x = + - OKGT
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Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Inhaltsverzeichnis 3.1 Einführung 3.2 Kontenrahmen und Kontenplan 3.2.1 Der Zweck des Kontenrahmens 3.2.2 Der Kontenrahmen KMU und Kontenplan Muster AG 3.2.3 Der Kontenplan 3.3 3.4 Belegaufbereitung 3.3.1 Belegarten 3.3.2 Führung eines Kassabuches 3.3.3 Kontierungs-Methoden 3.3.4 Kontierung bei Einzelbuchungen 3.3.5 Kontierung bei Sammelbuchungen Verbuchung 3.4.1 Der Buchungssatz 3.4.2 Einfache Buchhaltung 3.4.3 Doppelte Buchhaltung 3.4.4 Nebenbuchhaltungen 3.4.5 Offen-Posten-Buchhaltung LZ Seite 2 1.8.1.1 3 3 5 7 1.7.3.1 1.7.3.2 1.7.3.3 8 9 9 10 10 11 11 11 11 13 3.5 Mehrwertsteuer 3.5.1 Die Nettoverbuchung 3.5.2 Die Brutto-Verbuchung 3.5.3 Die MWST-Abrechnung 3.5.4 Saldosteuersatz 1.7.4.4 14 15 16 17 17 3.6 Die Liegenschaftenbuchhaltung 3.6.1 Allgemeines 3.6.2 Hilfsmittel 3.6.3 Jahresabschluss 3.6.4 Budget 1.7.3.4 18 18 18 19 20 3.7 Nebenkosten 3.7.1 Allgemeines 3.7.2 Zahlungsart 3.7.3 Änderung der Nebenkostenregelung 3.7.4 Die Heiz- und Warmwasserkosten 3.7.5 Die übrigen Betriebskosten 1.7.5.7 22 22 22 23 23 25 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 1 Kapitel 3 — % x = + : 3.1 Rechnungswesen Einführung Die Buchhaltung soll Auskunft geben über die Vermögenslage des Geschäftes, über die Schuld- und Forderungsverhältnisse, sowie über die Mittelherkunft und die Mittelverwendung der einzelnen Geschäftsjahre. Die Buchhaltung dient zur Rechenschaftslegung gegenüber den an der Unternehmung interessierten Personen. Dazu gehören zum Beispiel Inhaber und Teilhaber (bei Aktiengesellschaften die Aktionäre, bei GmbH’s die Gesellschafter, bei Genossenschaften die Mitglieder) und vor allem auch die Kreditgeber. Die Steuerbehörden gehören zu den sehr interessierten Stellen und erwarten deshalb immer eine ordnungsgemässe Buchführung. Die Buchhaltung kann oder muss in Streitfällen als Beweismittel herangezogen werden. Eine sauber geführte Buchhaltung kann dabei helfen, Streitigkeiten zu schlichten oder aber Behauptungen zu erhärten. Eine aussagekräftig geführte Buchhaltung dient vor allem als Informationsquelle. Sie ist ein wichtiges Instrument der Unternehmungsführung. Sie kann ertragsstarke und ertragsschwache Betriebszweige oder Produkte aufzeigen. Zudem dient sie der Kostenkontrolle und stellt eine wichtige Basis für die Kalkulation dar. Nur mit einer exakten Buchhaltung kann eine Firma professionell geführt werden! schreibt vor, diejenigen Bücher ordnungsgemäss zu führen, welche nach Art und Umfang des Geschäftes nötig sind. Bei Einzelunternehmen ist die Eintragungspflicht ins kantonale Handelsregister dann gegeben, wenn der Jahresumsatz den Betrag von CHF 100’000.– übersteigt. Handelsgeschäfte wie Geld-, Effekten-, Börsen- und Inkassogeschäfte, Agenten-, Makler-, Sachwalter- und Treuhandgeschäfte sind, von der Art des Geschäftes her, generell zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet. Ebenso sind alle Gesellschaften und Vereine mit kommerziellem Zweck eintragungspflichtig. Die Buchführungspflicht umfasst neben der oben erwähnten ordnungsgemässen Buchführung die Erstellung einer Bilanz, einer Erfolgsrechnung und eines Inventars. Die Grundsätze der Bilanz-Wahrheit und der Bilanz-Klarheit sind dabei einzuhalten und die Bewertungsvorschriften zu beachten. Diese jährlich zu erstellenden Unterlagen sind rechtsgültig zu unterzeichnen. OR Art. 959 Bilanzgrundsätze Betriebsrechnung und Jahresbilanz sind nach allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen vollständig, klar und übersichtlich aufzustellen, damit die Beteiligten einen möglichst sicheren Einblick in die wirtschaftliche Lage des Geschäftes erhalten. Der Buchführungspflicht unterstehen diejenigen Firmen, welche sich nach OR Art. 957 im kantonalen Handelsregister (HR) eintragen lassen müssen. Das Gesetz 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 2 Kapitel 3 — % x = + : 3.2 Rechnungswesen Kontenrahmen und Kontenplan (MLG, E+B-Profil, LZ 1.8.1.1) 3.2.1 Der Zweck eines Kontenrahmens der Praxis, Auswertungen von Firmen problemlos miteinander zu vergleichen und gewisse Standards zu ermitteln. Die gesetzlichen Kontenvorschriften bei Banken, Versicherungen, Bund, Kantonen und Gemeinden sind sogar noch strenger und erlauben keinen grossen Spielraum mehr. Der Zweck eines Kontenrahmens liegt darin, einen Rahmen für die individuelle Gestaltung von möglichst vielen Firmen-Kontenplänen zu geben. Dabei hat sich der Kontenrahmen an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Diese LeitplankenFunktion des Kontenrahmens ermöglicht in 3.2.2 Der Kontenrahmen KMU Ein wesentliches Merkmal des Kontenrahmens KMU ist der identische Aufbau der Kontenklassen wie bei der Abschlussgliederung. Dies bedeutet, dass die Reihenfolge der Kontenklassen und Konten des Kontenrahmens mit der Gliederung der Bilanz und Erfolgsrechnung genau übereinstimmt. stufige Erfolgsrechnung ableiten zu können. Dies bedeutet deshalb zwingend, dass der Betriebsertrag dem Warenaufwand und dem sonstigen Betriebsaufwand vorangestellt wird. Nur so wird es möglich, die Bruttoergebnisse der ersten und zweiten Stufe, das Finanzergebnis, das Betriebsergebnis vor und nach Abschreibungen, sowie den Unternehmenserfolg vor und nach Steuern auszuweisen. Ein weiteres Merkmal des Kontenrahmens KMU stellt die Möglichkeit dar, eine mehr- Die Gliederungselemente des Kontenrahmens KMU: Gliederungsstufen Nr. von Nr. bis Beispiel des Kontos 1100 Kontenklassen 1 9 1 Aktiven Kontenhauptgruppen 10 99 10 Umlaufvermögen Kontengruppen 100 999 110 Forderungen Kontenuntergruppen 100.0 999.9 110.0 Fordg. Lieferungen und Leistungen Sammelkonten 100.00 999.99 110.00 Fordg. Leistung gegenüber Dritten Konten 1000 9999 1100 Forderungen Schweiz Kleinere Unternehmen und solche, die nicht dem Aktienrecht unterstehen, können fallweise die Kontenuntergruppen und Sammelkonten weglassen. