Präsentation Projektmanagement Fachtagung

Projektmanagement in den
Arbeitsfeldern der Sozialarbeit/
Sozialpädagogik
Fachtagung: 16. – 19. Juli 2012
Christof Schmitt
Definition Projektmanagement
Projekt
-
Management
einmaliger Ablauf
komplexe Struktur
festgelegtes Ziel
zeitliche Befristung
begrenzte Ressourcen
und
-
Planung
Überwachung
Koordination
Steuerung
ist
Projektmanagement
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Definition Projektmanagement
„Projektmanagement ist das Planen und
Steuern eines Weges zur Zielerreichung
mit (vor)gegebenen Ressourcen in einer
begrenzten Zeit.“ (Schiersmann u.a.
2000, 146)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Das „magische Dreieck“
Sachziel
Terminziel
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Kostenziel
Reduktion der Vielfalt: 4 Projekttypen
hoch
Großprojekt
Pionierprojekt
Standardprojekt
Pilotprojekt
Komplexität
niedrig
niedrig
hoch
Neuartigkeit
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Reine Projektorganisation
Geschäftsleitung
Geschäftsleitung
Projektleitung
Projektleitung
PTM
PTM
PTM
PTM
Abteilung
Abteilung11
Abteilung
Abteilung22
Abteilung
Abteilung33
PTM
PTM
MA: Mitarbeiter
PTM: Projektteammitglied
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Graphik nach Kraus u.a. 1997, S. 39
Reine Projektorganisation
Vorteile:
Nachteile:
volle Konzentration auf ein Vorhaben
hohe organisatorische
Umstellungskosten
einheitliche Willensbildung, schnelle
Reaktion auf Zielabweichungen
große Probleme bei der Rekrutierung
der Mitarbeitenden
wenige Konflikte mit Fachabteilungen,
Zeitersparnis
Unsicherheit für Mitarbeitende: was
kommt nach dem Projekt?
Vorteile der echten Gruppenarbeit
können genutzt werden
Gefahr der Unterauslastung von
Mitarbeitenden
hohe Identifikation mit dem Projekt
verstärkt Motivation der Gruppe
Projektgruppe entwickelt
Eigendynamik
Befugnisse und Verantwortung sind klar
geregelt (Linienautorität der
Projektleitung)
Schwierigkeiten bei der Wiedereingliederung der Mitarbeitenden am Ende
des Projektes in die Linie
kurze Kommunikations- und
Entscheidungswege
Unsicherheit bzw. Akzeptanz der
Projektergebnisse in der Linie
Tabelle laut Brandt 2004, S. 9; Schiersmann u.a. 2000, 92 f.
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Reine Projektorganisation
Indikatoren für Anwendung:
● Vorliegen von klar definierten Projektzielen und Projektumfang
● völlige oder teilweise Freistellung von Mitarbeitern ist durch die
Dringlichkeit der Projekte gewährleistet
● Stellvertretungsprobleme in der Organisation lösbar
● klare Personalplanung zeigt Mitarbeitern deren Perspektiven auf
● qualifizierten und angesehenen Projektleitern können hierarchisch
gleichgestellte Mitarbeiter zugeordnet werden (vgl. Brandt 2004, S.10)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Matrix-Projektorganisation
Geschäftsleitung
Geschäftsleitung
Abteilung
Abteilung11
Abteilung
Abteilung22
Abteilung
Abteilung33
Projekt
ProjektAA
Projekt
ProjektBB
Projekt
ProjektCC
Graphik nach Kraus u.a. 1997, S. 40
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Matrix-Projektorganisation
Vorteile:
Nachteile:
geringer Umstellungsaufwand
Konflikte um knappe Ressourcen
problemlose Rekrutierung
bei mehreren Projekten gleichzeitig
Verschärfung des Verteilungskonfliktes
geringere Akzeptanzprobleme
bei den Betroffenen
hoher Koordinierungsaufwand zwischen
Tagesgeschäft und „Projektgeschäft“
flexibler Personaleinsatz möglich
