Projektmanagement (PJM) – Handbuch für die

Projektmanagement (PJM) –
Handbuch für die Praxis
CHANGE HOUSE
Bestandteile:
Teil I: Die Projektorganisation
Teil II: Projektbearbeitung in 4 Phasen
Teil III: Teamentwicklung
Teil IV: Gruppenarbeitstechniken
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Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation
Folie 1
Projektmanagement (PJM):
Die Projektorganisation
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Inhaltsübersicht:
Kriterien für Projektmanagement und die Projektdefiniton
S. 7
Der organisatorische Rahmen für Projektmanagement
S. 18
Rollen im Projektmanagement und Anforderungen
S. 24
Das PM-Handbuch
S. 34
Gestaltung der Projektkultur
S. 36
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Folie 2
Projektorganisation und Projektmanagement (PJM) – Ein Blick in die
Praxis
s
u
t
Sta
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Minimalziel
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Folie 3
CHANGE HOUSE
Projektorganisation und Projektmanagement (PJM)
Projektorganisation
PJM-Qualifizierung
LinienLinienManageManagement
ment
Projektleiter
- Coaching
Status-Meeting
Projektleiter-Rollen
PJM-Intensivtraining
PJM-Handbuch
Basiskompetenzen für PJM
PJM-Kultur
Zeitmanagement/
Selbstorganisation
Moderation und
Visualisierung
Problemlösetechniken (z.B.
Leantools)
Kommunikation
Teamführung
Kriterien für Projektmanagement und
die Projektdefiniton im Unternehmen
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Übersicht:
Warum Projektmanagement?
Wann wird eine Aufgabe zum Projekt im Unternehmen?
Projektbearbeitung im 4-Phasenmodell
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Folie 5
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Warum Projektmanagement?
Management
Linienmanagement
Projektmanagement
Management der täglichen,
laufenden Aufgaben
Management der
“außergewöhnlichen” Aufgaben
im Rahmen der
bestehenden Linienfunktion
i. d. R. gruppen-,
abteilungs-, bereichs- oder
unternehmensübergreifend
Was heißt Projektmanagement?
DIN 69 901:
Projektmanagement bezeichnet die Gesamtheit von
Führungsaufgaben,
Führungsorganisation,
Führungstechniken und Führungsmitteln
zur Abwicklung eines Projektes.
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Was heißt Multi-Projektmanagement?
Multi- Projektmanagement bezeichnet die
inhaltliche, zeitliche und prioritätsmäßige Abstimmung und
Steuerung von
von mehreren Projekten,
die parallel abgewickelt werden und die
um die gleichen Ressourcen konkurrieren.
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Was ist ein Projekt?
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DIN 69 901:
Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet
ist,
z. B. hinsichtlich Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle ...
Begrenzungen“.
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Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist ein
•
zeitlich begrenztes
•
nicht routinemäßiges
•
komplexes
•
risikoreiches
Vorhaben, das
•
von außen (z. B. durch Kunden) oder
•
von innen (z. B. durch GF, Lenkungsausschuss etc.)
angestoßen wird.
