accantum

Digitale Dokumenten- und Archivlösungen
[accantum] Das webbasierte
Archiv und Dokumenten
Management System
www.accantum.de
Accantum ist Hersteller für Dokumenten– und Archivlösungen
Wir stellen Software her, die Ihnen hilft, Zeit und Geld zu sparen. Unsere Lösung digitalisiert Ihre Papierdokumente und schafft
eine deutlich schnellere Bearbeitung aller elektronischer Dokumente. Wir sorgen dafür, dass Ihre Dokumente langfristig und
sicher archiviert werden, ohne hierfür teure Papierarchive zu unterhalten.
Die Accantum GmbH bietet seit dem Jahr 2000 Lösungen in den Bereichen Dokumentenverwaltung,
Prozessoptimierung und digitaler Archivierung an.
[accantum] - das Dokumentenmanagement-/Archivsystem ist für alle Unternehmensgrößen geeignet.
Richtig geplant und auf Ihr Unternehmen individuell
angepasst, bringt die digitale Dokumentenverarbeitung spürbar effizientere Abläufe, eine Steigerung der
Qualität, eine Reduzierung Ihrer Kosten und nicht zuletzt Mitarbeiter, die sich mit Ihrem Wissen auf Ihre
eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können.
Kundenanforderungen analysieren, anschließend in
Projekten umsetzen und fachlich betreuen, sind die
Stärken von Accantum. Unsere DMS/Archivlösung
[accantum] wird laufend weiter entwickelt, aktuell bieten wir ein breites ausgereiftes Produktportfolio an.
Unser Ziel ist es, „papierbasierte Dokumente“ mit
den zunehmend „elektronischen Dokumenten“ in
Einklang zu bringen, in Prozessen kostensparend zu
vereinheitlichen und automatisiert zu verarbeiten.
Unsere Vision:
Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch zeit– und
kostensparende Dokumentenprozesse zu verschaffen.
Unser Team:
Motivierte IT-Fachkräfte, Informatiker mit betriebswirtschaftlichem Wissen, Softwareentwickler mit langjähriger Erfahrung und ein starkes Partnernetzwerk.
Dank der Neuentwicklung, verfügt [accantum] über
eine hervorragende technische Basis und lässt sich
flexibel in bestehende IT-Landschaften einbinden.
Unsere Produkte sind branchenneutral.
Vorteile:
2
Systemanforderungen/Module:
Accantum Partner Netzwerk
Accantum verfügt über ein qualifiziertes Partnernetzwerk in D/A/CH.
Accantum schafft für jedes Unternehmen die passende Lösung.
Die Liste der Accantum Vertriebspartner finden Sie auf unserer Webseite www.accantum.de
Accantum ist vorwiegend im deutschsprachigen
Vorteile:
Raum
(Deutschland, Österreich, Schweiz) tätig.
Projekte in weiteren Ländern wurden erfolgreich
realisiert.
Accantum bietet zahlreiche Veranstaltungen und
Systemanforderungen/Module:
Archiv-Fachtage.
Aktuelle Termine finden Sie unter
www.accantum.de
3
DMS - Dokumentenlogistik für das moderne Büro!
DMS ist das Informationszentrum Ihres Unternehmens! Einheitliche, vollständige Dokumentenverwaltung, unabhängig von
Herkunft und Art. Automatisiert Dokumente erkennen, prozessorientiert durch das Unternehmen steuern, verschlagworten und an der richtigen Stelle ablegen spart ebenso Ressourcen, wie das schnelle gezielte wiederfinden, auswerten und
weiterleiten von Dokumenten.
Suche/Recherche
Bei elektronischen Archivsystemen steht die Verwaltung
von unveränderbaren Dokumenten wie Belegen, Verträgen, Personalakten, Telefaxen und E-Mails im Vordergrund. Der sichere Zugriff, die unveränderbare revisionssichere Aufbewahrung, schnelles wiederfinden einzelner Dokumente, als auch ganzer „Vorgänge“ sowie die Einhaltung
gesetzlicher und sonstiger Vorgaben sind dabei wesentliche
Aspekte.
Ein DMS verwaltet sowohl „archivierte“ als auch
„lebende“ Dokumente, samt den dazugehörigen Metadaten. Ein Dokument besteht aus Primär– und Metadaten.
Primärdaten, die eigentlichen Dokumente, können mittels Volltexterkennung gelesen werden. Anhand von Metadaten, wie Kategorie (Rechnung, Vertrag), Attribute
(Belegnummer, Datum) oder Kontext kann das Dokument
eindeutig zugeordnet, verwaltet und abgelegt werden.
