Projektmanagement

Projektmanagement
H.Wolf
Projekt
Projektdefinition
Nach DIN 69901 ist ein Projekt ein
befristetes Vorhaben, das im Wesentlichen
durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in
ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
[Projektmanagement]
2
Projektmanagement
Projektmanagementdefinition
Nach DIN 69901 ist Projektmanagement
die Gesamtheit der Führungsaufgaben,
Führungstechniken und Führungsmittel zur
Abwicklung eines Projektes.
[Projektmanagement]
3
Projektorganisation
Projektorganisationsdefinition
Nach DIN 69901 ist Projektorganisation die
Gesamtheit der Organisationseinheiten und
der aufbau- und ablauforganisatorischen
Regelungen zur Abwicklung eines Projektes.
In der Projektorganisation wird folgendes festgelegt:
•
•
•
•
Arbeitseinteilung zwischen Personen und Teams
AKV: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten
Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten
Koordinationsinstrumente (z.B. Abstimmungszirkel)
[Projektmanagement]
4
Projektauftraggeber
Lenkungsausschuss
Projektleiter
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Externe
Beteiligte
[Projektmanagement]
5
Merkmale eines Projektes
Eindeutige Zielsetzung
•
Eindeutige Aufgabenstellung / Zielsetzung
•
Zeitliche Befristung
•
Einmaligkeit / Neuartigkeit der Aufgabe
•
Begrenzte Ressourcen
•
Begrenztes Budget
•
Projektspezifische Organisation
•
Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
[Projektmanagement]
6
Projektmanagement
Projektmanagementdefinition
Nach DIN 69901 ist Projektmanagement
die Gesamtheit der Führungsaufgaben,
Führungstechniken und Führungsmittel zur
Abwicklung eines Projektes.
Projektmanagement
[Projektmanagement]
Prozess
7
Projektmanagement
Strukturierungsphasen
Abschluss
Definition
Übergabe
Dokumentation
Problemanalyse
Planung
Realisierung
Stuktur- und
Terminplanung
Projektdurchführung
[Projektmanagement]
8
Phase 1: Projektdefinition
Abschluss
Definition
Realisierung
Planung
[Projektmanagement]
9
Was ist ein Projekt?
Geben Sie ein Beispiel aus der eigenen
persönlichen Erfahrung und wenden Sie auf
dieses Projekt die Definitionen an!
Aufgabe:
• Definieren Sie ein Projekt
• Sind die Merkmale des Projekts erfüllt?
• Formulieren Sie das Projektziel
• Nennen Sie den Zeitplan und die
einzusetzenden Ressourcen
[Projektmanagement]
10
Wichtige Ziele des Projektmanagements
•
Transparente Umsetzung der
Aufgabenstellung in eine Projektplanung
•
Orientierung am Projektziel und
Konzentration der Kräfte auf das Projekt
•
Reaktion auf Probleme und Konflikte
•
Kontrolle der Projektziele
•
Anpassung des Projekts an geänderte
Rahmenbedingungen
[Projektmanagement]
11
Magisches Dreieck
Sachziel
Terminziel
Kostenziel
[Projektmanagement]
12
Ziele sollten SMART sein
Spezifiziert
Messbar
(Sind die Ziele klar beschrieben?)
(Sind die Ziele messbar?)
Ambitioniert
(Stellen die Ziele eine Herausforderung dar?)
Realistisch
(Sind die Ziele erreichbar?)
Terminiert
(Wann wird gemessen?)
[Projektmanagement]
13
[Projektmanagement]
14
Warum scheitern Projekte?
[Projektmanagement]
15
Prozess des Projektmanagements
Kontrolle
Planung
Steuerung
Organisation
Koordination
Projektmanagment ist die Kunst mit 10 Fingern
11 Korken unter Wasser zu halten
[Projektmanagement]
16
Projektbeteiligte (DIN 69905)
Gesamtheit aller Projektteilnehmer, betroffenen und -interessierten, deren
Interessen durch den Verlauf oder das
Ergebnis des Projekts direkt oder indirekt
berührt sind. Dazu gehören z.B.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Auftraggeber,
Auftragnehmer,
Projektleiter,
Projektmitarbeiter,
Nutzer des Projektergebnisses,
Arbeitnehmervertretung,
Anwohner,
Naturschutzverbände,
Stadtverwaltung, Banken, Politik usw.
