Projektmanagement

Projektmanagement
Einführung in das
Projektmanagement
Lingl – Pober, 2012, nach Auchmann, Berger, u.a.
Ein Projekt ist….
 eine besondere Aufgabe
 benötigt umfangreiches Fachwissen und
unterschiedliche Fähigkeiten
 kann von einer Person nicht allein gelöst
werden
Ein Projekt…
 hat eine spezifische Organisationsform
 ist ein soziales System mit eigenen
Werten, Identitäten und Strukturen
 interagiert mit „Umwelten“
http://www.projektconsulting.at/dmdocuments/pma_presentation.pdf
Projektunterricht vs. Projekt
 Projektunterricht – prozessorientierte
Unterrichtsmethode
 Projekt – ziel- und ergebnisorientiert
Unterscheidung nach Komplexität
Programm
Projekt
Maßnahme
Routineaufgabe
Maßnahme – Projekt – Programm?
wenig komplex
mittlere
Komplexität
mittlere bis hohe
Komplexität
hohe Komplexität
wiederholte
Durchführung
einmalig
einmalig
einmalig
kurz- und
mittelfristig
kurzfristig
mittelfristig
mittel- und
langfristig
Routineaufgabe –
keine eigene
Organisation
KleinprojektMaßnahme
Projekt
Programm
Nach: http://www.acy-consulting.at/docs/Projektmanagementglossar_v1_11.6.03.pdf
Am Ende des Schuljahres sollen die
Nach einer Flutkatastrophe beschließen
SchülerInnen der Oberstufe ein Fest für die SchülerInnen der 6y, für die Opfer zu
gesamte Schule organisieren.
sammeln.
Die SchülerInnen der Klasse 6x
Im Keller der Schule gibt es einen leeren
entschließen sich, ihren Klassenraum
Raum, dessen Gestaltung und Verwaltung
auszumalen.
als Oberstufenaufenthaltsraum die
SchülerInnen übernehmen sollen.
Maßnahme oder Projekt?
Projektarten







Beschaffungsprojekt
Forschungsprojekt
Organisationsentwicklungsprojekt
Einführungsprojekt
Konzeptionsprojekt
Realisierungsprojekt
….
Projekt ist nicht gleich Projekt
Akzeptanzprojekt
Pionierprojekt
sozial schwierig
sachlich normal
sozial schwierig
sachlich schwierig
Standardprojekt
Potenzialprojekt
sozial normal
sachlich normal
sozial normal
sachlich schwierig
Projektmanagement
 Projektmanagement ist….
 Planung, Steuerung, Organisation und Kontrolle
eines Projekts
 Projektmanagement befasst sich mit …
 Strukturen – Ziele, Leistungen, Kosten …
 Prozessen – Abläufe, Termine, Strukturpläne, …
 Personen – Rollen, Kommunikation, P-Kultur…
Management = Führung
 Führungsaufgaben
 Organisation
 Führungsstil
 Führungsmittel
= PM-Tools
Betrachtungsobjekte des PM
Leistungen
Termine
Projektkontext
Ressourcen
pm-gruppe
Kosten
Projektmanagement
 beinhaltet Werkzeuge, um
 alles, was während der Arbeit am Projekt zu
bedenken ist, in eine Struktur zu bringen
 den Arbeitsablauf zu erleichtern
 nichts Wichtiges zu vergessen
Projektmanagementaufgaben
 Abgrenzung des Problems und Projekts
 Vereinbarung von Projektzielen
 Planung finanzieller, personeller, sachlicher
Ressourcen
 Führung der Projektgruppe nach innen





Verteilung von Kompetenzen und Verantwortungen
Kommunikation und Dokumentation
Controlling (Leistung, Zeit, Kosten)
Projektkultur, Coaching, Teamentwicklung
Konfliktmanagement
 Verzahnung ihrer Aktivitäten nach außen
 Marketing
Prozessorientiertes Projektmanagement
Beauftragung
Start
(Planung)
Durchführung
Abschluss
Controlling + Koordination,
Marketing
Antrag
Auftrag
Abnahme
Projektbeauftragung
Beauftragung
Ideenentwicklung
Durchführbarkeitsanalyse
Projektwürdigkeitsanalyse
Antrag
Woher kommen Projektideen?