Bereichsegoismus der Fachabteilungen
Interessen der Fachabteilungen
bleiben gewahrt
Gefahr der Überforderung oder
Überlastung der Mitarbeitenden
Tabelle laut Brandt 2004, S. 9
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Matrix-Projektorganisation
Indikatoren für Anwendung:
● viele Projekte gleichzeitig, mehrere Abteilungen sind einbezogen
● keine permanente Koordination in Gruppenarbeit erforderlich,
Komplexität nicht zu hoch
● relativ starke Stellung der Projektleiter, können die Projektinteressen
durchsetzungskräftig vertreten (vgl. Brandt 2004, S.12)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Einfluss- oder Stabs-Projektorganisation
Geschäftsleitung
Geschäftsleitung
Abteilung
Abteilung11
Volle Weisung
Projektleitung
Projektleitung
Abteilung
Abteilung22
Volle Weisung
PTM/
PTM/
MA
MA
Einfluss
MA: Mitarbeiter
PTM: Projektteammitglied
Abteilung
Abteilung33
Volle Weisung
PTM/
PTM/
MA
MA
Einfluss
PTM/
PTM/
MA
MA
Einfluss
Graphik nach Kraus u.a. 1997, S. 43
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Einfluss- oder Stabs-Projektorganisation
Vorteile:
Nachteile:
geringe Beeinträchtigung der
laufenden Arbeit
umständliche Entscheidungsvorbereitung
niedrige organisatorische
Umstellungskosten
„Kampf“ um Kapazitäten der
Mitarbeitenden
hohe Flexibilität, keine
Auslastungsprobleme
zeitliche Verzögerungen
guter Informationsstand bei
Vorgesetzten
Gefahr der Isolierung der Projektleitung
Entstehung neuer
Kommunikationswege zwischen
Abteilungen
Gefahr, dass sich niemand verantwortlich
fühlt
Tabelle nach Brandt 2004, S. 7; Schiersmann u.a. 2000, S. 89
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Einfluss- oder Stabs-Projektorganisation
Indikatoren für Anwendung:
● Projekt betrifft mehrere Einheiten einer Organisation punktuell,
Freistellung von Mitarbeitern somit nicht gerechtfertig
● Leistungen der Projektmitglieder können getrennt erbracht werden,
Absprachen im Projektteam über weiteres Vorgehen
● Projektleiter besitzt hohe persönliche und fachliche Autorität, trägt auch
ohne formale Befugnisse
● Projekt in früher Phase, Umfang noch unklar
● Projekt hat den Status „unter ferner liefen“ (vgl. Brandt 2004, S.8)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Was braucht es für ein Projekt?
„Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab:
1. Glück und
2. einem tollen Projektnamen.“ (Scott, zit. nach Krämer 2004, S. 24)
„Um mit der Komplexität, Dynamik und Unsicherheit in einem
längerfristigen, risikoreichen Prozess – wie es ein Projekt darstellt umgehen zu können, benötigen die Beteiligten sowohl
handlungsleitende Vorstellungen vom Gesamtablauf eines Projekts
als auch Verfahren bzw. Techniken für die Gestaltung der einzelnen
Abschnitte des Verlaufs.“ (Schiersmann u.a. 2000, S. 136)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektphasen
Start
Definitionsphase
weiter?
ja/nein
Planungsphase
weiter?
ja/nein
Realisierungsphase
weiter?
ja/nein
Abschlussphase
Ende
Graphik nach Dunkhase 2005, S. 7
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektphase
Teil der Definitionsphase oder in Literatur z.T. als eigene Phase
benannt: Vorstudie, Informelle Phase, Initiativ- und
Vorbereitungsphase
● Inhaltliche Eingrenzung
● Erste:
●
●
●
●
●
●
●
●
grobe Gedanken zur Umsetzung
Voraberwägungen zu Zeit und Kosten
Vorklärung von weiteren Rahmenbedingungen
Machbarkeitsabwägungen
(Analysen)
Abklärung strategisch wichtige Personen
Ideen zur Organisationsstruktur
etc.
