Vorlesungsreihe Bauökonomie an der TU Berlin Terminplanung für Architekten Dienstag, 28.06.2016, 12:15 Uhr Dipl.-Ing. Bernd Romahn Terminplanung für Architekten Zur Person Dipl.-Ing. Bernd Romahn Berufliche Qualifikation 1994 - 1996 Studium Wirtschaftsingenieurwesen 1993 Abschluss Dipl.-Ing. Bauingenieurwesen TFH Berlin Erfahrung Seit 2008 Projektmanager DU Diederichs 2000 - 2007 Arbeitsvorbereitung, Wiemer & Trachte AG 1995 - 2000 Bauleitung, Wiemer & Trachte AG, NL Berlin 1993 - 1995 Bauleitung, WKI Isoliertechnik, Berlin Otto-Braun-Straße, Berlin Staatsbibliothek, Unter den Linden Berlin Wohnungsbau Bornemannstraße / Uferstraße, Berlin Steglitzer Kreisel, Berlin Seite 2 Terminplanung für Architekten Unternehmensvorstellung Seit 38 Jahren Projektsteuerung von Baumaßnahmen Ca. 133 festangestellte Mitarbeiter, davon 65 in Berlin Eigene Bau- und TA-Ingenieure Leistungskatalog u.a.: Projektmanagement Projektsteuerung Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Technisches Due Diligence Nachhaltigkeitsberatung DU-Standorte Gutachten DU-Projekte Vielfältige interdisziplinäre Kenntnisse Seit 1995 QM-System, Vier-Augen-Prinzip Initiator und Mitgründer des DGNB Seite 3 Terminplanung für Architekten Inhaltsübersicht I. Grundlagen der Terminplanung II. Terminplanung in der HOAI III. Arten und Darstellung von Terminplänen IV. Terminkontrolle und -steuerung V. Praxisbeispiel VI. Exkurs Projektmanagement Seite 4 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Seite 5 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Warum Terminplanung? • Bauprojekte sind heute i. d. R. gekennzeichnet durch: • hohe Komplexität • hohen Termindruck • hohe Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit (Kostendruck) • daher strukturiertes Herangehen mittels Terminplanung als Abbild aller erforderlichen Aufgaben in ihrer zeitlichen Abfolge • als Grundlage für Kapazitäts- und Kostenplanung • beantwortet die Frage: „(Von WEM) muss WAS von WANN bis WANN getan werden, um die definierten Ziele zu erreichen? Und was kostet das?“ Seite 6 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung (ein wesentlicher Bestandteil des) Terminmanagements: Termin Ermittlung Termin Steuerung Termin Kontrolle Seite 7 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Durch wen? • Auftraggeber • Berater des Auftraggebers (Planer, Projektmanagement, Juristen) • Objektüberwachung (Bauleitung, Planer) • Auftragnehmer (Bauunternehmer) Seite 8 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Wozu? • Plausibilisierung der Terminziele (Durchführbarkeit, Risiken, Kosten) • Ende ist definiert • Anfang ist definiert → Dauer und damit Anfang wird ermittelt → Dauer und Ende wird ermittelt • Anfang und Ende sind definiert → Prüfung der Dauer aller Aufgaben └ ggf. korrigierender Eingriff (Änderung der gewünschten Dauer) erforderlich • Ermittlung und Einhaltung optimaler Abläufe zur Gewährleistung einer wirtschaftlichen Ausführungsdauer • Planmäßige Abwicklung des Projekts (Kontrolle und Steuerung) Seite 9 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Wofür? • zur Kontrolle der planmäßigen Abwicklung • als Grundlage der Steuerung bei Abweichung in der Abwicklung • aber auch: • zur Definition von Zeitpunkten wesentlicher Entscheidungen • zur Koordination komplexer Abläufe Seite 10 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Wie? • Arbeitsschritte ermitteln → Projektstrukturplanung, Standard- oder Musterabläufe, Referenzprojekte, Erfahrungswerte • zugehörige Einzel-Dauern ermitteln → Erfahrungswerte z. B. aus eigenen Projekten, Referenzprojekten, Datenbanken (z. B. Sirados), Ergebnisse von An- oder Umfragen • Abläufe mit bestehenden Abhängigkeiten ermitteln → auf Grundlage der Projektstruktur und -besonderheiten Seite 11 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Folgende Fragestellungen sind (im Vorfeld) zu klären: • Entscheidungsfreudigkeit des Auftraggebers? Je größer die Auftraggeberorganisation, je stärker ist das Vorgehen