Beschreibung zur Personalwirtschaft 2016.2.1
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Beschreibung zur Personalwirtschaft 2016.2.1 (04/2016) © Sage GmbH 2016 ------------------------------------------------Inhalt 1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 3 1.1 BETRIEBSSYSTEME UND SOFTWARE FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT 3 1.1.1 1.1.2 ALLGEMEINES ÜBERSICHT HARDWARE FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT DATENBANKSERVER (MINDESTANFORDERUNG) DATENBANKSERVER (EMPFEHLUNG) APPLICATION SERVER (MINDESTANFORDERUNG) APPLICATION SERVER (EMPFEHLUNG) CLIENT (MINDESTANFORDERUNG) CLIENT (EMPFEHLUNG) NETZWERK MITARBEITERPORTAL HARDWAREKONFIGURATION KONFIGURATION DES NETZWERKS UNTERSTÜTZTE BETRIEBSSYSTEME (FÜR W EBSERVER) VORAUSSETZUNG CLIENTS HR DIGITALE PERSONALAKTE ALLGEMEIN HARDWAREKONFIGURATION HARDWAREANFORDERUNGEN KONFIGURATION DES NETZWERKS SPEICHERPLATZ DER EINZELNEN KOMPONENTEN FREIZUGEBENE PORTS SOFTWAREANFORDERUNG - BETRIEBSSYSTEME SOFTWAREANFORDERUNG - DATENBANKSYSTEME SOFTWAREANFORDERUNG - CLIENT-BETRIEBSSYSTEME HINWEISE ZUR VERWENDUNG VON MICROSOFT OFFICE ZEITPUNKT FÜR DIE INSTALLATION HINWEISE ZU NOTWENDIGEN INTERNETVERBINDUNGEN FÜR DIE PERSONALWIRTSCHAFT AKTUALISIERUNG DER ERIC-KOMPONENTEN FÜR DEN VERSAND DER LOHNSTEUERDATEN FREIZUSCHALTENDE PORTS UND URL 3 3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.4.8 1.4.9 1.5 1.6 1.7 1.7.1 1.7.2 2 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONEN 4 4 4 5 5 5 6 6 7 7 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10 11 11 11 11 12 13 2.1 2.2 2.3 NEUE LIZENZEN UND NEUER LEISTUNGSUMFANG FÜR NEUVERTRÄGE MODULBEZEICHNUNGEN SAGE CUSTOMER VOICE 13 13 13 2.3.1 2.3.2 2.3.3 HINTERGRUND INFORMATIONEN AUF DER LANDING-PAGE IDEE ERFASSEN BENUTZERVERWALTUNG 13 13 13 2.4 3 14 PERSONALABRECHNUNG 15 3.1 SAGE HR DATA SERVICE 15 3.1.1 ELSTAM-UMMELDUNGEN AUS DEM ARBEITNEHMERFORMULAR ERFASSUNG UND ABRECHNUNG ERWEITERUNGEN IM FORMELABRUF ABRECHNUNG IM ÖFFENTLICHEN DIENST UND ANGELEHNTEN BEREICHEN KINDERGELDKONTROLLVERFAHREN FILTERN NACH ZVK ZUSY-MELDUNGEN 3.2 3.2.1 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 15 16 16 18 18 18 19 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 3.4 BAULOHNABRECHNUNG 3.4.1 PRÜFLAUF 3.5 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 3.5.1 STAMMDATENPFLEGE 3.5.2 ERFASSUNG UND ABRECHNUNG 3.5.3 ABRECHNUNG VON ALTERSTEILZEIT 3.5.4 ABRECHNUNG VON LOHNPFÄNDUNGEN 3.5.5 ABRECHNUNG VON DARLEHEN 3.5.6 DEÜV 3.5.7 EEL-VERFAHREN 3.5.8 ELSTAM 3.5.9 DATA SERVICE 3.5.10 ZAHLUNGSVERKEHR 3.5.11 AUSWERTUNGEN UND BERICHTE 3.5.12 ABRECHNUNG IM ÖFFENTLICHEN DIENST UND ANGELEHNTEN BEREICHEN 3.5.13 ABRECHNUNG VON BAULOHN 4 ZEITWIRTSCHAFT/ URLAUB UND ABWESENHEITEN 19 19 19 19 20 20 20 20 20 21 21 22 22 22 23 23 23 4.1 IMPORT VON ABWEICHENDEN TAGEN IN URLAUB UND ABWESENHEITEN 23 4.1.1 4.1.2 4.1.3 HINTERGRUND SCHNITTSTELLENERWEITERUNG NEUER SCHNITTSTELLENAUFBAU NEUE FUNKTIONEN IM HR PORTAL ZEITMANAGEMENT HR PORTAL - SCHNELLERFASSUNG VON ZEITEN STANDARDISIERTER W ORKFLOW FÜR ZEITKORREKTUREN HR PORTAL - NEUER KALENDER FÜR ABWESENHEITEN ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN AUSWERTUNG ZEITKONTEN NACH KOSTENSTELLEN KORREKTURDISPLAY KORREKTURDISPLAY BERICHT LOHNARTENSUMMEN COCKPIT ANZEIGE KRANKENSTAND SCHICHTWECHSELMODELLE AUSWERTUNGEN 23 24 24 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 5 27 27 27 28 28 28 28 28 28 BEWERBERVERWALTUNG MITARBEITERVERWALTUNG 28 28 REISEKOSTEN 6.1 6.1.1 6.1.2 2 24 25 26 PERSONALMANAGEMENT 5.1 5.2 6 24 ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN ABRECHNUNG BEI ÜBERSCHREITUNG DER DREIMONATSFRIST MITTERNACHTSREGELUNG 28 28 28 28 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Beschreibung zur Sage Personalwirtschaft 2016.2.1 (04/2016) Die einzuräumenden Nutzungsrechte an der in diesem Update enthaltenen Software sind zeitlich auf den Zeitraum des Bestehens eines Softwarewartungsvertrags beschränkt. Im Übrigen entsprechen sie den Nutzungsrechten an der Software Sage Personalwirtschaft. 1 Systemvoraussetzungen 1.1 Betriebssysteme und Software für die Personalwirtschaft 1.1.1 Allgemeines Die Personalwirtschaft ist als Client-Server-Anwendung konzipiert. Die folgenden Anforderungen orientieren sich am aktuellen Stand der Technik. Eine Aktualisierung auf Grund von neuen technischen Entwicklungen behalten wir uns vor. Vor jeder Installation sollte zusätzlich eine detaillierte Analyse der Systemumgebung erfolgen. Hierfür bietet sich u.a. die Funktion „Systemanalyse starten“ im Administrator an. Übersicht 2016.2.0 Windows 2008 R2 Standard / Enterprise 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2012 Standard 64-Bit (x64) Deutsch Windows 2012 R2 Standard 64-Bit (x64) Deutsch Windows 10 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Application Server Mitarbeiterportal dPA Dakota 6.2 (ab 2016) Worker Service Application Service 3 MS SQL Server 2012 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch SP2 Office 2013 Professional (X86) Deutsch + MS Access (Empfehlung) Datenbankserver Standalone System SQL Windows 8.1 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Arbeitsplatz (Client) Server Windows 8 Pro X86 / 64-Bit (x64) Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate 32-Bit (x86)/64-Bit (x64) Deutsch Client MS SQL Server 2008 R2 Express Deutsch SP3 SoftwarePlattform MS SQL Server 2014 Express Deutsch SP1 Produktversion: MS SQL Server 2014 Standard / Enterprise (x86/x64) Deutsch SP1 Personalwirtschaft MS SQL Server 2012 Express Deutsch SP2 Produktlinie: MS SQL Server 2008 R2 Standard / Enterprise SP 3 (x86/x64) Deutsch 1.1.2 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Hinweis: Die Serverbetriebssysteme dürfen nicht gleichzeitig als Domain-Controller (PDC/BDC) genutzt werden! Einzelplatzinstallationen (SQL Server und Client identisch) dürfen nicht als Terminalserver verwendet werden! Bitte die besonderen Installationshinweise zu Windows 8/ Windows 2012 Server beachten! Das Standalone System enthält auch den Application Server. Dies muss entsprechend bei den Anforderungen berücksichtigt werden. 1.2 Hardware für die Personalwirtschaft 1.2.1 Datenbankserver (Mindestanforderung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Intel E5-2623v3, 4 GB RAM DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Betriebssystem Microsoft Windows 2008 R2 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Welche Datenbanken werden unterstützt? 1.2.2 MS SQL 2008 R2 mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Datenbankserver (Empfehlung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Xeon E5-2643 V3, RAM 16 GB DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2012 R2 (X64), Welche Datenbanken werden unterstützt? MS SQL 2012 Standard (X64) mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH mit aktuellem Servicepack (SP 2), DEUTSCH Bei mehr als 500 zu betreuenden Mitarbeitern und/oder mehr als 1 Full und 4 Light Clients müssen spezielle Hardwareanforderungen erstellt werden und eine individuelle Analyse der Hardware erfolgen. Diese fordern Sie bitte über unseren Support an. Es wird dann eine auf den Kunden zugeschnittene Anforderung erarbeitet. Im Zweifelsfall werden vor der Beschaffung Testinstallationen durchgeführt - um die Performance vor Ort zu überprüfen (z.B. bei komplexen Formeln usw.). 