Inhalts- und Umfangsmanagement

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Projektmanagement
Inhalts- und Umfangsmanagement
Version:
Stand:
Autor:
3.0
27.02.2017
Dr. Olaf Boczan
Lernziel

Sie können die Ziele des Inhalts- und Umfangsmanagements
in Projekten nennen.

Sie können erklären wie Anforderung gesammelt werden.

Sie können beschreiben wie Anforderungen strukturiert und
dargestellt werden.

Sie können die Steuerung von Anforderungen erklären.
Referenz:
 PMBoK - Kapitel 5 Inhalts und Umfangsmanagement in
Projekten
Vorlesung Projektmanagement - Inhalts- und Umfangsmanagement
© Dr. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München
27.02.2017
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Inhalts- und Umfangsmanagement
Zum Inhalts- und Umfangsmanagement in Projekten gehören
die Prozesse, mit denen sichergestellt wird,
 dass das Projekt alle erforderlichen Arbeiten berücksichtigt
(und nur diese), um das Projekt zu einem erfolgreichen
Abschluss zu bringen.
 Dabei geht es vor allem um die Definition und Kontrolle
dessen, was im Projekt enthalten ist und was nicht.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Projektinhalt vs. Produktinhalt
Projektinhalt und -umfang:
Die Arbeit, die verrichtet werden muss, um ein Produkt, eine
Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den spezifizierten
Merkmalen und Funktionen zu liefern.
Produktinhalt und -umfang:
Die Eigenschaften und Funktionen, die ein Produkt, eine
Dienstleistung oder ein Ergebnis kennzeichnen.
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Inhalts- und Umfangsmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
• Inhalts- und
Umfangsmanagement
planen
• Anforderungen
sammeln
• Inhalt und Umfang
definieren
• Projektstrukturplan
erstellen
Ausführung
•
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Überwachung und
Steuerung
• Inhalt und Umfang
verifizieren
• Inhalt und Umfang
steuern
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Anforderungen sammeln
(Planungsprozessgruppe)
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Anforderungen sammeln
Einleitung
Anforderungen sammeln ist der Prozess :
 zur Definition und Dokumentation der Eigenschaften und
Funktionen, die das Projekt oder Produkt haben muss, um die
Bedürfnisse und Erwartungen von Stakeholdern zu erfüllen.
 Der Erfolg des Projekts hängt direkt davon ab, wie sorgfältig
die Projekt- und Produktanforderungen festgehalten und
gemanagt werden.
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Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
Anforderungen sammeln
Werkzeuge und Methoden








Befragungen
Fokusgruppen
Moderierte Workshops
Kreativitätstechniken für Gruppen (nächste Folie)
Methoden zur Entscheidungsfindung in Gruppen
Fragebögen und Umfragen
Beobachtungen
Prototypen
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Anforderungen sammeln
Kreativitätstechniken für Gruppen
 Brainstorming
Eine Methode zum Finden und Sammeln zahlreicher Ideen, die sich auf die Projekt- und
Produktanforderungen beziehen.
 Nominale Gruppentechnik
Diese Methode fördert das Brainstorming durch ein Abstimmverfahren, mit dem die
nützlichsten Ideen nach Priorität geordnet und in Form von weiterem Brainstorming
vertieft werden.
 Delphi-Methode.
Bei dieser Methode beantwortet eine ausgewählte Gruppe von Experten Fragen und
gibt Feedback zu den Antworten, die beim Sammeln der Anforderungen erfasst wurden.
Um die Anonymität zu wahren, sind die Antworten nur dem Moderator der Gruppe
bekannt.
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Anforderungen sammeln
Kreativitätstechniken für Gruppen
 Ideen-/Mindmapping.
Die beim separaten Brainstorming gesammelten Ideen werden
zusammengefasst und gruppiert, um Gemeinsamkeiten und
Unterschiede zu reflektieren und neue Ideen zu erzeugen.
 Affinitätsdiagramm
Mit dieser Methode ist es möglich, eine große Anzahl von Ideen in
Gruppen zur weiteren Besprechung und Analyse einzuteilen
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Anforderungen sammeln
Wichtige Arbeitsergebnisse
 Dokumentation der Anforderungen
Die Dokumentation der Anforderungen beschreibt, inwieweit die
einzelnen Anforderungen den Geschäftsbedarf für das Projekt
abdecken.
 Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix
Die Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix ist eine
Zuordnungstabelle, die die Anforderungen von ihrer Herkunft bis zu
den Liefergegenständen verknüpft, die diese Anforderungen
erfüllen.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Funktionale vs. Nichtfunktionale
Anforderungen
Funktional
Nichtfunktional




Beinhalten eine klare Funktion des
Systems
Können durch den Kunden gut
beschrieben werden
Können gut nachvollzogen werden