[accantum]
Archiv Server
LTA
Das [accantum] Workflowsystem steuert dokumentenbasierte Prozesse. Je nach Kategorie werden Dokumente
verschiedenen Aufgaben zugeordnet und Bearbeitern in
der richtigen Reihenfolge zugewiesen. Wiederkehrende
Prozesse (Rechnungsfreigaben, Investitionsanträge) werden mit einem Workflowsystem, auch BPM Business
Prozess Management genannt, effizient gesteuert. Alle
drei Komponenten zusammen bezeichnet man als ECM -Enterprise Content Management.
Ziel der Einführung eines solchen Systems ist, dass Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in einem zentralen System vorliegen sowie vor Änderungen und unerlaubtem Zugriff geschützt sind.
Vertrieb kann per Web auf
Dokumente zugreifen
Sie erhalten eine Belegkopie
aus unserem DMS per EMail
E-Mail
Fachabteilungen
Vertrieb
Anbindung weiterer
Standorte / Filialen
Gemeinsame
Dokumente
Standorte weltweit
Kunde bekommt
Zugriff auf „seine Belege“
Zentrale Ablage
aller Dokumente
Geschäftspartner/Kunde
BackOffice
Vorteile:
•
•
•
•
•
4
Einheitliche transparente Verarbeitung / Archivierung
aller Dokumente
IT-Compliance, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Paralleler Mitarbeiterzugriff auf Dokumente
Zugriffsschutz auf Dokumente / Authentifizierung
Kosten– und Ressourceneinsparungen
Systemanforderungen/Module:
•
•
•
Microsoft Windows Server 2003/2008
Microsoft SQL Server 2005/2008
[accantum] DMS/Archivserver
Posteingangsverarbeitung — Input Management
Postbearbeitung ist eine Routinetätigkeit, die in jedem Unternehmen täglich anfällt. E-Mails, Faxe und klassische Briefpost
werden geöffnet, sortiert und gezielt weitergeleitet. Die papiergebundene Weiterleitung ist mühsam, kostenintensiv und
langsam. Eine schnelle und kundenfreundliche Verarbeitung scheitert oftmals an langsamen Wegen zu den richtigen Bearbeitern. [accantum] stellt Ihren Posteingang auf elektronische Dokumente um und optimiert Ihre Postverarbeitung.
Ihre komplette Postverteilung erledigt im einfachsten Fall
die elektronische Posteingangsverarbeitung. Beliebig viele Adressaten können in unterschiedlichen Abteilungen
oder an den verschiedensten Standorten gleichzeitig mit
den notwendigen Informationen versorgt werden.
Mit dem [accantum] Dokumenten Server können Sie
Eingangsbelege automatisiert klassifizieren, prüfen und
gezielt der passenden Verarbeitung zuführen.
Das Scannen der Post setzt eine optimale Scanqualität für
eine zügige und reibungslose Posteingangsverarbeitung
voraus. Abhängig von Postmenge und Organisation können mehrere Scanarbeitsplätze parallel betrieben werden,
auch an verschiedenen Standorten.
Posteingang
Briefpost
Die Erkennung und Vorverarbeitung eingehender Briefpost, wie auch digitaler Dokumente, wird vom Dokumentenmanager vorgenommen. Dabei werden die Belege
auf Vollständigkeit sowie Plausibilität geprüft und im Anschluss zur Weiterverarbeitung bereitgestellt.
Die Ablage des Posteingangs erfolgt im elektronischen
Archiv, wobei streng auf die Erfüllung von Compliance
Richtlinien geachtet wird. Durch die Zuordnung von Dokumentenkategorien und einem umfassenden Zugriffsmanagement lassen sich auch komplexe Aktenführungen
einfach und übersichtlich abbilden.
Bei einem Dienstleister konnte der wöchentliche Zeitaufwand für die Erfassung, Verteilung und Ablage der Dokumente um 6 Stunden gesenkt werden. Diese Zeit steht nun
für anderweitige Arbeiten zur Verfügung.
Erkennung / Vorverarbeitung
von Dokumenten
Papier
Dokumente
Post, Eingangsbelege ...
[accantum]
Dokumenten Server
Digitaler
Posteingang
Digitale
Dokumente
Vorteile:
•
•
•
•
E-Mail
Systemanforderungen/Module:
Umstellung auf papierlose PosteingangsverarbeitungLangzeitspeicher
• Microsoft Windows Server 2003/2008
Optimierung der Geschäftsprozesse durch elektronische
• Microsoft SQL Server 2005/2008
physikalisch unveränderbare
Postverteilung und –bearbeitung
• [accantum] Dokumenten Server
langzeitsichere
Dokumente
Einheitliche Zusammenfassung von papiergestützten
und
digitalen Vorgängen
Zeitsparende, sichere Postzustellung an Mitarbeiter
5
Dokumentenprozesse - Workflow
Ein Workflowsystem optimiert papierlose Geschäftsprozesse zwischen den Beteiligten. Ziel ist es, den Kostenaufwand
in der Verwaltung zu senken, um dem Unternehmen deutlich spürbare Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
Das [accantum] Workflow System beschreibt dokumentenbasierte papierlose Standardvorgänge zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten. Dokumente und
zugehörige Metadaten werden in Arbeitsschritten automatisiert. Resultierend erhält man eine strukturierte
elektronische Vorgangsbearbeitung, die Fehlerquellen
eliminiert und Vorgänge für die Beteiligten transparent
abbildet.