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 3 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Aufstellung der Kontenklassen und Kontengruppen gemäss Kontenrahmen KMU: Kontenklassen Kontengruppen 1 = Aktiven 10 = Umlaufvermögen 11 = Anlagevermögen 2 = Passiven 20 = Fremdkapital 21 = Eigenkapital 3 = Betriebsertrag 30 = Produktionsertrag 32 = Handelsertrag 34 = Dienstleistungsertrag 4 = Materialaufwand 40 = Materialaufwand 42 = Handelswareneinkauf 44 = Aufwand für Drittleistungen 5 = Personal aufwand 50 = Personalaufwand Produktion 52 = Personalaufwand Handel 54 = Personalaufwand Dienstleistungen 6 = Sonstiger Betriebsaufwand Die im Kontenrahmen KMU aufgeführten vierstelligen Konten sind als Beispiele zu verstehen, die das Unternehmen an seine speziellen betriebsindividuellen Bedürfnisse anpassen darf und soll. Dagegen sollten die Kontenklassen, Kontenhauptgruppen und Kontengruppen gemäss Kontenrahmen KMU bei der Ausgestaltung von Kontenrahmen und Kontenplänen immer als Grundlage dienen, damit die Bilanzen und Erfolgsrechnungen der KMU in der Schweiz einheitlich aufgebaut und gegliedert werden. usw. 7 = Betrieblicher Nebenerfolg ÷ 8 = Ausserordentlicher und betriebsfremder Erfolg, Steuern 9 = Abschluss 0 = frei 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 4 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Beispiel eines Kontenplans gemäss Kontenrahmen KMU: Kontenplan Muster AG Aktiven Passiven Umlaufvermögen Fremdkapital 1000 1020 1060 1100 2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren) 2030 Anzahlungen von Kunden 2140 Sonstige kurzfristige Finanzverbindlichkeiten gegenüber Dritten 2160 Kontokorrent A. Muster 2161 Kontokorrent B. Muster 2200 Geschuldete Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) 1109 1170 1171 1176 1191 1200 1201 1209 1300 Kasse Bankkonto Wertschriften Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) Wertberichtigung Forderungen gegenüber Dritten (Delkredere) MwSt: Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen MwSt: Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand Guthaben Verrechnungssteuer Barkautionen Vorräte Artikel X Vorräte Artikel Y Wertberichtigung Vorräte (Warenreserve) Aktive Rechnungsabgrenzung (Transitorische Aktiven) 2211 Darlehen X. Muster (kurzfr.) 2300 Passive Rechnungsabgrenzung (Transitorische Passiven) 2330 Rückstellung für Garantiefälle 2340 Rückstellung für Steuern 2500 Darlehen Y. Muster (langfr.) 2560 Darlehen Z. Muster (langfr.) Anlagevermögen Eigenkapital 1510 Mobiliar und Einrichtungen 1519 Wertberichtigung Mobiliar und Einrichtungen 1520 Büromaschinen 1524 Wertberichtigung Büromaschinen 1525 EDV: Hard- + Software 1529 Wertberichtigung EDV 1530 Fahrzeuge 1539 Wertberichtigung Fahrzeuge 1720 Lizenzen 1729 Wertberichtigung Lizenzen 2800 2900 2915 2990 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Aktienkapital Gesetzliche Reserven Freie Reserven Bilanzgewinn/Bilanzverlust 5 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Beispiel eines Kontenplans gemäss Kontenrahmen KMU: Kontenplan Muster AG (Fortsetzung) Aufwand Ertrag Handelswarenaufwand Handelswarenertrag 4200 4201 4207 4208 4209 4210 3200 Bruttoertrag Artikel X 3201 Bruttoertrag Artikel Y Wareneinkauf Artikel X Wareneinkauf Artikel Y Einkaufsspesen Artikel X Einkaufsspesen Artikel Y Bestandesveränderung Artikel X Bestandesveränderung Artikel Y Personalaufwand 5200 5270 5272 5273 5280 Löhne und Gehälter AHV, IV, EO, ALV, FAK Berufliche Vorsorge Unfall- und Krankenversicherung Übriger Personalaufwand Ertragsminderungen 3290 3291 3292 3293 3294 3295 Skonti und Rabatte Provisionen an Dritte Inkassospesen Verluste aus Forderungen Kursdifferenzen Frachten, Porti Übriger Ertrag 3610 Lizenzertrag Sonstiger Betriebsaufwand 6000 6130 6131 6132 6200 6300 6360 6400 6500 6501 6502 6510 6520 6530 6600 6700 6800 6850 6900 8900 1) URE Miete Büros URE Mobiliar und Einrichtung URE Büromaschinen URE EDV: Hard- + Software Fahrzeugaufwand Sachversicherungen Abgaben und Gebühren Energieaufwand Büromaterial Drucksachen Fotokopien Telefon, Fax, Internet, Porti Beiträge, Spenden Buchführung und Beratung Werbeaufwand Übriger Betriebsaufwand Finanzaufwand Finanzertrag Abschreibungen Steuern 1) = Unterhalt, Reparaturen und Ersatz von mobilen Sachanlagen 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 6 Kapitel 3 — % x = + : 3.2.3 Rechnungswesen Der Kontenplan Unter Kontenplan versteht man das übersichtlich gegliederte und systematisch geordnete Verzeichnis aller Konten einer Unternehmung. Die Grösse eines Betriebes und die Anforderungen an den Detaillierungsgrad des Rechnungswesens bestimmen die Anzahl der Konten des betrieblichen Kontenplanes. Durch klare und sachgerechte Bezeichnungen der Konten soll die möglichst eindeutige Zuweisung der einzelnen 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Geschäftsvorfälle auf das zutreffende Konto erleichert werden. Das vorstehende Beispiel eines individuellen Kontenplans gemäss Kontenrahmen KMU zeigt, dass je nach Firmengrösse und Detaillierungswünschen die einzelnen Konti bestimmt werden können. Der einmal gestaltete Kontenplan sollte möglichst selten verändert werden, damit die Vergleichbarkeit gewährleistet bleibt. 