Betreffen keine eindeutig Funktion
des Systems
Beschreiben wie ein System etwas
erfüllen soll
Beeinflussen meist mehrere
funktionale Anforderungen
Beeinflussen sich gegenseitig
Sind am Anfang meist unbekannt
Können meist nicht gemessen
werden (z.B. schnell)
Werden schlecht in das
Anforderungsmanagement
integriert werden
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Nichtfunktionale Anforderungen
Wichtig
 Nichtfunktionale Anforderungen stellen für den Kunden
meist ein Qualitätskriterium oder Akzeptanzkriterium dar.
 Eine nicht erfüllte nichtfunktionale Anforderung wirken sich
mehr auf die Kundenzufriedenheit aus als eine nicht erfüllte
funktionale Anforderungen.
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Nichtfunktionale Anforderungen
Empfehlung zum Umgang
 Versuchen Sie am Anfang des Projektes „fast“ alle
nichtfunktionale Anforderungen zu finden.
 Versuchen Sie nichtfunktionale Anforderungen messbar zu
machen.
 Integrieren Sie die nichtfunktionale Anforderungen in die
funktionale Anforderungen
 Für nicht messbare nichtfunktionale Anforderungen führen
ein Abnahmeverfahren ein
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Inhalts- und Umfangsmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
• Inhalts- und
Umfangsmanagement
planen
• Anforderungen
sammeln
• Inhalt und Umfang
definieren
• Projektstrukturplan
erstellen
Ausführung
•
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Überwachung und
Steuerung
• Inhalt und Umfang
verifizieren
• Inhalt und Umfang
steuern
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Inhalt und Umfang definieren
(Planungsprozessgruppe)
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Inhalt und Umfang definieren
Einleitung
Inhalt und Umfang definieren ist der Prozess :
 zum Verfassen einer detaillierten Beschreibung des Projekts
und Produkts.
 Die Vorbereitung einer detaillierten Beschreibung des
Projektinhalts und –umfanges (Pflichtenheft) ist von
entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Projekts und
basiert auf den wichtigsten Liefergegenständen, Annahmen
und Beschränkungen, die während der Projektinitiierung
dokumentiert werden.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Inhalt und Umfang definieren
Methoden und Werkzeuge
 „Erfahrung“
 Produktanalyse
 Alternativenidentifizierung
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Inhalt und Umfang definieren
Wichtige Arbeitsergebnisse
 Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs (Pflichtenheft)
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Inhalts- und Umfangsmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
• Inhalts- und
Umfangsmanagement
planen
• Anforderungen
sammeln
• Inhalt und Umfang
definieren
• Projektstrukturplan
erstellen
Ausführung
•
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Überwachung und
Steuerung
• Inhalt und Umfang
verifizieren
• Inhalt und Umfang
steuern
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
(Planungsprozessgruppe)
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
Einleitung
 Projektstrukturplan (PSP) erstellen (auch: WBS - Work
Breakdown Structure) ist der Prozess der Unterteilung der
Liefergegenstände des Projekts und der Projektarbeit in
kleinere Komponenten, die sich besser managen lassen.
 Der PSP ist eine auf den Liefergegenständen basierende,
hierarchische Strukturierung der Arbeit, die vom Projektteam
verrichtet werden muss, um die Projektziele zu erfüllen und
die erforderlichen Liefergegenstände zu erbringen.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
Methoden und Werkzeuge
 Zerlegung
Zerlegung ist die Unterteilung von Liefergegenständen des
Projekts in kleinere, überschaubare Komponenten, bis die
Arbeit und Liefergegenstände auf der Arbeitspaketebene
definiert sind.
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
Wichtige Arbeitsergebnisse
 Projektstrukturplan (PSP)
Kamera
 PSP Verzeichnis
Body
Objektivsystem
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
PSP Verzeichnis
Einträge im PSP-Verzeichnis können u.a. Folgendes umfassen:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kennung für den Projektstrukturcode
Beschreibung der Arbeit
Annahmen und Einschränkungen
Zuständige Organisation
Terminplanmeilensteine
zusammenhängende Terminplanvorgänge
erforderliche Ressourcen
Kostenschätzungen
Qualitätsanforderungen
Abnahmekriterien
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
PSP Zerlegung Möglichkeiten
Die Zerlegung der Gesamtprojektarbeit in Arbeitspakete kann
nach folgenden Gesichtspunkten erfolgen:
 Nach Phasen
 Nach wichtigen Liefergegenständen
 Nach Organisationsstrukturen (z.B. Teilprojekten)
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
PSP Zerlegung Vorgehen
Die Zerlegung der Gesamtprojektarbeit in Arbeitspakete
umfasst in der Regel folgende Vorgänge:
 Identifizierung und Analyse der Liefergegenstände und der
damit zusammenhängenden Arbeit
 Strukturieren und Organisieren des PSP
 Zerlegung der höheren PSP-Ebenen in detaillierte
Komponenten auf unterer Ebene
 Entwicklung und Zuweisung von ID-Codes zu den PSPKomponenten
 Bestätigung, dass der Zerlegungsgrad der Arbeit notwendig
und ausreichend ist
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
PSP Beispiele
Kamera
Body
Objektivsystem
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
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28
Projektstrukturplan (PSP) erstellen
PSP Beispiele
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
PSP Beispiele
Ebene
Tätigkeit
Arbeitsergeb
nis
Ressource
Zeit
1
Initialisierung
Projektplan
Mustermann
5BT
1.1
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
Regeln
 Ein PSP enthält alle im Projekt notwendige Arbeiten!
(Ist etwas nicht im PSP dann ist es auch nicht im Projekt)
 Die Detaillierungsebenen der einzelnen Liefergegenstände
können unterschiedlich tief sein
 Jedes Element erhält eine Identifikation (Nummern oder
Nummern Buchstaben Kombination)
Quelle: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 2004, 3.Ausgabe
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Projektstrukturplan (PSP) erstellen
Test auf Vollständigkeit
 Für jedes Element der untersten Ebene müssen folgende
Fragen beantwortet werden können:
 Kann man die Erledigung objektiv und messbar feststellen.
 Kann man Kosten, Aufwand und Dauer schätzen.
 Kann man klare Verantwortlichkeit zuweisen.
Quelle: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 2004, 3.Ausgabe
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Inhalts- und Umfangsmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
• Inhalts- und
Umfangsmanagement
planen
• Anforderungen
sammeln
• Inhalt und Umfang
definieren
• Projektstrukturplan
erstellen
Ausführung
•
Vorlesung Projektmanagement - Inhalts- und Umfangsmanagement
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Überwachung und
Steuerung
• Inhalt und Umfang
verifizieren
• Inhalt und Umfang
steuern
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Inhalts- und Umfangsbasisplan
(wichtiges Arbeitsergebnis)
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Inhalts- und Umfangsbasisplan
Kamera
Body
Objektivsys
tem
Arbeitspake
t1
Arbeitspake
t2
Arbeitspake
t1
Arbeitspake
t2
Inhalts- und Umfangsbasisplan
Projektstrukturplan (PSP)
PSP - Verzeichnis
(kann nur noch durch ein formales
Änderungsverfahren verändert werden)
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Inhalts- und Umfangsmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
• Inhalts- und
Umfangsmanagement
planen
• Anforderungen
sammeln
• Inhalt und Umfang
definieren
• Projektstrukturplan
erstellen
Ausführung
•
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Überwachung und
Steuerung
• Inhalt und Umfang
verifizieren
• Inhalt und Umfang
steuern
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Inhalt und Umfang validieren
(Überwachungs- und
Steuerungsprozessgruppe)
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Inhalt und Umfang validieren
ist der Prozess zur
 formalen Abnahme der erbrachten Liefergegenstände des
Projekts
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Inhalt und Umfang validieren
Methoden
 Inspektion
(z.B. Messen und Untersuchen)
Ziel der Inspektion:
Erfüllen die Liefergegenstände die Anforderungen und
Produktabnahmekriterien
 Entscheidungsfindung in der Gruppe
(Abstimmen ob die Liefergegenstände die Anforderungen
erfüllen)
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Inhalt und Umfang validieren
wichtige Arbeitsergebnisse