Ziel ist ein automatisierter Informationsfluss, zur vereinfachten Weitergabe und Bearbeitung von Arbeitsabläufen. Workflow Systeme verkürzen die Durchlaufzeiten,
da Weiterleitungen der erforderlichen Dokumente an die
zuständigen Personen optimiert werden.
Das [accantum] Workflow System erlaubt es, Dokumente
samt zugehöriger Informationen, in automatisierten Arbeitsschritten strukturiert nacheinander abzuarbeiten.
Hier ist die Rechnungseingangsprüfung und –freigabe
einer der „Klassiker“ unter den Prozessen.
Ergänzend können externe Portal– und Workflowsysteme
zum Einsatz kommen. Dies ist der Fall, wenn weitere
Systemlandschaften oder bereits bestehende Portale, wie
beispielsweise der SharePoint Server, vorhanden sind.
Diese Portale können durch unser Archivsystem ergänzt
und / oder entlastet werden.
In einem Handwerksbetrieb wurde der Dokumentendurchlauf mit Hilfe des [accantum] Workflows beschleunigt.
Dadurch können bei Eingangsrechnungen die Skontofristen
besser eingehalten werden. Das Einsparungspotential liegt
seit der Einführung bei knapp € 10.000,-- p.a.
Rechnungsprüfung
durch Fachabteilung
Rechnungseingang
Rechnungsfreigabe
Abteilungsleiter/GL
[accantum]
Workflow
Buchhaltung
Vorteile:
Systemanforderungen/Module:
•
•
•
•
•
•
•
•
6
Kostenreduzierung in der Verwaltung
Optimierung / Beschleunigung der Dokumentendurchlaufzeiten / Geschäftsprozesse
Qualitäts-/ Produktivitätssteigerung
Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und Prozessen
Microsoft Windows Server 2003/2008
Microsoft SQL Server 2005/2008
[accantum] DMS/Archivserver
Anbindung externer Portal-/ Workflowsysteme
Postausgangsverarbeitung — Output Management System
Papier, Druck und Porto sind teuer, der Papierverbrauch belastet die Umwelt. Der Kern eines jeden Output Managements ist die Druckkostenoptimierung. Hauptaugenmerk liegt darauf, überflüssige Papierausdrucke zu vermeiden.
ng
Erkennung / Vorverarbeitung
von Dokumenten
Papier
Dokumente
Post, Eingangsbelege ...
Output Management ist ein Teilbereich des Dokumentenmanagements im Unternehmen.
Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Mitarbeiter
werden mit einem OMS schnell und effizient mit den benötigten Dokumenten und Informationen versorgt.
Mit verschiedenen Technologien erzeugte Dokumente, ob
als Druckerzeugnis, Fax, E-Mail oder in weiteren beliebigen Formen, werden strukturiert miteinander
verarbei[accantum]
tet.
Dokumenten Server
Output Management ermöglicht beispielsweise UnterDigitaler
nehmen, einen zentral ausgelösten Druck von Dokumenten an beliebigen Standorten / Filialen.
Posteingang
Automatische Verarbeitu
ein- und ausgehender E-M
Output Management etabliert sich in erster Linie über
RegelbasierteJeE-Mail
Archivie
die Druck– und Versandkostenoptimierung.
mehr Dokumente elektronisch automatisiert erzeugt und verteilt
werden, um so größer sind die Einsparungen im Unternehmen.
Langfristige Steigerungen der Verfügbarkeit von Informationen, insbesondere in Verbindung mit DMS/Archivsystemen, ergeben positive Auswirkungen für den Unternehmenserfolg.
Output Management, im Rahmen des Dokumentenmanagements, steuert Dokumente an verschiedene Zielgruppen, auf unterschiedlichen Ausgabekanälen, in elektronischer oder papierbasierter Form.
E-Mail User
Der hybride Rechnungsversand, d.h. je nach Adressat
postalisch oder elektronisch, gewinnt zunehmend an Bedeutung, da erheblich Kosten und Laufzeiten eingespart
werden.