Quelle: Maddaus, B.J.: Handbusch Projektmanagement, 3. Auflage, 1990
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Typische Merkmale von Projekten
“Muß-Merkmale”
“Kann-Merkmale”
• ein Ziel muß definiert sein
• Projekte sind normalerweise sehr komplex
• es muß eine außergewöhnliche Aufgabe
vorliegen
und innovativ, d. h. die außer-gewöhnliche
Aufgabe ist sehr komplex und innovativ
• es muß ein Anfang und ein durch die
Zielerreichung erkennbares Ende definiert
sein
• Projekte haben meist aus Sicht des
Unternehmens eine hohe Bedeutung
• die Einsatzmittel (Ressourcen) sind
i. d. R. begrenzt
• speziell zur Erfüllung der außergewöhnlichen Aufgabe wird ein bestimmter
Personenkreis zeitweise oder während der
gesamten Projektdauer mit der Durchführung
und dem Management des Projektes
beauftragt
Quelle: CSC Ploenzke
• Projekte unterliegen häufig einem hohen
Risiko
• Projekte werden oft dadurch erschwert, daß
die Rahmenbedingungen ungünstig sind
• Projekte erfordern häufig interdisziplinäres
Know-how
• Projekte haben oft eine ausgeprägte
Personalproblematik
Externe Erfolgsfaktoren - Faktoren aus dem Projektumfeld,
die unterstützen bzw. Widerstand begründen
Legende:
Unterstützungs- und
Widerstandsfaktoren aus dem
Projektumfeld
A: Projektinitialisierung
Arbeitsverhalten
in Phase A
CHANGE HOUSE
Arbeitsverfahren in
Phase A
B: Projektplanung
Arbeitsverhalten
in Phase B
Arbeitsverfahren in
Phase B
C: Projektdurchführung
Arbeitsverfahren in
Phase C
Arbeitsverhalten in
Phase C
D: Projektabschluß
Arbeitsverfahren in
Phase D
Arbeitsverhalten
in Phase D
Der organisatorische Rahmen für das Projektmanagement
Übersicht:
Die Projektorganisation
Die Kultur als Erfolgsfaktor
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CHANGE HOUSE
Projektorganisation
Geschäftsleitung
Einkauf
Produktion
Controlling/F
inanzen
PLA
Europa
PL
USA
PL
Asien
Legende:
PLA = Projektlenkungsausschuß
PL = Projektleiter
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Folie 14
Beispiel eine ‚reinen‘ Projektorganisation
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Folie 15
CHANGE HOUSE
RWE Technology …
Wir
Wir sind…
sind…
>> die
diezentrale
zentraleProjektmanagementgesellschaft
Projektmanagementgesellschaftdes
desRWE-Konzerns.
RWE-Konzerns.Wir
Wirerbringen
erbringenfür
für
Kraftwerksprojekte
der
RWE
sowie
externe
Kunden
Dienstleistungen
in
den
Bereichen
Kraftwerksprojekte der RWE sowie externe Kunden Dienstleistungen in den BereichenProjekt
Projekt
Management
und
Owner´s
Engineering.
Management und Owner´s Engineering.
>> der
derzentrale
zentraleAnsprechpartner
Ansprechpartnerfür
füralle
alleLieferanten,
Lieferanten,Kraftwerksbauer,
Kraftwerksbauer,Generalunternehmer
Generalunternehmerund
und
Baudienstleister.
Baudienstleister.
>> derzeit
derzeitmit
mitder
derErrichtung
Errichtungvon
vonneun
neungroßen
großenKraftwerken
Kraftwerkenan
anunterschiedlichen
unterschiedlicheneuropäischen
europäischen
Standorten
beschäftigt.
Standorten beschäftigt.
>> Arbeitgeber
Arbeitgeberfür
fürinsgesamt
insgesamtrund
rund600
600Mitarbeiter
MitarbeiterininDeutschland
Deutschlandund
undGroßbritannien
Großbritanniensowie
sowieininder
der
Türkei
und
den
Niederlanden.
Türkei und den Niederlanden.
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Folie 16
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Funktionale Organisation
Geschäftsleitung
Vertrieb
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Einkauf
F&E
Produktion
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Controlling/F
inanzen
Folie 17
CHANGE HOUSE
Objektorientierte Organisation
Objektorientierte
Einlinienorganisation:
Geschäftsleitung
Organisiert...