7 Kapitel 3 — % x = + : 3.3 Rechnungswesen Belegaufbereitung (MLG, E-Profil + B red, LZ 1.7.3.1) 3.3.1 Belegarten Bevor die eigentliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle vorgenommen werden kann, müssen die entsprechenden Belege erstellt oder aufbereitet werden. Es wird unterschieden zwischen Urbelegen und Hilfsbelegen, welche so aufbereitet werden müssen, dass der betreffende Geschäftsvorfall klar ersichtlich wird. Zusätzlich sind die Belege so zu gestalten, dass sie rationell und übersichtlich abgelegt werden können. Der rasche und möglichst direkte Zugriff zu den einzelnen Belegen ist in der Praxis ein wichtiges Organisationsziel. Die nachfolgende Aufzählung von Belegen gibt eine Übersicht: Zusätzlich zu diesen Belegen sind die Bestandesausweise eine wichtige Grundlage zur Buchführung. Sie erlauben uns, einerseits die Kontensaldi abzustimmen und andererseits die entsprechenden Anpassungsbuchungen vorzunehmen. Typische Bestandesausweise sind zum Beispiel: – Kassensturzberichte – Postcheck-Saldomeldungen – Bankabschlüsse (Konti + Depots) – Liste der Warenvorräte (Inventar) – Liste der offenen Debitoren – Liste der offenen Kreditoren – Aufstellung «angefangene Arbeiten» usw. Urbelege – Kassaquittungen – Registrierkassenstreifen – Postcheckbelege – Bankbelege – Debitorenkopien usw. Hilfsbelege – Lohnabrechnungen – Spesenabrechnungen – Nachtragsbuchungsbelege – Abschlussbuchungsbelege – Debitorensammelbelege usw. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 8 Kapitel 3 — % x = + : 3.3.2 Rechnungswesen Führung eines Kassabuches 3.3.3 Kontierungs-Methoden (MLG, E+B-Profil, LZ 1.7.3.2) Die ordentliche Führung des Kassabuches hat eine grosse Bedeutung. Da bei der Entnahme oder Einlage von Beträgen, nicht wie bei einem Bank- oder Postkonto, automatisch ein Beleg von einer unabhängigen dritten Stelle erstellt wird, hat der Kassier eine grosse Verantwortung bezüglich Vollständigkeit des Kassabuches. Bei jeder Einlage oder Entnahme eines Betrages ist es notwendig, diese Bewegung unverzüglich im Kassabuch zu erfassen. Bei einer Einlage in die Kasse muss der Kassier eine Quittung für den Einzahler ausstellen. Eine Kopie dieser Quittung ist im Belegordner der Kasse abzulegen. Bei einer Entnahme aus der Kasse erfolgt die Herausgabe des Betrages nur gegen einen vom Empfänger des Geldes visierten Beleg. Dieser muss ebenfalls abgelegt werden. Mittels Kontierung der Belege wird gezeigt, auf welchem Konto welcher Betrag im Soll oder Haben zu verbuchen ist. In der Praxis haben sich verschiedene KontierungsMethoden durchgesetzt. Bei Rapportformularen (z.B. Kassa- oder Bankrapporte) genügt die Angabe des Gegenkontos. Bei Einzelkontierungen wird auf den Belegen oft das Sollkonto mit einem Schrägstrich vom Habenkonto getrennt (z.B.1000/1023). Ein Kontierungsstempel oder sogar ein Kontierungsformular erleichtert eine saubere und vollständige Kontierung. Da durch die Kontierung entschieden wird, auf welche Konti ein bestimmter Geschäftsvorfall zu buchen ist, erhält dieser Arbeitsschritt einen besonders hohen Stellenwert! Wird die Kontierung der Belege durch unqualifizierte Personen erledigt, so ist in der Praxis eine Kontrolle durch entsprechend ausgebildete Fachleute sicherzustellen. Mindestens einmal monatlich ist ein Kassasturz durchzuführen, dies bedeutet, der Bargeldbestand in der Kasse wird gezählt und mit dem Bestand des Kassabuches abgestimmt. Dies kann entsprechend dem Umfang der Kassatransaktionen häufiger geschehen. Ein Fehlbetrag in der Kasse wird als Manko bezeichnet. Ist der Bargeldbestand grösser als der Saldo des Kassabuches, bezeichnet man dies als Überschuss. Geringe Differenzen werden in der Regel auf „Diverses“ gebucht. Jeder Kassasturz ist zu protokollieren und vom Kassier zu unterzeichnen. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 9 Kapitel 3 — % x = + : 3.3.4 Rechnungswesen Kontierung bei Einzelbuchungen 3.3.5 Unter Einzelbuchungen versteht man Buchungen ab Rapporten oder Belegen, bei denen der gleiche Buchungsbetrag einmal im Soll auf ein Konto und einmal im Haben auf ein anderes Konto gebucht wird. Nachfolgend zwei Beispiele von Einzelbuchungen. Geschäftsfall Bezug ab Bankkonto als Einlage in die Kasse im Betrag von CHF 1’500.– Kontierung bei Sammelbuchungen Unter einer Sammelbuchung versteht man die Zusammenfassung mehrerer Einzelbuchungen, welche ein gemeinsames Solloder Habenkonto aufweisen. Diese wird beispielsweise oft bei der Verbuchung von Bankzahlungen angewendet, denn bei jeder einzelnen Kontierung wäre das Bankkonto im Haben (..... / Bankkonto). Kto. Soll Kto. Haben Betrag 1000 (Kasse) 1020 (Bank) 1’500.— Geschäftsfall Bankbelastung mit vier verschiedenen Vergütungen, die je im Soll als Aufwand zu verbuchen sind, der Totalbetrag aber im Haben erscheint. Visum: sch Kto. Soll Geschäftsfall Kauf von Büromaterial gegen Rechnung im Betrag von CHF 325.50 Kto. Soll Kto. Haben Betrag 6500 2000 (Büromat.- (Kreditoren) aufwand) 325.50 Kto. Haben 4200 6130 6400 6502 1020 Betrag 2’050.– 2’450.– 1’350.– 2’150.– 8’000.– Visum: sch Visum: sch 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 10 Kapitel 3 — % x = + : 3.4 Verbuchung 3.4.1 Der Buchungssatz Rechnungswesen manuell, maschinell oder mit Hilfe des Computers erfolgen. Letzteres ist heute sicher die meistverbreitete Methode. Unabhängig von der Verbuchungsmethode sind mindestens folgende Angaben pro Buchungssatz anzugeben: Mit der Verbuchung der kontierten Belege der Geschäftsvorfälle werden nun die einzelnen Eintragungen auf den Konten im Soll oder Haben festgehalten. Dies kann 3.4.2 Buchg. BelegNr. Datum Beleg Nr. Konto Soll Konto Haben BuchungsText 6969 123 6500 1000 Papeterie, Papier 5 09.09.10 Buchg.Betrag 1’500.