 Ideenentwicklung
(Kreativitätstechniken)
 Übernahme von Ideen
(Auftraggeber, Projektausschreibungen, ...)
Durchführbarkeitsanalyse
 Problemstellung lösbar?
 Genügend Ressourcen vorhanden?
 Wann ist das Projekt erfolgreich?
Durchführbarkeitsanalyse
Bereich
Personalressourcen
Finanzielle Ressourcen
Zeitliche Ressourcen
Materielle Ressourcen
Know How
Wirtschaftlichkeit
Frage
Ergebnis
Bewertung
Kriterien der „Projektwürdigkeit“
 komplex
 neuartig
 riskant
 bedeutend
 zielorientiert
 Ressourcen sind begrenzt
komplex
 vielschichtige Aufgabenstellung, die
Teamarbeit erfordert
 unterschiedliche Lösungswege möglich
 hoher Bedarf an Ressourcen
 hoher Zeitaufwand
neuartig
 Aufgabe oder wesentliche Teile wurden
noch nicht (in dieser Organisation bzw.
von diesen Personen) durchgeführt
bedeutsam
 Die Durchführung des Projektes ist für
das Unternehmen, die Institution,
Schule etc. längerfristig wichtig
zieldeterminiert
 Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden
bei der Planung festgelegt
 Einhaltung der festgelegten Ziele wird
laufend kontrolliert
Projektwürdigkeitsanalyse
komplex
vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit
erfordert, unterschiedliche Lösungswege möglich,
hoher Bedarf an Ressourcen, hoher Zeitaufwand
neuartig
Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht
(in dieser Organisation bzw. von diesen Personen)
durchgeführt
riskant
Projekt kann scheitern, dies hätte negative Folgen
strategisch
bedeutsam
Durchführung des Projektes ist für das
Unternehmen, die Institution, Schule etc.
längerfristig wichtig
zieldeterminiert Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der
Planung festgelegt, Einhaltung der festgelegten
Ziele wird laufend überwacht
Projektwürdigkeitsanalyse
Kriterium
Ausprägung
hoch
komplex
neuartig
riskant
bedeutsam
zielorientiert
zeit- und
ressourcenaufwändig
mittel
Begründung
niedrig
Prozessorientiertes Projektmanagement
Beauftragung
Start
(Planung)
Durchführung
Abschluss
Controlling + Koordination,
Marketing
Antrag
Auftrag
Abnahme
Projektstart
Start
(Planung)
Start-Event
Abgrenzung
Kontextanalyse
Leistungsplanung
Terminplanung
Kosten- und Ressourcenplanung
Entwicklung der Projektkultur
Planung der Kommunikationsstruktur
Antrag
Auftrag
Vom Antrag zum Auftrag
 Projekt durchführbar und projektwürdig
Projekt-Antrag
 nur ein Angebot
 skizziert Projekt
 meist formlos, kann auch im Gespräch
erfolgen
http://virk.files.wordpress.com/2010/11/rsz_1mgt13.gif
Projektauftrag
 Der Projektauftrag ist ein Vertrag
 enthält eine Kurzbeschreibung des Projekts
 nach den wichtigsten Planungsarbeiten
 Abweichungen nur mit Zustimmung der
Vertragspartner zulässig
zeitlich
Projektabgrenzung
Projekt-Kontextanalyse
zeitlichen Rahmen
festlegen und mit
Ereignissen verbinden
Vor-Geschichte –
Leben nach dem Projekt
Inhalt des Projekts
Einflüsse anderer
sachlich festlegen – Projektziele
Vorhaben
und Nicht-Ziele
sozial
Rollen, Kompetenzen
und Funktionen
Fördernde und
hemmende Umwelten
definieren und
Maßnahmen festlegen
Projektabgrenzung und Kontextanalyse
Projektabgrenzung
zeitlich
sachlich
sozial
Projektkontextanalyse
Zwischen welchen Zeitpunkten Was hat zu dem Projekt geführt?
und Ereignissen wird das
Was wird nach Durchführung des Projektes
Projekt durchgeführt?
anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben
sich?