4 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 1.2.3 Application Server (Mindestanforderung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Intel E5-2623v3, 4 GB RAM DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 Betriebssystem Microsoft Windows 2008 R2 Server, mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH 1.2.4 Application Server (Empfehlung) Datenbankserver Hardwareanforderungen bis max. 500 Mitarbeiter und 1 Full Client + 4 Light Client Arbeitsplätze CPU, RAM Xeon E5-2643 V3, RAM 16 GB DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB (Installation) + 1GB/ Jahr (davon ca. 1 GB auf Systempartition) Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1024x768 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2012 R2 (X64), 1.2.5 mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Client (Mindestanforderung) Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM Intel® Core i3 / 4 GB RAM DVD Laufwerk vorhanden freier Festplattenspeicher 3 GB Installation (davon 1 GB auf der Systempartition) Netzwerkkarte Netz 100 MBit Bildschirm (Größe/ Auflösung), Grafik 1280x1024 (1024x768 nur mit Einschränkungen möglich), Farben True Color weitere Ausstattungsmerkmale Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Textverarbeitung - Software Microsoft Word und Excel 2013, DEUTSCH für Serienbriefe und Bescheinigungen 5 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 1.2.6 Client (Empfehlung) Systemanforderungen Client-PC (bis max. 500 Mitarbeiter) CPU, RAM Intel® Core™ i7 / 8 GB RAM DVD Laufwerk vorhanden freier Festplattenspeicher 3GB Installation (davon 1 GB auf der Systempartition) Netzwerkkarte Netz 1000 MBit Bildschirm (Größe/ Auflösung), Grafik Auflösung 1280x1024, Farben True Color weitere Ausstattungsmerkmale Netzwerkdrucker (Laserdrucker) Textverarbeitung - Software Microsoft Word und Excel 2013 DEUTSCH inkl. MS Access für Serienbriefe und Bescheinigungen Alle Anforderungen gelten für den Standard - Normalfall (z.B. Lohnabrechnung - monatliches festes Gehalt Zahlweise monatlich - ohne besondere Abrechnungen). Bei Abweichungen vom Standard sind individuelle Anforderungen zu erarbeiten, welche für den speziellen Einsatz abgestimmt werden müssen. 1.2.7 Netzwerk Netzwerk Netzwerkbetriebssystem MS Windows Netzwerk Netzwerkprotokoll Native TCP/IP Client-Organisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Anmerkungen: Eine Einzelplatzinstallation (Datenbankserver lokal) ist möglich. Hier kann ebenfalls die Express Edition des SQL Servers eingesetzt werden. Dabei sind jedoch eine Begrenzung des Datenbankzugriffs sowie eine geringere Performance zu berücksichtigen. Eine Installation unter Terminalserver ist ebenfalls möglich. Standard Port ist Port 1433. Dieser ist gegebenenfalls vor der Installation in der Firewall frei zuschalten. Für alle Web - Applikationen ist zusätzlich der Port 445 notwendig. Das Betriebssystem des Datenbankservers und die Softwareversion des MS SQL Servers sollten beide 64 Bit (X64) sein und sollten identischer Generation sein. Andere Kombinationen können Einschränkungen mit sich bringen, welche z.B. durch unterschiedliche Zugriffsbeschränkungen verursacht werden. Für alle nicht aufgeführten Systeme erfolgt keine Unterstützung durch den Support. Bitte beachten Sie unsere gesonderte Installationsanleitung zum SQL Server. Diese können Sie in unserer Servicewelt als Dokument abrufen. 6 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 1.3 Mitarbeiterportal 1.3.1 Hardwarekonfiguration Um eine optimale Performance und Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir den Einsatz eines dedizierten Webservers. Wenn eine Parallelinstallation zwingend notwendig sein sollte - (z.B. MS SQL Server und Webserver auf derselben Maschine), kann es zu Einschränkungen des Betriebs der Applikation (Performance) kommen. Hardwareanforderungen Webserver CPU, RAM Intel E5-2623v3, 8 GB RAM DVD Laufwerk zur Installation vorhanden Freier Festplattenspeicher (davon ca. 1 GB auf Systempartition) 10 GB Installation Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 MBit, installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben 65000, Auflösung 1280 x 1024 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2012 R2 Server mit aktuellem Service Pack, DEUTSCH Diese Konfiguration ist eine Empfehlung für eine durchschnittliche Portalnutzung bei 50 bis 100 gleichzeitigen Zugriffen maximal. Eine exakte Systemanforderung für einen Webserver ist nicht möglich, da diese von der Anzahl der Zugriffe, der verwendeten Portalfunktionen und dem Datenvolumen der Datenbank (Komplexität der Organisationsstruktur, Anzahl Reisen, Urlaub usw.) abhängig ist. Bei größeren Installationen muss eine Hardwareanforderung speziell für den jeweiligen Anwender im Vorfeld evaluiert und zusammengestellt werden. 1.3.2 Konfiguration des Netzwerks Netzwerk Mindestens Optimal Netzwerkprotokoll Native TCP/IP ClientOrganisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server Server Native TCP/IP Es muss der Port der Webservers zu den entsprechenden Clients bei einer möglichen Firewall freigegeben sein. Bei einer Standardinstallation ist das der Port 80. Des Weiteren muss eine Verbindung zwischen dem Microsoft SQL Server und dem Web – Server möglich sein. Diese Verbindung wird standardgemäß über Port 1433 aufgebaut. Welchen Port Ihr SQL Server nutzt, können Sie in der SQL Server-Netzwerkkonfiguration einsehen. 1.3.3 Unterstützte Betriebssysteme (für Webserver) Die folgenden Betriebssysteme werden für die Installation des Mitarbeiterportals vollständig unterstützt: Windows 2008 R2 Server X64 Service Pack 1 (Standard- und Enterprise Edition) – Deutsch + IIS 7.5 Windows 2012 Server X64 Service Pack 1 Deutsch + IIS 7.5 Windows 2012 R2 Server X64 Service Pack 1 Deutsch + IIS 7.5 7 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Hinweis: Der Webserver darf nicht gleichzeitig die Rolle eines Domänen – Controllers (PDC / BDC) erfüllen! Ein Parallelbetrieb der Rollen Webserver und Domänencontroller wird nicht unterstützt. Ursache dafür sind abweichende Berechtigungsstrukturen. Der Webserver darf in Ausnahmefällen die Rolle eines Terminalservers erfüllen, wir raten aber aus Performancegründen davon ab. Hinweis: Eingeschränkte Unterstützung – nur zu Test- und Vorführzwecken bzw. für Einzelnutzerbetrieb: Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X86 Deutsch Windows 7 Professional / Ultimate / Enterprise X64 Deutsch Client – Betriebssysteme unterstützen für den IIS (= Webserver) nur eine eingeschränkte Anzahl paralleler Verbindungen und sind daher nicht für den Live – Betrieb eines Mitarbeiterportals geeignet! 1.3.4 Voraussetzung Clients Microsoft Internet Explorer ab Version 11.0 Mozilla Firefox ab Version (aktuelle Version) Google Chrome ab Version (aktuelle Version) 1.4 HR Digitale Personalakte 1.4.1 Allgemein Die digitale Personalakte basiert auf Sage DMS. Die Schnittstelle zur digitalen Personalakte setzt voraus, dass Sage HR Suite als Lizenz vorliegt und lauffähig installiert wurde. Bitte beachten Sie unbedingt auch die Systemvoraussetzungen von Sage HR unter Einsatz der Integration der digitalen Personalakte. Diese finden Sie im Autorun des Installationssetups. 1.4.2 Hardwarekonfiguration Um eine optimale Performance und Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir den Einsatz eines dedizierten Servers für Sage DMS. Wenn eine Parallelinstallation zwingend notwendig sein sollte - (z.B. MS SQL Server und Sage DMS auf derselben Maschine), kann es insbesondere bei hohen User-Zahlen oder großen Datenmengen zu deutlichen Performance- oder Stabilitätseinbußen kommen. 