden der Stammkostenstelle für die stundenweise Fehlzeiterfassung Unter Umständen wurde bei einer stundenweise Fehlzeit nicht die Stammkostenstelle des Arbeitnehmers voreingeblendet, wenn die Option „Stamm-Kostenstelle in Fehlzeiterfassung vorblenden“ aktiviert wurde. Dies wurde behoben. 4.4.10 Anzeige Tagesmodelle an Feiertagen im Planungskalender des Mitarbeiterportals Tagesmodelle werden nun im Planungskalender auch an Feiertagen angezeigt. Die Anzeige ist zweigeteilt: Anzeige Feiertag und Anzeige des Tagesmodells. Im Tooltip wird nun ebenfalls das Tagesmodell angezeigt. 4.4.11 Bericht Erfassungsdetails Die Excel-Ausgabe des Bericht „Erfassungsdetails“ wurde optimiert. 4.4.12 Basiswerte an Saldenregeln Achtung! Diese Änderung kann eventuell eine Rückrechnung auslösen, wenn Sie Basiswerte bei Saldenregeln nutzen. Bitte schränken Sie entsprechend Ihre Rückrechnung ein, wenn Änderungen in den Vormonaten nicht gewünscht sind. Wurden Basiswerte bei einer Saldenregel im Register „Unterschreitung“ genutzt, kam es in bestimmten Fällen dazu, dass das Ursprungskonto nach Anwendung der Saldenregel auf den Wert „0“ anstelle auf den unter „Basiswert“ hinterlegten Wert zurückgesetzt worden ist. Dies wurde behoben. Das Konto wird nun auf den unter „Basiswert“ hinterlegten Wert zurückgesetzt. Weiterhin ist es nun auch möglich, Basiswerte mit der Zeiteinheit „Stunden“ in den Saldenregeln zu nutzen, wenn das Konto in Minuten geführt wird. 4.4.13 Berechnung Fehlzeit mit Ausgleichszahlung an Feiertagen Achtung! Diese Änderung kann eine Rückrechnung auslösen. Bitte schränken Sie entsprechend Ihre Rückrechnung ein, wenn Änderungen in den Vormonaten nicht gewünscht sind. Die Berechnung von Fehlzeiten mit Ausgleichszahlung wurde für Feiertage geändert. Um die Zuschläge aus dem abweichenden Zuschlagsmodell der Ausgleichszahlung (Formular „Fehlzeitgründe“) an Feiertagen zu berechnen, muss im Datenstamm des Arbeitnehmers im Register „Feiertagsplanung“ die Option „Zuschläge an Feiertagen“ gesetzt sein. Trifft ein Zuschlag mit gesetzter Option „Ausgleichszahlung“ auf einen Feiertag und der Mitarbeiter hat „Lohnfortzahlung“ aktiviert, wird das Systemkonto „ S300023 Lohnfortzahlung an Feiertagen“ nicht mehr verbucht, sondern die Abrechnung erfolgt aus den Einstellungen der Fehlzeit. 4.4.14 Abwesenheiten nach Zeitarten Im Urlaubs- und Fehlzeitenmodul konnte die Auswertung „Abwesenheiten nach Zeitarten“ unter Auswertungen – Listen nicht mit allen Filterkriterien geöffnet werden. Dies wurde überarbeitet. 25 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.1.2 5 Personalmanagement/ Recruiting 5.1 Überarbeitete Funktionen 5.1.1 Stammdatenpflege Das Löschen von Ressourcenzuordnungen, bei denen eine Bemerkung hinterlegt wurde, ist wieder fehlerfrei möglich. Wenn eine Stelle mehre Gültigkeiten hat und die Bezeichnung sich bei den Gültigkeiten ändert, dann erscheint ab sofort bei der Auswahlliste der Leitungsfunktion nach Stelle die Stelle nur einmal. Dabei wird immer die Bezeichnung angezeigt, die zum aktuellen Systemdatum gültig ist. 5.1.2 Bewerberverwaltung/ Recruiting 2.0 Die Geschwindigkeit im Bewerbungsbogen wurde verbessert. Das Bewerberstammblatt lässt sich nun ohne Fehler öffnen, wenn die "Ausprägung der Sprachkenntnisse" bei Bewerbern nicht hinterlegt wurde. Der Dienst-Nutzer wird nun für den Versand von Emails herangezogen. Hier können alle in der DB vorhandenen SQL-Logins verwendet werden. Wichtig hierbei ist, dass ein Arbeitnehmer am Login hinterlegt ist, welcher sich nicht im Mandant 0 befindet. Wie auch im restlichen Programm wird zuerst auf die E-Mail-Adresse unter <Arbeitnehmer (Info): Person: Kontakt> geschaut. Wenn diese nicht vorhanden ist, wird auf die E-Mail unter <Arbeitnehmer: Person: Anschrift> geschaut. Im Ausschreibungsformular ist beim Namen des Sachbearbeiters nun auch eine Auswahlliste vorhanden. Zudem wurde eine Sortierung und auch eine Suche nach dem Sachbearbeiter hinzugefügt. 5.1.3 5.1.3.1 Auswertungen und Berichte Fähigkeiten Bereits beendete Fähigkeitszuordnungen werden nicht mehr im Bericht angezeigt. 5.1.3.2 Veränderungsliste Stellen Hier wurde die Datengrundlage überarbeitet, so dass auch bei unterschiedlichen Stellenbezeichnungen Daten geliefert werden. 5.1.3.3 Ressourcenzuordnung Die Datengrundlagen der Berichte Ressourcenzuordnung (arbeitnehmerbezogen) und (ressourcenbezogen) wurden überarbeitet, so dass der Filterzeitraum mit berücksichtigt wird. Bereits abgeschlossene Zuordnungen werden nicht mehr angezeigt. 5.1.3.4 Personalentwicklungskarte Bemerkungen bei den Fähigkeiten im dem Bericht werden nun auch vollständig angezeigt. 6 Reisekosten 6.1 Überarbeitete Funktionen 6.1.1 Wiederholung der Fibu-Übergabe für bereits übergebene Abrechnungsläufen Zwischenzeitlich stornierte Reisen wurden bei einer erneuten Fibu-Übergabe nicht mit übergeben. Dies wurde geändert. Reisen, die in der ursprünglichen Übergabe enthalten, jedoch später storniert wurden, werden in der erneuten Übergabe nicht mehr herausgefiltert. 6.1.2 Schnellerfassung von Dienstreisen Die maximal mögliche Anzahl in der Reise-Schnellerfassung wurde auf 20 erhöht. Von-Bis wird nun wie in der Einzelerfassung mit 09:00 - 17:00 Uhr vorbelegt. Die Richtlinie wird mit der Einstellung aus dem Arbeitnehmer vorbelegt. Bei Hinzufügen eines Beleges werden ungespeicherte Daten nicht mehr verworfen. Abfahrt von" und "Rückkehr zu" lässt sich auswählen. 6.1.3 Reisehistorie Die Historie der Dienstreisen im Mitarbeiterportal enthält wieder Daten. 6.1.4 Auswertungen und Berichte Das Fahrzeugstammblatt wurde inhaltlich und äußerlich überarbeitet. 26