E-Mail
Output Management
Einem Unternehmen mit 11 Mitarbeitern und jährlichen
Druckkosten von ca. € 4.600 konnten 30%, somit knapp
€ 1.400 jährlich, eingespart werden. Die Portokosten wurden ebenfalls reduziert.
Post, Ausgangsbelege ...
E-Mail
[accantum]
Dokumenten Server
Automatische Verarbeitung
ausgehender Dokumente
Drucker / Couvertieranlage
Hybrider Postversand (Papier/E-Mail)
Vorteile:
•
•
•
•
Automatischer Versand von Ausgangsbelegen/-post
Qualitäts-/ Produktivitätssteigerung
Protokollierter nachvollziehbarer Postversand
Kosteneinsparungen bis zu 30% bei
Druck-/ Portokosten
[acc
Dokume
Systemanforderungen/Module:
•
•
•
•
ADM Accantum Document Manager, OMS
Windowsserver 2003/2008
Drucker oder Couvertieranlage (optional)
E-Mailserver, Signaturdienst (optional)
7
Dokumentenverarbeitung und Archivierung
Erkennung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten.
Sichere standortunabhängige und langfristige Verfügbarkeit von Informationen / Dokumenten.
Ablauf der Dokumentenve
Erkennung / Vorverarbeitung
von Dokumenten
Posteingang
Briefpost
Post, Eingangsbelege ...
Papier
Dokumente
Workflo
Interaktion m
Weiterführend
[accantum]
Dokumenten Server Unternehmens A
ERP/CRM/CAD/Bra
Digitaler
Posteingang
Digitale
Dokumente
E-Mail
Automatische Verarbeitung
ausgehender Dokumente
Vorteile:
8
Drucker / Couvertieranlage
Hybrider
Postversand (Papier/E-Mail)
Systemanforderungen/Module:
Einsparungspotenzial
„In unserem Unternehmen mit 20 Verwaltungsmitarbeitern konnten durch den Einsatz von [accantum] 30 Arbeitsstunden
je Woche für andere Tätigkeiten freigesetzt werden. Das Papierarchiv mit 110qm wurde abgeschafft und als zusätzliche
Bürofläche
Franz Münzker
erarbeitung
mitgenutzt.“
[accantum]
Automatische Verarbeitung
ein- und ausgehender E-Mails
Regelbasierte E-Mail Archivierung
ow / Prozesse
mit Drittsystemen
Langzeitspeicher
E-Mail
physikalisch unveränderbare
langzeitsichere Dokumente
de Belegverarbeitung
Anwendungen
anchenlösungen
E-Mail Server
[accantum]
Archiv Server
LTA
Der durchgängige Dokumentenprozess besteht aus:
Posteingang: Papierbasierte Dokumente erfassen und digitalisieren, sowie elektronische
Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen erfassen und zusammenführen
Validierung: Dokumente auf Korrektheit / Konsistenz überprüfen, Dokumente mit Drittsystemen abgleichen
Prozesse:
Dokumente in Prozesse überführen, Rechnungsfreigaben, Investitionsanträge, etc.
Ablage:
Automatische Ablage von Dokumenten, samt zugehöriger Anhänge / Informationen
Postausgang: Dokumente erzeugen, prozessorientiert zusammenführen, drucken, kuvertieren, elektronisch versenden
Archivierung: Dokumente revisionssicher archivieren, vorhalten und gesichert aufbewahren
IT-Compliance, Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und sonstiger Vorschriften
Vorteile:
Systemanforderungen/Module:
Unser Produktportfolio bietet Unternehmen positive Kosten– und Zeiteinsparungen.
9
Elektronische Archivierung / Langzeitarchivierung
Der Umfang digitaler Daten hat in den letzten Jahren explosionsartig zugenommen. Neue Technologien und Geräte erzeugen
immer mehr Daten. Mit [accantum] werden sensible Daten/Dokumente revisionssicher, kostengünstig und vor allem benutzerErkennung / Vorverarbeitung
freundlich über die vomPosteingang
Unternehmen benötigten - teils sehr langen - Zeiträume archiviert.
Briefpost
von Dokumenten
Post, Eingangsbelege ...
Papier
Dokumente
Elektronische Archivierung bedeutet unveränderbare und
nachhaltige Aufbewahrung elektronischer Daten / Dokumente.
Merkmale des elektronischen Archivs
Die Kernkomponente der Archivierung besteht aus dem
elektronischen Archiv selbst. Die Dokumente werden indexiert, d.h. den Dokumenten werden Metainformationen
hinzugefügt. Danach werden sie in das eigentliche Archiv
abgelegt. Das Überschreiben oder Ändern der Information
auf dem Speichersystem wird verhindert.
•
•
•
•
Die Metadaten der Dokumente liegen in Digitaler
einem Datenbanksystem. Von dort werden spätere Suchanfragen bePosteingang
antwortet, vorausgesetzt, die betreffende Person hat die
Berechtigung dazu.