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Inhaltliche Eingrenzung
● jedes Projekt benötigt einen inhaltlichen Gegenstand
● Motive liegen meistens extern oder organisationsintern
● organisationsinterne Reaktion lässt Ideen für Projekte
entstehen
● Filterfunktion ist wichtiger Bestandteil der Vor- bzw.
Definitionsphase, ggf. Durchführung von vertiefenden
Analysen im Vorfeld (Vorstudie)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Analyse der Ausgangssituation
● Wer ist Auftraggeber?
● Wer ist in welcher Form durch das Projekt betroffen
und welche Beteiligungswünsche bestehen?
● Welche Erfahrungen gibt es mit früheren Projekten
bzw. mit zu beteiligenden Bereichen und Personen?
● Wer trägt die Projektidee?
● Welche Bereiche sind betroffen?
● Wie stehen diese Bereiche dem Projekt gegenüber?
● Welche Bedeutung hat das Vorhaben für die Bereiche
und Mitarbeiter?
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektbeteiligte
Wer, in welcher Form, mit welchen Aufgaben, Funktionen und
Kompetenzen betraut wird, ist bei jedem Projekt neu
festzulegen. Es ist abhängig von:
●
●
●
●
Umfang des Projekts (Zeit- und Personalaufwand)
Art des Projekts (Innovations- oder Anpassungsprojekt)
Terminvorgaben (enge Termine – mehr Mitarbeiter nötig)
Bedeutung des Projekts (hat besonderen Einfluss auf die
Zusammensetzung des Entscheiderkreises)
● Art und Anzahl der betroffenen Bereiche in einer Organisation
(erhöht i. d. R. die Anzahl der Beteiligten)
● Gesetzliche Vorgaben (Mitbestimmungsgesetzte,
vorgeschriebene Information und Beteiligung) (ebd., S.13)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektbeteiligte
Wer ist im Projekt im Regelfall vertreten:
●
●
●
●
●
●
Promotende (Unterstützende)
Geschäftsführung / Projekt-Bewilligungsgremium
Projektleitung
Projektmitarbeitende
Anzuhörende / zu Informierende
Sonstige Projektbeteiligte
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Promotende (Unterstützende)
● um Projekte auf den Weg zu bringen und durchzusetzen benötigt
man Unterstützung von internen oder externen Personen
(Promotende)
● Unterscheidung in Fach- und Macht-Promotende
● Macht-Promotende können aufgrund ihrer Wertschätzung und
Akzeptanz Projekte durchsetzen und unterstützen
● Fach-Promotende können aufgrund ihrer hohen Fachlichkeit
Projekte in ihrem Gebiet unterstützen (man sollte diese darum
später in das Projekt versuchen einzubinden) (vgl. Brandt 2004,
S.14)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Geschäftsführung/ Projekt- Bewilligungsgremium
entscheidet direkt über insbesondere:
●
●
●
●
●
Definition des Projektauftrags
Vergabe des Projektauftrags
Benennung der Projektleitung
Bestandteile des Projektauftrags
Freigabe finanzieller Mittel oder Bereitstellung
anderer Ressourcen
● Fortführung des Projektes (vgl. Brandt, S.16)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektleitung
● Zentrale Aufgaben sind Projektplanung und Steuerung
sowie Projektinformation und Dokumentation
● Verantwortung über fach- und termingerechte
Projektabwicklung (sollte zahlreiche Schlüsselkompetenzen,
wie u. a. kommunikative Kompetenzen mitbringen)
● weitere Aufgaben: Steuerung des Projektprozesses sowie
Motivation und Förderung der Teamentwicklung
● Inhaltlich ist eher das Projektteam als Ganzes verantwortlich
(im Gegensatz zur Wirtschaft)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektleitung
sollte grundsätzlich folgende Befugnisse haben:
Mitspracherecht bei der Zieldefinition
Mitsprache bei der Zusammensetzung der Projektgruppe
Verfügungsrecht über das Projektbudget
Zugangsrechte auf alle für die Projektabwicklung benötigten
Informationen
● Vertretungsrecht des Projekts nach außen
● Einberufung der Projektgremien
●
●
●
●
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Aufgaben der Projektleitung
in Kooperation mit dem Projektteam
●
●
●
●
●
●
Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts
Entscheidung über Lösungsalternativen herbeiführen
Informationsaustausch organisieren
Aufgaben delegieren
Koordination der Aktivitäten aller Projektbeteiligten
kontinuierliche Information des Auftraggebers
©Brandt/ Dunkhase 2002
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektmitarbeitende
● optimale Teamgröße zwischen fünf bis sieben Personen
● zunächst von zu bewältigenden Aufgaben abzuleiten
● Projektmitarbeitende können Spezialisten (interne oder
externe), betroffene Mitarbeitende oder Fachzuständige
sein
● arbeiten permanent oder teilweise im Projektteam
(vgl. Brandt 2004, S.18)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Anzuhörende/ zu Informierende
● parallel Mitbedenken: welche Personen werden durch das
Projekt tangiert (institutionsintern oder - extern)
● mögliche Widerstände durch projektindizierte
Umstrukturierungen alter Routinen und Machtkonstellationen
sind nicht auszuschließen (den Umgang mit solchen
Situationen im Rahmen des Projektmanagements
gegenprüfen, um den Projekterfolg nicht zu gefährden)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Sonstige Projektbeteiligte
● insbesondere bei größeren Projekten
● Projekt- Bewilligungsgremium kann ein Entscheidungsgremium oder
einen Lenkungsausschuss einrichten
● Lenkungsausschuss/ Entscheidungsgremium ist i. d. R. mit leitenden
Angestellten betroffener Bereiche besetzt
● mit der Verfolgung der weiteren Projektabwicklung betraut
● tritt am Ende jeder Projektphase zusammen, trifft nötige
Entscheidungen
● übernimmt damit die Geschäftsführung
● ggf. bringt ein Beratungsgremium Fachwissen ein (ohne
Entscheidungsbefugnis)
● Ist ein umfangreiches Projekt in mehrere Teilprojekte untergliedert, muss
eine Stelle die Koordination übernehmen
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Information
Frage:
Wer wird wann, über was,
von wem informiert?
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Informationsmatrix
Zuständigkeiten/Kompetenzen
Teilaufgaben/
Aufgabenpakete
Teammitglied A
Reservierung der
Räumlichkeiten
Teammitglied B
Projektleitung
B
H
Geschäftsführung
Auswahl der Referenten
H
B
I
Flyer für Druck
vorbereiten
B
H
I
Hotels reservieren
B
H
…
B = Bringer; H = Holer; I = erhält Informationen über den Stand
Tabelle nach Krämer 2004, S. 54
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Information
Die vier Regeln der Projektkommunikation
● klare Verantwortlichkeiten durch jeweils nur eine Bring- und Holpflicht
● Vorrang hat immer Bringpflicht – dadurch keine Unterbrechung des
Regelkreises
● Sicherstellung, dass die Bringleistung termin- und auch sachgerecht
erbringt, durch rechtzeitiges Nachfragen des Holers beim Bringer notfalls Mahnung des Bringers und Aufzeigen der Konsequenzen bei
Nichterbringung der Leistung (Kleinhaltung der Konflikte sowie
frühzeitiges Erkennen von Crashsituationen)
● Aufstellung der Informationsmatrix und die Festlegung der
Zuständigkeiten immer aus Sicht des Gesamtverantwortlichen Schaffung einer einheitlichen Projektsteuerung
(vgl. Krämer 2004, S. 54)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Definitionsphase
● Inhaltliche Eingrenzung
● Zieldefinition
● Meilensteine
● Information
● Projektskizze
● Projektauftrag
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zieldefinition
Sachlage im sozialen Bereich:
● Ziele werden von einer Tätigkeit gemäß der
„normativen Kraft des Faktischen“ abgeleitet
● man belässt es bei unklaren Zielen, legt sich
lieber nicht fest, um flexibler zu bleiben
● um keine Konflikte zu produzieren, werden
Zielerklärungen vermieden
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zielplanung: Vier Funktionen von Zielen
● Orientierungsfunktion
● Koordinationsfunktion
● Selektionsfunktion
● Kontrollfunktion
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zieldefinition
Folgende Schritte führen zur Zielfindung:
● Zielideen suchen, entwickeln
● Zielstruktur aufbauen
● Zielbeziehungen analysieren / Konflikte
bereinigen
● Ziele operationalisieren konkretisieren
● Ziele gewichten
● Zielentscheidungen treffen
● Ziele dokumentieren
● Ziele anpassen (vgl. Brandt 2004, S. 24)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Ziele suchen
● Basis der Zielentwicklung ist inhaltliche Eingrenzung
● minimale Zielvorgabe: 2- 3 konkurrierende Zielgrößen
(Sach-, Kosten- und Terminziel)
● Sachziel setzt sich oft aus verschiedenen Teilzielen
zusammen bzw. beinhaltet auch Qualitätsziele
● weitere Ziele möglich (mit dem Projekt verfolgte)
● Anzahl der Ziele sollte auf 15- 20 begrenzt sein (kein
„Streuschuss“ zur Behebung aller möglichen
Probleme) (vgl. Brandt 2004, S. 25)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zielstruktur/-system
● Funktion: Besserer Überblick durch Systematik
● zahlreiche Systematisierungen und Bezeichnungen für
verschiedene Zielarten in Literatur und Praxis
● inhaltliche Unterscheidung in wirtschaftliche, soziale,
politische und funktionsorientierte Ziele
(vgl. Dunkhase 2005, S. 12)
● oder Einteilung in Haupt- und Teilziele, Vorgehensund Leistungsziele, Kosten- und Terminziele, sowie
Muss- und Kann-Ziele (vgl. Brandt 2004, S. 25)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zielbeziehungsanalyse
Zielidentität
Doppelnennungen beseitigen (selbes Ziel verbirgt sich
häufig hinter verschiedenen Begriffen)
Zielkomplementarität
bei der Gewichtung beachten, dass Ziele in die gleiche
Richtung weisen und sich gegenseitig verstärken
Zielwiderspruch
widersprechen sich zwei Ziele , muss eins gestrichen
werden (kein gegenseitiger Ausschluss)
Zielkonkurrenz
festgelegen, welches zweier konkurrierender Ziele Vorrang
haben soll, das andere bleibt als Wunschziel oder mit
einer Begrenzung (z.B. Kosten höchstens…) bestehen
Zielneutralität
Ziele sind in der Erreichung voneinander unabhängig
Tabelle nach Brandt, S. 25 f.
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zieloperationalisierung
● Anspruch an Ziele: Operationalisierbarkeit und
Konkretisierbarkeit (Möglichkeit der Überprüfung des
Erreichens)
● Puristen fordern: Keine Ziele setzen, bei denen man keine
Ursache-Wirkungs-Relation herstellen kann
● Richtig ist in jedem Fall, dass man Indikatoren definiert, an
denen man die Zielausprägung (dazu gehören auch
Zielmaßstab, Zielausmaß oder Zieleigenschaft) messen kann.
(vgl. Brandt 2004, S. 26)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zieldefinition
„SMARTe“ Ziele:
●
●
●
●
●
S
M
A
R
T
–
–
–
–
–
für
für
für
für
für
spezifisch
messbar
akzeptabel
realistisch
terminiert
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zielgewichtung
● Gewichtung der Ziele ist sinnvoll (erfolgt auf der
Ebene der Muss- und Kann-Ziele [Wunschziele])
● Widersprechen spätere Lösungsvorschläge oder
Handlungsvorhaben einem Muss-Ziel, kommt es
zur k. o. Wirkung für diese (Vorrangigkeit kann
festgelegt werden [auch bei Kann-Zielen])
● schwieriger, zeitintensiver Prozess, am Ende sollte
eine gemeinsame Konsensentscheidung stehen
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Zieldefinition
● Nicht vergessen am Schluss:
●
●
●
Zielentscheidungen treffen
Ziele dokumentieren (Schriftlichkeitsprinzip)
Anpassung von Zielen bei Bedarf- bei
Einbeziehung der relevanten Projektbeteiligten
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Meilensteine / milestones
● „Ergebnisse besonderer Bedeutung“ (Abschlüsse der
Projektphasen oder Dinge, die eine Phase detaillierter
strukturieren)
● können Inhalte, Projekt(teil)ergebnisse und Termine
enthalten
● Präzise Formulierung erleichtert die Kontrolle der Erreichung
● können erst überschritten werden, wenn dazu definierte
Ergebnisse erreicht sind
● bei nicht zeitgerechter Überschreitung kann das Projekt nicht
oder nur mit großen Schwierigkeiten fortgesetzt werden (vgl.