– Je nach Kontoblatt-Struktur oder Bildschirm-Maske sind die einzelnen Datenfelder unterschiedlich angeordnet. Zudem können einzelne Angaben zusätzlich ver- langt werden, um die Auswertungen zu verbessern (z.B. Kostenstellen usw.) oder den Verbuchungsablauf zu rationalisieren (z.B. Code Buchungstext, usw.). Einfache Buchhaltung erfolg einerseits aus der Bilanz und andererseits auch aus der Erfolgsrechnung ersichtlich. Zudem kann die Erfolgsrechnung sinnvoll ausgewertet und analysiert werden. Diese Buchhaltungstechnik ist heute im Rechnungswesen die Norm. Bei der einfachen Buchhaltung werden die einzelnen Geschäftsfälle nur einmal in den Grundbüchern eingetragen. Dies können Kassa-, Post- oder Bankbücher sein. Zur Ermittlung des Unternehmungserfolgs ist ein Vermögensvergleich zum Vorjahr aufzustellen. Diese Ergebnisermittlung via Vermögensentwicklung muss unter Berücksichtigung der privaten Einlagen und Bezügen gemacht werden. Diese einfache Buchhaltungstechnik ist nur in Einzelfällen und nur in Klein- und Kleinstfirmen angebracht. Wegen der nur einmaligen Verbuchung fehlt eine Erfolgsrechnung und damit natürlich die wichtige Aussage über die Entstehung des Unternehmungserfolgs. 3.4.3 MwStCode 3.4.4 Doppelte Buchhaltung Bei der doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall einmal im Soll und einmal im Haben verbucht. So wird zum Beispiel bei der Vergütung des Mietzinses nicht nur das Bankkonto berührt, sondern mit der Notiz im Mietaufwandkonto auch die Frage nach dem «Warum» beantwortet. Dank diesem Vorgehen ist der Unternehmungs- 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Nebenbuchhaltungen (Hilfsbuchhaltungen) Um die vielfältigen Aufgaben im Rechnungswesen effizient zu verarbeiten und den Ansprüchen der Buchhaltung gerecht zu werden, wird in der Praxis mit Hilfsbuchhaltungen gearbeitet. Eine Hilfsbuchhaltung ist ein Teilbereich der Buchhaltung und unterstützt eine spezialisierte Tätigkeit im Rechnungswesen. Im Weiteren liefert die Hilfsbuchhaltung komprimierte Belege, die im Hauptbuch erfasst werden können. Hilfsbuchhaltungen werden vor allem für die Debitoren-, Kreditoren-, Lohn-, Anlageund Lagerbuchhaltung eingesetzt. Das Beispiel der Debitoren-Hilfsbuchhaltung veranschaulicht den Zweck und Nutzen einer Hilfsbuchhaltung. 11 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Soll belastet. Beim Eingang der Zahlung erfolgt die Gutschrift mittels Habenbuchung, so dass jederzeit der aktuelle Saldo für jeden einzelnen Debitor ersichtlich ist. Im Nebenbuch Debitorenbuchhaltung führen wir für sämtliche Kunden ein eigenes Konto. Jede Rechnung wird in der Regel ebenfalls in der Debitorenbuchhaltung erstellt und dem entsprechenden Kunden im Ausschnitt aus der Hilfsbuchhaltung Debitor Meier Soll Debitor Müller Haben Soll Haben Debitor Huber Soll 3'400.00 2'700.00 5'600.00 900.00 1'400.00 2'400.00 1'800.00 Debitor Kunz Haben Soll Haben 3'400.00 900.00 7'000.00 1'100.00 2'900.00 1'950.00 Saldo 2’500.00 Saldo 4'100.00 Saldo 1'000.00 Saldo 2'650.00 Der Übertrag der Buchungen in das Hauptbuch erfolgt summarisch und wird mittels Sammelbuchungsbeleg verarbeitet. Diese Tätigkeit erfolgt nicht unmittelbar nach jeder erfassten Rechnung, sondern periodisch z.B. wöchentlich oder monatlich. In der Regel werden die Buchungen automatisiert über eine EDV-Schnittstelle verarbeitet und müssen nicht manuell ein weiteres Mal erfasst werden. Ausschnitt aus der Hauptbuchhaltung Bank Debitor Sammelkonto Warenverkäufe 22’850.00 12ʼ600.00 12’600.00 Saldo 22’850.00 12’600.00 Saldo Die Übersicht zeigt, wie die einzelnen Buchungen der Debitoren-Hilfsbuchhaltung für die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung zusammengefasst und komprimiert in der Finanzbuchhaltung als Sammelbetrag verbucht werden. In der Hauptbuchhaltung werden die Informationen übersichtlich dargestellt. Detailinformationen können jederzeit in der Hilfsbuchhaltung abgerufen werden. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 10’250.00 22’850.00 Saldo Im Weiteren ist die Hilfsbuchhaltung mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, wie z.B. der Mahnfunktion. Das bedeutet, dass mit Hilfe der Debitorenbuchhaltung auch das Mahn- und Inkassowesen sichergestellt werden kann. Mittels der eingesetzten Computertechnologie ist in der Regel auch eine automatisierte Verbuchung der Zahlungseingänge möglich. 12 Kapitel 3 — % x = + : 3.4.5 Rechnungswesen Offen-Posten-Buchhaltung (MLG, E-Profil + B red., LZ 1.7.3.3) Die “Offen-Posten-Buchhaltung” kennt man in der Praxis bei den Debitoren und den Kreditoren. Sie ist ein einfaches Hilfsmittel, bei welcher die einzelnen Rechnungen unverbucht (offen) in einer Ablage, z.B. Ordner, geführt werden. Erst bei der Bezahlung erfolgt die Verbuchung im Hauptbuch. Die Anzahl der Buchungen kann mit dieser einfachen Methode wesentlich tiefer gehalten werden, da die Rechnungen nicht über das Debitoren-, bzw. Kreditorenkonto verbucht werden müssen. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Die Übersicht über die offenen Posten wird meistens mit Ordnern erreicht. Dabei werden die Rechnungskopien in einem „Unbezahlt-Ordner“ abgelegt und bei der Bezahlung in die Endablage umsortiert. In einem zusätzlichen Ordner kann beispielsweise eine zweite Rechnungskopie nach Nummern abgelegt werden, um den Zugriff nach Name und Nummer sicherzustellen. Die Führung einer „Offen-Posten-Buchhaltung“ verlangt ein sehr exaktes Bearbeiten der einzelnen Belege. Sie ist nur zu empfehlen bei einer sehr geringen Anzahl von Debitoren- und Kreditoren-Rechnungen. 