Forderungsbewertung in Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss

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Forderungsbewertung
in Eröffnungsbilanz
und Jahresabschluss
Referent: WP/StB Jochem Stracke, Ernst & Young AG
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11. Oktober 2007
Agenda
1. Gliederung der Forderungen
2. Bewertung der Forderungen
3. Übertragung der Forderungen in die Eröffnungsbilanz
4. Forderungsmanagement
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11. Oktober 2007
Gliederung
1. Gliederung der Forderungen
2. Bewertung der Forderungen
3. Übertragung der Forderungen in die Eröffnungsbilanz
4. Forderungsmanagement
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11. Oktober 2007
Gliederung der Forderungen
Ausweis in der Bilanz
• im Anlagevermögen
• im Umlaufvermögen
Untergliederung im Forderungsspiegel
• Kurzfristige Forderungen, d. h.
• Forderungen mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr
• Mittelfristige Forderungen, d. h.
• Forderungen mit einer Restlaufzeit von einem bis fünf Jahren
• Langfristige Forderungen
• Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als fünf Jahr
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11. Oktober 2007
Gliederung der Forderungen im
Anlagevermögen
Ausleihungen
• entstehen durch die Hingabe von Kapital
• Ausleihungen mit einer vereinbarten Laufzeit von weniger als einem Jahr
sind unter den Forderungen auszuweisen
• bei einer Laufzeit von mehr als einem Jahr und weniger als vier Jahren
zählt beim Ausweis die subjektive Absicht des Kaufmanns (i.d.R.
Anlagevermögen)
• bei einer Laufzeit von über vier Jahren sind die Ausleihungen i.d.R. im
Anlagevermögen auszuweisen
Beispiele:
• Arbeitgeberdarlehen
• Kautionen für langfristige Miet- oder Pachtverträge
• Hypothekendarlehen
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11. Oktober 2007
Gliederung der Forderungen im
Umlaufvermögen gemäß § 41 GemHVO NRW
Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände
Öffentlich-rechtliche Forderungen
•
•
•
•
•
Privatrechtliche Forderungen
•
•
•
•
•
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Gebühren
Beiträge
Steuern
Forderungen aus Transferleistungen
Sonstige öffentlich-rechtliche Forderungen
gegenüber dem privaten Bereich
gegenüber dem öffentlichen Bereich
gegen verbundene Unternehmen
gegen Beteiligungen
gegen Sondervermögen
Sonstige Vermögensgegenstände
11. Oktober 2007
Weitergehende Gliederung der Forderungen
entsprechend dem NKF-Kontenrahmen
Öffentlich-rechtliche Forderungen
Gebühren
• Betrag, der für die Leistung einer Behörde zu zahlen ist
• Gebühren werden unterteilt in
• Verwaltungsgebühren
• werden für einen Verwaltungsakt fällig
Beispiel: Gebühr für eine Baugenehmigung
• Benutzungsgebühren
• hängen von der Inanspruchnahme einer Einrichtung ab
Beispiel: Abwassergebühr
Entstehung der Forderung: i.d.R. mit Versendung des Bescheids
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11. Oktober 2007
Weitergehende Gliederung der Forderungen
entsprechend dem NKF-Kontenrahmen
Öffentlich-rechtliche Forderungen
Beiträge
• dienen der Verminderung des Aufwands für Ausgaben der
Kommunen zum Erweitern oder Verbessern des Infrastrukturvermögens (z.B. Ausbesserung von Straßen oder Wegen)
• Beispiele:
• Kanalanschlussbeitrag
• Erschließungsbeitrag
• Entstehung der Forderung: mit Entstehen des Anspruchs im Sinne des
Kommunalabgabengesetzes in Verbindung mit der örtlichen Satzung
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11. Oktober 2007
Weitergehende Gliederung der Forderungen
entsprechend dem NKF-Kontenrahmen
Öffentlich-rechtliche Forderungen
Steuern
• Geldleistung ohne Anspruch auf individuelle Gegenleistung, die eine
Kommune zur Erzielung von Einnahmen allen Personen auferlegt
