Projektmanagement

Hans-Bö ckler-Schule
Berufskolleg der Stadt
Mü nster
Projektmanagement
Eine Einfü hrung in die Grundlagen
des Projektmanagements
Ó Ralf Bö rger
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Was ist ein Projekt?
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Projekte sind Vorhaben mit besonderen Merkmalen:
§ Projekts sind einmalig
§ ... haben festgelegte Ziele
§ ... sind zeitlich befristet
§ ... nutzen begrenzte Ressourcen vorü bergehend
§ komplex
§ neuartig
§ unsicher
§ hohe Dynamik
§ interdisziplinär
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Projekttypen
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§ Forschungsprojekte
§
§
Grundlagenforschung
Entwicklungsprojekte
§ Organisations- und Datenverarbeitungsprojekte
§ Investitionsprojekte
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Was ist Projektmanagement?
S{
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}
Aufgaben, Organisation, Techniken und Mittel
fü r die Abwicklung eines Projektes
Ziel ist die Erbringung eines vereinbarten Ergebnisses
unter Berü cksichtung...
§ terminlicher Vorgaben
§ Kostenvorgaben
§ definierten Qualität
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Fragen des Projektmanagements
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§ Was ist zu tun, um die definierten Projektziele zu erreichen?
§ Wie hoch ist der zu erwartende Arbeitsaufwand? Wann muss
angefangen werden, um nach Plan fertig zu werden?
§ Was muss zuerst getan werden, was hat noch Zeit?
§ Wie hoch sind die Kosten des Projektes?
§ Welche Qualifikationen sind erforderlich?
Ein Denkfehler schon bei der Planung entdeckt, kann mit
wesentlich weniger Zeitaufwand und geringerem
Terminverzug behoben werden, als wenn er erst in einer Phase
des Projektes entdeckt wird.
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Erfolgsfaktoren
1. Der Mensch
!!!
2. Die Methoden der
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
Zielfindung
Aufgabestellung
Problemanalyse
Ablauf-, Termin-,
Kapazitätsund Kostenplanung
Steuerung
Überwachung
Projektstrukturierung
Risikomanagement
Zielü berprü fung
Qualitätssicherung
Projektdokumentation
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3. Die Projektorganisation
§
muss spezifisch
angepasst werden
4. Die Systeme
§
Soft- und Hardware
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Die 4 Phasen eines Projektes
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1. Projekt-Auftrag
2. Projektplanung
3. Projektdurchfü hrung
4. Projektabschluss
... im folgenden werden die jeweiligen Methoden des
Projektcontrollings in den vier Phasen von
Projekten vorgestellt.
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Projektcontrolling
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...bedeutet mö glichst frü hzeitiges Erkennen der Probleme, die
sich besonders beeinträchtigend auf den Projektprozess und
die Erreichung der Projektziele auswirken.
Durchdachtes Projektcontrolling ermö glicht es, Abweichungen
von der ursprü nglichen Planung so frü h wie mö glich
wahrzunehmen, als Problem zu erkennen und wirkungsvoll
gegenzusteuern.
§
§
§
§
§
erfordert kaufmännisch-technische Denkweisen
umfasst die Überwachung, Planung und Steuerung der
terminlich-technischen Vorgänge und Abläufe
eines Projektes
integrierte Betrachtung aller Parameter
Projektfortschrittsverfahren
Fü r die 4 Phasen eines Projektes gibt es verschiedene Methoden
des Projektcontrollings
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1. Methoden in der
Phase des Projektauftrages
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1. Lastenheft:
§
Beschreibt Ziele, Aufgaben, Ergebnisse und Forderungen
an das Projekt aus Auftraggebersicht
2. Pflichtenheft
§
§
Aufgabenumfang aus der Sicht des Auftragnehmers
Beschreibt Ziele, Aufgaben, Ergebnisse und Forderungen
an das Projekt aus Auftragnehmersicht.
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Die Qualität von Projektzielen
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§ Ziele mü ssen konkret und messbar sein.
§ Ziele mü ssen schriftlich festgehalten sein.
§ Ziele mü ssen terminiert sein.
§ Ziele mü ssen flexibel bleiben.
§ Ziele mü ssen realistisch sein. Ziel mü ssen
erreichbar sein.
§ Ziel mü ssen von allen Beteiligten akzeptiert werden.
§ Alle beteiligten Partner mü ssen ein einheitliches
Verständnis der Projektziele haben.