13 Kapitel 3 — % x = + : 3.5 Rechnungswesen Mehrwertsteuer (MLG, E-Profil + B red., LZ 1.7.4.4) Die Mehrwertsteuer ist eine vom Bund erhobene Verbrauchssteuer und stellt mit rund 35% der Einnahmen des Bundes dessen wichtigste Einnahmequelle dar. Der Normalsteuersatz beträgt z.Zt. 8.0%. Für Gegenstände des täglichen Bedarfs wie z.B. Esswaren, nicht alkoholische Getränke, Getreide, Bücher etc. gilt ein tieferer Satz von 2.5%. Ausserdem gilt für Beherbergungsleistungen ein Spezialsteuersatz von 3.8%. Die nachfolgenden Kapitel befassen sich ausschliesslich mit den Verbuchungsmethoden und der technischen Abwicklung der Mehrwertsteuer. Auf eine Auseinandersetzung mit den gesetzlichen Grundlagen wird an dieser Stelle verzichtet. Bei der Verbuchung von Debitorenrechnungen muss ebenfalls Umsatzsteuer gebucht werden. Die auf den Lieferantenrechnung enthaltene Mehrwertsteuer wird als so genannte Vorsteuer verbucht. In der Regel wird quartalsweise eine Mehrwertsteuerabrechnung erstellt. Auf dieser werden die Umsätze abgerechnet und mit dem entsprechenden Steuersatz (8.0%, 2.5%, 3.8%, 0,0%) multipliziert. Von dieser errechneten Umsatzsteuer kann die verbuchte Vorsteuer abgezogen werden. Der daraus resultierende Saldo muss an die Eidg. Steuerverwaltung überwiesen werden. Sollte die Vorsteuer grösser sein als die Umsatzsteuer, wird der Betrag von der Eidg. Steuerverwaltung zurückerstattet. Die auf dem Steuerformular errechnete Umsatzsteuer muss mit der in der Buchhaltung verbuchten Umsatzsteuer übereinstimmen. Um ein möglichst rasches Ausfüllen der Mehrwertsteuerabrechnung gewährleisten zu können, gibt es in der Buchhaltung zwei unterschiedliche Buchungstechniken; die Netto- und die Bruttoverbuchung der Geschäftsfälle. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 14 Kapitel 3 — % x = + : 3.5.1 Rechnungswesen Die Nettoverbuchung Die Buchungssätze in den Klammern betreffen die MWST-Verbuchung nach der Nettomethode. Jeder Mehrwertsteuerbetrag wird sofort auf das entsprechende Bilanzkonto verbucht. Die Umsatzsteuerschuld bzw. das Vorsteuerguthaben ist aus der Buchhaltung jederzeit ersichtlich. Bei der Methode der Netto-Verbuchung wird der MWST-Betrag bei jeder Mehrwertsteuerbuchung einzeln gebucht. Die geschuldete Mehrwertsteuer bzw. das Vorsteuerguthaben wird fortlaufend auf dem entsprechenden Konto kumuliert und die Totale können am Quartalsende in die MWST-Abrechnung übertragen werden. Bei der Methode der Netto-Verbuchung wird eine wesentlich grössere Anzahl von Buchungen verarbeitet. Mit der entsprechenden Buchhaltungssoftware werden diese Buchungen mittels entsprechenden Mehrwertsteuercodes vollautomatisch und gleichzeitig mit der Aufwand- bzw. Ertragsbuchung vorgenommen. Buchungsfälle a)Wareneinkauf an Kreditoren (Debitor Vorsteuer an Kreditoren) b)Mobiliar, Maschinen an Kreditoren (Debitor Vorsteuer an Kreditoren) c)Debitoren an Warenverkauf (Debitoren an Kreditor MWST) d)(Kreditor MWST an Debitor Vorsteuer) e)(Kreditor MWST an Bank) Wareneinkauf Kreditoren 1’000 5’000 Debitor Vorsteuer 1’080 5’400 a) a) 80 400 21’600 4’320 b) b) 1’600 320 Kreditor MWST Mobiliar/Masch. 20’000 4’000 Waren-Verkauf 3’000 10’000 50’000 Debitoren 3’240 10’800 54’000 c) c) c) 240 800 4’000 2’400 d) e) 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 5’040 2’400 2’400 2’640 Saldo 15 Kapitel 3 — % x = + : 3.5.2 Rechnungswesen Die Brutto-Verbuchung Wareneinkauf Kreditoren 1’080 5’400 1’080 5’400 480 Debitor Vorsteuer a) a) d) 480 b) b) e) 1’920 Kreditor MWST Mobiliar/Masch. 21’600 4’320 21’600 4’320 1’920 Waren-Verkauf 3’240 10’800 54’000 3’240 10’800 54’000 5’040 c) c) c) f) g) h) Buchungsfälle a) Wareneinkauf an Kreditoren b) Mobiliar, Maschinen an Kreditoren c) Debitoren an Warenverkauf d) (Debitor Vorsteuer an Wareneinkauf) e) (Debitor Vorsteuer an Mobiliar, Maschinen f) (Warenverkauf an Kreditor MWST) g) (Kreditor MWST an Debitor Vorsteuer) h) (Kreditor MWST an Bank) 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 5’040 2’400 2’400 2’640 Saldo Die Buchungssätze in den Klammern betreffen die MWST-Verbuchung nach der Bruttomethode. Der Mehrwertsteuerbetrag wird erst am Quartalsende auf das entsprechende Bilanzkonto verbucht. Die Umsatzsteuerschuld bzw. das Vorsteuerguthaben ist aus der Buchhaltung erst am Quartalsende mit dem Erstellen der Mehrwertsteuerabrechnung ersichtlich. Ein weiterer Nachteil ist die unterschiedliche Anwendung der Steuersätze (0.0%, 2.5%, 3.8%, 8.0%). Dies führt dazu, dass die einzelnen Aufwand- bzw. Ertragskonti für die Mehrwertsteuerabrechnung aufgrund des anzuwendenden Steuersatzes aufzuteilen sind. 16 Kapitel 3 — % x = + : 3.5.3 Rechnungswesen Die MWST-Abrechnung Zu beachten: Bei der Abstimmung der Buchhaltung Ende Jahr müssen die Endbestände aus dem Vorjahr und die aktuellen Saldostände der Guthaben und Verbindlichkeiten miteinbezogen werden. Besonders wichtig ist die Abgrenzung bei einem Satzwechsel. Wie bereits eingangs erwähnt, wird die Mehrwertsteuerabrechnung in der Regel quartalsweise erstellt. Diese kann mit modernen Buchhaltungssoftwares vollautomatisch berechnet werden. Grundvoraussetzung dazu ist eine sorgfältige und korrekte Kontierung und Erfassung der Belege. Das MWSTG verlangt grundsätzlich die Abrechnung nach «vereinbartem Entgelt», d.h. nach den verbuchten Belegen (Einund Ausgangsrechnungen, Quittungen etc.). Alle Unternehmen mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sind zu dieser Abrechnungsmethode verpflichtet. – Bei der Methode nach vereinbartem Entgelt sind ebenfalls die Erlösminderungen aus dem Zahlungsverkehr (Skonti, Rabatte, Debitorenverluste) auf der Abrechnung als Abzug zu vermerken. Ende Jahr sind die Privatanteile in Ziff. 20 der MWST-Deklaration als steuerpflichtiger Umsatz einzusetzen. So wird z.B. für das privat genutzte Geschäftsfahrzeug pro Monat 0.8% des Einstandspreises als MWSTBasis vorgeschrieben (siehe MWST-Broschüre). Weiter sind Privatentnahmen, Privatnutzungen, Nutzungsänderungen ebenfalls zu deklarieren. 3.5.4. Saldosteuersatz Zu beachten: Kursdifferenzen und Veränderung Delkredere sind keine MWST-Positionen! Die Abstimmung der deklarierten Umsätze in der MWST-Abrechnung im Vergleich zur Buchhaltung fällt bei dieser Methode relativ einfach aus. Alles, was verbucht wurde, muss sich in der MWST-Abrechnung (steuerpflichtig oder steuerfrei) wiederfinden. Wer keine eigentliche Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führt, kann bei der EStV in Bern ein Gesuch um die Abrechnung nach «vereinnahmtem Entgelt» stellen (bewilligungspflichtig). Diese Abrechnungsart ist in der Treuhand-Branche häufig anzutreffen. Hier wird die MWST auf der Basis des Zahlungsverkehrs verbucht. Es gibt also auch keine Skonti und Debitorenverluste. Diese Buchungs- und Abrechnungsmethode lohnt sich immer dann, wenn die Zahlungskonditionen sehr lange Zahlungsziele beinhalten. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Bei der Abrechnung mittels Saldosteuersatzmethode werden am Ende der Periode sämtliche Umsätze inkl. Mehrwertsteuer mit einem speziellen, etwas tieferen Satz multipliziert, z.B. 6.0% (Dienstleistungen). In diesem reduzierten Satz ist der Vorsteueranteil bereits berücksichtigt; das bedeutet, dass kein weiterer Anspruch auf Geltendmachung der Vorsteuer besteht. Bei der Verbuchung der einzelnen Belege kann grundsätzlich auf eine detaillierte Verbuchung der Mehrwertsteuer verzichtet werden. Am Ende der Periode wird der Steuerbetrag ermittelt und separat verbucht. Die Abrechnung mittels Saldosteuersatzmethode ist pro Semester zu erstellen. Bei der Saldomethode müssen keine Privatanteile abgerechnet werden. 17 Kapitel 3 — % x = + : 3.6 Rechnungswesen Die Liegenschaftenbuchhaltung (MLG, E-Profil + B red., LZ 1.7.3.4) Die Liegenschaftenbuchhaltung hat verschiedenen Parteien Rechenschaft abzulegen: Eigentümer: – Rentabilität – Bauzustand Liegenschaft – Mieterstruktur Allgemeine Infos: – Buchhaltungsvorschriften Neu-Investor: – Ertrags- und Vermögenslage Kreditgeber: – Ertrags- und Vermögenslage Aufgaben der Steuerbehörden: – Massgeblichkeitsprinzip Buchhaltungszahlen sind massgebend für Einkommens- bzw. Vermögenssteuern Liegenschaftenbuchhaltung Auskünfte an Interessierte Mieter/Schlichtungsbehörde/Gerichte: Grundlagen zu Mietzinsberechnung und Mietzinsanpassungen 3.6.1 Allgemeines 3.6.2 Die Liegenschaftenabrechnung soll dem Hauseigentümer und weiteren Interessierten periodisch und in geeigneter Darstellung Aufschluss über Kosten und Ertrag einer Liegenschaft geben. Sie soll mit früheren Abrechnungen vergleichbar sein und über wesentliche Kostenveränderungen Auskunft geben. Ausserdem soll sie vom Eigentümer für Steuerzwecke verwendbar sein (steuerkonforme Darstellung). 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Mieter – Anfechtung Miete – Nebenkostenabr. Verwaltung: – Alle Informationen für die Rechenschaftspflicht – Heiz- und Betriebskostenabrechnung Hilfsmittel Eine Liegenschaftenabrechnung erfolgt in der Regel jährlich mit Stichtag 31. Dezember und informiert den Eigentümer über den Liegenschaftenertrag sowie den Liegenschaftenaufwand. Liegenschaftenertrag Nettomietzins-Soll ist das Total der Mietzinse (ohne Nebenkosten) die bei Vollvermietung der Liegenschaft erzielt werden kann. 18 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Da private Eigentümer von Liegenschaften in der Steuererklärung keine Rückstellungen oder Abschreibungen geltend machen können, sind diese Aufwandpositionen in der Regel nicht Bestandteil der Liegenschaftenabrechnung. Diese Positionen werden lediglich für die Gestaltung der Mietzinse benötigt. Mietzinsausfälle sind einerseits Mietzinsverluste durch leerstehende Objekte, andererseits diejenigen Mietzinse, die beim Mieter nicht mehr eingeholt werden können (Debitorenverluste). Leerstände und Debitorenverluste bezeichnet man als Ertragsminderungen. Nettomietzins ist der vereinnahmte Mietzins (Nettomietzins-Soll abzüglich Mietzinsausfälle). Folgende Ausgabenpositionen sind keine Aufwendungen und müssen deshalb gesondert oder in der Bilanz ausgewiesen werden: In der Liegenschaftenabrechnung wird die Ertragsseite in der Regel wie folgt dargestellt: Nettomietzins-Soll – Auszahlungen an den Eigentümer (Privatbezüge) – Amortisationen von Hypotheken CHF abzüglich Leerstände -CHF abzüglich Debitorenverluste -CHF Nettomietzins-Einnahmen CHF 3.6.3 Liegenschaftenaufwand Auf der Ausgabenseite erscheinen u.a. folgende Aufwendungen. Aufwandminderungen können teilweise auch verrechnet werden. Jahresabschluss Der Jahresabschluss richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens. In der Regel umfasst der Jahresabschluss: – Bilanz (➮ Kapitalrechnung) – Liegenschafts-Betriebsrechnung (➮ Erfolgsrechnung) – Anhang – Unterhalt und Reparaturen – Betriebskosten, welche nicht in der Nebenkostenabrechnung belastet werden (z.B. Versicherungsprämien) – Geschäftsbericht – Verwaltungshonorar ergänzende Unterlagen sind: – Mietzinszusammenstellung (Mieterspiegel) – Fremdkapitalzinsen – Details zum Unterhaltsaufwand – Steuern und Beiträge – Details zum Eigentümerkonto – Abschreibungen – Budgetvergleich – Rückstellungen 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 19 Kapitel 3 — % x = + : 3.6.4 Rechnungswesen Budget Als Planungsinstrument dient die Budgetierung der Projektion der geplanten Tätigkeiten einer kommenden Abrechnungsperiode. In der Regel wird ein detailliertes Budget über ein Jahr erstellt. Sinnvoll ist aber auch eine Budgetplanung über mehrere Jahre um vor allem die Interdependenz bei grösseren Investitionen (Umbauten, Renovationen, Sanierungen) aufzuzeigen. Das Budget resultiert einerseits aus den Erfahrungswerten aus der Vergangenheit (1 - 3 Jahre), andererseits aus Zielsetzungen oder Vorgaben (z.B. des Eigentümers) für die zu budgetierende Periode. Als Ergebnis zeigt das Budget den geplanten Ertrag sowie die zu erwartenden Kosten und damit das voraussichtliche Ergebnis einer Liegenschaft. Budgetiert wird meistens im 3. oder 4. Quartal des laufenden Abrechnungsjahres. Das Budget sollte sinnvollerweise mit dem Eigentümer besprochen und natürlich von ihm auch genehmigt werden. In der Praxis wird leider oft auf das Erstellen eines Budgets verzichtet (Kosten sollen