• Erhebung ist unabhängig von konkreten Gegenleistungen
• Untergliederung in Steuervorauszahlungen (Bilanzierung bei
Fälligkeit) und Steuernachzahlungen (Bilanzierung: Datum des
Bescheides bzw. bei Vorliegen eines Bescheides vor Erstellung der
Schlussbilanz periodengerechte Erfassung im zurückliegenden Jahr)
Beispiele:
• Gewerbesteuer
• Hundesteuer
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11. Oktober 2007
Weitergehende Gliederung der Forderungen
entsprechend dem NKF-Kontenrahmen
Öffentlich-rechtliche Forderungen
Forderungen aus Transferleistungen
• Transferleistungen
• Leistungen im sozialen Bereich
• Basieren auf dem Grundsatz der Solidarität
• Beispiele:
• Sozialhilfeleistungen
• Wohngeld
• Entstehung
• Bei Änderung der Anspruchsvoraussetzungen z. B. bei den
Sozialhilfeleistung; Zeitpunkt der Änderung bzw. Rückforderung
• Erstattungen vom überörtlichen Sozialhilfeträger: Eingang des
Bewilligungsbescheides
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11. Oktober 2007
Weitergehende Gliederung der Forderungen
entsprechend dem NKF-Kontenrahmen
Öffentlich-rechtliche Forderungen
Sonstige öffentlich-rechtliche Forderungen
• antizipative Forderungen, die nicht einem anderen speziellen
Forderungskonto zugeordnet werden können
antizipativ:
Erträge des alten Jahres, die erst im neuen Jahr zu Einnahmen werden
Beispiel:
• Zinserträge für das alte Jahr, die erst im neuen Jahr
zur Zahlung fällig werden
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11. Oktober 2007
Weitergehende Gliederung der Forderungen
entsprechend dem NKF-Kontenrahmen
Privatrechtliche Forderungen
Unterteilung nach Debitoren
• privater Bereich
• öffentlicher Bereich
• Verbundene Unternehmen (Unternehmen, an denen die Gemeinde beteiligt ist
und die im Gesamtabschluss voll zu konsolidieren sind)
• Beteiligungen (Anteile an anderen Unternehmen, die dazu bestimmt sind, dem
eigenen Geschäftsbetrieb durch Herstellung einer dauerhaften Verbindung zu
dienen)
• Sondervermögen (vgl. §97 GO)
basieren auf gesetzlichem oder vertraglichem Schuldverhältnis
Beispiele:
• Leistungen des Gesundheitsamtes
• Verkauf von Familienstammbüchern
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11. Oktober 2007
Weitergehende Gliederung der Forderungen
entsprechend dem NKF-Kontenrahmen
Sonstige Vermögensgegenstände
Vermögensgegenstände, und hier insbesondere Forderungen, die
aufgrund ihrer originären Eigenschaften keiner anderen Position der
Bilanz zugeordnet werden können
Beispiele:
• Forderungen gegen Mitarbeiter
• Vorsteuer
• Schadensersatzansprüche
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11. Oktober 2007
Gliederung
1. Gliederung der Forderungen
2. Bewertung der Forderungen
3. Übertragung der Forderungen in die Eröffnungsbilanz
4. Forderungsmanagement
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11. Oktober 2007
Voraussetzungen für die Erstellung der
Eröffnungsbilanz
Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Für die erstmalige Erstellung der Bilanz gilt insbesondere der
• Grundsatz der Vollständigkeit → § 27 Abs. 2 GemHVO NRW
• Grundsatz der Einzelbewertung → § 32 Abs. 1 Nr. 2 GemHVO NRW
• Grundsatz der Vorsicht → § 32 Abs. 1 Nr. 3 GemHVO NRW
• Grundsatz des Verrechnungsverbots → § 41 Abs. 2 GemHVO NRW
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11. Oktober 2007
Bewertung von Forderungen in der Bilanz
Forderungen sind unter Beachtung des strengen Niederstwertprinzips mit
dem Nennwert zu bilanzieren
Unter dem Nennwert wird z.B. der volle Rechnungsbetrag einer Forderung
einschließlich der Nebenkosten und der Umsatzsteuer verstanden
Im Einzelfall muss bei der Bewertung der Forderungen in der Bilanz der
„objektive Wert“ einer Forderung ermittelt werden
→ Beispiel: Wie viel ist diese Forderung wert?
