DOCUNIZE November 2014
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Produktbeschreibung DOCUNIZE™ DOCUNIZE™ - Management System für Microsoft Office Vorlagen COC AG Marktler Str. 50 84489 Burghausen Germany fon: +49 8677 9747-0 fax: +49 8677 9747-199 [email protected] www.coc-ag.de DOCUNIZE™ Management System für Microsoft Office Vorlagen Vorlagen-Management. Ein Thema, das letztendlich (fast) jeden im Unternehmen betrifft. Briefe, Faxe, Angebote, Rechnungen, Verträge – alle Mitarbeiter, egal welcher Abteilung oder Niederlassung arbeiten mit Vorlagen. Und alle nutzen E-Mail, aber auch mit CI-konformer Signatur? Marketing und Qualitätsmanagement betrifft das Thema, denn sie erstellen bzw. überwachen den Einsatz von firmenspezifischen Vorlagen, z.B. auf CI-gemäßes Erscheinungsbild, auf Aktualität der Inhalte, etc. Und die IT-Abteilung muss die schnelle Bereitstellung, Steuerung und Administration aller Dokumentvorlagen gewährleisten können. Auf dem Markt gibt es für diese Aufgabe kaum professionelle Tool-Unterstützung, am wenigsten für große Anwenderunternehmen. Die Konsequenz: Jede IT, jedes Unternehmen hat seine Eigenentwicklung im Einsatz. Der Aufwand, der entwicklungsseitig und administrativ dabei entsteht, ist vergleichsweise hoch. Office-Vorlagen professionell managen – mit DOCUNIZE™ Es geht auch einfach – mit DOCUNIZE™. DOCUNIZE™ ist ein professionelles und intelligentes Vorlagen Managementsystem für Microsoft Office Vorlagen. Mit DOCUNIZE™ lassen sich neue Dokumentvorlagen zentral einbinden und bestehende zentral pflegen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, automatisch nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentvorlage. Das Produkt sorgt damit für die Einhaltung des Corporate Design und für eine stets rechtssichere Verwendung der Dokumentvorlagen. Administrations-Frontend für das Vorlagen-Management Seite 2 Reduzierung des Administrationsaufwandes Vorlagen, Dokumente, Benutzerprofile werden zentral eingebunden, aktualisiert und administriert. Redundante Vorlagen, verschiedene Versionen werden somit automatisch vermieden. Selbst Vorlagen, die lokal auf den Notebooks liegen (z. B. bei externen Mitarbeitern) lassen sich einfach updaten. Durch Einloggen ins Firmennetz werden die Dokumentvorlagen automatisch mit dem Server synchronisiert. DOCUNIZE™ ist mandantenfähig. So können innerhalb eines Unternehmens die verschiedenen Standorte, Niederlassungen, Tochtergesellschaften jeweils mit ihren spezifischen Vorlagen und Mail-Signaturen bedient werden. Zeitersparnis an jedem Arbeitsplatz Studien belegen, dass ca. 30% der Arbeitszeit in Suchvorgänge investiert werden. Mit DOCUNIZE™ lassen sich Dokumente und Vorlagen nach Geschäftsbereichen, Abteilungen, Kategorien usw. ordnen und damit einfach finden. Gleichzeitig wird der Zugriff über Mitarbeiterprofile gesteuert. Jeder Mitarbeiter bekommt somit nur die Auswahl an Dokumenten angezeigt, die für ihn relevant ist. Das erhöht die Übersichtlichkeit und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand. Enduser-Frontend zur Vorlagen-Auswahl: Integriert in MS Office oder per Webbrowser „Wächter“ für Corporate Design und Rechtssicherheit Änderungen in der CI, die sich in einzelnen Vorlagen niederschlagen (z. B. ein neuer Zusatz im Logo oder neue Signaturkonventionen) können mit DOCUNIZE™ in Echtzeit implementiert werden. Für jede Niederlassung, auch weltweit. Ebenso zentral und automatisiert können rechtlich relevante Daten in Dokumentvorlagen – z. B. Änderungen der Rechtsform, der Aufsichtsratsmitglieder in der Briefvorlage - auf den aktuellen Stand gebracht und zur Verfügung gestellt werden. Neben den Microsoft Office Vorlagen können nun auch zentral E-Mail-Signaturen für Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt werden. Dabei sind individuelle Signaturen für etwa verschiedene Unternehmensbereiche definierbar. Änderungen daran werden auch hier wiederum automatisch synchronisiert. Seite 3 DOCUNIZE™ – Die Vorteile Weniger Administrationsaufwand durch modulare Vorlagen Mit DOCUNIZE™ können Sie Textbausteine („Snippets“) definieren, die Sie in Vorlagen mehrfach verwenden. So wird etwa eine Fußzeile mit Unternehmens-Signatur nur einmal definiert und dann in beliebig vielen Vorlagen verwendet.. Änderungen in der Vorstandschaft oder