[Projektmanagement]
17
Projektleitung
Die DIN 69901 definiert eine Projektleitung als
„für die Dauer eines Projektes
geschaffene Organisationseinheit, welche
Planung, Steuerung und Überwachung
dieses Projektes verantwortlich ist.“
[Projektmanagement]
18
Aufgaben der Projektleitung
•
Projektdefinition
•
Projektorganisation
•
Projektplanung
•
Kommunikation
•
Umfeldmanagement
•
Projektcontrolling
•
Projektdokumentation
•
Mitarbeiterführung
[Projektmanagement]
19
Anforderungen an die Projektleitung
Technisches
Fachwissen
Wirtschaftliches
Fachwissen
Moderator
Konfliktmanager
Führungspersönlichkeit
[Projektmanagement]
20
Anforderungen an die Projektleitung
Managementkompetenz
Persönliche Kompetenz
Soziale Kompetenz
Fachkompetenz
[Projektmanagement]
21
Aufgabe
Geben Sie Beispiele aus der eigenen
persönlichen Erfahrung über notwendige
Kompetenzen eines Projektleiters zu den
folgenden Qualifikationen:
•
Managementkompetenz
•
Fachkompetenz
•
Sozialkompetenz
•
Persönliche Kompetenz
[Projektmanagement]
22
Projektmitarbeiter
Nach DIN 69901 werden Projektmitarbeiter
rein formell zu den Aufgabenträger
(Ressourcen) gezählt.
[Projektmanagement]
23
Auswahl der Projektmitarbeiter
Fachkompetenz
Kriterien
Erfahrung
Teamkompetenz
Herkunft
intern
Einsatzzeit
extern
[Projektmanagement]
24
Fachkompetenzen der Projektmitarbeiter
Fachkompetenz
•
•
•
•
•
Kreativitätsmethoden
Visualisierungsmethoden
Präsentationsmethoden
Entscheidungstechniken
Dokumentationsverfahren
•
•
•
Textverarbeitung
Tabellenkalkulation
Grafikprogramme
[Projektmanagement]
25
Kreativitäts- und Problemlösungsmethoden
•
Brainstorming
•
635 Methode (6 TN, 3 Ideen, 5x Weiterreichen)
•
Mind-Mapping
•
Nutzwertanalyse
•
Ishikawa-Diagramm (Fischgrät-Diagramm)
[Projektmanagement]
26
Teamkompetenz der Projektmitarbeiter
Teamkompetenz
•
Kommunikationsfähigkeit
•
Kompromissbereitschaft
•
Lernbereitschaft
•
Anpassungsfähigkeit
•
Kritikbereitschaft
•
Empathie (die Fähigkeit, auf
andere einzugehen)
[Projektmanagement]
27
Projektteam
Teambildungsphasen
Auflösungsphase
adjourning
Formuierungsphase
forming
Konfliktphase
storming
Produktive Phase
performing
Konsolidierungsphase
norming
[Projektmanagement]
28
Projektteam
Teamentwicklungsphasen
[Projektmanagement]
29
Kompetenzaufteilung bei
Projektorganisationsformen
Kompetenz der
Linie
Kompetenz der
Projektleitung
StabProjektorganisation
MatrixProjektorganisation
[Projektmanagement]
Reine
Projektorganisation
30
Projektstabsorganisation
Leitung
Projektleitung
Verwaltung
Produktion
[Projektmanagement]
Verkauf
31
Projektmatrixorganisation
Leitung
Verwaltung
Produktion
Verkauf
Projektleitung
[Projektmanagement]
32
Reine Projektorganisation
Leitung
Verwaltung
Produktion
Verkauf
[Projektmanagement]
Projektleitung
33
Phase 2: Projektplanung
Abschluss
Definition
Realisierung
Planung
[Projektmanagement]
34
Projektplanung
Die Projektplanung ist ein systematischer
und methodischer Prozess zur
Informationsgewinnung über den zukünftigen
Ablauf des Projektes und zur gedanklichen
Vorwegnahme der zur Projektdurchführung
notwendigen Aktivitäten.