Die Reduzierung von Personalaufwänden für die Suche, die
Wiedervorlage und den erneuten Versand von Dokumenten
bietet das größte Einsparpotenzial. Insbesondere bei UnE-Mail
DigitaleSupport und
ternehmen mit viel Kundenkontakt,
Verwaltungsaufwand.
Dokumente
Elektronisches Archiv
Revissionssichere
Archivierung
•
•
•
•
Dokumente, Dokumentenvorgänge schnell und zielsicher wieder finden
Unveränderbarkeit, archivierte Informationen können
nicht mehr verändert werden
Zugriffskontrolle / Autorisierung zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff
[accantum]
Dokumente, Zeichnungen, Fotos etc. können mit
Dokumenten
Server
Metadaten versehen
werden
Informationen im Archiv können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden
Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle
(API) an, über die andere Anwendungen auf das Archiv
zugreifen können
Nachvollziehbarkeit, Veränderungsprotokollierung
Unterstützung von Long Term Archiving (LTA)
Diese Eigenschaften zeigen, dass ein Archivsystem weit
mehr bietet als eine herkömmliche Datensicherung.
Elektronische Archivsysteme sind zukunftsweisend und
gehören in jede IT-Umgebung moderner Unternehmen.
Langzeitspeicher
physikalisch unveränderbare
langzeitsichere Dokumente
[accantum]
Archiv Server
LTA
Vorteile:
Systemanforderungen/Module:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10
Digitale Dokumente per Mausklick verfügbar
Standortunabhängigkeit
Dokumente schnell und sicher wieder finden
IT-Compliance, Zugriffsschutz
Reduzierte Aufwände für Ablage und Suche
Raumkosten- und Materialeinsparungen
Windowsserver 2003/2008
[accantum] Archiv Server
DirektLink, externe Suche im Archiv
Langzeit storage (optional)
Integration in Drittsysteme — ERP / CRM / E-Mail / Portale / Office
[accantum] bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zur Anbindung vorhandener Anwendungen. Bestehende IT-Landschaften
werden über allgemeine Standards wie WebServices sowie über speziell entwickelte Konnektoren integriert. Darüber hinaus
bieten wir eine Programmierschnittstelle an, um individuelle Kundenanforderungen zu erfüllen.
Automatische Verarbeitung
ein- und ausgehender Emails
Regelbasierte Email Archivierung
Email
Integrationen in bestehende ERP-Strukturen haben unterschiedliche Integrationstiefen, von der reinen Archivierung ausgehender Dokumente, bis hin zur Suche und Anzeige von bereits archivierten Dokumenten, direkt aus dem
ERP-System heraus.
Auszug der von [accantum] unterstützten ERP-Systeme:
• SAP
• SAGE
• Microsoft Dynamics NAV
• iFAS User
Email
• DIAS
Email Server
Eine vollständige Übersicht der unterstützten IT-Systeme
finden Sie unter www.accantum.de
Dokumente können aus beliebigen Windowsanwendungen, wie beispielsweise Word, direkt mittels dem
Print-Center (virtueller Drucker) archiviert werden.
Bereits vorhandene Dateien sowie komplette Dateiverzeichnisse können mit dem [accantum] File-Archiver archiviert werden. Eine existierende Dateistruktur kann dabei
mit übernommen werden.
Accantum bietet eine Software-Entwicklungsumgebung
(SDK) an. Mit dieser ist es möglich, [accantum] Funktionali[accantum]
täten anderen
Anwendungen zur Verfügung zu stellen bzw.
diese Archiv
dort zu nutzen.
Kunden und Partner schätzen diese
Server
Möglichkeit sehr, um spezielle Anforderungen abbilden zu
können.
[accantum] bietet Schnittstellen zur Integration weiterer
Anwendungen, wie CRM, SharePoint, NOTES etc.
Workflow / Prozesse
Interaktion mit Drittsystemen
Weiterführende Belegverarbeitung
[accantum]
Document Server
Server
Dokumenten
Unternehmens Anwendungen
Vorteile:
•
•
•
•
Dokumentenarchivierung aus Windowsanwendungen
Übernahme von Dateibeständen und Verzeichnissen
Integration in ERP Standardsysteme
Individualisierung mittels SDK
ERP/CRM/CAD/Branchenlösungen
Systemanforderungen/Module:
•
•
•
•
•
Windowsserver 2003/2008
[accantum] Print-Center
[accantum] File-Archiver
[accantum] Schnittstelle zum jeweiligen ERP
[accantum] Software Development Kit
11
E-Mail Archivierung
Die [accantum] E-Mail Archivierung sorgt dafür, dass Sie sich über Ihre E-Mails keine Gedanken mehr zu machen brauchen.