1.4.3 Hardwareanforderungen Hardware Mindestausstattung CPU, RAM 1x CPU Intel XE5640 2,66GHz / 6GB RAM (3x2GB) DVD Laufwerk zur Installation vorhanden freier Festplattenspeicher 3 x 146 GB SAS 15k 2,5" Raid5 oder 4 x 146 GB im RAID 10-Verbund Netzwerk, Grafik Microsoft Windows Netz 100 Mbit (oder schneller), installiertes native TCP/IP Protokoll, Farben True Color, Auflösung mind. 1024x768 empfohlenes Betriebssystem Microsoft Windows 2008 R2 Server mit Service Pack 1 Diese Konfiguration basiert auf der Annahme, dass ca. 21.000 Dokumente pro Jahr importiert werden. Das entspricht bei 500 Arbeitnehmern durchschnittlich ca. 85 Dokumenten pro Tag und einer Nutzung der Hardware von ca. 5-6 Jahren (ohne einen Sekundärspeicher). Die Leistung stellt sich folgendermaßen dar: Filesystem: bei ca. 100 Dokumenten am Tag liegt das Volumen bei ca. 2 GB pro Jahr Datenbank: ca. 500 MB reine Daten pro Jahr, 500 MB Transaktionsprotokoll pro Jahr (entspricht ca. 3 GB reinen Daten in 5 Jahren und ca. 3 GB Transaktionsprotokoll) Beispiel einer Laufwerksaufteilung: 8 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Laufwerk Komponente reservierte Speichermenge C:\ Betriebssystem und d.3 Applikation 100 GB D:\ Dokumentenbaum 50 GB E:\ Datenbank / Transaktionsprotokoll 50 GB F:\ Anlieferung / Verarbeitung 50 GB Abhängig vom aktuellen bzw. zukünftigen Dokumentvolumen und deren durchschnittlicher Speichergröße bietet d.velop verschiedene Möglichkeiten der Skalierung. Übersteigt der ermittelte Speicherbedarf die obige Berechnungsgrundlage, wird ein sekundärer Speicher empfohlen. Hierzu sollten SQL-Server, d.3-Server und Fileserver auf getrennten Rechnern betrieben werden. 1.4.4 Konfiguration des Netzwerks Netzwerk Mindestens Optimal Netzwerkprotokoll Native TCP/IP Native TCP/IP ClientOrganisation TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server TCP/IP Verbindung zwischen Clients und Server 1.4.5 Speicherplatz der einzelnen Komponenten Komponente Speicherplatz ServerKomponenten 3,5 GB Festplatten Platz DMS-Server 4 GB Arbeitsspeicher Externer Client 200 MB Festplatten Platz 1.4.6 Port Freizugebene Ports Beschreibung 3400 für den Zugriff auf Sage DMS aus den Sage Applikationen heraus 3489 Für die Aktualisierung der Lizenzinformationen aus der Administration der Sage Applikationen heraus 3480 Für den Zugriff auf den d.3 process manager, der das zeitgesteuerte Starten und Stoppen der d.3 Prozesse ermöglicht 8091 Für den Zugriff auf die Konsole von Membase, über die die Erstellung, Speicherung und Abfrage der Datenzugriffe beschleunigt wird 1.4.7 Softwareanforderung - Betriebssysteme Die folgenden Betriebssysteme für die DMS Applikationsserver und -Fileserver werden für die Installation von Sage DMS unterstützt: Produkt Version Edition Bit Service Pack MS Windows Server 2008 Standard, Enterprise 32, 64 SP 2 MS Windows Server 2008 R2 Standard, Enterprise 64 SP 1 Der Applikationsserver sollte bei Systemen mit 32-bit über mindestens 3 GB und bei Systemen mit 64-bit über mindestens 4 GB Arbeitsspeicher verfügen. 1.4.8 Softwareanforderung - Datenbanksysteme Die folgenden Datenbanksysteme für die DMS-Datenbanken werden für die Installation von Sage DMS unterstützt: 9 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Produkt Version Edition Bit Service Pack Microsoft SQL Server 2008 Standard, Enterprise 32, 64 SP 4 Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard, Enterprise 64 SP 3 Microsoft SQL Server 2008 R2 Express * 64 SP 3 Microsoft SQL Server 2012 Standard, Enterprise 64 SP 2 Microsoft SQL Server 2012 Express * 64 SP 2 Microsoft SQL Server 2014 Standard, Enterprise 64 Auslieferungsversion Microsoft SQL Server 2014 Standard, Enterprise 64 Auslieferungsversion * Es gelten die Einschränkungen von Microsoft für diese Edition des SQL-Servers. Bitte beachten Sie insbesondere die Hinweise von Microsoft zu den Einschränkungen bei Performance und Speicherkapazität. 1.4.9 Softwareanforderung - Client-Betriebssysteme Die folgenden Betriebssysteme werden unterstützt, wenn der Externe Client (Smart Start bzw. dexplorer) eingesetzt wird: Produkt Version Edition Bit Service Pack Microsoft Windows 7 Professional, Enterprise, Ultimate 64 SP 1 Microsoft Windows 8 Pro, Enterprise 64 Auslieferungsversion Microsoft Windows 2008 R2 Standard, Enterprise 64 SP 2 Microsoft Windows 2008 Standard, Enterprise 32, 64 SP 2 Microsoft Windows Server 2012 Standard 64 Auslieferungsversion Microsoft Windows Server 2012 R2 Standard 64 Auslieferungsversion Der Rechner sollte mindestens 1GB Arbeitsspeicher aufweisen, und die Auslagerungsdatei sollte ebenfalls mindestens 1GB groß sein. Hinweise: Es ist nicht möglich, Sage DMS auf einem Server mit weniger als 2 GB RAM zu betreiben. Es wird aus Performancegründen – dringend - davon abgeraten, Sage DMS auf einem Windows Terminalserver zu betreiben! Des Weiteren kommt es bei Nutzung auf einem Terminalserver zu Einschränkungen bei der gleichzeitigen Nutzung von Microsoft Office durch die Anwender und durch Sage DMS. Eine Archivanlage ist bei Terminalservern nur in einer Konsolensitzung möglich! Eine Volltextindizierung ist in diesem Fall nicht möglich, da das Microsoft Office auf dem Server installiert sein muss. Die Version von Microsoft Office, die auf dem Server verwendet wird, muss der aktuellsten Version entsprechen. Die Volltextindizierung („rendition service“) unterstützt keine Rastergrafiken (tif, jpg, bmp, usw.). Hierfür wird eine OCR Erkennung benötigt. Informieren Sie sich hierzu bei Ihrem Softwarebetreuer oder über den Sage Professional Service. Für das Hinzufügen von Dokumenten über Drag & Drop bzw. die Arbeit mit der Aktenansicht sollten zwei Fenster auf dem Arbeitsplatz darstellbar sein. Es empfiehlt sich, zwei Monitore zu nutzen. Als Bildschirmauflösung wird mindestens 1.024x768 mit True Color empfohlen. 10 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 1.5 Hinweise zur Verwendung von Microsoft Office Wir empfehlen ein installiertes MS Office 2013 Professional (inkl. MS Access) X86 mit jeweils aktuellem Service Pack. Auf Terminalservern ist dies die einzige auch von Microsoft empfohlene Variante. Die Übergabe von Daten an Produkte von Microsoft Office 2003, Office 2007 und Office 2010 (Serienbriefe, Übergabe von Berichten und Auswertungen) ist jedoch weiterhin möglich. Mit eingeschränktem Funktionsumfang (z.B. keine Serienbriefe) kann immer auch die automatisch mit installierte MS Access 2013 Runtime X86 inkl. SP1 genutzt werden. Bei einer Neuinstallation der Personalwirtschaft auf einem Rechner OHNE Microsoft Access 2013 wird automatisch die MS Access Runtime 2013 installiert. Hinweis: Auf Terminalservern wird von Microsoft eine parallele Installation von MS Office Produkten nicht empfohlen. z.B. Word 2010 und Access 2013 Runtime. Für normale Workstations stellt dies kein Problem dar. Mit der Personalwirtschaft kann unabhängig vom Betriebssystem (hier ist z.B. auch Windows 7 X64 möglich) ausschließlich die X86 (32-Bit)-Variante von MS Office genutzt werden. Sobald ein einziges X64 – MS Office Produkt installiert ist – können die alle auf MS Access basierenden Hauptmodule (Personalabrechnung, Personalmanagement, Reisekosten, Urlaub- und Fehlzeiten) nicht genutzt werden. Die Module Zeitwirtschaft, Mitarbeiterportal und InfoCenter können genutzt werden. 1.6 Zeitpunkt für die Installation Spielen Sie die neue Version möglichst unmittelbar nach der Monatsübernahme ein. Wann darf das Update auf keinen Fall eingespielt werden? − Wenn Sie sich im Rückblick/ in der Korrektur befinden − Wenn Sie bereits ausgezahlt haben, aber noch keine Monatsübernahme durchgeführt haben – Hier bitte erst die Monatsübernahme durchführen! 