Welche Ziele werden verfolgt? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und
Was sind Thema und Inhalt des welche anderen Projekte, die gleichzeitig
durchgeführt werden, beeinflussen mein
Projektes?
Projekt?
Wer hat im Projekt welche
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden,
Rollen inne?
Behörden, Medien…) steht das
Projektteam in Kontakt?
Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter,
Projektcoach?
Ziele – sachliche Abgrenzung
 Was sind Thema und Inhalt des Projekts?
Welche Ziele werden verfolgt?
 Was sind Nichtziele und Zusatzziele
 Ziele vs. Aufgaben
 zu erledigen um Ziele zu erreichen
 z.B. ist „3 Workshops durchführen“ kein Ziel,
sondern eine Aufgabe
Ziele müssen SMART sein
S pezifisch
M essbar
A ttraktiv
R ealistisch
T erminisiert
Projektabgrenzung
zeitlich
sachlich
sozial
Projektkontextanalyse
Zwischen welchen Zeitpunkten Was hat zu dem Projekt geführt?
und Ereignissen wird das
Was wird nach Durchführung des Projektes
Projekt durchgeführt?
anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben
sich?
Welche Ziele werden verfolgt? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und
Was sind Thema und Inhalt des welche anderen Projekte, die gleichzeitig
durchgeführt werden, beeinflussen mein
Projektes?
Projekt?
Wer hat im Projekt welche
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden,
Rollen inne?
Behörden, Medien…) steht das
Projektteam in Kontakt?
Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter,
Projektcoach?
Umweltanalyse
Projektabgrenzung
zeitlich
sachlich
sozial
Projektkontextanalyse
Zwischen welchen Zeitpunkten Was hat zu dem Projekt geführt?
und Ereignissen wird das
Was wird nach Durchführung des Projektes
Projekt durchgeführt?
anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben
sich?
Welche Ziele werden verfolgt? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und
Was sind Thema und Inhalt des welche anderen Projekte, die gleichzeitig
durchgeführt werden, beeinflussen mein
Projektes?
Projekt?
Wer hat im Projekt welche
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden,
Rollen inne?
Behörden, Medien…) steht das
Projektteam in Kontakt?
Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter,
Projektcoach?
Umweltanalyse
 Einbettung des Projekts
 Erfolgsfaktoren erkennen
 „Freunde“ und „Feinde“
Sozialer Projektkontext
 Maßnahmen
Lieferanten
Kunden
Projektauftraggeber
Medien
Projekt
Projektleiter
pm-gruppe
Projektteam
Rollen im Projekt
Projektabgrenzung
zeitlich
sachlich
sozial
Projektkontextanalyse
Zwischen welchen Zeitpunkten Was hat zu dem Projekt geführt?
und Ereignissen wird das
Was wird nach Durchführung des Projektes
Projekt durchgeführt?
anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben
sich?
Welche Ziele werden verfolgt? Welche Inhalte außerhalb des Projektes und
Was sind Thema und Inhalt des welche anderen Projekte, die gleichzeitig
durchgeführt werden, beeinflussen mein
Projektes?
Projekt?
Wer hat im Projekt welche
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden,
Rollen inne?
Behörden, Medien…) steht das
Projektteam in Kontakt?
Wer ist Projektleiter, Projektteammitglied, -mitarbeiter,
Projektcoach?
Projektrollen
 nicht personenbezogen!
 Summe der Erwartungen an einen
Rollenträger
Rollen in Projekten
 ProjektauftraggeberIn / -Gremium
 ProjektleiterIn / Leitungsteam
 Projektteammitglieder
 ProjektmitarbeiterIn
 Projektcoach
Wer vergibt die Rollen in einem Projekt?