Versehentlich gelöschte E-Mails oder nicht zugängliche, da nur in persönlichen Ordnern abgelegte E-Mails, gehören der
Vergangenheit an.
E-Mails sind aus der Unternehmenskommunikation und
dem Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Gerade
angesichts der Relevanz der E-Mail in der Geschäftskorrespondenz ist der Umgang mit E-Mails organisatorisch
und technisch immer herausfordernder und deren sofortige Verfügbarkeit wichtiger denn je.
Rechtliche Anforderungen, beispielsweise dass E-Mails
gemäß §147 AO, § 257 HGB vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar über einen Aufbewahrungszeitraum (6/10 Jahre) vorzuhalten sind, werden mit der
[accantum] E-Mail Archivierung erfüllt.
Bis zu 80% der schriftlichen Kommunikation findet per
E-Mail statt. Diese E-Mails liegen oft mehrfach und unstrukturiert vor.
Die stete Verfügbarkeit sowie ein effizienter Zugriff ist für
viele Unternehmen geschäftskritisch geworden. E-Mail
Server sind einem stark zunehmende Volumen ausgesetzt.
In Folge dessen entstehen hohe Kosten für die Administration und Erweiterungen der Server– und Sicherungssysteme
werden notwendig.
Mit der [accantum] E-Mail Archivierung können Sie Ihren
Server deutlich entlasten. E-Mails werden regelbasiert
archiviert und können anschließend automatisiert gelöscht werden. Die archivierten E-Mails stehen den Anwendern weiterhin über Ihren E-Mailclient (Outlook)
oder dem Internet-Browser zur Verfügung.
Mit dem [accantum] Archivserver steht Ihnen ein zentrales Ablagesystem für alle E-Mails zur Verfügung.
ung
Automatische Verarbeitung
ein- und ausgehender E-Mails
Regelbasierte E-Mail Archivierung
E-Mail User
Vorteile:
•
•
•
•
•
12
Regelbasierte Archivierung aller E-Mails
Outlook Integration
Entlastung der E-Mail Server
Schutz vor E-Mail Verlust
Rechtssicherheit, IT-Compliance
E-Mail
E-Mail Server
[accantum]
Archiv Server
Systemanforderungen/Module:
•
Konnektor zum jeweiligem E-Mail System
- MS-Exchange 2007, 2010
- Notes ab Version 8.x oder höher
- Tobit David V10, David.fx & .fx Edition 2011
Workflow
/ Prozesse
- Sonstige
IMAP/POP3 Systeme wie Postfix etc.
Interaktion mit Drittsystemen
Weiterführende Belegverarbeitung
[accantum] as a Service
[accantum] ist als SaaS-Lösung verfügbar: Gemeinsam mit unseren Rechenzentrum Partnern bieten wir "Service aus der
Wolke" an. Mit [accantum] SaaS mieten Sie das gesamte Dokumenten-/ Archivsystem, ohne in Hard- und Software zu
investieren! Unsere webbasierte Archivierungslösung verschafft Ihnen jederzeit und ortsunabhängig Zugriff.
Die Nachfrage nach gehosteten Lösungen wird immer stärker. Interessenten und Kunden fragen verstärkt unsere Archivlösung als „Software as a Service“ (SaaS) an.
Wir arbeiten hier mit ausgewählten Rechenzentren zusammen und legen größten Wert auf Hochverfügbarkeit,
Compliance, Datensicherheit und bieten mit unseren RZPartnern ein transparentes Preismodell an.
Da [accantum] von Anfang an als webbasierte Software
entwickelt wurde, eignet es sich hervorragend als gehostete Lösung. Der Benutzer arbeitet nach wie vor mit dem gewohnten Browser.
Dokumentenverarbeitung
Die Datensicherheit ist einer der größten Brennpunkte bei der Entscheidung über den Einsatz moderner
cloud-basierter Lösungen. Die Hochverfügbarkeit Ihrer Lösung wird, neben der Datensicherheit, über unsere RZ-Partner sicher gestellt.
Hohe Kosten für Investitionen waren gestern. Mit
dem attraktiven und transparenten „[accantum] SaaS Modell“ steht Ihnen eine sehr interessante Alternative zur Verfügung. Der Vorteil liegt auf der Hand, die laufenden Kosten
sind leicht prognostizierbar, da sie sich linear mit der Nutzung unseres Systems entwickeln. Unsere Dokumenten-/
Archivlösung als „SaaS“ in der Cloud zu betreiben, ist daher
auch aus wirtschaftlicher Sicht eine sinnvolle Alternative.