Brandt 2004, S.22)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektauftrag
● im „Kick- Off- Meeting“ wird ein
Projektauftrag schriftlich vereinbart
● Ziele sollten klar formuliert und mit dem
Auftraggeber abgestimmt sein
● Er ist die Legitimationsfolie für das weitere
Vorgehen im Projektmanagement.
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Planungsphase
● Projektstrukturplanung
●
Was ist zu tun?
● Ablaufplanung
●
In welcher Reihenfolge?
● Terminplanung
●
Bis wann?
● Personal-/ Kapazitätsplanung
●
Wer macht‘s?
● Kostenplanung
●
Wieviel Geld wird (wann) gebraucht?
© Dunkhase 2005
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Exkurs: Begriff Planung
Planung im Projektmanagement vollzieht sich
auf drei Ebenen:
● gesamter Projektverlauf, beinhaltet alle
Projektphasen, auch Phasen- oder
Meilensteinplan genannt
● auch der Abschnitt zwischen Definitions- und
Realisierungsphase
● Mikroprozess innerhalb jeder Phase des
Planungsprozesses (im engeren Sinn)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektstrukturplan (PSP)
● visualisiert Gliederung und anstehende Aufgaben des
Projekts
● dient nicht dazu, zeitliche Abfolge der Lösungsschritte zu
entwickeln (Ablaufplan)
● unterste Ebene sind Arbeitspakete
●
●
●
voneinander abgrenzbare, in sich geschlossene Tätigkeiten
mehrere Arbeitspakete sind wieder mehreren Teilaufgaben
zugeordnet
Summe aller Arbeitspakete stellt auch den Leistungsumfang des
Projekts dar
● kann objektorientiert, funktionsorientiert, phasenorientiert
oder gemischtorientiert sein
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektstrukturplan (PSP)
Gründe für die Erstellung eines Projektstrukturplans:
● Reduzierung der Komplexität des Projekts durch Zerlegung der
Gesamtaufgabe
● ermöglicht Überblick, transparente Information und Kommunikation für
alle Beteiligten durch graphische Darstellung
● gute Vorarbeit für die noch zu erstellende Ablauf- und Zeitplanung durch
inhaltliche Gliederung
● gute Voraussetzung für die Schätzung der Projektkosten, die
Projektdokumentation bzw. den Projektbericht
● Förderung des ganzheitlichen Denkens, da alle Aktivitäten insgesamt im
Blick behalten werden (vgl. Süß u.a., 1997, S. 10; Kraus u.a. 1997, S. 88;
Schelle 1999, S. 100 f.)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Erstellung eines Projektstrukturplans
Zwei Wege:
● Es wird von dem zu erreichenden Ziel ausgegangen,
d.h. es wird produkt- bzw. objektorientiert nach
dem Prinzip „top down“ vorgegangen.
● Es wird von dem Weg zur Erreichung des Ziels
ausgegangen, d.h. prozess- bwz. funktionsorientiert
nach dem Prinzip des „bottom up“. (vgl. Süß u.a.
1997, S. 10f.)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektstrukturplan
Frage: Was ist zu tun?
● Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben bekommen
● Grundlage für weitere Planung
● Aufgaben hierarchisch ordnen zu einem Projektstrukturplan
Projekt/ Aufgabe
TA
TA
AP
AP
TA- Teilaufgabe
TA
AP
AP- Arbeitspaket
TA
TA
AP
AP
AP
AP
TA
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
© Dunkhase 2005
Planung der Kosten
● Funktion: anhand der Aufgabenpakete Übersicht über
anfallende Kosten erhalten
● nicht zu verwechseln mit Kostenplan
● zumindest Planung auf der Ebenen von Sachkosten und
zusätzlichen Personalkosten
● im Sozialen Bereich eher selten – die Vollkostenplanung
(Umrechnung aller Projektarbeitszeit in Gehaltskosten)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
© Dunkhase 2005
Projektablaufplan (PAP)
● festlegen von Teilaufgaben/ Aufgabenpaketen die erst fertig gestellt
sein müssen, bevor andere begonnen werden und welche parallel
bearbeitbar sind
● bildet die Grundlage der Kontrolle und Steuerung des Projekts
während der Durchführung
● erlaubt schnellen, transparenten Überblick über zeitliche und
inhaltliche Eckpunkte (vgl. Schiersmann u.a. 200, S.149)
● zunächst empfiehlt sich eine Grobplanung, Feinplanung im nächsten
Arbeitsschritt
● Pufferzeit für unvorhergesehene Ereignisse einplanen
● Balkenpläne mit Anfangs- und Endpunkten sind einfachere Verfahren
der Terminplanung und- verfolgung als Netzwerktechnik (vg. Schelle,
1996, S.87)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Projektablaufplan (PAP)
● Vorgehen:
●
●
●
●
●
Dauer der Arbeitspakete bestimmen
Abhängigkeiten feststellen
Planungsspielraum ermitteln durch Vor- und
Rückwärtsrechnung
Meilensteine berücksichtigen
Entscheidung über Termine treffen
● Instrumente:
●
●
●
Balkendiagramm
vernetztes Balkendiagramm
Netzplantechnik (für große Projekte)
© Dunkhase 2005
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Vorgangskasten
spätester
Anfangszeitpunkt
Vorgangsnummer
spätester
freie Pufferzeiten
Vorgangsname
frühester
Anfangszeitpunkt
Endzeitpunkt
frühester
Dauer
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Endzeitpunkt
Weitere Pläne
● Kapazitätspläne
●
●
Freistellung betreffender Person für die Arbeit?
Kann der Arbeitsausfall dieser Person im Kerngeschäft abgefangen
werden/ Wer übernimmt die Arbeit der Person im Kerngeschäft?
(Freistellung?)
● Kostenpläne
●
●
Einsatz bei großen, finanzintensiven Projekten
Rechtzeitige zur Verfügungstellung von Finanzmitteln
● Betriebsmittelpläne
●
Gesamtprojektkosten (werden im sozialen Bereich bei kleineren
Projekten eher selten ermittelt [werden eher grob geschätzt oder aus
dem laufenden Betrieb entnommen])
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Personal- und Kapazitätsplan
● sinnvoll bei komplexen Projekten mit Beteiligung
mehrerer Personen
● organisationsinterne Verantwortung für das
jeweilige Arbeitspaket/ die Teilaufgabe ist
festzulegen (wenn externe Personen beteiligt sind)
● Beginn des Arbeitspakets sowie Zeitpunkt des
Vorliegens von Arbeitsergebnissen sind festzulegen
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Kostenplan
Zeit
Kostenart
11/06
12/06
01/07
….
Sachkosten
.
.
Personalkosten
.
.
Investitionen
.
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
© Dunkhase 2005
Realisierungsphase
● auch bekannt als Umsetzungs- oder Durchführungsphase
● Umsetzung von Planung in Handlung
● Aufgaben:
●
●
erkennbaren Abweichungen vom Plan ist gegenzusteuern
die drei konkurrierenden Zielgrößen überwachen
„Projektmanagement ist ein permanenter
Entscheidungsprozess im Ziel-Mittel-Konflikt.
Projektmanagement heißt: Leistung und Kosten und Zeit
simultan zu managen.“ (Kessler u.a. 1997, S. 53)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Realisierungsphase
Hierbei kann man drei Phasen des Überwachungs- und
Steuerungsprozesses unterscheiden:
● Erfassung des Ist-Zustandes,
● Analyse und Interpretation von Abweichungen
zwischen den Planungsprozessen und der
tatsächlichen Situation,
● Einleitung von (Gegen-) Steuerungsmaßnahmen.