1.7 Hinweise zu notwendigen Internetverbindungen für die Personalwirtschaft 1.7.1 Aktualisierung der ERiC-Komponenten für den Versand der Lohnsteuerdaten Wenn Sie eine Firewall einsetzen, müssen Sie für die Aktualisierung der Komponenten folgende Serververbindung zulassen: − http/https-Download: 159.154.8.35 Wenn Sie über einen Proxy-Server ins weltweite Netz gehen, dann achten Sie bitte darauf, dass sowohl der Port für den http- als auch der Port für den https-Download im Programm eingetragen sind. Diese Einstellung nehmen Sie unter <Extras: Optionen: Netzwerk> vor. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Proxy-Server oder Firewall benutzen bzw. deren Einstellungen nicht kennen, sprechen Sie unbedingt mit den Verantwortlichen für ihre IT-Sicherheit. Um die Funktionsfähigkeit zu testen, öffnen Sie den Menüpunkt <Datenübertragung an Finanzamt> für die Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnsteueranmeldungen und klicken Sie auf <Versionsprüfung>. 11 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Dann wird eine Verbindung zum Download-Server aufgebaut. Die aktuellen Programmkomponenten werden heruntergeladen. Wenn der Verbindungsaufbau gelingt und die Daten aktualisiert wurden, erhalten Sie eine entsprechende Botschaft vom Programm. Dann darf der IT-Experte das Büro verlassen. Wenn zur Versionsprüfung keine Verbindung zum Internet aufgebaut werden kann, prüfen Sie bitte folgende Registrierungseinstellungen (regedit): HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings EnableAutodial = 0 (REG_DWORD) − muss vom Typ ein REG_DWORD sein und in den allermeisten Fällen auf 0 stehen − Sollte hier beispielsweise eine ISDN Wählverbindung als Standard I-Net-Verbindung genutzt werden, kann hier auch der Wert auf 1 stehen. NoNetAutodial = 0 (REG_DWORD) − muss ebenso vom Typ REG_DWORD sein und immer auf 0 stehen 1.7.2 Freizuschaltende Ports und URL Im Rahmen verschiedener Verfahren müssen für die Datenübertragung bestimmte IP-Adressen, Ports und URL’s an Ihrer Firewall freigeschaltet sein. ELSTAM-Verfahren OnlineWährungskurse Bewerbung.Online 62.157.211.58:443 https://www.hrmsonline.de URL: URL: http://www.onlinebewerbungsserver.de, https://cvreader.hrmshttps://www.onlinebewerbungsserver.de online.de 62.157.211.59:443 193.109.238.26:443 193.109.238.27:443 62.157.211.58:8080 193.109.238.26:8080 12 IP-Adresse: 159.154.8.15 Port : 443 CV-Reader IP: 85.214.9.45 IP: 192.166.197.184 Port: 80, 443 Port: 443 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 2 Modulübergreifende Funktionen 2.1 Neue Lizenzen und neuer Leistungsumfang für Neuverträge Neu erstellte Lizenzen für Neuverträge berücksichtigen den Leistungsumfang nach der aktuellen Preisliste, die ab 04/2016 gilt. Für Lizenzen, die aus bestehenden Verträgen herrühren, ändert sich der Leistungsumfang nicht. 2.2 Modulbezeichnungen Die Modulbezeichnungen sind ab der Version 2016.2.1 wieder in deutscher Sprache. Auf dem Desktop angelegte Icons können weitergenutzt werden. 2.3 2.3.1 Sage Customer Voice Hintergrund Mit Sage Customer Voice erhalten Sie als Anwender der Software die Möglichkeit, Vorschläge zur Verbesserung des Produkts einzugeben. Andere Anwender können für diese Vorschläge stimmen. Vorschläge mit vielen Stimmen werden mit erhöhter Priorität in der Produktplanung berücksichtigt. 2.3.2 Informationen auf der Landing-Page Im Reiter <Datei> finden Sie die Schaltfläche für sage Customer Voice, die Sie auf eine Landing-Page führt. Auf der Landing-Page (http://landing.sage.de/customervoice/) finden Sie Informationen rund um das ganze Verfahren der Ideen-Erfassung und der Stimmabgabe sowie auch ein Benutzerhandbuch (http://landing.sage.de/customervoice/pdf/Handbuch_CustomerVoice.pdf). Zudem finden sie auf der Landing-Page auch einen Link zur Sage Servicewelt. 2.3.3 Idee erfassen Der Zugang zu Sage Customer Voice ist ausschließlich über die Sage ServiceWelt möglich. Sie benötigen daher unbedingt einen Zugang zur Sage ServiceWelt. Diesen können Sie schnell und unkompliziert im Bereich „Login“ (oben rechts) beantragen. Sie erhalten eine E-Mail an die angegebene Adresse mit einem Link zum Freischalten Ihrer Anmeldedaten. Danach kann es losgehen. Klicken Sie auf den Schalter <Idee erfassen>. 13 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Klicken Sie rechts den Bereich „Sage Personalwirtschaft“ an. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus und tragen Sie Ihre Idee in das entsprechend beschriftete Feld ein. 2.4 Benutzerverwaltung Es gibt nun in den "Optionen Benutzerverwaltung" (zu finden bei geöffneter Benutzerverwaltung unter <DATEI>) eine neue Option "Organisationsrechte nur im Administrator ermitteln". 14 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Diese Option steuert die automatische Ermittlung der Organisations-Zugriffsrechte während dem Startvorgang von HR-Anwendungen. Ist die Option aktiviert, müssen Änderungen an den Organisationsrechten in der Benutzerverwaltung über die Aktion "Rechte rechnen" ermittelt werden, auch dann, wenn sich zum Beispiel die organisatorische Einordnung geändert hat. 3 Personalabrechnung 3.1 3.1.1 Sage HR DATA Service ELSTAM-Ummeldungen aus dem Arbeitnehmerformular Zuweilen besteht nach komplexen Meldesachverhalten im ELSTAM-Verfahren Zweifel, welchen Anmeldestatus ein Arbeitnehmer hat und welche Lohnsteuerabzugsmerkmale für ihn gelten. Daher besteht nun die Möglichkeit, über die Schaltfläche <Aktion> die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Beschäftigten abzurufen. 15 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Rufen Sie den gewünschten Arbeitnehmer auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Aktion>. Die Meldung wird erstellt und zunächst in den Stapel geschrieben. Sie erhalten eine entsprechende Erfolgsrückmeldung vom System. Als Meldedatum wird der erste Tag des aktuellen Kalendermonats (Systemdatum) verwendet. Der Abrechnungsmonat des Mandanten ist unerheblich. Über die Schaltfläche <Meldungen versenden> im DATA Service werden die erstellten Ummeldungen an die Finanzbehörden übermittelt. Als Antwort wird bei einem korrekt angemeldeten Arbeitnehmer die Rückmeldung mit den aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen übermittelt. Wenn die Antwort des Servers der Oberfinanzdirektion lautet, dass eine Ummeldung nicht möglich sei, weil kein Beschäftigungsverhältnis besteht, dann wird der Arbeitnehmer vom Team DATA Service für Sie umgemeldet, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen. Auch in diesem Fall erhalten Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale zurück. Wenn als Rückantwort der Oberfinanzdirektion die Nachricht „Keine Ummeldeberechtigung“ übermittelt wird, ist keine Ummeldung möglich. In diesem Fall liegt eine Sperrung des Abrufs vor. Meist hat der Arbeitnehmer diese Sperre beantragt. Er muss nun mit den Folge leben – die Lohnsteuer ist nach Steuerklasse SECHS zu berechnen. Eine andere Ursache für den Fehler „Keine Ummeldeberechtigung“ ist eine vom Finanzamt ausgesprochene Sperre, wenn parallel eine Ersatzbescheinigung ausgestellt wurde. In beiden Fällen ist der Arbeitnehmer auf „Ausschluss vom ELSTAM-Verfahren“ zu stellen und entweder nach Steuerklasse SECHS oder nach den Angaben auf der Ersatzbescheinigung abzurechnen. 3.2 3.2.1 Erfassung und Abrechnung Erweiterungen im Formelabruf Der Stundenlohn für Bereitschaftsdienste, der in den Tariftabellen hinterlegt werden kann, stand bisher nicht als Parameter im Formeleditor zur Verfügung. Er konnte als Betragsfaktor über die Tarifzulagen abgerufen werden. Allerdings ist hierbei kein Monatsversatz einstellbar. Im Formular <Lohnarten> wurde der Formelgenerator diesbezüglich erweitert. Unter dem Zweig „Tarif“ finden Sie den neuen Eintrag "Tarifzuschläge", der die Formel "«Tarif.Zuschlag.<ZuschlagArt>.Periode(0)»" erzeugt. 