in der Unternehmensbezeichnung – eine entsprechende Aktualisierung des Fußzeilen-Textbausteins reicht aus und alle betroffenen Vorlagen sind wieder auf dem neuen Stand! Vorlagen können über Textbausteine sogar als Multi-Language Versionen definiert werden. Der Vorteil: + Zeitersparnis bei der Änderung von Vorlagen + Zentrale Massenänderungen über eine Vielzahl von Vorlagen möglich + Zeitnahe Verfügbarkeit von Änderungen + Reduzierung der Anzahl der zu administrierenden Vorlagen + Reduzierter Administrationsaufwand durch modulare und Multi-Language Vorlagen Dynamische Inhalte ohne Programmierung DOCUNIZE™ bietet dem Administrator Möglichkeiten dynamische Inhalte und Felder in der Vorlage zu integrieren – völlig ohne Programmierung. Den Vorlagen können z.B. auf einfachste Weise Variablen auf der Basis des User-Profiles oder des User-Standortes mitgegeben werden. Wahlweise kann dafür per integrierter Schnittstelle Microsoft ActiveDirectory angebunden werden um Feldinhalte bereitzustellen. Der Vorteil: + VBA-freie Vorlagen, keine Programmierung für dynamische Inhalte + kein Office-VBA Know-how für Vorlagen-Erstellung und -Pflege erforderlich + Zeit- und Kostenersparnis bei Erstellung und Pflege Schnelle und zentrale Pflege der Vorlagen Keine Flut an verschiedenen Versionen von Vorlagen! Mit DOCUNIZE™ steuern Sie zentral die Einbindung neuer oder die Pflege bestehender Dokumentenvorlagen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, sofort nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentenvorlage. Der Vorteil: + CI-gemäße Verbreitung und Verwendung der Vorlagen + Rechtssicherheit + Keine Redundanz an Vorlagen + Bessere Transparenz und Überblick durch Report-Optionen Konforme E-Mail-Signatur DOCUNIZE™ stellt automatisch eine firmenspezifische E-Mail-Signatur für Microsoft Outlook zur Verfügung. Es werden damit stets die Vorgaben des Unternehmens für die E-Mail-Signatur eingehalten, denn auch Änderungen werden durch den Administrator zentral über DOCUNIZE™ weitergegeben. Dabei werden alle Formate (html, rtf, txt) berücksichtigt. Individuelle Signaturen können definiert und nach z.B. Unternehmensbereichen zugewiesen werden. Der Vorteil: + Bereitstellung einer firmenspezifischen E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook + Aktualisierung der E-Mail-Signatur, etwa bei Änderung der CI + Individuelle Signaturen nach Kategorien oder Bereichen zuordenbar Automatischer Datenabgleich für mobile Systeme Gerade auch für mobile User und externe Mitarbeiter. Sobald sich z. B. ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk einloggt, werden die Dokumentenvorlagen automatisch aktualisiert. Und das mit einem ausgeklügelten Synchronisationsmechanismus. Seite 4 Der Vorteil: + Permanente Verfügbarkeit der Vorlagen, auch für mobile Mitarbeiter + Optimierter Synchronisationsmechanismus Effizienter und strukturierter Zugriff auf Vorlagen Mit DOCUNIZE™ ordnen Sie Ihre Dokumente und Vorlagen nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen, Kategorien etc. Der Mitarbeiter kann bei Bedarf Vorlagen-Zugriffe und Signaturen über Profile steuern, so dass er genau die Vorlagen-Auswahl und Felder gefüllt bekommt, die in seiner aktuellen Rolle relevant sind (z. B. wenn Sekretariate mehrere Funktionsbereiche erfüllen und verschiedene Signaturen benötigen). Der Vorteil: + Optimale Übersicht über alle Vorlagen + Minimierter Suchaufwand und einfachstes Finden benötigter Vorlagen + Zeitersparnis durch rollengesteuertes Füllen von Datenfeldern + Einfachste intuitive Bedienung und optimale Integration in Microsoft Office + Personalisierter Zugriff von überall per Web-Frontend möglich Komfort-Funktionen für schnelleres Arbeiten Mit DOCUNIZE™ können Vorlagen für Microsoft Office Anwendungen einfach an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Ohne Programmierung nur durch simple Konfiguration der Vorlage können z.B. Adress-Angaben des aufrufenden Anwenders automatisch in eine Vorlage gezogen werden. Funktionen wie Favoriten, Eigene Vorlagen, Vorlagen-Suche können den Umgang mit Vorlagen erheblich vereinfachen. Der Vorteil: + Schnelles, personalisiertes Erstellen von externen und internen VorlagenDokumenten + Protokollierung der Dokumenten-Erstellung + Zeitersparnis beim Wiederfinden von erstellten Dokumenten + Rechtssicherheit bei der Verbreitung von Dokumenten Gesteuerte Ablage und Protokollierung von Dokumenten Eine automatische Namensvergabe stellt sicher, dass allen neu erstellten Dokumenten ein voreingestellter Dateiname zugeordnet werden kann. Auch den Default-Speicherort können Sie zentral vorgeben. Mit DOCUNIZE™ können Sie somit für eine unternehmensweite Einhaltung der Dateinamen-Konventionen sorgen. DOCUNIZE™ protokolliert außerdem den Werdegang eines Dokuments in einem Logfile. Die Logdatei hilft Ihnen beim Wiederfinden von Dokumenten und bietet Ihnen gleichzeitig Auswertungsmöglichkeiten von Dokumentendaten. Der Vorteil: + Zeitersparnis beim Wiederfinden von erstellten Dokumenten + Datensicherheit und Rechtssicherheit bei der Verbreitung von Dokumenten Multi-Language Fähigkeit für globale Vorlagensteuerung DOCUNIZE™ ist ideal für global operierende Unternehmen. Dokument- und Frontend-Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich problemlos Multi-Language-fähig machen – einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Kein Entwickler Know-how notwendig Der Vorteil: + International einsetzbar + Generieren von Multi-Language Vorlagen + Bediensprache durch User direkt auswählbar + Lokalisierung für beliebige Sprachen ohne Programmierung Seite 5 Zukunftssicherheit durch aktuelle Microsoft Technologie DOCUNIZE™ verwendet die neuesten Technologien von Microsoft. Das Vorlagen Management System unterstützt das neue Office Format (Office Open XML), die Features dieses neuen Formats kommen voll zum Einsatz, sogar mit Office 2003. DOCUNIZE™ arbeitet mit aktuellen Versionen des .NET Framework oder dem MS SQL Server. Der Vorteil: + Nutzung des Potentials des neuen Microsoft Office Formats + Einfache Integration per Standard-Schnittstellen in Drittsysteme, z.B. SharePoint oder CRM + Kompatibilität zu aktuellen und künftigen Versionen von Microsoft Office + Investitionssicherheit Seite 6 Funktionsübersicht Beschreibung Hauptfunktionen Enduser Features Verwaltung und Aufruf von Vorlagen für Microsoft Word, Powerpoint und ExcelVorlagen sowie beliebigen weiteren Dokument-Typen und Links Favoritenliste Vorlagensuche Vorlagen-Gruppierung, Vorlagen-Filter und Kategorisierung Bereitstellung von E-Mail-Signaturen für Microsoft Outlook Offline-Verfügbarkeit Personalisiertes Arbeiten mit unterschiedlichen Profilen / Rollen Multi-Language-Fähigkeit des Enduser-Frontend Web-Frontend für personalisierten Zugriff von jedem Ort und PC Administrator Features Leistungsfähiges, grafisches Administration Tool Modularer Vorlagen-Aufbau Dynamischer Kontent (AD-, Profil-, Dokumenten-Felder) Völliger Verzicht auf VBA-Code in Vorlagen Multi-Language-Fähigkeit für Vorlagen Vorlagen-Kennzeichnung mit Meta-Daten Definition von Vorlagen-Filtern und Kategorisierung Zentrale Definition und Zuweisung von E-Mail-Signaturen Synchronisation von Vorlagen und Profildaten Zentrale, weltweite Verteilung der Vorlagen Zugriffssteuerung für schützenswerte Vorlagen Vorlagen-Ablage in Datenbank mit Reporting-Optionen Schnittstellen: Active Directory, MS Sharepoint, XML, Webservices Technical and Product Features .NET Technologie mit Kompatibilität zu künftigen Microsoft Office und Windows Versionen Optimiert für Terminalserver-Einsatz Nutzung des aktuellen Microsoft Office Formats (Office Open XML) Microsoft Windows 7 und Windows 8 Zertifizierung Regelmäßige Programm-Updates Professioneller Produkt-Support (Telefon, Web, Mail) Funktion vorhanden + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + Seite 7 Technische Voraussetzungen (Version DOCUNIZE™ 2014) Version Client DOCUNIZE™ Microsoft Office 2013 / 2010 / 2007, Microsoft Office 2003 (SP3, Compatibility Pack) Microsoft Windows XP, Vista, 7, 8 mit: - .NET Framework 4.0 - Visual Studio Tools for Office Runtime - Microsoft SQL Server Compact 3.5 (dll-Dateien, lizenzfrei) (Das Client-Setup enthält die benötigten Client-Komponenten.) Backend Microsoft SQL Server 2012, 2008, 2005 Webserver (optional, für Webclient): Microsoft IIS 7 oder höher Terminalserver (optional): Microsoft Windows Server 2012, 2008, 2003 oder höher Seite 8 Weitere Informationen zu DOCUNIZE™ und Demo-Anforderung COC AG Marktler Straße 50 84489 Burghausen Germany Telefon: +49 (0)8677 9747-0 E-Mail: [email protected] www.docunize.com Seite 9