Internet
Anwender
Rechenzentrum
[accantum]
Archiv Server
Dokumenten
Erkennung/Verarbeitung
Vorteile:
Systemanforderungen/Module:
•
•
•
•
•
•
•
Soft- / Hardware werden abonniert und nicht gekauft
Benutzerfreundlichkeit / standortunabhängiger Zugriff
Aktuelle Software „steht einfach zur Verfügung“
Dokumente / Daten werden zentral in einem sicheren
RZ gehalten und sind nicht auf PCs und Servern verteilt
Software steht im RZ „rund um die Uhr“ zur Verfügung
Browser
E-Mail Anwendung
13
Nutzen für Unternehmen durch den Einsatz von [accantum ]
[accantum] - die webbasierte Dokumentenmanagementlösung, die mit den Kundenanforderungen wächst.
Das Produktportfolio bietet standardisierte Lösungen, um Ihre Informationslogistik zu optimieren.
Unterschiedlichste Studien belegen die Vorteile durch den Einsatz eines DMS-Archivs.
Stellen Sie sich doch mal folgende Fragen:
•
•
•
•
Wie oft und wie lange suchen Ihre Mitarbeiter täglich
nach Dokumenten / Informationen?
Wie oft kontaktieren Sie Ihre Kollegen meist telefonisch
oder per E-Mail, um Informationen zu erhalten?
Wie lange braucht es, bis Sie die passende Akte aus
dem Papierarchiv gefunden haben?
Wie lange benötigen Sie, um einen kompletten
Geschäftsvorgang vorzufinden?
Realisierbare Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen bestimmen der Umfang und die Integrationstiefe
von [accantum]. Je mehr die Erstellung, Erkennung und
Ablage von Dokumenten, sowie die digitale Suche und
die damit verbundenen Abläufe automatisiert werden
können, umso höher ist der Nutzen.
Einsparung Raum-/Materialkosten bis zu 80%
Reduzierung der Suchzeiten bis zu 90%
Reduzierung der Ablagezeiten bis zu 70%
Die unmittelbare Verfügbarkeit elektronischer Dokumente bringt Unternehmen große Vorteile:
•
•
•
Papier vs. elektronisches Archiv
Einsparung Betriebskosten (Aktenräume, Papier, etc)
Qualitätsgewinn, Steigerung der Auskunftsfähigkeit
durch umgehende Bearbeitung
Einsparung Personalkosten, Arbeitsressourcen stehen
wieder wesentlichen Aufgaben zur Verfügung
Papierarchiv
elektronisches Archiv
Unser Produktportfolio bietet Unternehmen messbare
Kosten– und Zeiteinsparungen. Dies beweisen zahlreiche
Vergleiche vor und nach der Einführung des elektronischen
DMS/Archivs.
1
2
3
4
5
Kosten je Jahr
Kostenersparnis
Kostenersparnis
Einsparungbei
beiRaum,
Raum,
Einsparung
Druck,Porto
PortoMaterial,
Material,
Druck,
Arbeitszeit
Arbeitszeit
Zeitersparnis
Zeitersparnis
SchnelleSuche
Suche
Schnelle
DirekterZugriff
Zugriff
Direkter
Durchlaufzeitverkürzung
Durchlaufzeitverkürzung
Qualitätsaspekte
Qualitätsaspekte
IT-Compliance
IT-Compliance
Transparenz,
Transparenz,
Vollständigkeit
Vollständigkeit
Auskunftsfähigkeit
Auskunftsfähigkeit
GesetzlicheVorschiften,
Vorschiften,
Gesetzliche
Nachweisbarkeit,
Nachweisbarkeit,
Fristen,
GOBs,
GDPdU
Fristen, GOBs, GDPdU
Kostenentwicklung für ein Archiv über 5 Jahre bei einem
mittelständischen Unternehmen. Die durchschnittlichen
jährlichen Kosteneinsparungen bei diesem Unternehmen
betragen 14.000 € und werden um so größer, je länger das
elektronische Archiv betrieben wird.
Wir stellen von der Small Business bis zur Enterprise Version die passende Lösung für Sie zur Verfügung und wachsen
mit Ihren Anforderungen.
Eine Implementierung unserer Lösung benötigt je nach
Umfang zwischen wenigen Tagen und ein paar Wochen.
Nehmen Sie sich Zeit für eine Beratung und sparen Sie
anschließend ein Vielfaches Ihrer Kosten.
Sicherheit
Sicherheit
Zugriffsschutz
Zugriffsschutz
Datensicherheit
Datensicherheit
Vorteile:
14
Systemanforderungen/Module:
Referenzen - Kunden berichten
Sie finden uns in so gut wie jeder Branche wieder, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Folgend ein Auszug unserer Kundenliste und „Stimmen“ unserer Kunden über [accantum].