Abnahmeprotokolle
Validierungsergebnisse
Messprotokolle
Entscheidungsprotokolle (bei Entscheidungsfindung)
Änderungsanträge
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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Inhalts- und Umfangsmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
• Inhalts- und
Umfangsmanagement
planen
• Anforderungen
sammeln
• Inhalt und Umfang
definieren
• Projektstrukturplan
erstellen
Ausführung
•
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Überwachung und
Steuerung
• Inhalt und Umfang
verifizieren
• Inhalt und Umfang
steuern
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Inhalt und Umfang steuern
(Überwachungs- und
Steuerungsprozessgruppe)
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Inhalt und Umfang steuern
ist der Prozess zur
 Überwachung der Projektstands
 Überwachung des Produktinhalts und -umfangs
 Managen von Änderungen des Inhalts- und
Umfangsbasisplans
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Inhalt und Umfang steuern
Methoden
 Abweichungsanalyse
Methode zur
 Ermittlung der Differenz zwischen Basisplanwert und
tatsächlicher Leistung
 Bestimmung der Ursachen
 Ergreifen von Maßnahmen
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Inhalt und Umfang steuern
Methoden - Abweichungsanalyse
Vergleich
Ist - Plan
Ursache
Abweichung
Basisplan
Maßnahmen
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Inhalt und Umfang steuern
wichtige Arbeitsergebnisse
 Dokumentation der Abweichungen
 Maßnahmenplan
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Lernziel

Sie können die Ziele des Inhalts- und Umfangsmanagements
in Projekten nennen.

Sie können erklären wie Anforderung gesammelt werden.

Sie können beschreiben wie Anforderungen strukturiert und
dargestellt werden.

Sie können die Steuerung von Anforderungen erklären.
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Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung von Olaf Boczan ([email protected]) ist es nicht
gestattet, das Vorlesungsskript (diese Folien) oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein andere
Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt für das Recht der öffentlichen Wiedergabe.
Inhalte dürfen im Rahmen der Forschung und Lehre in Präsentation und Skripten unter Angabe der Quelle auch ohne schriftliche
Genehmigung veröffentlich werden.
Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der
Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.
Die Vorlesung beruht auf den Büchern :
Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 4. Ausg. (2008) und 5.
Ausgabe (2013) . Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und
Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ;
spm swiss project management association
Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate
nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich
dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und
die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind.
"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United
States of America and in other nations.
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