... nach Produkten
Sommerreifen
Winterreifen
Ganzjahresreifen
Geschäftsleitung
...nach regionalen Märkten
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Europa
USA
Asien
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Folie 18
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Die Matrixorganisation
Geschäftsleitung
Einkauf
Produktion
Controlling/F
inanzen
Europa
USA
Asien
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Folie 19
CHANGE HOUSE
Lernende Organisation - konsequente Selbstabstimmung
(Produktives Chaos)
Legende:
= Corporate Centers
= Business Centers
= Knowledge Centers
= intensive Arbeitsbeziehung
= häufige Arbeitsbeziehung
= fallweise Arbeitsbeziehung
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Folie
20
UF1_VL
CHANGE HOUSE
Kulturelle Vitamine für die Projektarbeit
• Wertschätzung der
eigenen Zeit und der Zeit
der Kollegen
• Verantwortung
Werte
• Toleranz
• Erst denken,
dann handeln
• Zuverlässigkeit
• Balance zwischen
Qualität, Quantität und
Schnelligkeit
• Zusagen werden
eingehalten
• Entscheidungen
werden getroffen und
vertreten
• Teamorientierung
• Ganzheitliche,
Prozessorientierung
• Planvolles,
zielgerichtetes Handeln
• Risiken werden
gemeinsam getragen
Einstellungen
Verhaltensweisen
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Folie 21
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Kulturelle Viren für die Projektarbeit
• Keine Wertschätzung der
eigenen Zeit und der Zeit
der Kollegen
• Verantwortung abschieben
• keine Toleranz
Wert-Defizite
• Unzuverlässigkeit
• Keine Balance zwischen
Qualität, Quantität und
Schnelligkeit
• Zusagen werden
verworfen
• Entscheidungen werden
verschleppt und willkürlich
umgeworfen
• Erst handeln ,
dann denken
• Lippenbekenntnis
‚Teamarbeit‘
• Ad hoc-Maßnahmen, der
Gesamtzusammenhang
wird ignoriert
• Planloses, chaotisches
Handeln
• Risiken werden gescheut
bzw. auf andere abgewälzt
Konterkariende
Einstellungen
Störende
Verhaltensweisen
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Folie 22
Rollen im Projektmanagement und Anforderungen
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Wer sind die relevanten PM-Akteure?
Projektleiter
Projektmitarbeiter
Auftraggeber
Linienvorgesetzte und –Mitarbeiter
Lieferanten
Kunden
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Folie 23
Klärung der Rollen der PJM-Akteure
CHANGE HOUSE
Was ist zu klären?
Aufgaben
Verantwortung
Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
Kompetenz i. S. von Qualifikation
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Folie 24
CHANGE HOUSE
Klärung der Rolle des...
Aufgaben
Verantwortung
• Klärung der Zielvorgaben und
• Erreichen aller vorgegebenen Projekt-
Rahmenbedingungen
ziele
• Planung, Steuerung und Kontrolle der Projektaktivitäten
• Einhalten des Vertrages
• Ordnungsgemäße Beendigung des
Projekts
• Sicherstellung des Informationsflußes zwischen Auftraggeber
und Projektteam
• Führung und Motivation der Teammitglieder
• Koordination der Beteiligten
• usw.
Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
• usw.
...Projektleiters
Kompetenz i. S. von Qualifikation
• Projektsteuernde Entscheidungen
• Fachkompetenz
• Auswahl, Planung und Einsatz der
Mitarbeiter
• Managementkompetenz
• Sozialkompetenz
• Vergabe von Prioritäten innerhalb des Projekts
• Persönliche Kompetenz
• Überspringen von Instanzen im Berichtsweg
• usw.
• usw.
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Folie 25
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Qualifikation des Projektleiters
Managementkompetenz
• Planungskompetenz
• Zeitmanagement
• Problemlösekompetenz
• Organisationstalent
• Methodenkenntnis
• Improvisations- und
Anpassungsgeschick
• Wirtschaftlichkeitsdenken
• usw.
Persönliche
Kompetenz
Fachkompetenz
Sozialkompetenz
• Sach- und Zielorientierung
• Kenntnis der betroffenen
Bereiche und der Schnittstellen
• Kenntnis der UnternehmensStrategie und des Umfelds
• Entscheidungsfreude
• Mitarbeiter führen und motivieren
• Offenheit für Neuerungen
• Teamarbeit fördern
• Loyalität und Integrität
• Kommunikative Kompetenz
in Einzel- und Gruppengesprächen,
Verhandlungen,Präsentationen
• Abstraktes Denkvermögen
• Durchsetzungs- und Überzeugungsfähig, auch nach
oben
• usw.
• Dynamik, Eigeninitiative
• Konfliktlösekompetenz
• usw.
•usw.
• Softwarekenntnisse
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• Kooperationsbereitschaft
Folie 26
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Projektleiter-Anforderungen:
Beispiel
Welche Qualifikations-Anforderungen sind für meine Projekte besonders wichtig?