Banken / Finanzdienstleister
ABN AMRO Bank, Deutschland
AWD Allgemeiner Wirtschaftsdienst AG, Schweiz
Schmalzl Finanzdienste GmbH, Deutschland
Baugewerbe
Padi Steinbautechnik e.K., Deutschland
Spenglerei Peter Koch GmbH, Österreich
AAS Fensterbau, Deutschland
Öffentliche Verwaltung / Dienstleistung
Handelskammer Beider Basel, Schweiz
Neumann GmbH, Deutschland
Versicherungsagentur Prandl, Österreich
Gesundheits- / Sozialwesen
Diakonisches Werk, Deutschland
Deutsches Rotes Kreuz, GS Suhl, Deutschland
Stiftung Ecksberg - Werkstätten, Deutschland
Grundstücks- / Wohnungwesen
GROSSMANN VERWALTUNG, Schweiz
Hausverwaltung Bader, Deutschland
Immobilien Vermietungsgesellschaft Kurz, Deutschland
Handel
Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH, Deutschland
Loeb Handelshaus, Schweiz
Kreuzmayr Gruppe, Österreich/Deutschland
„Durch den Einsatz dieser Lösung haben wir eine preiswerte
Archivlösung. Accantum bietet nicht nur eine gute durchgängige Softwarelösung, sondern löst mit FAST LTA auch das
Problem des revisionssicheren Langzeitarchivs.“
Herr Wiesner - EDV Leiter
AAS Fensterbau
„Mit [accantum] haben wir eine flexible,
kostengünstige und gut verständliche Lösung für unsere
Dokumentenarchivierung gefunden. Über den integrierten
„Workflow“, werden Eingangsrechnungen nach dem Scan
unmittelbar an den entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet. So können wir Skontozahlung besser einhalten, das
spart bares Geld.“ Daniel Aas GF
„Durch den Einsatz dieser Archivlösung wurden die Zeiten
für das Auffinden und Weiterleiten der Dokumente wesentlich verkürzt, da nun alle Dokumente zentral, elektronisch
und revisionssicher vorliegen. Durch den zeitlichen Gewinn
für die Belegvorbereitung, Ablage und Recherche wird sogar Geld gespart, da die physische Ablagen, die viel Platz
einnahmen, hinfällig werden. Ein Gewinn für alle Seiten!“
Hans Aebischer, Leiter Export HKBB
Verkehr / Transport / Logistik
Bruhn Spedition GmbH, Deutschland
EMO-TRANS GmbH, Deutschland
Spedition Nitschke GmbH, Deutschland
Verarbeitung / Produktionswesen
ASKION GmbH
Gerd Mäusbacher Möbelfabrik GmbH
Hamberger Industriewerke GmbH
JOSEF KANZ GmbH & Co. KG
Kullen GmbH & Co. KG
NS Kunststofftechnik Inh. Norbert Schellhorn e.K.
Wolfschmidt Straßenverkehrstechnik GmbH
„Wir wussten langsam nicht mehr wohin, mit dem ganzen
Papier. Dieser Punkt war in erster Linie ausschlaggebend
für die Investition in das [accantum] System. Dass die Lösung noch so viele weitere positive Nutzen mit sich
bringt, können wir jetzt Tag für Tag im laufenden Geschäftsbetrieb sehen.“ Ulrich Neulinger, Geschäftsführer
Firma Nitschke GmbH
„In unserem Betrieb sind 80 Mitarbeiter/innen, 365 Tage im Jahr, 24 Stunden, im Einsatz. Da gibt es
immer wichtigere Dinge zu tun, als Papierberge in Ordner abzulegen. Der Einsatz von [accantum]
ermöglicht es uns, mit geringem Zeitaufwand Lieferscheine, Rechnungen, Prüfberichte und sonstige
Vorteile:sowie die gesamte Korrespondenz automatisiert digital abzulegen,
Systemanforderungen/Module:
Belegarten
zu verschlagworten
und Workflows anzustoßen. Damit können wir sicherstellen, dass die im Betriebshandbuch definierten Abläufe auch tatsächlich eingehalten werden. Unsere Mitarbeiter/innen werden deutlich in administrativen Tätigkeiten
entlastet. Ein weiterer nennenswerter Vorteil ist die enorm hohe Zielsicherheit, mit der wir Dokumente mit extrem kurzen
Suchzeiten wieder finden. Ganz egal, ob Sie als E-Mail, per Post oder per Fax eingegangen sind. Unser Qualitätsmanagementkonzept lässt sich ohne zusätzlichen Zeitaufwand realisieren. Die dadurch gewonnene Zeit nutzen wir, um uns noch
intensiver um unser Kerngeschäft und um unsere Gäste und Bewohner zu kümmern.“ Direktor der Residenz
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Digitale Dokumenten- und Archivlösungen
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