Unverzinsliche und niedrig verzinsliche Forderungen sind mit ihrem Barwert
anzusetzen
• Beispiel: Hypothekenforderung
• Der Abzinsung ist der fristadäquate Marktzins zugrunde zu legen
• Bei kurzfristigen Forderungen kann aus Vereinfachungsgründen auf eine
Abzinsung verzichtet werden
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11. Oktober 2007
Bewertung von Forderungen in der Bilanz
Grundsatz der Einzelbewertung - § 32 Abs. 1 Nr. 2 Gem HVO NRW
Forderungen sind grundsätzlich einzeln zu erfassen
Aufrechnungsverbot
Ausnahme: eine Aufrechnung ist möglich, wenn folgende Kriterien
kummulativ erfüllt sind:
• Gläubiger und Schuldner sind personenidentisch
• Es liegt eine gleichartige Leistung vor (Aufrechnungsmöglichkeit
nach § 387 BGB)
• Verrechnung muss Klarheit und Übersichtlichkeit des
Jahresabschlusses verbessern
• Forderung und Verbindlichkeit muss bereits fällig sein
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11. Oktober 2007
Bewertung von Forderungen in der Bilanz
Abschreibungen - § 35 GemHVO NRW
Einbringlichkeit der Forderungen ist zu überprüfen
Gliederung der Forderungen in drei Gruppen
• Vollwertige bzw. sichere Forderungen
mit Zahlungseingang kann in voller Höhe gerechnet werden
→ Bilanzierung in voller Höhe
• Zweifelhafte Forderungen
Zahlungseingang ist unsicher
→ Bilanzierung mit wahrscheinlichem Wert
• Uneinbringliche Forderungen
Forderungen sollten ausgebucht werden, wenn eindeutig feststeht, dass
sie nicht mehr zu realisieren sind (z.B. Niederschlagung)
In der Eröffnungsbilanz sind diese Forderungen nicht anzusetzen.
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11. Oktober 2007
Bewertung von Forderungen in der Bilanz
Die Berücksichtigung von Risiken bei der Forderungsbewertung lässt sich wie
folgt darstellen:
Risiken
Einzelrisiken
Einzelermittlung
(für jede einzelne
Forderung getrennt)
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Allgemeine Risiken
Pauschale
Ermittlung der
Einzelrisiken
11. Oktober 2007
Pauschale
Ermittlung der
Allgemeinen Risiken
Bewertung von Forderungen in der Bilanz
Einzelwertberichtigung (EWB)
• Wertberichtigung wird für jede einzelne Forderung getrennt ermittelt
• zweifelhafte Forderungen sollten einzelwertberichtigt werden
• Grad der EWB kann bis zu 100% variieren
• Voraussetzung: individuelle Risikoprüfung der einzelnen Forderungen
• Prüfung kann arbeits- und zeitintensiv sein
• bei einer überschaubaren Anzahl von Forderungen und/oder
betragsmäßig hohen Forderungen ist die EWB gut anwendbar
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11. Oktober 2007
Beispielhafte Bewertung von Forderungen in
der Bilanz
•
•
Bei der Bewertung der Forderungen
kann es sinnvoll sein, Wertberichtigungsklassen zu bilden
Alter der Forderung
(Beispiel)
Es ist nur der Saldo aus
Forderungen und EWB in der
Bilanz zu erfassen
• Gerichtliches
Mahnverfahren
Unabhängig
vom Alter:
• Niederschlagung
ausbuchen 1)
1) In der Eröffnungsbilanz sind diese Forderungen
nicht anzusetzen
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Höhe der EWB
(Beispiel)
• Insolvenz
• Erlass
4 Jahre
100 %
3 Jahre
100 %
2 Jahre
90 %
1 Jahr
75 %
6 – 12 Monate
50 %
11. Oktober 2007
Beispiel für eine Einzelwertberichtigung bei
zweifelhaften Forderungen (ohne Umsatzsteuer)
Beispiel:
• unterjährig ist eine Forderung in Höhe von TEUR 120 eingegangen