16 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Unter dem neuen Knoten "Tarifzuschläge" werden alle Zuschlagsarten aus der Auswahlliste angezeigt, die Sie unter <Lohnarten: Faktoren - Betragsabruf "Tarifzulage/Zuschläge"> finden. Der ausgewählte Zuschlag der "Tarifzuschläge" muss in der neuen Formel den Platzhalter "<ZuschlagArt>" ersetzen. Tragen Sie bitte an Stelle von "<ZuschlagArt> die ID des Zuschlags ein. Die ID’s der Zuschläge finden Sie unter dem Zweig <Tarifzuschläge>. Es können variable Perioden abgerufen werden, zum Beispiel: 17 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 3.3 3.3.1 Abrechnung im Öffentlichen Dienst und angelehnten Bereichen Kindergeldkontrollverfahren Die Angaben für die kindergeldrelevanten Mandanteneinstellungen wurden auf der neuen Seite <Mandant: Tarif/ ÖD: Kindergeld> zusammengefasst. Hinterlegen Sie Ihren Familienkassenschlüssel und ein Verzeichnis, in dem die Datei abgespeichert werden soll. Der Dateiname ist unerheblich, er wird beim Erstellen der Meldung automatisch gebildet. 3.3.2 Filtern nach ZVK Der Filter nach Zusatzversorgungskassen steht jetzt in den Berichten zur DATÜV (z.B. Meldeprotokolle) zur Verfügung. 18 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 3.3.3 ZUSY-Meldungen Die im ZUSY-Verfahren erzeugten Dateien wurden an die neue Datensatzbeschreibung angepasst. Die Dateierzeugung führen Sie wie gewohnt über <Extras: Zusätzliche Listen> durch. Wenn im Formular <Mandant> auf der Seite <Kindergeld> ein Familienkassenschlüssel hinterlegt wird, wird dieser bei der Meldung der "Kinderdaten" mit ausgegeben. Wenn beim Kind eine IDNr hinterlegt wird, wird dieser bei der Meldung der "Kinderdaten" mit ausgegeben. 3.4 3.4.1 Baulohnabrechnung Prüflauf In der Prüfung der URMEL-Meldungen wurde bei Azubi-Meldeart = 50 (Monatsmeldung) mit einem Ende-Datum die Prüfung erweitert. Es wird geprüft, ob es sich um ein Ende-Datum der Ausbildung handelt. Ist das Feld "Ende der Ausbildung" leer, so wird ein Prüfhinweis ausgegeben. Ist das Feld "Ende der Ausbildung" nicht leer, so wird geprüft, ob einer der folgenden Gründe eingetragen wurde: Grund 51 - "Abbruch" Grund 52 - "Abschlussprüfung best." Grund 53 - "kurzzeitige Verlängerung" Grund 54 - "langzeitige Verlängerung" 3.5 Überarbeitete Funktionen 3.5.1 Stammdatenpflege 3.5.1.1 Krankenkassenvorträge Das Feld für den erhöhten Beitrag bei den Vortragswerten im Krankenkassenstamm wurde deaktiviert, da der erhöhte Beitrag nicht mehr berechnet und gemeldet werden darf. 3.5.1.2 Finanzämter Die Felder für die Bezeichnung des Finanzamts wurden vergrößert, um auch solche prägnanten Namen wie beispielsweise „Tauberbischofsheim Außenstelle Bad Mergentheim“ fehlerfrei übernehmen zu können. Bei zentraler Stammdatenverwaltung sind die Auswahlboxen für Bundesland und Finanzamt rechts oben jetzt gesperrt. Die Aktualisierung erfolgt jetzt bei Auswahl des Finanzamtes unter "Anschrift". 3.5.1.3 Duplizieren von Arbeitnehmern Beim Duplizieren von Arbeitnehmern wurden nicht alle Felder der betrieblichen Altersvorsorge in den neuen Arbeitnehmer übernommen. Hier wurden nun die fehlenden Felder ergänzt. 19 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 3.5.2 3.5.2.1 Erfassung und Abrechnung Berechnung des Arbeitgeberzuschusses zur freiwilligen Versicherung Bei gesetzter Option "Zuschuss nach SV-Brutto" wird pro Abrechnungsmonat die Differenz zwischen verbeitragtem Entgelt und der Beitragsbemessungsgrenze gebildet und als SV-Luft abgelegt. Hier wurde unter Umständen negative Luft in den Abrechnungsdaten abgelegt. Kommt es zur Gewährung von Einmalzahlungen, so wird die für das Abrechnungsjahr kumulierte Luft saldiert und für die Verbeitragung genutzt. Die negative Luft verfälscht das Ergebnis. Weiterhin wurde in Monaten mit Unterbrechung ebenfalls Luft gebildet, obwohl der Zuschuss bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze gezahlt wurde. Auch dies wurde behoben. Bitte prüfen Sie die Abrechnungsergebnisse für die betroffenen Arbeitnehmer, wenn Sie den Arbeitgeberzuschuss nach Brutto berechnen (Häkchen unter <Mandant: Konfiguration: Programm>) und korrigieren Sie gegebenenfalls das betroffene Kalenderjahr. 3.5.2.2 Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld Bei der Berechnung der gesetzlichen Abzüge auf den Erhöhungsbetrag wurde generell die Lohnsteuerberechnung des aktuellen Jahres angewendet. Dadurch ergaben sich Abweichungen, wenn der Erhöhungsbetrag aus einem Vorjahr kam. Die Fiktivberechnung wurde angepasst. Weiterhin wird nun verhindert, dass die Basisdaten für die Zuschussberechnung vor der erneuten Abrechnung (z.B. bei Korrekturen) zurückgesetzt werden. Wenn danach keine erneute automatisierte Berechnung stattfand, standen dadurch die Basisdaten für den U2-Antrag nicht mehr zur Verfügung. Daher werden die Basisdaten zur Zuschussberechnung nur dann aktualisiert, wenn tatsächlich ein erneuter Abruf stattfindet. 3.5.2.3 Nachversteuerung Die Berücksichtigung der Nachversteuerung für Arbeitnehmer, die inzwischen ausgeschieden sind, wurde überarbeitet. 3.5.2.4 Steuerberechnung für Sterbegeld Ein ermäßigt besteuerter Versorgungsbezug für mehrere Kalenderjahre, der zudem die Einstellung „Sterbegeld, Kapitalauszahlung“ aufwies, wurde bei der erneuten Berechnung der Jahreslohnsteuer fälschlicherweise doppelt für die Jahresberechnung berücksichtigt. Dies wurde behoben. 3.5.3 Abrechnung von Altersteilzeit Wenn für die Altersteilzeit die Option "Netto Aufstockung bei Unterbrechung" angehakt ist, wird bei einer Unterbrechung die ATZ-Aufstockung anteilig berechnet. Dabei wird die Aufstockung durch 30 dividiert, dann mit den Tagen des Abschnitts multipliziert. Im Februar wurde mit 28 bzw. 29 Tagen gerechnet. Hier erfolgt nun auch eine Berechnung auf Basis von 30 Tagen. 3.5.4 Abrechnung von Lohnpfändungen Wird eine Abfindung gemeinsam mit anderen pfändbaren, jedoch steuerfreien Bezügen abgerechnet, so wurden unter Umständen zu geringe Pfandbeträge ermittelt. Dies wurde behoben. Die Berücksichtigung von Fremdkosten für Pfändungen in Korrekturen wurde überarbeitet. 3.5.5 Abrechnung von Darlehen Wenn eine Sonderzahlung in Höhe des Restbetrages eingetragen wurde, so wurden trotz der Sonderzahlung noch die normale Rate und die Zinsen abgerechnet. Dies wurde geändert. Tilgung und Zinsen werden erst nach dem Abzug der Sondertilgung ermittelt. 3.5.6 DEÜV Die Berücksichtigung der Vortragswerte für das BG-Brutto im Meldebrutto der UV-Jahresmeldung wurde berichtigt. Bei der Erstellung von GKV-Monatsmeldungen konnte es zu einem Fehler kommen, wenn negative Einmalzahlungen angerechnet wurden. Diese zweifelhafte Abrechnungspraxis wurde für laufende Entgelte bereits behandelt. Nun wird auch für Einmalzahlungen 0 gemeldet, wenn ein negativer Wert in den Abrechnungsdaten steht. In der Kernprüfung der Deutschen Rentenversicherung konnten bisher Namen mit dem Buchstaben ñ nicht verarbeitet werden. Nun wird dieser Buchstabe in ein n gewandelt, um Prüfung und Meldungserstellung zu gewährleisten. 20 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 3.5.7 3.5.7.1 EEL-Verfahren Monatsübergreifende Erkrankung des Kindes Erkrankt ein Kind über das Ende eines Kalendermonats hinaus, sind zwei Bescheinigungen zu erstellen, für jeden Monat eine. Hier wird nun zusätzlich eine Trennung nach den Monaten bezüglich des Freistellungszeitraums (Felder FREIST-VOM/ FREIST-BIS) und der Anzahl der Freistellungstage (Feld "TAGE") vorgenommen. Beispiel: Krankheit vom 29.02.-02.03. Bescheinigung 1: FREIST-VOM: 29.02.2016 / FREIST-BIS: 29.02.2016 1 Tag ausgefallenes Entgelt Bescheinigung 2: FREIST-VOM: 01.03.2016 / FREIST-BIS: 02.03.2016 2 Tage ausgefallenes Entgelt Im Feld VAE-ERSTTAG ist in Bescheinigung 2 immer ein "N" anzugeben "VAE-ERSTTAG" (Wurde am ersten Tag der Erkrankung gearbeitet?) wird nur im Monat des Unterbrechungsbeginns ermittelt ("J" wenn letzter Arbeitstag=Arbeitsunfähigkeit ab), ab 2. Monat wird immer "N" bescheinigt. 