Welche erfülle ich? Welche muß ich erwerben? Welche weiteren benötige ich?
Projektleiter-Anforderungen: Das der Firma X AG
Persönliche Eigenschaften:
- Konstruktives, zielorientiertes Denken mit Blick für das Ganze
- Eigeninitiative
- Selbständigkeit
- Improvisationstalent
- Physische und psychische Belastbarkeit
- Toleranz und Aufgeschlossenheit für fremde Kulturen
Führungsfähigkeiten:
- Wille zur Führung
- Verantwortungsbereitschaft
- Entschlußkraft
- Durchsetzungsvermögen
- Konfliktfähigkeit
- Risikobereitschaft
- Organisationstalent
- Bereitschaft zur Kooperation u. Teamarbeit
- Motivationsfähigkeit
- Integrationsfähigkeit
Fachliche Qualifikation:
- Auslandserfahrung und Bewährung als Projektleiter oder zumindest in mehreren Schlüsselfunktionen von Auslandsprojekten
- Fachlicher Kenntnis- und Erfahrungsschwerpunkt im speziellen Know-how-Bereich des jeweiligen Projektes
- Ausreichende Basiskenntnisse in allen übrigen wesentlichen Fachbereichen des Projektmanagements
- Kenntnis und Erfahrung in den Projektmanagement-Methoden einschließlich EDV-Einsatz
- Verhandlungsgeschick
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und möglichst auch Grundkenntnisse der jeweiligen Landessprache
Quelle: Mannesmann Anlagenbau
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Folie 27
CHANGE HOUSE
Führungsinstrumente im Projektmanagement
Kreativitäts- und
Problemlösetechniken
Konfliktmanagement in
und zwischen Gruppen
Gruppenmoderation
Teamführung und
Teamentwicklung
Führung ohne formale
Autorität (Influencing)
Führung nach oben
Ganzheitliche, phasengerechte
Führung
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Folie 28
CHANGE HOUSE
Klärung der Rolle des...
Aufgaben
Verantwortung
•
•
•
•
•
•
... Projektteammitarbeiters
Kompetenz i. S. von Qualifikation
Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
• Fachkompetenz
•
• Managementkompetenz
•
• Sozialkompetenz
•
• Persönliche Kompetenz
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CHANGE HOUSE
Qualifikation des Projektteammitarbeiters
Managementkompetenz
•
•
•
•
•
•
Persönliche
Kompetenz
Fachkompetenz
Sozialkompetenz
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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Folie 30
CHANGE HOUSE
Klare Projektorganisation durch Klärung der Rolle des...
Aufgaben
Verantwortung
•
•
•
•
•
•
... Auftraggebers
Kompetenz i. S. von Qualifikation
Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
• Fachkompetenz
•
• Managementkompetenz
•
• Sozialkompetenz
•
• Persönliche Kompetenz
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CHANGE HOUSE
Klare Projektorganisation durch Klärung der Rolle des...