• bis zum Jahresende wurden TEUR 20 gezahlt
• der Rest von TEUR 100 ist zweifelhaft
• Die Wahrscheinlichkeit der Zahlung muss im Rahmen der individuellen
Risikoprüfung beurteilt werden
Annahme: TEUR 20 werden noch gezahlt
→ EWB in Höhe von TEUR 80
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11. Oktober 2007
Beispiel für eine Einzelwertberichtigung bei
zweifelhaften Forderungen (ohne Umsatzsteuer)
Buchung in der Eröffnungsbilanz
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Forderung
TEUR 100
Kapital
Kapital
TEUR 80
EWB
11. Oktober 2007
Beispiel für eine Einzelwertberichtigung bei
zweifelhaften Forderungen (ohne Umsatzsteuer)
Buchung im Jahresabschluss
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Forderung
TEUR 120
Ertrag
Bank
TEUR 20
Forderung
Aufwand
TEUR 80
EWB
11. Oktober 2007
Bewertung von Forderungen in der Bilanz
Pauschal ermittelte Einzelwertberichtigung
Pauschale Ermittlung der Einzelrisiken
Vorgehen:
• Bildung von Gruppen aus Forderungen mit gleichartigen Risiken
• Beispiel: Bildung von Forderungsgruppen gegenüber einer Vielzahl
von Abnehmern nach jeweiligen Bonitätsrisiken, die sich auch in
Mahnstufen ausdrücken können
• die in den einzelnen Gruppen liegenden Risiken werden durch
pauschale Abschläge berücksichtigt
• pauschale Abschläge orientieren sich an Erfahrungen der
Vergangenheit und an erkennbaren neuen Risiken
• diese Abschläge stellen die nach dem Niederstwertprinzip
gebotenen, pauschal ermittelten Einzelwertberichtigungen dar
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11. Oktober 2007
Bewertung von Forderungen in der Bilanz
Pauschalwertberichtigung (PWB)
Bei großem Forderungsbestand sollte das allgemeines Kreditrisiko
(Ausfallwagnis, Skontoinanspruchnahme, Zinsverlust, Mahn- und
Prozesskosten) durch eine Pauschalwertberichtigung berücksichtigt
werden
Bemessungsgrundlage:
• gesamter Forderungsbestand am Ende des Geschäftsjahres
abzüglich bereits einzelwertberichtigter Forderungen
Berechnung:
• PWB = Bemessungsgrundlage * Prozentsatz
Prozentsatz ergibt sich aus Erfahrungswerten und sich bereits
abzeichnenden Entwicklungen
Prozentsatz befindet sich im niedrigen, einstelligen Bereich
jährliche Überprüfung und Anpassung des Prozentsatzes wichtig
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11. Oktober 2007
Beispiel für eine Pauschalwertberichtigung bei
zweifelhaften Forderungen (ohne Umsatzsteuer)
Beispiel:
Eine Kommune hat einen Forderungsbestand in Höhe von TEUR 2.000.
Davon sind TEUR 600 einzelwertberichtigt. Es verbleiben TEUR 1.400.
Das allgemeine Kreditrisiko in unserem Beispiel beträgt 2 % bzw. TEUR 28.
Buchung in der Eröffnungsbilanz
Kapital
TEUR 28
PWB
TEUR 28
PWB
Buchung im Jahresabschluss
Einstellung in PWB
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11. Oktober 2007
Gliederung
1. Gliederung der Forderungen
2. Bewertung der Forderungen
3. Übertragung der Forderungen in die Eröffnungsbilanz
4. Forderungsmanagement
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11. Oktober 2007
Übertragung der Forderungen in die
Eröffnungsbilanz
1. Erfassung der Forderungen
Erfassung aller offenen Kassenforderungen
In einzelnen Fachbereichen prüfen, wo Forderungen gegen einzelne
Schuldner bestehen
Gibt es in den Akten noch weitere, bisher nicht erfasste Forderungen?