i. d. R. formalisiert, notwendige Entscheidungen dauern länger • Haben Terminvereinbarungen Aussicht auf Einvernehmen? • Welche Gliederungsmöglichkeiten bieten sich bei der Terminermittlung an? • Welche Vorgänge können zeitgleich oder „im Schatten“ anderer erfolgen? • Was sind die wesentlichen Meilensteine für das Projekt? • Besteht Baurecht und / oder ist ein vorgezogener Baubeginn erlaubt? • Welche Randbedingungen (nicht beeinflussbar) sind zu berücksichtigen, z.B. jahreszeitliche Besonderheiten, Rechte Dritter, politische Interessen Seite 12 Terminplanung für Architekten I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung für die Phasen eines Projekts: Errichtung des Bauwerks Planungsphase Ausführungsphase Koordination der Planung (Planung der Planung) Abnahmephase Inbetriebnahme, Abnahmen und Übergaben Seite 13 Terminplanung für Architekten II. Terminplanung in der HOAI Seite 14 Terminplanung für Architekten II. Terminplanung in der HOAI Termin-Ermittlung gem. HOAI Planungs- und Vergabephase • LPH 1: Grundlagenermittlung • LPH 2: Vorplanung „Erstellen eines Terminplans mit den wesentlichen Vorgängen des Planungs- und Bauablaufs“* • LPH 3: Entwurfsplanung „Fortschreiben des Terminplans“* • LPH 4: Genehmigungsplanung • LPH 5: Ausführungsplanung „Fortschreiben des Terminplans“* • LPH 6: Vorbereitung der Vergabe „Aufstellen eines Vergabeterminplans“* • LPH 7: Mitwirkung bei der Vergabe „Koordinieren der Vergaben der Fachplaner“ *Grundleistung des Architekten Seite 15 Terminplanung für Architekten II. Terminplanung in der HOAI Termin-Ermittlung gem. HOAI Ausführungsphase • LPH 8: Objektüberwachung „Aufstellen, Fortschreiben und Überwachen eines Terminplans (Balkendiagramm)“* • LPH 9: Objektbetreuung *Grundleistung des Architekten Abnahmephase (nicht gem. HOAI, dennoch oft notwendig) • Inbetriebnahmeplan (i. d. R. Test der technischen Ausrüstung) • Abnahmeplan (Abläufe Vorbegehungen, Begehung, Nachbegehung) • Übergabeplan (Ablauf der Übergabe an Nutzer) Seite 16 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Seite 17 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Baufortschritt Rahmenterminplan Generalterminplan Grobterminplan Detailterminplan Detaillierungsgrad Seite 18 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: • Rahmenterminplan • Orientierungshilfe, leicht verständlich • wenige Vorgänge und Meilensteine (max. 30) • erste wesentliche Abhängigkeiten • einzelne Dauern in Quartalen, max. Monaten • Zeitpunkt: vor oder während der Grundlagenermittlung • Meilensteine: Planungsauftrag, Baueingabe, Baugenehmigung, Baubeginn, Fertigstellung Rohbau, technische Ausrüstung, Innenausbau, Baufertigstellung, Abnahme-/Übergabephase, Einzugsbeginn* * AHO, Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft, 2014 S. 59 Seite 19 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: • Generalterminplan • über alle Projektphasen orientiert an den LPH der HOAI, bereits mit Inbetriebnahme • angestrebter Leistungsverlauf der Kerngewerke (Ausführungsphase) • Darstellung kritischer Vorgänge • einzelne Dauern in Quartalen, monats- oder halbmonatsweise • Zeitpunkt: im Zuge der Vorplanung • Grundlage: Rahmenterminplan Seite 20 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: • Grobterminplan • mit überschlägiger Dimensionierung erforderlicher Kapazitäten • Verfeinerung der Vorgänge der Generalterminplanung • Einfügen wesentlicher Zwischentermine (z.B. bei Bauabschnitten, geplanten Teilinbetriebnahmen) • erste Darstellung von Verknüpfungen, kritischer Weg • Ermittlung von Pufferzeiträumen • Geeignet als Grundlage von Planungs- und Bauverträgen (Termin- und Fristvereinbarungen sollten ohne Puffer erfolgen) • erfahrungsgemäß einzelne Dauern in Quartalen, Monaten, max. Wochen • spätester Zeitpunkt: vor Vergabe (LPH 6) Seite 21 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: • Detailterminplan • weitere Aufgliederung und Detaillierung der einzelnen (Sammel-) Vorgänge des Grobterminplans • vertiefte Darstellung von Verknüpfungen