verringert werden). Jedoch nur auf der Basis eines jährlich sorgfältig erstellten Budgets sind folgende Aussagen und Vergleiche möglich: ➮ Wie wird sich die Liquidität über das Jahr / die Jahre entwickeln? ➮ Ist die Finanzierung für die zukünftigen Reparaturen und Unterhaltsarbeiten geregelt? ➮ Ist die Verwaltung in der Lage, alle Faktoren im Zusammenhang mit einer Mietzinsanpassung rechtzeitig zu erfassen und zu bearbeiten? Wir empfehlen, das Budget weniger am Vorjahr „anzulehnen“ als sich im Detail darüber klar zu werden, was in Auftrag gegeben wird, welche Einnahmen zu erwarten sind (➮ Mieterspiegel), was auf dem Zinsmarkt der Hypotheken zu erwarten ist? ➮ Vergleich mit dem Vorjahr birgt die Gefahr, dass die veränderten Verhältnisse nicht berücksichtigt werden (Vergleich ist dann oft „zu gut“)... Der Soll-/Ist-Vergleich Ohne Soll-/Ist-Vergleich ist die Aufgabe der Budgetierung nicht erfüllt, d.h. mit diesem Vergleich werden periodisch (Monat, Quartal, Semester, Jahr) die Abweichungen des Ist-Ergebnisses vom Budget in absoluten und relativen Zahlen ausgewiesen. Diese Kontrolle sollte möglichst frühzeitig erfolgen, so dass die festgestellten Abweichungen genau analysiert (➮ Ursachen bewusst machen) und mit entsprechenden Massnahmen korrigiert werden können. ➮ Kann über Einnahmenüberschüsse verfügt werden? ➮ Sind Eigentümerzuschüsse ins Auge zu fassen? 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 20 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Eine Budgetabweichung ist nichts Ungewöhnliches und verdient den negativen Beigeschmack nicht, den sie in der Praxis leider all zu oft hat. Wichtig ist, dass man die Abweichungen, ob positiv oder negativ, und ihre Ursachen kennt. Gründe für Abweichungen können sein: ➮ Veränderung der Dritteinflüsse (z.B. Hypothekarzinssenkung) ➮ Eingeleitete Massnahmen ➮ Unvorhergesehene Aufwendungen oder Erträge (Heizungsausfall) ➮ Eigentümerentscheide etc. Es wäre sinnvoll und entspricht sicher der Vorstellung von einer guten Dienstleistung, wenn die Abweichungen der wichtigsten Positionen für den Eigentümer schriftlich kommentiert und der jeweiligen Abrechnung beigelegt werden. Dazu ist es äusserst hilfreich, wenn bereits die Budgetzahlen gut dokumentiert werden. Mit Hilfe einer EXCEL-Tabelle und einer zweiten „Kommentartabelle“ können unsere budgetrelevanten Gedanken und Berechnungen festgehalten werden. Hier kann die Zinserwartung der Hypothek festgehalten werden; ebenso sind die Mieteinnahmen dargestellt. Damit ist dann auch eine klare Basis für die Abweichungsanalyse gegenüber den tatsächlich anfallenden Zahlen gegeben. ➮ Mieterwechsel, Todesfälle, Umzug ins Altersheim etc. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 21 Kapitel 3 — % x = + : 3.7 Rechnungswesen Nebenkosten (MLG, E-Profil + B red., LZ 1.7.5.7) Nebenkosten sind der eigentliche Sammelbegriff/Oberbegriff für die Heiz- und Warmwasserkosten sowie die Betriebskosten. tensteuern, Hypothekarzinsen etc. nicht in der Nebenkostenabrechnung aufführen und dem Mieter belasten. 3.7.2 3.7.1 Zahlungsart Allgemeines Die Vermietung von Immobilien beinhaltet nebst der Überlassung von Wohn- oder Geschäftsräumen verschiedene Dienstleistungen. Der Betrieb dieser Objekte ist in der Regel durch den Eigentümer oder die damit beauftragte Verwaltung sicherzustellen. Die Räumlichkeiten müssen beheizt werden, es muss Wasser, Strom und EDV-Infrastruktur zur Verfügung stehen, die Reinigung von allgemeinen und/oder öffentlichen Flächen muss gewährleistet sein usw. Viele dieser Kosten können dem Mieter separat in Rechnung gestellt werden. Man spricht dann von Nebenkosten. Diese fallen nur durch den Gebrauch der Sache an. Der Mieter muss die Nebenkosten nur bezahlen, wenn er dies mit dem Vermieter besonders vereinbart hat. Wenn im Mietvertrag oder in der letzten Mietzinsanpassung keine Nebenkosten (namentlich erwähnt) ausgeschieden sind, gelten alle Kosten als im Nettomietzins inbegriffen. Es sind allerdings Situationen denkbar, in denen der Mieter auch Nebenkosten bezahlen muss, die im Vertrag nicht erwähnt sind. Muss der Mieter z.B. zur Benützung der Waschmaschine einen Betrag in einen Münzautomaten bezahlen, so ist klar, dass diese Kosten nicht im Mietzins inbegriffen sind. Der Vermieter darf Liegenschaften-Aufwendungen wie Unterhalt und Reparaturen, Versicherungsprämien, Liegenschaf- 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Sind die Nebenkosten nicht im Mietzins inbegriffen, können diese als Pauschale oder Akonto in Rechnung gestellt werden. Pauschal Die Nebenkosten-Zahlung wird im Mietvertrag in Form einer Pauschale festgelegt. Der Mieter bezahlt einen im Mietvertrag festgelegten Betrag für Nebenkosten. Es erfolgt keine Abrechnung über diese Kosten. Das Risiko allfälliger Kostenerhöhungen trägt der Eigentümer. Diese Pauschale darf höchstens den tatsächlichen durchschnittlichen Kosten entsprechen. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht in die Belege. Sind die Pauschalen höher als die effektiven Kosten kann der Mieter eine Reduktion verlangen. Akontozahlung Bei dieser Variante leistet der Mieter monatliche Akontozahlungen. Am Ende der Periode wird eine Abrechnung über die effektiven Kosten erstellt. Die Differenz zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten und den bezahlten Akontobeträgen werden dem Mieter zurückerstattet oder sind durch diesen nachzuzahlen. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht in die Belege und Kostenverteilschlüssel. Es dürfen nur die im Mietvertrag vereinbarten Kosten weiterverrechnet werden. Steht im Mietvertrag z.B. die Kosten für Wasser werden vom Mieter getragen, so sind die Kosten für das Abwasser nicht aufgeführt. Der Mieter muss also lediglich die Wasser-, nicht aber die Abwasserkosten übernehmen. 