3.5.7.2 Kind-krank und beitragspflichtige Einnahme nach § 23c SGB IV Wenn während der Unterbrechung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen noch Arbeitgeberleistungen weitergewährt werden, dann entsteht unter Umständen eine beitragspflichtige Einnahme. In diesem Fall müssen dann zwei Meldungen erstellt werden: eine Bescheinigung zum Antrag auf Krankengeld und eine zusätzliche Meldung zur beitragspflichtigen Einnahme. Wenn eine beitragspflichtige Einnahme nach § 23c SGB IV vorliegt und die erste Bescheinigung lt. Kernprüfung nicht versendet werden darf, dann wird nun auch die BE-Bescheinigung als Vorschlag gekennzeichnet und nicht übermittelt. Hierzu kann es beispielsweise kommen, wenn der Arbeitnehmer zwar eine Unterbrechung wegen Erkrankung des Kindes hat, jedoch kein ausgefallenes Entgelt ermittelt werden kann. 3.5.7.3 Rückmeldungen von Vorerkrankungen Beim Rückmeldungsabruf konnte es zu langen Wartezeiten kommen, wenn Fehlzeiten sich selbst als Folgezeit zugeordnet hatten, was natürlich inhaltlich falsch ist. Daher wird die Endlosschleife frühzeitig durchtrennt und der Rückmeldungsabruf geht in derartigen Fällen schneller. Bei der Aktualisierung der Datenbank auf die 2016.2.1 werden solche unplausiblen Datensätze berichtigt. Unter Umständen konnte es dazu kommen, dass beim Übernehmen von Vorerkrankungsrückmeldungen Fehlzeiten entstanden, bei denen Beginn größer als Ende ist. Das wird jetzt verhindert. 3.5.8 ELSTAM In der ELSTAM-Rückmeldung sind als Erkennungsmerkmal lediglich die IdNr und die Steuernummer des Arbeitgebers enthalten. Anhand der IdNr wird in der Datenbank nach dem zugehörigen Arbeitnehmer gesucht. Diese Suche wurde für die Fälle überarbeitet, in denen die ID-Nummer bei mehreren Personalfällen zugeordnet ist. Bei der Suche werden nun Haupt-/ Nebenbeschäftigungen vorrangig vor ausgeschlossenen Arbeitnehmern betrachtet. Wenn die Lohnsteuerbescheinigung für ein Kalenderjahr bereits versendet ist, so wird beim Einlesen von ELSTAM für das Vorjahr keine Änderung mehr vorgenommen. Diese Regel wurde vom Programm nicht beachtet, wenn der Arbeitnehmer zum 31.12. des betreffenden Jahres ausgetreten ist. Dies wurde angepasst. Für angemeldete Arbeitnehmer, die noch im Eintrittsmonat auf „Ausschluss“ gestellt wurden, wurden immer wieder Abmeldungen erstellt, welche nicht verarbeitet werden konnten. Dies wurde behoben. Bei angemeldeten Arbeitnehmern, bei denen auf eine Abmeldung der Fehler "Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht." Abgewiesen wurde, konnten danach keine Anmeldungen mehr erstellt werden, weil der Arbeitnehmer vom Programm als „angemeldet“ betrachtet wurde. Dies wurde geändert. Auch hier werden jetzt bei Neueintritt oder Umstellung von „Ausschluss“ Anmeldungen erzeugt. Das Protokoll für die ELSTAM-Rückmeldungen wird beim erneuten Aufruf aus dem Rückmeldungsformular auf die Arbeitnehmer des aktuellen Mandanten beschränkt. Bisher wurden auch Daten für andere Mandanten angezeigt, wenn diese sich in denselben abgerufenen Datenpaketen befanden wie die Daten für den aktuellen Mandanten. 21 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 3.5.9 3.5.9.1 DATA Service Prüflauf Wenn der übergeordnete Mandant für den DATA Service eingerichtet ist, so war nur noch der Prüflauf im DATA Service aktiv. Der Prüflauf im Menü fand keine Fehler. Dies wurde behoben, so dass auch vor der Abrechnung die Korrektheit der Daten für DEÜV und AAG geprüft werden kann. 3.5.9.2 Anmeldungen aus dem Arbeitnehmerstamm Anmeldungen aus dem Arbeitnehmerstamm heraus können nun auch für berufsständisch rentenversicherte Arbeitnehmer erstellt werden, die noch keine Mitgliedsnummer beim Versorgungswerk haben. 3.5.9.3 Sofortmeldungen Bei den Sofortmeldungen im Sage HR DATA Service wurde kein grüner Haken angezeigt, wenn im aktuellen Monat Sofortmeldungen storniert wurden. Es erschien ein gelbes Warndreieck. Dies wurde behoben. 3.5.9.4 Lohnsteuerbescheinigung Die Verarbeitung von Lohnsteuerbescheinigungen, die Auslandspostleitzahlen enthalten, wurde überarbeitet. Der Zeitraum für unterjährig gezahlte steuerbegünstigte Versorgungsbezüge auf der Lohnsteuerbescheinigung wird bei unterjährigem Abrechnungsstart des Mandanten auf den Startmonat begrenzt. 3.5.9.5 ELSTAM-Meldungen Neue Anmeldungen, die nur aufgrund von geänderten Freibeträgen erzeugt wurden, werden nun unterdrückt, wenn die Freibeträge durch Rückmeldungen ins System gelangt sind. Wurde bereits eine ELSTAM-Anmeldung für das aktuelle Beschäftigungsverhältnis erstellt und wurde nachträglich die Beschäftigungsart im Arbeitnehmer geändert, so wurde im erneuten ELSTAM-Lauf unter Umständen keine geänderte Anmeldung erzeugt. Dies wurde behoben. 3.5.10 Zahlungsverkehr Liegen mehrere Bankverbindungen im Mandanten vor, dann wurde im SEPA-Zahlungsassistenten der Bericht für die erste Bank nach dem Abspeichern nicht zurückgesetzt. Dadurch konnte der Bericht für die zweite Bank nicht erstellt werden usw. Dadurch wurde immer nur der erstellte Bericht der ersten Bank gespeichert. Dies wurde angepasst. Damit kann pro Bank ein Bericht erstellt und gespeichert werden. 3.5.11 3.5.11.1 Auswertungen und Berichte Erweitertes Lohnkonto Im erweiterten Lohnkonto berücksichtigt die Anzeige der DEÜV-Meldedaten nun die unterschiedlichen Datensatzversionen. Damit können auch Meldungen, die mit Version 3 erstellt wurden, korrekt angezeigt werden. 3.5.11.2 Beitragserhebung für Versorgungswerke In der Beitragserhebung Versorgungswerke, die als Protokoll aus der Melde/ Stapelübersicht aufgerufen wird, war der neue Datensatzaufbau noch nicht berücksichtig. Deswegen standen Werte an der falschen Stelle. Dies wurde behoben. 3.5.11.3 DEÜV-Meldungsprotokolle Der Aufruf der DEÜV-Meldeprotokolle konnte zu einem Fehler führen, wenn in der Meldung ein Geburtsname enthalten war und dieser länger als 30 Zeichen lang war. Dies wurde behoben. 3.5.11.4 Abrechnungsinformation In der Abrechnungsinformation konnten SV-Meldungen nicht angezeigt werden, die vor dem Wechsel des übergeordneten Mandanten erstellt wurden. Dies wurde geändert, so dass die Anzeige jetzt erfolgt. Die Anzeige des Versandstatus von ELSTAM-Meldungen im Formular <Abrechnungsinformation> wurde überarbeitet. Bei Anwendern des DATA Service wurde nicht der tatsächliche Status angezeigt. 3.5.11.5 Lohnartenstammdaten Die Berichte Übersicht Lohnart je Speicher und Übersicht Speicher je Lohnart, die Sie unter <Datenstamm: Datenstammdruck: Speicher> finden, können wieder fehlerfrei aufgerufen werden. 3.5.11.6 Speicherkonto Das Speicherkonto ermittelte unter Umständen keine Daten, wenn der Arbeitnehmer mehrere Ein- und Austritte hatte und das Speicherkonto für einen Zeitraum vor dem letzten Eintritt aufgerufen wurde. Die wurde behoben. Weiterhin wurde die Platzaufteilung im Bericht Speicherkonto optimiert, damit nicht immer eine leere Seite angedruckt wird. 22 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 3.5.11.7 Änderungsprotokoll Die Datengrundlage für das Mandantenänderungsprotokoll wurde überarbeitet, um die Geschwindigkeit beim Aufruf zu erhöhen und ein Timeout zu vermeiden. 3.5.11.8 Beitragsliste Dachdecker Die Stunden in der Spalte "Arbeitszeitkonto" werden jetzt mit Dezimalstellen angedruckt. 3.5.11.9 XML-Druck/ Druckservice Der Buchungsbeleg im XML-Druck wurde angepasst. Wird ein anderer Monat als Januar als Erstellungsmonat für die Jahreslohnsteuerbescheinigungen verwendet, so wurde die Lohnsteuerbescheinigung nicht in den Druckauftrag übernommen. Dies wurde behoben. 