und Abhängigkeiten • Eignung für Soll-/Ist-Abgleich innerhalb eines Vorgangs (Leistungsstand) • Einfügen von Pufferzeiträumen in Bereichen risikobehafteter Vorgänge • einzelne Dauern in Wochen, Tagen bis hin zu Stunden • spätester Zeitpunkt: vor Objektüberwachung (LPH 8) Seite 22 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Darstellung von Terminplänen abhängig von: • Größe und Komplexität des Projekts • Risiken des Projekts • Art der Konstruktion und Technologien • Art der Vergabe als: Terminliste, Balkendiagramm, Netzplan, Meilensteinplan, Liniendiagramm → im Bauwesen weit verbreitet: Balkendiagramm mit Meilensteinen mit: im Bauwesen vorwiegend MS Project bzw. Merlin, aber z.B. auch Excel Überblick Software: http://www.bauzeitenplaner.de/bauzeitenplanung-software.php Seite 23 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Begriffe Elemente des Terminplans Name Bezeichnung der Aktivität Anfang Beginn Aktivität (geplant, spätester, frühester) Ende Abschluss Aktivität (geplant, spätester, frühester) Vorgang Aktivität von Anfang bis Ende Dauer Zeitraum von Anfang bis Ende einer oder mehrerer Aktivitäten Meilenstein Fixtermin mit Dauer = 0 Vorgänger vorlaufende (abhängigkeitsschaffende) Aktivität Seite 24 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Begriffe Elemente des Terminplans Nachfolger nachlaufende (abhängige) Aktivität Sammelvorgang mehrere Aktivitäten, die mit ihren Dauern unter einem Oberbegriff und der Gesamtdauer zusammengefasst werden Kritischer Weg „Der kritische Pfad ist in einem Projektplan die Abfolge von Vorgängen und Meilensteinen, die die Mindestprojektdauer bestimmen. Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad sind voneinander abhängig und haben keinen zeitlichen Puffer.“ (https://www.inloox.de/unternehmen/blog/artikel/5-fragen-zum-kritischen-pfad/) Seite 25 Terminplanung für Architekten III. Arten und Darstellung von Terminplänen Begriffe Anordnungsbeziehungen Normalfolge NF Vom Ende des Vorgangs zum Anfang des Nachfolgers (auch Ende-Anfang EA) Vorgänger Anfangsfolge AF Nachfolger Vom Anfang des Vorgangs zum Anfang des Nachfolgers (auch Anfang-Anfang AA) Vorgänger Endfolge EF Nachfolger Vom Ende des Vorgangs zum Ende des Nachfolgers (auch Ende-Ende EE) Vorgänger Sprungfolge SF Nachfolger Vom Anfang des Vorgangs zum Ende des Nachfolgers (auch Anfang-Ende AE) Vorgänger Nachfolger Seite 26 Terminplanung für Architekten IV. Terminkontrolle und -steuerung Termin Ermittlung Termin Steuerung Termin Kontrolle Seite 27 Terminplanung für Architekten IV. Terminkontrolle und -steuerung Terminkontrolle: • auf Grundlage der Terminermittlung (Soll-Ist-Abgleich) • regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich durch Datenerhebungen in Besprechungen, durch Berichte, durch Planlieferung sowie durch Baustellenbegehungen • liefert Erkenntnisstand für den AG und Informationen für weitere Projektbeteiligte • fortlaufende Aktualisierung (Fortschreibung) der Terminplanung • bei Feststellung von Abweichungen können Terminsteuerungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden • Dokumentation der Terminentwicklung, des tatsächlichen Verlaufs • Grundlage für die Bewertung von Finanzierungs- und Vertragsregularien (Zahlungsfreigaben, Vertragsstrafe, Bonus-Malus u. ä.) Quelle: Möller/Kalusche: Planungs- und Bauökonomie 2008 Seite 28 Terminplanung für Architekten IV. Terminkontrolle und -steuerung Terminsteuerung: Abweichungen von den Terminzielen (Verzögerungen): nach Analyse und Identifikation der Störgröße • durch den AN zu vertreten • vertragsrechtliche Mittel wie Inverzugsetzung und Aufforderung zur Abhilfe gem. VOB/B, u. U. mit Androhung der Verzugsfolgen (Vertragsstrafe, Schadenersatz), bis hin zur Kündigung • nicht durch den AN zu vertreten • nutzen der Pufferzeiträume • Beschleunigungsmaßnahmen (z. B. Erhöhung Kapazitäten, Mehrschichtbetrieb) • finanzielle Anreize (z. B. Boni, Zielprämien) • Anpassen der Terminziele • Exit Verzögerungen führen i. d. R. zu Kostenerhöhungen Seite 29 Terminplanung für Architekten V. Praxisbeispiel Seite 30 Terminplanung für Architekten V. Praxisbeispiel Einfamilienhaus • Wohnfläche: • Planungs- und Baukosten: 140 m² 280.000 EUR • Dauer der Planung und Ausführung: ??? • Vorgabe: „Ich möchte möglichst schnell ein preiswertes Haus planen und bauen lassen und suche ab morgen einen Planer.