(vgl. Boy, u.a. 1997, S. 87)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Controlling und Steuerung
Steuerung
Planung
durch:
- Ziele
- Veränderte Ziele
- Wege/ Maßnahmen
- Veränderte Maßnahmen
- Zeit/ Termine, Kosten und
Ressourcen sowie Qualität
der Leistung/ des Produktes
Kontrolle der Umsetzung
Interpretation und
der Planung
Bewertung
Erfassen des augenblicklichen
der Abweichung
Ist- Zustandes und Feststellen
der Abweichung vom
(Planungs-) Soll
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
© Schiersmann/ Thiel 2000
Realisierungsphase
Für Abweichungen vom Plan kann es zahlreiche Ursachen geben:
● „Verabredete Termine können nicht gehalten werden
● Ergebnisse von Recherchen erfordern veränderte Maßnahmen
● notwendiger Personalbedarf wurde unterschätzt
● unvorhergesehene externe Einflüsse zwingen zur
Kurskorrektur
● psychosoziale Faktoren beeinträchtigen den Projektfortschritt
● Fehler in der Arbeitsausführung“ (ebd., S. 134)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Maßnahmen der Gegensteuerung
● Erhöhung der bereitgestellten Finanzen oder der
Personal- bzw. sonstiger Ressourcen
● Verlängerung der Zeitbudgets
● Reduzierung des Leistungsumfangs bzw. der
beabsichtigten Qualitätsziele
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Checkliste für das Controlling und Steuern in der Realisierungphase
●
●
●
●
●
●
●
●
Stimmen Planung und tatsächlicher Projektverlauf noch überein?
Auf Was (Teilaufgabe bzw. Arbeitspaket) bezieht sich gegebenenfalls
die Abweichung? Ist dabei eher die Sach-, Methoden- oder Beziehungsebene betroffen?
Wie (mit welcher Methode) hat wer was als Abweichung zwischen
Ist und Soll festgestellt?
Als wie gravierend wird sie vom Projektteam eingeschätzt?
Welche Maßnahmen scheinen für die Korrektur geeignet?
Wenn Sie sich für eine Strategie der Gegensteuerung entschieden haben:
Sind mögliche Nebeneffekte oder unerwünschte Langzeitfolgen aufgrund
Ihrer Korrekturmaßnahmen zu befürchten?
Wer kontrolliert wann und wie die Auswirkung Ihrer Gegenmaßnahme?
Sind die Abweichungen und/oder die getroffenen (Gegen-)Maßnahmen
so einschneidend, dass Sie dem Entscheiderkreis vorgelegt werden müssen?
Checkliste aus Schiersmann u.a. 2000, S. 219 f.
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Abschlussphase
● Abnahme durch den Auftraggeber erfolgt
● Ergebnis des Projekts und gewonnene Erfahrungen
werden analysiert und dokumentiert (mind. interne
Reflexion, möglichst schriftlich)
● Dank an die Projektmitarbeitenden, Promotenden und
Projektbeteiligten (ggf. Projektabschlussfeier)
● Projektmitarbeitende sind in die Fachabteilungen
wieder zu integrieren (bei größeren Projekten)
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
Ein „typischer“ Projektverlauf
Eine Weisheit der Dakota Indianer sagt: „Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steige ab!“
„Jubel, Trubel,
Heiterkeit“
Es geht weiter, weiter…
O
P
T
I
M
I
S
M
U
S
Enthusiasmus
„Vielleicht doch keine so
schlechte Idee…“
„Das braucht Zeit…“
„Es sind noch keine
Ergebnisse in Sicht…“
?
Skepsis
„Ist unsere Idee
„Erste Erfolge
werden sichtbar!“
?
„Ist es das Ganze
überhaupt wert?“
realisierbar?“
?
P
E
S
S
I
M
I
S
M
U
S
֠
Wochen oder Monate
Dipl. Sozialarbeiter / Sozialpädagoge Christof Schmitt
The Dark Night of
the Projekt
Wenn es klemmt und schwerwiegende
Probleme auftauchen, „eingreifen, statt
durchwursteln“