3.5.11.10 Übergabe an Dokumentenmanagementsysteme Die Übergabe der Beitragsnachweise an Easy Proxess wurde überarbeitet. Damit wird der Beitragsnachweis über "Archivieren als PDF" als PDF und Verschlagwortungsdatei pro Kasse erstellt. Für die Übergabe an D3 wird ein Barcode auf die Lohnscheine aufgebracht. Je nach Randeinstellungen und Druckertreiber konnte es hier zum Abschneiden von Teilen des Barcodes kommen. Daher wurde die Position des Barcodes leicht nach oben verschoben. 3.5.12 Abrechnung im Öffentlichen Dienst und angelehnten Bereichen 3.5.12.1 Stufensteigerung bei AVR-Tarifen Aus der Tarifumstellung im AVR-Bereich resultierte eine Funktion, welche die Höherstufung aus Stufe 3 in Stufe 4 verhindert. Inzwischen wurden im AVR aber 4 reguläre Stufen eingeführt, in die auch automatisch gestuft werden muss. Daher wurde die Funktion, die selbiges verhindert, entfernt. Sollen Stufen nicht erreicht werden, so kann dies durch die Einstellung eines entsprechend großen Stufungsintervalls im Formular Tariftabellen (Seite Stufung) erreicht werden. 3.5.12.2 Assistent zur rückwirkenden Tarifanpassung Im Assistenten existierte eine zeitliche Begrenzung. Nun kann eine rückwirkende Tarifanpassung auch für das aktuelle Abrechnungsjahr durchgeführt werden. 3.5.12.3 ZVK-Anmeldung Im Normalfall wird eine Anmeldung (Grund 30) zur ZVK nur einmal erstellt und bei späteren Änderungen nur berichtigt. Bei Arbeitnehmern, die bereits eine Anmeldung hatten, wird keine neue erstellt. Dies konnte dazu führen, dass Anmeldungen, zu denen kein Eintritt (mehr) existierte, die Neuerstellung für Anmeldungen für den korrigierten Eintritt verhinderten. Dies wurde behoben. 3.5.12.4 ZVK-Zufluss Wurden Monate mit mehreren Gültigkeiten korrigiert, in denen ein ZVK-Zufluss berechnet wurde, so konnte die Korrekturabrechnung unter Umständen zur Neuermittlung des Zuflusses führen. Dies wurde behoben. 3.5.13 Abrechnung von Baulohn Es erfolgt bei Ein-/Austritten eine Kürzung des vollen monatlichen Urlaubsanspruchs. In der Datenquelle zur Lohnnachweiskarte Maler wurde die Ermittlung des Prozentsatzes für das Urlaubsgeld ab 2016 angepasst. Beim Aufruf der „MUV- Übersicht“ unter Monatsauswertung Bau konnte es aufgrund einer Division durch 0 aufgrund nicht vorhandener Stunden (bezahlte Stunden BH, Krankstunden, bezahlte S-KUG-Stunden) zu einer Fehlermeldung kommen. Dies wurde behoben. Die Lohnnachweiskartenaufkleber für Maler wurden hinsichtlich der angezeigten Prozentsätze überarbeitet. 4 Zeitwirtschaft/ Urlaub und Abwesenheiten 4.1 4.1.1 Import von abweichenden Tagen in Urlaub und Abwesenheiten Hintergrund Für im Dienstplan arbeitende Beschäftigte ist bei Urlaubszeitarten die Umstellung von Arbeitstagen auf Kalendertage sinnvoll. Zusätzlich zu der tatsächlichen Urlaubsdauer werden dann die „abweichenden“ Tage mit übergeben, an denen der Arbeitnehmer hätte arbeiten müssen und die letztendlich im Urlaubskonto berücksichtigt werden. Damit beim Import aus dem Dienstplan korrekte Urlaubsberechnung möglich ist, müssen dann abweichende Tage mit übergeben werden. 23 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 4.1.2 Schnittstellenerweiterung Daher wurde die bisherige Standard-Schnittstelle für den Fehlzeitenimport um eine neue Spalte für die abweichenden Tage ergänzt. Ist das Feld bei der Übergabe leer, werden die Tage wie bisher anhand der Felder von/ bis berechnet. Wird ein Wert übergeben, so wird dieser wie bei der zur Erfassung abweichender Tage behandelt. Es ist also nicht erforderlich, Änderungen in den Dateien für den Fehlzeitenimport vorzunehmen, wenn die Funktion „abweichende Tage“ nicht benötigt wird. 4.1.3 Neuer Schnittstellenaufbau Übergabe wie folgt: MDNR;AbrMon;AbrJahr;ANNR;ZANR;Beginn;LastAT;ENDE;AA;InternID;ErsterTag;LetzterTag; abweichendeTage Beispiel: 0;7;2004;1;1050;“05.07.2004“;;“05.07.2004“;“N“ Feld Beschreibung MDNR Nummer des Mandanten AbrMon Abrechnungsmonat AbrJahr Abrechnungsjahr ANNR PersNr des AN ZANr Zeitartennummer Beginn Beginn der Abwesenheit LastAT Letzter Arbeitstag vor der Abwesenheit Ende Ende der Abwesenheit AA Kennzeichen „N“ = New (Neu); „U“ = Update (geändert) und „D“ = Delete (gelöscht) InternID Interne ID – muss nicht gesetzt werden ErsterTag Bruchteil eines Tages 1 oder 0,5. Wird das Feld leer übergeben, dann 1 (Beachtung nur Unterscheidung 1 und 0,5) LetzterTag Bruchteil eines Tages 1 oder 0,5. Wird das Feld leer übergeben, dann 1 (Beachtung nur Unterscheidung 1 und 0,5) Abweichende Tage Anzahl abweichender Tage 4.2 Neue Funktionen im HR Portal Zeitmanagement Hinweis: Für die neuen Funktionen Schnellerfassung von Zeiten und Kalender im HR Portal wird eine neue Lizenz benötigt. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren zuständigen Fachhandelspartner. Die Funktionen stehen mit der Lizenz "Zeitmanagement Professionell" zur Verfügung. 4.2.1 HR Portal - Schnellerfassung von Zeiten Mit der Version 2016.2.1 steht Ihnen im HR Portal eine neue und schnelle Funktion zur Erfassung von Zeiten zur Verfügung. Die bisherige Erfassung über Zeit | Zeiterfassung steht nicht mehr zur Verfügung. Mit der neuen Funktion haben Sie als Anwender die Möglichkeit, Zeiten für sich oder für andere zu erfassen. Folgende Feature bietet die neue Schnellerfassung: − Erfassung und Korrektur von Zeiten − Genehmigung von Zeitkorrekturen − Erfassung von Dienstgängen, Zusatzeingaben, Kostenstellen und Kostenträgern − Zeitliche Beschränkung rückwirkender Änderungen − Plausibilisierung der Zeiten − Übernahme der Zeiten aus Vortag − Ein- und Ausblenden der Spalten − Anzeige Mitarbeiter mit Passbild − Anzeige der Ereignisse mit erforderlicher Genehmigung 24 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 − Anzeige Wochentag am Datum − Protokollierung der Änderungen Die Aktivierung der Schnellerfassung erfolgt im HR Portal in der Rollenverwaltung unter Zeitmanagement am Funktionsrecht "Zeitereignisse". Weiterhin können Sie über die Rolle definieren, wie der Mitarbeiter die Schnellerfassung nutzen darf. Änderungen in der Schnellerfassung können bei Bedarf zeitlich begrenzt werden. Die zeitliche Beschränkung rückwirkender Änderungen ist von der Rolle abhängig. Das Setzen der Berechtigung erfolgt an der Rolle unter Zeitmanagement - Zusätzliche Optionen. Dabei stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung: − aktueller Monat − (n) Monate + Stichtag − (n) Tage 4.2.2 Standardisierter Workflow für Zeitkorrekturen Für die Erfassung und Korrektur von Zeiten über die Schnellerfassung besteht optional die Möglichkeit, einen standardisierten Workflow zu aktivieren. Voraussetzung ist die Aktivierung des Workflowservice im Administrator. Standardworkflow Zeitkorrekturen: START [Mitarbeiter korrigiert Zeiten] --> [Info an Führungskraft] --> [Führungskraft genehmigt] --> [Info an Mitarbeiter] ENDE Die Aktivierung der Genehmigung erfolgt über die Zuordnung der Rechte in der entsprechenden Rolle. Bespiele für die Konfiguration der Rollen: Userstory: Der Mitarbeiter darf für sich Zeiten erfassen und korrigieren. Eine Genehmigung der Korrekturen durch die Führungskraft ist erforderlich. Die Führungskraft darf die Zeiten der direkt Unterstellten nicht bearbeiten. Rolle Mitarbeiter Rollenrechte Rolle Führungskraft Rollenrechte Userstory: Der Sachbearbeiter darf für sich Zeiten erfassen und korrigieren. Eine Genehmigung der Korrekturen durch die Führungskraft ist erforderlich. Der Sachbearbeiter darf für MA die nicht in seiner Abteilung sind Zeiten erfassen oder korrigieren. Eine Genehmigung ist nicht erforderlich. Rolle Rollenrechte 25 Sachbearbeiter BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 4.2.3 