“ • Frage des Auftraggebers: „Wann kann ich einziehen?“ Seite 31 Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Normalfolge NF (EA) Anfangsfolge AF (AA) Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Meilenstein Terminplanung für Architekten Sammelvorgang Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Hier Normalfolge (EA); alternativ auch als Anfangsfolge = 18 AA + 20t Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Terminplanung für Architekten Seite 45 Terminplanung für Architekten V. Praxisbeispiel Einfamilienhaus • Wohnfläche: • Planungs- und Baukosten: 140 m² 280.000 EUR • Dauer der Planung und Ausführung: ??? Vorgabe: „Ich möchte möglichst schnell ein preiswertes Haus planen und bauen lassen und suche ab morgen einen Planer.“ Frage des Auftraggebers: „Wann kann ich einziehen?“ Antwort des Beraters/Architekten: „Frühester Einzugstermin ist der 30.10.2017.“ Seite 46 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Seite 47 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Historie Große Vorhaben hatten immer Projektplanung (Erfahrungswerte), Systematisierung erst später Henry Gantt entwickelt 1910 Balkenplan (Gantt-Diagramm) Modernes Projektmanagement (PM) als Konzept während II. Weltkrieges in USA Manhatten-Projekt, Bau der Atombombe später Apollo-Projekt, Mondlandung Heute diverse Richtlinien, Verfahrensweisen und Begriffe Project Management Institute (PMI) – PMP-Zertifizierung, PMBOK Office of Government Commerce (OGC) – Prince-2 Zertifizierung International Project Management Association (IPMA) – IPMA-Zertifizierung, GPM Seite 48 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement „Projekt“ Vier Aspekte, die ein „Projekt“ kennzeichnen: 1. Zielvorgabe 2. Begrenzungen (zeitliche, finanzielle, personelle o.a.) einmalig für das Projekt 3. Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben 4. Projektspezifische Organisation DIN 69 901 / DIN ISO 21 500 Definition Projekt: „[…] Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in der Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation“ Seite 49 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement „Projekt“ Abgrenzung zu „Prozess“: - allgemeingültige, vielfach wiederholbare Vorgehensweise Projekt Prozess Einmaligkeit Wiederholung Zeitliche Begrenzung Unendlichkeit Komplexität „ohne Nachdenken begreifbar“ Team Einzelpersonen Temporäre Organisation „am üblichen Arbeitsplatz“ Klarer Fokus auf das Ziel Kontinuierliche Fortschreibung Neuartigkeit Bekannt Quelle: http://blog.projektmensch.com/2010/06/08/projekt-oder-projektitis-versuch-einer-definition/ Seite 50 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement „Projektmanagement“ Abgrenzung zu „Projektsteuerung“: - Projektsteuerung ist eine Aufgabe des PM während der Projektdurchführung - Ist-Werte des Projekts möglichst nahe an Soll-Werten halten PM-Aufgabenbereiche Initiieren Planen Teamführung Überwachen Steuern Abschluss … Seite 51 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Der Architekt als Projektmanager? Quelle: http://www.aho.de/pdf/synopse_hoai_2009-2013-08082013.pdf Seite 52 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Projektmanagementphasen (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. GPM) Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Initialisierungsphase: Auslöser für das Projekt (extern oder intern), Analyse und Bewertung der Projektidee, erste Überlegungen zu direkten Projektbeteiligten Definitionsphase: Bildung des Kernteams, Definition der Projektziele, Definition der wesentlichen Meilensteine, Bewertung der Machbarkeit (Machbarkeitsstudie) Planungsphase: Was wird wann