Aufgaben
Verantwortung
•
•
•
•
•
•
... Linienvorgesetzten
Kompetenz i. S. von Qualifikation
Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
• Fachkompetenz
•
• Managementkompetenz
•
• Sozialkompetenz
•
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• Persönliche Kompetenz
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Folie 32
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Beispiel
Projekthandbuch
Team Projekthandbuch
Inhalt
Inhalt
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Spielregeln / Erfolgsfaktoren / Standards / Aktionsplan Projektteam SC
Seite 1-3
Teamverhaltensweisen / „Viren und Vitamine der Projektarbeit“
Seite 4
Feedback zur Teamsitzung / Methoden des Teamfeedbacks
Seite 5
•
Projektdefinition
/Phasen eines erfolgreichen Projektmanagements
Seite 6
Projektplan / Checkliste
Seite 5
Klärung der Ausgangslage / Aufgaben u. Umfeldanalyse
Seite 7
Erarbeitung der Projektziele / Richtschnur für die Zieldefinition
Seite 8
Projektstruktur erarbeiten: der Projektstrukturplan (PSP)
Seite 9-10
Erfolgs-und Misserfolgsfaktoren / Projektbeschluss herbeiführen
Seite 11-12
Durchführungsplanung / Matrix / Informationsflussmatrix
Seite 13-14
Projektsteuerung und Kontrolle (Termine/Qualität/Kosten)
Seite 15
Änderungsmanagement / Änderungswünsche / “Crash-Fall“
Seite 16
Projektabschluss
Seite 17
Gefahren der Teamarbeit. Warum Teamarbeit scheitern kann
Anlage
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Team-Spielregeln
•Zusagen werden eingehalten (Termine – über Outlook)
•Nichts (Vertrauliches) verlässt den Raum
•Spontaneität und Offenheit vor
Höflichkeit und Taktik
•Wir müssen uns nicht immer einig werden
•Abstellen von Störungen hat Vorrang
•Gemeinsame Verantwortungsübernahme für das Projektergebnis
Erfolgsfaktoren für Teamprojekte
•Offizielle Projektdefinition/Auftragsklärung
•Spielregeln einhalten
•mit neuen Projekten weitermachen, aber weniger Projekte gleichzeitig
•regelmäßige (jährliche) Schulungen
•Zeit lassen für Projektphasen A/B (Planung)/ Priorisieren/Abschluss
•Werkzeuge/Tools auch wirklich benutzen
•Sponsorgroup muss regelmäßig Status einholen
•Kompetenz (Gestaltungsspielraum) wirklich dem Projektleiter übertragen
1
Teamstandards
Teamstandards––Was
Wasist
istfür
füruns
unswichtig
wichtig
CHANGE HOUSE
Unsere
UnsereWerte
Werte
Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Offenheit, guter Teamgeist. Vertrauen in die
(Kompetenz) der Teammitglieder, kameradschaftliches Verhalten
Unsere
Unsere
Verhaltensweisen
Verhaltensweisen
Zielorientiert, realistische Ziele u. Aufgabenstellungen, andere Meinungen
akzeptieren, gut zuhören, andere ausreden lassen, informieren und
unterstützen, gemeinsame Verantwortungs-Übernahme, Teilnehmer sind
gleichberechtigt
Was
Wasuns
unsirritiert
irritiert
Mehrfachaufgabe von gleichen Aktivitäten, zu viele Aufgaben gleichzeitig,
Projekte werden nicht abgeschlossen, Absprachen nicht eingehalten,
Gelerntes nicht gelebt, 2 Chef-Syndrom, Zeitplanung fremdbestimmt,
Arbeitsplatzsicherheit gefährdet
Umgang
Umgangmit
mitsensiblen
sensiblen
Dingen
Dingen
Diskretion, 4-Augengespräche, keine vertraulichen Infos aus der Gruppe
tragen, Vertrauensvoll, nur Abgesprochenes geht nach draußen
Wie
Wie/wann
/wannwir
wirFeedback
Feedback
geben
geben
Nach jeder Sitzung, guten / Schlechten oder abgeschlossenen Aufgaben,
Pro-aktive Infos geben, Projektleiter sind für formelle / Teammitglieder für
informelle Infos verantwortlich
Wie
Wiewir
wirmit
mitProblemen
Problemen
/Konflikten
umgehen
/Konflikten umgehen
Situationsabhängig, 4-Augengespräch, nach Konflikten offene Aussprache
(1 Tag später), Sachlichkeit erhalten, Konflikte de-eskalieren, Risikoanalyse
Wie
Wiewir
wirmit
mitMisserfolg
Misserfolg
umgehen
umgehen
Keine Schuldzuweisungen, analysieren/lernen/belehren, offene Diskussion
Aussprache, durch Risikoanalyse Fehler vermeiden, rechtzeitige Info
an Sponsor-Group mit Anbieten von Alternativen
Wie
Wiewir
wirFortschritt
Fortschritt
im
Team
im Teamfeststellen
feststellen
Wenig Kundenbeanstandungen, planvolles Arbeiten, verbesserter Umgang
miteinander, TQK innerhalb des Rahmens, Teamfeedback nach Sitzungen,
kleine Erfolge feiern, Zufriedenheit mit der Arbeit
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Folie 36
2
Projektmanagement - Literatur / 1
CHANGE HOUSE
Balzer, Harald (1998): „Den Erfolg im Visier: Unternehmenserfolg durch Multi-Projekt-Management“,
Stuttgart. 1998. (S. 23 – 50)
Bernecker, Michael, Eckrich, Klaus (Hrsg,), „Handbuch Projektmanagement“. München. Wien 2003.