Die Forderungen aller Fachbereiche müssen, gegliedert nach Debitoren,
zusammengefasst werden
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11. Oktober 2007
Übertragung der Forderungen in die
Eröffnungsbilanz
2. Bewertung der Forderungen
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Problem: großer Forderungsbestand in den einzelnen Fachbereichen
(z.B. beim Sozialamt)
Forderungen in drei Gruppen segmentieren:
•
uneinbringliche Forderungen
•
zweifelhafte Forderungen
•
vollwertige Forderungen
uneinbringliche Forderungen nicht in die Eröffnungsbilanz übertragen
bei zweifelhaften Forderungen Clusterbildung vornehmen und vor
Übernahme in die Eröffnungsbilanz pauschale Einzelwertberichtigung
vornehmen
11. Oktober 2007
Übertragung der Forderungen in die
Eröffnungsbilanz
3. Technische Übertragung der Forderungen
Auf Personenkonten gebuchte Forderungen können direkt in der EDV
ermittelt werden und in das doppische Rechnungswesen übertragen
und verbucht werden
Bei kameral direkt auf Haushaltsstellen gebuchten Forderungen ist eine
automatisierte Übertragung ohne großen Rechercheaufwand nicht
möglich → Debitoren und dessen Daten sind nicht ohne weiteres aus
der EDV ermittelbar → manuelle Erfassung der Forderungen notwendig
Ziel: um Anzahl der Buchungen gering zu halten, in den letzten
Monaten vor der Umstellung möglichst immer auf Personenkonten
buchen
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11. Oktober 2007
Gliederung
1. Gliederung der Forderungen
2. Bewertung der Forderungen
3. Übertragung der Forderungen in die Eröffnungsbilanz
4. Forderungsmanagement
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11. Oktober 2007
Wesentliche Argumente für die Implementierung
eines Forderungsmanagements
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Verbesserung der Qualität bei der Geltendmachung von Forderungen
zur Reduzierung der Quote streitiger Forderungen,
Gewährleistung einer zeitnahen und vollständigen Einbuchung der
Forderungen ins Finanzsystem,
Verbesserung des Informationsflusses zur Kasse (z.B. Mitteilung über
Adressänderung zur Vermeidung von nutzlosem Aufwand bei der
Vollstreckung),
Optimierung der Zusammenarbeit mit der Kasse im Rahmen der Durchsetzung von Forderungen,
Erhebung ergänzender Informationen im Rahmen der Leistungsgewährung
(z.B. Kontoverbindung)
11. Oktober 2007
Forderungsmanagement im Rahmen der
Umstellung auf die Doppik
Vorgehen vor der Erstellung der Eröffnungsbilanz im Rahmen des
Forderungsmanagements
1. Erstellung einer Richtlinie für eine Forderungsinventur
2. Durchführung der Forderungsinventur
3. Dienstliche Mitteilung zur Überprüfung der offenen Forderungen
4. Eliminierung von Forderungen
•
Niedergeschlagene Forderungen
•
Erlassene Forderungen
•
Uneinbringliche Forderungen
5. Bewertung von zweifelhaften Forderungen durch Clusterbildung
•
Pauschale Einzelwertberichtigung
6. Absetzung der offenen Forderungen bei Kleinbeträgen
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11. Oktober 2007
Forderungsmanagement im täglichen Geschäft
Zur Verbesserung des Forderungsmanagements ist die Einführung eines
Forderungscontrollings sinnvoll:
Bilanzebene
• unterjährige Entwicklung der Außenstände
und Wertberichtigungen beobachten
• Bearbeitungsstand und –dauer abfragen
Ämterebene
Prozessebene
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• Einheitliche Ämtertableaus mit wichtigen
Kennzahlen (z.B. Anzahl der Schuldner,
durchschnittliches Alter und Höhe der Forderungen)
• z. B. Inkassoprozess (Schwachstellen
identifizieren, Prozessoptimierung)
11. Oktober 2007
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Haben Sie noch Fragen?
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11. Oktober 2007
Dipl.-Kfm. Jochem Stracke
Wirtschaftsprüfer / Steuerberater
Senior Manager / Prokurist
Telefon:
Mobil:
Fax:
E-Mail:
37
0231 55011-21816
0160 939-21816
0231 55011-42055
[email protected]
11. Oktober 2007
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