[Projektmanagement]
35
Projektplanung
Planung heißt, Probleme erkennen,
aufzeigen und lösen, bevor sie eintreten!
[Projektmanagement]
36
Einteilung der Planungsphasen
Grobplanung
•
•
Projektstrukturplan
Projektablaufplan
Feinplanung
•
•
•
•
Projektterminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätsplan
[Projektmanagement]
37
Richtwerte für Projektstrukturpläne
• 5-10 logische Teilaufgaben
• 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe
Arbeitspakete:
•
•
•
•
•
1 Verantwortlicher
Mitarbeit: < 8 Personen
Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h)
Bearbeitungsdauer: < 3 Monate
5-7 Meilensteine
Grundsatz des Projektstrukturplanes (PSP):
„Vom Groben zum Detail“
[Projektmanagement]
38
Geplant wird der Bau eines Einfamilienhauses:
Erstellen Sie einen Projektstrukturplan:
•
Gliedern Sie dieses Projekt in 3 Teilaufgaben mit je max. 4 Arbeitspakete
und stellen Sie Ihr Ergebnis als PSP dar.
•
Schätzen Sie die Dauer für die jeweiligen Arbeitspakete in Wochen.
•
Setzen Sie Meilensteine
1. Ebene Projekt
Hausbau
2. Ebene Teilaufgabe
3. Ebene Arbeitspaket
[Projektmanagement]
39
Aufgabe
Erstellen Sie ein Balkendiagramm oder einen
Netzplan aus Ihrem Projektstrukturplan.
•
•
•
Ermitteln Sie die Gesamtdauer des Projektes
Ermitteln Sie den kritischen Pfad des Projektes
Geben Sie 2 mögliche Meilensteine an
[Projektmanagement]
41
Sie sollen in Ihrer Abteilung für die Installation und
Inbetriebnahme einer neuen Maschine einen Projektablaufplan
erstellen.
Erstellen Sie hierzu einen Balkenplan
Nr.
Vorgang
Vorgänger
Dauer
-
3
10
Planung Installation
20
Vorbereiten Fundament
10
5
30
Vorbereitung Elektroinstall.
20
2
40
Installation Hydraulik
20
1
50
Montage der Maschine
30,40
4
60
Abnahme der Maschine
50
1
70
Erstellen Abnahmeprotokoll
60
1
80
Schulung der Mitarbeiter
60
2
90
Entsorgung Verpackung
50
2
[Projektmanagement]
43
Lösung Aufgabe Balkenplan
Nr
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
10
20
30
40
50
60
70
80
90
[Projektmanagement]
44
Ein Auftrag wurde mithilfe der Netzplantechnik geplant.
Die Durchlaufzeit dieses Auftrages soll optimiert werden.
0
0
1/A
10 10
0
10
2/B
10 18 28
4/D
28 12 40
10
28
0
28
0
40
3/C
10 14 24
5/E
24 10 34
16
30
0
30
6
6/F
40 1 41
40
0
41
40
Verändern Sie den Netzplan unter folgenden Vorgaben:
- Im Vorgang B wird auf zwei identischen Anlagen parallel gefertigt
- Der Vorgang E verkürzt sich durch technische Optimierung um
eine Zeiteinheit
[Projektmanagement]
45
Lösung a, b
2a/B
10 9 19
12
0
0
1/A
10 10
0
10
2
21
2b/B
10 9 19
4/D
19 12 31
6/F
33 1 34
12
21
33
2
21
2
33
3/C
10 14 24
5/E
24 9 33
10
24
0
24
0
[Projektmanagement]
0
34
33
46
Projektressourcenplan
Beinhaltet:
•
•
Kapazitätsplan
Kostenplan
[Projektmanagement]
47
Kapazitätsplanung
Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von
Personen und Sachmitteln. Diese müssen
• in der richtigen Art und Qualität
• in der richtigen Menge
• zur richtigen Zeit
• am richtigen Ort
bereitstehen.