Billows, Dick: „Managing Complex Projects“. Denver. 2001.
Bohnic, Thomas: Grundlagen des Projektmanagements, Methoden, Techniken und Tools für
Projektleiter,.Offenbach 2010.
Bohinc Tomas: Führung im Projekt. Springer Gabler, Berlin/Heidelberg 2012
Corsten, Hans; Corsten Hilde, Gössinger Ralf: „Projektmanagement.Einführung“. Oldenbourg, 2. Auflage
2008
Davison, S. C.; Ward, K.: „Leading International Teams“. Cambridge. 1999.
de Marco, T.: „The Deadline. A Novel About Project Management“. Dorset House. 1997.
DIN (1987): DIN 69901: „Projektwirtschaft; Projektmanagement“. Begriffe, Berlin. 1987.
Gartner, Peggy: „Projektmanagement; A guide to the Project Management Body of Knowledge“. Berlin. 2000
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Folie 37
Projektmanagement - Literatur / 2
CHANGE HOUSE
Gassmann, Oliver (2001): „Quantensprünge in der Entwicklung erfolgreich managen: High-RiskProjekte“, Berlin, Heidelberg, New York, Barcelona, Hongkong, London, Mailand, Paris. 2001.
Heimbold, Roman (2005): Endlich im grünen Bereich! Projektmanagement für jedermann. Mitp-Verlag
(Süddeutscher Verlag).
Hinz, Olaf (2009): Sicher durch den Sturm. So halten Sie als Projektmanager den Kurs. Zürich 2009
Huber, Andreas, Beate Kuhnt, Markus Diener: Projektmanagement. Erfolgreicher Umgang mit Soft
Factors. vdf, Zürich 2011
Jantzen-Homp, Dietgard (2000): „Projektportfolio-Management: Mulitprojektarbeit im
Unternehmenswandel“. Wiesbaden. Diss., 2000.
Lindenberg, Frank (1999): „Die große Lösung - MPM im Konzern“, in Balzer, Harald (Hrsg.), „Den Erfolg
im Visier: Unternehmenserfolg durch Multiprojektmanagement“. Stuttgart. 1998. S. 95-104
Lomnitz, Gero (2001): „Handbuch Projektmanagement: Projekte planen, vernetzen und steuern“.
Landsberg/Lech. 2001.
Madauss, Bernd (2000): „Handbuch Projektmanagement: mit Handlungsanleitungen für
Industriebetriebe, Unternehmensberater und Behörden“. 6. Auflage, Stuttgart. 2000.
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Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation
Folie 38
Projektmanagement - Literatur /3
CHANGE HOUSE
Olfert, K.: Kompakt-Training Projektmanagement, Ludwigshafen, 5. Auflage 2007
Reuter, Mark : Psychologie im Projektmanagement. Eine Einführung für Projektmanager und Teams.
Publicis, Erlangen 2011
Prrzybilla, A.: Projektfinazierungen im Rahmen des Risikomanagements von Projekten, Bremen 2008.
RKW: Projektmanagement Fachmann, Band 1, RKW-Nr. 1120, Eschborn 1999 Tumuscheit, Klaus (1998):
„Überleben im Projekt: 10 Projektfallen und wie man sie umschifft“. Zürich. 1998.
Schreckeneder, Berta C. : Projektführung für Profis. Widersprüche und Unterschiede managen –
Führung bewusst gestalten – Stärke gewinnen. Hanser, München 2011
Roman Heimbold
Steinbuch, Pitter:
„Projektorganisation und Projektmanagement“. 11. Auflage, Ludwigshafen. 2000.
Wegmann, C.; Winklbauer, H.: Projektmanagement für Unternehmensberatungen, Bonn 2006
Witschi, Urs:
„Projektmanagement: Der Leitfaden zu Teamführung und Methodik“. 4. Auflage, Zürich. 1996.
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Folie 39