Projektmanagement, 5. Aufl.

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Inhalt
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Vorwort
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Einleitung
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Wozu Projektmanagement?
Was ist ein Projekt?
Wann ist Projektmanagement sinnvoll?
Was gehört zum Projektmanagement?
Gute Voraussetzungen schaffen
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Der richtige Start
Checkliste: Worauf müssen Sie achten?
Welche Ziele sollen erreicht werden?
Ohne Planung geht es nicht
Mit Meilensteinen Projektphasen definieren
Komplexe Projekte transparent machen
Was alle interessiert: Zeit und Geld
Das Team formieren
Wer soll das Projekt leiten?
Checklisten: Mitarbeiter und Projektleiter
Wann und wie beginnt ein Projekt?
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Projekte durchführen
Das Projekt sicher im Griff
Mit dem Team arbeiten
Voraussetzungen für gute Teamarbeit
Dokumentieren, informieren, kommunizieren
Durststrecken überwinden
Konflikte erkennen und vermeiden
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Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen
Zum Schluss die Ergebnisse prüfen
Das Ende bewusst gestalten
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Stichwortverzeichnis
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Literatur
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Wozu Projektmanagement?
Was ist ein Projekt?
Projekte gibt es, seit es Ideen gibt. Der Bau der Pyramiden in
Ägypten vor über 4500 Jahren oder die Erfindung der Alphabetschrift im antiken Griechenland – beides Vorhaben von
beachtlicher Größe, Innovationskraft und erheblichem physischen bzw. kognitiven Aufwand – können durchaus als erfolgreiche historische Projekte bezeichnet werden.
Heute begegnen wir Projekten in allen Bereichen unserer Lebenswelt: in Forschung und Wissenschaft, im kulturellen Bereich, in der Politik, aber auch im privaten Bereich. Vorhaben
wie der Bau einer ICE-Trasse, die Wiedereinbürgerung des
Luchses im Bayrischen Wald oder der private Hausbau stellen
alle – so unterschiedlich ihre Inhalte auch sind – Projekte dar.
In einem Unternehmen sind es meist große, innovative Kundenaufträge, die zum „Projekt“ erklärt werden und einen besonderen Stellenwert erhalten. Projekte müssen jedoch nicht
zwangsweise mit einem Auftrag verbunden sein. Auch firmeninterne Innovationen wie zum Beispiel die Einführung
einer Workgroup-Software oder die Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit auf das Internet können Projektcharakter haben.
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Wozu Projektmanagement?
Wie Projekte üblicherweise definiert werden
All diesen Vorhaben ist gemeinsam, dass sie ein innovatives
Ziel verfolgen und eine umfassende Problemstellung aufweisen. Meist kann die gestellte Aufgabe nur fachübergreifend
und außerhalb des Routineablaufs bearbeitet werden. Der
Aufwand für Projekte kann beträchtlich, ihre Abwicklung mit
hohen Kosten und dem Einsatz mehrerer Mitarbeiter verbunden sein. Doch niemand wird immer weiter in ein Projekt investieren, wenn nichts dabei heraus kommt. Daher sind Projekte erstens an einen begrenzten personellen und finanziellen Rahmen gebunden und unterliegen zweitens einer Kosten- und Erfolgskontrolle. Und drittens gilt: Nur ein Projekt,
das auch (termingerecht) zu Ende geführt wird, ist ein gutes
Projekt.
Merkmale eines Projekts
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komplexe, innovative, einmalige Aufgabenstellung,
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Abgrenzung gegenüber (Routine-)Tätigkeiten,
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formulierte Zielsetzung,
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finanzieller und personeller Rahmen (geplante Ressourcen),
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zeitliche Begrenzung: definierter Start und geplantes Ende,
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fachübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter
oder Abteilungen,
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eigene Organisationsform,
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externer oder unternehmensinterner Auftraggeber,
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Überwachung durch Kontrollinstanzen.
Was ist ein Projekt?
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■ Auch die DIN-Norm 69901 definiert ein Projekt als Vorhaben, das „im
Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.“
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Und was ist das Entscheidende?
Der Erfolg eines Projekts ist von vielfältigen Faktoren abhängig; dazu gehören etwa Unternehmenspolitik, technische Risiken, Konflikte im Team oder nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers. Auch wenn Sie nicht alles in der
Hand haben, können Sie dennoch einem negativen Projektverlauf vorbeugen. Denn viele Fehler lassen sich vermeiden,
wenn man für die Risiken, die in der Projektarbeit liegen,
sensibilisiert ist und sie richtig einzuschätzen weiß. Unserer
Ansicht nach sind es vor allem folgende fünf Punkte, die ein
Projekt wirklich anders machen, und die Sie bei der Erfüllung
Ihrer Aufgaben zentral im Blick behalten müssen:
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Projekte sind komplex.
2
Die Bearbeitung der Projektaufgaben erfolgt meistens im
Team.
3
Der Lösungsweg ist häufig nicht vollständig klar und
planbar.
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Projekte liegen außerhalb der Routinetätigkeit.
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Projekte sind meist kostenintensiv, wobei ihr Ausgang
nicht selten ungewiss ist.
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Wozu Projektmanagement?
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Projekte sind komplex
Offene Märkte, steigender Konkurrenzdruck, schlanke Strukturen und immer kürzere Lebenszyklen von Produkten bestimmen den Wettbewerb kurz vor der Jahrtausendwende.