Vorgehensweise:
• Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit)
• Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten
• Soll-Ist-Vergleich
• Ausgleich von Kapazitätslücken
[Projektmanagement]
48
Aufgabe
Erstellen Sie für den Bau des Einfamilienhauses
einen Projektressourcenplan
Anhand einer Tabelle kann jeder Aufgabe einer Ressource
(Mitarbeiter, Maschine) zugeordnet werden. Dabei können
Termineinschränkungen berücksichtigt werden.
Beispiel:
Nr
1.1
1.2
1.3
1.4
Tätigkeit
Erdarbeiten
Fundament ausheben
Dach decken
Fenster und Türen
usw.
Dauer
1
9
3
1
Ressource
Bagger
Maurer
Zimmerer
Schreiner
[Projektmanagement]
Beschränkung
nur Woche 3
Urlaub Woche 6-8
49
Kostenplanung
Ziele des Kostenplans
•
•
•
Ermittlung des gesamten Projektbudgets vor Projektbeginn
Grundlage für die Kalkulation eines Angebots von externen
Projekten
Grundlage für die Überwachung von Projektkosten
Darstellung des Kostenverlaufs
Kostenkurve:
Kumulierte Kostenkurve:
[Projektmanagement]
50
Risikoanalyse
1.
2.
Analysieren
Bewerten
3.
Entscheiden
Auswirkung
B A
D C
Wahrscheinlichkeit
[Projektmanagement]
51
Arten von Risiken
Technische Risiken
Neuartigkeit des Produkts, Schnittstellenprobleme…
Wirtschaftliche Risiken
Bonitäts-, Finanzierungs- und Währungsrisiko,
ungünstige Marktpreisentwicklung…
Personelle Risiken
Personalkapazitäten, Qualifikation der Mitarbeiter…
Umwelt-Risiken
geltendes Recht, gesellschaftliche Veränderungen,
Qualitätsrisiken
Terminrisiken
[Projektmanagement]
52
Risiken bewerten
Tragen Sie die hier dargestellten Werte in eine
ABCD – Matrix ein.
[Projektmanagement]
53
Risiken übertragen
[Projektmanagement]
54
Phase 3: Realisierung
Abschluss
Definition
Realisierung
Planung
[Projektmanagement]
55
Grundsätze der Projektsteuerung
[Projektmanagement]
56
Grundsätze der Projektsteuerung
Ziel:
Frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen und
Aufzeigen von Abweichungstendenzen
Komponenten der Projektsteuerung:
• Zeit
• Aufwand und Kosten
• Fortschritt
• Qualität
Absicherung der Projektsteuerung:
• Systematische und durchgängige Projektdokumentation
• Dokumentieren der Ergebnisse mit Hilfe des PMBerichtswesen
[Projektmanagement]
57
Regelkreisprinzip
Drei Phasen der Projektüberwachung
1. Ermittlung von Daten, welche die aktuelle Situation im
Projekt ergeben
2. Soll-/Ist-Vergleich: Feststellung von Abweichungen
3. Bewertung: Feststellung von Gründen für Abweichungen
[Projektmanagement]
58
Phase 4: Projektabschluss
Abschluss
Definition
Realisierung
Planung
[Projektmanagement]
59
Projektabschluss
Definition
Der Projektabschluss ist nach DIN 69905
das formale Ende eines Projektes.
[Projektmanagement]
60
Projektabschluss
Auch der Projektabschluss ist zu gestalten,
dazu gibt es eine eigene Projektphase
•
•
•
•
•
Wesentliche Aktivitäten der Projektabschlussphase
Formaler Projektabschluss
Projektabschlussbericht
Abschlusspräsentation
Projektabschlusssitzung
Projektabnahme durch den Auftraggeber
•
•
•
Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen
Nachbetrachtung der Projektarbeit
Sicherung der im Projekt gesammelten Erfahrungen
[Projektmanagement]
61