http://vnutravel.typepad.com/trainingday/2010/01/big-project-not-a-big-production.html
Rollen im Projekt
 ProjektauftraggeberIn
 Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis
 ProjektleiterIn





Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung
Lenkt das Projekt
Zusammenstellung des Projektteams
Kommunikation, Steuerung, Marketing
Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal)
 Projektteammitglied und ProjektmitarbeiterIn
 Übernahme der operativen Arbeit
 Projektcoach
 BeraterIn der Projektleitung
Organigramm
„Planung ist bewusstes,
rationales, menschliches
Denkhandeln …. Durch Planung nimmt
man zukünftige Geschehnisse gedanklich
vorweg, strukturiert und ordnet sie
und versucht, Maßnahmen, die man
erst später ausführen will,
schon jetzt möglichst
zielgünstig festzulegen
oder auszuwählen.“
Aus: WETTENGL, Projektmanagement
Ich was suchen
Ich wissen was suchen
Ich was wissen
Ernst Jandl, Österreichischer Lyriker, 1925-2000
Planung
 kreativer Prozess
 benötigt Erfahrung, Vorstellungsvermögen, Fach- und Methodenwissen
 alle Beteiligten sind einzubinden
Planungsbereiche
Leistungsplanung
Zeitplanung
Rahmenplan
Ergebnisziele
„Objektsystem“
Terminziele
Grobplanung
Aufgaben im Projekt = Projektphasen und
Arbeitspakete
Meilensteine
„Handlungssystem“
Feinplanung
Detailplanung von
Arbeitspaketen
Detailplanung
einzelner Vorgänge
Planungsbereiche
Rahmenplan
Leistungsplanung
Zeitplanung
Ergebnisziele
Terminziele
Produkte, Güter,
Dienstleistungen, Filme,
Studien, Software….
Grobplanung
Aufgaben im Projekt
= Arbeitspakete
Projektphasen und
Meilensteine
plan- und kontrollierbare
Teilbereiche – vollständig,
eindeutig
Feinplanung
Detailplanung von
Arbeitspaketen
Detailplanung
einzelner Vorgänge
Projektstrukturplan
 Gliederung in kontrollierbare
Arbeitspakete
 Nach Kompetenzen, Objekten,
Zielgruppen, Projektphasen
 Bottom up oder Top down
 Tätigkeiten!
 Codierung
Projektstrukturplan
Projektstrukturplan
 Grundlage für...
 Ablaufplanung, Terminplanung
 Kostenplanung,
Ressourcenplanung
 Funktionenverteilung
 zentrales Kommunikationsinstrument
Projektstrukturplan Beispiel
http://www.projektconsulting.at/dmdocuments/pma_presentation.pdf
Projekt
Verbesserung des Raumklimas
6c 2008/09
Projekt Coaching-Camp
6c 2008/09
Projektstrukturplan
„Finde es interessant, wie wir mit kleinen Arbeitsschritten
anfangen und dann daraus einen großen organisierten Plan
machten – ich bin grundsätzlich unorganisiert und diese
Abwechslung tat gut.“
„Arbeitsschritte aufschreiben, sortieren,… macht Spaß, weil
alles so professionell wirkt“
„Vieles ist logisch und einfach aber dennoch wäre ich nicht von
selbst darauf gekommen. Ich tue mir oft schwer den richtigen
Anfang zu finden, deswegen waren die Tabellen schon
hilfreich.“
Strukturieren & Ordnen
„Nach den Spezifikationen ist es noch mal zu Verschiebungen
im PSP gekommen, was sehr interessant zu beobachten war.
Man sieht wie komplex ein anscheinend einfaches Projekt sein
kann.“
„Jetzt haben wir endlich eine Struktur drin und ich kann mir
das ganze viel realistischer vorstellen. Macht viel klarer, was für
Aufgaben es überhaupt gibt.“
„Strukturieren und ordnen macht Freude“
Meilensteinplan
Code
Meilenstein
1.1.1
M1 Projekt gestartet
1.1.4
M… Projekt abgeschlossen
PlanTermine
Adaptierte
Ist-Termine
Plan-Termine
Balkenplan
Termine & Meilensteine
http://www.savagechickens.com/tag/project
„Meilenstein setzen ist ein Meilenstein für
sich, weil es eine mentale Erleichterung
bringt, den Abschluss bestimmter Schritte
deutlich zu machen.“
Netzplan
Weitere Planungsinstrumente
 Funktionendiagramm
 Ressourcen- und Kostenplan
 Finanzplan
Funktionendiagramm
 Dokumentation der Zuordnung von
 Arbeitspaketen
 Projektrollen bzw. -umwelten
 Funktionen





Durchführung
Information
Mitarbeit
Entscheidung
Kontrolle
Ressourcenplan
 Ressourcen sind...