Aber auch eine zunehmende Spezialisierung und der wachsende Bedarf an Information gehören zu den Bedingungen,
unter denen ein Unternehmen seine Aufgaben heute erfüllen
muss. Im Zuge dieser Entwicklungen werden auch die Aufträge selbst immer komplexer. Dass innovative Projekte besonders anspruchsvoll sind, leuchtet sofort ein, wenn man etwa
an den Aufwand denkt, der nötig ist um ein Produkt zu entwickeln und auf den Markt zu bringen – hierzu muss Spezialwissen aus den verschiedensten Gebieten zusammengeführt
werden.
Es wird für die Unternehmen immer wichtiger ihre Projekte auch
effizient, effektiv und kostengünstig durchzuführen und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
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Bearbeitung im Team
So kommen in einem Projekt Menschen aus höchst unterschiedlichen Bereichen zusammen, die in verschiedenen
Fachgebieten qualifiziert sind, über reichlich Know-how, oft
aber auch ganz unterschiedliche Denkmuster verfügen. Sie
werden nicht nur mit anspruchsvollen Sachaufgaben betraut,
sondern müssen auch zusammenarbeiten. Projektarbeit ist
also ohne Teamarbeit kaum möglich. Und Teamarbeit ist
nicht etwa nur eine Frage der richtigen Organisation oder
Aufgabenverteilung – es muss auch auf der zwischenmensch-
Was ist ein Projekt?
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lichen Ebene klappen. Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage
sein seine Einzelleistung in das Team einzubringen und seine
persönlichen Ziele dem Projektziel unterzuordnen. Als Projektleiter sind Sie daher besonders mit der psychologischen
Führung des Teams sehr gefordert.
■ „Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an Menschen.“
Dieses Zitat von Tom de Marco sagt bereits alles über den hohen Stellenwert des Projektteams aus.
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Ein diffuser Lösungsweg
In einem Projekt haben Sie zwar zu Beginn ein klares Ziel,
was das große Ganze betrifft. Aber das heißt noch nicht, dass
Sie wissen, was im Einzelnen auf Sie zukommt. Als verantwortliche Führungskraft müssen Sie dennoch Planungsentscheidungen treffen und Strategien für die Durchführung
des Projekts entwerfen. Im Verlauf des Projekts werden Sie
aber immer wieder mit unbekannten Variablen konfrontiert,
auf die Sie flexibel reagieren können müssen; Schwierigkeiten tauchen auf, die anfangs noch nicht einzuschätzen waren.
Gerade eine fachübergreifende Teamarbeit birgt jedoch die
Chance, dass Probleme erstmals definiert oder auch anders beurteilt werden – und damit etwas Neues entsteht. Das ist, wie
wenn vier Musiker eine moderne Komposition aufführen wollen und nach einigen Proben erst feststellen, dass nicht die
Spieltechnik, das Tempo oder der Zusammenklang der Instrumente das Problem ist, sondern ihre jeweils unterschiedliche
Auffassung, wie das Stück zu interpretieren ist.
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Stichwortverzeichnis
A- und B-Projekte 34
Ablaufplan 43 ff.
Abschlusskontrolle 119 ff.
Arbeitspaket 45
Aufwandsschätzung 49 ff.
Balkendiagramm 53
Besprechungen 107
Dokumentation 106 ff.
Fachausschuss 21
Information 80, 104 ff.
Kalkulation 56, 58 ff.
Kapazitätenplanung 54 ff.
Kommunikation 107 ff.
Konflikte 114 ff.
Kosten-Nutzen-Analyse s. Kalkulation
Kostenplanung 56 ff.
Kreatives Denken 23
Lenkungsausschuss 20
Magisches Dreieck 16
Matrix-Projektorganisation 65 f.
Meilensteine 38 ff.
Mitarbeiter 73 f.
Mitarbeiterprofil 82
Motivation 111
Motivationsförderung 112 f.
Multiprojektplanung 19
Netzplantechnik 43 ff.
Organisationsbedarf 62 f.
Phasenmodell 39 f.
Phasenplan 37 ff.
Planung 33 ff.
Projektauftrag 86
Projektfortschritt 91 f.
Projektkontrolle 90 ff.
Projektleiter 75 ff.
Projektorganisation 60 ff.
Projektorientierter Teilbereich
66
Projektphasen 17, 41 ff.
Projektplan 37 ff.
Projektstrukturplan 43 ff.
Projektteam 68 ff.
Projektziele 31 ff.
Qualitätssicherung 92 ff.
Randbedingungen 32
Reporting 35
Risiken 9 ff.
Routine 12
Sitzungen 98
Stabs-Projektorganisation 64 f.
Teamarbeit 97 ff.
Teamentwicklung 109
Teamfähigkeit 73, 102 ff.
Teamführung 100 f.
Teamkultur 23
Teamsitzungen 108
Teilprojekte 72
Teilzeitprojekt 34
Termine 50 ff.
Terminliste 51
Unternehmensberater 76
Unternehmenskultur 22
Verhaltensweisen 109
Vollzeitprojekt 34
Vorgesetzte 36, 85, 106
Vorstudie 86
Walk Throughs 98
Weiche Daten 92
Zeitmanagement 81