durch wen gemacht? Erstellung eines Projektstrukturplans, Planung von Terminen, Ressourcen und Kosten (iterativer Prozess), Erstellung eines Projektplans (Zusammenführung einzelner Pläne: Projektstrukturplan, Ressourcen-, Termin-, Kosten- und Qualitätsplan), Planung der Vertragsinhalte Seite 53 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Projektmanagementphasen (GPM) Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Steuerungsphase: Umsetzung der geplanten Aktivitäten des Projekts, Vergleich von ISTund SOLL-Werten, Änderungen von Zielvorgaben bewerten und umsetzen (Pläne dahingehend anpassen) Abschlussphase: Aufbereitung des gesamten Projekts, (Nachkalkulation, Abschlussbericht, Archivierung), Erfahrungssicherung (lessons learned) Seite 54 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturierung als wichtiges Element des Projektmanagements: Mit einer Projektstrukturierung kann das gesamte Projekt so gegliedert werden, dass es zu handhaben ist – es wird von Anfang bis Ende „durchdacht“ Projektstrukturierung ist erster Schritt im gesamten Projektmanagement Wie wird ein Projekt strukturiert? Sammlung von möglichst vielen Informationen (je mehr Informationen zusammengetragen werden, desto besser lässt sich das Projekt strukturieren) Verwertung der Informationen in Form eines Projektstrukturplans und daraus entwickelter Aufbauorganisation Ablauforganisation Seite 55 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturplan Was beinhaltet der Projektstrukturplan (PSP)? Ermittlung sämtlicher, zur Erreichung des Projektziels notwendiger Arbeitspakete Projektstrukturplan wird so lange unterteilt, bis die einzelnen Arbeitspakete einzelnen Personen zugeordnet werden können Elemente des PSP: das sog. Wurzelelement – das Projekt Teilprojekte oder Teilaufgaben, die weiter zerlegbar sind aber eine Einheit bilden Arbeitspakete als kleinste, nicht mehr zerlegbare Elemente Seite 56 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturplan Quelle: http://www.wikiwand.com/de/Projektstrukturplan Darstellungsarten des PSP Seite 57 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturplan Hinweis Das Projektmanagement ist im PSP wiederum eine eigene Teilaufgabe und darf nicht vergessen werden! Unterschiedliche Gliederungsarten: objektorientiert funktions- oder aktivitätsorientiert phasenorientiert organisationsorientiert Seite 58 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Objektorientierter PSP Raststätte Erschließungsbereich GastSanitärbereich Verkaufsbereich Verzehrbereich Personalbereich Lagerbereich Einrichtung Einzug Funktions- und aktivitätsorientierter PSP Raststätte Planung und Koordination Einkauf Rohbauarbeiten Innenausbau Seite 59 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Phasenorientierter PSP Raststätte Planung Genehmigung Rohbau Ausbau Organisationsorientierter PSP Abnahme Nutzung Raststätte Projektleiter Teilprojektleiter Team Teilprojektleiter Team Seite 60 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Aufbauorganisation Wer bearbeitet die Arbeitspakete des Projektstrukturplans (PSP)? Wer ist darüber hinaus direkt am Projekt beteiligt? statische Organisationsstruktur, in der Projekte bearbeitet werden regelt Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten aller direkt am Projektbeteiligten muss für jedes Projekt neu angepasst werden eine Organisation auf Zeit Seite 61 Terminplanung für Architekten VI. Exkurs Projektmanagement Ablauforganisation Wann werden die Arbeitspakete aus dem PSP bearbeitet? Wann müssen diese abgeschlossen sein? Ziel ist es, das Projekt über die Gesamtheit der Projektmanagementphasen zu durchdenken und den zeitlichen Fortgang darzustellen: (PM-Phasen: Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss) Darstellung der Aufgaben bzw. Aktivitäten Reihenfolge der Tätigkeiten im Projekt und das Zusammenspiel der Projektinstanzen dabei Seite 62 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dienstag, 28.06.2016, 12:15 Uhr Dipl.-Ing. Bernd Romahn