 Personal
 Geräte
 Finanzmittel
 Material
Projektkultur
 Werte, Normen und Regeln eines
Projekts
 Organisatorische „Spielregeln“
 Kommunikationsformen
 Planungs- und Controlling-Methoden
 Projektkultur  Identifikation
Projektkultur entwickeln
 Projektname
 Projektlogo
Logo des Projekts
Coaching-Camp, 6c
 Projektleitbild
 Projektspezifische soziale Veranstaltungen
 Projektraum
Kommunikationsstruktur
 Mündliche Kommunikation
 Gespräche (formell, informell),
Telefonkonferenzen, Sitzungen,
Workshops, Projektpräsentation
 Sitzungen – welche Form, wie oft, wer soll
teilnehmen…
Kommunikation
 Schriftliche Kommunikation
 email, Internetplattform
 Protokolle
 Verträge, Spezifikationen, Projektauftrag
 Projektpläne, Analysen
 Tätigkeitsberichte
Prozessorientiertes Projektmanagement
Beauftragung
Start
(Planung)
Durchführung
Abschluss
Controlling + Koordination,
Marketing
Antrag
Auftrag
Abnahme
Projektdurchführung
Durchführung
Controlling
Auftrag
+
Koordination,
Marketing
Laufende Arbeiten
durchführen und
koordinieren
Permanentes Marketing
Controlling
(Diskontinuitätenmanagement)
Abnahme
Marketing
„Es gibt so viele tolle Projekte an
unserer Schule und keiner weiß
etwas davon.“
Aufgaben des Projektmarketings
 Projekterfolg sicher stellen
 Akzeptanz der Ergebnisse
 Gerichtet an die Projektumwelt(en)
 Unterstützung durch das Umfeld
 Befriedigung des Erklärungsbedarfes
 von allen Projektteammitgliedern
wahrzunehmen
Controlling
Controlling
 überwacht Projektentwicklung
 Termine
 Leistungen
 Kosten
 Projektfortschritt
Der Controlling-Zyklus
NeuPlanen
 Soll-Ist-Vergleich
Durchführung
Steuern
 Zielerreichung
 Termineinhaltung
Kontrollieren
pm-gruppe
Controlling
Controlling
 ist nicht Kontrolle, sondern aktive
Steuerung
 dient der Verbesserung der Arbeit des
Projektteams
Fehler beseitigen statt Schuldige
suchen!
Risikomanagement
 Projektrisiken
 potentielle Bedrohung für den Erfolg
 Aufgaben
 Identifizierung, Bewertung, Priorisierung
 Präventivmaßnahmen
 Korrekturmaßnahmen
 Controlling
 Dokumentation
Projektabschluss
Abschluss
Abnahme
Ergebnispräsentation
Projektabnahme
Projektevaluierung bzw. Reflexion
Projektabschlussbericht
Fertigstellung der Dokumentation
abschließendes Projektmarketing
Auflösung der Projektorganisation
http://www.projectcartoon.com/pdf.php?CartoonID=3&PaperSize=A4





Vereinbarungen für Nachprojektphase
Auflösung der Beziehungen der Umwelten
Abschließendes Projektmarketing
Ziel: Abnahme durch Auftraggeber
Sicherung und Transfer des Know-hows
Verwendete Literatur
Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement und
Projektarbeit. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2005
Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement – Step by
Step. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2007
Gareis R.: Happy Projects! Verlag Manz. Wien 2005
Berger Ch.: Projektmanagement Einführung. PIBSeminarunterlagen. Wien 2004
Lingl, K.: Projektmanagement - Fortbildungsunterlagen
Pober E., u. a.: Skriptum Projektmanagement für das
Pflichtmodul Methoden 3. GRG23/VBS. Wien 2008