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Detai
llierun
g
sgrad
2. Methoden in der
Phase der Projektplanung
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Technisch inhaltliche
Planungsinstrumente
Organisatorische
Planungsinstrumente
§ Projektstrukturplan (PSP)
§ Arbeitspaketbeschreibung
§ Vorgangsbeschreibung
§ Meilensteinplanung
§ Termin- und Ablaufplanung
§ Balkenplan
§ Netzplan
§ Personal- und Kostenplan
§ Berichtsplan
§ Risikoplan
§ Projektorganisationsplan
§ Zuständigkeitsmatrix
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Der systematische Planungsprozess
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1. Im ersten Schritt werden alle Aktivitäten zusammengetragen,
die zur Erreichung der Projektziele erledigt werden mü ssen.
2. Im zweiten Schritt werden die Arbeitsaufwände der einzelnen
Aktivitäten eingeschätzt.
3. Im dritten Schritt werden die Aktivitäten in ihrer
wechselseitigen Abhängigkeit bestimmt.
4. Im vierten Schritt erfolgt die Einschätzung der
Terminsituation. Jede Aktivität wird mit einem
Abschlusstermin versehen.
5. Im letzten Schritt werden die zu erwartenden Kosten geplant.
Auch die Kosten kö nnen jeder einzelnen Aktivität zugeordnet
werden.
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Meilensteine -MILES
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Bei grö ß eren Projekten ist es sinnvoll, die ermittelten Ziele zu
strukturieren und Teil- oder Etappenziele daraus abzuleiten.
Als Meilensteine (Mile) gelten jene Etappen eines Projektes, in
denen wichtige Projektarbeiten abgeschlossen werden, die
Voraussetzung fü r den weiteren Fortgang des Projektes sind.
I
S
T
M
I
L
E
M
I
L
E
M
I
L
E
M
I
L
E
1
2
3
4
31.10.01
31.12.01
31.01.02
31.02.02
31.09.01
Z
I
E
L
31.08.02
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Meilensteine
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§ sind maß geblich bei der Steuerung des
Projektfortschritts.
§ bestimmen,wann welche Ziel (Teilziele) erreicht sein
sollen.
§ dienen als Standortbestimmung.
§ legen den weiteren Projektverlauf fest.
§ Review-Zeitpunkte
§ Stop-or Go-Entscheidungen
§ umfassen folgende Daten:
§
§
§
Genauer Zeitpunkt
Angaben ü ber das zu erreichende Ziel
Qualitätskriterien
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3. Methoden in der
Phase der Projektdurchführung
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Projektü berwachung
Projektdurchfü hrung und
Projektsteuerung
1.
2.
3.
4.
1. Berichterstattung
Ermittlung der Ist-Werte
Soll-Ist-Vergleich
Abweichungsanalyse
Erarbeitung von
Steuerungsmaß nahmen
§
§
Ergebnisorientiert
Periodisch
2. Ä nderungsmanagement
Trendanalysen
§ Meilenstein-Trendanalyse
§ KostenAufwandstrendanalyse
§ Kapazitätstrendanalyse
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4. Methoden in der
Phase des Projektabschlusses
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
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Abgleich der erreichten Ziele mit Zielvorgaben
Aufbereitung der Ergebnisse zur Ergebnisabnahme
Ergebnisabnahme durch Ergebnisprotokoll sichern
Abrechnung aller noch offenen Arbeitspakete und
Vorgänge und deren Schleiß ung
Nachkalkulation
Abschluß berichte erstellen
Projektdokumentation vervollständigen
Auflö sung der Projektorganisation
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Der systematische Planungsprozess
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1. Im ersten Schritt werden alle Aktivitäten zusammengetragen,
die zur Erreichung der Projektziele erledigt werden mü ssen.
2. Im zweiten Schritt werden die Arbeitsaufwände der einzelnen
Aktivitäten eingeschätzt.
3. Im dritten Schritt werden die Aktivitäten in ihrer
wechselseitigen Abhängigkeit bestimmt.
4. Im vierten Schritt erfolgt die Einschätzung der
Terminsituation. Jede Aktivität wird mit einem
Abschlusstermin versehen.
5. Im letzten Schritt werden die zu erwartenden Kosten geplant.
Auch die Kosten kö nnen jeder einzelnen Aktivität zugeordnet
werden.
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Projektziele
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Phasenmodell entwerfen
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Aktivitäten sammeln, Arbeitaufwand ermitteln
Ablauflogik bestimmen
Termine planen
Kapazitäten(ggf.Kosten) bestimmen
Vorgehensplan
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