22 Kapitel 3 — % x = + : 3.7.3 Rechnungswesen Änderung der Nebenkostenregelung Wenn die Zahlungsart, die Zusammensetzung der Nebenkosten oder die Höhe der Akontozahlung oder der Nebenkostenpauschale geändert werden soll, muss gleich vorgegangen werden wie bei einer Mietzinsanpassung, d.h. der Vermieter muss auf dem vom Kanton genehmigten amtlichen Formular und unter Einhaltung der Kündigungsfristen und -termine dem Mieter die Änderung des Mietvertrages anzeigen. Der Mieter hat auch hier Einspracherechte. Die Rechtsmittel, die dem Mieter zur Verfügung stehen, sind auf der Rückseite des Formulars beschrieben. 3.7.4 Die Heiz- und Warmwasserkosten Heizkosten setzen sich grundsätzlich, und unter Einbezug der Warmwasseraufbereitungskosten, aus folgenden Positionen zusammen: – Brennstoff- bzw. Energieverbrauch – Fernwärmekosten – Stromverbrauch für Brenner und Pumpe – Heizerlohn inkl. Sozialleistungen – Versicherungsprämie (Öltank). Heute meist in Haushaftpflichtversicherungsprämie eingeschlossen (Anteil) – Diverse Kosten wie z.B. Gebühren für Tanklagerhaltung inkl. Verzinsung – Verwaltungshonorar zur Erstellung der Heizkostenabrechnung (in der Regel 3-4 % zuzüglich MWST) Nicht in eine Heizkostenabrechnung gehören: – Anschaffungskosten für Wärmezähler – Auslagen für Reparaturen und Erneuerungen der Anlagen – Verzinsung und Abschreibung der Anlagen – Alle artfremden Kosten, wie Strom für allgemeine Beleuchtung, Servicekosten für Lift, Waschmaschinen usw. Die Berechnung des Oelverbrauchs ergibt je nach Berechnungsmethode (LiFo = Last in First out, FiFo = First in First out und Durchschnittspreis) ein anderes Resultat. – Es ist ein anschauliches Beispiel dafür, dass oft im Rechnungswesen auch die Berechnungsmethode eine Rolle spielt. – Reinigungskosten für Heizung und Kamin (Kaminfeger) – Öltank-Revisionskosten (in Raten) – Kosten für die Entkalkung der Warmwasseranlage – Abonnementskosten im Zusammenhang mit der Wartung der Heizanlage (Serviceverträge für Brenner, Heizanlage, etc.) 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF 23 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Siehe folgendes Beispiel Ölverbrauch FiFo Bei Inventur: 01.07.2010 Bestand 5'600 42.75% 2'394.00 weg 10.10.2010 Einkauf 15'300 47.20% 7'221.60 weg 14.04.2011 Einkauf 10'700 49.90% 5'339.30 Davon 1'200 weg 30.06.2011 Bestand 9'500 49.90% 4'740.50 Verbrauch 598.80 10'214.40 LiFo 01.07.2010 Bestand 5'600 42.75% 2'394.00 An Lager 10.10.2010 Einkauf 15'300 47.20% 7'221.60 Davon 11’400 weg 3900 Lager 14.04.2011 Einkauf 10'700 49.90% 5'339.30 weg 30.06.2011 Bestand 9'500 44.58% 4'234.80 5'600 42.75% 2'394.00 10'720.10 9'500 44.58% 4'234.80 Verbrauch Durchschnittspreise 01.07.2010 Bestand 5'600 42.75% 2'394.00 10.10.2010 Einkauf 15'300 47.20% 7'221.60 20'900 46.01% 9'615.60 10'700 49.90% 5'339.30 31'600 47.33% 14'954.90 9'500 47.33% 4'495.94 14.04.2011 30.06.2011 Einkauf Bestand Verbrauch Nach jedem Eingang wird der neue Durchschnittspreis berechnet . 10'458.96 Normalerweise wird nach LiFo-Methode abgerechnet. Die letzte Lieferung geht zuerst wieder hinaus. Das bewirkt bei steigenden Preisen eine niedrigere Bewertung des Bestandes und damit einen höheren verteilten Verbrauch. 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF Die Kostenverteilung Die Heizkosten werden in der Regel nach Grösse der Mietobjekte (Rauminhalt oder Fläche) verteilt. Zur Erzielung einer möglichst gerechten Verteilung der Kosten bei Mieterwechseln, ist deshalb von der durchschnittlichen Jahrestemperatur in den einzelnen Monaten auszugehen. D.h. ein Mieter, der nur während der Wintermonate Mieter ist, bezahlt mehr Heizkosten, als jener, der nur im Sommer Mieter ist. 24 Kapitel 3 — % x = + : Rechnungswesen Daraus ergibt sich folgender Verteilungsschlüssel gemäss HEV Monat Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Heizung ohne Warmwasser oder Pauschalbelastung 18.5 15.0 14.0 9.5 1.5 0.00 0.0 0.0 0.0 10.0 14.0 17.5 100.0 Heizung mit 13.6 Warmwasser 12.1 11.5 9.3 5.6 3.7 3.7 3.6 3.7 9.5 10.7 13.0 100.0 Total Die verbrauchsabhängige (individuelle) Heizkostenabrechnung (VHKA) – Hauswartkosten (Salär, Sozialleistungen, Spesen) Ein weiterer anzuwendender Verteilschlüssel wird mittels individueller Heizkostenverbrauchsmessung ermittelt. Dazu werden bei jeder Verbrauchsstelle von Heizwärme so genannte Wärmezähler installiert, welche die bezogene Wärme messen. Am Ende der Heizperiode werden die von diesen Wärmezählern ermittelten Daten mittels entsprechender Software ausgewertet und in den effektiven verbrauchsabhängigen Verteilschlüssel umgerechnet. – Abgaben und Gebühren wie Kehrichtabfuhr, Wasser, Schmutzwassergebühren, ARA-Beiträge, TV-Anschlusskosten, Sonstiges Dieses Vorgehen soll zu einem schonenden Umgang mit Energie beitragen. Auf den oben erwähnten Betriebskosten wird ebenfalls ein Verwaltungshonorar von 3% plus Mehrwertsteuer belastet. Die Kosten werden in der Regel aufgrund eines Schlüssels auf die einzelnen Objekte verteilt. Dieser kann wie folgt ermittelt werden: – Verteilschlüssel errechnet durch Architekt oder Ingenieur – TV-Gebühren, alle Wohnungen gleich 3.7.5 Die übrigen Betriebskosten Diese können entsprechend der vertraglichen Vereinbarungen und Situation in der Liegenschaft folgende Positionen umfassen: – Kosten für den Allgemeinstrom – Kosten für die verschiedenen Serviceverträge wie Lift, Feuerlöscher, Waschmaschinen, Tumbler, Ventilationen, Lüftungs- und Klimaanlagen, Reinigung der Kanalisation 2008 / Version 1.0 - © Lehrlingskommission OKGT / OFCF – Nach Mietfläche – Nach Wohnungspunkten (z.B.: WP= Anzahl Zimmer + 1) Wichtig: Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag einzeln aufgeführt sein. Eine Aufzählung in den allgemeinen Vertragsbedingungen reicht nicht. 25