HR Portal - Neuer Kalender für Abwesenheiten Ab sofort steht den Anwendern im HR Portal ein neuer Kalender zum Anzeigen und Erfassen von Abwesenheiten. Der neue Kalender bietet folgende Funktionen: − Erfassen und Korrigieren von Abwesenheiten − Anonymisierung von Abwesenheit in der Übersicht − Anzeige der Abwesenheiten als Liste mit Filter- und Sortierfunktion − Ansicht Jahreskalender für den Mitarbeiter − Detaillierte Darstellung der Zusammensetzung des aktuellen Resturlaubs − Hinweismeldung bei Beginn und/oder Ende auf einen Nichtarbeitstag − Anzeige der Mitarbeiter, die im erfassten Zeitraum abwesend sind Die Aktivierung des Kalenders erfolgt im HR Portal in der Rollenverwaltung unter Kalender am Funktionsrecht "Kalender". Hier wird auch festgelegt, auf welche Mitarbeiter die Rolle im Rahmen des Kalenders Zugriff hat. In den Funktionsrechten zum Zeitmanagement werden die Nutzungsmöglichkeiten für die ausgewählte Rolle festgelegt. Mögliche Rollen innerhalb des Kalenders: (1) Mitarbeiter - Der Mitarbeiter darf für sich und Daten seiner Abteilung die Abwesenheitsdaten sehen. Für die Daten seiner Abteilung sieht er die Abwesenheiten nur anonymisiert. Rolle Mitarbeiter Rollenrechte (2) Führungskraft - Die Führungskraft darf die Abwesenheiten für sich und der direkt Unterstellten sehen. Rolle Führungskraft Rollenrechte (3) Sachbearbeiter - Der Sachbearbeiter darf für Andere Abwesenheiten erfassen. Für sich selber darf er nur die Abwesenheiten sehen. (In der Rolle "Sachbearbeiter" besteht zusätzlich noch die Möglichkeit die Sicht auf bestimmte Abteilungen zu beschränken - Register <Erweitert | Sichtusersteuerung>) Rolle 26 Sachbearbeiter BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 Rollenrechte Wie werden Abwesenheiten über den Kalender erfasst? Mit Klick in das Feld für den entsprechenden Mitarbeiter und Tag öffnet sich rechts ein Fenster für die Bearbeitung. In der Zeile "neues Ereignis" werden die Abwesenheitstypen angezeigt. Mit Klick auf den entsprechenden Typ, werden die Felder für die Erfassung angezeigt. Mit <Speichern> wird die Erfassung abgeschlossen. Wie können Abwesenheiten anonymisiert angezeigt werden? Die Anonymisierung der Anzeige der Abwesenheiten wird an der entsprechenden Rolle festgelegt. Die Festlegung erfolgt an dem Funktionsrecht "Abwesenheitsdetails" unter "Zeitmanagement | Zeitmanagement | Abwesenheiten". Wie kann eine Liste über die erfassten Urlaube als PDF ausgegeben werden? Der Aufruf einer Urlaubsliste erfolgt über die Funktion "Liste". Nach Auswahl des Auswertungszeitraums und der Mitarbeiter werden alle Abwesenheiten angezeigt. Die Einschränkung auf die Urlaubsdaten erfolgt über die "Suche nach Kalenderdaten". Mit Klick auf das Drucksymbol werden die Daten als Bericht im Browser angezeigt. Über die Druckfunktion des Browsers kann jetzt der Bericht als PDF gespeichert werden. Wie kann der Mitarbeiter seinen aktuellen Urlaubsanspruch überprüfen? Im Jahreskalender (unterer Bereich) kann die Übersicht für die Zusammensetzung des Urlaubsanspruchs für das aktuelle Jahr eingeblendet werden. Wie kann die Führungskraft den aktuellen Urlaubsanspruch seiner Mitarbeiter sehen? In der Mitarbeiterkachel im Kalender wird in dem blauen Feld der aktuelle Urlaubsanspruch angezeigt. Mit Klick auf das Feld öffnet sich die Anzeige mit den Details zum Urlaubsanspruch. Wie werden mehrere Ereignisse an einem Tag im Kalender angezeigt? Sind an einem Tag mehrere Ereignisse vorhanden - z.B. Mitarbeiter wird während seines Urlaubs krank -, dann wird ein Kalendersymbol mit der Anzahl der Ereignisse angezeigt. Mit Klick auf den Tag, werden die Details eingeblendet. Die einzelnen Ereignisse können jetzt entsprechend bearbeitet werden. 4.3 Überarbeitete Funktionen Leider enthält jede Software Fehler. Gerade auch bei neu entwickelten Funktionen lässt dies sich praktisch nicht vermeiden. Wir sind bemüht und arbeiten ständig daran, Fehler im Rahmen der Online-Updates zu beheben. Helfen Sie uns, wenn Sie selber einen Fehler in der Zeitwirtschaft entdeckt haben, indem Sie uns den Fehler über den Support melden. 4.3.1 Auswertung Zeitkonten nach Kostenstellen Auswertung nach Kostenstellen - In der Auswertung "Vergleich Kontostände" gibt es das neue Feld "organisatorische Einordnung nach". Hier kann man zwischen "Planungskalender" (ursprünglicher Zustand) und "Kostenstelle" wählen. Es wird immer die Kostenstelle des aktuellen Stichtags (aktuelles Tagesdatum) ausgegeben. Bei mehreren Kostenstellen wir die Kostenstelle mit der höheren prozentualen Aufteilung ausgegeben. Ist die prozentuale Aufteilung gleich wird die erste Kostenstelle aus der Liste genommen. 4.3.2 Korrekturdisplay Bei eingebundenen Zeitkonten wird im Tooltip wieder der korrekte Kontostand angezeigt. 27 BESCHREIBUNG ZUR SAGE PERSONALWIRTSCHAFT 2016.2.1 4.3.3 Korrekturdisplay Wird eine Abwesenheit erfasst, wird diese jetzt sofort angezeigt. 4.3.4 Bericht Lohnartensummen Wenn die Option "Bericht Lohnartensummen arbeitnehmerbezogen ausgeben" unter "Extras / Optionen" nicht aktiviert ist, werden die Summen im Bericht "Lohnartensummen" nun wieder aus den Lohnarten aller Arbeitnehmer gebildet. 4.3.5 Cockpit Anzeige Krankenstand Es werden jetzt alle Krankheiten angezeigt, die in die Zeitspanne letzter Monat bis 2 Monate in die Zukunft fallen (Basis ist das Tagesdatum). 4.3.6 Schichtwechselmodelle Bei der Konfiguration von Schichtwechselmodellen lassen sich jetzt die einzelnen Schichtwechsel sortieren. Es stehen entsprechende Pfeiltasten zum Verschieben der Positionen zur Verfügung. 4.3.7 Auswertungen Die Option "Anzahl Monate, die bei Mitarbeiterberichten rückblickend angezeigt werden" (HR Portal Admin) wird jetzt in den Auswertungen im HR Portal berücksichtigt. 5 Personalmanagement 5.1 Bewerberverwaltung Es wurden zusätzliche Serienbrieffelder für die weiteren Zuständigen von Ausschreibungen hinzugefügt. Damit können die Daten von bis zu 6 Personen in der Bewerberkommunikation abgefragt werden. Der Freitext-Filter-Parameter wird bei der Bewerbersuche codiert, da dies nicht von jedem Browser getan wird. Damit kann man nun z.B. auch nach Namen suchen, die Umlaute enthalten. Beim Aufruf des Bewerbers werden nun beim Laden der Vorschaubilder die Daten in der Datenbank gespeichert. Dies ermöglicht beim nächsten Aufruf des Bewerbers ein schnelleres Laden der Seite. 5.2 Mitarbeiterverwaltung Wird im HR Portal eine Änderung des Mitarbeiterbildes durchgeführt, dann wird vor der Genehmigung nun eine kleine rote Ecke angezeigt. Damit wird verdeutlicht, dass vor der Übernahme der Änderung eine Genehmigung erforderlich ist. 6 Reisekosten 6.1 6.1.1 Überarbeitete Funktionen Abrechnung bei Überschreitung der Dreimonatsfrist Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden. Daher wurde die Behandlung von Übernachtungspauschalen im Rahmen der Reisekostenabrechnung nach Überschreitung der Dreimonatsfrist angepasst. Werden die Pauschalen vom Arbeitgeber nicht erstattet, so gilt der Aufwand als nicht entstanden und es wird kein steuerfreier Anteil aus den Pauschalen berechnet, der mit den anderen Reisekostenerstattungen verrechnet werden kann. Werden für die Reise nach Ablauf der Dreimonatsfrist Verpflegungspauschalen gewährt, so sind diese (pauschal)-steuerpflichtig. Bisher verblieb ein steuerfreier Anteil aus der Übernachtungspauschale, auch wenn diese vom Arbeitgeber gar nicht erstattet wurde. 6.1.2 Mitternachtsregelung Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt - somit nicht übernachtet - und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammengerechnet und im Fall der Tätigkeit über Nacht für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist. 28
